Đề tài thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty tnhh sản xuất và Đầu tư thương mại nhật việt

Tính cấp thiết của đề tài: Nâng cao chất lượng , hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc vô cùng quan trọng , ảnh hưởng đến nhiều công việc của toàn thể công ty , doanh ng

= @ =e SK ee ˆ

UY BAN NHAN DAN TINH BINH DUONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DAU MOT

KHOA KINH TE

0 * O

Wort pau nor

2009 THỦ DAU MOT UNIVERSITY

BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

ĐÈ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CONG TY TNHH SAN XUAT VA DAU TU’

THƯƠNG MẠI NHẬT VIỆT Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Nhật Khánh Uyên Lớp: D22TCNH02

Danh Sách nhóm: Vũ Duy Đông

KHOA KINH TE

CTBT QUAN TRI KINH DOANH

Tén hoc phan: Quan tri hanh chinh van phong

PHIEU CHAM TIEU LUAN

Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học: D22TCNH02

Hoc ky: 1 Nam hoc: 2023-2024

Hẹ tên sinh viên: Vũ Duy Đông — 2223402010979

Lê Thế Trường - 2223402010189

Nguyễn Văn Thái - 2223402010847

Đề tài: Thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và

Đầu Tư Thương Mại Nhật Việt

tối đa | Cán bộ | Cán bộ | Điểm

cham 1 | châm 2| thông

nhật

2_ | Chương | co so lý thuyết 1.5 đ

3 | Chương 2 mục 2.1 thực trạng 2.0đ

4_ | Chương 2 mục 2.2 Uu, khuyết điểm 1.5đ

5 | Chương 3 Đề xuất giải pháp 1.5đ

8 | Chỉnh sửa đề cương - Thuyết minh 1.0đ

PHIẾU TỰ ĐÁNH GIÁ TÙNG THÀNH VIÊN (đánh giá chéo)

[Thang điểm cho mỗi tiêu chí đánh giá được cho tối đa 100]

Thành viên 1: Họ và tên: Nguyễn Văn Thái

2 | Hoan thành công việc được giao 30% 30%

Thanh viên 2: Họ và tên: Vũ Duy Đông

2_ | Hoàn thành công việc được giao 30% 30%

2_ | Hoàn thành công việc được giao 30% 30%

MUC LUC

LOI CAM ON

Đề hoàn thành chuyên để báo cáo tốt này trước tiên em xin gửi đến các quý thay, cô piảng viên trường Đại học Thủ Dầu Một lời cảm ơn chân thành và sâu sắc

nhất

Đặc biệt, em xin gửi đến cô Nguyễn Nhật Khánh Uyên - người đã tận tình

hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo và các anh chị cán bộ ở Ủy ban nhân Thành phố Thủ Dầu Một đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu trong suốt quá trình thực tập tại đây đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế đê em hoàn thành tốt chuyên đề báo cáo này

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đến ban lãnh đạo của Trường Đại học Thủ Dầu Một và các Khoa Kinh tế đã tạo cho em có cơ hội được thực tập, cho em bước ra đời sông thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy

Vì kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô giáo đề bài làm được hoàn thiên hơn

Một lần nữa em xin bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc về những sự giúp đỡ quý báu

mà em đã nhận được trong thời ø1an qua

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình I1 :

Hình 2 :

Hình 3 :

DANH MUC TU VIET TAT

TNHH Trach Nhiệm Hữu Hạn

DNTN Doanh nghiệp tư nhân

A PHAN MO DAU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Nâng cao chất lượng , hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc

vô cùng quan trọng , ảnh hưởng đến nhiều công việc của toàn thể công ty , doanh nghiệp

Đề hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu , xây dựng và tiễn hành tối

ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng , trong đó trước hết cần quan tâm đến những nội dung của hoạt động hoàn thiện công tác hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan , là nơi tông hợp , xử lí , phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy , nếu công tác quản lý công việc của doanh nghiệp , công ty sẽ chất lượng hơn , thúc đấy việc phát triển , nâng cao hiệu quả kinh doanh

Văn phòng hành chính của Công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhật Viét (Javimex corporation) la văn phòng phụ trách nhiệm vụ quản trị văn phòng công ty , lập kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng và thực hiện xây dựng , sữa chữa văn phòng công ty Bên cạnh đó , phòng còn đảm nhiệm công

việc hội họp , đi lại , lưu trú , đón tiếp khách

Bản thân tôi thấy thực trạng công ty có rất nhiều vấn đề trone công tác văn phòng Mà văn phòng hành chính là nơi , hội họp giao lưu, trao đôi với các đối tac va cơ quan có thâm quyền Vị vậy tôi chọn đề tài “ thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhật Việt (Javimex corporation)” mong muốn nghiên cứu được thực trạng của công ty và đưa ra các giải pháp nâng cao công tác quản lý hành chính văn

phòng, giúp công ty hoản thiện , củng cô và hoạt động hiệu quả hơn

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Tìm hiểu về thực trạng thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhật Viét (Javimex corporation)

3 Đối tượng nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu: công tác hành chính văn phòng

3.2 Phạm vi nghiên cứu: toàn công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại

Nhật Viét (Javimex corporation)

4 Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu:

- Phương pháp quan sát thực tiễn: quan sát cách làm việc thực tế tại công ty

- Phương pháp phân tích: hệ thống nghiệp vụ văn phòng ở công ty

- Phương pháp thu thập tài liệu : từ công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương

Mại Nhật Viét (Javimex corporation)

5 Ý nghĩa của đề tài:

- Hệ thống công tác văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhat Viét (Javimex corporation) cải thiện chất lượng công việc, tăng cường độ tin cậy

và minh bạch trong quản lý, đồng thời giảm thiểu sai sót và rủi ro trong qua trinh lam việc

- Đóng góp trong việc đưa ra các giải pháp để công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư

Thuong Mai Nhật Việt (Javimex corporation) đáp ứng được yêu cầu mới của thị trường và cải thiện hiệu suất làm việc

6 Kết cấu của đề tài:

- Chương 1: Cơ sở lí thuyết liên quan đến nghiệp vụ văn phòng

- Chương 2: Thực trạng về công tác hành chính văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhật Viét (Javimex corporation)

- Chương 3: Đề xuất các giải pháp và kiến nghị về nâng cao hiệu quả hệ thông

nghiệp vụ văn phòng tại công ty TNHH Sản Xuất và Đầu Tư Thương Mại Nhật Việt (Javimex corporation)

B NOI DUNG CHUONG 1: CO SO Li LUAN

1.1 Một số khái niệm liên quan đến nghiệp vụ văn phòng:

1.1.1 Khai niệm văn phòng:

Theo các nhà nghiên cứu khái niệm về văn phòng được hiểu theo 2 cách sau:

- Theo nghĩa thông thường: văn phòng là một bộ phận phụ trách giấy tờ liên quan đến công việc hành chính trong một cơ quan, đơn vị, tô chức

- Theo nghĩa hẹp: văn phòng là một trụ sở làm việc của cơ quan Ở đây diễn ra hàng ngày các hoạt động của cơ quan đề thực hiện vai trò, nhiệm vụ, chức năng của cơ quan

- Còn theo nehĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho người đứng đầu

cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm

vụ của cơ quan

Tóm lại, “Văn phòng là bộ máy cơ quan, tô chức có trách nhiệm thu thập, xử by

và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đông thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, 16 chức đó `

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

1.1.2.1 VỊ trí của văn phòng

- Văn phòng là cơ quan, đơn vị thực hiện hầu hết các công việc trone công ty Có vai trò theo đõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên, của các phòng ban; thực hiện những công việc, chỉ đạo của cấp trên

- Là nơi tiếp nhận các mối quan hệ giữa các phòng ban, nhất là khi tiếp đón, giao lưu với đối tác, công ty khác Những thông tin mà văn phòng tiếp nhận được sẽ được phân loại và lưu trữ, chuyển giao đến những bộ phận khác

Tóm lại, văn phòng có vai trò như là cầu nối giúp gắn kết các phòng ban, đơn vị

và mối quan hệ đối tác của công ty, doanh nghiệp Là nơi thực hiện những thủ tục hành chính, lưu trữ phân loại văn thư, thông tin, để đưa thông tin nhanh nhất đến lãnh đạo cũng như người điều hành, quản lý công tin

1.1.2.2 Vai trò của văn phòng:

Văn phòng là một trone những yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của các đơn vị kinh doanh, doanh nghiệp hiện nay Văn phòng có vai trò rất quan trọng như là:

- Quản lý thông tin: Văn phòng có trách nhiệm quản lý và xử lý thông tin liên quan đến hoạt động của tô chức Điều này bao gồm thu thập, lưu trữ và phân loại thông tin, bảo vệ dữ liệu quan trọng và đảm bảo tính bảo mật của thông tin

- Hỗ trợ quản lý: Văn phòng hỗ trợ các cấp quản lý trong việc triển khai chiến lược và mục tiêu của tô chức Điều nảy có thê bao gồm chuẩn bị tải liệu, thông báo và báo cáo, lên lịch cuộc họp, quan ly lịch trình và sắp xếp diễn biến công viée

- Giao tiếp nội bộ và ngoại bộ: Văn phòng đóng vai trò là điểm liên lạc chính giữa các bộ phận, nhân viên và bên ngoải tổ chức Văn phòng thường xử lý các cuộc gọi điện thoại, email và thư từ, trao đổi thông tin và đáp ứng nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan

- Quản lý văn bản và tải liệu: Văn phòng đảm nhận việc quản lý, lưu trữ và xử lý văn bản và tài liệu của tổ chức Điều nay bao gom sao lưu, phân loại, đánh số và tra cứu tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sảng truy cập thông tin khi cần thiết

- Hỗ trợ hành chính: Văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ hành chính như quản lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị tài liệu hợp đồng, giấy tờ đi lại và công tác theo yêu cầu từ các bộ phận khác

- Quản lý lịch trình: Văn phòng giúp quản lý lịch trình làm việc của nhân viên va lên kế hoạch cho các sự kiện và cuộc họp trong tổ chức Việc quản lý lịch trình đảm bảo hiệu suất làm việc và sự hòa hợp giữa các hoạt động và công việc trong tô chức 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng:

* Chức năng tham mưu tông hợp:

Tham mưu lả một trong những chức năng cơ bản nhất của công tác văn phòng Phải

tong hop tat cả những thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản lý công ty, nhân

sự , áp dụng những công nghệ thông tin từ căn bản đến nâng cao, điều hành hoạt động công ty sao cho hợp lý và phát triển mạnh hơn người quản lý hay nhà lãnh đạo khó

có thể thực hiện cùng lúc hoặc làm tất cả những công việc ấy nhanh chóng được, vì vậy những người làm việc trong hệ thống văn phòng sẽ giúp họ rút ngắn được thời

gian thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất Cũng nhờ có những tham mưu,

ý kiến được tông hợp lại từ các thành viên, nhân viên trong bộ phận văn phòng mà lãnh đạo có thể nắm bắt được thông tin nhanh nhất

* Chức năng trợ giúp điều hành:

Tiếp theo phải là chức năng trợ giúp điều hành Nói đến chức năng trợ giúp thì ai cũng biết là nó sẽ nắm giữ vị trí quan trọng thứ hai sau người đứng đầu Đây là bộ phân trực tiếp giup lãnh đạo đàm phán, kết nỗi thông tin, siao lưu với các đối tác của công ty như là: tổ chức sự kiện, tiếp nhận xử lý thông tin, phân chia dữ liệu, tô chức liên hoan, hội họp, gặp gỡ đối tác và những công tác chuẩn bị khác

* Chức năng hậu cần:

Nói đến hai chữ “hậu cần” thì mọi người hầu như điều hiểu nó là công việc ở

phía sau giúp cho những người phía trước thực hiện công việc suôn sẻ nhất Những

người ở chức năng hậu cần đa số thì sẽ làm những công việc ở tại văn phòng công ty:

sắp xếp đón tiếp khách mời, thanh tra lãnh đạo và những người khác sẽ đến thăm,

quan ly tai sản, kinh phí của công ty, chăm lo về các phương tiện làm việc khác, bố sung hoặc thay thế những trang thiết bị cần thiết cho công việc văn phòng, những công việc khác

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng:

Văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:

- Xây dựng và tô chức thực hiện chương trình

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

- Xây dựng, tô chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngọai

- Duy tri họat động thường xuyên, liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, quản lí kinh phí chỉ tiêu

1.1.4 Khái niệm về hệ thống nghiệp vụ hành chính:

- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ và hoàn chỉnh có sự trợ giúp của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành tốt, thông suốt theo những quy tắc, quy trình một cách hợp lí và thống nhất

- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nỗi các thiết bị đến với con người làm văn phòng, làm cho câu trúc văn phòng trở nên hài hòa

1.1.5 Khái niệm về công tác văn thư — lưu trữ:

- Là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn

bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nước, tổ chức .; quản lý và sử dụng con dau trong văn thư

- Là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư ổi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị

1.1.6 Giới thiệu hệ thống hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thê thiếu của bất kỳ công ty nảo,

đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thê tư vẫn

pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI NHẬT VIỆT

2.1 Giới thiệu chung

Tên giao dịch: JAPAVINA

Tên quốc tế NHAT VIET MANUEACTURING AND INVESTMENT TRADING

COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: CÔNG TY NHẬT VIỆT

Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Một Thành Viên