xây dựng và quản lý dự án phát triển nông thôn

Những quan tâm chính của các tổ chức tài trợ đối với các dự án phát triển nông thôn.... Lời giới thiệu Xây dựng và quản lý Dự án phát triển là bộ tài liệu được Dự án phát triển nông thô

Download:: http://Agriviet.Com

Dù ¸N PH¸T TRIÓN N¤NG TH¤N CAO B»NG - B¾C K¹N

Tµi liÖu h−íng dÉn X©y dùng vμ qu¶n lý dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n

Cao b»ng-2004

Bộ NÔNG NGHIệP & PTNT Việt Nam Cộng đồng chung Châu Âu

Dự áN PHáT TRIểN NÔNG THÔN CAO BằNG - BắC KạN

Tài liệu hướng dẫn Xây dựng vμ quản lý dự án phát triển nông thôn

Cao bằng-2004

Download:: http://Agriviet.Com

Mục lục

Lời giới thiệu Error! Bookmark not defined

i Khái quát về Dự án phát triển nông thôn 9

1.1 Khái niệm về Dự án 9

1.2 Những nội dung cơ bản của dự án phát triển nông thôn 10

1.3 Những quan tâm chính của các tổ chức tài trợ đối với các dự án phát triển nông thôn 10

ii các bước tiến hành xây dựng dự án phát triển nông thôn 13

2.1 Xác định vấn đề 13

2.2 Xây dựng mục tiêu dự án 16

2.3 Xác định các giải pháp của dự án 18

2.4 Xác định thành phần tham gia vào dự án 20

2.5 Xây dựng bảng tóm tắt (Khung logic) của dự án 24

2.6 Lập kế hoạch thực hiện và tài chính dự án 33

iii viết đề cương dự án 37

3.1 Nội dung của đề cương dự án 37

3.2 Cách viết các phần của đề cương dự án 38

Tóm tắt dự án 39

3.3 Một số khó khăn khi viết dự án phát triển 48

3.4 Đánh giá Đề cương dự án 49

3.5 Một số lời khuyên thực tế khi viết dự án 51

iv quản lý dự án phát triển nông thôn 52

4.1 Khái quát về quản lý dự án phát triển nông thôn 52

4.2 Tổ chức bộ máy và nhân lực quản lý dự án 57

4.3 Tổ chức phương tiện vật chất cho quản lý dự án 58

4.4 Quản lý tài chính dự án 59

4.5 Quản lý dịch vụ và thuê khoán 59

4.6 Quản lý các hợp đồng thực hiện dự án 59

4.7 Lượng giá dự án 62

v những kỹ năng cần thiết của cán bộ quản lý dự án 67

5.1 Các kỹ năng quản lý cơ bản 67

5.2 Kỹ năng giám sát 68

5.3 Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề 68

5.4 Kỹ năng truyền thông, trình bày, tổ chức hội họp và thảo luận 71

5.5 Kỹ năng xây dựng ê-kíp làm việc 72

5.6 Kỹ năng quản lý thời gian 73

5.7 Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn và xung đột 74

vi viết báo cáo dự án 81

6.1 Những nguyên tắc chung về viết báo cáo dự án 81

6.2 Các loại báo cáo dự án 81

6.3 Các bước tiến hành viết báo cáo 83

CAO BANG-BAC CAN RURAL DEVELOPMENT PROJECT

Ministry of Agriculture & Rural Development

in partnership with the European Commission

Training Manual

Development and management of rural development projects

Cao bAng-2004

Download:: http://Agriviet.Com

TABLE OF CONTENTS

introduction Error! Bookmark not defined

i general concepts on rural development projects 9

1.1 Concept of Project 9

1.2 Basic contents of a rural development project 10

1.3 Major concerns of the funding agency about rural development projects 10

ii Steps in development of a rural development project 13

2.1 Problem identification 13

2.2 Development of project objectives 16

2.3 Choice of project approaches 18

2.4 Determination of project stakeholders 20

2.5 Development of the logic frame 24

2.6 Planning of project activities and budgeting 33

iii project proposal writing 37

3.1 Outlines of a project proposal 37

3.2 Guidelines for writing project proposal components 38

3.3 Dificulties in writing a development project 48

3.4 Evaluation of a project proposal 49

3.5 Pratical advice for project proposal writing 51

iv management of rural development projects 52

4.1 Introduction to management of rural development projects 52

4.2 Institutional and personnel organization for project management 57

4.3 Logistic organization for project management 58

4.4 Project budgeting 59

4.5 Management of hired services and supplies 59

4.6 Management of contracts 59

4.7 Project quantification 62

v necessary skills for prject managers 67

5.1 Basic managerial skills 67

5.2 Monitoring skills 68

5.3 Skills for decision making and problem solving 68

5.4 Communication skills 71

5.5 Team-working skills 72

5.6 Time management skills 73

5.7 Contradiction and conflict solving skills 74

vi writing of project reports 81

6.1 Basic principles for project report writing 81

6.2 Types of project reports 81

6.3 Steps in project report writing 83

Lời giới thiệu

Xây dựng và quản lý Dự án phát triển là bộ tài liệu được Dự án phát triển nông

thôn Cao Bằng - Bắc Kạn biên soạn dùng làm tài liệu giảng dạy và hướng dẫn cán

bộ các cấp, đặc biết là cấp tỉnh huyện nắm được cách xây dựng và tổ chức triển khai, quản lý theo dõi giám sát đánh giá các Dự án phát triển Tài liệu này đã được dùng làm tài liệu đào tạo cho cán bộ quản lý và cán bộ khuyến nông các cấp ở hai tỉnh Cao Bằng và Bắc Kạn, bước đầu đã thu được kết quả rõ nét góp phần tăng cường kỹ năng xây dựng và quản lý các Dự án phát triển Nông thôn ở các địa phương nói trên

Nội dung của tài liệu này tập trung giới thiệu một số vấn đề cơ bản về dự án phát triển nông thôn, các bước xây dựng dự án, cách viết dự án, cách quản lý dự án mang lại hiệu quả cao cũng như một số kỹ năng cần thiết của cán bộ quản lý dự án Tài liệu này được biên soạn để đào tạo và hướng dẫn cán bộ các cấp, đặc biệt

là cán bộ cấp tỉnh, huyện có cách nhìn tổng quan về dự án phát triển Nông thôn, cách

xây dựng cũng như quản lý các Dự án

Sau khoá học học viên sẽ:

- Nắm vững các vấn đề cơ bản về dự án phát triển nông thôn cũng như nội dung chủ yếu của các dự án này

- Nắm vững các bước tiến hành xây dựng dự án phát triển nông thôn, viết dự

án và các thành phần tham gia vào dự án

- Biết cách quản lý dự án có hiệu quả trên cơ sở nắm chắc các kỹ năng cơ bản cần có của cán bộ dự án Cách viết báo cáo đánh giá kết quả dự án cũng được giới thiệu tương đói chi tiết trong tài liệu này

Trong quá trình biên soạn tài liệu, chúng tôi đã tham khảo một số các tài liệu

có liên quan đến lĩnh vực này ở trong và ngoài nước, đồng thời nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong và ngoài dự án Chúng tôi hy vọng rằng đây sẽ là tài liệu tham khảo tốt cho các cán bộ làm công tác phát triển và đặc biệt là cán bộ quản

lý Tuy nhiên, tài liệu chắc chắn còn nhiều thiếu sót cần được bổ sung, chỉnh lý cho phù hợp hơn Dự án rất mong được sự đóng góp ý kiến của các bạn đọc và những ai quan tâm đến lĩnh vực này

dự án ptnt cao bằng-bắc kạn

i Khái quát về Dự án phát triển nông thôn

1.1 Khái niệm về Dự án

1.1.1 Dự án lμ gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động phối hợp và có liên quan với nhau nhằm bố trí và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực về tài chính, nhân lực, phương tiện trang thiết bị để tạo ra các sản phẩm hay dịch vụ trong một thời gian nhất định nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể của các tổ chức kinh tế, xã hội

hỏi đầu tư một lần nhưng phải có tác dụng lâu dài

1.1.3 Sự khác nhau giữa Dự án phát triển vμ Dự án đầu tư

trường, lâu dài, khó định lượng

Kinh tế là chủ yếu dễ định lượng

Tổ chức/

tham gia

Cộng đồng, nhân dân người hưởng lợi

Các doanh nghiệp chủ doanh nghiệp

Hoạt động Lồng ghép, đa mục tiêu ít lồng ghép, đơn mục tiêu

1.2 Những nội dung cơ bản của dự án phát triển nông thôn

Các nội dung

cơ bản Câu hỏi cần lμm rõ

1 Vấn đề

khó khăn

• Dự án định giải quyết vấn đề khó khăn gì?

• Có đúng với nhu cầu của dân và khó khăn của cộng đồng

đang gặp phải?

• Nguyên nhân nào dẫn đến khó khăn đó?

• Nếu không giải quyết sẽ có hậu quả gì?

2 Mục tiêu • Mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể của dự án là gì?

• Mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường của dự án là gì?

• Các mục tiêu này có định lượng được không?

• Mỗi giải pháp này có những hoạt động gì?

• Mỗi hoạt động này yêu cầu bao nhiêu nguồn lực để thực hiện?

• Địa phương đóng góp bao nhiêu, cơ chế nào?

• Xin tài trợ bao nhiêu?

• Số liệu ấy lấy ở đâu?

• Giả sử nào quan trọng cho sự thành công của dự án nằm ngoài tầm kiểm soát của dự án?

• Dự án phải mô tả được rằng ý tưởng, nhu cầu của dự án, cách thiết kế xây dựng dự án phải xuất phát từ cộng đồng và phải đáp ứng nhu cầu của dân và cộng đồng

• Dự án phải hướng vào mục tiêu phát triển, chú ý cả ba mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường

• Dự án nêu rõ vấn đề giới, phải góp phần phát triển phụ nữ Các tổ chức tài trợ muốn dự án thực hiện sự bình đẳng về giới

• Dự án phải hướng vào việc xây dựng sự phát triển bền vững cho cộng

đồng: Không nên dùng những lời sáo rỗng nói về sự bền vững mà phải thông qua tính logíc của thiết kế dự án để nói lên tính bền vững và chỉ ra rằng Các hoạt động của dự án sẽ thế nào nếu kết thúc tài trợ kinh phí cho dự án? Bền vững phải thể hiện ở 3 khía cạnh:

o Bền vững về kết quả: Kết quả của dự án có được duy trì và phát triển trong tương lai?

o Bền vững về tổ chức: Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực do dự

án nâng cao năng lực có còn bền vững, có còn tiếp tục các hoạt động khi dự án kết thúc?

o Bền vững về tài chính: Sau khi hết tài trợ, liệu các hoạt động

dự án có tự tạo ra kinh phí để tiếp tục các hoạt động cần thiết?

• Dự án phải góp phần giảm thiểu sự cho không, loại bỏ trợ cấp mãi mãi

• Dự án phải phát huy tối đa các nguồn lực và sự đóng góp của địa phương

• Dự án phải thể hiện sự tham gia của dân vào tất cả các giai đoạn của dự

án Không nên nhầm lẫn giữa sự tham gia và đại diện của dân trong một

dự án

• Dự án phải thể hiện rõ chủ sở hữu của dự án Nói chung, chủ sở hữu của

dự án càng gần tới người hưởng lợi thì càng tốt Cần thể hiện rõ làm thế nào cộng đồng sẽ là người sở hữu thành quả của dự án

• Dự án phải góp phần nâng cao năng lực của địa phương, nhất là phát triển nguồn nhân lực

• Dù ¸n ph¶i thÓ hiÖn râ sù phèi hîp, kÕt hîp cña nhiÒu tæ chøc khi thùc hiÖn Dù ¸n nªn do mét tæ chøc së h÷u nh−ng ®Çu vµo dù ¸n nªn tõ nhiÒu tæ chøc

Mét gãc miÒn nói trong vïng Dù ¸n ph¸t triÓn n«ng th«n Cao B»ng-B¾c K¹n

iii viết đề cương dự án

3.1 Nội dung của đề cương dự án

Mặc dù mỗi cơ quan tài trợ có thể có yêu cầu về hình thức riêng cho đề cương dự án mà họ tài trợ, nhìn chung một đề cương dự án là một văn bản bao gồm các phần sau đây:

• Trang đầu (title page)

• Mục lục (table of contents)

• Tóm tắt dự án (summary)

• Bối cảnh (background)

• Mục tiêu (objectives)

• Các hoạt động và kết quả (activities and outputs)

• Đầu vào (inputs)

• Tổ chức và thực hiện dự án (project organization and implementation)

• Giám sát và đánh giá dự án (monitoring and evaluation)

• Biện minh và phân tích rủi ro (justification and risk analysis)

• Kinh phí (budget)

• Phụ lục (appendix)

• Địa chỉ cơ quan thực hiện/ Địa chỉ liên lạc

• Địa điểm thực hiện dự án

• Thời gian thực hiện dự án

• Kinh phí đề nghị tài trợ

• Ngày gửi dự án

2 Yêu cầu:

• Tên dự án phải ngắn gọn, dễ hiểu, trực tiếp và thể hiện nội dung dự án

• Không viết tắt tên các tổ chức quốc tế xin tài trợ

PhÇn tãm t¾t ph¶i viÕt râ rµng, sóc tÝch vµ ng¾n gän (th−êng kh«ng qu¸

300 tõ) tr¶ lêi c¸c c©u hái sau:

• Vấn đề cần giải quyết của dự án là gì?

• Tại sao lại giải quyết vấn đề đó?

• Hiện trạng những vấn đề, khó khăn cần giải quyết

• Tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết trong dự án

• Tính cấp thiết của dự án

• Đi từ tổng quát đến chi tiết, cụ thể

• Đủ các thông tin cần thiết để người đọc hiểu đủ, hiểu đúng và hiểu rõ bối cảnh của vùng dự án

• Nói rõ được các vấn đề mà cây vấn đề nêu ra và phù hợp với sự quan tâm của cơ quan tài trợ

• Nói rõ vấn đề mà dự án dự định và có khả năng giải quyết

• Nói rõ về cơ quan/ tổ chức thực hiện dự án

3.2.5 Mục đích, mục tiêu của dự án

1 Mục đích dự án

Mô tả tình hình trong tương lai một khi các vấn đề nêu ra trong dự án giải quyết Mục đích của dự án là tình trạng trong tương lai mà dự án góp phần làm ra

2 Mục tiêu cụ thể:

• Là các mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được (Do dự án trực tiếp tạo ra)

• Một dự án thường chỉ có một mục tiêu chung, nhưng có thể có nhiều mục tiêu cụ thể, các mục tiêu phải được liên kết với nhau một cách rõ ràng, chặt chẽ

3 Cách viết mục tiêu dự án

• Nên dựa vào Cây mục tiêu để viết

• Viết rõ ràng

• Mục tiêu phải đo hay định lượng được

• Mục tiêu tuỳ thuộc vào bản chất của dự án

• Nên dùng các từ mang nghĩa trực tiếp của hành động như: Cung cấp; xây dựng, tăng cường, phát triển, tăng cường năng lực ngay

ở đầu câu

3.2.6 Đầu ra vμ các hoạt động

Nên viết các đầu ra và các hoạt động nh− thế nào?

Cách 1: Viết trong khung Logic

Mục tiêu (Đầu ra) 1:

HĐ1.1

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến HĐ1.2

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến Mục tiêu (Đầu ra) 2:

HĐ2.1

• Đầu vào • Cơ quan thực hiện • Thời gian • Ngân sách dự kiến HĐ 2.2

• Đầu vào

• Cơ quan thực hiện

• Thời gian

• Ngân sách dự kiến

Cách 2: Viết dưới dạng câu văn

Mục tiêu 1:

Các hoạt động: 1.1

1.2

Mục tiêu 2:

Các hoạt động: 2.1

2.2

2.3

Mục tiêu 3:

Các hoạt động: 1.1

1.2

3.2.7 Đầu vμo 1 Các nguồn lực cần cung cấp cho dự án • Tính tất cả nhu cầu về kinh phí cho tất cả các hoạt động trong dự án • Không tính những kinh phí mà nông dân làm cho chính bản thân họ (thí dụ công nuôi tôm, dọn ao của gia đình )

2 Địa phương có thể đóng góp những gì và bao nhiêu?

• Cần nêu rõ những khoản mà địa phương có thể đóng góp: công lao

động, đất đai, thiết bị, vật tư nếu có Những đóng góp này thể hiện nỗ lực cao nhất mà địa phương có thể huy động để tăng tính thuyết phục cho phần xin tài trợ

• Cần mô tả cặn kẽ và chính xác về các khoản đóng góp của địa phương

3 Đề nghị cơ quan tài trợ bao nhiêu? cho những khoản gì?

• Nêu rõ số lượng, loại vật tư, trang thiết bị

• Những đóng góp này phải được định giá và phân bổ cho từng kỳ

3.2.8 Tổ chức vμ thực hiện dự án

1 Cơ quan thực hiện dự án

• Tổ chức xin tài trợ thường là cơ quan thực hiện dự án

• Các cơ quan/ tổ chức chính phối kết hợp và quản lý dự án

(Nên dựa vào bảng phân tích thμnh phần tham gia để viết)

2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ trong tổ chức thực hiện dự

án

Giới thiệu về các cơ quan:

• Tổ chức được thành lập vào lúc nào?

• Mục tiêu và các hoạt động của nó?

• Đã bao giờ tổ chức được tài trợ làm dự án gì chưa?

• Nếu có, ai giúp và giúp vào lúc nào?

• Các cơ quan, đoàn thể nào tham gia?

Chú ý: Cần làm tăng sự tin tưởng của cơ quan tài trợ bằng việc đưa vào các cơ quan chuyên môn hoặc có uy tín trong tổ chức thực hiện dự án

Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thực hiện dự án

• Phối hợp sự điều phối của tổ chức tài trợ và các quy định của chính phủ

• Phát huy tối đa năng lực và sự tham gia của dân

Chú ý: Nên thể hiện bộ máy quản lý dự án ở dạng sơ đồ

- Phân công chức năng nhiệm vụ của các thμnh viên tham gia

Ví dụ: Thành phần ban quản lý dự án xã

4 Kế hoạch thực hiện dự án

• Nêu rõ lúc nào? là gì? ai làm?

• Nên thể hiện ở biểu và sơ đồ

(Dựa vμo kế hoạch thực hiện để viết)

Ví dụ: Kế hoạch thực hiện dự án…

Thời gian Các hoạt

Chi phí

Ai làm

• Kế hoạch giám sát và đánh giá dự án

(Nên dựa vμo cột ba (nguồn dữ liệu minh chứng) của Bảng tóm tắt kế

hoạch dự án (Project Planning Matrix) để viết)

3.2.10 Biện minh vμ phân tích rủi ro

1 Biện minh

- Mục đích:

• Nói rõ tầm quan trọng của dự án

• Nói rõ tính đúng đắn của các biện pháp giải quyết

• Phân tích hiệu quả của dự án (kinh tế, xã hội, môi trường)

• Thuyết phục cơ quan tài trợ giúp đỡ

- Cách viết

Viết ngắn gọn, phù hợp mong muốn của tổ chức tài trợ, đảm bảo đủ ý:

• Dự án giải quyết vấn đề gì?

• Tại sao vấn đề này mà không phải là vấn đề khác?

- Mức độ phổ biến nghiêm trọng

- Xu hướng phát triển

- Phù hợp với quan tâm của xã hội

• Vấn đề được đặt ra trong bối cảnh nào?

• Biện pháp giải quyết vấn đề trên? Viết trong một đoạn văn

• Ai sẽ được trực tiếp hay gián tiếp hưởng lợi?

• Hiệu quả của dự án: Viết trong một đoạn văn các hiệu quả nâng cao năng lực, kinh tế, xã hội và môi trường của dự án sẽ mang lại

(Nên dựa vμo cây vấn đề (nguyên nhân vμ hậu quả) để viết!)

• Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra

• Mức độ của từng rủi ro ấy

• Cách giải quyết cho từng rủi ro

• Nên viết ngắn gọn, thường thể hiện bằng bảng

(Nên dựa vμo phần phân tích các giả định trong bảng tóm tắt kế hoạch để viết)

Ví dụ: Phân tích rủi ro dự án nuôi cá

Mưa lũ làm tràn bờ, mất

cá

Thấp ♦ Gia cố bờ trước mùa mưa bão

♦ Tăng cường kiểm tra trong mùa mưa lũ, chuẩn bị sẵn các nguồn lực

để ứng phó tại chỗ Chậm trả vốn, nợ đọng Thấp ♦ Thực hiện đúng điều lệ nhóm tín

dụng tiết kiệm để không có nợ đọng Việc thay đổi cán bộ sau

bầu cử

Vừa ♦ Bàn giao kịp thời ???

Sản phẩm khó bán Thấp ♦ Tìm thị trường, hợp tác tiêu thụ sản

phẩm

• Các thông tin chi tiết về một số vấn đề mà dự án quan tâm

• Cây vấn đề, Cây mục tiêu

• Lý lịch của một số cán bộ chủ chốt

• ảnh minh hoạ

3.3 Một số khó khăn khi viết dự án phát triển

• Thiếu thông tin và ngần ngại quan hệ với cơ quan tài trợ Trở ngại chủ yếu là kỹ năng giao tiếp và hàng rào ngôn ngữ

• Sự hiểu biết còn hạn chế của cán bộ dự án về ý tưởng giúp đỡ, mục tiêu, tôn chỉ của các tổ chức tài trợ Chưa hiểu hết lý do họ là ai và vì sao lại giúp đỡ mình

• ý tưởng của dự án hình thành từ người ngoài cộng đồng, ít đáp ứng nhu cầu của người dân và của cộng đồng

• Mục tiêu của dự án: ít chú ý về mặt xã hội (phát triển người bị thua thiệt nhất, công bằng xã hội, mức độ phân bố thành quả dự án cho các nhóm cư dân) ít chú ý về môi trường (bảo tồn tài nguyên thiên nhiên )

• Không làm rõ nhóm mục tiêu (Nhóm hưởng lợi) của dự án là ai và bao nhiêu người

• ít chú trọng vấn đề giới, nhất là chưa có giải pháp phát triển phụ nữ

• Chưa làm rõ quan điểm dân tham gia trong xác định nhu cầu, xây dựng, thực hiện, hưởng lợi từ dự án không rõ ràng Nhiều người cho rằng yêu cầu dân tham gia chỉ là hình thức Cán bộ xây dựng dự án chưa hiểu hiết

phương pháp và cách tiếp cận có dân tham gia Họ vẫn quen với cách làm cũ, kế hoạch từ trên xuống, mang tính áp đặt

• Có sự nhầm lẫn giữa sự tham gia và đại diện của dân trong dự án

• Chưa hiểu hết quan điểm phát triển bền vững Vì thế, chưa thiết kế các giải pháp xây dựng, thực hiên, quản lý thành quả dự án một cách bền vững

• Dự án coi trọng việc xin tài trợ, xem nhẹ phát huy nội lực Chưa gắn trách nhiệm của người sử dụng với quản lý, nuôi dưỡng công trình dự án

• Không thể hiện rõ chủ sở hữu của dự án Thường có sự tách rời giữa người xây dựng dự án, người tổ chức thực hiện và người hưởng lợi Thường quá nhiều bên tham gia, nhưng không rõ trách nhiệm cụ thể

• ít chú trọng đến đào tạo, phát triển nhân lực địa phương, mà chú trọng nhiều đến mua sắm, xây dung

• Hiểu sai lệch do bất đồng ngôn ngữ: Đôi khi dự án phải được viết bằng tiếng Anh Việc này hay được thực hiện thông qua phiên dịch Cán bộ phiên dịch chưa đủ kiến thức, từ vựng để dịch các chủ đề mang tính chuyên sâu của dự án

3.4 Đánh giá Đề cương dự án

Để đánh giá một bản đề cương đề xuất dự án có tốt hay không người ta thường xem xét những khía cạnh sâu đây:

1 Sự rõ rμng, logic vμ nhất quán

Liệu ai đó không biết về địa phương và dự án có hiểu dự án qua đọc đề cương này không?

- Nên:

• Viết rõ ràng, trực tiếp và ngắn

• Trình bày nhất quán

• Dẫn người đọc từng bước hiểu ý tưởng của dự án

• Các phần phải liên quan thống nhất với nhau: Bối cảnh => Vấn đề khó khăn => Mục tiêu => Giải pháp => Các hoạt động => Đầu vào

=> Kết quả

• Đơn vị dùng phải chuẩn, phổ thông

• Thống nhất các mục lớn, mục nhỏ, bảng, hình vẽ, chú thích

- Không nên:

• Viết câu phức dài dòng

• Lặp lại ý, ý sau không như ý trước (số liệu, đơn vị đo, tình hình)

• Dùng đơn vị địa phương (nếu xin tài trợ nước ngoài)

• Dùng những tập hợp từ thể hiện chính người viết cũng chưa rõ ràng hay không chắc chắn: V.V ; tương tự, hình như, dường như, có thể

là, nghe nói được coi là

2 Sự đồng bộ

Đề cương dự án có chứa đầy đủ các phần như tổ chức tài trợ yêu cầu: Tóm tắt, Đặt vấn đề, Mục tiêu, Giải pháp, Các hoạt động, Kết quả, Đầu vào, Kế hoạch thực hiện, Tổ chức thực hiện

3 Sự đáp ứng

• Đáp ứng yêu cầu của cơ quan tài trợ?

• Phát triển nguồn nhân lực, tài nguyên, môi trường, sự tham gia của dân, tác động đến người nghèo, ảnh hưởng có tính nhân rộng ?

• Đáp ứng được những vấn đề cấp bách đang đặt ra ở địa phương,

vùng và quốc gia?

4 Phương pháp tiến hμnh

Đề cương có giá trị cao khi người viết chứng tỏ rằng họ đã hiểu kỹ các khó khăn cần phải vượt qua bằng các giải pháp đề xuất trong dự án

5 Năng lực của người/cơ quan thực hiện dự án

• Ai/cơ quan nào thực hiện dự án?

• Có kinh nghiệm giải quyết vấn đề đó chưa?

• Cho ai? Phụ nữ, dân nghèo, dân tộc thiểu số?

• Viết dài dòng, khó hiểu • Viết ngắn, dùng từ phổ thông

• Tạo thành nhiều câu, đoạn văn,

tăng tính phức tạp

• Các câu liên quan, thống nhất, đơn giản

• ít dùng số liệu để viện dẫn • Có số liệu định lượng

• ít dùng các bảng biểu • Dùng bảng biểu cho các bảng số liệu

như hướng dẫn của phía tài trợ

• Các phần có liên quan đến nhau, có chuyển ý giữa các phần

• Không nên tuỳ ý trình bày theo cách

riêng của mình

• Trình bày theo các văn bản mà các

tổ chức tài trợ hướng dẫn

iv quản lý dự án phát triển nông thôn

4.1 Khái quát về quản lý dự án phát triển nông thôn

Sơ đồ 2: Các yếu tố của quản lý dự án

4.1.2 Nhiệm vụ quản lý dự án

• Kế hoạch hoá và trật tự hoá các hoạt động của dự án

• Tổ chức văn phòng dự án

• Tuyển mộ, giao việc, hướng dẫn và giám sát các cán bộ dự án

• Giám sát, kiểm tra các hoạt động của dự án

• Quản lý tài chính và kết hợp các tổ chức tài trợ

• Đánh giá các báo cáo do các tư vấn dự án gửi tới

• Xây dựng các báo cáo gửi đi theo yêu cầu của tổ chức tài trợ

4.1.3 Tiến trình xây dựng vμ quản lý dự án theo chu trình

Việc quản lý dự án nằm trong khuôn khổ chung của chu trình xây dựng và quản lý dự án như trình bày trong sơ đồ 3

Sơ đò 3: Chu trình xây dựng vμ quản lý dự án

4.1.4 Các khía cạnh cần được xem xét khi theo dõi vμ giám sát thực hiện dự

án

• Các công việc đã và đang thực hiện

• Các chỉ số chỉ báo cần phải theo dõi giám sát

• Hệ thống theo dõi, giám sát và báo cáo

• Các chi phí : Chi phí thực so với chi phí dự trù (Tạm ứng và quyết toán)

• Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án ( Chi phí- kết quả)

• Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên (Cơ chế phối hợp và hiệu quả thực tế)

• Sự tin tưởng lẫn nhau (Mâu thuẫn và xung đột)

• Kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không (Mục tiêu và kết quả thực)

• Những thay đổi và điều chỉnh cần thiết (Điều chỉnh kế hoạch, thoả

thuận, phương thức quản lý )

• Người thực hiện có nhận biết trách nhiệm, quyền hạn khi giải quyết vấn

đề phát sinh?

4.1.5 Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án

Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án được thể hiện qua sơ

Thu thập và kiểm soát các

nguồn lực

Sơ đồ 4: Hệ thống kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án

4.1.6 Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án

• Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện

• Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành

• Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát

• Phương pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên được đưa vào quá trình làm việc

• Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc

4.1.7 Những khó khăn trong quản lý dự án

• Dự án có những đặc điểm riêng

• Mục tiêu dự án: khó định lượng

• Dự án có nhiều mục tiêu

• Nhân sự thường không được đào tạo chính quy

• Các quy định, quyết định khó được vận dụng đầy đủ

• Tổ chức dự án: có nhiều cơ quan tham gia, kể cả dân tham gia, dân vừa

là người tổ chức, người thực hiện và là người hưởng lợi

• Dự án gồm nhiều kết quả, nhiều các hoạt động lồng ghép, có liên quan lẫn nhau

• Sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào môi trường tự nhiên, xã hội, kinh tế và người hưởng lợi Hiệu quả không rõ ràng

• Khó hình thành chỉ số giám sát, đánh giá các hoạt động của dự án Thông tin thường hay bị chậm, không đồng bộ

4.1.8 Điều kiện để quản lý có hiệu quả dự án phát triển nông thôn

Để quản lý dự án có hiệu quả cần có 8 điều kiện (8 S) như sau:

1 Phải có chiến lược quản lý có hiệu quả ( Strategy) Điều đó nghĩa là phải

có kế hoạch sát đúng, khoa học

2 Phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp để đảm đương tất cả các hoạt

động của dự án (Structure) Nguyên tắc này đòi hỏi phải làm tốt công tác tổ chức quản lý dự án

3 Phải có hệ thống rõ ràng (Systems) Nghĩa là chỉ rõ phương pháp tiến hành để các hoạt động được thực hiện, được giám sát và kiểm tra

4 Phải có đủ cán bộ có năng lực thực hiện công việc (Staff) Nguyên tắc này có liên quan đến tuyển chọn, sử dụng cán bộ dự án một cách phù hợp

5 Cán bộ quản lý phải có kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng quản lý (Skills)

6 Cán bộ dự án phải có năng lực làm việc với cộng đồng, phù hợp với đặc

điểm văn hoá, xã hội của cộng đồng, am hiểu nông thôn (Style/culture)

7 Công việc quản lý phải được xã hội hoá (Socialisation) Nghĩa là việc quản lý phải có sự tham gia của cộng đồng, nhất là cộng đồng hưởng lợi

8 Phải tính đến lợi ích của các bên liên đới đến dự án (Stakeholders)

4.1.9 Các chức năng của người quản lý dự án

Cán bộ quản lý dự án có những chức năng chính như sau:

1 Xây dựng kế hoạch Là một chức năng cơ bản của quản lý nhằm vạch ra

các kế hoạch hành động trong tương lai

2 Ra quyết định Các nhà quản lý lựa chọn các phương án khác nhau khi

họ thực hiện việc ra quyết định

3 Tổ chức Các cân nhắc về việc điều hành, phân công lao động, và phân

công trách nhiệm là một phần thuộc chức năng tổ chức

4 Tuyển mộ vμ phát triển cán bộ Đây là một việc bao gồm tuyển chọn,

đào tạo và phát triển những người có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức

5 Giao tiếp truyền đạt Các nhà quản lý có trách nhiệm cho việc giao tiếp

truyền đạt tới nhân viên của mình những kiến thức về kỹ thuật, những hướng dẫn, luật lệ, và những thông tin được yêu cầu để thực hiện công việc

6 Động viên khích lệ Một đặc điểm quan trọng của quản lý ngày nay là

động viên khích lệ các cá nhân theo đuổi các mục tiêu chung bằng cách thoả mãn nhu cầu và đáp ứng kỳ vọng thông qua việc cung cấp công việc có ý nghĩa và phần thưởng xứng đáng