Khi sắp xếp hàng hóa vào kho, thủ kho sẽ in tem & Dán tem lênThùng/Pallet sản phẩm, sau đó ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ nhà kho.Lưu ý, việc sắp xếp hàng hóa cần có sự hướng
Tiêu chuẩn của quản lý kho
Tiêu chuẩn quản lý kho bao gồm các quy trình như nhập kho, lưu kho, lấy hàng, xuất kho, hoàn hàng (nếu có), kiểm kê và báo cáo kiểm toán Việc tối ưu hóa các bước trong quy trình quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Sau khi hàng hóa được đưa về kho, cần thực hiện kiểm kê và đối chiếu với phiếu xuất hàng từ nhà cung cấp Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hóa sau khi hoàn tất kiểm kê Tất cả thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm nhà sản xuất, ngày sản xuất, ngày nhập kho, số lượng, kích thước, khối lượng, màu sắc và tình trạng hàng hóa, sẽ được lưu trữ trong phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách/excel.
Hàng hóa lưu kho sẽ được phân bổ vào các vị trí trong kho dựa trên nguyên tắc đã được xác định trước Doanh nghiệp có thể tổ chức việc lưu trữ hàng hóa theo các khu vực, bao gồm cả hàng hóa mới nhập.
Hàng hóa lưu trữ theo thời gian (tuần, tháng, quý…).
Hàng hóa đang chờ đề xuất kho.
Để thuận tiện cho việc quản lý kho và lấy hàng, hàng hóa có thể được phân loại theo chủng loại và kích thước Khi sắp xếp hàng hóa vào kho, thủ kho sẽ in và dán tem lên thùng hoặc pallet sản phẩm, đồng thời ghi chép vị trí lưu trữ hàng hóa vào sơ đồ kho.
Việc sắp xếp hàng hóa trong kho cần tuân thủ hướng dẫn từ thủ kho và nhân viên kho, nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng các nguyên tắc lưu kho.
Tại giai đoạn này, nhân viên kho sẽ tiến hành tập hợp số lượng và loại hàng hóa theo đơn hàng để chuẩn bị cho việc xuất kho Doanh nghiệp có hai phương pháp để thực hiện việc lấy hàng.
Lấy hàng theo đơn hàng giúp nhân viên kho kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa một cách hiệu quả, đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, tuy nhiên, hạn chế của nó là không thể xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, điều này khiến nó không thích hợp cho những đơn hàng liên tục.
Lấy hàng theo cụm là phương pháp thu thập hàng hóa có cùng đặc điểm hoặc cùng lô hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và thời gian Để áp dụng hiệu quả, việc lưu kho cần được tổ chức khoa học, đảm bảo hàng hóa trong cùng một cụm được lưu trữ ở vị trí nhất định Phương pháp này rất phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn và thường xuyên.
Bước xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho vận nhận được Phiếu yêu cầu hoặc đề nghị xuất kho từ các bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa tồn kho để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu xuất kho từ bộ phận sản xuất hoặc bán hàng Việc này thường được thực hiện nhanh chóng qua phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách lưu trữ Nếu hàng tồn kho không đủ để phục vụ nhu cầu kinh doanh, thủ kho cần lập kế hoạch nhập kho ngay lập tức.
Sau khi kiểm tra hàng hóa và xác nhận đủ số lượng xuất kho, người thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho Đồng thời, quản lý khu vực kho vận cần xuất hóa đơn và hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết để đảm bảo quy trình xuất kho diễn ra đúng quy định.
Bước 4:Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.
Bước 5: Kế toán kho cần cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc trong sổ sách quản lý Doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán hàng xuất và xác định lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.
Hoàn trả hàng không phải là bước bắt buộc trong quy trình quản lý kho, mà chỉ diễn ra khi chất lượng sản phẩm không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Quá trình hoàn trả hàng cần trải qua nhiều bước Đồng thời, hai bên mua – bán cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản gồm:
Bên mua hàng cần thực hiện đúng các cam kết trong chính sách hoàn trả hàng và thể hiện được lý do thực hiện điều này.
Thiết lập một chính sách rõ ràng cho các mặt hàng bị hoàn trả là rất quan trọng, bao gồm quy trình tái nhập kho, khắc phục sai sót, tái chế và tiêu hủy, cùng với các công việc liên quan khác.
Ghi nhận doanh thu và điều chỉnh lại lượng tồn kho chính xác so với thực tế.
1.6 Kiểm kê kho theo định kỳ
Kiểm kê định kỳ là quá trình kiểm tra và đánh giá giá trị tài sản, giúp xác định chính xác nguồn vốn hiện có và đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán Quy trình này bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Tiêu chuẩn quản lý kho 5S
Tiêu chí này nhằm chỉ đến công việc sắp xếp, phân loại hàng hóa hay vật tư dựa theo từng đối tượng, tần suất và mục đích sử dụng.
Tùy thuộc vào phương pháp quản lý hàng tồn kho như LIFO, FIFO hay FEFO, doanh nghiệp có thể xác định hàng hóa nào cần được ưu tiên xuất kho trước Những mặt hàng này nên được sắp xếp ở vị trí dễ lấy hoặc ở phía trước kho để thuận tiện cho việc lấy ngay khi có phiếu xuất kho.
Công việc sàng lọc là một phần thiết yếu trong quản lý kho của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và đảm bảo rằng hàng hóa được phân loại hợp lý Nhiệm vụ này không chỉ bao gồm việc phân loại hàng hóa mà còn liên quan đến việc loại bỏ các vật dụng không cần thiết và thiết bị hỏng hóc, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
Seiton, hay sắp xếp, là giai đoạn quan trọng trong doanh nghiệp, nơi trang thiết bị, hàng hóa và vật tư được tổ chức một cách hợp lý và khoa học Việc sắp xếp này không chỉ tối ưu hóa không gian kho mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
Khi sắp xếp hàng hóa, doanh nghiệp cần chú ý đến các tiêu chí quan trọng như tính dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ hoàn lại Để hỗ trợ việc tìm kiếm, nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú thông tin hàng hóa, giúp việc truy xuất trở nên nhanh chóng và hiệu quả.
Việc tối ưu hóa không gian nhà kho không chỉ giúp tăng tốc độ xuất hàng hóa mà còn giảm thiểu thời gian trống giữa các khâu trong dây chuyền sản xuất và xuất nhập kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
"Sạch sẽ" trong kho được hiểu là việc thực hiện công tác vệ sinh thường xuyên để loại bỏ bụi bẩn và các tác nhân gây hại Điều này đặc biệt quan trọng đối với kho lưu trữ sản phẩm và thiết bị công nghệ, vì bụi bẩn có thể làm hỏng hóc và giảm tuổi thọ của máy móc Giữ vệ sinh sạch sẽ không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo hiệu quả công việc.
Việc bảo vệ môi trường sạch sẽ tại các kho chứa lương thực, thực phẩm là vô cùng cần thiết, không chỉ vì sức khỏe con người mà còn vì chất lượng của thực phẩm Môi trường ô nhiễm có thể làm giảm đáng kể chất lượng lương thực, ảnh hưởng đến an toàn và sức khỏe cộng đồng.
Giữ gìn vệ sinh nhà kho không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Giai đoạn săn sóc là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiso, Seiton) một cách liên tục, tạo tiền đề cho sự phát triển và hoàn thiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu và yêu cầu cụ thể cho khu vực kho, với sự khác biệt tùy thuộc vào từng đơn vị kho vận.
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động chi tiết cho từng khu vực nhà kho và sản xuất, nhằm chủ động thích ứng với mọi tình huống phát sinh.
Mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần nhận thức rằng các tiêu chuẩn không chỉ là phương pháp tạm thời mà phải được duy trì và thực hiện liên tục để đạt được lợi ích lâu dài Vì vậy, việc rèn luyện đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác và duy trì nề nếp, tác phong là rất quan trọng.
Tiêu chuẩn quản lý kho chỉ phát huy hiệu quả khi nhà quản lý và nhân viên phối hợp chặt chẽ Mỗi thành viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch.
Các nguyên tắc hàng hóa trong kho hỗ trợ quản lý kho hàng hiệu quả
Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO và cách ứng dụng trong sắp xếp hàng hóa
3.1 Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất trước
FIFO, viết tắt của "First In, First Out", có nghĩa là nhập trước, xuất trước Chiến lược này đảm bảo rằng hàng hóa trong kho được xuất ra theo thứ tự từ cũ nhất đến mới nhất, giúp tối ưu hóa quản lý kho cho các sản phẩm có hạn sử dụng.
Để ứng dụng nguyên tắc FIFO trong sắp xếp hàng hóa trong kho, nhân viên cần xếp hàng từ cửa kho vào trong, ưu tiên tầng dưới trước Mỗi lô hàng nên được ghi thẻ kho với thông tin về loại hàng, ngày nhập và ngày xuất để thuận tiện cho việc theo dõi Ô kệ và kệ pallet cần được sắp xếp gọn gàng và khoa học Ngoài ra, cần tổ chức các lối đi dọc theo các dãy kệ để đảm bảo người và phương tiện như xe nâng có thể tiếp cận dễ dàng.
3.2 Nguyên tắc LIFO: Nhập sau – xuất trước
LIFO, viết tắt của "Last In, First Out", có nghĩa là nhập sau, xuất trước, cho phép các mặt hàng mới nhập kho được xuất bán trước Theo phương pháp này, hàng hóa mới sẽ được ưu tiên giao cho đại lý và khách hàng, trong khi hàng tồn kho sẽ là những sản phẩm cũ đã được lưu trữ lâu.
LIFO là phương pháp lưu trữ và xuất nhập hàng hóa dành cho những sản phẩm không có giới hạn về thời gian sử dụng Các mặt hàng như than đá, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ và vật liệu xây dựng là những ví dụ tiêu biểu cho phương pháp này, đặc biệt trong bối cảnh lạm phát cao hiện nay.
Nguyên tắc sắp xếp kho theo phương pháp LIFO (Last In, First Out) yêu cầu hàng hóa nhập kho sau sẽ được đặt ở phía trước, trong khi hàng hóa nhập kho trước sẽ được xếp ở phía sau Cách sắp xếp này giúp tối ưu hóa quy trình nhập và xuất kho, đảm bảo hàng hóa được lấy ra nhanh chóng và hiệu quả.
3.3 Nguyên tắc FEFO: Hàng hết hạn xuất trước
FEFO, viết tắt của First Expired First Out, là phương pháp quản lý kho hàng nhằm đảm bảo sản phẩm dễ hỏng hoặc sắp hết hạn được xuất bán trước Nguyên tắc này giúp ngăn ngừa tình trạng sản phẩm hết hạn sử dụng, từ đó bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và người tiêu dùng Để thực hiện FEFO hiệu quả, cần sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần ở phía ngoài và các sản phẩm có hạn dùng lâu hơn ở bên trong, đảm bảo quy trình luân chuyển hàng hóa hợp lý.
Trong quá trình kiểm tra hàng tồn kho, cần chú ý đến những mặt hàng đã được lưu kho lâu Hãy sắp xếp chúng vào một khu vực riêng để ưu tiên xuất khẩu trước, hoặc tìm cách giải quyết số lượng hàng tồn kho lâu ngày Một số giải pháp có thể bao gồm việc triển khai các chương trình khuyến mãi giảm giá hoặc tặng kèm sản phẩm để thúc đẩy tiêu thụ.
3.4 Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy
SKU, viết tắt của Stock Keeping Unit, là mã hàng hóa gồm chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để xác định vị trí của các mặt hàng trong kho Mã SKU giúp bạn dễ dàng nhận diện khu vực lưu trữ hàng hóa.
Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size
Mã SKU gợi ý cho sản phẩm là B20515XA36, và việc sắp xếp kho hàng theo mã SKU này được coi là cần thiết Quy tắc đặt mã SKU sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính hợp lý, dễ hiểu và dễ nhận diện cho người sử dụng.
TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 18 1.1 Phần tóm tắt
Mục đích của dự án
Trong vòng 3 tháng, chúng tôi sẽ xây dựng một hệ thống quản lý kho dựa trên web, giúp doanh nghiệp có được một công cụ linh hoạt và hiệu quả Hệ thống này sẽ hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động nhập xuất hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quá trình lưu trữ và kiểm soát hàng tồn kho.
Hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của khách hàng về hệ thống quản lý kho.
Thiết kế và phát triển giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.
Xây dựng một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt là rất quan trọng để lưu trữ thông tin hàng hóa Đồng thời, phát triển các tính năng quản lý hàng tồn kho, nhập xuất hàng hóa và theo dõi vận chuyển hàng hóa sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua quy trình kiểm thử kỹ lưỡng là rất quan trọng Đồng thời, việc triển khai hệ thống một cách suôn sẻ sẽ giúp không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày của khách hàng.
Cung cấp huấn luyện cho người dùng về cách sử dụng hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật sau khi triển khai.
Dự án cung cấp một hệ thống quản lý kho toàn diện, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản và nâng cao trong quản lý hàng hóa Hệ thống này sẽ tối ưu hóa quy trình quản lý và kiểm soát tồn kho, góp phần nâng cao hiệu suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Mô tả dự án
Mục tiêu và tiêu chí thành công của dự án:
Tối ưu hóa quản lý kho và hiệu quả vận hành
Nâng cao năng xuất làm việc , tăng trưởng doanh số Đảm báo chất lượng sản phẩm
Nhân lực: tổng 10 người đều là thành viên trong nhóm
● 2 thành viên có kiến thức và kinh nghiệm trong việc nhập xuất hàng hóa, theo dõi vận chuyển hàng hóa
● 1 thành viên quản lý hàng tồn kho
● 1 thành viên phụ trách về việc sắp xếp hàng hóa theo khu vực
● 2 thành viên đóng hàng, vận chuyển
● 2 thành viên đảm nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa thông qua kiểm thử kỹ lưỡng.
● 2 thành viên chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ dự án cũng như vấn đề tài chính của dự án (web)
Thời gian : web hoạt động 24/24
Trang thiết bị : gia dụng, hóa phẩm, thực phẩm khô , đồ uống, thời trang , mĩ phẩm
Hạn chế : Mặc dù có nhân lực đa dạng, nhưng việc thiếu kinh nghiệm về công nghệ
Giả định: Dưới đây là một số giả định cho quy trình quản lý kho hàng hóa trong dự án:
● Nhân viên nhập hàng sẽ tạo đơn đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc hệ thống tự động tạo đơn hàng dựa trên số lượng tồn kho hiện có.
● Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về đơn đặt hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thông tin nhà cung cấp.
Sau khi hàng hóa được nhận, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận việc tiếp nhận trong hệ thống Đồng thời, họ cũng cập nhật thông tin về số lượng sản phẩm và vị trí lưu trữ mới của chúng.
● Nhân viên bán hàng sẽ tạo đơn hàng từ khách hàng trong hệ thống, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng và địa chỉ giao hàng.
● Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về đơn hàng và trừ số lượng sản phẩm từ tồn kho.
● Nhân viên đóng gói và giao hàng sẽ xác nhận việc giao hàng trong hệ thống sau khi hoàn thành.
Kiểm kê hàng tồn kho:
Nhân viên quản lý kho sẽ định kỳ kiểm tra hàng tồn kho để so sánh số lượng hàng thực tế với số lượng được ghi nhận trong hệ thống.
● Kết quả kiểm kê sẽ được nhập vào hệ thống để cập nhật số lượng tồn kho và phát hiện ra sự chênh lệch nếu có.
Báo cáo và phân tích:
● Hệ thống sẽ tự động tạo các báo cáo về tình trạng tồn kho, lịch sử nhập xuất hàng, và các chỉ số hiệu suất khác.
Quản lý kho sẽ dựa vào các báo cáo để đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định tối ưu hóa hoạt động Hệ thống hỗ trợ quản lý vị trí lưu trữ sản phẩm, giúp cải thiện hiệu quả trong việc tìm kiếm và lấy hàng.
Dự án này, với sự tham gia của 10 thành viên và vốn đầu tư ban đầu 550.000.000, giới thiệu mô hình quản lý kho mini nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và kiểm soát tồn kho Mục tiêu của dự án là nâng cao hiệu suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp, mặc dù vẫn tồn tại một số rủi ro cần được xem xét.
Sai lầm trong thiết kế, như thiết kế không chính xác hoặc thiếu tính linh hoạt, có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng trong quá trình phát triển và triển khai sản phẩm Bên cạnh đó, việc thiếu kiến thức và kỹ năng kỹ thuật cần thiết cũng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và chất lượng của sản phẩm.
Bảo mật và quyền riêng tư: Lỗ hổng bảo mật có thể dẫn đến rủi ro mất dữ liệu hoặc vi phạm quyền riêng tư của người dùng.
Chất lượng phần mềm kém: Phần mềm không hoạt động đúng cách hoặc có nhiều lỗi có thể dẫn đến sự không hài lòng của người dùng.
Quản lý dự án không hiệu quả có thể gây ra sự thiếu tổ chức, dẫn đến việc trễ tiến độ, vượt ngân sách và không đạt được các mục tiêu đề ra.
Thiếu hỗ trợ và đào tạo cho người dùng cuối có thể gây ra khó khăn trong việc sử dụng hệ thống mới, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự chấp nhận công nghệ.
Công nghệ sử dụng
Trong dự án phát triển hệ thống quản lý kho dựa trên web kéo dài 3 tháng, việc áp dụng đa dạng công nghệ là rất quan trọng để đảm bảo hiệu suất tối ưu và tính linh hoạt cho hệ thống.
Frontend: JavaScript, HTML, CSS để xây dựng giao diện người dùng trên trình duyệt web.
For backend development, popular technologies include Node.js, Python with frameworks like Django or Flask, Java using the Spring Framework, and Ruby on Rails These tools are essential for creating the logic that processes data and interacts with databases effectively.
SQL Database: PostgreSQL, MySQL hoặc SQL Server có thể được sử dụng cho việc lưu trữ dữ liệu phức tạp và quản lý kho.
NoSQL Database:MongoDB, CouchDB hoặc Firebase có thể phù hợp nếu dự án đòi hỏi tính linh hoạt cao hoặc cần xử lý dữ liệu phi cấu trúc.
Frontend: React.js, Angular, hoặc Vue.js để xây dựng giao diện người dùng tương tác.
Backend: Express.js (với Node.js), Django, Flask (với Python), Spring Boot (với Java), hoặc Ruby on Rails để nhanh chóng phát triển ứng dụng backend
Sử dụng RESTful API hoặc GraphQL để kết nối giữa frontend và backend, trong khi công nghệ WebSocket cung cấp khả năng giao tiếp thời gian thực, cho phép cập nhật tồn kho ngay lập tức.
Sử dụng JWT (JSON Web Tokens) cho xác thực người dùng và quản lý phiên làm việc.
SSL/TLS để bảo vệ dữ liệu được truyền qua mạng.
1.4.6 Đám mây và dịch vụ
Sử dụng các dịch vụ đám mây như AWS (Amazon Web Services), Google Cloud hoặc Microsoft Azure để lưu trữ và triển khai ứng dụng.
Sử dụng các dịch vụ như Firebase của Google để quản lý xác thực, lưu trữ dữ liệu và quản lý thông báo đẩy.
1.4.7 Kiểm thử và triển khai
Công cụ kiểm thử như Jest, Mocha, hoặc Selenium để thực hiện kiểm thử tự động.
Công cụ CI/CD như Jenkins, CircleCI hoặc GitLab CI để tự động hóa quy trình triển khai và kiểm thử.
Bảng phân rã công việc(WBS)
Quản lý dự án phát triển hệ thống quản lý kho trên web
Quản lý dự án phát triển hệ thống quản lý kho trên web trong 3 tháng
2.1.1 Xác định phạm vi mở rộng của website
2.1.2 Xác định phạm vi khách hàng hướng tới của website
2.3.3 Đánh giá rủi ro và đưa ra phương án giải quyết rủi ro
3.1 Xác định yêu cầu nghiệp vụ
3.2 Xác định yêu cầu hệ thống
3.6 Lập kế hoạch tổng quan
3.7 Lập bảng chi tiết công việc
4.2 Thiết kế giao diện người dùng
4.3 Xây dựng mô hình use case cùng kịch bản
4.4 Xây dựng mô hình các lớp cho từng chức năng
5.3 Cài đặt tích hợp các chức năng
6.4 Phân tích và sửa lỗi
6.5 Viết báo cáo kiểm thử
7.1 Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng
7.2 Bàn giao sản phẩm cho khách hàng
7.3 Đánh giá lại dự án
Lịch trình sơ bộ
Giai đoạn 1: Khởi tạo (1 tuần)
Xác định mục tiêu và phạm vi dự án.
Xác định các bên liên quan và yêu cầu của họ.
Lập kế hoạch dự án
Giai đoạn 2: Xác định (1 tuần)
Thu thập thông tin về quy trình quản lý kho hiện tại. Xác định phạm vi
Xác định các trường dữ liệu và cấu trúc cơ sở dữ liệu.
Giai đoạn 3: Phân tích (2 tuần)
Phân tích chi tiết các yêu cầu chức năng và phi chức năng. Thiết kế kiến trúc hệ thống.
Lựa chọn công nghệ và framework phù hợp.
Phân tích yêu cầu và lập bảng chi tiết công việc
Giai đoạn 4: Thiết kế (2 tuần)
Thiết kế giao diện người dùng chi tiết.
Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Viết mã nguồn cho các chức năng chính.
Thử nghiệm đơn vị và tích hợp.
Giai đoạn 5: Xây dựng web (4 tuần)
Hoàn thiện mã nguồn cho tất cả các chức năng.
Thử nghiệm hệ thống toàn diện.
Sửa lỗi và tối ưu hóa hệ thống.
Triển khai hệ thống lên môi trường staging.
Giai đoạn 6: Kiểm thử (1 tuần)
Tiến hành thử nghiệm nghiệm thu với người dùng.
Sửa lỗi và tinh chỉnh hệ thống dựa trên phản hồi của người dùng.
Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn sử dụng.
Giai đoạn 7: Kết thúc (1 tuần)
Bàn giao cho khách hàng
Triển khai hệ thống lên môi trường sản xuất. Đào tạo người dùng.
Cung cấp dịch vụ hỗ trợ và bảo trì.
Ngân sách sơ bộ
Chi phí nhân lực: 170.000.000 VNĐ
Chi phí cơ sở hạ tầng: 130.000.000 VNĐ
Chi phí phần mềm: 120.000.000 VNĐ
Chi phí liên quan khác: 50.000.000 VNĐ
Chi phí phát sinh thêm: 30.000.000 VNĐ
Chi phí dự phòng: 50.000.000 VNĐ
TRIỂN KHAI TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN 31 2.1 Quy trình quản lý dự án
Phạm vi của dự án
Ràng buộc thời gian: Thời gian thực hiện dự án: từ ngày 02/01/2024 – 10/04/2024 Ràng buộc về nguồn lực:
Tổng kinh phí cho dự án:550.000.000 VNĐ
Tổng số nhân lực tham gia vào dự án: 10 người
Lượng thành viên có thể thay đổi nếu:
● Thành viên rút khỏi dự án vì lý do khách quan như ốm đau, chuyện cá nhân
● Dự án bị chậm tiến độ so với hạn bàn giao
● Dự án xuất hiện tính năng nằm trong kỹ thuật mới, ngoài tầm kiểm soát của công ty và cần phải có chuyên gia về lĩnh vực đó.
Ràng buộc về chất lượng
Giao diện thân thiện với người sử dụng
Hệ thống chạy ổn định, dễ dàng trong bảo trì và nâng cấp
Dễ dàng chỉnh sửa, thay đổi các module, tích hợp thêm các thành phần, tính năng khác nhau
Có tính hiệu quả cao và tính bảo mật cao
Dễ dàng quản lý đối với bên quản lý sản phẩm
Người thực hiện Khởi tạo dự án
C (Contributing): Tham gia đóng góp
I (Informing): Được thông báo tới
Quy định phạm vi dự án:
Xây dựng một hệ thống web quản lý kho hàng với giao diện người dùng thân thiện, bao gồm các tính năng như quản lý đơn hàng, nhập/xuất hàng, kiểm kê và tạo báo cáo phục vụ cho việc quản lý kho hiệu quả.
Giao diện người dùng thân thiện, linh hoạt và dễ tùy chỉnh
Bảo mật dữ liệu và quản lý quyền truy cập để bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh
Tính năng tương thích và tích hợp với các hệ thống và công nghệ khác khi cần thiết
Hỗ trợ hiệu suất cao và khả năng mở rộng để có thể mở rộng theo nhu cầu kinh doanh trong tương lai.
Phạm vi tài nguyên: Kinh phí:550.000.000 VNĐbao gồm:
● Chi phí nhân lực : 170.000.000 VNĐ
● Chi phí cơ sở hạ tầng :130.000.000 VNĐ
● Chi phí phần mềm: 120.000.000 VNĐ
● Chi phí liên quan khác : 50.000.000 VNĐ
● Chi phí phát sinh thêm : 30.000.000 VNĐ
● Chi phí dự phòng: 50.000.000 VNĐ
Nhân sự: Tổng số thành viên của đội dự án: 10 người
Tôn chỉ dự án:Mô tả dự án:
Tên dự án Dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý kho dựa trên web 3 tháng
Chủ đầu tư Công ty TNHH Phùng Ninh Nhật
Quản lý Sản phẩm: Thêm, sửa, xóa sản phẩm; Theo dõi tồn kho. Quản lý Đơn hàng: Tạo, sửa, xóa đơn hàng; Theo dõi trạng thái đơn hàng.
Quản lý Nhập/Xuất hàng: Ghi nhận nhập và xuất hàng; Tính toán tồn kho.
Quản lý Khách hàng: Thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng; Theo dõi lịch sử mua hàng.
Báo cáo và Thống kê: Tạo báo cáo về tồn kho, doanh thu; Thống kê số lượng sản phẩm bán.
Quản lý tài khoản và phân quyền là yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát quyền truy cập Đồng thời, việc tích hợp thanh toán trực tuyến giúp đơn giản hóa quá trình thanh toán và xử lý giao dịch hiệu quả.
Yêu cầu kỹ thuật (đáp ứng được đầy đủ tiêu chuẩn của một Website):
Dễ dàng nâng cấp chỉnh sửa sau này kể cả đối với một đội ngũ làm việc khác.
Giao diện thân thiện với người dụng, dễ sử dụng.
Hệ thống chạy mượt mà ổn định.
Tương thích với nhiều Browser khác nhau.
Tốc độ truy cập nhanh, chính xác cho phép nhiều người dùng truy cập sử dụng cùng một lúc.
Yêu cầu khác: Đảm bảo tính hợp pháp, bản quyền.
Bảo trì sản phẩm trong quá trình sử dụng và sửa lỗi hệ thống khi có sự cố Hoàn thành trước ngày 10/04/2024
STT Công việc Thời Gian Dự Kiến
1 Phân tích yêu cầu khách hàng
● Phân tích các quy trình hiện tại của khách hàng trong quản lý kho.
● Phỏng vấn người sử dụng cuối để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ.
Xây dựng biểu đồ luồng công việc để mô tả quá trình hoạt động hiện tại và đề xuất.
2 Lập bản thiết kế hệ thống
● Xác định các thành phần chính của hệ thống (ví dụ: front-end, back-end, cơ sở dữ liệu).
● Thiết kế kiến trúc tổng thể của hệ thống, bao gồm các modules và giao tiếp giữa chúng.
Lập kế hoạch cho việc phát triển theo các giai đoạn và dự án con.
3 Phát triển giao diện người dùng
● Thiết kế giao diện người dùng dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
● Phát triển các trang và tính năng giao diện người dùng dựa trên thiết kế đã được xác định.
Kiểm tra giao diện người dùng trên nhiều nền tảng và trình duyệt khác nhau.
4 Xây dựng cơ sở dữ liệu
● Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu phản ánh yêu cầu của hệ thống quản lý kho.
● Tạo bảng dữ liệu và thiết lập mối quan hệ giữa chúng.
Xây dựng các truy vấn cần thiết để truy xuất và cập nhật dữ liệu.
5 Phát triển chức năng quản lý sản phẩm
● Tạo giao diện quản lý sản phẩm cho việc thêm, sửa và xóa sản phẩm.
● Phát triển tính năng quản lý danh mục sản phẩm và thông tin chi tiết sản phẩm.
Tích hợp chức năng tìm kiếm và lọc sản phẩm.
6 Phát triển chức năng quản lý đơn hàng
● Xây dựng giao diện quản lý đơn hàng để xem, sửa và xử lý các đơn hàng.
● Phát triển tính năng tạo đơn hàng mới và cập nhật trạng thái đơn hàng.
Tích hợp thông báo và cập nhật trạng thái đơn hàng cho người dùng.
7 Tích hợp thanh toán trực tuyến
● Chọn và tích hợp cổng thanh toán phù hợp với yêu cầu và kỹ thuật của dự án.
● Phát triển tính năng thanh toán an toàn và dễ sử dụng cho người dùng.
Kiểm tra tích hợp và xử lý giao dịch thanh toán.
8 Kiểm thử và sửa lỗi
● Thực hiện kiểm thử chức năng và hiệu suất của hệ thống.
● Ghi nhận và báo cáo các lỗi và vấn đề phát sinh.
Sửa lỗi và kiểm tra lại để đảm bảo tính ổn định và hoạt động của hệ thống.
9 Triển khai và đào tạo
● Triển khai hệ thống vào môi trường sản xuất.
● Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống mới.
Hỗ trợ trong quá trình triển khai và xử lý vấn đề nảy sinh.
10 Đánh giá và điều chỉnh
● Thu thập phản hồi từ người dùng và nhân viên về hiệu suất và trải nghiệm sử dụng hệ thống.
● Đánh giá hiệu suất và tính linh hoạt của hệ thống. Đưa ra điều chỉnh và cải tiến dựa trên phản hồi và đánh giá.
Quyết định khởi công dự án phần mềm(02/01/2024)
Tên dự án Dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý kho dựa trên web 3 tháng
Chủ đầu tư Công ty TNHH Phùng Ninh Nhật
Giám đốc dự án Phùng Ninh Nhật
Quy mô dự án 10 người
Mục tiêu và các yêu cầu Đã được nêu ở tôn chỉ dự án
(Ký và ghi rõ họ tên)
2.2.5 Quy định và kiểm soát phạm vi
Các yếu tố quy định phạm vi:
Phạm vi dự án là không thay đổi vì vậy thời gian và kinh phí cho dự án cũng là không thay đổi.
Các rủi ro liên quan đến bên dự án phải có thông báo trước.
Nếu xảy ra lỗi trong thời gian bảo trì, phía dự án sẽ chịu mọi chi phí bảo trì cũng như tổn thất do hệ thống gây ra.
Sau khi hết thời gian bảo trì, nếu hệ thống gặp lỗi, đội ngũ dự án sẽ tiến hành xem xét theo yêu cầu, tuy nhiên, khách hàng sẽ phải chịu mọi chi phí liên quan đến sản phẩm Việc kiểm soát phạm vi là rất quan trọng trong quá trình này.
Giám sát hiệu suất thông qua các báo cáo, đánh giá và cuộc họp hiện trạng giúp phát hiện dấu hiệu mở rộng phạm vi tiềm năng.
Thường xuyên kiểm tra – kiểm định công việc đang tiến triển để xác định tiến độ công việc so với thời gian dự dự kiến.
Giám sát lịch biểu và ngân sách để tránh bùng phát phạm vi về nguồn lực và thời gian.
Không cho phép các thay đổi ngoài phạm vi trừ khi chúng rất quan trọng đối với dự án.
Nếu có thay đổi cần xem xét việc chấp thuận hay không chấp thuận, mức độ mà tùy vào đó ta sẽ phải xử lý:
● Giám đốc và đội sẽ họp bàn nếu thay đổi nhỏ
● Tìm tất cả đối tượng liên quan tới dự án và chuẩn bị báo cáo với thay đổi vừa.
Chuẩn bị báo cáo cho khách hàng và nhà tài trợ là bước quan trọng để thảo luận và nhận phê duyệt chính thức Điều này cần thiết trước khi thực hiện những thay đổi lớn có thể ảnh hưởng đến phạm vi toàn bộ dự án.
Nếu thay đổi phạm vi được chấp thuận, cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết và thông báo cho các bên liên quan, khách hàng, cũng như đội dự án theo kế hoạch truyền thông đã đề ra.
Nếu không được chấp thuận thay đổi phạm vi đó, ta cần thông báo tới người yêu cầu quyết định này.
Quản lý thời gian
Thời gian thực hiện dự án: từ ngày 02/01/2024 – 10/04/2024
2.3.1 Các đầu công việc chính
2.3.2 Bảng phân bố thời gian chi tiết
Nghiên cứu thị trường 02-Jan 7 08-Jan
Xác định phạm vi 09-Jan 3 11-Jan
Xác định ngân sách 12-Jan 2 13-Jan
Xác định rủi ro 14-Jan 2 15-Jan
Xác định yêu cầu nghiệp vụ 16-Jan 2 17-Jan
Xác định yêu cầu hệ thống 18-Jan 2 19-Jan Đặc tả yêu cầu 20-Jan 2 21-Jan
Phân tích yêu cầu 22-Jan 2 23-Jan
Xây dựng ý tưởng 24-Jan 2 25-Jan
Lập kế hoạch tổng quan 26-Jan 2 27-Jan
Lập bảng chi tiết công việc 28-Jan 2 29-Jan
Thiết kế CSDL 30-Jan 3 01-Feb
Thiết kế giao diện người dùng 02-Feb 3 04-Feb
Xây dựng mô hình use case cùng kịch bản
Xây dựng mô hình các lớp cho từng chức năng
Cài đặt CSDL 13-Feb 8 20-Feb
Cài đặt giao diện 21-Feb 9 29-Feb
Cài đặt tích hợp các chức năng 01-Mar 9 09-Mar
Cài đặt máy chủ 10-Mar 1 10- Mar
Thực thi kiểm thử 11-Mar 1 11-Mar
Tạo test case 12-Mar 2 13-Mar
Phân tích và sửa lỗi 14-Mar 2 15-Mar
Viết báo cáo kiểm thử 16-Mar 1 16-Mar
Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng 17-Mar 2 18-Mar
Bàn giao sản phẩm cho khách hàng 19-Mar 2 20-Mar Đánh giá lại dự án 21-Mar 3 23-Mar
Quản lý chất lượng
2.4.1 Khái quát về quản lý chất lượng
Mục đích của quản lý chất lượng: Giám sát đánh giá, kịp thời phát hiện sai sót để từ đó có kế hoạch khắc phục.
Phạm vi thực hiện: Được tiến hành ở từng giai đoạn của dự án và thực hiện liên tục. Các bên tham gia trong quản lý chất lượng:
Phải đặt vấn đề đảm bảo chất lượng lên hàng đầu.
Hiểu rõ các tiêu chuẩn chất lượng được sử dụng.
Xây dựng xác định các hoạt động tài liệu cần thiết hỗ trợ việc quản lý chất lượng dự án
2.4.2 Lập kế hoạch chất lượng
Các tiêu chuẩn áp dụng cho dự án và cách thức đạt được bao gồm như sau :
Giao diện hệ thống cần phải dễ sử dụng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho người dùng Đồng thời, tính toàn vẹn của dữ liệu cũng rất quan trọng, đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất mát hay thay đổi trong quá trình truyền tải, đặc biệt trong một Website bán hàng, nơi mà thông tin chính xác là yếu tố quyết định.
Tính ổn định của ứng dụng: Thực hiện thao tác truy cập ổn đỉnh Tránh được những tác động không mong muốn khi chỉnh sửa dữ liệu.
Tính phù hợp Phần mềm phải cung cấp các chức năng thích hợp
Phần mềm cần đảm bảo tính an toàn cao, bảo vệ thông tin dữ liệu quan trọng của hệ thống website bán hàng Điều này bao gồm việc ngăn chặn mọi hành vi chỉnh sửa hoặc truy cập trái phép vào dữ liệu.
Tính đáp ứng thời gian Việc xử lý theo nhu cầu người dùng cần một tốc độ chính xác và không bị trì trệ hệ thống.
Việc kiểm thử cần thực hiện theo các tiêu chuẩn sau:
Hướng dẫn cho kế hoạch kiểm chứng và xác nhận lại phần mềm.
Tiêu chuẩn cho kiểm thử đơn vị.
Tiêu chuẩn cho việc kiểm thử phần mềm.
Tiêu chuẩn cho vòng đời phát triển phần mềm và dữ liệu.
Tiêu chuẩn cho các kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm.
Các công việc đã hoàn thành Nội dung đánh giá
Sau khi hoàn tất cuộc gặp với khách hàng, chúng tôi đã chuẩn bị toàn bộ tài liệu lập kế hoạch cho dự án, bao gồm báo cáo tổng quan về các yêu cầu chính của khách hàng Đồng thời, chúng tôi cũng tiến hành đánh giá chất lượng các bản kế hoạch, đặc biệt chú trọng vào tính khả thi của từng phương án.
Hoàn thành phân tích , thu thập thông tin khách hàng về dự án để viết tài liệu : Đánh giá tài liệu xác định yêu cầu hệ thống
Tài liệu yêu cầu người dung về hệ thống
Tài liệu yêu cầu hệ thống dưới dạng nghiệp vụ
Lên ý tưởng và lập kế hoạch tổng quan.
Thực hiện có đúng kế hoạch không?
Tài liệu viết chính xác, đầy đủ không? Đã xác định đúng, đầy đủ các yêu cầu của bên khách hàng đề ra hay chưa?
Phân công chi tiết công việc đã phù hợp với thời gian, ngân sách, năng lực của từng thành viên hay chưa?
Kết thúc giai đoạn phân tích thiết kế Hoàn thành tài liệu phân tích thiết kế hệ thống:
Bản thiết kế kiến trúc hệ thống
Biểu đồ lớp và các biểu đồ cho các use case ( tuần tự, hoạt động )
Thiết kế giao diện và cài đặt
Xây dựng cơ sở dữ liệu Đánh giá sau phân tích thiết kế Thực hiện có đúng kế hoạch không ?
Các biểu đồ đã hợp lý và phù hợp với hệ thống không? Thiết kế cài đặt có phù hợp với yêu cầu chức năng không?
Cơ sở dữ liệu cần phải phù hợp với yêu cầu của hệ thống, đồng thời bản đề xuất thực hiện phải có tính khả thi và được khách hàng chấp nhận Ngoài ra, việc hoàn thành tất cả các chức năng của hệ thống cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Xây dựng xong hệ cơ sở dữ liệu
Code xong tất cả các chức năng của hệ thống như đăng ký, đăng nhập, Đánh giá sau pha thực hiện Thực hiện có đúng kế hoạch không?
Có đầy đủ chức năng của hệ thống không?
Code có đúng với thiết kế không?
Kiểm thử và chạy thử các chức năng của hệ thống là bước quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm, giúp đảm bảo tính ổn định và hiệu suất Quá trình này bao gồm việc tích hợp các thành phần hệ thống và thực hiện kiểm thử lại để xác định và khắc phục các lỗi tiềm ẩn, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm.
Đánh giá hiệu quả sau quá trình tích hợp và kiểm thử là rất quan trọng Cần xem xét xem các hoạt động có thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra hay không Đồng thời, cần xác nhận rằng tất cả các chức năng của hệ thống đã được kiểm thử đầy đủ.
Các chức năng có đạt yêu cầu không?
Quá trình xử lý dữ liệu cần được đánh giá xem có xảy ra tổn thất hoặc tranh chấp dữ liệu hay không Cần kiểm thử toàn diện hệ thống về tính hiệu quả, tính tương thích và tính khả dụng Đặc biệt, các báo cáo kiểm thử phải đầy đủ và chi tiết để đảm bảo tính chính xác của quá trình xử lý.
Quản lý nguồn nhân lực
2.5.1 Kế hoạch nguồn nhân lực
Sơ đồ tổ chức thể hiện các vị trí, bộ phận công việc trong dự án
Lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM) cho dự án
Bộ phận phát triển website
Bộ phận thiết kế giao diện
Bộ phận kiểm thử phần mềm
Bộ phận đào tạo, hỗ trợ
Bộ phận phát triển website
Bộ phận thiết kế giao diện
Bộ phận kiểm thử hệ thống
Bộ phận đào tạo, hỗ trợ CNTT
Bảng Ma trận RACI 2.5.2 Thiết kế đội dự án
Thời gian (tuần) Các bộ phận của đội dự án 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Bộ phận phát triển website 5 5 5 5 4 4 4 4 4 3 5 5
Bộ phận thiết kế giao diện 5 5 5 5 5 4 4 4 4 3 3
Bộ phận kiểm thử hệ thống 3 3 4 5 5 5
Bộ phận đào tạo, hỗ trợ CNTT 5 5 5 5 5 4 4 4 4 5 5 5
Bảng thiết lập đội dự án
Lưu ý:Số càng lớn thể hiện bộ phận đó làm việc mật độ càng cao
2.5.3 Phát triển đội dự án
Nhiều dự án công nghệ thông tin sở hữu nguồn nhân lực tài năng, nhưng để đạt được thành công, việc làm việc nhóm là rất cần thiết Mục tiêu chính của phát triển nhóm là nâng cao khả năng hợp tác giữa các thành viên, từ đó cải thiện hiệu suất và chất lượng của các dự án.
Mô hình phát triển nhóm của Tiến sĩ Bruce Tuckman bao gồm năm giai đoạn chính: Hình thành (Forming), Bão tố (Storming), Ổn định (Norming), Thực hiện (Performing) và Thay đổi (Adjourning) Mỗi giai đoạn phản ánh những bước tiến quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển nhóm, từ việc tạo dựng mối quan hệ ban đầu đến việc đạt được sự hợp tác hiệu quả và cuối cùng là kết thúc hoạt động nhóm.
Tổ chức thực hiện các hoạt động khen thưởng và công nhận.
Nhân viên được khuyến nghị tham gia các khóa đào tạo cụ thể để cải thiện phát triển cá nhân và nhóm.
2.5.4 Quản lý đội dự án
Ngoài việc phát triển nhóm dự án, người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm thực hiện các hoạt động dự án khác nhau.
Sau khi đánh giá hiệu suất của nhóm và thông tin liên quan, người quản lý dự án phải quyết định về việc yêu cầu thay đổi dự án.
Có nhiều công cụ và kỹ thuật hữu ích để hỗ trợ việc quản lý nhóm dự án, trong đó kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và nhóm đóng vai trò quan trọng.
Nhà quản lý cần nắm vững chiến lược xung đột và áp dụng các phương pháp quản lý xung đột hiệu quả để phát triển kỹ năng làm việc nhóm và thúc đẩy tính sáng tạo trong các dự án.
Dù có nguồn nhân lực sẵn có, nhưng chuyên môn có thể chưa cao, chúng ta có thể phân công họ làm thêm việc và trả lương hoặc khen thưởng hợp lý Nếu nhân lực không phù hợp với công việc, cần tổ chức đào tạo lại để nâng cao kiến thức và nghiệp vụ Trong trường hợp thiếu đội ngũ đào tạo, có thể đào tạo một số người có năng khiếu sư phạm từ nguồn nhân lực hiện có để họ đảm nhận vai trò giảng dạy Nếu không thể tổ chức đào tạo, nên bổ sung nguồn nhân lực này vào đội dự án để đảm bảo hiệu quả công việc.
Quản lý tài chính(budget)
Lập bảng kế hoạch quản lý chi phí phần mềm: Đầu vào:
● Kế hoạch quản lý dự án
● Các yếu tố môi trường của doanh nghiệp
● Tài sản của quy trình tổ chức
Công cụ và kỹ thuật
● Đánh giá của chuyên gia
● Cuộc họp Đầu ra: Kế hoạch quản lý chi phí
Chi phí/Đơn vị/Giờ
Tổng phụ Tổng WBS cấp 2
1.2 Các thành viên trong nhóm dự án
0 Đào tạo và hỗ trợ
Tổng chi phí dự án ước tính
Bảng Dự toán chi phí dự án hệ thống quản lý kho
1.2 Các thành viên trong nhóm dự án
0 Đào tạo và hỗ trợ
Tổng chi phí dự án ước tính 100.000.00
Bảng Đường cơ sở chi phí dự án hệ thống quản lý kho
Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch trình): một phần của tổng dự toán được duyệt theo kế hoạch
Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc.
Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện): ước tính giá trị của công việc thực sự được hoàn thành.
Giá trị thu được (EV) 50.000.000
Gía trị ước tính (PV) 100.000.000
Chi phí thực tế (AC) 150.000.000
Chi phí sai biệt (CV) - 40.000.000
Lịch biểu sai biệt (SV) - 20.000.000
Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI) 33%
Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI) 50%
Bảng kiểm soát chi phí
→ Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế hoạch(chậm tiến độ)
Quản lý cấu hình
Trong quá trình triển khai dự án phần mềm, nhiều sản phẩm phụ như tài liệu thay đổi yêu cầu, thiết kế, tài liệu kiểm thử, mã nguồn và các phiên bản phần mềm được tạo ra Quản lý những sản phẩm này được gọi là quản lý cấu hình, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chất lượng của dự án.
Quản lý cấu hình dự án bao gồm các quy trình, hành động, công cụ và phương pháp nhằm kiểm soát các đối tượng cụ thể trong suốt vòng đời của dự án.
2.7.1 Lập kế hoạch quản lý cấu hình
Công cụ. Điểm mốc dự án. Đặt tên.
2.7.2 Thực hiện quản lý cấu hình
Sau khi lập kế hoạch quản lý cấu hình, quá trình quản lý cấu hình sẽ bắt đầu ngay khi dự án khởi động và tiếp tục diễn ra trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Trước tiên, bắt đầu vào việc thay đổi tệp trong mã nguồn, tài liệu thiết kế, kiểm thử.
Tiếp theo là yêu cầu thay đổi cho mỗi gói bàn giao hoặc tài liệu yêu cầu cho gói bàn giao.
Quản lý nội dung của gói bàn giao.
Trong dự án, yêu cầu thường xuyên thay đổi để đáp ứng nhu cầu người dùng, vì vậy việc quản lý yêu cầu một cách hệ thống là rất quan trọng nhằm giảm thiểu sai sót Quá trình này bao gồm việc làm rõ và phân tích yêu cầu phần mềm thông qua sự tương tác giữa khách hàng và nhóm dự án.
Mỗi yêu cầu phần mềm trải qua nhiều giai đoạn khác nhau, bao gồm Khởi tạo, Phê duyệt, Thực hiện và Hoàn thành, với sự thay đổi và trưởng thành qua từng bước.
2.7.2.2Quản lý lỗi của hệ thống
Trong quá trình triển khai dự án, việc xuất hiện sai khác và thiếu sót trong tài liệu và cài đặt phần mềm là điều không thể tránh khỏi, do đó, cần thiết lập quy trình kiểm soát và quản lý lỗi hiệu quả Mỗi nhóm vai trò liên quan, bao gồm người thực hiện, người ra soát và người phê duyệt, sẽ đảm nhận những nhiệm vụ xử lý lỗi khác nhau Tuy nhiên, tất cả các lỗi đều trải qua một vòng đời cơ bản gồm các giai đoạn khởi tạo, thực hiện, từ chối và hoàn thành.
Quá trình quản lý phiên bản là một yếu tố quan trọng, yêu cầu tính hệ thống và nhất quán trong suốt vòng đời của dự án Mỗi dự án thường áp dụng quy tắc đánh số phiên bản theo ngữ nghĩa riêng, và trong dự án xây dựng hệ thống quản lý kho, định dạng đánh số phiên bản được sử dụng là MAJOR.MINOR.PATCH với các quy tắc cụ thể.
Tăng số MAJOR khi có sự thay đổi lớn hoặc hệ thống không tương thích. Tăng số MINOR khi thêm chức năng và tương thích.
Tăng số PATCH khi sửa lỗi, thay đổi nhỏ với bản cũ.
2.7.2.4Quản lý gói bàn giao
Gói bàn giao là một đối tượng quản lý chất lượng đặc biệt, bao gồm các tài liệu như thiết kế, kiểm thử và hướng dẫn sử dụng Mỗi gói bàn giao cần được lưu trữ riêng biệt trong cấu trúc thư mục dự án hoặc trong công cụ quản lý cấu hình Để đảm bảo tính toàn vẹn của dự án, không ai, kể cả nhà quản lý dự án, được phép sửa đổi gói bàn giao đã được phê duyệt, nhằm bảo vệ lịch sử của dự án.
2.7.2.5Kiểm tra giám sát cấu hình
Việc kiểm tra giám sát cấu hình dự án là cần thiết và nên được thực hiện thường xuyên để giảm thiểu tác động của lỗi cấu hình Trong quá trình này, các thông tin quan trọng như gói bàn giao, tình trạng công việc, sao lưu và yêu cầu thay đổi cần được kiểm tra kỹ lưỡng.
Quản lý các bên liên quan
2.8.1 Xác định các bên liên quan
● Process (P): Project Manager, Leader Developer, Front-end Developer, Back-end Developer, Database Manager
● Output (O): Tester, QA, Designer, Programer
Bảng ghi các bên liên quan:
Tên Vị trí Trong/ Ngoài Vai trò Thông tin liên hệ
Phùng Ninh Nhật CIO Trong Project Manager
Nguyễn Thế Quân Program mer
Trần Thị Nhẫn Designer Trong Team Member
Bảng ghi các bên liên quan
Phân loại các bên liên quan:
Sơ đồ Lưới quyền hạn/quan tâm 2.8.2 Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Các bên liên quan Không nhận thức
Bảng Ma trận các bên liên quan
2.8.3 Quản lý sự tham gia của các bên liên quan
Ma trận quản lý kỳ vọng:
Phạm vi 1 Dự án hoàn thành đúng phạm vi, đúng yêu cầu chức năng của khách hàng
Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ
2 Dự án hoàn thành sớm/đúng thời gian dự kiến
Có kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý
Chi phí 3 Dự án đạt được với chi phí nằm trong phạm vi ước tính hoặc thấp hơn
Tiết kiệm, tối ưu hóa nguồn lực hiện tại
Bảng Ma trận quản lý kỳ vọng
Ghi nhận vấn đề: Hiện tại chưa có vấn đề nào được ghi nhận
2.8.4 Kiểm soát các bên liên quan
Các bên liên quan đến dự án là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có khả năng ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án Việc xác định và phân tích mối quan hệ với các bên liên quan, cùng với việc xây dựng chiến lược quản lý phù hợp, là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án.
Các bên liên quan quan trọng của dự án: PM, Developer, Database Manager, Designer, Tester, QA, Khách hàng
Phần mềm hỗ trợ các bên liên quan bao gồm các công cụ viết code, truyền thông, quản lý dự án và các nền tảng cộng tác, giúp tăng cường sự tham gia và tương tác giữa các bên liên quan trong quá trình phát triển dự án.
KẾ HOACH TRUYỀN THÔNG 59 3.1 Mục đích
DỰ TRÙ RỦI RO 63 4.1 Rủi ro trong hoạt động dự án kinh doanh
Rủi ro về con người
Thiếu nhân viên có chuyên môn về phần mềm, quản lý kho.
Khả năng tiếp thu và thích ứng với phần mềm mới của nhân viên chưa tốt.
Sự phản đối của nhân viên:
E ngại thay đổi, lo lắng mất việc làm.
Khó khăn trong việc đào tạo và huấn luyện.
Sai sót trong quá trình nhập liệu dữ liệu.
Sử dụng phần mềm không đúng cách.
Rủi ro về kĩ thuật
Lỗi hệ thống, lỗi chức năng, lỗi bảo mật.
Khó khăn trong việc cài đặt và vận hành phần mềm.
Phần mềm không tương thích với hệ thống phần mềm hiện có của doanh nghiệp. Khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu.
Nguy cơ bị tấn công mạng, mất cắp dữ liệu.
Hệ thống không đảm bảo an toàn thông tin.
Rủi ro về quy trình
Quy trình quản lý kho chưa hoàn thiện:
Thiếu quy trình cụ thể cho việc sử dụng phần mềm.
Quy trình không phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:
Các bộ phận liên quan không phối hợp chặt chẽ trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm.
Thiếu sự thống nhất trong việc quản lý dữ liệu.
Rủi ro về tài chính
Chi phí phát triển, mua sắm phần mềm cao hơn dự kiến.
Chi phí đào tạo, bảo trì phần mềm phát sinh.
Lợi ích kinh tế không đạt được như kỳ vọng:
Hiệu quả sử dụng phần mềm thấp.
Không tiết kiệm được chi phí hoặc tăng doanh thu như mong muốn.
Rủi ro về thời gian
Dự án triển khai chậm trễ:
Quá trình triển khai gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.
Thiếu sự phối hợp giữa các bên liên quan.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh:
Doanh nghiệp phải tạm ngừng hoạt động để triển khai phần mềm.
Mất mát doanh thu do gián đoạn hoạt động.
Rủi ro về yêu cầu
Yêu cầu không rõ ràng, thiếu chi tiết hoặc thay đổi thường xuyên.
Khó khăn trong việc thu thập và xác định yêu cầu của người dùng.
Sai sót trong việc truyền đạt yêu cầu giữa các bên liên quan.
Rủi ro về dự án
Lập kế hoạch dự án không đầy đủ hoặc thiếu chính xác.
Quản lý dự án kém hiệu quả.
Rủi ro về dữ liệu
Dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ: Dẫn đến việc phần mềm không hoạt động hiệu quả.
Mất mát dữ liệu: Dẫn đến thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Biện pháp khắc phục và phòng ngừa rủi ro
Công việc Mô tả rủi ro Mức độ ảnh hưởng
Mức nguy hiểm của rủi ro
Xây dựng bản yêu cầu kỹ thuật cho các thiết bị phần cứng
Sai sót trong xác định yêu cầu, thay đổi yêu cầu nhiều lần trong quá trình triển khai
Cao 40% Cao -Thực hiện đào tạo và huấn luyện định kỳ cho những người tham gia quá trình xây dựng yêu cầu kỹ thuật
Để đảm bảo quy trình kiểm tra và phê duyệt hiệu quả, cần thiết lập một hệ thống chặt chẽ Tổ chức các cuộc họp định kỳ và tạo cơ hội tương tác mở giữa các bên liên quan sẽ giúp thảo luận, làm rõ và đạt được sự đồng thuận về các yêu cầu Điều này cũng bao gồm việc lập hồ sơ mời thầu một cách chính xác và đầy đủ.
Xuất hiện thiếu sót trong việc chuẩn bị tài liệu thầu và nguy cơ phát sinh thay đổi yêu cầu từ phía các nhà thầu
20% TB -Thiết lập một tiến trình chi tiết và cụ thể để chuẩn bị tài liệu thầu
Tổ chức các buổi họp thông tin và tương tác định kỳ với các nhà thầu là cần thiết để làm rõ yêu cầu và giải đáp mọi thắc mắc Sự thành công của quá trình gọi thầu phụ thuộc vào số lượng và chất lượng phản hồi từ các nhà thầu, đồng thời cần chú trọng đến việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Cao 25% Cao -Tăng cường quảng bá và tiếp cận đến một lượng lớn các nhà thầu tiềm năng
-Thực hiện một quy trình chọn lọc và đánh giá chặt chẽ đối với các nhà thầu
-Áp dụng các biện pháp kiểm soát và minh bạch trong quá trình chọn nhà thầu
Xét thầu Đánh giá không chính xác hoặc thiếu sót trong quá trình đánh giá các đề xuất từ các nhà thầu
Cao 15% Cao -Phát triển một bộ tiêu chí đánh giá rõ ràng và chi tiết cho quá trình xét thầu
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ là điều cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tiến độ hoàn thành của các công việc lắp đặt Việc sử dụng các bảng đánh giá và biểu đồ so sánh sẽ giúp theo dõi và quản lý hiệu quả đơn vị thi công, đồng thời giảm thiểu nguy cơ phát sinh tranh chấp hoặc xung đột trong quá trình thực hiện.
Để nâng cao hiệu quả công việc lắp đặt, cần kiểm soát tiến độ và chất lượng thông qua việc thiết lập hệ thống giám sát liên tục và thực hiện đánh giá định kỳ Đồng thời, việc tạo điều kiện cho các bên liên quan có thể đàm phán và thỏa thuận sẽ góp phần quan trọng trong quá trình này.
Việc tổ chức nghiệm thu phần cứng gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu suất của thiết bị sau khi lắp đặt, dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các lỗi hoặc thiếu sót trong quá trình nghiệm thu.
10% TB -Thiết lập các tiêu chuẩn và tiêu chí rõ ràng để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu suất của thiết bị sau khi lắp đặt
Thực hiện kiểm tra và kiểm thử kỹ lưỡng trước, trong và sau quá trình lắp đặt là rất quan trọng để phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗi hoặc thiếu sót.
-Tổ chức các buổi đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên tham gia nghiệm thu về cách thức kiểm tra và đánh giá hiệu suất của thiết bị
Xây dựng bản yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống phần mềm
Không đảm bảo sự rõ ràng và đầy đủ của yêu cầu, phát sinh thay đổi yêu cầu từ phía người dùng hoặc các bên liên quan
15% TB -Thực hiện các cuộc họp định kỳ với người dùng và các bên liên quan để làm rõ và xác định các yêu cầu phần mềm
Để đảm bảo chất lượng phần mềm, cần thiết lập một quy trình xác nhận và phê duyệt chặt chẽ cho các yêu cầu phần mềm Đồng thời, áp dụng các biện pháp kiểm soát thay đổi hiệu quả sẽ giúp quản lý và theo dõi các thay đổi yêu cầu một cách hợp lý.
Lập hồ sơ đối tác
Sự thiếu sót hoặc không chính xác trong việc thu thập thông tin về đối tác
Cao 20% Cao -Xây dựng một quy trình cụ thể và chi tiết cho việc thu thập thông tin về đối tác
-Thiết lập một hệ thống kiểm tra và xác minh thông tin đối tác định kỳ
Gọi đầu tư Khó khăn trong việc thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư tiềm năng
Cao 30% Cao -Phát triển một chiến lược marketing hiệu quả
Tổ chức sự kiện và buổi gặp gỡ trực tiếp là cách hiệu quả để kết nối với các nhà đầu tư tiềm năng, tạo ra cơ hội giao lưu và chia sẻ thông tin Đồng thời, cần chú ý đến việc đánh giá chính xác các dự án đầu tư, tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình xét đầu tư để đảm bảo quyết định đầu tư đúng đắn và hiệu quả.
Cao 30% Cao - Xây dựng quy trình đánh giá dự án đầu tư chi tiết và cụ thể thông qua việc tổ chức các cuộc họp định kỳ với chuyên gia và bên liên quan Điều này giúp thảo luận và đánh giá các dự án đầu tư một cách tổng thể và đa chiều, đảm bảo tính hiệu quả và khả thi của các quyết định đầu tư.
-Sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ để kiểm tra và xác minh thông tin
Mua phần mềm hệ thống bảo hiểm xã hội
Việc đảm bảo tính tương thích và phù hợp của phần mềm với hệ thống hiện có gặp nhiều khó khăn, đồng thời có nguy cơ cao về mất mát dữ liệu hoặc xảy ra sự cố.
Để đảm bảo tính tương thích và an toàn khi triển khai phần mềm mới, cần tiến hành đánh giá toàn diện hệ thống hiện tại Việc này giúp xác định các yêu cầu cần thiết và tránh những rủi ro bảo mật do triển khai phần mềm không đúng cách.
-Thực hiện các bước kiểm tra và thử nghiệm trước khi triển khai phần mềm
-Tổ chức các buổi đào tạo và huấn luyện cho nhân viên về việc sử dụng và quản lý phần mềm mới
Mua phần mềm quản lý hàng hóa
Không phù hợp giữa yêu cầu của doanh nghiệp và tính năng của phần mềm
Cao 35% Cao -Tiến hành một cuộc đánh giá chi tiết về nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp đối với phần mềm quản lý hàng hóa
Để đảm bảo sự phù hợp giữa yêu cầu doanh nghiệp và tính năng phần mềm, cần thực hiện một quá trình xác nhận chặt chẽ Đồng thời, việc theo dõi và quản lý đơn vị phát triển phần mềm quản lý kho cũng rất quan trọng.
Không đảm bảo tính đúng đắn và chất lượng của phần mềm được phát triển, không đáp ứng được yêu cầu và mong đợi của doanh nghiệp về
Để đảm bảo tính đúng đắn và chất lượng của phần mềm trước khi triển khai, cần sử dụng các tiêu chuẩn và phương pháp kiểm thử đa dạng Việc này không chỉ giúp kiểm tra tính năng mà còn đánh giá hiệu suất của phần mềm.
Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các bên liên quan là cần thiết để đảm bảo phần mềm đang phát triển đáp ứng đúng yêu cầu và mong đợi của doanh nghiệp về tính năng và hiệu suất.
Việc bỏ sót các lỗi hoặc thiếu sót trong quá trình kiểm thử có thể dẫn đến việc phần mềm không đảm bảo tính đáng tin cậy và hoạt động ổn định sau khi được đưa vào sử dụng.