Khóa luận tốt nghiệp Kế toán kiểm toán: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – Thu tiền của Công ty Cổ phần Internet Novaon

LỜI CAM ĐOANKính thưa thầy cô khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế - Đại họcQuốc gia Hà Nội và Ban Giám Đốc Công ty Cé phần Internet Novaon, Em cam đoan rằng đề tài nghiên cứu

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE

KHOA KE TOÁN - KIEM TOÁN

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

ĐÁNH GIÁ HỆ THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRINH BAN HÀNG — THU TIEN CUA CONG TY

CO PHAN INTERNET NOVAON

GIANG VIEN HUONG DAN : TS PHAM NGOC QUANG

SINH VIEN THUC HIEN : NGUYEN TH] NGUYET

MA SINH VIEN : 19050926

LOP : QHE2019 - KTKT CLCI

HỆ : CHẤT LƯỢNG CAO

Hà Nội- Tháng 5 Năm 2023

TRUONG ĐẠI HOC KINH TE KHOA KE TOÁN - KIEM TOÁN

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

ĐÁNH GIÁ HỆ THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRINH BAN HÀNG — THU TIEN CUA CÔNG TY

CO PHAN INTERNET NOVAON

GIANG VIÊN HƯỚNG DAN : TS PHAM NGOC QUANG

GIANG VIEN PHAN BIEN : TS NGUYEN THI HUONG LIEN

SINH VIEN THUC HIEN : NGUYEN THỊ NGUYET

MA SINH VIEN : 19050926

LOP : QHE2019 — KTKT CLCI

HE : CHAT LUGNG CAO

Hà Nội- Tháng 5 Năm 2023

LỜI CAM ĐOAN

Kính thưa thầy cô khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế - Đại họcQuốc gia Hà Nội và Ban Giám Đốc Công ty Cé phần Internet Novaon,

Em cam đoan rằng đề tài nghiên cứu “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộtrong chu trình Bán hàng — Thu tiền của Công ty Cổ phan Internet Novaon”hoàn toàn được nghiên cứu, tìm hiểu và thực hiện bởi em thông qua quãng thời gianlàm việc trong vai trò là Nhân viên Kiểm soát nội bộ tại Công ty

Ngoài ra, em cũng cam đoan về toàn bộ thông tin liên quan tới Quý Công ty

mà em đã tìm hiéu, chỉ được sử dụng với mục đích nghiên cứu làm đề tài cho khóaluận tốt nghiệp và chỉ dùng với mục đích học hỏi kinh nghiệm trong quá trình nghiêncứu yêu tố cau thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phan InternetNovaon trong phạm vi Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội Ngoài ra,

em chắc chắn tài liệu và thông tin liên quan tới Quý Công ty sẽ không được sử dụng

ngoài các mục đích em đã nêu bên trên.

Toàn bộ thông tin, số liệu em trích dẫn trong khóa luận là các thông tin, số liệu

đã được xác thực và nghiên cứu, tuyệt đối trung thực.

Em xin cam đoan về những điều đã nêu ở bên trên Em xin chịu trách nhiệm

toàn bộ cho đê tài nghiên cứu của khóa luận này.

Sinh viên

Nguyễn Thị Nguyệt

LOI CAM ON

Dé có thé hoàn thành đề tài khóa luận này, bên cạnh kết quả quá trình cố gang

của bản thân tác giả, em còn nhận được sự giúp đỡ, động viên, khích lệ nhiệt tình của

các thầy cô, bạn bè, anh chị và người thân Bằng tất cả tình cảm chân thành cùng sự

kính trọng và biệt ơn nhât, em xin gửi lời cảm on tới:

Các thầy cô thuộc trường Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đã luôn sát sao và tậntâm dạy dỗ, bảo ban cũng như truyền lại cho em nhiều kiến thức quý giá, bé ich trongsuốt thời gian 4 năm theo học tại trường Những kiến thức các thầy, cô dạy dỗ, bảoban em sẽ là những hành trang quý giá, hỗ trợ em phát triển sau này, đạt được những

dự định, ước mơ trong tương lai.

Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời tri ân đến Tiến sĩ PhạmNgọc Quang - Giảng viên khoa Kế toán - Kiểm toán, thầy đã luôn luôn đồng hành,

tận tình hướng dẫn chúng em trong hơn hai tháng vừa qua, đưa ra định hướng cũng

như những góp ý thiết thực và thang than cho em Em xin chân thành cảm ơn thay vi

đã luôn cận kề dạy bảo, hỗ trợ và đưa ra lời khuyên kịp thời lúc em cảm thấy khókhăn, bế tắc trong khi thực hiện dé tài nghiên cứu Em cảm thấy rat may mắn và biết

ơn khi nhận được rất nhiều sự quan tâm và giúp đỡ của thay

Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn đến các tác giả, nhóm tác giả đi trước đã

có nghiên cứu làm tiền dé dé tôi có thé học tập, tham khảo và tiếp thu Từ đó có thé

mở rộng tầm nhìn, nhận thấy những khác biệt dé xây dựng đề tài nghiên cứu này.

Do vốn kiến thức còn hạn hẹp, bài nghiên cứu của em không thể tránh khỏinhững thiếu sót Em rất mong nhận được những lời nhận xét, những ý kiến đóng góp

từ các thầy cô và bạn đọc đề bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô, người thân, bạn bè và gửi

lời chúc sức khỏe đến tất cả mọi người

Kính chúc Quý Công ty ngày càng thịnh vượng và phat triển!

Trân trọng,

Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2023

MỤC LỤC

LOT CAM ĐOAIN s<-s5<SsA4EYLHEE.449E71300714 E744 0714077440744 p2AAiEtr 2LOT CAM ƠN Se<SA4HHH HH4 7.40 0013007044 0294107040 021410244 020410 3

1 Lý do chọn đề tài -s< 5< se se seEse se EseEseEsEseEseeseeserseeserserssee 12

2 Mục tiêu nghiên CỨU << << %9 4.999.900 100960980896 13

3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên CUU - e 2 2s ssssssessessessessesse 14

4 Phương pháp nghiÊn CỨU <5 <9 999 9990 95949999584099999996 15

5 Kết cấu bài nghiên Cu - << << << s£s££s££sessesesesessesessesee 15Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán

hàng — “Thu ẨÏÊN d G56 9 2 9 99 9.99 999.999.9999 9.00.910.000900098099904 06 17

1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh

II hiÏỆPD 0G G5 S 9 9 Họ 0 0.00 0000.000.0004 00004.0004900049.0890800 17

LI.L Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ -s scescssesee 17

112 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ - . -s sc-scsscsee 191.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thong kiểm soát nội bộ - . 201.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thong kiểm soát nội bộ 211.15 Han chế của hệ thong kiểm soát nội ĐỘ - -scesccscsscssesee 221.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền 23

1.2.1 Chu trình Bán hàng — Thu tiẰh - e5 ce©cscesessessesses 2312.2 Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng — Thu tiền 251.2.3 Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng — Thu ti . 2512.4 Một số gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng — Thu tiền 27

Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại

Công ty Cô phan Internet NoYa0 5° 5° 5° s2 s2 s2 s2 EssEssEssEssesseseeseesers 32

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phan Internet NÑovaon .s s-sss©s<e 32

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát trign -e esccsecescseeeeseseteeetseeseesssrse 33

2.1.2 Lĩnh vực hoqt AGN co S9 9 999 9889698899688960896889688960586 33

2.1.3 Cơ cấu 16 CNUC sessesssssssssssssssecssssssssssssssssssssssssssssssssssssessssnssssssnsssssssesssssnes 352.1.4 Tổ chức bộ máy KE tOGI e-.e ecs©cs©cs©esesEssEseEssEseEseEsetsetseeserserssrse 392.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020-2022 .s - 42

2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tai Công ty

3.1 Đánh giá quy trình Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại

Công ty Cổ phan Internet Novaon o5-o< 5s se se se se ssEssseesesetsessesersesee 69

AT: ^ 693.1.2 HAN NE 00NNnnỡ80eaau 70

3.2 Đề xuất giải pháp góp phan hoàn thiện quy trình Kiểm soát nội bộ chu

trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cổ phan Internet Novaon 72

TÀI LIEU THAM KHAO 2-2 s£ 2s s£©Ss£s£©ss£xseEssessezseessessers 77

DANH MỤC BANG

Bang 1: Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền 27 Bảng 2: Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu bán hàng - 27

Bang 3: Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu thu tiền . 29

Bang 4: Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hang trả chậm và thủ tục kiêm

l0 -:d 30

Bảng 5: Chức năng, nhiệm vụ của ban chức năng «+ +-s+++s+++ 36

Bảng 6: Chức năng, nhiệm vụ của các khối trong khác đơn vi thành viên 38 Bảng 7: Nhiệm vụ của từng vi trí kế toán trong đơn VỊ -. -« ««+ 41

Bảng 8: Thông tin Báo cáo Kết quả hoạt động Kinh doanh năm 2020-2022 của

Bảng 9: Thông tin Báo cáo Kết quả hoạt động Kinh doanh năm 2020-2022 của

Công ty cổ phần Novaon Digifal - + 2 s+x+2E+EE+EE+£EzEEeExerxerrerrxee 44

Bảng 10: Bảng hỏi về môi trường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng — thu CHET ee 55 Bang 11: Đánh giá mức độ rủi ro Kiểm soát nội bộ trong Chu trình bán hang

Bảng 13: Bang hỏi về Thông tin và Truyền thông trong kiểm soát nội bộ chu

Bảng 14: Bang hỏi về Giám sát trong kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng —

¡ni 67

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Sơ đồ cấu trúc Kiểm soát nội bộ của doanh nghiỆp 18

Hình 3: Sơ đồ tổ chức -: ©2v+t222xxtttEE trrttttrrtrtrirrrrrirrrrrirrrriio 35

Hình 4: Lưu đồ Chu trình Bán hàng của Công ty Cổ phan Internet Novaon 47

Hình 6: Hệ thống ERP tích hợp duyệt Báo giá 2 2 25522 ced 48

Hình 7: Bộ phận triển khai tạo dich vụ triển khai khách hang 49

Hình 8: Lưu đồ Chu trình Thu tiền của Công ty Cổ phan Internet Novaon 50

Hình 9: Các mã thanh toán xác nhận tai ERP được chạy qua Onpeople 51

Hình 10: Ma trận khả năng xảy ra rủi ro và tác động của rủi ro đối với chu trình

Hình I1: Thông tin và truyền thông qua Server chung - -«+-s«+ 64

Hình 12: Thông tin và truyền thông qua hệ thống Outlook 65

DANH MỤC BIEU MAU

Biểu mẫu 2.2: Số theo đõi tài khoản

DANH MỤC TỪ VIET TAT

Chữ viết tắt Nguyên nghĩa

BD Business Develop Executive

(Nhân viên kinh doanh)

BDD Business Develop Director

(Giám đốc kinh doanh)

BDM Business Develop Manager

(Trưởng phòng kinh doanh)

BLĐ Ban lãnh đạo

Bộ TT&TT Bộ Thông tin và Truyền thông

BOD Board of Director

ERP Enterprise Resource Planning

(Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp)

HRM Quản trị nguồn nhân lực

KH Human Resources Management

(Khách hàng)

10

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

UNC Uỷ nhiệm chi

VAT Value Added Tax

(Thuế Giá trị gia tăng)

XNTT Xac nhan thanh toan

11

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Theo các nhà khoa học, vấn đề kiểm soát nội bộ là chìa khóa thành công của bắt

kỳ công ty nào (Rahim và cộng sự, 2017) Những sai lầm trong báo cáo tài chính hiệntại, trong mục tiêu sản xuất hàng ngày, trong môi quan hệ với nhà cung cấp và ngườitiêu dùng, có thể dẫn đến phá sản Thành công của kiểm soát nội bộ phụ thuộc hoàn

toàn vào chât lượng nguôn lực của công ty.

Các doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường cạnh tranh và thay đổi nhanhchóng Nguy cơ lạc nhịp với sự thay đổi đang diễn ra này là mối đe đọa lớn đối vớitất cả các doanh nghiệp, điều này đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần có những thay đổiphù hợp trong quá trình vận hành và kiểm soát nội bộ từ việc chỉ xử lý nó ở khía cạnhtài chính sang quản lý quy trình kiểm soát Mục tiêu hàng đầu của mọi công ty là giatăng giá trị công ty vì lợi ích của các bên liên quan Các quy trình kiểm soát nội bộđược thiết kế và duy trì bởi ban quản trị của một công ty, nhằm đảm bảo sự tin tưởngvào tính chính xác của báo cáo tài chính, thúc đây trách nhiệm giải trình và đạt đượchiệu lực và hiệu quả hoạt động Các tô chức tiết lộ thông tin về kiểm soát nội bộ déthu hút sự chú ý đến tính xác thực của báo cáo tài chính cho các bên liên quan Từ

đó, kiểm soát nội bộ trở thành một công cụ và phương tiện kiểm soát rủi ro, giúp

doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và thực hiện các nhiệm vụ của mình.

Phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ như một xu hướng thiết yếu đối với mọi loạihình doanh nghiệp Doanh thu và hàng bán là chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh tế của

doanh nghiệp đang có xu hướng ra sao Như cách Millichamp (2011) định nghĩa hệ

thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ hệ thống kiểm soát, tài chính và một số mặt khác.Ông nhận định rằng các thành phần riêng lẻ của hệ thống kiểm soát nội bộ được gol

là kiểm soát hoặc kiểm soát nội bộ Các hoạt động kiểm soát nội bộ là các chính sách

và thủ tục cũng như các hoạt động hàng ngày diễn ra trong hệ thống kiểm soát nội

bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nên bao gồm các hoạt động kiểm soát

12

Do đó, mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp công nghệ đều nên cócho riêng mình một hệ thống kiêm soát nội bộ phù hợp, vừa đáp ứng được tình hìnhcủa doanh nghiệp, vừa thích ứng được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài Vớislogan “Digital First”, luôn đặt yếu tổ thay đổi dé phát triển lên hàng đầu, Công ty

Cổ phan Internet Novaon cũng xây dung cho riêng mình một hệ thống kiểm soát nội

bộ Tuy nhiên, yếu tô khiến ta khó kiểm soát nhất là yếu tố con người, đặc biệt trongchu trình bán hàng và thu tiền, khi việc kiểm soát không chỉ dừng lại ở nội bộ mà cònliên quan khách hàng và những tác động kinh tế bên ngoài Tác động của hệ thốngkiểm soát nội bộ đến chu trình trên là tương đối lớn nhưng điều này dường như là bàitoán của mọi doanh nghiệp cần giải và là câu hỏi được đặt ra cho ban quản trị xâydựng một hệ thống sao cho tránh rủi ro nhất

Nhận thức được yếu tố cấp thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tác động đến quátrình vận hành, đặc biệt trong chu trình Bán hàng - Thu tiền tại Công ty Cổ phanInternet Novaon, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Đánh giá hệ thống kiểm soátnội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền của Công ty CỔ phan InternetNovaon” Em hy vọng với dé tài này mình có thé tổng hợp, khái quát được các kiếnthức, lý luận cơ bản về hệ thong kiểm soát nội bộ và hiểu biết rõ hơn về thực trạngcủa các yếu tố cầu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tác động thế nào đến chu trìnhbán hàng - thu tiền của công ty, từ đó, đề xuất ra những giải pháp phù hợp dựa trênthực tiễn doanh nghiệp dé công ty có thé nâng cao chất lượng trong việc kiểm soátdòng tiền, có thể lớn mạnh và uy tín hơn tại thị trường Việt Nam

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của bài nghiên cứu là đánh giá tác động của hệ thống kiểm soát nội bộ đếnchu trình Bán hàng và Thu tiền của Công ty Cổ phan Internet Novaon thông qua việctác giả thực tế được làm việc và trải nghiệm với hệ thống này

Dé đạt được các mục tiêu trên, tác gia nghiên cứu tập trung các ý sau:

- Tim hiểu kỹ các lý thuyết và những van dé cơ bản của hệ thống kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp

13

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và trongchu trình bán hàng - thu tiền nói riêng.

Xác định các yếu tố cấu thành và đánh giá hệ thong kiểm soát nội bộ trongChu trình Bán hàng - Thu tiền của Công ty Cổ phần Internet Novaon

Phân tích những hạn chế còn tồn đọng trong quy trình kiểm soát chu trình bánhàng — thu tiền tại Công ty Cổ phan Internet Novaon

Dựa vào kết quả nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp giúp công ty cải thiện

hệ thông kiểm soát nội bộ trong Chu trình Bán hàng - Thu tiền

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các yếu tố cấu thành hệthống Kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng - Thu tiền của Công ty Cổphần Internet Novaon

Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Phỏng vấn trực tiếp những nhân sự tham gia vào Chu

trình Bán hàng - Thu tiền: Nhân viên bán hàng, Kế toán; và những nhân

sự tham gia vào việc xây dựng phat triển hệ thống: Giám đốc hoạt động,

bộ phận lập trình.

+ Về thời gian: Phân tích, đánh giá các yếu tố cấu thành lên hệ thống kiểm

soát nội bộ trong Chu trình Bán hàng - Thu tiền của Công ty Cổ phầnInternet Novaon dựa trên thời gian tổng hợp từ các tài liệu tham khảocho tới thời điểm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp (2020 — 2023)

14

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

e Dữ liệu thứ cấp: Thu thập thông tin từ các tải liệu trên Internet, các bài báo chí

và từ các phòng ban, các bộ phận tại Công ty

¢ Di liệu so cấp: Điều tra nghiên cứu với 35 nhân viên thông qua phỏng van

trực tiếp, bao gồm: bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán, bộ phận kiểm soát nội

bộ, bộ phận lập trình.

Mục đích phỏng van:

- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền tại công

ty cổ phan Internet Novaon

- Có cái nhìn khách quan từ những nhân sự trực tiếp bị tác động, tham gia vàovận hành hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng — thu tiền

- Nhận diện những ưu điểm, hạn chế đang tồn đọng dưới góc nhìn của bộ phậnkiểm soát nội bộ và bộ phận lập trình

- Nhận diện những rủi ro có khả năng xảy ra thông qua phan trả lời của bộphận bán hàng và bộ phận kế toán

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Đối với dit liệu sơ cấp, tác giả dùng bang tính Excel dé xử lý các câu trả lời thu

thập từ bảng hỏi khảo sát.

5 Kết cấu bài nghiên cứu

Bài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng

trò và các yêu tố cau thành lên hệ thống Từ đó, giúp ta có cái nhìn khái quát, là co

sở lý luận dé dựa vào đánh giá trong chương II

Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công

ty Co phan Internet Novaon

Dựa vào co sở ly luận chương I, tác gia đưa ra thực trang của kiểm soát nội bộtrong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phan Internet Novaon Tác giảcũng nghiên cứu và đưa ra những chính sách, quy định của Công ty đang áp dung dékiểm soát chu trình Bán hàng — Thu tiền Qua đó, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ

trong chu trình này của Công ty.

Chương III Đánh giá hiệu quả hoạt động và Đề xuất giải pháp góp phần hoànthiện quy trình Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty C6phần Internet Novaon

Ở chương cuối cùng, tác giả nhân mạnh tac động của kiểm soát nội bộ đến chutrình bán hàng - thu tiền của Công ty Cổ phan Internet Novaon Thêm vao đó, dựatrên những đánh giá về tác động của hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả đưa ra một sé

dé xuất với Công ty nhằm cải thiện, nâng cao hiệu quả kiểm soát trong chu trình Banhàng — Thu tiền tại Công ty

16

NỘI DUNG CHÍNH

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng

— Thu tiền

1.1 Những vấn đề cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Hiện nay, kiểm soát với tư cách là một chức năng của quản lý được thừa nhận là

quyết định trong việc đạt được chất lượng công việc cao của các doanh nghiệp và tổ

chức Có một logic được chấp nhận rộng rãi: không kiểm soát, không thực hiện chínhxác kế hoạch, không đạt kết quả cao trong hoạt động của doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Sự đa dạng ngày càng tăng của các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộđòi hỏi sự phân tích chi tiết của chúng Một phân tích chỉ tiết về các quan niệm có thégiúp tìm ra những lý do chính khiến số lượng ngày càng tăng của chúng Nó cũng cóthé giúp xây dựng sơ đồ cấu trúc của khái niệm tổng quát về kiểm soát nội bộ Do đó,

nó có thé giúp giảm số lượng sai phạm và gian lận trong doanh nghiệp và đưa ra cácbiện pháp phòng ngừa giúp tránh sai sót và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu

quả.

Kiểm soát và con người, và các giá trị do con người tạo ra hoặc hoạt động của

họ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; do đó, kiểm soát nội bộ cũng phải hướng tới cácgia tri, sứ mệnh va tam nhìn của doanh nghiệp

Van đề chính của kiểm soát nội bộ liên quan đến việc xác định khái niệm kiểmsoát và xác định vị trí của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức Những thay đổi liêntục về mức độ, chức năng và vai trò của kiểm soát nội bộ cho phép hình thành một

định nghĩa chung về kiêm soát nội bộ và xác định vi trí của nó trong một tô chức.

Theo định nghĩa của The Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission - COSO, kiểm soát nội bộ là một quy trình được thiết kế đểcung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng hoạt động của một tổ chức là hiệu quả và hiệu quả,

17

các thông tin tài chính của tổ chức đó là đáng tin cậy và đáp ứng các mục tiêu tuân

thủ quy định.

Kiểm soát nội bộ (đôi khi còn được gọi là biện pháp bảo vệ nội bộ) có thể làbất kỳ cơ chế nào giúp công ty vận hành các chu trình của mình một cách hiệu quảthông qua các: quy tắc, chính sách, chu trình, công bố từ ban quản trị, v.v

KIEM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP |

phận của hệ thống kiểm soát

tồn tại trong doanh nghiệp

nhằm quản lý để kiểm soát

TỦI ro.

hợp các quy trình dé quá trình nhằm đạt được

kiểm soát những sai lầm các mục tiêu cụ thể và

mới phát sinh tổng quát của doanh

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống quản lý doanh nghiệp, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu, hiệu quả hoạt động kinh tế - thương mại của doanh nghiệp, tuân thủ các nguyên tắc kế toán và kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong công việc, giúp hạn chế tối đa các sai phạm cố ý và vô ý, tránh gian lận trong quá trình thực hiện của đoanh nghiệp, được thực hiện bởi người có thâm quyền

hoặc nhân viên.

Hình 1: Sơ đồ cấu trúc Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Phân tích khái niệm kiêm soát nội bộ và diễn giải khái niệm này là cân thiệt

đê đánh giá hệ thông kiêm soát nội bộ, bởi khái nệm kiêm soát được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; do đó, cùng một quan niệm có thê có rat nhiêu ý nghĩa và cách hiéu khác nhau.

Hệ thông kiêm soát nội bộ được xem như một tập hợp các cơ câu tô chức, biện pháp kiêm soát, phan ánh các chỉ sô kiêm soát va chi phí cân thiệt đê kiêm soát hiệu

quả Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động trong hệ thống quản lý doanh nghiệp Một

18

mặt, nó chịu sự điều chỉnh của hệ thống quản lý doanh nghiệp, mặt khác, nó cung cấp

và quyết định việc cải tiến hệ thống quản lý doanh nghiệp

1.1.2 Mục tiêu của hệ thông kiểm soát nội bộ

Theo các định nghĩa nêu trên vê kiêm soát nội bộ, rõ ràng là có rât nhiêu mục

tiêu cần đạt được khi áp dụng khái niệm này, cụ thé như sau:

- Bao vệ tài sản của công ty: Về khía cạnh này, doanh nghiệp có thé xây dựng

hệ thống tỷ lệ thuận với quy mô của doanh nghiệp, hình thức xã hội và trách

nhiệm của những người quản lý doanh nghiệp.

- Dam bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán: Tính chính xác

của thông tin có nghĩa là thông tin đó phải đầy đủ và chính xác, phản ánh tìnhhình thực tế của công ty và thông tin này được trình bày một cách phù hợp vàkịp thời Vì vậy, ban quản trị doanh nghiệp và các bên liên quan đều có théphụ thuộc vào thông tin kế toán, ngay cả khi mức độ kiểm soát yêu cầu thôngtin này phải chỉ tiết và được phân loại theo trách nhiệm cụ thé

- Thúc đây khai thác hiệu quả: Các mục tiêu kiểm soát nội bộ dài hạn được thiết

kế nhằm cải thiện kết quả cuối cùng của đơn vị.

- _ Đảm bảo tuân thủ các quyết định của công ty: Dé cập đến các phương pháp

giúp các quyết định của công ty đạt được một cách chính xác và kịp thời, cầnphải bao gồm tất cả các hướng dẫn, quyết định và các quy định nội bộ cũng

như các quy định khác của công ty về phương thức, năng lực và nhân viênđược ủy quyền dé theo dõi việc thực hiện của họ

- Cam kết, đảm bảo với các chính sách và luật hiện hành: Cần đảm bao rằng

người lao động tuân thủ tất cả các hướng dẫn và quy định đã được thiết lập,

dù là nội bộ- liên quan đến hệ thống nội bộ của công ty hay bên ngoài- liênquan đến môi trường xung quanh

Cũng theo đó, theo báo cáo COSO 2013, nhóm 3 mục tiêu chính doanh nghiệp hướng

re

tol:

19

Nhóm mục tiêu về hoạt động: được thể hiện thông qua sự hoạt động hữu hiệu

và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài

lực.

Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho đối

tượng bên ngoài và bên trong Công ty sử dụng Mục tiêu đảm bao tính trung

thực, hợp lý và đáng tin cậy của báo cáo đơn vị đã cung cấp

Nhóm mục tiêu về tuân thủ: tuân thủ pháp luật và các quy định, cụ thể là các

quy định pháp luật ban hành và quy định của Công ty.

Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị

Giảm rủi ro, gian lận hoặc mất cắp cho đơn vị do bên thứ ba hoặc nhân viên

công ty gây ra Giảm rủi ro do lỗi vô ý của nhân viên gây thiệt hại cho đơn vi.

Ngăn ngừa rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro không đầy đủNhăm xác định tính tin cậy của những thông tin, kết quả thực hiện, từ đó giúpban quản trị xác định được rủi ro và thứ tự ưu tiên cũng như thay đổi phươnghướng hoạt động khi cần thiết

Dự đoán được xu hướng hoạt động, hiệu quả thực hiện của từng bộ phần và

toàn doanh nghiệp.

Kịp thời rà soát, phát hiện sai sót đồng thời từ đó xác định trách nhiệm, quyềnhạn của các bên liên quan nhanh chóng phối hợp xử lý

Đáp ứng được nhu cầu của ban quản trị, các bên liên quan trong việc cung cấp

các báo cáo, những con số tin cậy nhằm cân đối với thực tế và kế hoạch mục

tiêu đã đề ra

Cung cấp những con số, báo cáo là căn cứ đề nhà quản trị đưa ra những quyết

định chính xác, kịp thời, phù hợp tình hình hiện tại nhằm giảm thiểu rủi ro,

tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

20

1.1.4 Các bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thứckiểm soát của mọi người trong đó Nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác củakiểm soát nội bộ

Các yêu tố của môi trường kiểm soát có liên quan khi có được sự hiểu biết về môitrường kiểm soát bao gồm:

- Tinh toàn vẹn và các giá tri đạo đức.

- Cam kết về năng lực

- _ Chính sách và thực tiễn nguồn nhân lực

- Phan công thâm quyền và trách nhiệm

- _ Triết lý quan lý và phong cách điều hành.

- Hội đồng quan trị hoặc sự tham gia của ủy ban kiểm toán

- Co cấu tô chức

Khi hiểu rõ về môi trường kiểm soát, chúng ta xem xét từng yếu tố và mối quan

hệ qua lại của chúng Đặc biệt, ta có thé nhan ra rang những thiếu sót nghiêm trọngtrong bat kỳ một yếu tố nào có thé làm giảm hiệu quả của những yếu tố khác

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quy trình của công ty dé xác định và phân tích các rủi ro (cảbên trong và bên ngoài) có liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của công ty.Ngoài ra, quy trình đánh giá rủi ro cung cấp cho ban quản trị cơ sở dé xác định cáchquản lý rủi ro của mình (ví dụ: các hành động để giải quyết các rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do chi phí hoặc các cân nhắc khác) Đánh giá rủi ro làmột phan quan trọng của công ty dé xác định những rủi ro có thé xảy ra do cả nhânviên của chính họ (gian lận) và khách hàng liên quan đến các khoản phải thu, trong

sô những rủi ro khác, nợ khó đòi.

21

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng cácchính sách của ban quản tri ban hành được thực hiện Hệ thống thông tin, bao gồm

hệ thống kế toán, bao gồm các phương pháp và hồ sơ được thiết lập dé ghi lại, xử lý,tóm tat, báo cáo các giao dich của đơn vị (cũng như các sự kiện) và dé duy trì trách

nhiệm giải trình đối với tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu có liên quan

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là quá trình cung cấp, truyền đạt và chia sẻ nhữngthông tin được phô biến trong toàn thé đơn vị hay những thông tin thuộc từng bộ phậnnhất định Thông tin này cần đảm bảo phù hợp với toàn doanh nghiệp, từng phòngban và các cấp nhân viên Những thông tin này cần được duyệt và thông qua trướckhi ban hành chính thức tới toàn thể nhân viên Đây cũng là cơ sở cung cấp nhữngthông tin cần thiết trong việc thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội

bộ.

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện của kiểm soát nội bộ theothời gian Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ đã phân tách trách nhiệm rõ ràng chotừng bộ phận Điều mà ở khâu này ưu tiên là xác định chu trình kiểm soát nội bộ cóđang diễn ra theo thiết kế của công ty hay không và có cần sửa đổi gì cho phù hợp

với từng giai đoạn hay không Dé có được câu trả lời cho phần này, định kỳ, tuỳ thuộc

vào tính chất của phân hành, nhà quản trị cần thực hiện giám sát và đánh giá.

Giám sát có thê thông qua việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhà cungcấp, các bên liên quan để kịp thời đánh giá, thay đổi phù hợp với nhu cầu của thị

trường.

1.1.5 Hạn chế của hệ thống kiém soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả làm giảm khả năng sai sót hoặc thiếu sóttrong hoạt động của cơ quan Tuy nhiên, có thể có những hạn chế về hiệu quả của

22

kiểm soát nội bộ, cho dù hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn được thiết kế tốt đến đâu,

chúng chỉ có thê đi xa đến mức cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các mục tiêu đang

đạt được Những hạn chế đối với hiệu quả của kiểm soát nội bộ có thé do thiếu sót

của hệ thống, yếu tố con người, hạn chế về nguồn lực hoặc thiếu tính linh hoạt của

hệ thông Ví dụ: nguyên nhân gây ra sự cố trong hệ thống kiểm soát nội bộ có thé bao

gôm:

- _ Sự bất cân của nhân viên, phán đoán kém hoặc thiếu kiến thức

- Các quy trình kiểm soát nội bộ không phan ánh các điều kiện hoạt động đã

thay đôi, các hoạt động cụ thé của cơ quan hoặc các rủi ro mới tiềm an

- _ Thông đồng của nhân viên dé tư lợi hoặc động cơ khác

- Kiểm soát không năm bắt hoặc đặc biệt chú ý các giao dich bất thường

1.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng — Thu tiền

1.2.1 Chu trình Bán hàng — Thu tiền

Trong chu trình bán hàng và thu tiền, hoạt động kiểm soát là hoạt động theocác quy định về bán hàng và thu tiền do Nhà nước, đơn vị cấp trên ban hành Các thủtục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền được thiết kế nhằm hạnchế các rủi ro có thể gặp phải trong các giai đoạn của chu trình nhằm đạt được các

mục tiêu cụ thê.

Mỗi loại hình doanh nghiệp cụ thé sẽ áp dung một chu trình riêng dé phù hợpvới quy mô và sản phẩm của doanh nghiệp mình Theo đó, về cơ bản, chu trình chungcủa bán hàng và thu tiền như hình 2 dưới đây

23

ghi sô quỹ

Diễn giải chu trình Bán hàng — Thu tiền

Bước 1: Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, khách hàng gửi yêu cầu báogiá Nhân viên bán hàng tiếp nhận , lập và gửi báo giá đến khách hàng

Bước 2: Khách hàng nhận báo giá

Bước 3: Khách hàng lập đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn hàng

Bước 4: Nhân viên bán hàng gửi đơn đặt hàng tới kế toán, kế toán tiếp nhận

và lập phiêu xuât kho Phiêu xuât kho này sẽ được gửi đên bộ phận kho.

Bước 5: Kho tiếp nhận phiếu xuất kho, tiễn hành nhập phiếu và xuất kho sảnphẩm theo phiếu xuất kho.

Bước 6: Nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán hàng và tiến hành chuyền hang

tới khách.

Bước 7: Khách hàng nhận hàng và làm thủ tục thanh toán theo như cam kết

trước đó.

24

+ Nếu khách hàng thanh toán ngay: Nhân viên bán hàng nhận tiền, gửi kế toán lậpphiếu thu Thủ quỹ tiếp nhận thu tiền và ghi số quỹ, kế toán ghi số tiền mặt.

+ Nếu khách hàng chưa thanh toán: Kế toán tiếp nhận ghi số công nợ Đến khi kháchhàng thanh toán, các bước nhận tiền và gh số được lặp lại như trên

1.2.2. Các sai phạm thường xảy ra trong chu trình Bán hàng — Thu tiền

Tuỳ vào loại hình doanh nghiệp và sản phâm của doanh nghiệp đang kinhdoanh sẽ có những sai phạm liên quan trong chu trình Bán hàng - Thu tiền

- Sai phạm đến từ mục đích kinh doanh của doanh nghiệp

+

+

Sai phạm trong cắt giảm doanh số bán hàng hoặc các sai sót khác liên quanđến doanh số bán hàng

Vấn đề với các khoản thu nợ, khai khống các khoản nợ khó đòi và dự phòng

cho các tài khoản khó đòi.

Sai sót trong việc xác định dự phòng cho các tài khoản khó đòi.

- Sai phạm dén từ các bên liên quan

+

1.2.3.

Hàng bán trả lại không được ghi lại, hoặc hàng gửi đến khách hàng khôngđúng với thông số kỹ thuật và bị trả lại (điều này có thể dẫn đến các vấn đềnghiêm trọng về vận hành)

Các khoản giảm giá, chi chiết khấu cho khách hang được công ty thông qua

không được ghi lại.

Sai sót trong việc xác định dự phòng cho các tài khoản khó đòi.

Nhân viên bán hang/ké toán kê sai các thông tin liên quan đến sản phẩm nhưgiá thành, số lượng, thông tin khách hàng, ngày xuất kho

Một bộ phận không tổn tại hoặc không liên quan đến được liệt kê vào để trụclợi tương tự các bộ phận đang làm việc trực tiếp

Mục tiêu kiểm soát chu trình Bán hàng — Thu tiền

Dé giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất, mỗi công ty cần thiết lập một hệ thốnglinh hoạt và phù hợp với đặc điểm công ty Do đó, việc tiếp cận với mục tiêu tương

ứng cân phải xác định một cách rõ ràng Ta có thê xây dựng một sô mục tiêu kiêm

soát với từng chu trình, đối với chu trình bán hàng- thu tiền cụ thể như sau:

25

Mục tiêu Kiểm soát nội

bộ chu trình Ban hàng

Doanh thu được ghi nhận

khi phát sinh giao dịch bán

hàng trong kỳ

Có sự phê duyệt các nghiệp

vụ bán hàng trước khi đơn

hàng được thực hiện

Doanh thu ghi nhận cần

tương ứng với số hàng hoá

sinh liên quan đến bán hàng

đều đã được ghi số

Các nghiệp vụ bán hàng cần

thẻ tương ứng và hạch toán

Mục tiêu Kiểm soát nội

bộ chu trình Thu tiền

Số tiền thu được/ ghi nợ cần

được ghi lại và theo dõi kip

thời và chính xác

Nếu có các khoản chiết

khấu, cần được thông qua

xét duyệt và ghi lại cần thận

Phiếu thu tiền cần phản ánh

tương ứng với các khoản

thực tế đã được duyệt, đốichiếu tương ứng và được ký

duyệt

Các khoản thu đều được tồn

tại trong tai khoản/quỹ của

công ty.

Nghiệp vụ ghi số cần phảnánh đúng giá số hàng công

Mục tiêu Kiểm soát nội

bộ chung của Công ty

Tính tồn tại và phản ánhthực tế những khoản kinh tế

phát sinh

Tính xác thực: Các khoản

tiền đã được phê duyệtthông qua các cấp có thâmquyền

Tính chính xác của sô liệu đang được phản anh trên sô

vào đúng tài khoản liên

được ghi đúng, đủ vào số

theo dõi chi tiết và được

tổng hợp lại chính xác vào

cuôi kỳ kê toán

Các khoản thu tiền cần đượcghi nhận đúng thời điểm,đúng kỳ kế toán

Số tiền thu được cần đượcghi đúng, đủ vào số quỹhoặc số nhật ký thu tiền vàđược tổng hợp lại chính xác

vào cuôi kỳ kê toán

Tính đúng kỳ

Sự tổng hợp và chuyên sốcần hợp lý và đúng đủ

Bang 1: Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiễn

1.2.4 Một số gian lận thường gặp trong chu trình Bán hàng — Thu tiền

1.2.4.1. Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu bán hàng

Gian lận trong khâu bán hàng là gian lận thường xảy ra và dé xảy ra nhất trongkhâu này vì liên quan trực tiếp đến khách hàng và khả năng thanh toán của khách

hàng.

Bảng 2: Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu bán hàng

Nhân viên có thê dé dàng cau kêt với

khách hàng cho khách hưởng mức

- Thiết lập chính sách về hạn mức chiết khấu,

có quy trình duyệt từ các cấp có thẩm quyên

- Chuyén ghi và theo đõi thủ công sang theo dõiqua hệ thống Hệ thống sẽ hiển thị thông báocảnh báo hạn mức, cho biết tổng chiết khấu

27

Bán hàng cho những đơn vị không có

khả năng thanh toán khi công ty không

có hoặc có những quy định không rõ

ràng, bắt chặn hạn mức hay quy định

về xác định tín dụng khách hàng

đơn khi hàng bán đã được xuất đi và

khách hàng đã thanh toán Điều này có

thể dẫn đến việc nhân viên có thé chiếm

dụng số tiền thu được của khách hàng

được quy định chi trước đó và hiện tại có théchỉ bao nhiêu Tại thời điểm yêu cầu chiết khấu,mục nhập sẽ có dấu bắt buộc, do đó khi mụcnhập trồng thì giao dịch sẽ không được xử lý

- Quy định về xử lý các trường hợp liên quan

nếu không thực hiện đúng chính sách của công

dụng.

- Quy định về xử lý các trường hợp liên quannếu không thực hiện đúng chính sách của công

ty

- Có quy trình và phương án xử lý đối với

những khoản nợ khó đòi như ghi vào chi phí

công ty hoặc thuê bên liên quan để can thiệp

- Thiết lập chế tài về việc nhân viên bán hàngkhông xuất hoá đơn khi bán hàng cho khách

- Đưa ra quy định phát hiện từ chính phía khách

hàng Ví dụ: Trong trường hợp phát hiện nhân

viên không xuất hoá đơn, khách hàng sẽ nhận

được ưu đãi theo quy định của doanh nghiệp

28

hoặc dùng sô hoá đơn này bán cho các

bên khác dé trục lợi phần chênh lệch

Tạo hoá đơn chênh lệch giữa số hàng

thực xuất hoá đơn, sau đó, thực hiện

hành vi gian lận bằng cách tạo phiếu trả

hàng và chiếm dụng phần khách hàng

thanh toán thừa.

Đối với những khách lẻ không yêu cầu

xuất hoá đơn hoặc không lấy hoá đơn,

nhân viên cố tình gộp lại để hưởng lợi

từ chiết khấu hoặc những ưu đãi từ

công ty.

1.2.4.2.

- Sử dụng phân mêm có khả năng tích hợp việc bán hàng và xuât hoá đơn đê giám sát hoạt động của nhân viên

- Lắp đặt camera dé giám sát

- Thường xuyên rà soát những hoá đơn bất

thường và những hoá đơn liên quan đến hàng

bán trả lại

- Sử dụng phần mềm có khả năng tích hợp việcbán hàng và xuất hoá đơn dé giám sát hoạt động

của nhân viên

- Có quy định đối với nhân viên và khách hàngcần kiểm tra đầy đủ hàng và số lượng trước khi

thanh toán trên hoá đơn

- Thiết lập quy tắc trong hệ thống tạo đơn để

tránh những tác động gian lận của nhân viên bán hàng

Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu thu tiền

Bảng 3: Gian lận và thủ tục kiểm soát trong khâu thu tiền

Biên thủ tiền bán hàng thu được: Nhân

viên bán hàng không ghi lại số tiền thu

được, biên thủ vê cá nhân.

- Thiết lập hệ thống theo dây truyền: Mọi giaodịch được ghi nhận tại hệ thống trước khi xuất

cũng có thể theo đõi để đồng thời ghi số phù

hợp

- Quy định về xử lý các trường hợp liên quan

29

nếu không thực hiện đúng chính sách của công

chênh lệch - Tách bạch giữa nhân viên bán hàng và kế toán

thu tiền

- Lắp đặt camera để giám sát

1.2.4.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

Bảng 4: Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm và thủ tục kiểm soát

Dựa vào tính chất hàng mua trả chậm, | - Thiết lập chính sách về thời điểm thu tiền vànhân viên bán hàng tự đặt ra quy định | cách thức thu tiền với hàng mua trả chậm

và tự ý thu tiền khách hàng trước khi | - Có hợp đồng được thoả thuận và kí giữa đạigiao hang sau đó chiếm đoạt khoản thu | điện 2 bên về thời gian thanh toán và trả hang.

khoản của công ty

Lợi dụng đặc điêm của hàng hoá, tạo | - Có hệ thống kiểm soát giúp theo dõi liên quan

những gian lận liên quan về việc gôi

30

các khoản thanh toán lên nhau Cụ thể

Hợp đồng A có kỳ hạn thanh toán trước

hợp đồng B, nhân viên gối số tiền thanh

toán cho hợp đồng B vào hợp đồng A,

từ đó trục lợi phần đã thanh toán của

Khách hàng đã thanh toán nhưng vẫn

ghi số Nợ phải thu

đến kỳ hạn thanh toán

- Sao kê hoặc sô quỹ cần được khớp hàng tháng

- Tách bạch giữa nhân viên bán hàng và kế toánthu tiền

31

Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công

ty Cỗ phần Internet Novaon

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phan Internet Novaon

Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà NộiNgười đại diện Nguyễn Minh Quý

Ngày hoạt động 06/07/2006

Loại hình doanh nghiệp | Công ty Cổ phần ngoài nhà nước

Công ty Internet Novaon là một trong những agency uy tín hàng dau trong lĩnhvực Digital marketing tại Việt Nam Với vị thé là một trong những agency có tốc độ

tăng trưởng cao nhất khu vực Đông Nam A, Novaon dang dần khang định uy tin của

mình với nhiều khách hàng doanh nghiệp quy mô từ lớn đến các doanh nghiệp SME.

Được thành lập vào năm 2006 với tên gọi tiền thân là NovaAds và hoạt độngchủ yếu ở 3 lĩnh vực Quảng cáo trực tuyến (Digital Marketing), Thương mại điện tử

(Ecommerce), Chuyển đổi số (Digital Transformation (DX)), trải qua chặng đường

16 năm phát triển với rất nhiều biến động và thăng tram Đến nay, Tập đoàn Novaon

đã trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực Digital tại Việt

Nam; thị phần digital marketing số 1 Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, phục vụ

hơn 87.000 khách hàng, đối tác cao cấp của Google tại Đông Nam Á, đối tác ưu tiên

của Facebook va Alibaba Hiện nay, Novaon có 4 đơn vi thành viên và hơn 800 nhân

sự tại 5 quốc gia Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Philippines, Singapore

32

Với sứ mệnh giúp hàng triệu doanh nghiệp thành công trong chuyền đổi số,Công ty Cổ phan Internet Novaon đã đi tắt đón đầu và nắm bắt tốt thời cơ cùng nhữngthách thức mà Internet mang lại dé tạo nên những bút phá, làm thay đổi và mang đếncho con người những giá trị tốt đẹp nhất.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tập đoàn NOVAON được thành lập năm 2006, với tên gọi là Công ty cô phầnquảng cáo trực tuyến Sao Mới bởi 2 thành viên chính bước chân đầu tiên củaNOVAON vào ngành công nghiệp Internet non trẻ nhưng đầy tiềm năng Tháng 10năm 2010, công ty đổi tên thành Công ty cé phan truyền thông và công nghệNOVAADS Năm 2013, NOVAON ADS trở thành đối tác cao cấp của Google tạiViệt Nam, khẳng định vị thé và tam cỡ của thương hiệu Bằng sự ghi nhận của mạngtìm kiếm lớn nhất thé giới Google, NOVAON ADS đã thực sự nâng tầm thương hiệucũng như chất lượng dịch vụ của mình trong cộng động Digital marketing tại ViệtNam Cùng với đà phát triển, năm 2014, NOVAON ADS được phát triển thành Công

ty cổ phần Internet Novaon và tiếp tục giữ cái tên này cho đến nay

- Hoạt động viết, sửa, thử nghiệm va trợ giúp các phần mềm theo yêu cầu sử

dụng riêng biệt của từng khách hàng.

- Lập trình các phần mềm nhúngCông ty Cổ phan Internet Novaon chuyên cung cấp giải pháp chuyền đổi số, với 16năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh tế số Hệ sinh thái số Novaon gồm 10 sản phâmcông nghệ, giúp các doanh nghiệp số hóa hoạt động vận hành và kinh doanh một cách

toàn diện với các giải pháp chuyên đôi sô ve:

33

e Nguồn lực khách hàng: Tối ưu hóa nuôi dưỡng khách hang, tăng hiệu qua

Marketing & Sale, báo cáo chỉ số chỉ tiết, đáng tin cậy

e Thương mại điện tử: Kết nối đa nền tảng bán hàng giúp cho các nhà bán

dé dang quản trị đại lý, quản lý hệ thống sản phâm hiệu qua

Quản trị Vận hành: Tinh giảm quy trình quản trị nhân sự - dự án — sản xuất

giúp tăng hiệu suất công việc; giảm thiểu chỉ phí tối đaInternet Novaon đã và đang ứng dụng ba nhóm giải pháp chuyên đổi trên vào bảyngành phổ biến:

Bán lẻ: Kết nối hoạt động Marketing, thương mại điện tử, dịch vụ và côngnghệ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình liền mạch giữa các hệ thống bán lẻTài chính ngân hàng: Giúp các đối tác ngân hàng xây dựng niềm tin với kháchhàng thông qua sự thấu hiểu và hành trình trải nghiệm cá nhân hóa bằng côngnghệ số

Thời trang may mặc: Thúc day sự phát triển của chuỗi cung ứng, quan lý dédàng vòng đời sản phẩm, phát hiện và xử lý kịp thời lỗ hồng hiệu suất

Giáo dục: Xây dựng trải nghiệm cá nhân hóa dựa trên việc tận dung dir liệu

khách hàng, giúp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng, giảm chỉ phí vận

hành

Vật liệu xây dựng: Xây dựng trải nghiệm cá nhân hóa dựa trên việc tận dụng

dữ liệu khách hàng — giúp tối giản chi phí vận hành, duy tri được mối quan hệ

e Khách hang Medium: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu câu trải nghiệm

các sản phâm công nghệ sô đê tôi ưu hiệu quả hoạt động vê một trong các

mảng: Nguồn lực khách hàng, Quản trị vận hành, Thương mại điện tử.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Dưới đây là sơ đồ tổ chức Tập đoàn Internet Novaon

DON VỊ TRUC THUỘC

được mô hình quản trị của Công ty Cô phần Internet Novaon được sắp xếp một cách

rõ ràng, có áp dụng mô hình 3 tuyến phòng thủ vào mô hình quản trị của Công ty

Từng đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Internet sẽ phụ trách những đối tượng

khách hàng khác nhau nên có những phòng ban riêng như: Phòng Phát triển Kinh

35

Doanh, Phòng chăm sóc khách hang, Phòng Media, Phong Social, Team Design Ban

chức năng sé là ban chung, tại đó được tách ra phụ trách từng Công ty.

Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty Internet Novaon: Với tư cách Chủtịch HĐQT, là người được Đại hội đồng cổ đông uỷ quyền quản lý vốn của Công ty

và chịu trách nhiệm trước cô đông về hoạt động của Công ty Với tư cách Giám đốc

Công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyên và nghĩa vụ của công ty,

ban hành quy chế quản lý của công ty Giám đốc người điều hành cao nhất trong công

ty và là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định quản

lý điều hành hoạt động của toàn công ty Giám đốc công ty có quyền ký kết các hợp

đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan Điều chỉnh hoạt động của

công ty đề đối phó sự biến động của thị trường

- _ Chức năng, Nhiệm vụ các phòng ban

e Ban chức năng

Bảng 5: Chức năng, nhiệm vụ của ban chức năng

Mã Phòng/Ban Nhiệm vụ/Chức năng

Ban tài chính - kế | Giám đốc tài chính | - Quản lý toàn bộ nguồn thu — chỉ theo

đúng pháp luật hiện hành, quản lý các

; | quỹ tiên mặt, tiên gửi ngân hàng, kho

Phòng kê toán - Trưởng phòng Kê

; bac

toan ;

, ; - Tông hợp báo cao tình hình hoạt động

- Kê toán viên

tài chính hang năm Tham mưu với

Phòng tài chính - | Chuyên viên tài BOD trong việc quản lý, tổng hợp,

Ban Hành chính | Giám đốc nhân sự | - Đề xuất , thực hiện chế độ đảm bảo

- Nhân sự được quyền lợi, phúc lợi của CBNV.

36

Phòng Hành chính | - Trưởng phòng - Quản lý định biên và phát triển

— Nhân sự HCSN nguồn lực theo kế hoạch đề ra

- Chuyên viên - Tuyên dụng nhân sự đúng, đủ theo

HCNS yêu cầu/ kế hoạch

- Lễ tân - Xây dựng và tô chức đào tạo nhân-IT su, phat triển văn hoá theo tầm nhìn

: và định hướng của Công ty

Phòng tuyên dụng | - Trưởng phòng

Tuyền dụng

- Chuyên viên

tuyển dụng

Phòng Dao tạo & | - Trưởng phòng

Phát triển VH Đào tạo & PTVH

- Chuyên viên Đào

tạo & PTVH

Phòng Kiểm soát | - Trưởng phòng - Phối hợp xây dựng các quy trình,

- Chuyên viên QC | thực.

- Giám sát, đôn đốc các hoạt động của

các phòng ban theo đúng các quy

trình, quy định đã đề ra

- Ra soát dé nâng cao chat lượng hoạt

động các phòng ban

- CMO - Xây dựng truyền thông, bộ nhận

- Chuyên viên PR | diện thương hiệu.

- Thực hiện công tác PR đối nội, đối

ngoại.

37

5 | Ban trợ lý - Nhân viên trợ lý | - Thực hiện công việc hỗ trợ, giám sát

theo yêu cầu của BLĐ

- Ghi nhận, triển khai, giám sát và báo

các về các chỉ đạo, định hướng của

cấp trên

e Các khối trong các đơn vị thành viên

Bảng 6: Chức năng, nhiệm vụ của các khối trong khác đơn vị thành viên

Khối BD - Giám đốc Kinh doanh | - Tham mưu tới BOD về việc điều

- Trưởng phòng Kinh | hành, phát triển kinh doanh

doanh/ MKT - Lập kế hoạch và tổ chức triển khai

- Trưởng nhóm Kinh thực hiện, xây dựng mục tiêu chiếndoanh /MKT lược hoàn thành kế hoạch kinh

- Nhân viên Kinh doanh | doanh.

/MKT - Tìm kiếm và phát trién khách hang

phù hợp

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược và

mục tiêu kinh doanh theo tháng, quý,

năm.

- Nghiên cứu thị trường cạnh tranh

Khối dịchvụ | - Giám đốc Khối dịch - Hỗ trợ, tham mưu với BOD các van

- Trưởng phòng lượng dịch vụ.

38