Báo cáo kết thúc học phần truyền thông nội bộ Đề tài xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ yêu thương cần nói cho công ty vinamilk

LỜI CẢM ƠNĐể có thể đi đến ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắcđối với các thầy cô của trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên,đặc b

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN

TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

Đề tài:

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ “YÊU THƯƠNG

CẦN NÓI” CHO CÔNG TY VINAMILK

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trương Thị Phương

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thu Hà

Đặng Hồng Quân

Nông Quốc Huấn Hoàng Đức Hải Đăng Nguyễn Thị Hồng Mây Nông Quốc Huấn

Lý Huệ Anh Nông Văn Trung Đặng Đức Thắng Lâm Hà Đức Lớp: Công nghệ truyền thông K19A

Thái Nguyên, tháng 11 năm 2022

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

1.1 Truyền thông nội bộ

1.1.6 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức

1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ

1.2 Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ

1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ(event)

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ(newsletter,newsappers)

1.2.3 Vận hành website nội bộ

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá truyền thông nội bộ

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

1.3.2 Phương pháp hoạt đông truyền thông nội bộ

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CHO CÔNG TY SỮA VINAMILK

2.1 Tổng quan Công ty Sữa Vinamilk

2.3.1 Thực trạng hoạt động tổ chức các sự kiện nội bộ

2.2.4 Các hoạt động truyền thông nội bộ khác

2.3 Xác định công chúng truyền thông

2.4 Xác định mục tiêu kế hoạch truyền thông nội bộ

2.5 Xác định thông điệp truyền thông

2.6 Xác định kênh truyền thông

2.7 Lên kế hoạch đối với các kênh truyền thông

2.2.2 Lập ý tưởng cho sự kiện 20/10

CHƯƠNG 3 BÀI HỌC KINH NGHIỆM RÚT RA, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM

3.1 Bài học kinh nghiệm cho người làm truyền thông

3.1.1 Nghiên cứu các cơ sở lý thuyết về truyền thông

3.1.2 Học cách sử dụng phức hợp nhiều công cụ truyền thông3.1.3 Nắm rõ các đối tượng mục tiêu

3.1.4 Dự tính rủi ro và các biện pháp khắc phục

3.1.5 Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp

3.1.6 Cập nhật xu hướng truyền thông mới nhất

3.2 Đánh giá hiệu quả làm việc nhóm

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CẢM ƠN

Để có thể đi đến ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắcđối với các thầy cô của trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên,đặc biệt là các thầy cô ở khoa Truyền thông đa phương tiện của trường đã tạo điều kiện cho

em và tất cả các bạn sinh viên trong lớp và trong ngành có cơ hội được va vấp, trải nghiệm,

để từ đó chúng em có thêm những kinh nghiệm và bài học cho bản thân Và em cũng xinchân thành cám ơn cô Trương Thị Phương đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn chúng emhoàn thành bài báo cáo kết thúc học phần

Trong quá trình thực hiện bài cáo cáo kết thúc học phần này, do kiến thức cũng nhưkinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếusót, chúng em rất mong nhận được ý kiến đóng góp thầy, cô để chúng em có thể rút kinhnghiệm và từ đó học hỏi được nhiều kĩ năng, kinh nghiệm hơn và sẽ hoàn thành tốt hơntrong những lần sau

Chúng em xin chân thành cảm ơn

 

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ1.1 Truyền thông nội bộ

bộ Tựu trung lại, truyền thông nội bộ là các hoạt động truyền thông tương tác giữa conngười với con người trong cùng một doanh nghiệp, tổ chức nhằm hướng đến và thực hiệnmột mục tiêu chung

Hiểu theo cách gần gũi hơn, truyền thông nội bộ giống như bữa cơm tất niên, khi mọingười trong gia đình cùng chuẩn bị nấu cỗ với nhau Trong bữa cơm đó, mọi thành viên giađình đều chung tay góp sức cho bữa cơm nhà, mọi người đều biết mình đang và sẽ làm gìcho “bữa cỗ” này và cả nhà cùng ăn món ăn do một tập thể làm nên Bữa ăn đó sẽ giúp cả giađình cùng gắn kết hơn, cùng yêu thương nhau hơn Trong từng công đoạn, có thể dễ dàngnhận ra sự gắn kết cảm xúc của tình thân, sự kết nối giữa quá khứ – hiện tại – tương lai, haygiữa truyền thống và hiện đại ngay trong từng khoảnh khắc giao thời Tất cả điều đó đềuhướng đến một mục tiêu chung được mang tên là “Hạnh phúc” Đó cũng chính là tinh thầncủa truyền thông nội bộ

1.1.2 Đối tượng

Có thể chia đối tượng của truyền thông nội bộ thành hai nhóm: trực tiếp và gián tiếp.Nhóm đối tượng trực tiếp bao gồm tất cả những người làm việc trong công ty và tổ chức, cóthể bao gồm lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên, thực tập sinh, cộng tác viên… 

Nhóm đối tượng gián tiếp bao gồm cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và người nhànhân viên “Người nhà nhân viên” là nhóm đối tượng vô cùng quan trọng nhưng lại thườnghay bị bỏ qua

(Two-Trung thực (Honest): Để có được sự lắng nghe từ nhân viên, hãy trung thực Nếu

truyền thông nội bộ không minh bạch trong thông điệp mình đưa ra, mọi nỗ lực gây dựnglòng tin với nhân viên sẽ bị thất bại Nhân viên sẽ không gặp khó khăn gì để có thể kiểm tramức độ chính xác trong thông điệp bạn đưa ra bởi họ là những người trực tiếp trải nghiệmnhững điều bạn nói Do vậy, trung thực với nhân viên là đặc tính hàng đầu của truyền thôngnội bộ

Cởi mở (Open): Truyền thông hiệu quả cần luôn giữ được sự cởi mở, thẳng thắn.

Hãy cởi mở để lắng nghe những ý kiến khác biệt từ nhân viên Hãy cởi mở với việc chia sẻnhững giá trị tốt đẹp của công ty, không chỉ bên trong nội bộ mà còn ra bên ngoài Truyềnthông nội bộ cũng nên cởi mở với các ý tưởng sáng tạo, thay thế những cách làm cũ Cởi mởcũng có nghĩa là cho phép nhiều người cùng tham gia vào hoạt động truyền thông nội bộ.Càng nhiều người tham gia, hiệu ứng của truyền thông nội bộ sẽ càng lớn hơn Hành trìnhlàm ra sản phẩm truyền thông nội bộ cũng chính là truyền thông nội bộ.  

Hai chiều (Two-way): Bên cạnh sự trung thực, cởi mở, truyền thông nội bộ còn cần

được thực hiện theo nguyên tắc hai chiều Truyền thông nội bộ không phải là hình thức độcthoại của lãnh đạo, nó là cuộc đối thoại đa chiều Chừng nào bạn có thể duy trì nó như mộtcuộc hội thoại, chừng đó truyền thông nội bộ sẽ càng trở nên ý nghĩa hơn, hiệu quả hơn Haichiều gồm chiều dọc: từ trên xuống và từ dưới lên Hai chiều cũng là theo chiều ngang, giữacác bộ phận đồng cấp Hai chiều cũng là chiều từ trong ra ngoài và từ ngoài vào trong. 

1.1.4 Bối cảnh của truyền thông nội bộ

Xu thế hộp kính

Nếu trước kia doanh nghiệp được ví như những “chiếc hộp đen” thì giờ đây, doanhnghiệp đã trở thành những “chiếc hộp kính”. Trong thời kỳ doanh nghiệp như “hộp đen”,rất khó để nhìn thấy những gì đang diễn ra bên trong chiếc hộp đó Thương hiệu là thứ hiện

ra bên ngoài và có thể là bất cứ gì bạn tô vẽ trên bề mặt chiếc hộp Mọi người “ngắm” doanhnghiệp từ ngoài, có thể thích hoặc không thích Khi doanh nghiệp là chiếc hộp kính trongsuốt, người bên ngoài có thể dễ dàng nhìn thấy bên trong: con người, quy trình và cả nhữnggiá trị cốt lõi Họ cũng có thể biết được người ở bên trong đang cảm thấy thế nào Một khivăn hóa nội bộ đối diện với khách hàng, nó sẽ là một phần quan trọng của thương hiệu Nó

sẽ trở thành một trong những tài sản tiếp thị thương hiệu mạnh mẽ nhất mà doanh nghiệp cóhoặc cũng có thể là một rủi ro đối với thương hiệu Đó là lý do khiến văn hoá, truyền thôngnội bộ ngày càng được chú trọng phát triển hơn

Lý tưởng và Sứ mệnh

Trong bối cảnh mới, truyền thông nội bộ chú trọng đến việc tạo ra một môi trườnglàm việc lý tưởng và chú trọng nhiều vào sứ mệnh, bức tranh lớn Một môi trường đượcđánh giá là lý tưởng khi những tổ chức dùng thế mạnh của mình để giải quyết một vấn đềcủa xã hội, đồng thời nhờ đó giúp nhân viên cùng tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề

đó. Đồng thời, sứ mệnh cũng là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi tiến hành công việctruyền thông nội bộ Một doanh nghiệp chú trọng vào sứ mệnh, bức tranh lớn sẽ biến sứmệnh đó thành chất keo kết nối nhân lực thế hệ mới, tăng động lực tự thân và hiệu suất làmviệc cũng như tạo khác biệt qua văn hóa doanh nghiệp Một câu chuyện cho thấy tầm quantrọng của sứ mệnh không thể không nhắc đến câu chuyện người lau sàn nhà tại NASA Năm

1961, trong một lần đến thăm trụ sở của Cục Hàng không Vũ trụ Mỹ (NASA), Tổng thốngJohn F Kennedy nói chuyện với một người đang lau sàn nhà Tổng thống hỏi thăm anh vềcông việc, hỏi ông làm gì ở NASA Câu trả lời của người lao công làm Kennedy sữngngười: “Thưa Tổng thống, tôi ở đây để giúp đưa con người lên mặt trăng!” NASA khi đóđang nhận sứ mệnh biến nước Mỹ trở thành một cường quốc về hàng không vũ trụ Mục tiêuđầu tiên là chinh phục mặt trăng Tất cả nhân viên NASA đều hướng đến mục tiêu này, baogồm cả người lao công bình dị Câu trả lời của anh sau này trở thành một ví dụ kinh điển củaviệc khi gắn cùng một sứ mệnh lớn, sẽ không có công việc nào là tầm thường nữa.

Thách thức Silo

Một thách thức khác từ nội tại doanh nghiệp là hiệu ứng Silo Trong quản trị doanhnghiệp, Silo là khái niệm dùng để chỉ trạng thái giao tiếp thiếu hiệu quả, khi một số bộ phậnkhông muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty Silohình thành khi nhân viên gắn kết với một nhóm hơn là với công ty, nhân viên của một nhómmất lòng tin vào nhân viên hoặc phòng ban khác Một khi niềm tin biến mất, việc các nhómlàm việc cùng nhau sẽ ngày càng khó khăn Loại tâm lý này sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạtđộng chung, giảm tinh thần làm việc và có thể góp phần vào sự sụp đổ của văn hóa Bởi vậy,truyền thông nội bộ hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp phá vỡ các khối Silo này

Cuộc cách mạng “không tìm kiếm” và nội dung “real-time”

Bối cảnh này được hiểu là khi các thông tin trong tổ chức được sắp xếp, tổ chức theohướng dễ tìm kiếm, không cần tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực để “truy vết”, đồng thờithông tin cũng cần thường xuyên được cập nhật để luôn trong tình trạng mới nhất, hot nhất,thời sự nhất Đó cũng là khi môi trường được số hóa nhiều hơn với đa kênh tiếp cận mọiđiểm chạm, thu hút tương tác thực tế nhiều hơn

Dữ liệu giáo

Trong bối cảnh mới, dữ liệu trở thành yếu tố thiết yếu để triển khai công tác truyềnthông nội bộ Doanh nghiệp có xu hướng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu Đồng thời, đốitượng mục tiêu sẽ được phân thành các nhóm nhỏ theo mô hình các tiểu cộng đồng trongdoanh nghiệp, từ đó dễ dàng thu thập ý kiến, tiếng nói của từng nhóm nội bộ và có cơ sở đểđưa ra các đề xuất, cải tiến bám sát với nhu cầu của từng nhóm hơn

Covid-19

Thời gian vừa qua, sự xuất hiện của Covid-19 đã khiến các hoạt động quản trị doanhnghiệp thay đổi, và truyền thông nội bộ cũng không ngoại lệ. Truyền thông nội bộ đãchuyển từ vai trò bộ phận chức năng sang bộ phận chiến lược để duy trì kinh doanh Cáchthức truyền thông cũng chú trọng vào việc trực tiếp nhiều hơn, giảm bớt vai trò trung gian,đồng thời lắng nghe nhiều hơn Thay vì áp đặt như trước đó, lãnh đạo sẽ trao quyền chonhân viên nhiều hơn, tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, gắn kết, nhận thức và được tándương nhiều hơn Song song với đó, nội dung truyền thông cũng tập trung hơn vào nhữngđiều cốt lõi như văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh, bức tranh lớn

1.1.5 Vai trò

Truyền thông nội bộ có thể giúp doanh nghiệp gia tăng 4 nguồn vốn, trong đó gồm:nguồn vốn tổ chức, nguồn vốn thông tin, nguồn vốn con người và nguồn vốn cộng đồng

Nguồn vốn tổ chức: Truyền thông nội bộ góp phần phát triển văn hóa doanh nghiệp,

xây dựng hình ảnh lãnh đạo, giúp doanh nghiệp truyền thông về định hướng phát triển, tầmnhìn, chiến lược cũng như phát triển mối quan hệ giữa các đội nhóm (điển hình là xây dựngcác tiểu cộng đồng nhân viên)

Nguồn vốn thông tin: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu hơn về các quy định,

quy trình, chính sách, tăng kiến thức về thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

và mở rộng, cập nhật kiến thức về ngành, nghề, thị trường, đối thủ

Nguồn vốn con người: Truyền thông nội bộ là kênh để doanh nghiệp thu hút nhân tài

thông qua hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng, giữ chân nhân tài thông qua các chươngtrình gắn kết, vinh danh, lắng nghe hay ngăn ngừa khủng hoảng và phát triển nhân tài thôngqua các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng, sự nghiệp

Nguồn vốn cộng đồng: Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp xây dựng và thắt chặt

quan hệ với các tổ chức xã hội, chính quyền,… hỗ trợ cho bán hàng thông qua các sáng kiếnnhằm cải tiến kinh doanh, các chương trình khách hàng nội bộ, tham gia triển khai các hoạtđộng trách nhiệm xã hội (CSR) và xây dựng cộng đồng ủng hộ doanh nghiệp (hệ sinh tháinhân sự mở rộng cả online và offline)

Công thức “BELIEVE” dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn vai trò của truyền thông nội

bộ trong bối cảnh mới

*Hỗ trợ kinh doanh – Business Support

Truyền thông nội bộ cần là công cụ đắc lực để hỗ trợ kinh doanh Những mục tiêukinh doanh cần truyền tải tới nhân viên để họ hiểu mình đang bán sản phẩm gì, chất lượng

ra sao Qua việc hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ đó, nhân viên sẽ dễ dàng trở thành mộtđại sứ thương hiệu – những người sẵn sàng giới thiệu và quảng bá chúng với khách hàng,người thân, bạn bè

Hãng đệm Aaron – doanh nghiệp đã dùng cách truyền thông nội bộ độc đáo để dùngchính nhân viên giới thiệu về sản phẩm đệm của mình Aaron là một nhà bán lẻ trong lĩnhvực nội thất, thiết bị điện tử và đồ gia dụng tại Mỹ Doanh nghiệp này đã phá vỡ Kỷ lụcGuinness Thế giới với danh hiệu hiệu ứng domino bằng người và nệm với 1200 người ômnệm xếp thành chuỗi dài và dần dần đổ theo hiệu ứng Domino Đoạn video thu hút rất nhiềulượt xem trên mạng xã hội và cũng giúp nhiều người biết hơn tới thương hiệu này. 

Nhân viên, sau khi được truyền thông nội bộ tốt, có thể giúp:

 Bán hàng (đẩy mạnh truyền thông cho các chương trình mua sắm, khuyến mãi)

 Lắng nghe để chăm sóc khách hàng (tiếp nhận ý kiến, quan sát hành vi của kháchhàng)

 Tăng cường các trải nghiệm cho khách hàng (customer experience)

 Tăng cường sự gắn kết với thương hiệu của khách hàng (customer engagement)

 Lan tỏa thương hiệu  (qua CSR, xây dựng văn hóa doanh nghiệp…)

 Hỗ trợ hoạt động marketing (đăng ký tham gia sự kiện, check in…)

Bên cạnh đó, nhờ có các hoạt động truyền thông nội bộ, khoảng cách giữa nhân viênvới tổ chức cũng được rút ngắn lại Khi đó, tổ chức đang chia sẻ những sứ mệnh, tầm nhìn,giá trị mà mình đang tuân theo tới nhân viên, giúp nhân viên cảm thấy mình cũng là mộtphần trong bức tranh lớn của doanh nghiệp

*Lắng nghe nhân viên – Listen

“Điều quan trọng nhất trong truyền thông là nghe những gì không được nói” – nhà tưvấn quản trị Peter Drucker từng nhận định Truyền thông nội bộ là một hệ thống trao đổithông tin hai chiều Nếu vẫn đang nghĩ truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là việc chuyển tintức một chiều từ các cấp trên xuống đội ngũ nhân viên, thì đó là một quan niệm thiếu sót

Giờ đây, thông qua các chiến dịch đo lường mức độ gắn kết, thăm dò ý kiến nhânviên, các diễn đàn thảo luận, tiếng nói của nhân viên đang dần được lắng nghe và giải đápnếu họ gặp phải vấn đề gì mình chưa hài lòng. Các kênh truyền thông nội bộ như hòm thưgóp ý, các diễn đàn mở, bình luận trên các trang mạng xã hội nội bộ sẽ là nơi để những ýkiến của nhân viên được tiếp nhận

Có rất nhiều cách thức lắng nghe, đó có thể là:

 Lắng nghe chủ động thông qua các chương trình khảo sát định kỳ, thăm dò, điều tra,bình chọn

 Sử dụng các công cụ social listening

 Tổ chức các hội thảo, diễn đàn, đối thoại, giao lưu (offline và trực tuyến)

 Lắng nghe qua các đầu mối truyền thông nội bộ và các KOL

 Quan sát và phân tích nội dung, hành vi

Cập nhật thông tin – Information Update

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên biết về các sự kiện sắp diễn ra, các thay đổitrong chính sách công ty, các hoạt động gắn kết nhân viên như dã ngoại, hội thao hay cáccập nhật về tình hình kinh doanh chung của công ty

Việc công bố những thông tin này đến từng nhân viên thay vì che giấu sẽ tạo nên mộtmôi trường 360 độ minh bạch, cởi mở mà bất kỳ nhân viên nào cũng mong muốn Rất nhiềudoanh nghiệp lựa chọn và ưu tiên việc cập nhật nhanh nhất bất kỳ hoạt động, sự kiện nàodiễn ra trong công ty đến nhân viên qua các kênh nội bộ, có thể kể đến như VietnamAirlines với trang Spirit, FPT với trang Chungta Không những vậy, các trang nội bộ nàycòn “mở cửa” để bất kỳ ai, dù là cán bộ nhân viên hay khách hàng, đối tác đều có thể theodõi và tìm hiểu

Đào tạo – Educate

Truyền thông nội bộ có thể giúp nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năngmềm và học hỏi nhiều điều mới thông qua các hoạt động như sự kiện giao lưu, trao đổi, cácbuổi tọa đàm liên quan đến các đề tài chuyên môn mà nhân viên quan tâm Các bản tin nội

bộ cũng có thể dành nhiều nội dung để chia sẻ về những xu hướng của ngành hay nhữngkinh nghiệm giúp bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn

Văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi – Values

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp cho văn hóa doanh nghiệp của bạn trở nên

rõ ràng Các thông báo, thông điệp, các cập nhật tin tức, những bài viết trên trang blog riêngcủa CEO đóng vai trò quan trọng trong việc nhìn nhận về văn hóa của nhân viên Họ sẽ hiểudoanh nghiệp này đang làm vì điều gì, các giá trị sinh ra để phục vụ lợi ích của ai, vì sao sứmệnh lại thực sự cần thiết cho doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp là tổng thể những giá trị

đó, và nếu được thực hiện tốt, các chiến dịch truyền thông nội bộ sẽ đưa các văn hóa mà nổibật là các giá trị cốt lõi “sống” cùng nhân viên

Bạn có thể nhìn ví dụ từ Mekong Capital để thấy cách doanh nghiệp này đưa các giátrị cốt lõi cũng như những nền tảng của văn hóa doanh nghiệp vào đời sống của nhân viên.Mekong Capital đã tiến hành các sự kiện vui vẻ, các chương trình theo tháng, quý như thiđấu các trò chơi, các cuộc thi, lễ trao giải, những buổi trao đổi để nhân viên thấm nhuần vàhiểu hơn về 8 giá trị cốt lõi Bên cạnh đó, để kiểm tra mức độ hiểu biết của nhân viên, cácchương trình đánh giá hàng năm kèm theo các bài kiểm tra được đưa ra để nhìn nhận nhânviên đã nắm được và áp dụng các giá trị cốt lõi đó như thế nào

Xây dựng hình ảnh lãnh đạo – Employer

Nhờ có truyền thông nội bộ hiệu quả, giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên cũng trởnên cởi mở hơn, thẳng thắn hơn, giúp cho việc quản lý và điều hành tốt hơn Bên cạnh đó,truyền thông nội bộ còn giúp lan tỏa tầm ảnh hưởng của bất kì ai trong công ty để biến họ trởthành một “nhà lãnh đạo” Họ không nhất thiết phải là một CEO, một nhà quản lý để đượccoi là lãnh đạo, mà chỉ cần tiếng nói của họ, hành động của họ truyền cảm ứng cho nhữngngười khác, giúp người khác ngày một phát triển, khi đó họ đã là “lãnh đạo” của mọi người

1.1.6 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức

*Tăng hiệu quả kinh doanh

Để đảm bảo hoạt động thường xuyên thông suốt, thông tin liên lạc nội bộ nhanhchóng, chính xác, kịp thời là điều cần thiết Cùng với đó truyền thông nội bộ làm tăng hiệuquả sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty Các nhà lãnh đạo có thể hiểu được nhu

cầu của nhân viên và làm thế nào để đáp ứng những nhu cầu đó Điều này giúp cho tất cả vịtrí điều nổ lực làm việc ở mức độ cao và đạt kết quả kinh doanh cao Họ đóng góp nhiều hơn

và cảm thấy tốt hơn về những đóng góp của họ và tổ chức để họ ở lại trong công việc và giúpchuyển các doanh nghiệp phía trước

*Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

Mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp

đó Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầmquan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.Việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả về mặt dài hạn và tiết kiệm rất nhiềuchi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp

Cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của thông báo, bản tin nội bộ trong việcphát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp Thông qua bản tin nội bộ, cácdoanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp Khi đọc bản tinnội bộ của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “văn hóa doanh nghiệp” được thểhiện một cách rất sinh động và gần gũi Việc đặt tên cho các bản tin nội bộ cũng rất sáng tạo,

có doanh nghiệp đặt tên cho bản tin nội bộ là “Ra khơi”, doanh nghiệp khác đặt tên là

“Người dẫn đầu”

*Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanhnghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua nhữngthời kỳ khó khăn Nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ là tiếp thị nội bộ, tiếp thị nội

bộ coi nhân viên là khách hàng cần được đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của họ, làngười nắm giữ các giá trị thương hiệu và truyền tải chúng đến khách hàng thực sự của mình.Tiếp thị nội bộ liên quan đến việc thuyết phục hay truyền tải ý tưởng của mình đến với nhânviên, sử dụng các kỹ thuật truyền thông nhằm phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp Hiểu rõ vaitrò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ có động thái đúng mực

để đẩy mạnh phát triển nội bộ doanh nghiệp cũng như lợi ích lớn của công ty "Mỗi doanhnghiệp có một cách truyền thông nội bộ cho riêng mình nhưng có một triết lý chung đó làlàm cho nhân viên tin rằng công ty họ đang làm việc là nơi tốt nhất!" (Tác giả Bảo Phương -chuyên gia truyền thông) Ngày nay, truyền thông nội bộ ngày càng nắm giữ vai trò quantrọng và có sức ảnh hưởng không hề nhỏ trong các doanh nghiệp, công ty Hiểu được điều

đó, ROBINET – phần mềm quản lý doanh nghiệp 4.0 – được xây dựng là nơi tạo lập môitrường truyền thông xuyên suốt công ty, nâng cao tốc độ tương tác 50 – 100% với các công

cụ giao tiếp mới nhất như mạng xã hội nội bộ: call, chat, like, share, bình bầu, thông báo,album ảnh, video, bản tin công ty, diễn đàn, thư viện kiến thức Wiki…

1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ

  Truyền thông nội bộ liên quan đến 3 yếu tố : định vị thương hiệu gắn liền với giá trị,tầm nhìn, sứ mệnh, liên quan đến con người và chính sách nhân sự Ba vấn đề này được thựchiện cùng một lúc mới tạo ra sự gắn kết trong nội bộ, động lực bên trong nội bộ và làm tăngnăng xuất của người lao động

1.2 Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ

1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ(event)

- Cuộc thi, trò chơi quy mô nội bộ: sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trongdoanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker, Bạn có thể mangmột số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đáFIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích. 

- Cùng tham gia sự kiện cộng đồng: Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sựkiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace, rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia Điều nàykhông chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệtvời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau

- Chương trình tổng kết hàng tuần: Đúng như tên gọi, chương trình này sẽ tổng kếthoạt động, sự kiện, tin tức, vinh danh cá nhân và phòng ban xuất sắc trong tuần Mỗi tuần sẽ

có một MC đến từ các phòng ban khác nhau, cùng mặc đồng phục để chụp ảnh tập thể,… 

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ(newsletter,newsappers)

- Bảng tin, Standee: Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện Chỉ cần inposter rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy

- Bản tin Email: Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sựkiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp

- Radio: Hàng tuần, bạn có thể tổ chức chương trình radio cho các nhân viên khác.Nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bàihát theo yêu cầu

- Tạp chí nội bộ: Khi email chưa phổ biến, tạp chí nội bộ là một trong những phươngthức truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất Nội dung tạp chí thường là bài chia sẻ vềvấn đề nổi cộm trong tháng, bài phỏng vấn nhân viên trong doanh nghiệp, tổng hợp sự kiện,truyện cười, truyện ngắn,

- Truyền miệng: Nếu biết cách tận dụng, truyền miệng sẽ là một kênh cực kỳ hiệuquả Bạn có thể thông báo tin tức với trưởng phòng, trưởng nhóm và họ sẽ truyền thông tớinhân viên trong phòng và trong nhóm

1.2.3 Vận hành website nội bộ

Website nội bộ là một website được bảo vệ, phân quyền và giới hạn truy cập chi bởicác thành viên bên trong tổ chức, doanh nghiệp, cho phép người sử dụng kết nối và chia sẻcác thông tin bên trong doanh nghiệp

Lợi ích website nội bộ:

• Kiểm soát và quản lý tốt hơn

• Tiết kiệm thời gian và chi phí văn phòng

• Bảo vệ các dữ liệu khách hàng quan trọng

• Công cụ để xây dựng văn hóa doanh nghiệp

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác

Đó là các hoạt động truyền thông nội bộ qua mạng xã hội (các video nội bộ đăng trênyoutube, fb…), email nội bộ, phòng chat nội bộ; Hoạt đông khen thưởng cho nhân viên;Hoạt động đào tạo nhân viên; Chính sách, chế độ phúc lợi, lương thưởng cho nhân viên;Các hoạt động thể thao vui chơi teambuilding giải trí cho nhân viên.

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá truyền thông nội bộ

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Thứ nhất: Mức độ chính xác của mục tiêu tác động, mức độ bao phủ của đối tượngmục tiêu, mức độ hoàn hảo của thông điệp, mức độ chính xác của việc lựa chọn các phươngtiện truyền tải

Thứ hai: Đánh giá kết quả tác động của truyền thông tới công chúng, sự gia tăngnhận thức của cán bộ công nhân viên về doanh nghiệp

1.3.2 Phương pháp hoạt đông truyền thông nội bộ

*Cấp độ 1: Đo lường nhận thức của nhân viên: Nhận thức của nhân viên có được từ các hành động giao tiếp nội bộ là cách dễ dàng nhất để đo lường.

- Đo lường phạm vi tiếp cận: Ngay cả khi bạn không có bất kỳ công cụ ưa thích nàotheo ý mình, bạn có thể có thể sử dụng một số loại thước đo cho phạm vi tiếp cận của mìnhthông qua các kênh giao tiếp khác nhau của bạn Ví dụ, bạn tiếp cận được bao nhiêu nhânviên qua email? Có bao nhiêu nhân viên đăng ký blog của công ty? Còn trang web của bạnthì sao? Mạng nội bộ của bạn cung cấp loại phân tích nào ? Một khi bạn đánh giá tất cả cáckhả năng, bạn có thể sử dụng các biện pháp như vậy ngay bây giờ và cố gắng tăng con số đótheo thời gian

- Đo lường mức độ quan tâm của nhân viên: Bước tiếp theo là đo lường liệu khán giảcủa bạn có quan tâm đến thông tin liên lạc của bạn hay không Có thể sử dụng các số liệunhư tỷ lệ phần trăm email được mở, số lần nhấp qua, số liệu tiêu thụ nội dung hoặc số lượttruy cập blog

- Đo lường sự tham gia của nhân viên: Một tỷ lệ nhất định nhân viên sẽ vượt ra ngoàitiêu dùng thụ động và sẽ thể hiện sự quan tâm tích cực Mức độ tương tác này có thể được

đo lường bằng cách sử dụng KPI tiếp thị xã hội: lượt thích, lượt chia sẻ và nhận xét về tinnhắn hoặc bài đăng trên blog của bạn Số lượng nhân viên theo dõi bạn hoặc đăng ký cáckênh liên lạc của bạn là một chỉ số khác về mức độ gắn kết Nếu công ty của bạn có mộtcông cụ cộng tác xã hội , thì tổng số kết nối giữa mọi người và sự phát triển của nó là một chỉ

số hữu ích về sự tham gia của nhân viên Ngay cả khi họ không gắn bó với bạn, họ đang gắn

bó với công ty

*Cấp độ 2: Đo lường những thay đổi trong hành vi

Nếu một trong những mục tiêu giao tiếp của bạn là thay đổi hành vi cụ thể của nhânviên hoặc kích động họ, bạn nên đo lường sự thay đổi Thông thường, bạn sẽ cố gắng đolường tình hình trước và sau chiến dịch

Nói một cách kỹ thuật số, nếu bạn bao gồm lời kêu gọi hành động trong các chiếndịch của mình, bạn sẽ có thể đo lường tỷ lệ nhân viên thực hiện hành động, chẳng hạn nhưđăng ký một sự kiện, nhấp vào liên kết, v.v

*Cấp độ 3: Đo lường tác động kinh doanh của truyền thông nội bộ

Tất nhiên, có thể đo lường tác động của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệpgặp nhiều thách thức nhất KPI kinh doanh thường thuộc về các bên liên quan khác: bánhàng, nhân sự, tiếp thị, tài chính, v.v Hơn nữa, mặc dù thông tin liên lạc nội bộ có thể tácđộng đáng kể đến các chỉ số kinh doanh, các biến số khác cũng đóng một vai trò quan trọng

và việc tách biệt các tác động khác nhau là một thách thức

Mặt khác, nếu thông tin liên lạc nội bộ ảnh hưởng đến KPI của doanh nghiệp, bạnnên cố gắng đo lường mức độ ảnh hưởng này thay vì để lại toàn bộ tín dụng cho các chứcnăng kinh doanh

- Trước tiên, hãy tìm hiểu cách các mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty chuyểnthành KPI kinh doanh Đánh giá chỉ số nào có thể bị ảnh hưởng bởi truyền thông nội bộ Tìm hiểu xem ai là người sở hữu các KPI đó và chúng được đo lường như thế nào Vạch ra

cơ chế mà thông tin liên lạc nội bộ ảnh hưởng đến chỉ số kinh doanh được đề cập một cáchchính xác nhất có thể

- Cố gắng định lượng tác động của truyền thông nội bộ Trong nhiều trường hợp,bạn sẽ có thể làm như vậy chỉ bằng cách đưa ra một số giả định Trong các trường hợp khác,bạn có thể ghi công chỉ cho một phần sự phát triển của chỉ báo toàn cầu bằng cách cung cấpbằng chứng định tính rõ ràng về tác động

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG

NỘI BỘ CHO CÔNG TY VINAMILK

2.1 Tổng quan Công ty Vinamilk

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy ProductsJoint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũngnhư thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Theo thống kê của Chương trình Phát triểnLiên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007.

Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếmlĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới

183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilkcòn được xuất khẩu sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực TrungĐông, Đông Nam Á Sau hơn 30 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xâydựng được 8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng vềsản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, thanh trùng và các sản phẩmđược làm từ sữa

Hình 1 Hình ảnh Công ty Vinamilk 1 2.1.1.1 Thông tin cơ bản

Tên quốc tế:Vietnam Dairy Products Joint Stock Company

Tên viết tắt: Vinamilk

Mã số thuế: 0300588569

Địa chỉ thuế: Tòa nhà Vinamilk - Số 10 Tân Trào - P Tân Phú - Q 7 - Tp Hồ Chí MinhĐại diện pháp luật: Tổng Giám Đốc Mai Kiều Liên