hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty tnhh đầu tư tm xnk đại cường

____________________________________ 68 3.5.1.3 Đánh giá rủi ro _____________________________________________ 69 3.5.2 Hoạt động kiểm soát ____________________________________________ 69

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

145Monday, June 10, 20242:42:59 PM2:42:59 PM145Monday, June 10, 20242:42:59 PM2:42:59 PM145Monday, June 10, 20242:42:59 PM2:42:59 PM

Hoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai Cuong

Hoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai Cuong

145Hoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongMonday, June 10, 2024

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Trang 3

Nhóm tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực Nếu không như chúng tôi đã nêu trên, chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình

Người cam đoan

Hoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai CuongHoan thien he thong kiem soat noi bo cho chu trinh ban hang va thu tien tai cong ty TNHH dau tu TM XNK Dai Cuong145Monday, June 10, 20242:42:57 PM2:42:57 PM145Monday, June 10, 20242:42:57 PM2:42:57 PM145Monday, June 10, 20242:42:57 PM2:42:57 PM

Trang 4

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

Trang 5

Chứng từ kế toán 1 liên

Chứng từ kế toán 3 liên

Ký hiệu này có hai ý nghĩa: + Sự bắt đầu hay kết thúc lưu đồ + Chỉ ra các dữ liệu hay thông tin bắt đầu từ đâu hay chuyển tới đâu

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 6

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Mục tiêu kiểm soát 25

Bảng 2.2 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong môi trường máy tính 26

Bảng 3.1 Rủi ro và thủ tục kiểm soát doanh nghiệp đã làm được 52

Bảng 3.2 Rủi ro và thủ tục kiểm soát doanh nghiệp đã thực hiện được 55

Bảng 3.3 Rủi ro và thủ tục kiểm soát doanh nghiệp đã đạt được 57

Bảng 3.4 Rủi ro và thủ tục kiểm soát doanh nghiệp đã làm được 60 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 7

Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 29

Sơ đồ 3.2 Bộ máy kế toán trong công ty 32

Sơ đồ 3.3 Cơ cấu tổ chức phân hành phòng kế toán 33

Sơ đồ 3.4 Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật Ký Chung 39

Sơ đồ 3.5 Sơ đồ hình thức kế toán theo phần mềm máy tính tại công ty 41

Sơ đồ 3.6 Sơ đồ xét duyệt bán chịu 52

Trang 8

Lưu đồ 3.1 Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng 50

Lưu đồ 3.2 Quy trình lập và lưu chuyển hóa đơn 58

Lưu đồ 3.3 Quy trình kiểm soát thu tiến mặt 62

Lưu đồ 3.4 Quy trình thu tiền qua ngân hàng 64

Trang 9

Trang 10

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1 2 Mục đích nghiên cứu _ 1 3 Đối tượng nghiên cứu _ 2 4 Phạm vi nghiên cứu 2 5 Phương pháp nghiên cứu 2

B NỘI DUNG LUẬN VĂN _ 3Chương 1: TỔNG QUAN VỀ LĨNH VỰC ĐÃ NGHIÊN CỨU _ 3

1.1 Tìm các tài liệu nghiên cứu và tóm tắt tài liệu liên quan đến lĩnh vực 3 1.2 Tổng hợp và nhận xét về các tài liệu nghiên cứu 9

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 10

2.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ 10 2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ _ 10 2.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 10 2.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ _ 11 2.2.1 Môi trường kiểm soát _ 11 2.2.2 Đánh giá rủi ro _ 13 2.2.3 Hoạt động kiểm soát _ 14 2.2.4 Thông tin và truyền thông 15 2.2.5 Giám sát 16 2.2.6 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 16 2.3 Hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp 18 2.3.1 Khái quát chu trình bán hàng tại doanh nghiệp 18

Trang 11

chu trình bán hàng 19 2.3.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền 19 2.3.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền 20 2.3.3.3 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng _ 21 2.3.3.4 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong môi trường máy tính _ 26

Chương 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XNK ĐẠI CƯỜNG 27

3.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập khẩu Đại Cường 27

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường _ 27 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 29 3.1.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty: _ 29 3.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: _ 30 3.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường _ 32

3.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán _ 32 3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản _ 37 3.2.3 Chính sách kế toán áp dụng _ 38 3.2.3.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty _ 39 3.2.3.2 Các chính sách kế toán đang áp dụng: _ 42 3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường 45 3.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền _ 45 3.3.1.1 Phương thức bán hàng _ 45 3.3.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách, báo cáo kế toán 46

Trang 12

tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường 48 3.3.2.1 Các quy định chính sách công ty liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 48 3.3.2.2 Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng _ 48 3.3.2.3 Phê duyệt và bán chịu 52 3.3.2.4 Xuất kho, chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn _ 56 3.3.2.5 Kiểm soát nợ phải thu khách hàng 60 1.3.2.6 Thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng _ 62 3.4 Những hạn chế trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền 65 3.4.1 Nhận và xử lý đơn hàng _ 65 3.4.2 Xét duyệt chịu bán 66 3.4.3 Xuất kho và chuyển giao hàng hóa _ 66 3.4.4 Lập hóa đơn _ 66 3.4.5 Nợ phải thu khách hàng 67 3.4.6 Thu tiền 67 3.5 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường _ 67

3.5.1 Môi trường kiểm soát _ 67 3.5.1.1 Cơ cấu tổ chức _ 67 3.5.1.2 Thông tin và truyền thông 68 3.5.1.3 Đánh giá rủi ro _ 69 3.5.2 Hoạt động kiểm soát 69 3.5.3 Tổ chức kế toán 70 3.5.4 Giám sát 71

Chương 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XNK ĐẠI CƯỜNG _ 72

Trang 13

4.2 Hoàn thiện kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền _ 72 4.2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng _ 72 4.2.2 Xét duyệt bán chịu 72 4.2.3 Xuất kho và chuyển giao hàng hóa _ 73 4.2.4 Hóa đơn bán hàng 74 4.2.5 Hoàn thiện kiểm soát thu tiền _ 74 4.2.6 Hoàn thiện kiểm soát việc thu hồi công nợ _ 75 4.2.7 Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu _ 75 4.3 Một số kiến nghị khác 76 4.3.1 Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán 76 4.3.2 Công tác nhân sự _ 76 4.3.3 Phòng chống rủi ro trong môi trường máy tính để quản lý bán hàng _ 76 4.4 Kết luận 77

Trang 14

1

A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc giá diễn ra nhanh như vũ bão Các doanh nghiệp và tập đoàn kinh tế hoạt động càng sôi nổi hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận

Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh Và giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có phù hợp với chu trình này không Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế

Đó chính là lý do đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của nhóm Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHO CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TM XNK ĐẠI CƯỜNG” 2 Mục đích nghiên cứu

+ Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH TM XNK Đại Cường

+ Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

Trang 15

2 + Đề xuất, kiện nghị để đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng

3 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH ĐT TM XNK Đại Cường

4 Phạm vi nghiên cứu

+ Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

+ Về thời gian: Các số liệu, thông tin sử dụng và phân tích trong đề tài

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành chuyên đề này, nhóm đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Đọc, tham khảo, tìm hiểu các giáo trình do các giảng viên biên soạn để giảng dạy, các bài báo thực tập tốt nghiệp của anh, chị khóa trước để lại

+ Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình thực tập, nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và một số anh, chị tại công ty Giúp nhóm giải đáp được những thắc mắc của mình và hiểu rõ hơn về công tác kế toán tại công ty, qua đó cũng giúp tích lũy được những kinh nghiệm thực tế cho bản thân

+ Phương pháp thu thập: Phương pháp này được áp dụng để thu thập số liệu của công ty, sau đó toàn bộ số liệu được xử lý và chọn lọc để đưa vào báo cáo một cách chính xác, khoa học

+ Phương pháp thống kê: Dựa trên những số liệu đã được thống kê để phân tích, so sánh, đối chiếu từ đó nêu lên những ưu điểm, nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục cho công ty nói chung và cho công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả kinh doanh nói riêng

Trang 16

3

B NỘI DUNG LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LĨNH VỰC ĐÃ NGHIÊN CỨU 1.1 Tìm các tài liệu nghiên cứu và tóm tắt tài liệu liên quan đến lĩnh vực

- Bài luận của Nguyễn Thị Thùy Dung (2014) nghiên cứu về thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Than- Điện Nông Sơn-Quảng Nam và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm toán nội bộ về hoạt động này tại công ty Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam + Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phương pháp nhiên cứu như: Phương pháp phỏng vấn ban kiểm soát: kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiêu thụ, thủ kho; Phương pháp đối chiếu, phân tích, quan sát, so sánh đối chiếu; Phương pháp thu thập tài liệu để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng tại công ty

+ Các phương án cải thiện được đề xuất:

Đề xuất hoàn thiện thủ tục kiểm soát quá trình bán hàng: Công ty nên bố trí thêm camera tại cửa kho, nên bố trí thêm nhân viên bảo vệ tham gia trong quá trình xuất hàng; Đồng thời Ban giám đốc và Ban kiểm soát nên tiến hành kiêm tra đột xuất việc tuân thủ quy định về xuất kho, nếu phát hiện nhân viên nào không tuân thủ thì phải xử lí theo quy định của công ty, cuối tháng phải lập bảng đối chiếu số lượng tiêu thụ trong tháng giữa kế toán tiêu thụ và thủ kho

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát của các khoản phải thu khách hàng: Phải thẩm định khách hàng; tiến hành thành lập tổ thẩm định khách hàng; thu thập thông tin khách hàng qua các phương tiện và các mối quan hệ…

Hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền: Cần kiểm tra đối chiếu chứng từ để tránh sai sót Nên lập bảng theo dõi thanh toán tiền hàng từ sổ chi tiết công nợ Đề xuất hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng tại công ty như hoàn thiện chứng từ và lưu trữ chứng từ ví dụ như công ty nên xây

Trang 17

4 dựng mẫu đơn đặt hàng thống nhất có thiết kế hợp lý, công bố mẫu đơn đặt hàng rộng rãi cho khách hàng biết

Hoàn thiện các báo cáo kế toán: Công ty nên lập các báo cáo định kỳ và thường xuyên để giúp cho quản lý thuận tiện hơn so với trước là chỉ khi có yêu cầu mới lập

+ Nhận xét:

 Ưu điểm: Luận văn của tác giả rất rõ ràng, trình bày dễ hiểu; Tác giả đã tìm hiểu kỹ để cho thấy được những thực trạng còn tồn động tại công ty và từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực cho công ty để góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty

 Nhược điểm: Bên cạnh đó các phần lý thuyết của tác giả chưa cung cấp đầy đủ và chi tiết, khiến người đọc có thể sẽ không hiểu sâu sắc được vấn đề mà tác giả nêu ra - Bài luận của Nguyễn Thị Kiều My (2010) hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền công ty TNHH kiểm toán và kế toán ACC, tác giả đã trình bày và hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty ACC

+ Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu diễn dịch, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn trực tiếp, quan sát, thu thập số liệu, xử lí, tổng hợp, đánh giá

Hoàn thiện thủ tục phân tích: Công ty nên có một chương trình hướng dẫn thủ tục phân tích cụ thể hơn để kiểm toán viên có thể thực hiện thủ tục phân tích một cách nghiêm túc và khoa học hơn đem lại hiệu quả hơn cho các cuộc kiểm toán Công ty nên thành lập một ngân hàng số liệu, trong đó có các số liệu căn bản như số trung bình ngành, các số liệu có liên quan để so sánh trong quá trình thực hiện thủ tục phân tích nhằm nâng cao hiệu quả của thủ tục phân tích mang lại

+ Đưa ra một số thủ tục phân tích cụ thể đối với khoản mục doanh thu cho công ty:

 Hoàn thiện thủ tục gửi thư xác nhận

 Bổ sung thủ tục kiểm toán đối với cơ sở dữ liệu “Sự đánh giá”

Trang 18

 Nhược điểm: Tuy vậy bài viết của tác giả còn mắc phải một số những vấn đề như sau: Nếu như đưa ra khá nhiều những cái thay đổi để hoàn thiện thì phải mất thêm nhân lực và tài sản khá nhiều, tác giả cần phải chọn lọc phương án tối ưu nhất để có thể sử dụng ít nhất tài sản bỏ ra củng như không làm tốn nhiều nguồn lực cho công việc nào đó - Bài luận của tác giả Dương Thị Thúy Liễu (2012) tại Công ty Cổ Phần Cao Su Đà Nẵng tác giả nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ và cho thấy thị phần của công ty chiếm ưu thế, giữ một vị trí chủ đạo trên thị trường, nhưng với môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gay gắt thì để tồn tại và phát triển phải có những giải pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý Vì vậy công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, tăng cường KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng

+ Các phương án cải thiện:

 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ

 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

 Tăng cường tính năng và tính độc lập của ban kiểm soát

 Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ để kiểm soát chặt chẽ hơn

+ Đối tượng nghiên cứu: Tác giả nghiên cứu đề tài về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ Phần Cao Su Đà Nẵng

Trang 19

6 + Mục tiêu nghiên cứu: Qua nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị, tác giả chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng cần được khắc phục trong công tác kiểm soát nội bộ để từ đó đưa ra các biện pháp cần thiết

+ Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát và phỏng vấn các kế toán viên, nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền để khảo sát thực trạng kiểm soát chu trình này tại công ty Cổ Phần Cao Su Đà Nẵng

+ Nhận xét:

 Ưu điểm: Bài viết của tác giả đã trình bày lý luận cơ bản về hệ thống KSNB, nghiên cứu tình hình thực tế, đánh giá những kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tế công tác tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty

 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trên, bài viết còn có những nhược điểm mức phải như:

+ Đưa lý thuyết vào còn nhiều, chưa đưa sâu vào thực tế để đánh giá bài viết

+ Bài viết chủ yếu chú trọng vào cơ sở lý luận hơn so với thực trạng kiểm soát nội bộ của công ty

- Khóa luận của tác giả Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2015) tại Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam Tác giả đã trình bày sự cần thiết của đề tài hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền rất quan trọng với việc nước ta đang có những hướng đi để hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đưa những cái mới vào doanh nghiệp để phát triển doanh nghiệp đứng vững trong tình hình cạnh tranh khốc liệt của thị trường trong thời gian tới Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, tăng cường kiểm sót để hạn chế những năng lực, những sai sót có thể xảy ra Xu hướng thị trường ngày càng mở rộng trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệp bán hàng hóa ngày càng nhiều nên khâu bán hàng và thu tiền phải được chú trọng lên trên hết Tác giả tìm hiểu về Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam,

Trang 20

7 tìm hiểu về kiểm soát nội bộ do Công ty thực hiện tại đơn vị khách hàng và cuối cùng là so sánh thực tế và lý thuyết sau đó đánh giá ưa và nhược điểm nhằm đưa ra giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ bán hàng và thu tiền

+ Phương pháp nguyên cứu: tác giả đã lựa chọn 2 phương pháp

Một là phương pháp phân tích và tổng hợp: Trên cơ sở tài liệu mà đơn vị thực tập cung cấp, tác giả đã tập trung phân tích các số liệu thực tế của công ty khách hàng và sau đó đề ra giải pháp để giúp công ty hoàn thiện quy trình; Hai là phương pháp quan sát thực tế: Thông qua cơ sở tiếp xúc thực tế và phỏng vấn các anh chị Đánh giá khái quát chung trong quá trình xử lý và đưa ra thông tin vào bài viết

Hoàn thiện đối với môi trường kiểm soát: Công ty cần ban hành chuẩn mực đạo đức để làm cơ sở đánh giá tính trung thực và đạo đức của nhân viên Nên thành lập bộ phận kiểm soát độc lập với các phòng ban; Hoàn thiện đánh giá rủi ro: Đơn vị phải thiết lập cơ chế nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Nhận diện đầy đủ các rủi ro liên quan như doanh thu khai khống, rủi ro đối với nhân viên văn phòng,…; Hoàn thiện hoạt động kiểm soát: Công ty nên sao lưu tất cả các dữ liệu của công ty, thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm kế toán; Hoàn thiện thông tin và truyền thông: Nên khảo sát thị hiếu của khách hàng và khảo sát các sản phẩm trên thị trường Thiết lập nơi lưu trữ khảo sát ý kiến của khách hàng và nhân viên trong công ty; Hoàn thiện giám sát: Thiết lập đường dây nóng hoặc email trong công ty để phản ánh kịp thời + Nhận xét:

 Ưu điểm: Tác giả nêu đầy đủ các vấn đề cần giải quyết, các căn cứ đưa ra đều làm sáng tỏ cho lập luận của mình, cũng như có dẫn chứng cụ thể từ công ty khách hàng  Nhược điểm: Tác giả cần bổ sung thêm hoạt động với các khách hàng khác nữa, để thông tin và lập luận đưa ra được xác thực hơn, tăng thêm sự tin cậy với bài viết - Bài báo “Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Anh (01/04/2018)

Trang 21

8 Tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh

+ Phương pháp nguyên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp quan sát khoa học, phương pháp phân tích và tổng hợp

Về môi trường kiểm soát: Phải đảm bảo được các yếu tố như tính chính trực và đạo đức tức là thực hiện tốt việc xây dựng và ban hành bộ quy tắc đạo đức và ứng xử; Cam kết về năng lực thực hiện tuyển dụng đúng người đúng việc, xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực; triết lý, phong cách điều hành của nhà quản lý: nhà quản lý phải quán triệt phổ biến về vai trò của KSNB cho nhân viên; Về cơ cấu tổ chức và sự phân công quyền hạn và trách nhiệm thì thực hiện xuyên suốt và nhất quán trong việc ban hành quyết định và ban hành các quy chế bằng văn bản; Đối với các chính sách và các thủ tục nhân sự thì phải thực hiện tốt chính sách tuyển dụng đào tạo khen thưởng và kỷ luật, đảm bảo chế độ lương phù hợp

Đánh giá về rủi ro: Phải xác định mục tiêu của doanh nghiệp như các mục tiêu ngắn hạn dài hạn; nhận dạng các rủ ro từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp; phân tích đánh giá rủi ro; Xây dựng kế hoạch phòng ngừa, kiểm soát rủi ro và cuối cùng là giám sát việc thực hiện quy trình đánh giá rủi ro

Về hoạt động kiểm soát: Cần duy trì và hoàn thiện tốt hoạt động kiểm soát tổng quát, kiểm soát các hoạt động trọng tâm Cán bộ kiểm soát phải có năng lực và đủ thẩm quyền

Về thông tin trường thông: Phải công khai minh bạch thông tin cho toàn đơn vị và các đối tượng bên ngoài Thiết lập trang thông tin trong doanh nghiệp Cần có đường dây nóng

Về hoạt động giám sát: Có thể xây dựng bảng kiểm tra, bảng câu hỏi xây dựng sổ tay KSNB đối với từng bộ phận

Trang 22

9 + Nhận xét:

 Ưu điểm: Tác giả đã nghiên cứu và chứng minh vai trò quan trọng của KSNB trong doanh nghiệp, đồng thời đưa ra những biện pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

 Nhược điểm: Tác giả cần nêu ra những điểm mới hơn, vì bài viết tác giả chỉ là tổng hợp các tài liệu tham khảo các kiến thức mà ra Và cần đưa ra số liệu chứng minh cho tiêu đề về hiệu quả hoạt động các doanh nghiệp khi có hệ thống KSNB hiệu quả ví dụ cần đưa ra con số khảo sát về hoạt động doanh nghiệp giữa các doanh nghiệp có và không có hệ thống KSNB

1.2 Tổng hợp và nhận xét về các tài liệu nghiên cứu

Qua các tài liệu nghiên cứu trên rút ra được một số vấn đề như sau:

- Có thể kế thừa các phương pháp nghiên cứu để sản phẩm đưa ra có thể đa dạng hơn Khoanh vùng các vấn đề nghiên cứu và triển khai thêm những vấn đề khác Từ các tài liệu tham khảo trên có thể nhận ra được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Có thể xem xét những thực trạng và tồn tại ở đơn vị thực hiện khóa luận này Bên cạnh đó chúng tôi còn một số vấn đề nhận xét sau đây:

Trang 23

10

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

2.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

- Theo ủy ban COSO (Committee Sponsoring Oganization): Là một ủy ban thường Hội đồng quốc gia Hoa Kì về việc chống gian lận lập báo cáo tài chính thì kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau: + Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính + Sự tuân thủ pháp luật và các quy định

2.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đối với Báo Cáo Tài Chính: Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp có trách nhiệm lập Báo Cáo Tài Chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo tính hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Kiểm soát nội bộ cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của doanh nghiệp, qua đó đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp

- Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý: Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh…

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Kiểm soát nội bộ đạt được kết quả tốt nhất khi được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bởi cơ quan

Trang 24

11 quản lý hay thủ tục hành chính Quá trình kiểm soát nội bộ là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu

- Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục mà phải bao gồm cả những con người trong Hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người, mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

2.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2.1 Môi trường kiểm soát

- Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp

- Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Theo COSO 2013, Môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức

+ Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 25

12 + Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

+ Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

+ Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

- Tính trung thực và giá trị hợp lý:

+ Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và kiểm soát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ Thái độ và sự quan tâm của nhà quản lý cấp cao đối với kiểm soát nội bộ hữu phải được lan tỏa đến toàn doanh nghiệp

+ Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các gía trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn

- Cam kết về năng lực: Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao Bên cạnh đó người quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc năng lực và chi phí để đảm bảo lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp

- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán:

+ Đây là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát Tính hữu hiệu của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm soát với Ban điều hành Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên hữu hiệu khi:

+ Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý

Trang 26

13 + Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngoài Ban điều hành vì Hội đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản lý

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều hành Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được lập kế hoạch thực hiện, kiểm soát và giám sát Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo các thủ tục kiểm soát hiệu quả Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định trách nhiệm và quyền hạn là việc xác

định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề và trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan

- Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế: Chính sách nhân sự biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và khen thưởng và kỷ luật Khi đơn vị mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm trong công việc, kết quả công việc đã đạt được

2.2.2 Đánh giá rủi ro

- Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này

- Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro bao gồm các nguyên tắc sau:

Trang 27

14 + Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

+ Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

+ Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh gái rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

+ Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác nhận và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ, các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị…) Thay đổi từ cách thức kinh doanh( loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới…), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

- Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị

- Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố:

+ Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở thực hiện cho các thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng

+ Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chính sách.Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh

Trang 28

15 - Theo COSO 2013, Hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

+ Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho sự đạt được các mục tiêu của đơn vị

+ Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát nội bộ thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục

2.2.4 Thông tin và truyền thông

- Thông tin truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

- Chất lượng hệ thống là tốt nhất khi đảm bảo các nội dung sau:

+ Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho chủ thể quản lý (ban lãnh đạo) và những người có thẩm quyền

+ Hệ thống truyền thông đảm bảo cho đối tượng quản lý (nhân viên ở mọi cấp độ) có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo cho thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác

+ Thiết lập các kênh thông tin để các đối tượng quản lý báo cáo công việc củng như khó khăn mắc phải Xây dựng các chương trình kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin dữ liệu - Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc 13: Đơn thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

Trang 29

16 + Nguyên tăc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho những bên liên quan, các đối tượng bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp

2.2.5 Giám sát

- Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Thông thường, thường kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, khách hàng…

- Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì thì giám sát định kỳ sẽ giảm đi Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của người quản lý dựa trên các nhân tố: Bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạt động kiểm soát thường xuyên Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽ hiêu quả hơn khi giám sát định kỳ

- Giám sát thường xuyên, định kỳ hay kết hợp cả hai được sử dụng để xác định xem mỗi thành phần trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ có được thực hiện đầy đủ không - Theo COSO 2013, Giám sát gồm những nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và lựa chọn các đánh giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ có hữu hiệu và đang vận hành đúng

+ Nguyên tắc 17: Đơn vị phải thông báo và đánh giá những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục

2.2.6 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 30

17 - Về chủ quan:

+ Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với người khác trong hay ngoài doanh nghiệp; những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mình

+ Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Điều này liên quan đến hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Các hạn chế này bao gồm: Sai sót của con người; sự thông đồng của các cá nhân; sự lạm quyền của các nhà quản lý và mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí

+ Các sai sót có thể xảy ra: Do năng lực của nhân viên; áp lực công việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém; thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn trong công tác; thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ các quy định Sai sót củng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc Ngoài ra còn có một thái độ làm việc cẩu thả, thiếu thận trọng dẫn đến sai sót

+ Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên đê lấy cắp tài sản của doanh nghiệp.Thông đồng có thể được hình thành bởi các yếu tố: Động cơ, cơ hội do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém và thiếu liêm khiết

+ Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn các nhân viên ớ các bộ phận khác Điều này làm cho chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý trong tổ chức và ít có hữa hiệu ở cấp quản lý cao hơn

+ Chi phí củng là một phần hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một hệ thống kiểm soát nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn kém Đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện các thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích mà thực thể đó mang lại

- Khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; sai sót bởi con người

Trang 31

18 thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

2.3 Hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp

2.3.1 Khái quát chu trình bán hàng tại doanh nghiệp

Chu trình bán hàng và thu tiền là một chuỗi hoạt động có nhiều khâu từ trao đổi tiền và hàng từ khách hàng và kết thúc là thu tiền Từ đó doanh nghiệp sẽ xử lý dữ liệu liên quan đến quy trình cung cấp dịch vụ hàng hóa cho khách hàng và thu tiền thanh toán hàng hóa bán được

Để được khách hàng tin tưởng và tiên thụ hàng hóa của Doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên đăt mục tiêu quan trọng nhất của chu trình bán hàng là cung cấp đúng hàng hóa ở đúng nơi vào đúng thời gian mới mức giá hợp lý

Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2.3.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu

- Hiện tại có hai phương thức bán sỉ và bán lẻ Cả hai phương thức bán này có quy trình diễn ra khác nhau nhưng việc ghi nhận đều phải tuân thủ theo quy định của chuẩn mực Việt Nam về doanh thu số 14: “Doanh thu và thu nhập khác”

- Theo điều 10 của chuẩn mực này thì doanh thu bán hàng của doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau:

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

Trang 32

19 + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

- Và theo điều 16 thì doanh thu cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được ghi nhận khi thõa mãn đồng thời bốn điều kiện sau:

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;

+ Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán; + Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

2.3.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền và các sai phạm trong chu trình bán hàng

2.3.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền

- Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng:

Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các điều kiện ghi trong đơn đặt hàng; Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời không, được bỏ sót; Các nghiệp vụ bán chịu, bán chịu, tiêu thụ đều phải được phê chuẩn; Hóa đơn được lập đúng quy định; Các nghiêp vụ tiêu thụ đều được ghi sổ đầy đủ; Doanh thu và nợ phải thu khách hàng được tính đúng và ghi sổ chính xác; Doanh thu được ghi nhận đúng lúc và kịp thời

- Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền:

Các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế đã nhận được; Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn; Chắc chắn các khoản tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ, nhật kí thu tiền; Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt; Các khoản tiền thu đã được ghi sổ, và đã nộp đều

Trang 33

20 đúng với giá bán hàng; Các khoản tiền đều được phân loại đúng đắn; Các khoản thu tiền

ghi dúng thời hạn; Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng

2.3.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền

Bán hàng và thu tiền là quá trình xử lý bán hàng hóa cho khách hàng Chu trình này bao gồm các khâu: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

- Tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng của người mua: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của doanh nghiệp bộ phận bán hàng có trách nhiệm xác minh người mua hàng, đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bản giá chính thức của đơn đặt hàng sau đó xét duyệt và đưa ra quyết định có nên bán hàng cho qua lệnh bán hàng hàng có chữ ký của mình trên đó Lệnh bán hàng là một quyết định bán của doanh nghiệp thể hiện số lượng, đặc tính… Một bản sao của phiếu tiêu thụ được gửi đến bộ phận kinh doanh hoặc giám đốc để thực hiện việc xét duyệt bán chịu

- Phê chuẩn phương thức bán chịu: Việc bán chịu được tính toán theo lợi ích của cả đôi bên khuyến khích người mua trả tiền nhanh hơn để được hưởng chiết khấu thanh toán Bộ phận bán hàng hoặc giám đốc có trách nhiệm nhiệm xem xét quyền mua chịu của khách hàng và phê duyệt

- Xuất kho hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận bán hàng, bộ phận kho sẽ kiểm tra và xuất hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký của bộ phận kho cho bộ phận phụ trách chuyển hàng

- Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận giao hàng sẽ lập phiếu giao hàng và gửi cho khách hàng Chứng từ giao hàng là cơ sở lập hóa đơn bao gồm các nội dung như quy cách, loại hàng hóa Khi xuất hàng ngoài thủ kho kiểm tra thì còn có sự kiểm soát của bảo vệ kho - Lập và kiểm tra hoá đơn bán hàng: Bộ phận bán hàng hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) ghi rõ tên loại hàng, số lượng bán ra, đơn giá bán ra, chi phí vận chuyển theo luật thuế GTGT Trước khi giao cho khách hàng cần phải kiểm tra đầy dủ các thông tin ghi trên hóa đơn

Trang 34

21 Xử lý và ghi sổ doanh thu: kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào số theo dõi doanh thu Đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu

- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ, theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán Lập kế hoạch thu nợ theo từng khách hàng

- Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì phải lập phiếu thu và ghi nhận ngay - Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán:

+ Đối với hàng bán phải trả và các khoản giảm giá hàng bán lại đều phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền Kế toán phải kiểm tra lại chứng từ, hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đầy đủ và đúng đắn chưa trước khi vào sổ kế toán

- Thẩm định xoá sổ các khoản nợ không thu được: Đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản thu không có khả năng thu hồi Bộ phận kinh doanh và kế toán có trách nhiệm xác định và trình lên lãnh đạo phê duyệt các khoản không thu lại được bằng văn bản và chứng từ có liên quan

- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Định kỳ lập bảng theo dõi tuổi nợ của các khoản nợ của từng đối tượng khách hàng để làm cơ sở trích lập dự phòng phải thu khó đòi Cuối năm, kế toán căn cứ vào số chênh lệch giữa mức trích lập năm trước với mức cần phải trích lập năm nay mà tiến hành lập dự phòng cho năm tới hay hoàn nhập khoản dự phòng

2.3.3.3 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng

Mục tiêu kiểm soát: Bán được hàng hóa, tăng lợi nhuận từ doanh thu bán hàng cho

doanh nghiệp, tạo uy tín cho doanh nghiệp phát triển

Nhận đơn đặt hàng

1 Chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán Người mua

1 Kiểm tra tính có thực của công ty khách hàng Xét duyệt tín dụng của

Trang 35

22 hàng có thế giả danh không có

thực

2 Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng nhưng không có đủ hàng trong kho như ( hàng hóa bị hỏng, lỗi do nhà sản xuất ,thiếu hàng)

3 Không nhận được đơn đặt hàng của khách hàng vì người không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng hoặc không biết chuyển cho bộ phận nào

4 Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được xét duyệt hoặc bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt

khách hàng

2.Kiểm tra tính có thực của hàng hóa (nhân viên kho phải điều chỉnh số lượng hàng hóa trên sổ với số tồn thực tế

3 Sử dụng mật khẩu và mã truy cập để ngăn ngừa các nhân viên không được phép thực hiện nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng

4 Xây dựng quy trình ủy quyền và xét duyệt nghiệp vụ: duyệt lệnh bán hàng

Xét duyệt bán chịu

1 Bán hàng cho KH có tình hình tài chính không tốt

2 Bán hàng cho KH không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán

3 Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh

1 Xét duyệt tính có thực của công ty khách hàng 2 Xây dựng các chính sách bán chịu như khi khách hàng trả trước thời gian hợp đồng thì được hưởng chiết khấu thanh toán 3 Sự phê chuẩn của có khoảng chiết khấu thanh

Trang 36

23 chịu rủi ro tín dụng quá mức toán

Xuất kho cung cấp hàng hóa, dịch vụ

1 Xuất hàng khi chưa được phép

2 Xuất hàng không đúng số lượng hoặc chủng loại hàng hóa

3 Hàng hóa chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc nhầm đối tượng khách hàng

4 Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất và gửi hàng

5 Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình chuyển hàng

6 Hàng hóa được chuyển đi mà không có sự phê duyệt

- Hàng hóa được chuyển đi không khớp với số hàng khách đặt mua

7 Phát sinh thêm chi phí ngoài

1 Chỉ thực hiện khi có lệnh bán hàng được chấp nhận, phiếu giao hàng phải đánh số trước

2 Kiểm tra hàng xuất kho, sử dụng mã vạch

3 Thiết lập đầy đủ và kịp thời chứng từ trong quá trình mua hàng, chứng từ cần đánh số trước, đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng

4 Tuyển nhân viên trung thực và giới hạn sự tiếp cận hàng hóa, nhân viên bảo vệ kho hàng

5 Nên tuyển nhân viên giao hàng trung thực, có hồ sơ pháp lý rõ ràng và phải đặt cọc một phần tương ứng với số lượng hàng hóa đi giao

6 Kiểm tra tính toán trước

Trang 37

24 dự kiến trong quá trình giao

hàng

các tình huống xảy ra khi giao cho khách hàng

Việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng

1 Quên không lập hóa đơn 2 Hóa đơn ghi sai mã số thuế, giá bán hoặc sai khách hàng, xuất lùi ngày, sai địa chỉ khách hàng

3 Lập trùng hóa đơn

4 Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo, lập hóa đơn khống (không bán hàng nhưng lập hóa đơn)

5 Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng

6 Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

7 Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm quyền

- Hóa đơn chỉ được lập căn cứ vào: phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, lệnh bán hàng được chấp nhận - Dựa trên bảng giá quy định để lập hóa đơn

- Ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng

- Đánh số trước hóa đơn - Kiểm tra kĩ hóa đơn trước khi giao khách hàng 6 Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với chức năng xuất kho hàng hóa

7 Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng

Nhận hàng bán bị trả lại

1 Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ phía khách hàng

2 Nhận hàng bán bị trả lại

1 Kiểm tra hàng kỹ trước khi chuyển giao cho khách hàng

2 Xác nhận, kiểm kê hàng hóa trước khi nhận lại hàng

Trang 38

25 không đủ số lượng

Hoạt động thu tiền

1 Ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán

2 Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán 3 Ghi sai thông tin về khách hàng, số tiền thanh toán, tài khoản khách hàng

A Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền với chức năng ghi sổ sách B Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép của kế toán hoặc tổng tiền in ra từ máy tính tiền

C Hạn chế các thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt

D Sử dụng hóa đơn khi giao hàng, hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kì

Bảng 2.1 Mục tiêu kiểm soát (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Trang 39

26

2.3.3.4 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong môi trường máy tính

Nhập liệu Nhập dữ liệu không đầy đủ, bị trùng, không kịp thời, không chính xác

+ Kiểm soát dữ liệu + Định dạng dữ liệu

+ Thủ tục kiểm tra ( tính hợp lý, tuần tự, sự trùng lặp, đầy đủ, )

Xử lý dữ liệu Sai tập tin, không đúng thời điểm, cấu trúc xử lý sai

+ Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu

+ Đối chiếu kiểm tra dữ liệu phù hợp

Kết xuất dữ liệu Không kịp thời, không đầy đủ, thiếu sót sai lệch, gửi sai dữ liệu cho người xử dụng

+ Xem xét lại dữ liệu, đối chiếu giữa dữ liệu nhập và xuất

+ Chuyển giao chính xác thông tin tới người sử dụng Lưu trữ dữ liệu Mất dữ liệu, lưu sai tập tin + Cập nhật hệ thống

+ Kiểm soát truy cập

Bảng 2.2 Rủi ro và thủ tục kiểm soát trong môi trường máy tính (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Trang 40

27

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI XNK ĐẠI CƯỜNG 3.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập khẩu Đại Cường

Tên công ty:

Tên công ty bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ TM XUÂT NHẬP KHẨU ĐẠI CƯỜNG

Tên công ty bằng tiếng anh: DAI CUONG INVESTMENT TRADING IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED

Tên công ty viết tắt: DAI CUONG TRADING IMPORT EXPORT CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính:

845 Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP.HCM Showroom:

845 Quốc lộ 13, phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TPHCM Mã số thuế: 0314689944

Người đại diện pháp luật: Huỳnh Thị Đỗ Uyên

Hình thức vốn sở hữu: Vốn sở hữu của công ty 100% trong nước

Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 1 tỷ đồng do bà Huỳnh Thị Đỗ Uyên là chủ sở hữu Cơ quan quản lí thuế: Chi cục Thuế Quận Thủ Đức

Mức đóng thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm Email: thanhphucnew@gmail.com

Website: www.xediendulich.com

Ngày cấp giấy đăng ký doanh nghiệp: 20/10/2017

Ngành nghề chính: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường