Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting pptx

Vì sự thành công của khách hàng LỜI NGỎ L ời đầu tiên, chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng các sản phẩm phần mềm SIMBA cũng như dịch vụ của chúng tôi! Trích lời của Bill Gates “ Tôi có niềm tin đơn giản nhưng hết sức mãnh liệt. Cách duy nhất bạn có thể làm cho công ty của mình khác với đối thủ cạnh tranh, đưa mình vượt lên phía trước là biết cách sử lý thông tin có hiệu quả. Cách thức thu thập, quản lý và sử dụng thông tin sẽ quyết định sự thành bại của công ty…” Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng quý khách hàng đã chọn đúng đối tác và sản phẩm phù hợp cho sự phát triển doanh nghiệp của mình. Chúng tôi luôn tuân thủ theo phương châm đặt ra “VÌ SỰ THÀNH CÔNG CỦA KHÁCH HÀNG”. Chính sự thành công của khách hàng – là sự thành công của chúng tôi. Công ty CP Phát Triển Phần Mềm ASIA - Là công ty được thành lập với định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng phần mềm trong lĩnh vực tin học hóa công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp. Hiện nay, chúng tôi có trên 3,000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc đã và đang sử dụng sản phẩm và các dịch vụ của ASIA. Các sản phẩm của Asia cung cấp giúp cho khách hàng khai thác một cách đầy đủ và hiệu quả các thông tin tài chính, kế toán, tình hình kinh doanh. Đây cũng chính là mục tiêu và sứ mệnh của chúng tôi. Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa những sản phẩm truyền thống Asia. Simba Accounting sẽ là sản phẩm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của các bạn. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, các kỹ sư, các nhà nghiên cứu và thiết kế, … cùng toàn thể các bạn – Những người đã và đang đóng góp tâm huyết, trí tuệ và sức lực vào việc xây dựng và phát triển sản phẩm. Chân thành cảm ơn tất cả các khách hàng - những người mang lại ý nghĩa đích thực cho Simba Accounting. CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 1 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng MỤC LỤC    Chức năng Trang Giới thiệu chung 7 Mối liên kết giữa các phân hệ trong Simba Accounting 7 Quy trình xử lý số liệu 9 Hệ thống Menu 10 Các thao tác chung khi sử dụng 12 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Simba Accounting 22 Phân I: Phân hệ Hệ Thống 25 1.1. Giới thiệu chung 25 1.2. Khai báo các màn hình nhập chứng từ 25 1.3. Khai báo tham số hệ thống 26 1.4. Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 27 1.5. Danh mục các đơn vị cơ sở 28 1.6. Chức năng lưu trữ số liệu 28 1.7. Chức năng khoá số liệu 29 1.8. Chức năng sao chép vào/ra số liệu 29 1.9. Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu 29 1.10. Chức năng cài đặt fonts chữ 30 1.11. Chức năng tạo năm làm việc mới 30 1.12. Chức năng chọn năm làm việc 30 1.13. Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy cập 30 1.14. Lịch sử truy cập 33 1.15. Chức năng trợ giúp 33 1.16. Chức năng thư giãn 33 1.17. Chức năng giới thiệu về Simba Accounting 33 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 2 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng 1.18. Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting 33 Phần II: Khai Báo Bộ Danh Mục 35 2.1. Danh mục tài khoản 35 2.2. Danh mục ngoại tệ 38 2.3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 38 2.4. Danh mục hàng hoá vật tư 41 2.5. Danh mục kho hàng 44 2.6. Danh mục khoản mục phí 45 2.7. Tỷ giá ngoại tệ 46 2.8. Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp 46 2.9. Giá bán 47 2.10 Thuế suất 48 2.11. Bộ phận bán hàng 48 2.12. Danh mục vụ việc hợp đồng 49 2.13. Phân nhóm vụ việc hợp đồng 49 2.14. Phân nhóm hàng hoá vật tư 50 2.15. Bộ phận sử dụng công cụ, tài sản cố định 50 2.16. Nguồn vốn 51 2.17. Lý do tăng giảm tài sản cố định 51 2.18. Phân nhóm tài sản 51 2.19. Khai báo các màn hình nhập chứng từ 52 Phần III: Phân hệ Tổng hợp 55 3.1. Giới thiệu chung 55 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 3 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng 3.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn 56 3.3. Cập nhật số liệu 57 3.3.1. Vào các số dư đầu kỳ 57 3.3.2. Cập nhập chứng từ 59 3.4 Báo cáo 64 Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau 65 Phần IV: Phân hệ Tiền mặt ngân hàng 66 4.1. Giới thiệu chung 66 4.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn 68 4.3. Cập nhật chứng từ 68 4.4. Báo cáo 69 Phần V: Phân hệ Bán hàng 70 5.1. Giới thiệu chung 70 5.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn 71 5.3. Cập nhật số dư 72 5.4. Cập nhật chứng từ 73 5.5. Báo cáo 78 Phần VI: Phân hệ Mua hàng 80 6.1. Giới thiệu chung 80 6.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn 81 6.3. Cập nhật số dư 82 6.4. Cập nhật chứng từ 82 6.5. Báo cáo 88 Phần VII: Phân hệ Hàng tồn kho 90 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 4 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng 7.1. Giới thiệu chung 90 7.2. Khai báo các tham số tuỳ chọn 91 7.3. Cập nhật số dư (tồn kho) đầu kỳ 92 7.4. Cập nhật chứng từ 93 7.5. Báo cáo 100 Phần VIII: Phân hệ Công cụ dụng cụ 101 8.1. Giới thiệu chung 101 8.2. Cập nhật chứng từ 101 8.3. Báo cáo 104 Phân IX: Phân hệ Tài sản cố định 105 9.1. Giới thiệu chung 105 9.2. Khai báo thông tin tài sản cố định 106 9.3. Bộ phận sử dụng 108 9.4. Khai báo giảm tài sản 108 9.5. Khai báo thôi khấu hao tài sản 108 9.6. Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao tháng 109 9.7. Tạo bút toán phân bổ 110 9.8. Xoá bút toán phân bổ khấu hao 110 9.9. Chuyển số dư tài sản sang năm sau 111 9.10.Báo cáo 111 Phần X: Phân hệ Chi phí, giá thành 112 10.1. Giới thiệu chung 112 10.2. Khai báo các danh mục 112 10.3. Phương án tính giá thành 112 Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 5 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng 10.4. Cập nhật chứng từ 113 10.5. Các phương pháp tính giá thành 114 Phần XI: Hỏi đáp 120 NHỮNG ĐIỂM MỚI CỦA PHIÊN BẢN NÀY  Luôn hoàn thiện sản phẩm và cập nhật theo các thông tư và quyết định mới nhất của Bộ Tài Chính: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, quyết Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 6 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006; Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007, thông tư 60/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007, thông tư 134/2007/TT- BTC ngày 23/11/2007, thông tư 84/2008/TT-BTC,thông tư 244/TT-BTC ngày 31/12/2009.  Quản trị hệ thống: Cho phép người dùng quản lý nhật ký người sử dụng (theo dõi nhật ký xem, sửa, xóa) chứng từ. Tự động cài đặt Font chữ và chuyển đổi Font chữ sang phần mềm báo cáo thuế.  Tính giá thành sản phẩm: Cho phép khai báo đối tượng hạch tóan giá thành linh động: theo sản phẩm, đơn hàng, phân xưởng,…Quản lý và tính giá thành theo nhiều phương pháp. Tự động phân bổ chi phí vào các sản phẩm/công trình theo nhiều tiêu thức do người sử dụng định nghĩa: theo doanh thu, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, theo đơn giá lương. Người dùng cũng có khả năng lựa chọn nhiều phương pháp xác định sản phẩm dở dang .  Quản lý kinh doanh: Cho phép người dùng khai báo và quản lý các phương thức mua hàng (nội địa, nhập khẩu), bán hàng theo: mặt hàng/nhóm hàng, nhân viên kinh doanh/ khu vực. Cho phép khai báo và quản lý linh động các phương thức chiết khấu, giảm giá. Tự động lên rất nhiều báo cáo thống kê và phân tích tình hình kinh doanh theo nhiều tiêu chí do người dùng tự định nghĩa và khai báo vào hệ thống.  Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, quản lý điều chuyển hàng giữa các kho trong hệ thống. Cho phép người dùng khai báo và quản lý hàng tồn theo nhiều thuộc tính hàng tồn kho và quản lý nhiều đơn vị tính qui đổi.  Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: Bổ sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do người sử dụng lựa chọn. Tương tự sẽ có một số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các công ty con/bộ phận.  Quản lý công cụ lao động: Tính và tự động phân bổ giá trị vào chi phí theo nhiều kỳ, theo dõi theo bộ phận sử dụng, giá trị còn lại, quá trình sử dụng và báo hỏng.  Tài sản cố định: Quản lý quá trình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định trong các trường hợp nâng cấp, sửa chữa, tháo rời…Tự động hạch tóan chi phí khấu hao vào sổ cái tài khoản tương ứng khi thực hiện bút toán tính khấu hao. Quản lý tài sản và chi phí khấu hao theo bộ phận.  Khai báo công thức cho các báo cáo Người sử dụng có thể khai báo công thức và sửa mẫu cho tất cả các báo cáo tài chính và báo cáo thuế: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN… Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 7 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng  Quản lý số kế hoạch (budget) Quản lý số kế hoạch và so sánh với thực tế cho các phần: Doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả.  Kết nối trực tiếp với CSDL từ Excel và WEB Từ Excel hoặc trên Internet có thể kết nối trực tiếp vào CSDL. Có thể sử dụng một số báo cáo và các hàm truy xuất dữ liệu của chương trình. Asia cũng cung cấp một số các chương trình mẫu viết trên Excel mô tả việc xây dựng các báo cáo và phân tích dữ liệu, chương trình nguồn của phần này sẽ được chuyền giao cho khách hàng.  Bảo mật: phân quyền trực quan chi tiết cho từng người dùng đến từng chức năng chi tiết của hệ thông. Nhật ký cập nhập chứng từ ,khoá số liệu theo ngày.  Lịch sử truy cập : Giúp nhà quản trị quản lý công việc hàng ngày, lịch sử tạo sửa xoá giúp kế toán nắm được độ chính xác, tin cậy của thông tin dữ liệu nhập vào. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA SIMBA ACCOUNTING Các phân hệ nghiệp vụ Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 8 http://www.simba.vn Vì sự thành công của khách hàng 1. Kế toán tổng hợp 6.Quản lý CCDC 2. Kế toán vốn bằng tiền 7. Kế toán tài sản cố định 3. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 8. Kế toán chi phí, giá thành 4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 9. Kế toán tổng hợp 5. Kế toán hàng tồn kho 10. Quản trị hệ thống Sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ (Mối liên kết giữa các phân hệ) Số liệu được cập nhật ở các phân hệ nào thì được lưu ở phân hệ đó. Ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành… Cụ thể như sau: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 9 http://www.simba.vn Sổ kế toán NKC Sổ kế toán CTGS Sổ kế toán NKC Sổ kế toán CTGS Báo cáo TC-TT 60 Báo cáo TC-TT 84 Báo cáo TC-QĐ15 Báo cáo TC-QĐ 48 Báo cáo TC-TT 60 Báo cáo TC-TT 84 Báo cáo TC-QĐ15 Báo cáo TC-QĐ 48 Các báo cáo chi phí và tính giá thành sp Các báo cáo chi phí và tính giá thành sp Các báo cáo quản trị tài chính Các báo cáo quản trị tài chính Các báo cáo thuế Theo thông tư 60 Thông tư 84 Các báo cáo thuế Theo thông tư 60 Thông tư 84 Tổng hợp Các phiếu kế toán Kết chuyển tự động Tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác Tổng hợp Các phiếu kế toán Kết chuyển tự động Tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác Thẻ tài sản, Bảng tính khấu hao, Bảng pb khấu hao Tài sản cố định Danh mục tài sản, Tăng giảm, khấu hao Bảng kê chi phí, tập hợp chi phí, phân bổ Tính giá thành Phương pháp tính giá thành, phiếu nhập - phiếu xuất… Sổ quỹ. Báo cáo số dư ngân hàng Tiền mặt-NH Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có Cáo báo cáo bán hàng, Công nợ phải thu Bán hàng-Phải thu Hoá đơn, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, Bù trừ công nợ Thẻ kho, Sổ chi tiết, NXT, Bảng kê Hàng tồn kho Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chuyển kho Báo cáo phân bổ, tình trạng sử dụng ccdc Quản lý CCDC Phiếu xuất pb nhiều lần, Phiếu báo hỏng Các báo cáo mua hàng và công nợ phải trả Mua hàng-Phải trả Phiếu nhập, Phiếu xuất trả lại, Bù trừ công nợ Vì sự thành công của khách hàng  Các báo cáo liên quan đến nhập xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các phân hệ bán hàng, mua hàng và hàng tồn kho.  Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu được lấy số liệu từ các phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả được lấy số liệu từ các phân hệ mua hàng, công nợ phải trả, hàng tồn kho và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng. Chương trình cho phép tự động tính và tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 10 http://www.simba.vn [...]... nhập lại mật khẩu sử dụng khi đăng nhập vào Simba Accounting sau đó nhấn vào nút “Nhận” (Xác nhận lại mật khẩu) Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 31 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Màn hình quản lý người sử dụng: Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau: - Thêm người sử dụng - Sửa đổi người sử dụng - Xoá người sử dụng - Phân quyền... sæ c¸i Lªn b¸o c¸o Sæ s¸ch kÕ to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh (Quy trình sử lý số liệu) Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 11 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Giao diện chương trình Hệ thống menu: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 12 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Hệ thống chức năng trong Simba Accounting được tổ chức theo các phân hệ sau: 1 Hệ thống 2 Kế toán... người sử dụng khác Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 32 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Nếu không phải là người quản lý thì người sử dụng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình - Để tiện cho việc phân quyền sử dụng ta có thể chỉ việc khai báo người sử dụng hiện thời sẽ được thừa hưởng các quyền như các quyền truy nhập của một người sử. .. cáo liên quan đến phân hệ bán hàng Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 20 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng (Chọn báo cáo cần thiết) 2 Chọn báo cáo cần thiết Ví dụ: Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu (Truyền vào các điều kiện lọc tương ứng) 3 Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 21 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách... phép phân quyền tác động đến dữ liệu Ví dụ một người sử dụng có quyền xem danh mục tài khoản mà không thể sửa xoá, hoặc có quyền tạo ra chứng từ nhưng không có quyền sửa xoá đến chứng từ đó Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 33 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng 1.14 Lịch sử truy cập : Thông kê công việc, các thao tác trong khi sử dụng phần mềm 1.15 Chức năng trợ giúp Khi thực hiện... phím trợ giúp F1 chương trình hiện lên các hướng dẫn về sử dụng chương trình Trình bày hướng dẫn sử dụng chương trình tuân thủ theo chuẩn về hướng dẫn sử dụng chương trình của Windows 1.16 Chức năng thư giãn Trong phần này chương trình sẽ đưa ra các chuyện vui, giải trí và thư giãn sau những khoảng thời gian làm việc căng thẳng 1.17 Chức năng giới thiệu về Simba Accounting Phần này chương trình sẽ đưa... các tác giả của chương trình 1.18 Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting Khi thực hiện chức năng này chương trình kết thúc làm việc Để làm việc lại ta phải khởi động lại Simba Accounting Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 34 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng (Xác nhận việc kết thúc làm việc với Simba Accounting) Khi kết thúc chương trình, chương trình sẽ thông báo backup... cụ, dụng cụ 8 Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ( có ở phiên bản B,C) 9 Kế toán TSCĐ Trong mỗi menu chính có đầy đủ các chức năng về xử lý số liệu: 1 Cập nhật số liệu 2 Lên báo cáo 3 Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn 4 In các danh mục từ điển Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 13 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Các thao tác chung khi sử dụng Simba Accounting: ... tháng Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 28 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng 1.5 Danh mục các đơn vị cơ sở Khi công ty hoặc tổng công ty có nhiều đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh ở các nơi khác nhau, mà ở mỗi đơn vị kinh doanh đó lại sử dụng phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thù riêng của mình Để tổng hợp số liệu các đơn vị trong toàn công ty Simba Accoungting sử dụng danh... danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng Ngoài việc phân quyền sử dụng các chức năng chương trình . tổng hợp. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 10 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Quy trình xử lý số liệu: (Quy trình sử lý số liệu) Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting. chọn 4. In các danh mục từ điển. Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 13 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Các thao tác chung khi sử dụng Simba Accounting: Các nút chức năng. diện chương trình Hệ thống menu: Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting Trang 12 http://www .simba. vn Vì sự thành công của khách hàng Hệ thống chức năng trong Simba Accounting được tổ chức theo các