phòng, tiện nghi, dịch vụ,..., chịu trách nhiệm quản lý: xét duyệt hồ sơ sinh viênđăng kí, nhập thông tin sinh viên, thu phí nội trú đối với từng đối tượng sinh viên;thu tiền điện nước t
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực
1.1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Điện Lực
Tên trường: Trường Đại học Điện Lực. Địa chỉ: 235 Hoàng Quốc Việt, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội. Điện thoại: 04 2245 2662.
Thư điện tử: thongtin@epu.edu.vn.
Website: http://www.epu.edu.vn.
Nhà trường có 2 nhiệm vụ chính cơ bản, đó là:
1 Đào tạo nhân lực có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có kiến thức và năng lực thực hành nghề nghiệp tương xứng với trình độ đào tạo, có sức khỏe, có năng lực thích ứng với việc làm trong xã hội, tự tạo việc làm cho mình và cho những người khác, có khả năng hợp tác bình đẳng trong quan hệ quốc tế, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
2 Tiến hành nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học và sản xuất, dịch vụ khoa học và công nghệ theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ, Luật Giáo dục và các quy định khác của pháp luật.
1.1.2 Tổng quan về ký túc xá trường Đại học Điện Lực
Trường Đại học Điện Lực hiện có hai dãy nhà ký túc xá, gồm Nhà H và Nhà K, với tổng cộng 59 phòng ở Các phòng này phục vụ cho sinh viên theo học hệ chính quy cũng như học viên tham gia các khóa học ngắn hạn tại trường.
Nhà H cho phép tối đa 10 người hoặc 6 người mỗi phòng, trong khi nhà K cũng giới hạn ở 10 người/phòng Mỗi phòng đều được trang bị công tơ điện riêng, với mức điện miễn phí là 8 số/người/tháng; nếu sử dụng vượt quá, sẽ phải trả thêm phí Nước sinh hoạt được cung cấp miễn phí.
Bộ máy quản lý ký túc xá Đại học Điện Lực bao gồm ban quản lý và các nhân viên, những người chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề liên quan đến sinh viên, phòng ở và tiện nghi Nhân viên quản lý thực hiện các nhiệm vụ như xét duyệt hồ sơ đăng ký của sinh viên, nhập thông tin, thu phí nội trú và tiền điện nước theo phòng Họ cũng quản lý trật tự và vệ sinh trong các phòng, cập nhật thông tin về phòng ốc, tiện nghi và dịch vụ, đồng thời thống kê và báo cáo về tình hình sinh viên, số lượng phòng đang ở, phòng còn trống, cũng như các khoản phí nội trú và tiền điện nước tương ứng.
Khảo sát
1.2.1 Mô tả hoạt động và thực trạng của hệ thống hiện tại Đầu mỗi năm học, ban quản lý ký túc xá sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ở của mỗi khu ký túc xá nhà trường Đồng thời dựa vào danh sách sinh viên được ở lại ký túc xá cuối mỗi năm học tổng kết được, ban quản lý ký túc xá lên kế hoạch cho sinh viên ở ký túc xá (số lượng sinh viên cho phép đăng ký và tình trạng các phòng ở) Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên việc tiếp nhận sinh viên các khóa vào khu ký túc xá, phát mẫu đăng ký ở ký túc xá cho mỗi lớp.
Do số lượng phòng ở ký túc xá hạn chế không đủ đáp ứng nhu cầu của tất cả sinh viên, nên ưu tiên được dành cho sinh viên thuộc diện chính sách và sinh viên năm nhất.
Ban quản lý ký túc xá sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng ký của sinh viên từ ngày 25/5 Sau khi nhận hồ sơ, ban quản lý sẽ xem xét và thông báo kết quả cho sinh viên trong vòng 25 ngày Danh sách sinh viên được phép ở ký túc xá sẽ được công bố vào ngày 20/6.
- Trường hợp sinh viên đã đăng ký ở ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu rõ lý do cụ thể.
Trong vòng 7 ngày kể từ ngày thông báo, sinh viên sẽ được vào ký túc xá Ban quản lý ký túc xá sẽ chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục cần thiết để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Mức phí ký túc xá được quy định là 250.000đ/tháng, và đơn xin ở ký túc xá có giá trị trong 1 kỳ hoặc 1 năm tùy theo lựa chọn của sinh viên Trước mỗi kỳ nghỉ hè hoặc Tết, sinh viên phải bàn giao phòng cho ban quản lý ký túc xá Nếu muốn ở lại, sinh viên cần làm đơn đăng ký gửi ban quản lý và chờ phê duyệt theo lịch trình đã đề ra Sau khi hoàn tất thủ tục, sinh viên sẽ đóng lệ phí và nhận phòng cùng hợp đồng từ ban quản lý Tất cả yêu cầu chuyển phòng trong ký túc xá cũng phải được sự chấp thuận của ban quản lý.
Sinh viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của ký túc xá Mọi hành vi vi phạm sẽ được ban quản lý ghi nhận và xử lý theo quy định, có thể bao gồm cảnh cáo hoặc thậm chí là buộc thôi cư trú.
Tiền điện nước sinh hoạt của sinh viên được quy định rõ:
- Miễn không thu tiền nước sinh hoạt của sinh viên.
Mỗi phòng được trang bị một đồng hồ đo điện riêng, và mỗi sinh viên sẽ được miễn phí 10 số điện mỗi tháng Nếu sử dụng vượt quá số điện miễn phí, các phòng sẽ phải nộp tiền cho ban quản lý với mức phí 2.000đ cho mỗi số điện dư.
Với cách quản lý đó dẫn đến một số thực trạng như:
- Thiếu phương tiện quản lý.
Quá trình quản lý hiện tại kéo dài và phụ thuộc nhiều vào phương pháp thủ công, gây khó khăn trong việc kiểm soát và tiêu tốn nhiều thời gian Độ chính xác trong quản lý cũng không đạt yêu cầu do hệ thống máy tính còn yếu và chưa được ứng dụng hiệu quả trong công tác quản lý.
- Tốn nhiều nhân lực cho việc quản lý nhưng đem lại hiệu quả không cao, tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ.
- Khối lượng giấy tờ nhiều dẫn đến việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
- Thông tin quản lý không đa dạng, bảo mật thấp.
- Thông tin về tình trạng phòng thường xuyên thay đổi, thực hiện thủ công khó cập nhật chính xác và lãng phí giấy tờ.
Tuy nhiên, với cách quản lý đó không yêu cầu trình độ cao
1.2.2 Khảo sát sơ bộ về hệ thống quản lý ký túc xá
• Chức năng quản lý sinh viên.
- Quản lý danh sách sinh viên ở ký túc xá.
- Quản lý chi tiết thông tin về sinh viên ở ký túc xá như: Mã sinh viên, lớp, giới tính, ngày sinh, số điện thoại,
- Quản lý việc vi phạm kỉ luật của sinh viên
- Cho phép tìm kiếm thông tin sinh viên, cho phép thêm, sửa hoặc xóa thông tin sinh viên
- Quản lý thông tin về hợp đồng nội trú của sinh viên.
- Quản lý việc lập hợp đồng và gia hạn hợp đồng của sinh viên.
- Cho phép tìm kiếm, cập nhật hoặc xóa thông tin hợp đồng của sinh viên.
Sinh viên có nhu cầu ở kí túc xá cần đăng ký với ban quản lý theo biểu mẫu quy định Nếu đủ điều kiện và còn chỗ trống, sinh viên sẽ được kí hợp đồng và xếp phòng Ngược lại, ban quản lý sẽ thông báo từ chối Khi được chấp thuận, sinh viên phải cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, quê quán, giới tính, mã sinh viên, lớp và khoa để hoàn tất hợp đồng.
Nếu sinh viên muốn chuyển từ phòng này sang phòng khác, nhân viên sẽ thực hiện việc thay đổi số phòng, đồng thời đảm bảo rằng tất cả thông tin của sinh viên vẫn được giữ nguyên.
Trường hợp sinh viên chuyển ra ngoài hay bị cắt hợp đồng thì mọi thông tin của sinh viên phải được xóa.
• Chức năng quản lý phòng.
- Quản lý những thông tin về phòng như: Số phòng, loại phòng, số lượng sinh viên, tình trạng cơ sở vật chất,
Hệ thống cho phép người dùng tìm kiếm và cập nhật thông tin phòng hiệu quả Để quản lý tốt, tất cả thông tin liên quan đến phòng như số phòng, loại phòng, số lượng sinh viên và tình trạng cơ sở vật chất cần được nhập đầy đủ Mọi thay đổi về thông tin phòng đều phải được cập nhật kịp thời.
• Chức năng quản lý nhân viên.
- Quản lý thông tin nhân viên.
- Cho phép tìm kiếm nhân viên, cập nhật hoặc xóa thông tin nhân viên.
Nhân viên làm việc tại kí túc xá cần cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và chức vụ cho ban quản lý Khi có sự thay đổi về thông tin, quản lý sẽ tiến hành cập nhật Đối với những nhân viên không còn làm việc, thông tin của họ sẽ được xóa bỏ.
• Chức năng quản lý hóa đơn.
Vào cuối tháng, nhân viên sẽ tổng hợp số tiền phòng và tiền điện vượt mức miễn phí (8 số/người/tháng) mà sinh viên sử dụng, sau đó lập phiếu thu cho từng sinh viên Sinh viên nộp tiền trễ hoặc không nộp sẽ bị ghi vào danh sách vi phạm kỷ luật để xử lý.
• Chức năng quản lý người dùng.
Người quản lý có vai trò quan trọng trong việc tạo mới và cấp quyền truy cập cho nhân viên hoặc sinh viên Khi được cấp quyền, người dùng chỉ có thể thực hiện các hành động trong phạm vi quyền hạn của mình Đặc biệt, người quản lý có quyền tạo, cập nhật và xóa thông tin của người dùng khác, đảm bảo sự quản lý hiệu quả trong hệ thống.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Mô tả bài toán
Hàng năm, trường tuyển sinh khoảng 2.700 sinh viên, chủ yếu là sinh viên ngoại tỉnh, dẫn đến nhu cầu về nhà ở rất lớn Các cán bộ ký túc xá phải quản lý hàng nghìn sinh viên từ khi nhập học cho đến khi ra trường, nhưng hiện tại, mọi quy trình và thủ tục đều được thực hiện bằng giấy tờ và sổ sách thủ công Điều này gây ra sự phức tạp và khó khăn trong quản lý, do đó cần phải được tin học hóa để nâng cao hiệu quả.
Xây dựng biểu đồ use case
2.2.1 Xác định các tác nhân
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu
2 Nhân viên quản lý sinh viên
- Quản lý thông tin sinh viên
3 Nhân viên quản lý phòng
- Quản lý thông tin phòng
5 Sinh viên - Lập hợp đồng
2.2.2 Xây dựng biểu đồ Use case
- Biểu đồ ca sử dụng tổng thể của hệ thống
Hình 1 Biểu đồ use case tổng thể của hệ thống
+ Đặc tả ca sử dụng đăng nhập hệ thống
Tên Use case Đăng nhập hệ thống
Mục đích Người dùng muốn sử dụng hệ thống để thực hiện các công việc của mình.
Để sử dụng hệ thống và thực hiện công việc, người dùng cần đăng nhập bằng cách nhập tên tài khoản và mật khẩu vào form đăng nhập.
Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của tài khoản người dùng khi đăng nhập Nếu thông tin đăng nhập đúng, hệ thống sẽ xác định quyền truy cập và thiết lập trạng thái cho người dùng Ngược lại, nếu thông tin đăng nhập sai, hệ thống sẽ thông báo lỗi cho người dùng.
- Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể thay đổi mật khẩu tùy theo nhu cầu.
- Biểu đồ use case tổng quát của người quản trị
Hình 2 Biểu đồ use case của người quản trị
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý người dùng
Tên use case Quản lý người dùng
Tác nhân Người quản trị
Mục đích Cấp quyền truy cập và quản lý thông tin của từng người dùng.
Mô tả - Người dùng muốn tham gia vào hệ thống thì phải được cấp quyền đúng với các chức năng của mình.
Người quản trị sử dụng thông tin người dùng để xác định bộ phận và nhóm quyền của họ, từ đó cấp quyền phù hợp Thông tin về quyền hạn của từng người dùng được ghi lại chi tiết trong bảng quyền người dùng.
Sau khi được cấp quyền truy cập, quản trị viên sẽ chịu trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân của người dùng Trong trường hợp nhân viên không còn làm việc tại công ty, quản trị viên sẽ tiến hành xóa dữ liệu cá nhân của nhân viên đó.
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý nhân viên
Tên use case Quản lý nhân viên
Tác nhân Người quản trị
Mục đích Quản lý thông tin nhân viên làm việc tại kí túc xá
Mô tả - Khi mới xây dựng hệ thống, người quản trị phải nhập đầy đủ thông tin về các nhân viên đang làm việc tại kí túc xá.
Người quản trị có thể cập nhật thông tin nhân viên khi có sự thay đổi, và trong trường hợp nhân viên không còn làm việc, thông tin của họ có thể được xóa bỏ.
+ Đặc tả ca sử dụng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Tên use case Sao lưu và phục hồi dữ liệu
Tác nhân Người quản trị
Mục đích Lưu lại và phục hồi dữ liệu của hệ thống khi xảy ra sự cố.
Quản lý cần định kỳ sao lưu dữ liệu từ hệ thống vào một thư mục bên ngoài để đảm bảo an toàn trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc lỗi.
Sau khi khắc phục lỗi hệ thống, người quản trị cần khôi phục dữ liệu cũ nhằm ngăn chặn mất mát thông tin và tiếp tục công việc Trong quá trình này, quản trị viên sẽ chọn thư mục chứa các tệp đã được sao lưu trước đó để phục hồi dữ liệu.
- Biểu đồ use case tổng quát của quản lý sinh viên
Hình 3 Biểu đồ use case tổng quát quản lý sinh viên
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý thông tin sinh viên
Tên use case Quản lý thông tin sinh viên
Tác nhân Nhân viên quản lý sinh viên
Mục đích Lưu trữ thông tin sinh viên ở kí túc xá
Mỗi sinh viên khi đăng ký vào ký túc xá cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân Nhân viên quản lý sẽ nhập các thông tin này vào cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý.
- Trường hợp thiếu thông tin hoặc có sai sót, sinh viên phải báo lại với nhân viên để chỉnh sửa và bổ sung thông tin.
- Khi sinh viên hết hạn hợp đồng hoặc chuyển ra ngoài thì nhân viên quản lý có thể xóa thông tin sinh viên đó.
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý hợp đồng
Tên use case Quản lý hợp đồng
Tác nhân Nhân viên quản lý sinh viên
Mục đích Lập hợp đồng và quản lý hợp đồng nội trú của sinh viên
Mỗi sinh viên khi đăng ký ở ký túc xá sẽ được nhân viên quản lý lập hợp đồng nội trú và sắp xếp phòng Khi hợp đồng hết hạn, sinh viên cần đến gặp nhân viên quản lý để gia hạn hợp đồng.
Khi sinh viên không gia hạn hợp đồng nội trú hoặc chuyển ra ngoài sau khi hết hạn, nhân viên quản lý có quyền xóa hợp đồng của sinh viên đó.
- Biểu đồ use case tổng quát của quản lý phòng
Hình 4 Biểu đồ use case tổng quát quản lý phòng
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý thông tin phòng
Tên use case Quản lý thông tin phòng
Tác nhân Nhân viên quản lý phòng
Mục đích Lưu trữ thông tin phòng trong khu kí túc xá
Khi xây dựng hệ thống quản lý, nhân viên quản lý phòng cần nhập đầy đủ thông tin về chỗ ở của sinh viên Nếu có sự thay đổi về phòng ở của sinh viên, nhân viên có khả năng chỉnh sửa thông tin để đảm bảo tính chính xác.
- Gồm các công việc sau:
+ Cập nhật hoặc xóa thông tin phòng
+ Tra cứu thông tin phòng
+ Đặc tả ca sử dụng quản lý điện, nước
Tên use case Quản lý điện, nước
Tác nhân Nhân viên quản lý phòng
Mục đích Theo dõi quá trình tiêu thụ điện, nước của sinh viên ở mỗi phòng
Mỗi tháng, nhân viên quản lý cần theo dõi và tổng hợp lượng điện nước tiêu thụ của sinh viên trong từng phòng để lập phiếu thu.
- Biểu đồ use case tổng quát của quản lý hóa đơn
Hình 5 Biểu đồ use case tổng quát quản lý hóa đơn
Tên use case Quản lý hóa đơn
Tác nhân Nhân viên kế toán
Mục đích Quản lý việc thu chi và lập phiếu thu
Cuối tháng, nhân viên kế toán thống kê lượng điện và nước tiêu thụ của từng phòng, lập phiếu thu và thông báo cho sinh viên Sau khi sinh viên thanh toán tiền phòng và dịch vụ, nhân viên sẽ cấp phiếu thu cho họ.
Xây dựng biểu đồ tương tác
- Biểu đồ trình tự cho việc đăng nhập
Hình 6 Biểu đồ trình tự việc đăng nhập
- Biểu đồ trình tự cho việc quản lý sinh viên
Hình 7 Biểu đồ trình tự việc quản lý sinh viên
- Biểu đồ trình tự cho việc quản lý nhân viên
Hình 8 Biểu đồ trình tự quản lý nhân viên
- Biểu đồ trình tự cho việc quản lý phòng
Hình 9 Biểu đồ trình tự quản lý phòng
- Biểu đồ trình tự cho việc quản lý hợp đồng
Hình 10 Biểu đồ trình tự quản lý hợp đồng
- Biểu đồ cộng tác cho việc đăng nhập
Hình 11 Biểu đồ cộng tác cho việc đăng nhập
- Biểu đồ cộng tác cho việc quản lý sinh viên
Hình 12 Biểu đồ cộng tác cho việc quản lý sinh viên
- Biểu đồ cộng tác cho việc quản lí nhân viên
Hình 13 Biểu đồ cộng tác cho việc quản lí nhân viên
- Biểu đồ cộng tác cho việc quản lí phòng
Hình 14 Biểu đồ cộng tác cho việc quản lí phòng
Xây dựng biểu đồ lớp
- Biểu đồ lớp thực thể tổng quát
Hình 15 Biểu đồ lớp thực thể tổng quát
- Biểu đồ lớp cho ca sử dụng đăng nhập
Hình 16 Biểu đồ lớp cho ca sử dụng đăng nhập
- Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí nhân viên
Hình 17 Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí nhân viên
- Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí sinh viên
Hình 18 Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí sinh viên
- Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí hợp đồng
Hình 19 Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí hợp đồng
- Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí phòng
Hình 20 Biểu đồ lớp cho ca sử dụng quản lí phòng
Xây dựng biểu đồ trạng thái
- Biểu đồ trạng thái đăng nhập
Hình 21 Biểu đồ trạng thái đăng nhập
- Biểu đồ trạng thái thêm sinh viên
Hình 22 Biểu đồ trạng thái thêm sinh viên
- Biểu đồ trạng thái xóa nhân viên
Hình 23 Biểu đồ trạng thái xóa nhân viên
- Biểu đồ trạng thái tra cứu phòng
Hình 24 Biểu đồ trạng thái tra cứu phòng
Xây dựng biểu đồ thành phần
Hình 25 Biểu đồ thành phần
PHÁT SINH MÃ TRÌNH
Mô hình hóa cơ sở dữ liệu
Hình 26 Mô hình hóa cơ sở dữ liệu