LỜI CẢM ƠNTrong khoảng thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Khuôn Chính XácMinh Đạt, thông qua những kiến thực lý thuyết, sự chỉ dạy của các thầy cô, em đã học hỏi rất nhiều, áp dụng c
Yêu cầu và nhiệm vụ của nhân viên chứng từ xuât khau
Nhân viên chứng từ xuất khẩu cần có kiến thức vững về quy trình xuất khẩu và các luật pháp liên quan Họ phải làm việc cẩn thận để tránh sai sót trong tài liệu, có khả năng giao tiếp tốt, cùng với khả năng giải quyết vấn đề và thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi.
Nhiệm vụ của chúng tôi bao gồm chuẩn bị và kiểm tra các tài liệu xuất khẩu như hóa đơn, biên bản kiểm hàng và thông báo xuất khẩu Chúng tôi xác nhận tính chính xác của các chứng từ và thông tin trong tài liệu xuất khẩu, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý của cả nước xuất khẩu và nhập khẩu Liên lạc với cơ quan chính phủ, hải quan và các bên liên quan khác là điều cần thiết để hoàn tất các thủ tục xuất khẩu Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng tất cả tài liệu được hoàn thiện và chính xác nhằm tránh sự cố trong quá trình xuất khẩu.
Lộ trình thăng tiến vị trí nhân viên chứng từ xuất khẩu tại Công Ty CP
Khuôn Chính Xác Minh Đạt: Nhân viên thực tập — Nhân viên chính thức —
Chuyên viên — Phó phòng chứng từ — Trưởng phòng — Giám đốc bộ phận.
3.3 Môi trường làm việc tại Công ty CP Khuôn Chính Xác Minh Đạt
3.3.1 Về cơ sở vật chất phục vụ công việc
Cơ sở vật chất của phòng chứng từ xuất khẩu tại Công Ty CP Khuôn Chính Xác Minh Đạt được trang bị đầy đủ với diện tích văn phòng 60m2, bao gồm máy tính, máy photo, máy in, quạt, điều hòa, tủ đựng hồ sơ, bàn làm việc và các dụng cụ cần thiết khác để phục vụ công việc hiệu quả.
- Trang thiết bị văn phòng: Máy tính: 05 chiếc; Máy phô tô: 2 chiếc; Máy fax: 01 chiếc, Máy in 02 chiếc.
- Trang thiết bị phục vụ điều hành: Hệ thống GPS và điện thoại, camera, máy ảnh
3.3.2 Về mối quan hệ giữa các phòng ban
Để phát huy tối đa tiềm năng sáng tạo và giá trị cá nhân của nhân viên, công ty cần tạo ra môi trường làm việc tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới Việc sử dụng nguồn lực và ủy quyền hợp lý, cùng với phân công và phối hợp công việc hiệu quả, là rất quan trọng Ngoài ra, các nhà lãnh đạo nên áp dụng năm phong cách giao tiếp: người chỉ huy, chuyên gia, thầy giáo, đồng nghiệp và bạn bè, nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên.
Cấp dưới luôn tuân thủ và chấp hành mệnh lệnh một cách nghiêm túc và nhiệt tình trong mọi hoạt động Sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau là yếu tố quan trọng trong việc hợp tác và hỗ trợ nhau trong công việc Họ sẵn sàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, đồng thời giao tiếp một cách chân thành và thẳng thắn.
Các thành viên giữa các phòng ban rất nhiệt tình và luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Sự đoàn kết và không phân biệt giữa các thành viên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực tập, giúp tôi học hỏi và nhận được sự hỗ trợ từ các anh chị ở nhiều phòng ban khác nhau.
3.3.3 Về quy định, quy tắc và yêu cầu
Công ty yêu cầu nhân viên có kiến thức cơ bản về quy trình xuất nhập khẩu, Incoterm và các thuật ngữ quan trọng như Bill of lading, Booking Note, và Delivery order, do tính chất nghiệp vụ cao của công việc.
Kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố quan trọng trong công việc, đặc biệt là việc sử dụng thành thạo Word, Excel và các phần mềm CRM để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, nhân viên chứng từ cần có khả năng tiếng Anh ở mức đọc hiểu cơ bản, vì công việc thường xuyên yêu cầu trao đổi qua email với các đối tác nước ngoài như hãng tàu và đại lý Cuối cùng, khả năng giải quyết vấn đề cũng là một kỹ năng cần thiết để xử lý các tình huống phát sinh trong công việc.
3.3.4 Về thái độ làm việc trong phòng ban
Tại công ty, thái độ cầu tiến và chăm chỉ của nhân viên được đánh giá cao, thậm chí còn quan trọng hơn cả kiến thức và kỹ năng Các nhà quản lý nhận định rằng kiến thức và kỹ năng có thể được học hỏi và phát triển trong quá trình làm việc, trong khi thái độ lại khó có thể thay đổi.
Thái độ làm việc tích cực của các nhân viên thể hiện rõ qua việc họ luôn chủ động học hỏi và tìm tòi kiến thức mới Điều này rất quan trọng trong môi trường công ty, nơi mà các lô hàng thường khác nhau, giúp nhân viên có cơ hội tiếp xúc với nhiều tình huống khác nhau.
“độc lạ” và có thêm nhiều trải nghiệm thực tế.
3.4.1 Về hoạt động chuyên ngành
Công ty Cổ phần Khuôn Chính Xác Minh Đạt là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực in ấn và sản xuất các sản phẩm từ nhựa, bao gồm nhựa kỹ thuật, nhựa điện tử, và nhựa tinh xác Ngoài ra, công ty còn chuyên gia công cơ khí, xử lý và phủ tráng kim loại, cũng như sản xuất linh kiện điện tử và máy móc Minh Đạt hiện đang xuất khẩu sản phẩm ra nhiều quốc gia trên thế giới và khu vực Với sẵn có các nhà máy, công ty có khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu sản xuất mà không cần đầu tư mới Đội ngũ nhân viên của công ty có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn trong ngành.
Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây rất khả quan, với lợi nhuận sau thuế tăng từ 99.977 triệu VND năm 2021 lên 111.493 triệu VND năm 2023 Để đạt được kết quả này, ban lãnh đạo công ty đã không ngừng đổi mới và đưa ra những ý tưởng phù hợp với thị trường.
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã có cơ hội hệ thống hóa kiến thức đã học và áp dụng vào thực tiễn, từ đó nâng cao chuyên môn Dù chỉ là thực tập sinh, nhưng tôi đã mở rộng tầm nhìn và tiếp thu nhiều kiến thức thực tế quý giá.
3.4.2 Về môi trường làm việc
Môi trường làm việc tại đây rất chuyên nghiệp và năng động, nơi mọi người học hỏi lẫn nhau và luôn sẵn sàng hỗ trợ Các anh chị đồng nghiệp nhiệt tình hướng dẫn và chăm sóc từng chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Được trang bị đầy đủ thiết bị và tiện nghi, môi trường này không chỉ giúp tôi tiếp cận những tiêu chuẩn chuyên nghiệp mà còn khuyến khích sự năng động trong xã hội Ngoài ra, mọi thắc mắc đều được giải đáp tận tình, thể hiện sự hợp tác và sẻ chia trong công việc.
4 CÔNG VIỆC CUA NHÂN VIÊN CHUNG TỪ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP Khuôn Chính Xác Minh Đạt
4.1 Xem bộ chứng từ xuất nhập khau
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các tài liệu quan trọng như ngày vận chuyển, tên người gửi và tên người nhận Mỗi thị trường xuất khẩu có yêu cầu riêng về bộ chứng từ này Các chứng từ bắt buộc phải có và các phương thức vận chuyển, thanh toán cũng cần được tìm hiểu kỹ lưỡng để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.
4.2 Làm việc với khách hàng
Nhận XEt 2- << HH HH 0000000000 0 22 1 Về hoạt động chuyên ngành: - << sssssses 22 2 Về môi trường làm ViỆC - 2-2 << sssessessessessesses 23 4 CÔNG VIỆC CUA NHÂN VIÊN CHUNG TỪ XUAT KHẨU TẠI
3.4.1 Về hoạt động chuyên ngành
Công ty Cổ phần Khuôn Chính Xác Minh Đạt là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực in ấn và sản xuất các sản phẩm nhựa, bao gồm nhựa kỹ thuật, nhựa điện tử, và linh kiện điện tử Công ty không chỉ cung cấp dịch vụ gia công cơ khí và xử lý, phủ tráng kim loại mà còn xuất khẩu sản phẩm ra nhiều nước trong khu vực và trên thế giới Với hệ thống nhà máy sẵn có, công ty có khả năng mở rộng sản xuất mà không cần đầu tư mới, nhờ vào đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn.
Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây rất khả quan, với lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tăng từ 99.977 triệu VND năm 2021 lên 111.493 triệu VND năm 2023 Để đạt được thành công này, ban lãnh đạo công ty đã không ngừng thay đổi và đưa ra những ý tưởng mới phù hợp với thị trường.
Thực tập tại công ty là cơ hội quý giá để em tổng hợp và hệ thống hóa kiến thức đã học, đồng thời áp dụng vào thực tế nhằm nâng cao chuyên môn Mặc dù chỉ là thực tập sinh, nhưng em đã mở rộng tầm nhìn và tiếp thu nhiều kiến thức thực tiễn quý báu trong suốt quá trình này.
3.4.2 Về môi trường làm việc
Môi trường làm việc tại đây rất chuyên nghiệp và năng động, nơi các thành viên luôn học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau Sự nhiệt tình trong việc hướng dẫn và chăm sóc từng chi tiết tạo nên không khí làm việc tích cực Với đầy đủ trang thiết bị và tiện nghi, công ty đáp ứng tốt nhất nhu cầu công việc Điều này không chỉ giúp cá nhân tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn khuyến khích sự năng động trong xã hội Các anh chị luôn sẵn sàng giải thích và hỗ trợ mọi thắc mắc, tạo điều kiện cho sự phát triển chung.
4 CÔNG VIỆC CUA NHÂN VIÊN CHUNG TỪ XUẤT KHẨU TẠICÔNG TY CP Khuôn Chính Xác Minh Đạt
Xem bộ chứng từ xuất nhập khẫu . -s- 2 ssssssses 23
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các tài liệu quan trọng đi kèm với lô hàng, như ngày vận chuyển, tên người gửi và tên người nhận Mỗi thị trường xuất khẩu có yêu cầu riêng về bộ chứng từ, bao gồm các chứng từ bắt buộc và các phương thức vận chuyển, thanh toán Việc hiểu rõ về bộ chứng từ này là cần thiết để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
4.2 Làm việc với khách hàng
Nhân viên chứng từ xuất khâu có trách nhiệm tư vấn chi tiết về các thủ tục xuất nhập khẩu cho khách hàng Khi khách đã hiểu rõ, nhân viên cần tiếp tục đàm phán và thuyết phục họ ký hợp đồng Nếu khách hàng có thắc mắc, cần giải đáp tận tình để tạo sự hài lòng Vị trí này yêu cầu sự chu đáo và nhiệt tình nhằm xây dựng lòng tin với khách hàng.
4.3 Đọc các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam trong xuất nhập khẩu
Để thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hiệu quả, cần nắm rõ các quy định, quy chuẩn và điều kiện cần thiết Điều này bao gồm việc hiểu biết về quy định hải quan, thuế xuất nhập khẩu, cũng như các điều kiện cụ thể cho từng loại hàng hóa Hơn nữa, việc nắm vững quy trình và thủ tục cần thiết cho từng loại hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quá trình xuất nhập khẩu.
Đọc các văn bản quy phạm về hải quan sẽ giúp nhân viên chứng từ nắm rõ yêu cầu về tài liệu hồ sơ cần thiết, các biểu mẫu cần chuẩn bị và các bước cụ thể trong quy trình xử lý thủ tục hải quan.
4.4 Thực hành viết chứng từ giấy
Chuẩn bị và xử lý các chứng từ cần thiết cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa là rất quan trọng Các loại chứng từ bao gồm hóa đơn xuất khẩu, phiếu xuất kho, vận đơn, đơn hàng và các tài liệu liên quan khác.
Để thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hiệu quả, cần nắm vững kiến thức về các loại chứng từ và quy định pháp lý liên quan, đồng thời đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và phù hợp với yêu cầu.
4.5 Nhập liệu và soạn thảo chứng từ xuất khẩu
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu có trách nhiệm nhập liệu thông tin liên quan đến việc soạn thảo các chứng từ xuất khẩu, bao gồm hóa đơn xuất khẩu, danh sách hàng hóa và vận đơn vận chuyển Công việc này rất quan trọng để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra một cách suôn sẻ và tuân thủ đúng các quy định pháp lý.
5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG
5.1 Xem bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Bước 1: Doc so lược các bộ chứng từ được lưu trữ tại phòng Xuất Nhập
Khẩu dé trong một bộ chứng từ bao gồm nhiều loại chứng từ cụ thể, mỗi loại yêu cầu số lượng bản sao và bản chính khác nhau, dựa vào danh sách tài liệu Áp dụng kiến thức đã học trên lớp, tôi đã sử dụng phương pháp ghi chép và phân tích để hiểu rõ nội dung chi tiết của từng loại chứng từ.
Bước 2: Ghi chép và chú ý thông tin về sản phẩm và thị trường xuất khẩu để nhận diện sự khác biệt giữa các bộ chứng từ Ngoài các chứng từ cơ bản, việc cấp chứng từ còn phụ thuộc vào chỉ thị của khách hàng và quy định của từng quốc gia Phòng Xuất Nhập Khẩu sẽ chuẩn bị hồ sơ xin cấp chứng từ theo yêu cầu cụ thể, vì các quốc gia có yêu cầu khác nhau về mẫu C/O và hợp đồng, như hợp đồng xuất khẩu đi Colombia cần thêm chứng nhận.
Bước 3: Chủ động nghiên cứu và tìm hiểu về công dụng, ý nghĩa, cũng như cơ quan phát hành của từng loại chứng từ, nhằm củng cố và mở rộng kiến thức chuyên ngành.
5.2 Làm việc với khách hàng
Nhân viên chứng từ cần tư vấn cho khách hàng về thủ tục hải quan, các loại hình xuất khẩu và nhập khẩu, cũng như cách tính định mức nguyên phụ liệu trong sản xuất, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng khách hàng.
Khi nhận Booking Request từ khách hàng qua email, cần chú ý các thông tin cơ bản như mặt hàng xuất khẩu, trọng lượng hàng hóa, loại và số lượng container cần đặt, cảng đi (Port of loading), cảng đến (Port of discharge) và ngày tàu chạy (ETD).
Bước 3: Gui booking Confirmation thông qua email và phát hành HBL
( House Bill of Lading) cho khach hang Cần hỏi khách hàng sử dụng loại BL nào (Orginal B/L hay Surrendered B/L) Nhân viên chứng từ gửi bản nháp
HBL và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin đã đúng và đủ trước khi in bản chính thức.
Bước 4: Thu tiền khách hàng: Gửi Invoice cho khách hàng thanh toán về các khoản phí Local Charge mà công ty phải thu như: AMS, CY monitoring,
B/L, Handling, seal fee Chỉ giao Original HBL cho khách hàng sau khi đã thanh toán đầy đủ các khoản phí trên.
Để hiểu rõ về quy định xuất nhập khẩu tại Việt Nam, cán bộ sẽ hướng dẫn cách tra cứu và đọc các văn bản pháp luật liên quan trên cổng thông tin của Bộ Công Thương Bên cạnh đó, hướng dẫn cũng bao gồm cách tìm kiếm biểu thuế xuất nhập khẩu trên cổng thông tin của Hải quan Việt Nam.
Ghi chép lại nội dung hướng dẫn về cách phân loại HS Code theo 6 quy tắc phân loại hàng hóa — Danh mục hàng hóa xuất nhập khâu Việt Nam.
Sinh viên thực tập cần chủ động tra cứu mã HS cho hàng hóa xuất khẩu của công ty và tìm hiểu biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam, nhằm thực hiện các hiệp định thương mại hàng hóa liên quan đến biểu thuế xuất nhập khẩu.
Cán bộ hướng dẫn cung cấp cho sinh viên tài liệu quan trọng liên quan đến tập quán thương mại quốc tế và bản quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ, giúp sinh viên nắm vững kiến thức cần thiết trong lĩnh vực này.
(UCP 600), dé sinh viên củng cố kiến thức và hiểu hơn về những quy định trong hợp đồng mua bán ngoại thương.
5.4 Thực hành viết chứng từ giấy
Bước 1: Doc và khoanh các thông tin quan trọng có trong Sale Confirmation.