KIEM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP |
1.2.4.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Bảng 4: Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm và thủ tục kiểm soát
Dựa vào tính chất hàng mua trả chậm, | - Thiết lập chính sách về thời điểm thu tiền và nhân viên bán hàng tự đặt ra quy định | cách thức thu tiền với hàng mua trả chậm
và tự ý thu tiền khách hàng trước khi | - Có hợp đồng được thoả thuận và kí giữa đại giao hang sau đó chiếm đoạt khoản thu | điện 2 bên về thời gian thanh toán và trả hang.
khoản của công ty
Lợi dụng đặc điêm của hàng hoá, tạo | - Có hệ thống kiểm soát giúp theo dõi liên quan
những gian lận liên quan về việc gôi
30
các khoản thanh toán lên nhau. Cụ thể Hợp đồng A có kỳ hạn thanh toán trước hợp đồng B, nhân viên gối số tiền thanh toán cho hợp đồng B vào hợp đồng A, từ đó trục lợi phần đã thanh toán của
Khách hàng đã thanh toán nhưng vẫn ghi số Nợ phải thu
đến kỳ hạn thanh toán
- Sao kê hoặc sô quỹ cần được khớp hàng tháng - Tách bạch giữa nhân viên bán hàng và kế toán thu tiền
31
Chương II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty Cỗ phần Internet Novaon
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phan Internet Novaon
Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội Người đại diện Nguyễn Minh Quý
Ngày hoạt động 06/07/2006
Loại hình doanh nghiệp | Công ty Cổ phần ngoài nhà nước
Công ty Internet Novaon là một trong những agency uy tín hàng dau trong lĩnh vực Digital marketing tại Việt Nam. Với vị thé là một trong những agency có tốc độ tăng trưởng cao nhất khu vực Đông Nam A, Novaon dang dần khang định uy tin của
mình với nhiều khách hàng doanh nghiệp quy mô từ lớn đến các doanh nghiệp SME.
Được thành lập vào năm 2006 với tên gọi tiền thân là NovaAds và hoạt động chủ yếu ở 3 lĩnh vực Quảng cáo trực tuyến (Digital Marketing), Thương mại điện tử (Ecommerce), Chuyển đổi số (Digital Transformation (DX)), trải qua chặng đường 16 năm phát triển với rất nhiều biến động và thăng tram. Đến nay, Tập đoàn Novaon đã trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực Digital tại Việt
Nam; thị phần digital marketing số 1 Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, phục vụ
hơn 87.000 khách hàng, đối tác cao cấp của Google tại Đông Nam Á, đối tác ưu tiên
của Facebook va Alibaba. Hiện nay, Novaon có 4 đơn vi thành viên và hơn 800 nhân
sự tại 5 quốc gia Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Philippines, Singapore.
32
Với sứ mệnh giúp hàng triệu doanh nghiệp thành công trong chuyền đổi số, Công ty Cổ phan Internet Novaon đã đi tắt đón đầu và nắm bắt tốt thời cơ cùng những thách thức mà Internet mang lại dé tạo nên những bút phá, làm thay đổi và mang đến
cho con người những giá trị tốt đẹp nhất.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tập đoàn NOVAON được thành lập năm 2006, với tên gọi là Công ty cô phần quảng cáo trực tuyến Sao Mới bởi 2 thành viên chính bước chân đầu tiên của NOVAON vào ngành công nghiệp Internet non trẻ nhưng đầy tiềm năng. Tháng 10 năm 2010, công ty đổi tên thành Công ty cé phan truyền thông và công nghệ NOVAADS. Năm 2013, NOVAON ADS trở thành đối tác cao cấp của Google tại Việt Nam, khẳng định vị thé và tam cỡ của thương hiệu. Bằng sự ghi nhận của mạng tìm kiếm lớn nhất thé giới Google, NOVAON ADS đã thực sự nâng tầm thương hiệu cũng như chất lượng dịch vụ của mình trong cộng động Digital marketing tại Việt Nam. Cùng với đà phát triển, năm 2014, NOVAON ADS được phát triển thành Công ty cổ phần Internet Novaon và tiếp tục giữ cái tên này cho đến nay.
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty Cổ phần Internet Novaon gồm:
s Mã ngành nghệ kinh doanh: 6201
e _ Tên ngành nghề kinh doanh: Lập trình máy vi tính.
ô Chi tiột:
- Hoạt động viết, sửa, thử nghiệm va trợ giúp các phần mềm theo yêu cầu sử
dụng riêng biệt của từng khách hàng.
- Lập trình các phần mềm nhúng
Công ty Cổ phan Internet Novaon chuyên cung cấp giải pháp chuyền đổi số, với 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh tế số. Hệ sinh thái số Novaon gồm 10 sản phâm công nghệ, giúp các doanh nghiệp số hóa hoạt động vận hành và kinh doanh một cách
toàn diện với các giải pháp chuyên đôi sô ve:
33
e Nguồn lực khách hàng: Tối ưu hóa nuôi dưỡng khách hang, tăng hiệu qua
Marketing & Sale, báo cáo chỉ số chỉ tiết, đáng tin cậy
e Thương mại điện tử: Kết nối đa nền tảng bán hàng giúp cho các nhà bán dé dang quản trị đại lý, quản lý hệ thống sản phâm hiệu qua
Quản trị Vận hành: Tinh giảm quy trình quản trị nhân sự - dự án — sản xuất
giúp tăng hiệu suất công việc; giảm thiểu chỉ phí tối đa
Internet Novaon đã và đang ứng dụng ba nhóm giải pháp chuyên đổi trên vào bảy ngành phổ biến:
Bán lẻ: Kết nối hoạt động Marketing, thương mại điện tử, dịch vụ và công nghệ giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình liền mạch giữa các hệ thống bán lẻ Tài chính ngân hàng: Giúp các đối tác ngân hàng xây dựng niềm tin với khách hàng thông qua sự thấu hiểu và hành trình trải nghiệm cá nhân hóa bằng công nghệ số
Thời trang may mặc: Thúc day sự phát triển của chuỗi cung ứng, quan lý dé dàng vòng đời sản phẩm, phát hiện và xử lý kịp thời lỗ hồng hiệu suất
Giáo dục: Xây dựng trải nghiệm cá nhân hóa dựa trên việc tận dung dir liệu
khách hàng, giúp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng, giảm chỉ phí vận
hành
Vật liệu xây dựng: Xây dựng trải nghiệm cá nhân hóa dựa trên việc tận dụng
dữ liệu khách hàng — giúp tối giản chi phí vận hành, duy tri được mối quan hệ
với khách hàng
Bất động sản: Tự động chăm sóc và nuôi dưỡng các khách hàng, tối ưu được hiệu qua Marketing va Sale, thúc day tỷ lệ thành công ký kết hợp đồng
Health-care: Tối ưu quy trình vận hành, kiểm soát tương tác với khách hàng tiềm năng tại mọi điểm chạm theo thời gian thực
Internet Novaon xác định tập trung chiến lược vao 2 tệp khách hàng cụ thể năm trong bảy ngành trọng điểm trên:
Khách hang Enterprise: Tư van và triển khai giải pháp chuyền đổi số cho các đơn vị top đầu trong các ngành ưu tiên.
34
e Khách hang Medium: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu câu trải nghiệm
các sản phâm công nghệ sô đê tôi ưu hiệu quả hoạt động vê một trong các
mảng: Nguồn lực khách hàng, Quản trị vận hành, Thương mại điện tử.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Dưới đây là sơ đồ tổ chức Tập đoàn Internet Novaon
DON VỊ TRUC THUỘC
Novaon Ecom
Novaon Tech
Novaon Martech
Novaon Digital
Hình 3: Sơ đồ tổ chức
Đề phát triển một doanh nghiệp lớn mạnh cần có một bộ máy và sơ đồ tô chức từng phòng ban một cách rõ ràng. Qua mục Hình 3: Sơ đô tổ chức có thé cho ta thay được mô hình quản trị của Công ty Cô phần Internet Novaon được sắp xếp một cách rõ ràng, có áp dụng mô hình 3 tuyến phòng thủ vào mô hình quản trị của Công ty.
Từng đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Internet sẽ phụ trách những đối tượng khách hàng khác nhau nên có những phòng ban riêng như: Phòng Phát triển Kinh
35
Doanh, Phòng chăm sóc khách hang, Phòng Media, Phong Social, Team Design. Ban chức năng sé là ban chung, tại đó được tách ra phụ trách từng Công ty.
Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty Internet Novaon: Với tư cách Chủ tịch HĐQT, là người được Đại hội đồng cổ đông uỷ quyền quản lý vốn của Công ty và chịu trách nhiệm trước cô đông về hoạt động của Công ty. Với tư cách Giám đốc
Công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyên và nghĩa vụ của công ty, ban hành quy chế quản lý của công ty. Giám đốc người điều hành cao nhất trong công ty và là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định quản lý điều hành hoạt động của toàn công ty. Giám đốc công ty có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan. Điều chỉnh hoạt động của
công ty đề đối phó sự biến động của thị trường.
- _ Chức năng, Nhiệm vụ các phòng ban
e Ban chức năng
Bảng 5: Chức năng, nhiệm vụ của ban chức năng
Mã Phòng/Ban Nhiệm vụ/Chức năng
Ban tài chính - kế | Giám đốc tài chính | - Quản lý toàn bộ nguồn thu — chỉ theo đúng pháp luật hiện hành, quản lý các
; | quỹ tiên mặt, tiên gửi ngân hàng, kho
Phòng kê toán - Trưởng phòng Kê
; bac
toan ;
, ; - Tông hợp báo cao tình hình hoạt động - Kê toán viên
tài chính hang năm. Tham mưu với
Phòng tài chính - | Chuyên viên tài BOD trong việc quản lý, tổng hợp,
Ban Hành chính | Giám đốc nhân sự | - Đề xuất , thực hiện chế độ đảm bảo - Nhân sự được quyền lợi, phúc lợi của CBNV.
36
Phòng Hành chính | - Trưởng phòng - Quản lý định biên và phát triển
— Nhân sự HCSN nguồn lực theo kế hoạch đề ra.
- Chuyên viên - Tuyên dụng nhân sự đúng, đủ theo HCNS yêu cầu/ kế hoạch
- Lễ tân - Xây dựng và tô chức đào tạo nhân -IT su, phat triển văn hoá theo tầm nhìn
: và định hướng của Công ty
Phòng tuyên dụng | - Trưởng phòng
Tuyền dụng
- Chuyên viên
tuyển dụng
Phòng Dao tạo & | - Trưởng phòng
Phát triển VH Đào tạo & PTVH
- Chuyên viên Đào tạo & PTVH
Phòng Kiểm soát | - Trưởng phòng - Phối hợp xây dựng các quy trình,
- Chuyên viên QC | thực.
- Giám sát, đôn đốc các hoạt động của
các phòng ban theo đúng các quy
trình, quy định đã đề ra
- Ra soát dé nâng cao chat lượng hoạt
động các phòng ban
- CMO - Xây dựng truyền thông, bộ nhận
- Chuyên viên PR | diện thương hiệu.
- Thực hiện công tác PR đối nội, đối
ngoại.
37
5 | Ban trợ lý - Nhân viên trợ lý | - Thực hiện công việc hỗ trợ, giám sát
theo yêu cầu của BLĐ.
- Ghi nhận, triển khai, giám sát và báo
các về các chỉ đạo, định hướng của cấp trên
e Các khối trong các đơn vị thành viên
Bảng 6: Chức năng, nhiệm vụ của các khối trong khác đơn vị thành viên
Khối BD - Giám đốc Kinh doanh | - Tham mưu tới BOD về việc điều - Trưởng phòng Kinh | hành, phát triển kinh doanh.
doanh/ MKT - Lập kế hoạch và tổ chức triển khai - Trưởng nhóm Kinh thực hiện, xây dựng mục tiêu chiến doanh /MKT lược hoàn thành kế hoạch kinh
- Nhân viên Kinh doanh | doanh.
/MKT - Tìm kiếm và phát trién khách hang
phù hợp
- Xây dựng kế hoạch, chiến lược và
mục tiêu kinh doanh theo tháng, quý,
năm.
- Nghiên cứu thị trường cạnh tranh
Khối dịchvụ | - Giám đốc Khối dịch - Hỗ trợ, tham mưu với BOD các van
- Trưởng phòng lượng dịch vụ.
38
CS/Media
- Truong nhom CS/Media
- Nhân viên CS/ Media
Khối công - Giám đốc Công nghệ
nghệ - Trưởng phòng Công
nghệ/ Sản phẩm/ Test
- Nhân viên công nghệ/
Sản pham/ Test
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
- Triển khai, thực hiện các chiến lược CSKH, đề xuất các giải pháp để
chăm sóc khách hàng hiệu quả
- Nghiên cứu, thiết kế, triển khai,
theo định hướng phát triển của Công
ty/ Dự án.
- Quản lý, nâng cấp và phát triển
thông tin hạ tầng kỹ thuật công nghệ
của Công ty/ Dự án.
- Tham mưu cho BOD các vấn đề về
Công nghệ.
Do đặc điểm hoạt động doanh nghiệp nên tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cé phan Internet Novaon không hoạt động tập trung, tuy nhiên bộ máy vận hành chính và các giấy tờ/hồ sơ liên quan đều tập trung tại trụ sở chính.
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty gồm 8 người bao gồm Kế toán trưởng
(Kiêm trưởng phòng kê toán) và các nhân viên kê toán thực hiện các nhiệm vụ dưới đây:
Kế toán trưởng | Kế toán thanh Thanh toán lương/thưởng -Lương cần được thanh toán theo đúng deadline quy định trong Số tay
. Kê toán công nợ
Kê toán tài sản
-Cần đảm bảo có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và các bên có thầm quyền duyệt trước khi thanh
toán.
-Thanh toán hóa đơn -Thanh toán sao kê:
+Đảm bảo số du thẻ luôn đủ dé không xảy ra tình
trạng thẻ không thanh toán được
+Hàng tháng cần xác minh các chỉ phí phát sinh
trên sao kê với các đâu môi có thâm quyên
-Đối chiếu và thanh toán công nợ nội bộ hàng
tháng
-Công nợ nội bộ (nếu có)
-Đối chiếu công nợ đối tác cuối mỗi quý với đầu mối Novaon phụ trách qua email Các công nợ
không lấy được xác nhận hoặc các bên không
-Với hợp đồng khách hàng kết thúc từ 6 tháng trở lên, có chi phí đối tác chưa thanh toán, cần phối hợp với Account dé thanh toán các khoản chi phí này trong vòng 6 tháng tiếp theo.
-Với các công nợ không có tiến triển/phối hợp của hợp đồng kết thúc quá 6 tháng, cần báo cáo và xin ý kiến BOD dé xử lý triệt để khi review
báo cáo công nợ hàng tuân.
-Theo dõi tai sản theo mã trùng với mã theo dõi của HR
-Tháng 1 và tháng 7 hang năm, đề nghị HR gửi
40
biên bản kiêm kê, đôi chiêu với sô, nêu có chênh lệch, đê xuât xử lý
-Khau hao tài sản theo quy định.
Kế toán thuế -Hạch toán tuân thủ chuẩn mực kế toán, đảm bảo làm đúng, sát nhất với thực tế/bản chất/hợp lý
Các hạng mục chưa đúng bản chất cần được đề
xuất điều chỉnh cách làm tối thiểu mỗi năm 1 lần.
-Nộp các tờ khai, báo cáo thuế, các loại thuế đúng deadline với tất cả pháp nhân
- Hach toán toàn bộ doanh thu tạm tính - chi phí,
giá vốn tạm tính, clear công nợ, đối chiếu công nợ hàng quý, số phụ lên khớp sao kê ngân hàng
- Lập và giải trình báo cáo quản tri vào ngày 10 hàng tháng
Bang 7: Nhiệm vụ của từng vị trí kế toán trong don vị
* Một số nội dung về chính sách kế toán Công ty Cỗ phan Internet Novaon
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo thông tư 200/2014/TT-
BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính và thông tư 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.
Kỳ kế toán: tại Công ty, kỳ kế toán là theo Tháng
Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 và căn cứ mỗi tháng lập báo cáo một lần Don vi tiền tệ sử dụng đề ghi chép số Kế toán: đồng Việt Nam
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp tính giá thành: Phương pháp hệ số
4I
2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020-2022
Công ty Cổ phan Internet Novaon bao gồm 4 đơn vị thành viên, trong đó có 2 đơn vị là mũi nhọn và sản xuất sản phẩm chính mang tên thương hiệu Novaon:
- - Công ty Novaon Digital - Công ty Novaon Tech
Từ những thành quả đã gặt hái được trong những năm vừa qua, Novaon hiện nay
đã có nguồn lực tài chính ở mức 6n định, có khả năng đáp ứng được nhu cầu đến từ phía khách hàng và các nhà đầu tư. Bên cạnh các yếu tố về nguồn lực và chỉ tiêu tài chính, hiện Novaon cũng có mối quan hệ bền chặt, là đối tác của những ngân hàng
như Vietinbank Hà Nội, BIDV Hà Nội, Techcombank Hà Nội, TP. Bank Hà Nội,
Citibank Hà Nội và các nguồn lực tài chính khác. Điều này cũng giúp công ty ôn định và luôn sẵn sang nguồn tin dụng giúp Công ty Cổ phan Internet Novaon trong quá
trình đâu tư và phát triên các dự án sau này.
2.1.5.1. Công ty Novaon Tech
Bảng 8: Thông tin Báo cáo Kết quả hoạt động Kinh doanh năm 2020-2022 của Công ty cô phan Novaon Tech
Năm 2021 Novaon Tech được chọn một trong 12 doanh nghiệp nền tảng số
Make In Vietnam uy tín được Bộ TT&TT lựa chọn tham gia “Chương trình hỗ trợ
doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyên đổi số”. Vì thế, có thể thấy những thay đổi rõ rệt
42
của Novaon Tech tại năm 2021 so với năm 2020. Năm 2021, Doanh thu tăng 445 lần so với năm 2020. Cùng với đó, Giá vốn hàng bán tăng 199% so với năm 2020 là con
sô khá ôn.
43
2.1.5.2. Công ty Novaon Digital
Thông tin tài chính Năm 2022 Năm 2021 Năm 2020
66,246,193,608 50,625,379,532 45,215,500,124
2. Tổng nợ phải trả 40,498,199,648 35,958,363,200 30,288,691,856 3. Nguồn vốn chủ sở 60,389,186,334 43,163,221,899 40,129,630,278
Bang 9: Thông tin Báo cáo Kết quả hoạt động Kinh doanh năm 2020-2022 của Công ty cổ phan Novaon Digital
Novaon Digital là mũi nhọn chủ lực của Công ty cô phan Internet Novaon.
Nhìn chung, từ năm 2020-2022 các chỉ số đều có xu hướng tăng trưởng. Các chỉ số tăng đều, đặc biệt sau khi đại dịch được qua đi, thời kỳ phát triển kinh tế, doanh thu
năm 2022 tăng 44% so với năm 2021 . Dự đoán, doanh thu sẽ tăng 30% trong nam 2023.
Nhìn chung, Novaon Internet dang gặp một vấn dé tại năm 2020-2022 là mặc dù doanh thu của Martech và Ecom đều giảm nhưng các khoản phải thu lại tăng lên trông thấy. Các khoản nợ phải trả cũng đang có xu hướng tăng. Đây là bài toán cho nhà quản trị để cân bằng Phải trả, Phải thu, là mối e ngại trong 2 năm 2023, 2024.
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng — Thu tiền tại Công ty C6 phần Internet Novaon
Doanh nghiệp khi bắt đầu đi vào hoạt động sẽ phải chia thành nhiều bộ phận dé quản lý và điều hành hiệu qua hơn dựa trên sự phân bổ nhiệm vụ khác nhau. Tuy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, cơ cấu ngành nghề và yêu cầu quản lý mà sẽ
có sự phân chia và phân công nhiệm vụ khác nhau.
44