Đề tài thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty tnhh sản xuất và Đầu tư thương mại nhật việt

Tính cấp thiết Đề tài hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.. Vậy nên, nếu công tác văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TE

š >> * J roc >

\ Win U DAU MOT

TIEU LUAN MON : QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

DE TAI: THUC TRANG CONG TAC QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ ĐẦU TU THUONG MẠI NHẬT VIỆT

HỌ VÀ TÊN-MSSV: Nguyễn Quỳnh Phương 2223402011066

Nguyễn Ngọc Nguyên 2223402010532

NHÓM HỌC PHẢN : GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : NGUYÊN NHẬT KHÁNH UYÊN

Binh Duong, ngay thang nam

KHOA KINH TE CTDT QUAN TRI KINH DOANH

PHIEU CHAM TIEU LUAN

Tén hoc phan: Quan tri hanh chinh van phong

Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học:

Ho tén sinh vién: Nguyén Quynh Phuong 2223402011066

Nguyễn Ngọc Nguyên 2223402010532

Đề tài:

_ Ý KIÊN ĐÁNH GIÁ

(Cho điêm vào ô trồng, thang điểm 10/10) Tiêu chí đánh giá đánh

Cán bộ | Cán bộ chăm 1 | châm 2

mở

1 cơ sở lý

2 2.1 thưc

2 mục 2.2 ết điểm

3 —

+ TLTK

thức trình

1

2

3

4

5

6

7

8

Thủ Dầu Một, ngày tháng năm Cán bộ chấm 1 Cán bộ chấm 2

Bảng phân công nhiệm vụ từng thành viên bài thực tế

Nguyễn Quỳnh Tìm nội dung, ppt 100%

Phương (nt)

Nguyễn Ngọc Nguyên Ghép clip 100%

Lê Thế Trường Tìm nội dung,ppt 100%

Trần Thanh Hải Thuyết trình 100%

Nguyễn Thị Mỹ Tâm Thuyết trình 100%

Nguyễn Văn Thái Tìm nội dung 90%

Mục Lục

CHUONG I CO SO LY THUYET

1.1 Khái niệm liên quan đến văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

1.1.2 Chức năng tầm quan trọng của văn phòng

1.2 Trang thiết bị văn phòng

1.2.1 Khái niệm trang thiết bị văn phòng

1.2.2 Vai trò trang thiết bị văn phòng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ ĐẦU TƯ

THƯƠNG MẠI NHẬT VIỆT

2.1 Giới thiệu chung

2.1.1 Lịch sử hình thành

2.2 Cơ cấu tổ chức công ty

2.3 Thực trạng (với mỗi tiểu mục, nêu thực trạng, phân tích ưu

điểm, nhược điểm)

2.3.1 Không gian làm việc

2.3.2 Công tác văn thư - lưu trữ

CHUONG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY

3.1 Về không gian làm việc

3.2 Về công tác

Lời nói đầu Lời đầu tiên chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ

môn cô Nguyễn Nhật Khánh Uyên đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến

thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng của cô, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tỉnh thần học

tập hiệu quả, nghiêm túc và đầy vui tươi Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để chúng em có thể vững bước sau này

Bộ môn Quản Trị Hành Chính Văn Phòng là môn học thú vị, vô cùng

bổ ích Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng

tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù chúng em đã cố gắng

nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót

và nhiều chỗ còn chưa chính xác, mong cô sẽ xem xét và góp ý để

bài tiểu luận của chúng em được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết

Đề tài hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu của

các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức và

doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ thì cần phải tổ chức tốt công tác hành chính văn phòng đầu tiên Văn phòng chính là nơi tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của lãnh đạo Vậy nên, nếu công tác văn phòng được tổ chức

và làm việc khoa học, trật tự thì việc quản lý thông tin và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ đạt chất lượng và thúc

đẩy làm việc hiệu quả Không gian văn phòng không chỉ để

nhân viên làm việc hàng ngày mà còn là nơi nghỉ ngơi, khích lệ tinh thần nhân viên sau những giờ làm việc mệt mỏi Vì vậy việc tổ chức không gian của văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tiểu luận nghiên cứu thực tế sẽ làm rõ thực trạng, những ưu

điểm và khuyết điểm trong công tác tổ chức không gian văn

phòng của công ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật

Việt đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, nâng cao công tác tổ chức không gian để tăng hiệu quả làm việc của cán

bộ công nhân viên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức không gian văn phòng của công ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật Việt Phạm vi nghiên cứu:

Về nội dung: Công tác tổ chức không gian văn phòng của công

ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật Việt

Về không gian: Văn phòng của công ty TNHH sản xuất và đầu

tư thương mại Nhật Việt

Về thời gian: ngày 5 Tháng 10 năm 2023

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Đề tài sử dụng phương pháp:

Phương pháp phân tích tổng hợp

Nguồn dữ liệu:

Sinh viên tự quan sát, thu thập thông tin để đánh giá

5, Ý nghĩa dé tai

Dựa vào lý thuyết về môn Quản trị hành chính văn phòng, đề tài tập trung làm rõ thực trạng tổ chức không gian văn phòng của công ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật Việt và

đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác phát triển của

công ty

6 Kết cấu đề tài

CHUONG | CO SO LY THUYET

_ CHU'ONG II THUC TRANG CONG TAC QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CONG TAC TAI

CÔNG TY

B/ PHẦN NỘI DUNG

CHUONG I CO SO LY THUYET

1.1 Khái niệm liên quan đến văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo trang GOFFICE Văn phòng là điểm trung tâm của tổ chức Là

nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của tổ chức kinh doanh Văn phòng là bộ não của cả một tổ chức

Để giải thích khái niệm văn phòng là gì, thì ta có hai khái niệm về văn phòng như sau:

+ Quan niệm truyền thống định nghĩa văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư Đó là lĩnh vực nhất định trong kinh doanh Tất cả các chức năng kinh doanh được quy định và chỉ đạo từ văn phòng Nó thu thập và lưu trữ thông tin về văn phòng Nơi tập trung nhiều nhất của hoạt động thủ tục giấy tờ thường được gọi là văn phòng Do đó, khái niệm truyền thống giải thích văn

phòng là một nơi cụ thể Nó là nơi đặc biệt để xử lý toàn bộ hoạt động kinh doanh

+ Khái niệm văn phòng hiện đại giải thích văn phòng là một hoạt động hơn là một địa điểm Theo khái niệm này, bất kỳ nơi nào cũng

có thể được coi là văn phòng, nếu thực hiện các hoạt động chính

thức như hành pháp, văn thư

Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dành cho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó

Nó là cơ quan không chỉ của các hoạt động hành chính quyết định chính sách của cả doanh nghiệp, mà còn là cơ sở của các hoạt động điều hành chính nhờ đó mà chính sách đó được thực hiện

Văn phòng tồn tại ở bất cứ nơi nào thực hiện một số loại công việc nhất định Sai lầm khi coi văn phòng là một địa điểm cụ thể Giống

như cây được biết đến bởi quả của nó, vì vậy một văn phòng kinh

doanh cũng được biết đến bởi những chức năng mà nó thực hiện 1.1.2 Chức năng-tầm quan trọng của văn phòng

+ Chức năng văn phòng:

Tiếp nhận và thu thập thông tin

Ghi thông tin

Phân tích

Lưu trữ thông tin

Phân phối thông tin

Chức năng quản trị

Chức năng quản lý

Chức năng nhân sự

Chức năng mua hàng và kiểm soát

Quan hệ công chúng

Bảo vệ tài sản

Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu

Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng

+ Tầm quan trọng của văn phòng:

Trung tâm Thông tin

Bằng chứng về sự tồn tại

Kênh giao tiếp

Phối hợp công việc

Trung tâm xây dựng kế hoạch và chính sách:

Kiểm soát quản lý

Trung tâm bộ nhớ

Trung tâm dịch vụ

1.2 Trang thiết bị văn phòng

1.2.1 Khái niệm trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằng ngày cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như

các máy tính,máy photocopy, máy in, máy fax, bàn ghế, tủ tài liệu

văn phòng, giấy các loại,

Thiết bị văn phòng cũng giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu

trong các doanh nghiệp hiện nay Bất cứ một công ty, doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực hành chính văn phòng thì không thể thiếu các thiết bị văn phòng hiện đại nhất để phục vụ cho quá trình làm việc Các thiết bị như máy tính, tài liệu, tủ đựng tài liệu, sẽ phục vụ, hỗ trợ cho các bạn nhân viên văn phòng một cách tốt nhất

1.2.2 Vai trò trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng giúp cho nhân viên dễ dàng điều hành, quản lý

tốt công việc Nhờ có các thiết bị này việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu

cũng dễ dàng hơn, bạn dễ dàng tìm kiếm nếu chẳng may quên tập

tài liệu ở đâu đó hay đặt sai kệ tủ lưu trữ

Những dụng cụ van phong sẽ giúp bạn bất ngờ vì chúng giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc, mang tới hiệu suất cao hơn; khi bạn cần sự hỗ trợ thì sẽ có ngay các vật dụng hữu ích này

Giúp bạn truyền đạt thông tin, tổng hợp các tin tức và báo cáo

thuyết công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp

Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ các trang thiết bị, máy móc văn phòng hiện đại

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ ĐẦU TƯ

THƯƠNG MẠI NHẬT VIỆT

2.1 Giới thiệu chung

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty

Công ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật Việt ( Javimex Corporation ) được thành lập năm 2000 tại Bình Dương là một trong những đơn vị tiên phong trong sản xuất kinh doanh các loại thiết bị dụng cụ phục vụ trong ngành chế biến gỗ tại Việt Nam Ngày 30 tháng 3 năm 2017 DNTN Nhật Việt được đổi tên thành công ty TNHH sản xuất và đầu tư thương mại Nhật Việt

Với kinh nghiệm hơn 20 năm chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị dụng cụ phục vụ ngành chế biến gỗ , không giới hạn khu vực

địa lý, công ty đã dần khẳng định được vị thế với các đối tác cả trong

lần ngoài nước Thị trường chủ yếu của doanh nghiệp là Nhật Bản,

một thị trường nổi tiếng với sự cạnh tranh gay gắt và kiểm tra chất

lượng khắt khe

Với phương châm “uy tín, chất lượng và hiệu quả”, Javimex đã và

đang khẳng định sự lớn mạnh của một đơn vị hàng đầu trong lĩnh

vực sản xuất và cung cấp các mặt hàng như: dao Router, dao Tupie,

lưỡi cưa gỗ, lưỡi bào, .cho các công ty chế biến gỗ hàng đầu trong

và ngoài nước và được đông đảo khách hàng tín nhiệm

2.2.2 Cơ cấu tổ chức công ty

Cơ cấu bộ phận công ty bao gồm: Gồm 3 phòng

Lãnh đạo: 2 người (nam 1 người, nữ 1 người )

Các phòng: 19 người (nam 15 người, nữ 4 người)

Công ty Nhật Việt có một hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

khoa học và hiện đại, bao gồm các hoạt động như: soạn thảo, ban

hành, tiếp nhận, phân loại, lưu giữ, tra cứu và cung cấp các văn bản,

tài liệu cho các đơn vị trong công ty và các bên liên quan, tổng hợp,

xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ

quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử

lý

Công ty cũng ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình

hiện đại hóa công tác văn phòng, nhằm giảm thiểu sử dụng giấy tờ,

tiết kiệm chỉ phí, thời gian và không gian lưu trữ

Sơ đồ tổ chức công ty:

PHÒNG HÀNH CHÍNH PHONG KINH DOANH XUONG SAN XUAT PHONG TRUNG BAY

2.3 Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại

Công ty TNHH Sản xuất và Đầu tư thương mại Nhật Việt

2.3.1 Không gian làm việc

- Mỗi phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, máy tính riêng cho từng bàn của nhân viên Mỗi phòng ban sẽ có sự giám

sát của một quản lý để tiếp nhận thông tin và đại diện phòng ban để

đưa thông tin đến giám đốc

- Không gian nhà xưởng bố trí đủ các thiết bị lao động, thiết bị bảo

hộ Các công nhân sẽ làm việc dưới sự quản lý và chỉ đạo của kĩ sư trưởng Kĩ sư trưởng nhận yêu cầu sản phẩm từ phòng kinh doanh sau đó phân tích và đưa đến bộ phận máy móc phù hợp để gia công 2.3.2 Công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản

phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và quản lý văn bản

Tại công ty có 2 nhân viên chuyên về công tác văn thư Đều đã tốt

nghiệp đại học và có đày đủ năng lực chuyên môn của một cán bộ văn thư

* Việc soạn thảo văn bản diễn ra như sau:

- Dựa vào công văn, yêu cầu của cấp trên cụ thể là giám đốc, phó

giám đốc

- Soạn thảo văn bản dựa theo yêu cầu từ các phòng ban khác

- Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo sẽ có trách nhiệm kiểm tra hình thức, nội dung độ bảo mật và độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

- Văn bản soạn thảo phải đúng nội dụng yêu cầu và phải đúng thể thức kỹ thuật trình baỳ văn bản đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Sau khi kiểm tra nội dung, hình thức văn bản người đúng đầu công

ty sẽ ký, đóng dấu văn bản trước khi phát hành và lưu văn bản

* Lưu trữ văn bản:

Sau khi trình ký song hành chính cho số, ngày, tháng và vào sổ đăng

ký văn bản đi Nhân viên hành chính lưu bản gốc nhằm theo dõi và

nắm bắt xử lý công việc chính xác và kịp thời

Tất cả văn bản được phát hành sau 1 năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu kết thúc sẽ được mang vào phòng kho để lưu trữ lại

*Quản lý văn bản đến và đi:

- Hầu hết văn bản, thư từ gửi qua đường chuyển phát, đường bưu điện sẽ được gửi đến phòng bảo vệ của công ty Nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ phân loại thư và đưa đến phòng ban liên quan xử lý Ngoài

ra các trường hợp gửi qua fax, tin điện tử thì khối văn phòng sẽ tự nhận và xử lý

- Văn bản đi sẽ được gửi sau khi hình thành thủ tục văn thư Và tất

cả văn bản gửi đi đều phải nhập sổ đăng ký công văn đi

CHUONG III: MOT SO GIẢI PHÁP NANG CAO CONG TAC QUAN

TRI HANH CHINH VAN PHONG

3.1 Về không gian làm việc:

- Cần xây dựng ngay quy chể về công tác văn thư - lưu trữ Trong

văn phòng Công ty nên dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức trình bày văn bản đe các cán bộ trong công ty nắm rõ và thực hiện

Biện pháp này sẽ giúp cán bộ văn thư không phải mất nhiều thời gian để kiểm tra văn bán đã đúng the thúc hay chưa trước khi trình giám đốc ký

- Phòng hành chính nên trang bị thêm tủ đựng hồ sơ, văn thư Các

hồ sơ, tài liệu nên sắp xếp lại theo thứ tự dễ tìm

- Phòng kho và nhà xưởng nên trang bị máy in riêng vì hiện tại sử dụng chung với phòng hành chính, khi có việc cần sẽ mất thời gian

di chuyển và gửi file