Chính vì vậy, nâng cao công tác quản trị hoạt động thu mua hàng tại doanh nghiệp thương mại điện tử Hoàng Tùng không chỉ là tối quan trọng mà còn mang ý nghĩa sống còn và tổn tại của một
Một số khái niệm của quản trị mua hàng HH 11 Đề mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau .cc- co 11 2 Kế hoạch và tỉnh hình tiêu thụ hàng hóa 22 1 S221 1110 1x re 12 3 Các nguồn lực của kinh doanh - - c1 1191 1115011 110k SH ng ng nnsưt 12 4 Nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua ƯuHcHcc7củ 13
Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng 0 S6 ST 222112112110 1E re re 14 1.7 Vai trò trong quản trị mua hàng 2c 112111 132111 112111311181 1111011811111 1111 1 xe 14 1.8 Tầm quan trọng của việc mua hàng 1111111111111 11111111111 111 1111111111111 11111 111 11101111150 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THU MUA GIẦY TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG TỪNG .- 252 5 2 2212211 21 2 2 21g 15 2 Quy trình mua hàng của doanh nghi1ỆP (0 12011211111 11811 1111111111111 xe 15 2.1 Sơ đồ quy trình thu mua hàng của doanh nghiệp 52 tre 15 2.1.1 Các bước thu mua hàng của doanh nghiỆp c3 2223232 sersrrree 16 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác thu mua hàng của doanh nghiệp thương mại điện tử Hoàng Tùng T11 H1 11101111 0111111101111 1H Hà HH HH TH TT HH HH Hà HH HH kh ch 16 2.2.2 Các yêu tô bên ngoài cÔng Éy HH HH HH HH HH1 111 kết 18 2.3 Đánh giá công tác quản trị mua hàng - 2112121112111 1181111121811 11012 18 2.3.1 Công tác kiểm soát nhu cầu thu mua hàng doanh nghiệp
Doanh nghiệp sản xuất và mua hàng cần chú trọng đến nhu cầu của khách hàng, vì đây là yếu tố quyết định trong kinh doanh Nhu cầu khách hàng không chỉ là trọng tâm mà còn là mục tiêu chính để xây dựng kế hoạch mua hàng hóa Do đó, nhu cầu tiêu dùng có ảnh hưởng lớn đến quá trình mua sắm của doanh nghiệp.
1.7 Vai trò trong quản trị mua hàng:
Thúc đây sản xuất nâng cao kỹ thuật
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản xuất và lưu thông hàng hóa, từ đó tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh Hơn nữa, hoạt động này góp phần nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và tạo điều kiện tiếp thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật từ thế giới.
Để tạo tiền đề cho hoạt động bán hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố đầu vào, bao gồm hàng hóa và nguyên nhiên vật liệu Việc mua sắm hàng hóa là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp sẵn sàng cung cấp sản phẩm ra thị trường.
Doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa chất lượng cho thị trường Việc mua hàng kém chất lượng, không phù hợp về mẫu mã, chủng loại, kích cỡ hoặc lỗi mốt sẽ dẫn đến việc khách hàng từ chối sản phẩm Do đó, việc lựa chọn hàng hóa phù hợp là rất quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng.
1.8 Tầm quan trọng của việc mua hàng:
Các doanh nghiệp cần tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách tổ chức quy trình mua hàng nhanh chóng và hiệu quả Điều này giúp tiết kiệm chi phí lớn, đảm bảo chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng hiệu quả và quản lý bảo hành tốt Bằng cách tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí sửa chữa, doanh nghiệp có thể tạo ra sự minh bạch trong quy trình mua sắm, đồng thời củng cố mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp Quản lý chặt chẽ quy trình mua hàng là yếu tố then chốt để đạt được những lợi ích này.
CHUONG 2: THUC TRANG QUY TRINH THU MUA GIAY TAI CONG TY
THUONG MAI DIEN TU HOANG TUNG
2 Quy trinh mua hang cua doanh nghiép
2.1 Sơ đồ quy trình thu mua hàng của doanh nghiệp
Hình 1 Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp
STT Đối tượng tham gia Sơ đồ
1 Các bộ phận phòng ban
Tim kiém, lựa chọn nha cung cap
Lập đơn hàng/hợp đồng mua
Nhận hàng, kiểm tra và nhập kho
Thanh toán, lưu trữ hồ
Theo dõi, đánh giá lại
(Nguôn: Tác giả tự tông hợp) 2.1.1 Các bước thu mua hàng của doanh nghiệp
+ Lập đề nghị mua hàng
+ Lựa chọn và tìm kiêm nhà cung cap
+ Lập đơn đặt hàng / Hợp đồng mua
+ Nhận hàng và kiểm tra
+ Thanh toán và lưu hồ sơ thanh toán
+ Hồ sơ thanh toán / hoàn tạm ứng gồm có
+ Giao nhận chứng từ thanh toán
+ Theo dõi, đánh giá lai nhà cung cấp
2.2 Các nhân tổ ảnh hưởng đến công tác thu mua hàng của doanh nghiệp thương mại điện tử Hoàng Tùng
2.2.1 Các nhân tô bên trong Công ty
+ Chiến lược kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhưng trong hai năm 2019 và 2020, đã gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh Do số lượng khách hàng và đơn đặt hàng còn hạn chế, công ty chỉ có thể triển khai các chiến lược kinh doanh ngắn hạn theo tháng và quý.
Việc mua vật tư trước năm 2020 thường diễn ra theo số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp quy định, dẫn đến tình trạng tồn kho cao trong năm 2018.
STT Tên nhà cung cấp Tên hàng hóa cung cấp
1 Phong vũ Thiết bị mạng
2 Sơn Đông Thiết bị bảo hộ lao động: păng tay, mắt kính, nút tai
3 Thuận Phát Phụ tùng thay thé: motor, nhông xích, phụ kiện bulong.,
4 Nam Son Thiết bị hỗ trợ: máy khoan, máy đục, máy cắt
5 Anh Tuan Dung cy khi nén
6 Anh Luc May bom thủy lực, mô tơ,
7 Thắng Linh Máy khoan, mây đục
8 Anh Duong Thiết bị nâng hạ
9 Kim Thúy Thiết bị đo lường
10 Kim Hung Dung cu cam tay: kim, búa, cờ le,
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc thanh toán trong quá trình thu mua hàng hóa gặp nhiều khó khăn do công ty phải đối mặt với vấn đề tài chính trong những năm đầu thành lập Nguyên nhân chủ yếu là do công ty cần đầu tư vào máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng kho bãi.
Công ty mới đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và hỗ trợ bộ phận cung ứng trong việc nắm bắt thông tin thị trường nhanh chóng, từ đó cải thiện quy trình mua sắm hàng hóa.
2.2.2 Các yếu tố bên ngoài công ty
Danh sách một số nhà cung cấp
Khi mua vật tư, các công ty đối thủ cạnh tranh thường gặp khó khăn do phải cạnh tranh với những nhà cung cấp có quan hệ lâu dài với các doanh nghiệp lớn mạnh hơn Điều này tạo ra áp lực lớn trong việc mua hàng và gia tăng sự cạnh tranh trên thị trường.
2.3 Đánh giá công tác quan tri mua hang
2.3.1 Công tác kiểm soát nhu cầu thu mua hàng doanh nghiệp
Phòng Marketing sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, sau đó lập định mức vật tư và xác định nhu cầu về số lượng vật tư cần thu mua Các thông tin cần thiết bao gồm loại vật tư, xuất xứ, số lượng, thời gian cần thiết và chỉ định hàng sản xuất vật tư.
(nếu có), theo từng đơn đặt từ bên khách hàng
Khi nhận được định mức vật tư và nhu cầu lượng vật tư cần dùng từ phòng
Marketine, phòng mua hàng cung ứng vật tư có được số lượng thực tồn kho của loại vật tư cần mua tại thời điểm đó
Năm 2019, công ty đã gặp khó khăn trong việc thu mua sản phẩm khi thường xuyên mua lẻ và với số lượng ít cho mỗi loại hàng Điều này dẫn đến việc công ty gần như không có hàng tồn kho cho các nguyên liệu thô, trong khi nhu cầu sản phẩm đột ngột tăng cao Kết quả là chi phí mua hàng tăng lên do phải trả thêm phí vận chuyển và giá mua cao hơn do số lượng đặt hàng quá ít.
2.3.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp khi thu mua hàng
Phòng mua hàng cung ứng vật liệu tìm kiếm nhà cung cấp qua internet, bạn bè, hội chợ triển lãm, hoặc từ sự giới thiệu của Ban Giám Đốc Khi có nhu cầu thu mua, nhân viên ưu tiên chọn nhà cung cấp cũ nếu giá cả và chất lượng không đổi Nếu nhà cung cấp cũ thay đổi thông tin như giá hoặc thời gian giao hàng, công ty sẽ thu thập thêm thông tin từ ít nhất hai nhà cung cấp khác để so sánh và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất.
Trưởng phòng thu mua hàng và Ban Giám Đốc công ty thường dựa vào thông tin gần đây về thu mua hàng hóa vật tư, kết hợp với dữ liệu từ thị trường vật tư trên báo chí, internet và các mối quan hệ đối tác để đưa ra quyết định Những thông tin này bao gồm tỷ lệ cung cầu, biến động giá cả và xu hướng thị trường, giúp tối ưu hóa quy trình thu mua.
Giá USD/VNĐ, lạm phát và bất ổn chính trị đang ảnh hưởng đến tình hình cung cầu thị trường hàng điện tử Để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin từ nhà cung cấp do nhân viên cấp dưới trình, cần thực hiện các biện pháp nhằm hạn chế tiêu cực trong hoạt động mua hàng.
Hoàn thiện quy trình thu mua hàng .- 5 2: 1211211211113 1381113181 5111 1115111 25 3.2 Công tác xác định nhu cầu thu mua hảng 2 SE E2 221 1xx re 25 3.3 Củng cổ và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp s- ccnctrenrerere 25 3.4 Nâng cao chât lượng công tác thương lượng đàm phán 22c 2232 26 3.5 Công tác kiêm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá 2 5s sec 27 3.6 Tô chức nhân sự thực hiện quá trình thu mua hàng 2522 2232333332 2xxcxs2 27 4 Một số kiến nghị 4.1 Về cơ sở vật chất ng 1101111215111 55 1215515215555 errerererre 29
Để khắc phục những khuyết điểm hiện có tại công ty và giải quyết các vấn đề phát sinh, cần đề xuất một số giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện công tác quản trị thu mua hàng Việc nâng cao quy trình thu mua, đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tối ưu hóa quản lý nguồn cung, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động Hơn nữa, thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng và ổn định trong quá trình thu mua.
3.2 Công tác xác định nhu cầu thu mua hàng
Để xác định nhu cầu thu mua hàng, doanh nghiệp cần phân tích lượng hàng cần dùng, bao gồm loại và quy cách sản phẩm, so với lượng hàng tồn kho trong khoảng thời gian sản xuất Việc đánh giá và dự đoán nhu cầu sử dụng cho từng loại mặt hàng là rất quan trọng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thu mua hợp lý, phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Để đảm bảo hiệu quả trong sản xuất, việc dự báo số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý và năm là rất quan trọng, đặc biệt đối với các vật tư chủ lực như giấy, sắt thép Điều này giúp chủ động trong công tác chuẩn bị nhập hàng, bao gồm việc thông báo cho kế toán tài vụ về dự báo vật tư trong thời gian tới Ngoài ra, việc mua hàng cung ứng vật tư với thời gian hợp lý sẽ tạo thuận lợi cho việc thu thập thông tin và hỏi hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Nếu doanh nghiệp đủ điều kiện tải chính, việc nâng cấp phần mềm quản lý mua hàng là cần thiết Điều này sẽ giúp cải thiện chất lượng quản trị thu mua hàng tại công ty cảng, mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác này.
3.3 Củng cô và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp
Để xây dựng một hệ thống nhà cung cấp hợp lý, doanh nghiệp cần cải thiện các yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo quy trình thu mua hàng diễn ra thường xuyên và hiệu quả.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thu mua hàng hóa, doanh nghiệp nên tập trung vào các nhà cung cấp uy tín, vì họ sẽ đảm bảo giao hàng đúng thời gian, đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu Tuy nhiên, cần thiết phải thực hiện kiểm tra và giám sát chặt chẽ về chất lượng sản phẩm, giá cả cũng như dịch vụ sau bán hàng so với các nhà cung cấp khác để tối ưu hóa quy trình mua sắm.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp nên mở rộng tìm kiếm và thiết lập thêm mối quan hệ với các nhà cung cấp mới Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định được nhà cung cấp tối ưu nhất, từ đó đảm bảo nguồn hàng hóa chất lượng cao cho hoạt động của mình.
Công ty nên tìm kiếm sản phẩm mới và hàng thay thế tương đương để tối ưu hóa lợi ích Để duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, công ty sẽ nhanh chóng nắm bắt thông tin thị trường và được ưu tiên trong việc đặt hàng.
Để duy trì uy tín với các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đảm bảo thanh toán đúng hạn và đúng thời gian giao hàng Sản phẩm phải đạt chất lượng yêu cầu và kèm theo các công văn, văn bản hoặc email thông báo cho các nhà cung cấp trong trường hợp thanh toán bị trễ.
Để lựa chọn nhà cung cấp có nguồn hàng ổn định và sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý, doanh nghiệp cần bổ sung các tiêu chí như uy tín, khả năng đáp ứng đơn hàng, dịch vụ khách hàng, và chính sách bảo hành.
Uy tín tài chính và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp là những yếu tố quan trọng cần được xem xét Một nhà cung cấp uy tín phải đảm bảo cung cấp dịch vụ đúng thời gian, địa điểm và giá cả phù hợp với thị trường Điều này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều có lợi, và giá cả phải cạnh tranh so với giá thị trường để tránh thiệt hại cho cả người mua và người bán.
Khi giá cả hàng hóa và nguồn cung trên thị trường thay đổi, các nhà cung cấp cần điều chỉnh chính sách bán hàng để phù hợp với nhu cầu mua hàng của công ty Để đạt được hiệu quả tối ưu, việc nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đàm phán là rất quan trọng.
Hiện tại, công ty chưa chú trọng đến vấn đề này vì thường xuyên thu mua hàng từ các nhà cung cấp cũ, đặc biệt là đối với những vật tư mà công ty thường xuyên sử dụng.
Nguyên nhân chính dẫn đến những hạn chế trong hoạt động đàm phán và mua bán nguyên vật liệu là do thiếu kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn Để cải thiện tình trạng này, công ty cần nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân sự thu mua thông qua đào tạo và kèm cặp, đồng thời tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả giao dịch.
Phòng mua hàng cần thực hiện thương lượng và đàm phán để đặt hàng từ các nhà cung cấp mới, thường là sau nhiều lần hỏi han và trao đổi thông tin Việc này giúp đảm bảo có được những đơn đặt hàng tốt nhất cho vật tư cần thiết.
28 mới đó, nhằm thiết lập, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho các lần tiếp theo khi có nhu cầu
Về thị trường ccc ch HH HH TH 221 12121 H1 ng ng run 29
Hiện nay, thị trường thu mua hàng hóa tại cảng đang trở nên phong phú và cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp Nhiều khách hàng đang băn khoăn trong việc lựa chọn những đối tác uy tín và chất lượng để hợp tác.
+ Công ty cần mở rộng thị trường, tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng để đem về nhiều đơn hàng hơn cho công ty
+ Mở rộng quảng bá về hoạt động thu mua hàng rên các trane mạng xã hội như Facebook, zalo, messenger, website
Để nắm bắt cơ hội tăng trưởng, doanh nghiệp cần mở thêm nhà máy và nâng cao chất lượng thu mua Việc thiết lập một kênh phản hồi hiệu quả giúp tiếp thu những bất cập trong quy trình thu mua, từ đó giải quyết nhanh chóng các vấn đề giữa công ty và khách hàng.
Trong bối cảnh công nghệ phát triển và tài nguyên thiên nhiên ngày càng khan hiếm, áp lực toàn cầu hóa đang làm gia tăng cạnh tranh trên thị trường, đặc biệt là tại Việt Nam Hoạt động thu mua hàng hóa đã có những thay đổi đáng kể, dẫn đến sự xuất hiện của nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ Để ứng phó với tình hình này, Ban giám đốc cùng các phòng ban đã nỗ lực quản lý hiệu quả, giúp công ty đạt được lợi nhuận mong muốn và củng cố niềm tin từ khách hàng.
Quá trình nghiên cứu về quản trị hoạt động thu mua hàng tại doanh nghiệp thương mại điện tử Hoàng Tùng cho thấy rằng quản trị thu mua không chỉ quan trọng mà còn quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường Do đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ra các giải pháp hiệu quả để bắt kịp xu hướng thị trường, từ đó phát triển thương hiệu, gia tăng lợi nhuận và quảng bá hoạt động thu mua hàng ra quốc tế.
