Vị trớ: Tổng hợp Tài khoản.
Tổ chức danh mục tài khoản
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toỏn. Hầu hết mọi thụng tin kế toỏn đều được phản ỏnh trờn cỏc tài khoản. Vỡ vậy việc xõy dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thỏc thụng tin tiếp theo. Điều này đặc biệt đỳng trong việc xử lý số liệu kế toỏn trờn mỏy.
Thụng thường hệ thống tài khoản được xõy dựng trờn một sườn hệ thống tài khoản sẵn cú. Đối với cỏc doanh nghiệp Việt nam thỡ hệ thống tài khoản tuõn theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chớnh quy định. Tuy nhiờn để phản ỏnh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thỡ phải mở thờm cỏc tiểu khoản, tiết khoản trờn cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn cú.
Để thờm mới tài khoản sử dụng phớm chức năng F4, hiệu chỉnh F3, xúa F8.
Việc xõy dựng hệ thống tài khoản (mở cỏc tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố:
Thứ nhất, nú phụ thuộc vào cỏc yờu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.
Thứ hai, nú phụ thuộc vào phương ỏn tổ chức và khai thỏc thụng tin của phần mềm kế toỏn được sử dụng.
Vỡ vậy, trước khi xõy dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xột thật kỹ cỏc yờu cầu quản lý đặt ra và nghiờn cứu chi tiết phương ỏn tổ chức và khai thỏc thụng tin của phần mềm kế toỏn.
Cỏc yờu cầu quản lý cú thể xem xột dựa trờn cỏc bỏo cỏo (cỏc bỏo cỏo hàng ngày, cỏc bỏo cỏo định kỳ và cỏc cõu hỏi bất chợt mà cỏc "Sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thụng tin cho cỏc cỏn bộ quản lý trong doanh nghiệp và cỏc cơ quan hữu quan liờn quan. Trong Simba Accounting khi xõy dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý cỏc điểm sau:
Cỏc loại tiền ngoại tệ được theo dừi bằng cỏch mở cỏc tiểu khoản của cỏc tài khoản tương ứng.
Cỏc tài khoản mở tại cỏc ngõn hàng được theo dừi bằng cỏch mở cỏc tiểu khoản của cỏc tài khoản tương ứng. Nờn mở cho mỗi tài khoản tại ngõn hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với cỏc sổ phụ của cỏc ngõn hàng. Tài khoản tiền gửi ngõn hàng, cỏc tiểu khoản chi tiết nờn mở theo trỡnh tự sau: Tài khoản (kế toỏn) tiền gửi ngõn hàng -> Loại tiền -> Ngõn hàng -> Tài khoản (của ngõn hàng) mở tại ngõn hàng. Ngoài ra cũng cú thể mở cỏc tiểu khoản chi tiết theo trỡnh tự sau: Tài khoản (kế toỏn) tiền gửi ngõn hàng -> Ngõn hàng --> Loại tiền -> Tài khoản (của ngõn hàng) mở tại ngõn hàng.
Đối với tài khoản chi phớ trả trước cú thể chia thờm cỏc tiểu khoản để phõn nhúm cỏc loại chi phớ trả trước, vớ dụ: CCLĐ, Lói vay, Bảo hiểm,...
Đối với tài khoản nguyờn liệu, vật liệu cú thể thờm cỏc tiểu khoản theo phõn nhúm cỏc loại nguyờn vật liệu theo tớnh chất sử dụng, vớ dụ: Nguyờn liệu chớnh, vật liệu phụ, nhiờn liệu,...
Đối với cỏc tài khoản tập hợp chi phớ sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang cú thể mở cỏc tiểu khoản để theo dừi việc tập hợp chi phớ theo cỏc phõn xưởng sản xuất và cỏc nhúm sản phẩm. Trỡnh tự mở cỏc tài khoản chi tiết cú thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phớ sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> Phõn xưởng sản xuất -> Nhúm sản phẩm.
lại chia nhỏ thành "Vay NH tiền VNĐ" và "Vay NH tiền ngoại tệ" và tiếp theo là chi tiết cho từng ngõn hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với Tiểu khoản "Vay cỏc đối tượng khỏc" thỡ từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng cụng nợ phải trả và trong chương trỡnh được theo dừi bằng trường "khỏch hàng". Để tiện theo dừi trờn mỏy thỡ phương ỏn tốt nhất là với mỗi khế ước vay mở một tiểu khoản riờng.
Đối với cỏc tài khoản giỏ vốn hàng bỏn và doanh thu bỏn hàng cú thể mở cỏc tiểu khoản để theo dừi cỏc loại hỡnh kinh doanh hoặc cỏc nhúm hàng kinh doanh và cỏc bộ phận kinh doanh khỏc nhau. Trỡnh tự mở cỏc tài khoản chi tiết cú thể như sau: Tài khoản giỏ vốn và doanh thu bỏn hàng -> Loại hỡnh kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng cú thể mở cỏc tiểu khoản chi tiết theo trỡnh tự sau: Tài khoản giỏ vốn và doanh thu bỏn hàng -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hỡnh kinh doanh.
Đối với cỏc tài khoản tập hợp chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp cú thể mở cỏc tiểu khoản để theo dừi việc tập hợp chi phớ theo cỏc bộ phận kinh doanh và cỏc loại hỡnh kinh doanh. Trỡnh tự mở cỏc tài khoản chi tiết cú thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý -> Loại hỡnh kinh doanh -> Bộ phận kinh doanh. Ngoài ra cũng cú thể mở cỏc tiểu khoản chi tiết theo trỡnh tự sau: Tài khoản tập hợp chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý -> Bộ phận kinh doanh -> Loại hỡnh kinh doanh.
Đối với cỏc tài khoản thanh toỏn nội bộ thỡ mở cỏc tiểu khoản cho từng đơn vị trong doanh nghiệp.
Cỏc thụng tin về tài khoản
Cỏc thụng tin phải khai bỏo khi xõy dựng hệ thống tài khoản bao gồm: 1. Số hiệu tài khoản
2. Tờn tài khoản 3. Tờn 2 tờn tiếng anh 4. Mó ngoại tệ (loại tiền) 5. Tài khoản mẹ
6. Nhúm TK : thuộc nhúm vốn bằng tiền, cụng nợ phải thu, phải trả….
7. Tài khoản cú hay khụng theo dừi chi tiết cụng nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả.
8. Tài khoản là tài khoản sổ cỏi hay khụng phải là tài khoản sổ cỏi. Cỏc tài khoản sổ cỏi là cỏc tài khoản được sử dụng khi lờn cỏc bỏo cỏo quyết toỏn như bảng cõn đối kế toỏn, bảng bỏo cỏo kết quả kinh doanh. Tớnh chất này của tài khoản cũn phục vụ việc lờn sổ cỏi của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trỡnh sẽ gộp số liệu của cỏc tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cỏi.
Để sửa thụng tin về một tài khoản nào đú ta đặt điểm nhỏy ngay tài khoản cần chỉnh sửa rồi nhấn F3, tiếp đến ta thay đổi cỏc thụng tin cần thiết rồi nhấn nỳt Nhận bờn dưới để lưu lại, chọn nỳt Huỷ bỏ để thoỏt ra mà khụng lưu lại cỏc thụng tin vừa sửa.