Vị trớ: Hàng tồn kho Hàng hoỏ, vật tư. Cụng cụ dụng cụ Hàng hoỏ, vật tư.
Simba Accounting cho phộp quản lý cỏc mặt hàng theo cỏc thụng tin chớnh sau: mó, tờn, đơn vị tớnh, phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho, tài khoản hàng tồn kho, tài khoản
giỏ vốn hàng bỏn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bỏn bị trả lại, tài khoản sản phẩm dở dang, phõn loại theo hỡnh cõy-cao nhất là 6 cấp, mặt hàng cú tớnh tồn kho hay khụng.
Khi khai bỏo danh điểm vật tư cần lưu ý cỏc điểm sau:
- Đối với cỏc mặt hàng là dịch vụ thỡ ta để trống đơn vị tớnh.
- Trong một số trường hợp đặc biệt chỉ cần theo dừi số lượng và giỏ trị bỏn ra mà khụng theo dừi nhập xuất tồn (hàng phế liệu) thỡ ta khai bỏo là hàng hoỏ khụng cần tớnh tồn kho.
- Simba Accounting cho phộp lựa chọn cỏch tớnh giỏ hàng tồn kho theo 3 phương phỏp: trung bỡnh thỏng, nhập trước xuất trước và giỏ đớch danh. Ta cú thể khai bỏo đớch danh cho từng mặt hàng chứ khụng phải khai bỏo chung cho tất cả cỏc mặt hàng.
- Tớnh giỏ thành: Nếu khai bỏo một sản phẩm cú tớnh giỏ thành, chương trỡnh sẽ tự động chuyển sản phẩm đú sang danh mục cỏc đối tượng cần tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành (danh mục sản phẩm/cụng trỡnh).
- Liờn quan đến hạch toỏn ta phải khai bỏo cỏc tài khoản kế toỏn liờn quan:
Tài khoản hàng hoỏ, vật tư. Tài khoản kho được chọn từ cỏc tài khoản chi tiết trong danh mục tài khoản. Chương trỡnh tự động gỏn tài khoản ta khai bỏo ở đõy vào tài khoản kho khi thực hiện nhập xuất vật tư. Trong trường hợp nhập xuất từ kho là đại lý thỡ chương trỡnh sẽ tự động gỏn tài khoản hàng gửi bỏn (tài khoản 157) được khai bỏo trong danh mục kho hàng. Nếu vật tư khụng theo dừi tồn kho (vớ dụ mặt hàng là dịch vụ) thỡ bỏ qua trường này.
Tài khoản giỏ vốn hàng bỏn. Chương trỡnh sẽ tự động gỏn tài khoản ta khai bỏo ở đõy vào tài khoản giỏ vốn khi viết hoỏ đơn và nhập hàng bỏn bị trả lại. Tài khoản giỏ vốn được chọn từ danh mục tài khoản, cú thể là tài khoản chi tiết hoặc là tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp mỗi mặt hàng ứng duy nhất với một tài khoản giỏ vốn thỡ phải chọn cỏc tài khoản chi tiết từ danh mục tài khoản. Trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ khụng cho phộp thay đổi trường tài khoản giỏ vốn. Nếu một mặt hàng cú thể ứng với nhiều tài khoản giỏ vốn thỡ cú thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục tài khoản. Và trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ cho phộp sửa đổi trường tài khoản giỏ vốn. Nếu mặt hàng khụng theo dừi tồn kho thỡ bỏ qua trường này.
Tài khoản doanh thu. Chương trỡnh sẽ tự động gỏn tài khoản ta khai bỏo ở đõy vào tài khoản doanh thu khi ta viết hoỏ đơn. Tài khoản doanh thu được chọn từ danh mục tài khoản, cú thể là tài khoản chi tiết hoặc là tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp mỗi mặt hàng ứng duy nhất với một tài khoản doanh thu thỡ phải chọn cỏc tài khoản chi tiết từ danh mục tài khoản. Trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ khụng cho phộp thay đổi trường tài khoản doanh thu. Nếu một mặt hàng cú thể ứng với nhiều tài khoản doanh thu thỡ cú thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục tài khoản. Và trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ cho phộp sửa đổi trường tài khoản doanh thu.
Tài khoản hàng bỏn bị trả lại. Chương trỡnh sẽ tự động gỏn tài khoản ta khai bỏo ở đõy vào tài khoản hàng bỏn bị trả lại khi ta làm phiếu nhập hàng bỏn bị trả lại. Tài khoản hàng bỏn bị trả được chọn từ danh mục tài khoản, cú thể là tài
khoản chi tiết hoặc là tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp mỗi mặt hàng ứng duy nhất với một tài khoản hàng bỏn bị trả lại thỡ phải chọn cỏc tài khoản chi tiết từ danh mục tài khoản. Trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ khụng cho phộp thay đổi trường tài khoản hàng bỏn bị trả lại. Nếu một mặt hàng cú thể ứng với nhiều tài khoản hàng bỏn bị trả lại thỡ cú thể chọn tài khoản tổng hợp từ danh mục tài khoản. Và trong trường hợp này khi nhập ctừ chương trỡnh sẽ cho phộp sửa đổi trường tài khoản hàng bỏn bị trả lại.
Thụng tin về cỏc mặt hàng cập nhật ở phần danh mục hàng hoỏ, vật tư.
Gợi ý về xõy dựng hệ thống mó hàng hoỏ, vật tư
Trong trường hợp số lượng mặt hàng rất lớn, vớ dụ trờn 1,000 danh điểm, thỡ phương ỏn mó số tốt nhất là đỏnh số thứ tự tăng dần từ 000001 đến 999999.
Nếu số lượng vật tư ớt thỡ cú thể mó theo tờn viết tắt để cho dễ nhớ.
Một phương ỏn khỏc là trong mó hàng chia thành 02 phần: phần đầu là nhúm hàng, cũn phần sau thỡ đỏnh số thứ tự tăng dần của cỏc mặt hàng cựng nhúm. Vớ dụ đối với cỏc doanh nghiệp kinh doanh thiết bị tin học cú thể mó hoỏ như sau: MT001 - Mỏy tớnh 486, MT002 - Mỏy tớnh 586,... MI001 - Mỏy in HP, MI002 - Mỏy in Epson,...
Lưu ý khi mó hoỏ khụng được cú trường hợp mó của mặt hàng A là một phần trong mó của mặt hàng B kể từ bờn trỏi. Vớ dụ khụng được mó MT01 và MT011. Trong trường hợp này phải mó là MT010 và MT011. Nờn mó hoỏ sao cho cỏc mó đều cú độ dài bằng nhau.
Đổi mó mặt hàng và ghộp mó hàng bị trựng
Trong một số trường hợp ta đó nhập số liệu liờn quan đến một mặt hàng nhưng sau đú lại cần phải đổi mó của mặt hàng này. Vớ dụ ta cần phải thống nhất lại hệ thống mó hoặc vỡ nhầm lẫn nờn cú 1 mặt hàng nào đú cú tới 02 mó hàng và ta cần phải đổi một mó sang một mó khỏc.
Phương ỏn thứ nhất là ta đổi mó hàng bằng cỏch sửa lại mó hàng trong danh mục rồi sau đú lọc toàn bộ số liệu đó nhập để sửa lại từng bản ghi.
Phương ỏn thứ hai ta dựng chức năng đổi mó và ghộp mó (Phớm F6) trong Simba Accounting .