Phõn hệ hệ thống là nơi khai bỏo và quản lý cỏc thụng tin liờn quan đến hoạt động của toàn bộ chương trỡnh như khai bỏo người sử dụng, kiểm tra và bảo trỡ cỏc cơ sở dữ liệu, khai bỏo chi tiết cỏc thụng tin sử dụng cho từng màn hỡnh cập nhật chứng từ, ...
Trong cỏc mục sau sẽ mụ tả chi tiết cỏc chức năng của phõn hệ hệ thống
1.2.Khai bỏo cỏc màn hỡnh cập nhật chứng từ: Chức năng
Cỏc màn hỡnh cập nhật chứng từ là đầu vào chớnh của toàn bộ hệ thống thụng tin kế toỏn. Simba Accounting cho phộp khai bỏo một số thụng tin chung về cỏc màn hỡnh cập nhật chứng từ. Việc khai bỏo này nhằm 2 mục đớch:
- Liờn kết cỏc thụng tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu.
- Tự động hoỏ việc cập nhật số liệu.
Cỏc thụng tin chung liờn quan đến màn hỡnh cập nhật chứng từ Mó chứng từ
Mó chứng từ do Simba Accounting quy định cho từng màn hỡnh cập nhật chứng từ và khụng được sửa.
Mó chứng từ được dựng để nhận biết là dữ liệu, thụng tin trờn cỏc bỏo cỏo được cập nhật từ màn hỡnh nào, từ phõn hệ nào. Khi lờn cỏc bỏo cỏo chi tiết người sử dụng cú thể căn cứ vào mó chứng từ để nhận biết xem chứng từ được cập nhật từ màn hỡnh nào
Tờn chứng từ
Tờn của chứng từ. Thụng tin này đó được Simba Accounting khai bỏo, nhưng cú thể sửa lại cho phự hợp.
Tờn 2
Tờn tiếng Anh của chứng từ. Thụng tin này đó được Simba Accounting khai bỏo, nhưng cú thể sửa lại cho phự hợp.
Stt khi in bảng kờ
Thụng tin này phục vụ việc sắp xếp cỏc ctừ khi lờn cỏc bỏo cỏo chi tiết liờn quan đến nhiều loại chứng từ khỏc nhau. Trong cỏc bỏo cỏo này, trong cựng một ngày thỡ cỏc chứng từ cú số thứ tự (stt) bộ hơn sẽ được sắp xếp trước cỏc chứng từ cú stt lớn hơn.
Mó chứng từ khi in
Trường này khai bỏo mó ctừ sẽ được in ra trong cỏc bỏo cỏo, sổ sỏch kế toỏn.
Mó chứng từ mẹ
Trường này khai bỏo để tiện cho việc đỏnh số tự động cỏc chứng từ. Mỗi khi thờm một chứng từ mới thỡ Simba Accounting tự động đỏnh số tăng thờm 1. Trong trường hợp cỏc màn hỡnh cập nhật chứng từ khỏc nhau nhưng lại cú cựng một hệ thống đỏnh số chứng từ thỡ phải khai bỏo cỏc màn hỡnh này cú chung một mó ctừ mẹ để cho chương trỡnh nhận biết để đỏnh số tự động.
Mó ctừ mẹ phải là mó ctừ nào đú trong danh mục ctừ. Trong trường hợp màn hỡnh cú hệ thống đỏnh số riờng thỡ mó ctừ mẹ trựng với chớnh mó ctừ.
Cú/khụng sử dụng một số trường
Để thuận tiện cho việc sử dụng và khai thỏc thụng tin chương trỡnh cho phộp người sử dụng khai bỏo cú hay khụng sử dụng một số trường khi nhập liệu. Nếu khai bỏo là khụng thỡ khi nhập số liệu chương trỡnh sẽ tự động bỏ khụng đi qua cỏc trường này.
1.3.Khai bỏo cỏc tham số hệ thống: Chức năng
Simba Accounting cho phộp khai bỏo một số tham số tuỳ chọn để chương trỡnh phự hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.
Người sử dụng cú thể khai bỏo cỏc tham số tuỳ chọn đặc thự cho doanh nghiệp như: - Mó số thuế của doanh nghiệp
- Mó đồng tiền hạch toỏn,...
Mụ tả cỏc tham số hệ thống
Tham số Giải thớch Cỏc tuỳ chọn / Vớ dụ
bỏo cỏo (1-Việt, 2-Anh) Bỏo cỏo ngầm định là VNĐ hay ngoại tệ (1- VNĐ, 2-Ngoại tệ) 1, 2 Dấu phõn cỏch hàng nghỡn khi viết cỏc số ".", ",", " " Dấu phõn cỏch số thập phõn khi viết cỏc số ".", "," Khuụn dạng của trường
tiền
Khuụn dạng khi nhập và xem bỏo cỏo
999 999 999 999 999 Khuụn dạng của trường
ngoại tệ
Khuụn dạng khi nhập và xem bỏo cỏo
9 999 999 999 999 999.99
Khuụn dạng của trường tỷ giỏ
Khuụn dạng khi nhập và xem bỏo cỏo
9 999 999.99 Ngày lưu số liệu hàng
tuần
Ngày thứ mấy trong tuần định kỳ chương trỡnh tự động sẽ lưu số liệu 0 - Khụng lưu 1 - Chủ nhật 2, 3, 4, 5, 6, 7 - Thứ 2, 3,..., 7
Số tệp hàng tuần được lưu giữ
Vớ dụ khai bỏo là 5 thỡ số mỗi lần lưu số liệu thỡ chương trỡnh sẽ lưu ra một tệp riờng, đến lần lưu thứ 6 (mới nhất) thỡ sẽ ghi đố lờn lần lưu thứ nhất (cũ nhất) 1, 2, 3, 4, 5
Thư mục copy vào/ra số liệu ..\Copy\ Chế độ Auto-fill khi nhập liệu (1-bật, 0-tắt) 0,1
Phụng bỏo cỏo Phụng chữ của bỏo cỏo .VnArial Narrow
Phụng tiờu đề bỏo cỏo .VnHelvetInsH, 12, 0
Phụng bỏo cỏo phần (Người lập biểu, Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc)
.VnArialH, 8, 0
1.4.Khai bỏo ngày bắt đầu của năm tài chớnh
Đối với cỏc doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thụng thường năm tài chớnh bắt đầu từ 1/1 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toỏn thụng thường là thỏng và bắt đầu vào ngày 1 hàng thỏng và kết thỳc vào ngày cuối thỏng.
1.5.Danh mục cỏc đơn vị cơ sở
Khi cụng ty hoặc tổng cụng ty cú nhiều đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh ở cỏc nơi khỏc nhau, mà ở mỗi đơn vị kinh doanh đú lại sử dụng phần mềm kế toỏn theo yờu cầu đặc thự riờng của mỡnh. Để tổng hợp số liệu cỏc đơn vị trong toàn cụng ty Simba
Accoungting sử dụng danh mục cỏc đơn vị cơ sở.
Mỗi một đơn vị cơ sở sẽ cú một thư mục riờng để lưu số liệu. Sẽ cú một đơn vị khai bỏo là đơn vị tổng hợp trong danh mục đơn vị cơ sở để tổng hợp số liệu từ tất cả cỏc đơn vị cơ sở lại.
(Khi cụng ty cú nhu cầu sử dụng nhiều hơn một đơn vị cơ sở, khi khai bỏo thờm đơn vị cơ sở mới cần thụng bỏo cho Simba để được cấp quyền sử dụng.)
1.6. Chức năng lưu trữ số liệu
Việc sao chộp và lưu trữ số liệu là rất quan trọng. Mặc dự rất ớt khi xảy ra nhưng vẫn cú thể vào một ngày nào đú, vỡ lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoỏ nhầm nờn số liệu hoặc chương trỡnh cú thể bị hỏng.
Để khắc phục vấn đề trờn ta phải thực hiện việc lưu và cất giữ chương trỡnh cũng như số liệu đó được cập nhật hàng ngày.
Chương trỡnh cho phộp tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày ta khai bỏo ở phần khai bỏo tham số hệ thống. Đỳng ngày khai bỏo này mỗi lần thoỏt ra khỏi chương trỡnh, nếu người sử dụng cú thẩm quyền lưu giữ số liệu chưa lưu số liệu thỡ chương trỡnh sẽ hỏi là cú lưu số liệu khụng. Nếu trả lời là cú thỡ chương trỡnh sẽ thực hiện lưu số liệu.
Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta cú thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu.
Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup, hoặc ở cỏc thiết bị lưu trữ khỏc như đĩa cứng, USB, CD-ROM.
Chọn thư mục thớch hợp, sau đú nhấn nỳt OK để thực hiện.
(Chương trỡnh đang thực hiện) (*)
Nếu khi thực hiện chức năng lưu trữ (Backup) số liệu mà khụng thấy màn hỡnh (*) xuất hiện. Cỏc bước khắc phục:
• Kiểm tra xem chương trỡnh Winrar cú đang sử dụng được khụng, nếu khụng phải cài lại chương trỡnh giải nộn dữ liệu Winrar.
• Copy nguyờn thư mục Winrar trong Program Files (thụng thường ở C:\Program Files\Winrar) và dỏn vào thư mục cài đặt.
Ngoài biện phỏp lưu giữ số liệu như trờn ta cũn cú thể thực hiện lưu giữ bằng cỏc cụng cụ khỏc như Windows Explorer,...
1.7. Chức năng khoỏ số liệu
Khoỏ số liệu sẽ khụng cho phộp thờm, xoỏ, sửa chứng từ,… cho đến ngày khoỏ số liệu. Trong trường hợp ta đó khoỏ số liệu đến một ngày nào đú nhưng vỡ lý do nào đú cần phải sửa đổi lại số liệu của cỏc ngày đó bị khoỏ thỡ ta chỉ việc thay đổi lại ngày bị khoỏ nhỏ hơn ngày cú số liệu cần phải thay đổi.
1.8. Chức năng sao chộp vào/ra số liệu
Việc sao chộp số liệu này nhằm mục đớch để chuyển số liệu cho người dựng khỏc, vớ dụ từ cỏc đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trờn, từ cỏc cửa hàng về cụng ty. Sau khi sao chộp ra và chuyển cho người dựng khỏc, vớ dụ là đơn vị cấp trờn, thỡ đơn vị cấp trờn sẽ thực hiện sao chộp (copy) từ đĩa vào chương trỡnh và sẽ cú bộ số liệu giống như ở bản gốc. Ta cũng cú thể dựng chức năng sao chộp để lưu giữ số liệu.
1.9. Chức năng bảo trỡ và kiểm tra số liệu
Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khỏc nhau vỡ một số lý do cú thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc cú sự khụng đồng bộ giữa cỏc bảng số liệu.
Khi chỉ dẫn của một bảng nào đú bị sai lệch hoặc bị mất thỡ khi xử lý số liệu chương trỡnh sẽ đưa ra cỏc thụng bỏo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF",...
Trong cả 2 trường hợp trờn ta phải thực hiện chức năng bảo trỡ và kiểm tra số liệu. Ngoài ra, khi ta xoỏ số liệu thỡ số liệu chưa bị xoỏ hẳn mà chỉ bị đỏnh dấu xoỏ và sẽ khụng tham gia vào cỏc tớnh toỏn. Cựng với thời gian những số liệu bị xoỏ cú thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vỡ vậy, định kỳ khoảng một thỏng một lần nờn thực hiện chức năng bảo trỡ và kiểm tra số liệu để chương trỡnh xoỏ hẳn cỏc bản ghi bị đỏnh dấu xoỏ ra khỏi chương trỡnh.
1.10. Chức năng cài đặt fonts chữ
Giao diện và bỏo cỏo của Simba Accounting cú sử dụng phụng chữ tiếng Việt (TCVN 3). Font chữ tiếng Việt được cài đặt khi ta cài đặt Simba Accounting. Tuy nhiờn vỡ một lý do nào đú Font chữ cú thể bị hỏng và trờn giao diện hoặc trờn bỏo cỏo sẽ khụng cú tiếng Việt. Trong trường hợp này ta phải cài đặt lại phụng chữ tiếng Việt.
1.11. Chức năng tạo năm làm việc mới
Số liệu trong Simba Accounting được lưu trữ theo năm. Mỗi khi đến một năm mới thỡ phải thực hiện chức năng tạo năm làm việc mới và chương trỡnh sẽ tạo cỏc tệp dữ liệu mới cho năm làm việc mới, sao chộp cỏc danh mục từ điển và số dư cuối năm của năm làm việc cũ sang năm làm việc mới.
1.12. Chức năng chọn năm làm việc
Trong Simba Accounting tại mỗi thời điểm chỉ cú thể làm việc với số liệu của một năm nhất định. Vỡ vậy muốn làm việc với số liệu của một năm nào đú ta phải thực hiện chọn năm làm việc cần thiết.
1.13. Khai bỏo người sử dụng chương trỡnh và phõn quyền truy nhập
Simba Accounting cho phộp quản lý quyền truy nhập cỏc chức năng theo từng người sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toỏn.
Để cú thể truy cập vào chức năng này bạn phải nhập lại mật khẩu sử dụng khi đăng nhập vào Simba Accounting sau đú nhấn vào nỳt “Nhận”
Màn hỡnh quản lý người sử dụng:
Phần khai bỏo người sử dụng chương trỡnh và phõn quyền truy nhập cú cỏc chức năng sau:
- Thờm người sử dụng - Sửa đổi người sử dụng - Xoỏ người sử dụng - Phõn quyền
Khi khai bỏo người sử dụng ta phải cập nhật cỏc thụng tin sau: - Xưng hụ: Ngài, anh, chị,…
- Tờn: Tờn được nhập vào khi vào chương trỡnh. - Tờn đầy đủ: Tờn đầy đủ của người sử dụng.
- Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chương trỡnh.
- Người sử dụng cú thể là người quản lý (administrator) hoặc khụng phải là người quản lý: Nếu là người quản lý thỡ người sử dụng cú toàn quyền truy nhập cỏc chức năng và được quyền thờm và phõn quyền cho cỏc người sử dụng khỏc.
Nếu khụng phải là người quản lý thỡ người sử dụng chỉ được sửa đổi cỏc thụng tin như tờn đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chương trỡnh.
- Để tiện cho việc phõn quyền sử dụng ta cú thể chỉ việc khai bỏo người sử dụng hiện thời sẽ được thừa hưởng cỏc quyền như cỏc quyền truy nhập của một người sử dụng nào khỏc.
(Màn hỡnh phõn quyền từng chức năng)
Đối với việc thờm, xoỏ hoặc phõn quyền cho người sử dụng thỡ chỉ cú người sử dụng là người quản lý thỡ mới thực hiện được cỏc chức năng này.
Khi phõn quyền thỡ chương trỡnh sẽ hiện lờn 2 danh sỏch cỏc chức năng: cỏc chức năng được sử dụng và cỏc chức năng khụng được sử dụng.
Muốn thờm cỏc chức năng được sử dụng thỡ phải đỏnh dấu cỏc chức năng cần thiết trong danh sỏch cỏc chức năng khụng được sử dụng và sau đú chuyển cỏc chức năng được đỏnh dấu sang danh sỏch cỏc chức năng được sử dụng.
Ngược lại, muốn bớt cỏc chức năng được sử dụng thỡ phải đỏnh dấu cỏc chức năng này trong danh sỏch cỏc chức năng được sử dụng và sau đú chuyển cỏc chức năng được đỏnh dấu sang danh sỏch cỏc chức năng khụng được sử dụng.
Ngoài việc phõn quyền sử dụng cỏc chức năng chương trỡnh cũn cho phộp phõn quyền tỏc động đến dữ liệu. Vớ dụ một người sử dụng cú quyền xem danh mục tài khoản mà khụng thể sửa xoỏ, hoặc cú quyền tạo ra chứng từ nhưng khụng cú quyền sửa xoỏ đến chứng từ đú.
1.14. Lịch sử truy cập : Thụng kờ cụng việc, cỏc thao tỏc trong khi sử dụng phần mềm
1.15. Chức năng trợ giỳp
Khi thực hiện chức năng này hoặc khi ấn phớm trợ giỳp F1 chương trỡnh hiện lờn cỏc hướng dẫn về sử dụng chương trỡnh. Trỡnh bày hướng dẫn sử dụng chương trỡnh tuõn thủ theo chuẩn về hướng dẫn sử dụng chương trỡnh của Windows.
1.16. Chức năng thư gión
Trong phần này chương trỡnh sẽ đưa ra cỏc chuyện vui, giải trớ và thư gión sau những khoảng thời gian làm việc căng thẳng.
1.17. Chức năng giới thiệu về Simba Accounting
Phần này chương trỡnh sẽ đưa ra cỏc thụng tin về bản quyền, cỏc tỏc giả của chương trỡnh.
1.18. Chức năng kết thỳc làm việc với Simba Accounting
Khi thực hiện chức năng này chương trỡnh kết thỳc làm việc. Để làm việc lại ta phải khởi động lại Simba Accounting.
(Xỏc nhận việc kết thỳc làm việc với Simba Accounting) Khi kết thỳc chương trỡnh, chương trỡnh sẽ thụng bỏo backup dữ liệu.
Khi thực hiện chức năng backup dữ liệu này toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trong thư mục Backup của chương trỡnh, theo cỏc “thứ” trong tuần.
Vớ dụ: Khi bạn backup vào ngày thứ 2 thỡ file dữ liệu là file: MondayData.rar.
(Nội dung thư mục Backup)
Việc Backup dữ liệu này khỏ quan trọng, trong một vài trường hợp bị mất số liệu vỡ một lý do khỏch quan nào đú như bị virus, mất dữ liệu do xoỏ nhầm chứng từ, ... Thỡ chỳng ta cú thể vào thư mục Backup kiểm tra và lấy lại file dữ liệu gần nhất.
Nội dung thư mực
Backup
Nội dụng thư mục Backup, cỏc file dữ liệu
KHAI BÁO BỘ DANH MỤC
Hệ thống cỏc danh mục sử dụng trong Simba Accounting phải được khai bỏo trước khi sử dụng.
Cỏc phớm chức năng khi thao tỏc cập nhật danh mục bao gồm:
F3: Sửa F4:Thờm F5-Tỡm theo tờn F8:Xúa Ctrl-F: Tỡm tổng hợp Esc: Quay ra
2.1. Danh mục tài khoảnVị trớ: Tổng hợp Tài khoản. Vị trớ: Tổng hợp Tài khoản.
Tổ chức danh mục tài khoản
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toỏn. Hầu hết mọi thụng tin kế toỏn đều được phản ỏnh trờn cỏc tài khoản. Vỡ vậy việc xõy dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thỏc thụng tin tiếp theo. Điều này đặc biệt đỳng trong việc xử lý số liệu kế toỏn trờn mỏy.
Thụng thường hệ thống tài khoản được xõy dựng trờn một sườn hệ thống tài khoản sẵn cú. Đối với cỏc doanh nghiệp Việt nam thỡ hệ thống tài khoản tuõn theo hệ thống tài