Hướng dẫn sử dụng Simba Accounting pptx

Có thể sử dụng một số báo cáo và các hàm truy xuất dữ liệu của chương trình.. Asia cũng cung cấp một số các chương trình mẫu viết trên Excel mô tả việc xây dựng các báo cáo và phân tích

Vì vậy, chúng tôi tin tưởng rằng quý khách hàng đã chọn đúng đối tác và sản phẩm phù hợp cho sự phát triển doanh nghiệp của mình Chúng tôi luôn tuân thủ theo phương châm đặt ra “VÌ SỰ THÀNH CÔNG CỦA KHÁCH HÀNG” Chính sự thành công của khách hàng – là sự thành công của chúng tôi.

Công ty CP Phát Triển Phần Mềm ASIA - Là công ty được thành lập với định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực phát triển các sản phẩm và triển khai ứng dụng phần mềm trong lĩnh vực tin học hóa công tác kế toán và quản trị doanh nghiệp Hiện nay, chúng tôi có trên 3,000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc đã và đang sử dụng sản phẩm và các dịch vụ của ASIA Các sản phẩm của Asia cung cấp giúp cho khách hàng khai thác một cách đầy đủ và hiệu quả các thông tin tài chính, kế toán, tình hình kinh doanh Đây cũng chính là mục tiêu và sứ mệnh của chúng tôi

Phần mềm kế toán Simba Accounting là sản phẩn phần mềm kế toán được thiết

kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, nguồn nhân lực vẫn có thể làm chủ được công nghệ áp dụng vào công tác quản lý tài chính kế toán mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp

Trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm và dựa vào kết quả nghiên cứu các phần mềm của các hãng hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực phần mềm kế toán, kế thừa những sản phẩm truyền thống Asia Simba Accounting sẽ là sản phẩm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của các bạn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, các kỹ sư, các nhà nghiên cứu

và thiết kế, … cùng toàn thể các bạn – Những người đã và đang đóng góp tâm huyết, trí tuệ và sức lực vào việc xây dựng và phát triển sản phẩm Chân thành cảm ơn tất cả các khách hàng - những người mang lại ý nghĩa đích thực cho Simba Accounting

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ASIA

MỤC LỤC

  

Giới thiệu chung 7

Mối liên kết giữa các phân hệ trong Simba Accounting 7

Quy trình xử lý số liệu 9

Hệ thống Menu 10

Các thao tác chung khi sử dụng 12

Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Simba Accounting 22

Phân I: Phân hệ Hệ Thống 25

1.1 Giới thiệu chung 25

1.2 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 25

1.3 Khai báo tham số hệ thống 26

1.4 Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 27

1.5 Danh mục các đơn vị cơ sở 28

1.6 Chức năng lưu trữ số liệu 28

1.7 Chức năng khoá số liệu 29

1.8 Chức năng sao chép vào/ra số liệu 29

1.9 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu 29

1.10 Chức năng cài đặt fonts chữ 30

1.11 Chức năng tạo năm làm việc mới 30

1.12 Chức năng chọn năm làm việc 30

1.13 Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy cập 30

1.14 Lịch sử truy cập 33

1.15 Chức năng trợ giúp 33

1.16 Chức năng thư giãn 33

1.17 Chức năng giới thiệu về Simba Accounting 33

1.18 Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting 33

Phần II: Khai Báo Bộ Danh Mục 35

2.1 Danh mục tài khoản 35

2.2 Danh mục ngoại tệ 38

2.3 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 38

2.4 Danh mục hàng hoá vật tư 41

2.5 Danh mục kho hàng 44

2.6 Danh mục khoản mục phí 45

2.7 Tỷ giá ngoại tệ 46

2.8 Phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp 46

2.9 Giá bán 47

2.10 Thuế suất 48

2.11 Bộ phận bán hàng 48

2.12 Danh mục vụ việc hợp đồng 49

2.13 Phân nhóm vụ việc hợp đồng 49

2.14 Phân nhóm hàng hoá vật tư 50

2.15 Bộ phận sử dụng công cụ, tài sản cố định 50

2.16 Nguồn vốn 51

2.17 Lý do tăng giảm tài sản cố định 51

2.18 Phân nhóm tài sản 51

2.19 Khai báo các màn hình nhập chứng từ 52

Phần III: Phân hệ Tổng hợp 55

3.1 Giới thiệu chung 55

3.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn 56

3.3 Cập nhật số liệu 57

3.3.1 Vào các số dư đầu kỳ 57

3.3.2 Cập nhập chứng từ 59

3.4 Báo cáo 64

Chuyển số dư của các tài khoản sang năm sau 65

Phần IV: Phân hệ Tiền mặt ngân hàng 66

4.1 Giới thiệu chung 66

4.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn 68

4.3 Cập nhật chứng từ 68

4.4 Báo cáo 69

Phần V: Phân hệ Bán hàng 70

5.1 Giới thiệu chung 70

5.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn 71

5.3 Cập nhật số dư 72

5.4 Cập nhật chứng từ 73

5.5 Báo cáo 78

Phần VI: Phân hệ Mua hàng 80

6.1 Giới thiệu chung 80

6.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn 81

6.3 Cập nhật số dư 82

6.4 Cập nhật chứng từ 82

6.5 Báo cáo 88

Phần VII: Phân hệ Hàng tồn kho 90

7.1 Giới thiệu chung 90

7.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn 91

7.3 Cập nhật số dư (tồn kho) đầu kỳ 92

7.4 Cập nhật chứng từ 93

7.5 Báo cáo 100

Phần VIII: Phân hệ Công cụ dụng cụ 101

8.1 Giới thiệu chung 101

8.2 Cập nhật chứng từ 101

8.3 Báo cáo 104

Phân IX: Phân hệ Tài sản cố định 105

9.1 Giới thiệu chung 105

9.2 Khai báo thông tin tài sản cố định 106

9.3 Bộ phận sử dụng 108

9.4 Khai báo giảm tài sản 108

9.5 Khai báo thôi khấu hao tài sản 108

9.6 Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao tháng 109

9.7 Tạo bút toán phân bổ 110

9.8 Xoá bút toán phân bổ khấu hao 110

9.9 Chuyển số dư tài sản sang năm sau 111

9.10.Báo cáo 111

Phần X: Phân hệ Chi phí, giá thành 112

10.1 Giới thiệu chung 112

10.2 Khai báo các danh mục 112

10.3 Phương án tính giá thành 112

10.4 Cập nhật chứng từ 113

10.5 Các phương pháp tính giá thành 114

Phần XI: Hỏi đáp 120

NHỮNG ĐIỂM MỚI CỦA PHIÊN BẢN NÀY

 Luôn hoàn thiện sản phẩm và cập nhật theo các thông tư và quyết định mới nhất của Bộ Tài Chính: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, quyết

định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006; Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007, thông tư 60/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007, thông tư 134/2007/TT-BTC ngày 23/11/2007, thông tư 84/2008/TT-BTC,thông tư 244/TT-BTC ngày 31/12/2009.

 Quản trị hệ thống: Cho phép người dùng quản lý nhật ký người sử dụng (theo

dõi nhật ký xem, sửa, xóa) chứng từ Tự động cài đặt Font chữ và chuyển đổi Font chữ sang phần mềm báo cáo thuế

 Tính giá thành sản phẩm: Cho phép khai báo đối tượng hạch tóan giá thành linh

động: theo sản phẩm, đơn hàng, phân xưởng,…Quản lý và tính giá thành theo nhiều phương pháp Tự động phân bổ chi phí vào các sản phẩm/công trình theo nhiều tiêu thức do người sử dụng định nghĩa: theo doanh thu, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, theo đơn giá lương Người dùng cũng có khả năng lựa chọn nhiều phương pháp xác định sản phẩm dở dang

 Quản lý kinh doanh: Cho phép người dùng khai báo và quản lý các phương thức

mua hàng (nội địa, nhập khẩu), bán hàng theo: mặt hàng/nhóm hàng, nhân viên kinh doanh/ khu vực Cho phép khai báo và quản lý linh động các phương thức chiết khấu, giảm giá Tự động lên rất nhiều báo cáo thống kê và phân tích tình hình kinh doanh theo nhiều tiêu chí do người dùng tự định nghĩa và khai báo vào

hệ thống

 Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, quản lý điều chuyển

hàng giữa các kho trong hệ thống Cho phép người dùng khai báo và quản lý hàng tồn theo nhiều thuộc tính hàng tồn kho và quản lý nhiều đơn vị tính qui đổi

 Các báo cáo so sánh nhiều kỳ và so sánh giữa các công ty con, bộ phận: Bổ

sung một số báo cáo theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh có thể so sánh số liệu giữa nhiều kỳ, mỗi kỳ thể hiện trên một cột, việc định nghĩa các kỳ theo tuần, tháng, quý, năm do người sử dụng lựa chọn Tương tự sẽ có một số báo cáo so sánh doanh thu, chi phí và lợi nhuận giữa các công ty con/bộ phận

 Quản lý công cụ lao động: Tính và tự động phân bổ giá trị vào chi phí theo

nhiều kỳ, theo dõi theo bộ phận sử dụng, giá trị còn lại, quá trình sử dụng và báo hỏng

 Tài sản cố định: Quản lý quá trình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định trong

các trường hợp nâng cấp, sửa chữa, tháo rời…Tự động hạch tóan chi phí khấu hao vào sổ cái tài khoản tương ứng khi thực hiện bút toán tính khấu hao Quản lý tài sản và chi phí khấu hao theo bộ phận

 Khai báo công thức cho các báo cáo Người sử dụng có thể khai báo công thức

và sửa mẫu cho tất cả các báo cáo tài chính và báo cáo thuế: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN…

 Quản lý số kế hoạch (budget) Quản lý số kế hoạch và so sánh với thực tế cho

các phần: Doanh thu, chi phí, phải thu, phải trả

 Kết nối trực tiếp với CSDL từ Excel và WEB Từ Excel hoặc trên Internet có

thể kết nối trực tiếp vào CSDL Có thể sử dụng một số báo cáo và các hàm truy xuất dữ liệu của chương trình Asia cũng cung cấp một số các chương trình mẫu viết trên Excel mô tả việc xây dựng các báo cáo và phân tích dữ liệu, chương trình nguồn của phần này sẽ được chuyền giao cho khách hàng

 Bảo mật: phân quyền trực quan chi tiết cho từng người dùng đến từng chức năng

chi tiết của hệ thông Nhật ký cập nhập chứng từ ,khoá số liệu theo ngày

 Lịch sử truy cập : Giúp nhà quản trị quản lý công việc hàng ngày, lịch sử tạo

sửa xoá giúp kế toán nắm được độ chính xác, tin cậy của thông tin dữ liệu nhập vào

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA

SIMBA ACCOUNTING

Các phân hệ nghiệp vụ

1 Kế toán tổng hợp 6.Quản lý CCDC

3 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 8 Kế toán chi phí, giá thành

4 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 9 Kế toán tổng hợp

Sơ đồ tổ chức các phân hệ nghiệp vụ

(Mối liên kết giữa các phân hệ)

Số liệu được cập nhật ở các phân hệ nào thì được lưu ở phân hệ đó Ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành…

Báo cáo TC-TT 60 Báo cáo TC-TT 84 Báo cáo TC-QĐ15 Báo cáo TC-QĐ 48

Các báo cáo chi phí

Các báo cáo thuế Theo thông tư 60 Thông tư 84

Tổng hợp

Các phiếu

kế toán Kết chuyển

tự động Tổng hợp

số liệu từ các phân

hệ khác

Tổng hợp

Các phiếu

kế toán Kết chuyển

tự động Tổng hợp

số liệu từ các phân

hệ khác

Thẻ tài sản, Bảng tính khấu hao, Bảng pb khấu hao

Tài sản cố định

Danh mục tài sản,

Tăng giảm, khấu hao

Bảng kê chi phí, tập hợp chi phí, phân bổ

Tiền mặt-NH

Phiếu thu, Phiếu chi,

Giấy báo nợ, báo có

Cáo báo cáo bán hàng, Công

Mua hàng-Phải trả

Phiếu nhập, Phiếu

xuất trả lại, Bù trừ

công nợ

 Các báo cáo liên quan đến nhập xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các phân

TÖp sæ c¸i

Giao diện chương trình

Hệ thống menu:

Hệ thống chức năng trong Simba Accounting được tổ chức theo các phân hệ sau:

1 Hệ thống

2 Kế toán tổng hợp

3 Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

4 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

2 Lên báo cáo

3 Khai báo danh mục từ điển và tham số tuỳ chọn

4 In các danh mục từ điển

Các thao tác chung khi sử dụng Simba Accounting:

Các nút chức năng trên thanh toolbar:

Thêm một bản ghi mới (F4)Sửa bản ghi hiện thời (F3)Xoá bản ghi hiện thời (F8)Chuyển sang màn hình nhập chứng từ khác (Chỉ có tác dụng khi đang nhập ctừ)

In báo cáo ra máy in hoặc file ExcelLên đồ thị cho báo cáo hiện thờiGọi màn hình lên báo cáo

Máy tính cá nhânTrợ giúp/Hướng dẫn sử dụngKết thúc/Quay ra/ESC

Chuyển ngôn ngữ

Các phím chức năng:

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình:

F3 - Sửa một bản ghi (dòng) khi làm việc với danh mục từ điển;

F4 - Thêm một bản ghi mới;

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo;

F7 – In;

F8 - Xoá một bản ghi;

F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu

^F - (Ctrl + F) Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu

^G - (Ctrl + G) Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu

Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ:

Trong Simba Accounting việc bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này

Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ:

Màn hình thông thường có 04 phần:

Phần 1 - Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số

chứng từ, mã khách hàng,

Phần 2 - Danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó

Phần 3 - Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí,

Phần 4 - Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá /

tạo mới,

3 In chứng từ trên máy (trong trường dùng chương trình để in chứng từ)

4 Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để Xem/ Sửa/ Xoá

5 Sửa một chứng từ

6 Xoá một chứng từ

Quy trình vào một chứng từ mới:

Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một phiếu chi

1 Chọn phân hệ: Tiền mặt, Ngân hàng\Phiếu chi

Chương trình sẽ lọc sẵn ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (tham số này có thể thay

đổi: "Hệ thống\Khai báo các màn hình nhập chứng từ, mục Số lượng ctừ lọc sẵn")

và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ

2 Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới Con trỏ sẽ chuyển

đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ

3 Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí

4 Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ Khi chương trình thực hiện lưu

xong thì sẽ hiện lên thông báo "Đã thực hiện xong"

5 Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>>

và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

+ Mới : Vào chứng từ mới

+ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Lọc : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời

+ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời

+ ChangeColor: Thay đổi màu sắc giao diện sử dụng

+ Quay ra : Kết thúc cập nhật

+ Để thuận tiện trong quá trình nhập liệu có thể dùng phím nóng

chương bằng cách dùng tổ hợp phím Alt+ << Chử cái đầu của nút lệnh>> Vd Alt+M – Mới

Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ:

1 Ví dụ chọn phân hệ: Tiền mặt-ngân hàng\Phiếu chi

2 Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng Nhấn nút ESC để quay ra

màn hình nhập chứng từ Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Tìm>> và <<Quay ra>> là hiện còn các trường khác đều mờ Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>

3 Chuyển con trỏ đến nút <<Tìm>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật

trước đó ra để sửa Chương trình sẽ hiện lên màn hình các điều kiện lọc chứng từ

4 Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ

có trong máy và đưa ra màn hình để xem

5 Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá

6 Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật

7 Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau

đó lưu lại

8 Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá Chương trình

sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?" Nếu đồng ý chọn "Yes", nếu không thì chọn

"No"

9 Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các

chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết

2 Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã

cập nhật trong lần cập nhật hiện thời Trong khi xem có thể dịch con trỏ hoặc dùng các phím ^F/G để tìm bản ghi cần thiết

3 Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư, trong khi cập nhật chứng từ ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn Nếu

ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào

4 Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục

5 Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>

6 Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại

7 Chuyển màn hình nhập chứng từ

Tại bất kỳ một màn hình cập nhật chứng từ để chuyển nhanh sang màn hình nhập chứng từ khác ta nhấn chuột phải và chọn chứng từ liên quan cần thực hiện

Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ:

Trong Simba Accounting các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng Việt nam được cập nhật trên cùng một màn hình Mã ngoại tệ ngầm định được khai báo trong menu "Hệ thống \ Danh mục từ điển và tham số hệ thống \ Khai

báo các tham số hệ thống" Để chọn loại mã ngoại tệ cần thiết chọn nút <<Lựa chọn>>.

Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong Simba Accounting lưu số liệu như sau:

1 Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì sẽ lưu mã là "VND" Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ

2 Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ

3 Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá

4 Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá) Nếu giao dịch là đồng Việt nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và VNĐ bằng nhau

Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ Do chương trình gộp chung các giao dịch đồng Việt nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần lưu ý như sau:

Nhấn chuột phải để chọn chứng từ

Đối với các giao dịch là đồng Việt nam:

Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây Trường

tỷ giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán giá trị của trường tiền ngoại tệ

Đối với các giao dịch là ngoại tệ:

Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng (Nguyên tệ * Tỷ giá)

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:

Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá

và giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền nguyên tệ và tỷ giá Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền VNĐ Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được tính khác với số tiền trên thực tế Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị 0 (không) vào trường tỷ giá và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ

Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư:

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức:

Tiền = Số lượng * Đơn giá

và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng

và đơn giá Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu

đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền

Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình thì ta dùng nút

“Phiếu nhập giá trung bình”

Các thao tác chung khi lên báo cáo:

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này

Quy trình thực hiện lên báo cáo:

1 Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể

Ví dụ: Báo cáo bán hàng Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng

(Chọn báo cáo cần thiết)

2 Chọn báo cáo cần thiết

Ví dụ: Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu

(Truyền vào các điều kiện lọc tương ứng)

Ví dụ: từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Các thông tin cần thiết để thực hiện lên báo cáo như: theo khách hàng? Nhóm khách hàng, vụ việc, kho, …

4 Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu

(Dạng thể hiện của báo cáo)

5 Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím ^F/^G để tra tìm kiếm thông tin

6 Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật

tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10

để lựa chọn kiểu xem Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa

7 Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7 Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu đầu ra cho báo cáo (máy in, xem trước, hay tệp liệu excel, …)

Chứng từ trùng và vấn đề khử chứng từ trùng trong Simba Accounting:

Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng:

Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế toán phát sinh có thể có 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch toán nợ có trùng nhau Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:

1 Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

2 Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt

3 Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B

4 Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập vật tư, hàng hoá

5 Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt

Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai kế toán viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hoá đơn bán hàng do kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thông tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hoá còn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thông tin về tổng giá trị hàng bán ra Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy

Nếu các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:

Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:

1 Nộp tiền mặt vào ngân hàng

2 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ

3 Chuyển tiền giữa các ngân hàng

4 Mua ngoại tệ

5 Bán ngoại tệ

Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng:

1 Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

2 Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư:

Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng:

Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau:

1 Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

2 Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.

3 Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)

Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường hợp thường xảy ra trên thực tế sẽ như sau:

Giấy báo có tiền

NT của ngân hàng

Giấy báo có tiền

NT của ngân hàng

Mua tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền

Giấy báo có tiền VNĐ của ngân hàng

Giấy báo nợ tiền

NT của ngân hàng

Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán.

Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì không được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch toán thì thông tin được lấy từ chứng từ thu chi

Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ.

Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu chi và vật tư đều được cập nhật.

Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch toán sẽ không biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay

Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền.

PHÂN HỆ: HỆ THỐNG

(Phân hệ Hệ thống)

1.1 Giới thiệu chung:

Phân hệ hệ thống là nơi khai báo và quản lý các thông tin liên quan đến hoạt động của toàn bộ chương trình như khai báo người sử dụng, kiểm tra và bảo trì các cơ sở dữ liệu, khai báo chi tiết các thông tin sử dụng cho từng màn hình cập nhật chứng từ,

Trong các mục sau sẽ mô tả chi tiết các chức năng của phân hệ hệ thống

1.2 Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ:

Chức năng

Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán Simba Accounting cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

- Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu

- Tự động hoá việc cập nhật số liệu

Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ

Mã chứng từ

Mã chứng từ do Simba Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào Khi lên các báo cáo chi tiết người sử dụng có thể căn cứ vào mã chứng từ để nhận biết xem chứng từ được cập nhật từ màn hình nào

Tên chứng từ

Tên của chứng từ Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ Thông tin này đã được Simba Accounting khai báo, nhưng

có thể sửa lại cho phù hợp

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có số thứ tự (stt) bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn hơn

từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã ctừ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động

Mã ctừ mẹ phải là mã ctừ nào đó trong danh mục ctừ Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã ctừ mẹ trùng với chính mã ctừ

Có/không sử dụng một số trường

Để thuận tiện cho việc sử dụng và khai thác thông tin chương trình cho phép người sử dụng khai báo có hay không sử dụng một số trường khi nhập liệu Nếu khai báo là không thì khi nhập số liệu chương trình sẽ tự động bỏ không đi qua các trường này

1.3 Khai báo các tham số hệ thống:

Chức năng

Simba Accounting cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể

Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

báo cáo (1-Việt, 2-Anh)

Khuôn dạng của trường tỷ

0 - Không lưu

1 - Chủ nhật

2, 3, 4, 5, 6, 7 - Thứ 2, 3, , 7

Số tệp hàng tuần được lưu

sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất)

Phông báo cáo phần

(Người lập biểu, Kế toán

trưởng, Giám đốc)

.VnArialH, 8, 0

1.4 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Và kỳ kế toán thông thường là tháng

và bắt đầu vào ngày 1 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng

1.5 Danh mục các đơn vị cơ sở

Khi công ty hoặc tổng công ty có nhiều đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh ở các nơi khác nhau, mà ở mỗi đơn vị kinh doanh đó lại sử dụng phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thù riêng của mình Để tổng hợp số liệu các đơn vị trong toàn công ty Simba

Accoungting sử dụng danh mục các đơn vị cơ sở

Mỗi một đơn vị cơ sở sẽ có một thư mục riêng để lưu số liệu Sẽ có một đơn vị khai báo

là đơn vị tổng hợp trong danh mục đơn vị cơ sở để tổng hợp số liệu từ tất cả các đơn vị

cơ sở lại

(Khi công ty có nhu cầu sử dụng nhiều hơn một đơn vị cơ sở, khi khai báo thêm đơn vị

cơ sở mới cần thông báo cho Simba để được cấp quyền sử dụng.)

1.6 Chức năng lưu trữ số liệu

Việc sao chép và lưu trữ số liệu là rất quan trọng Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng

Để khắc phục vấn đề trên ta phải thực hiện việc lưu và cất giữ chương trình cũng như số liệu đã được cập nhật hàng ngày

Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày

ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra khỏi chương trình, nếu người sử dụng có thẩm quyền lưu giữ số liệu chưa lưu số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu

Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu

Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup, hoặc ở các thiết bị lưu trữ khác như đĩa cứng, USB, CD-ROM

Chọn thư mục thích hợp, sau đó nhấn nút OK để thực hiện

(Chọn thư mục lưu trữ)

(Chương trình đang thực hiện) (*)

Nếu khi thực hiện chức năng lưu trữ (Backup) số liệu mà không thấy màn hình (*) xuất hiện Các bước khắc phục:

• Kiểm tra xem chương trình Winrar có đang sử dụng được không, nếu không phải cài lại chương trình giải nén dữ liệu Winrar

• Copy nguyên thư mục Winrar trong Program Files (thông thường ở C:\Program Files\Winrar) và dán vào thư mục cài đặt

Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng các công

cụ khác như Windows Explorer,

1.7 Chức năng khoá số liệu

Khoá số liệu sẽ không cho phép thêm, xoá, sửa chứng từ,… cho đến ngày khoá số liệu.Trong trường hợp ta đã khoá số liệu đến một ngày nào đó nhưng vì lý do nào đó cần phải sửa đổi lại số liệu của các ngày đã bị khoá thì ta chỉ việc thay đổi lại ngày bị khoá nhỏ hơn ngày có số liệu cần phải thay đổi

1.8 Chức năng sao chép vào/ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ

từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty Sau khi sao chép

ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu

1.9 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể

bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai

Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình

1.10 Chức năng cài đặt fonts chữ

Giao diện và báo cáo của Simba Accounting có sử dụng phông chữ tiếng Việt (TCVN 3) Font chữ tiếng Việt được cài đặt khi ta cài đặt Simba Accounting Tuy nhiên vì một

lý do nào đó Font chữ có thể bị hỏng và trên giao diện hoặc trên báo cáo sẽ không có tiếng Việt Trong trường hợp này ta phải cài đặt lại phông chữ tiếng Việt

1.11 Chức năng tạo năm làm việc mới

Số liệu trong Simba Accounting được lưu trữ theo năm Mỗi khi đến một năm mới thì phải thực hiện chức năng tạo năm làm việc mới và chương trình sẽ tạo các tệp dữ liệu mới cho năm làm việc mới, sao chép các danh mục từ điển và số dư cuối năm của năm làm việc cũ sang năm làm việc mới

1.12 Chức năng chọn năm làm việc

Trong Simba Accounting tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc với số liệu của một năm nhất định Vì vậy muốn làm việc với số liệu của một năm nào đó ta phải thực hiện chọn năm làm việc cần thiết

1.13 Khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập

Simba Accounting cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán

Để có thể truy cập vào chức năng này bạn phải nhập lại mật khẩu sử dụng khi đăng

nhập vào Simba Accounting sau đó nhấn vào nút “Nhận”

(Xác nhận lại mật khẩu)

Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

- Xưng hô: Ngài, anh, chị,…

- Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình

- Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng

- Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trình

- Người sử dụng có thể là người quản lý (administrator) hoặc không phải là người quản lý: Nếu là người quản lý thì người sử dụng có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác

Nếu không phải là người quản lý thì người sử dụng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trình.

- Để tiện cho việc phân quyền sử dụng ta có thể chỉ việc khai báo người sử dụng hiện thời sẽ được thừa hưởng các quyền như các quyền truy nhập của một người sử dụng nào khác

(Màn hình phân quyền từng chức năng)

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này

Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng

Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng

Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng

Ngoài việc phân quyền sử dụng các chức năng chương trình còn cho phép phân quyền tác động đến dữ liệu Ví dụ một người sử dụng có quyền xem danh mục tài khoản

mà không thể sửa xoá, hoặc có quyền tạo ra chứng từ nhưng không có quyền sửa xoá đến chứng từ đó

1.14 Lịch sử truy cập : Thông kê công việc, các thao tác trong khi sử dụng phần mềm

1.15 Chức năng trợ giúp

Khi thực hiện chức năng này hoặc khi ấn phím trợ giúp F1 chương trình hiện lên các hướng dẫn về sử dụng chương trình Trình bày hướng dẫn sử dụng chương trình tuân thủ theo chuẩn về hướng dẫn sử dụng chương trình của Windows

1.16 Chức năng thư giãn

Trong phần này chương trình sẽ đưa ra các chuyện vui, giải trí và thư giãn sau những khoảng thời gian làm việc căng thẳng

1.17 Chức năng giới thiệu về Simba Accounting

Phần này chương trình sẽ đưa ra các thông tin về bản quyền, các tác giả của chương trình

1.18 Chức năng kết thúc làm việc với Simba Accounting

Khi thực hiện chức năng này chương trình kết thúc làm việc Để làm việc lại ta phải khởi động lại Simba Accounting

(Xác nhận việc kết thúc làm việc với Simba Accounting)

Khi kết thúc chương trình, chương trình sẽ thông báo backup dữ liệu

Khi thực hiện chức năng backup dữ liệu này toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trong thư mục Backup của chương trình, theo các “thứ” trong tuần

Ví dụ: Khi bạn backup vào ngày thứ 2 thì file dữ liệu là file: MondayData.rar

(Nội dung thư mục Backup)

Việc Backup dữ liệu này khá quan trọng, trong một vài trường hợp bị mất số liệu vì một

lý do khách quan nào đó như bị virus, mất dữ liệu do xoá nhầm chứng từ, Thì chúng

ta có thể vào thư mục Backup kiểm tra và lấy lại file dữ liệu gần nhất

Nội dung thư mực Backup

Nội dụng thư mục Backup, các file dữ liệu được lưu trữ theo ngày.

KHAI BÁO BỘ DANH MỤC

Hệ thống các danh mục sử dụng trong Simba Accounting phải được khai báo trước khi

sử dụng

Các phím chức năng khi thao tác cập nhật danh mục bao gồm:

F3: Sửa F4:Thêm F5-Tìm theo tên F8:Xóa Ctrl-F: Tìm tổng hợp Esc: Quay ra

2.1 Danh mục tài khoản

Vị trí: Tổng hợp  Tài khoản.

Tổ chức danh mục tài khoản

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán Hầu hết mọi thông tin

kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản

sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo Điều này đặc biệt đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản sẵn

có Đối với các doanh nghiệp Việt nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có

(Danh mục tài khoản)

Để thêm mới tài khoản sử dụng phím chức năng F4, hiệu chỉnh F3, xóa F8.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:

 Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra

 Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng

Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán

Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo hàng ngày, các báo cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan Trong Simba Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

 Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng

 Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng Tài khoản tiền gửi ngân hàng, các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Loại tiền -> Ngân hàng -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> Ngân hàng > Loại tiền -> Tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng

 Đối với tài khoản chi phí trả trước có thể chia thêm các tiểu khoản để phân nhóm các loại chi phí trả trước, ví dụ: CCLĐ, Lãi vay, Bảo hiểm,

 Đối với tài khoản nguyên liệu, vật liệu có thể thêm các tiểu khoản theo phân nhóm các loại nguyên vật liệu theo tính chất sử dụng, ví dụ: Nguyên liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,

 Đối với các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang

có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản phẩm Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> Phân xưởng sản xuất -> Nhóm sản phẩm

 Đối với các tài khoản tiền vay phải chia thành 02 tiểu khoản là "Vay ngân

lại chia nhỏ thành "Vay NH tiền VNĐ" và "Vay NH tiền ngoại tệ" và tiếp theo

là chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ Đối với Tiểu khoản "Vay các đối tượng khác" thì từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình được theo dõi bằng trường "khách hàng" Để tiện theo dõi trên máy thì phương án tốt nhất là với mỗi khế ước vay

mở một tiểu khoản riêng

 Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng có thể mở các tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh và các bộ phận kinh doanh khác nhau Trình tự mở các tài khoản chi tiết

có thể như sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh

 Đối với các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh doanh và các loại hình kinh doanh Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Loại hình kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hình kinh doanh

 Đối với các tài khoản thanh toán nội bộ thì mở các tiểu khoản cho từng đơn vị trong doanh nghiệp

Các thông tin về tài khoản

(Cập nhật thông tin tài khoản)

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

1 Số hiệu tài khoản

2 Tên tài khoản

3 Tên 2 tên tiếng anh

4 Mã ngoại tệ (loại tiền)

5 Tài khoản mẹ

6 Nhóm TK : thuộc nhóm vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phải trả…

7 Tài khoản có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả

8 Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái Các tài khoản

sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái

Để sửa thông tin về một tài khoản nào đó ta đặt điểm nháy ngay tài khoản cần chỉnh sửa

rồi nhấn F3, tiếp đến ta thay đổi các thông tin cần thiết rồi nhấn nút Nhận bên dưới để lưu lại, chọn nút Huỷ bỏ để thoát ra mà không lưu lại các thông tin vừa sửa

Thông tin về khách hàng và nhóm khách hàng được cập nhật ở phần danh mục khách hàng và danh mục nhóm khách hàng.