Báo cáo môn phân tích thiết kế hệ thống Đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin cho hệ thống quản lý siêu thị

 Quản lý đơn hàng Khách hàng, Nhân viên bán hàng: o Khách hàng sau khi đăng nhập có thể xem danh sách đơn hàng đã đặt, theo dõi tình trạng đơn hàng và thay đổi thông tin đơn hàng nếu cầ

BÁO CÁO

Mã số nhóm: 25

1.4 Quy định 24

1.5 Danh sách yêu cầu nghiệp vụ 25

1.6 Bảng trách nhiệm 28

1.7 Bảng mô tả chi tiết yêu cầu nghiệp vụ 32

1.7.1 Lập hóa đơn bán hàng trên App 32

1.7.2 Lập hóa đơn bán hàng cho khách đến mua trực tiếp 33

1.7.3 Lập hóa đơn bán hàng cho khách đặt hàng trước 34

1.7.4 Lập phiếu xuất hàng 36

1.7.5 Lập phiếu Giao hàng 38

1.7.6 Cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống 40

1.7.7 Lập phiếu hoàn trả đơn hàng 42

1.7.8 Tạo báo cáo doanh thu hàng ngày 44

1.7.9 Tạo báo cáo thông tin khuyến mãi 46

1.7.10 Lập phiếu đánh giá khảo sát chất lượng CSKH và chất lượng dịch vụ 47

1.7.11 Tạo thông báo thông tin tuyển dụng nhân sự 49

2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 50

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 50

2.3.4 Nhân viên 64

2.4 Lược đồ usecase 67

2.4.1 Đặc tả các chức năng của lược đồ usecase 67

2.4.2 Lược đồ usecase 70

2.5 Lược đồ hoạt động 72

2.5.1 Lược đồ hoạt động chức năng Đăng ký thành viên 72

2.5.2 Lược đồ hoạt động chức năng Đăng nhập 74

2.5.3 Lược đồ hoạt động chức năng Mua hàng trực tiếp 74

2.5.4 Lược đồ hoạt động chức năng Đặt hàng 76

2.5.5 Lược đồ hoạt động chức năng Quản lý đơn hàng 76

2.5.6 Lược đồ hoạt động chức năng Tiếp nhận đơn hàng 78

2.5.7 Lược đồ hoạt động chức năng Xử lí trả hàng 79

2.5.8 Lược đồ hoạt động chức năng Quản lý nhân viên 80

2.5.9 Lược đồ hoạt động chức năng Tư vấn hỗ trợ khách hàng 80

2.5.10 Lược đồ hoạt động chức năng Giải quyết khiếu nại 81

2.5.11 Lược đồ hoạt động chức năng Nhập kho 83

2.5.12 Lược đồ hoạt động chức năng Xuất kho 83

3.3 Giao diện chi tiết 93

3.3.1 Màn hình giao diện khi đăng nhập\ đăng ký 94

3.3.2 Màn hình giao diện mục khách hàng 97

3.3.3 Màn hình giao diện mục Sản phẩm 98

3.3.4 Màn hình giao diện mục hóa đơn 99

3.3.5 Màn hình giao diện mục đơn hàng 100

3.3.6 Màn hình giao diện mục nhà cung cấp 101

3.3.7 Màn hình giao diện mục nhân viên 102

3.3.8 Màn hình giao diện khung chat 103

1.1.2 Mô tả nghiệp vụ hệ thống

 Đăng ký thành viên (Khách hàng):

o Khách hàng có thể đăng ký tài khoản để trở thành thành viên của hệ thống siêu thị Sau khi đăng ký, khách hàng có thể quản

lý đơn hàng, theo dõi trạng thái giao hàng, và nhận được các ưu đãi dành cho thành viên

o Điều kiện tiên quyết: Không yêu cầu đăng nhập

 Đăng nhập (Tất cả tác nhân):

o Chức năng đăng nhập là yêu cầu bắt buộc cho tất cả các tác nhân (ngoại trừ việc đăng ký thành viên) để truy cập các chức năng khác của hệ thống

o Điều kiện tiên quyết: Tác nhân phải có tài khoản hợp lệ

 Quản lý đơn hàng (Khách hàng, Nhân viên bán hàng):

o Khách hàng sau khi đăng nhập có thể xem danh sách đơn hàng đã đặt, theo dõi tình trạng đơn hàng và thay đổi thông tin đơn hàng nếu cần thiết

o Nhân viên bán hàng có quyền cập nhật tình trạng đơn hàng, xác nhận các đơn hàng của khách hàng và theo dõi tiến độ giao hàng

o Điều kiện tiên quyết: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Quản lý kho (Nhân viên kho):

o Chức năng này cho phép nhân viên kho cập nhật số lượng hàng tồn kho, thêm mới hàng hóa và điều chỉnh thông tin hàng hóa khi có thay đổi

o Khi một đơn hàng được đặt, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và trừ hàng tồn kho theo số lượng đơn hàng

o Điều kiện tiên quyết: Phải đăng nhập vào hệ thống

 Quản lý giao hàng (Nhân viên giao hàng):

o Nhân viên giao hàng có thể xem các đơn hàng đã sẵn sàng để giao, cập nhật trạng thái của quá trình giao hàng và báo cáo khi đơn hàng đã được giao thành công

Điều kiện tiên quyết: Phải đăng nhập vào hệ thống

1.1 Nhu cầu người dùng và Yêu cầu của phần mềm (NGHIỆP VỤ)

Bộ phận liên quan

Hệ thống ngoài

1 Khách hàng muốn thông qua website hoặc app đặt hàng

mobile

Lập hóa đơn bán hàng trên App

PKD:

Trưởngcửa hàng

PKD:

Kháchhàng

PKD:

Nhânviên bánhàng

Bán từ

2

Nhân viên bán hàng muốn lập

bán hàng cho khách đến mua

trực tiếp

Lập hóa đơn bá n

hàng cho khách đến mua trực tiếp

PKD:

Trưởngcửa hàng

PKD:

Nhân viên bán hàng

PGH:

NHânviên giaohàngKho: Thủkho

(1)WebsiteVietcombank (lấy tỉgiá)(2) Máyin

Bán tự

3

Nhân viên bán hàng muốn lập

bán hàng cho khách đã đặt

hàng trước

Lập hóa đơn bá n

hàng cho khách đặt hàng trước

PKD:

Trưởngcửa hàng

PKD:

Nhân viên bán hàng

PGH:

NHânviên giaohàng,PKD:

Kháchhàng

(1)WebsiteVietcombank (lấy tỉgiá)(2) Máyin

Tự độnghoàn toàn Lưu trữ

STT Nhu cầu Nghiệp vụ

Bộ phận liên quan

Hệ thống ngoài

9

Siêu thị muốn triển khai các

chương trình khuyến mãi để

thu hút khách hàng và tăng

doanh số bán hàng

Tạo báo cáo thông tin khuyến mãi

PKD:

Trưởngcửa hàng

PKD:

Nhân viênbán hàng,

Bộ phậnMarketing

PKD:

Kháchhàng, Bộphận kếtoán

Các nềntảng chạyquảngcáo(Facebook,Youtube,

hàng để cải thiện trải nghiệm

của khách hàng và nâng cao chất

lượng dịch vụ

Lập phiếu đánh giá khảo sát chất lượng CSKH và chất lượng dịch vụ.

PCSKH:

TrưởngphòngCSKH

PCSKH:

Nhân viênCSKH

PKD:

kháchhàng,Nhânviên bánhàng

Googleform, appđánh giá,

PNS:

Trưởngphòngnhân sự

PNS: Nhânviên nhânsự

Tất cảphòngban

Cácwebsitetuyểndụng

Bán tự

1.2 Biểu mẫu

1.2.2 BM02: Hóa đơn bán hàng dành cho khách mua trực tiếp tại cửa hàng

1.1.2 BM05: Biên lai trả lại hàng

1.2 Quy định

Tên quy

định

Nội dung

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng

QD02 -Yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng từ gốc có hiệu lực pháp lý

QD03 -Lý do trả hàng phải phù hợp với hợp đồng 2 bên đã kí.

-Thanh toán tiền hàng trả lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

QD04 -Người lập phiếu cùng các bên liên quan ghi rõ và chính xác thông tin cần ghi

1.3.

Danh sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng giao hàng

mẫu

Quy định

Ghi chú

Danh sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng kho vận

mẫu

Quy định

Ghi chú

QD02,QD04

Danh sách yêu cầu nghiệp vụ

Bộ phận: Phòng nhân sự

mẫu

Quy định

Ghi chú

1

Tạo thông báo thông

tin tuyển dụng nhân

Bảng trách nhiệm

Bộ phận: Phòng giao hàng ST

T

1

Có thể xóa logic khi nhập sai thôngtin

Không được cập nhật thông tin

Bảng trách nhiệm

Bộ phận: Phòng kho vận ST

1.7 Bảng mô tả chi tiết yêu cầu nghiệp vụ

1.7.1 Lập hóa đơn bán hàng trên App

LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CHO KHÁCH MUA TRÊN APP

Người dùng Nhân viên bán hàng

Thời gian liên

Nghiệp vụ liên

quan

Lập phiếu xuất hàngCập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống

Mô tả bước tiến

hành

Sau khi khách hàng đã đăng nhập tài khoản và chọn các sản phẩm trong giỏ hàng để thanh toán

B1: Tính giá trị từng mặt hàng đã chọn để thanh toán B2: Áp dụng các chính sách khuyến mãi và chiết khấu (nếu có) B3: Kiểm tra tổng cộng hóa đơn

B4: Chọn phương thức thanh toán

Thời gian liên

B6: Chọn phương thức thanh toán và xác nhận thanh toánB7: In hóa đơn hoặc gửi hóa đơn điện tử

B8: Cập nhật trạng thái đơn hàngB9: Kết thúc

1.7.4 Lập phiếu Giao hàng

LẬP PHIẾU GIAO HÀNG

Người dùng Nhân viên giao hàng

Thời gian liên

Nghiệp vụ liên

quan

Lập phiếu xuất hàng

nhanh, vận chuyển đặc biệt, v.v.).

● Xác nhận thông tin trên phiếu giao hàng: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên phiếu để đảm bảo không

có sai sót

B4: Kiểm tra và xác nhận chi tiết giao hàng:

● Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa đã được chuẩn bị và kiểm tra chất

lượng trước khi giao

● Kiểm tra địa chỉ giao hàng: Xác nhận lại địa chỉ giao hàng với khách hàng để tránh nhầm lẫn trong

quá trình vận chuyển

B5 In phiếu giao hàng và chuẩn bị giao hàng:

● In phiếu giao hàng: Sau khi đã xác nhận thông tin, tiến hành in phiếu giao hàng Phiếu này sẽ kèm

theo hàng hóa khi giao

● Chuẩn bị hàng hóa để giao: Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn và đảm bảo an toàn trong quá trình

vận chuyển

B6: Giao hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng

B7: Kết thúc

1.7.5 Lập phiếu xuất hàng

B2: Chuẩn bị thông tin cần thiết:

● Thu thập thông tin xuất hàng: Xác định thông tin chi tiết về sản phẩm cần xuất, bao gồm: mã sản

phẩm, tên sản phẩm, số lượng cần xuất, đơn giá, và tổng giá trị

● Xác nhận địa chỉ giao hàng: Kiểm tra và xác nhận địa chỉ giao hàng của khách hàng để đảm bảo

thông tin chính xác

B3: Lập phiếu xuất hàng:

● Nhập thông tin chi tiết phiếu xuất:

o Chọn mã đơn hàng: Chọn mã đơn hàng tương ứng mà phiếu xuất hàng sẽ được lập.

o Nhập thông tin sản phẩm: Điền đầy đủ thông tin sản phẩm, bao gồm mã sản phẩm, tên sản

phẩm, số lượng cần xuất, đơn vị tính, đơn giá, và tổng tiền

o Chọn kho xuất: Nếu có nhiều kho hàng, chọn kho xuất hàng chính xác để đảm bảo hàng hóa

được lấy từ đúng vị trí

● Kiểm tra thông tin phiếu xuất: Đảm bảo rằng tất cả thông tin được nhập vào phiếu xuất hàng chính

xác và đầy đủ, bao gồm cả số lượng hàng, giá trị hàng, và thông tin khách hàng

B4: Xác nhận phiếu xuất và in phiếu:

Xác nhận thông tin phiếu xuất: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên phiếu xuất hàng trước khi xác

Lập hóa đơn bán hàng trên AppLập hóa đơn bán hàng cho khách đến mua trực tiếp

Lâ ‚p hóa đơn cho khách hàng đặt trướcLập phiếu hoàn trả đơn hàng

Mô tả bước tiến

hành

Sau mỗi nghiệp vụ hệ thống sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng dễ dàng theo dõi tình trạng đơnhàng

B1: Truy cập vào danh sách đơn hàng cần cập nhật:

● Chọn mục "Đơn hàng" hoặc "Quản lý đơn hàng": Tìm đến danh sách các đơn hàng đang được xử

lý

● Tìm kiếm đơn hàng cần cập nhật: Sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc lọc đơn hàng theo các tiêu chí

(số đơn hàng, tên khách hàng, trạng thái đơn hàng, v.v.)

B2: Kiểm tra trạng thái hiện tại của đơn hàng:

● Xem thông tin chi tiết của đơn hàng: Nhấp vào đơn hàng cụ thể để xem các chi tiết hiện tại, bao

gồm trạng thái hiện tại, thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, và các ghi chú đặc biệt (nếu có)

● Xác nhận yêu cầu cập nhật trạng thái: Kiểm tra xem đơn hàng đã hoàn tất giai đoạn hiện tại và cần

chuyển sang trạng thái mới hay chưa

B3: Chọn trạng thái mới cho đơn hàng:

Nhấp vào tùy chọn cập nhật trạng thái: Tìm và chọn mục "Cập nhật trạng thái" hoặc tương tự trên

Không gian liên

quan

Tại cửa hàngQua websiteQua app mobile

Nghiệp vụ liên

quan

Lập phiếu xuất hàngLập phiếu giao hàngLập phiếu đánh giá khảo sát chất lượng CSKH và chất lượng dịch vụ

Cập nhật trạng thái đơn hàng trên hệ thống

Mô tả bước tiến

hành

Sau khi được yêu cầu trả hàng từ khách hàngB1: Nhận yêu cầu hoàn trả từ khách hàng:

● Xác nhận yêu cầu và lý do hoàn trả từ khách hàng (hàng lỗi, không đúng sản phẩm, đổi ý)

● Kiểm tra điều kiện hoàn trả theo chính sách của công ty

B2: Kiểm tra thông tin đơn hàng:

● Truy cập hệ thống quản lý đơn hàng để tìm và kiểm tra chi tiết đơn hàng cần hoàn trả.Xác nhận điều kiện và lý do hoàn trả hợp lệ

● Đưa ra ưu đãi hoặc hỗ trợ nếu cần để duy trì quan hệ khách hàng.

1.7.8 Tạo báo cáo doanh thu hàng ngày

TẠO BÁO CÁO DOANH THU HÀNG NGÀY

Người dùng Nhân viên bán hàng

Thời gian liên

Qua websiteQua app mobile

Mô tả bước tiến

hành

Sau khi nghiên cứu thị trường hoặc còn nhiều hàng tồn sẽ triển khai các chương trình khuyến mãi

B1: Thu thập dữ liệu: Lấy thông tin khuyến mãi từ hệ thống bán hàng (mã khuyến mãi, loại, thời gian ápdụng, đối tượng)

B2: Phân tích hiệu quả: Tính doanh thu từ các đơn hàng có khuyến mãi, so sánh trước và sau khi áp dụng

B3: Phân loại khuyến mãi: Theo loại khuyến mãi, sản phẩm, kênh bán hàng.

B4: Chuẩn bị báo cáo: Tổng hợp dữ liệu và tạo bảng, đồ thị minh họa hiệu quả khuyến mãi

B5 Đánh giá và đề xuất: Xác định chương trình hiệu quả, đề xuất cải tiến hoặc ngừng các chương trìnhkhông hiệu quả

B6: Lưu trữ và chia sẻ: Lưu và chia sẻ báo cáo với các phòng ban liên quan

thể là khách hàng hiện tại, khách hàng đã sử dụng dịch vụ trong quá khứ, hoặc nhóm mục tiêu khác.

B3 Thiết kế Phiếu Khảo sát:

Câu hỏi: Soạn thảo các câu hỏi phù hợp với mục tiêu khảo sát Các câu hỏi có thể bao gồm:

● Đánh giá mức độ hài lòng chung về dịch vụ

● Đánh giá chất lượng của từng yếu tố dịch vụ (như sự nhanh chóng, sự thân thiện của nhân viên, chấtlượng sản phẩm)

● Các câu hỏi mở để thu thập ý kiến phản hồi cụ thể từ khách hàng

Loại câu hỏi: Sử dụng các loại câu hỏi khác nhau như:

● Câu hỏi đóng: Có các tùy chọn trả lời cụ thể.

● Câu hỏi Likert: Đánh giá mức độ đồng ý hoặc không đồng ý trên một thang điểm (ví dụ: 1-5).

● Câu hỏi mở: Cho phép khách hàng cung cấp phản hồi chi tiết hơn.

Định dạng: Quyết định định dạng phiếu khảo sát (trực tuyến, giấy, qua điện thoại, v.v.)

B4: Triển khai Phiếu Khảo sát:

● Gửi khảo sát: Phát hành phiếu khảo sát đến đối tượng mục tiêu thông qua kênh đã chọn (email, liên

kết trực tuyến, hoặc phân phát trực tiếp)

● Theo dõi: Theo dõi tiến độ hoàn thành khảo sát và gửi nhắc nhở nếu cần thiết để đảm bảo tỷ lệ phản

hồi cao

B5 Báo cáo Kết quả:

● Mô tả công việc và yêu cầu: Xác định rõ các nhiệm vụ chính, trách nhiệm và yêu cầu đối với ứng

viên cho từng vị trí

B2: Soạn Thảo Nội Dung Thông Báo: Soạn thảo và ghi rõ đầy đủ thông tin cần tuyển

B3 Chọn Kênh Phát Hành:

● Kênh nội bộ: Nếu thông báo được gửi đến các ứng viên nội bộ hoặc trong mạng lưới công ty.

● Kênh bên ngoài: Đăng thông báo trên trang web công ty, các trang tuyển dụng, mạng xã hội, hoặc

gửi đến các đối tác tuyển dụng

B4: Quản Lý Hồ Sơ và Phản Hồi

● Nhận hồ sơ: Thu thập và quản lý hồ sơ ứng viên.

● Xem xét hồ sơ: Đánh giá hồ sơ và chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng (phỏng

Nhân viên kho có quyền kiểm tra số lượng hàng hóa, cập nhật thông tin sản phẩm và nhập thêm hàng nếu cần Khi số lượng hàngtồn kho giảm xuống dưới mức tối thiểu, nhân viên kho sẽ tiến hành nhập thêm hàng.

● Nhân viên CSKH có thể tra cứu thông tin cá nhân của khách hàng để hỗ trợ tư vấn, giải quyết khiếu nại, hoặc giúp đỡ khách hàngtrong quá trình xử lý đơn hàng Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhân viên CSKH có thể sử dụng hệ thống để tư vấn các sản phẩmphù hợp, hỗ trợ khách hàng trong quá trình mua sắm và giải quyết các vấn đề phát sinh Khi khách hàng có khiếu nại về sản phẩmhoặc dịch vụ, nhân viên CSKH sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và cập nhật tình trạng khiếu nại trên hệ thống cho đến khi vấn đề đượcgiải quyết

● Sau khi đơn hàng được xử lý bởi nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng sẽ tiếp nhận thông tin về sản phẩm, số lượng, phươngthức thanh toán, và địa chỉ giao hàng của khách hàng Trong trường hợp khách hàng yêu cầu trả hàng do lỗi sản phẩm hoặc khônghài lòng, nhân viên giao hàng sẽ ghi nhận thông tin và xử lý quy trình trả hàng, bao gồm kiểm tra tình trạng sản phẩm và hoàn tiềnhoặc đổi hàng cho khách hàng

● Quản lý có thể theo dõi, phân quyền và điều phối công việc cho các nhân viên trong hệ thống, từ nhân viên bán hàng, nhân viên kho,đến nhân viên giao hàng Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về hoạt động và hiệu suất làm việc của từng nhân viên để hỗ trợ việc quản

lý hiệu quả Hệ thống cung cấp các báo cáo về doanh thu, tình hình bán hàng, hàng tồn kho, và hiệu suất nhân viên Các báo cáo nàygiúp quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động và điều chỉnh chiến lược kinh doanh Quản lý có thể thêm, sửa thông tin sản phẩm, cậpnhật giá cả, mô tả sản phẩm, và các chương trình khuyến mãi

● Hệ thống ngân hàng sẽ thực hiện và lưu trữ thông tin về các giao dịch thanh toán qua thẻ ATM, Internet Banking, hoặc thẻ tín dụng.Tất cả các giao dịch này được ghi nhận và bảo mật chặt chẽ để đảm bảo tính an toàn và minh bạch Nếu siêu thị cung cấp các dịch

2.5.3 Mô hình phân rã chức năng (sửa cho khớp các chức năng)

1.5.4 Mô hình DFD mức 1 – Quản lý đơn hàng