Quản trị chuỗi cung ứng 1 nhóm 4 thực trạng quản lí kho hàng tại công ty cổ phần logistics sc – th group

Kho đạt tiêu chuân nhà kho chuyên nghiệp hạng A với sàn siêu phắng được phủ lớp chồng bụi, tải trọng sàn 5 tán/ m2, hàng hóa được xếp lên pallet, pallet hàng hóa được lưu trữ và bảo quản

Nhóm 4: Thực trạng quản lí kho hàng tại Công ty

Cé phan Logistics SC — TH Group

Hà Nội, tháng 9/ 2024

Bảng thành viên nhóm 4 và phân công nhiệm vụ

lượng, làm nội dung, slide phần

Nguyễn Thu Huyền| 22111532662) Thư ký, tổng hợp nội dung, làm

nội dung, slide phần 2

MỤC LỤC

1 Thực trạng quản tri kho hàng Trung Tâm của cơng ty CP Logistics SC 1

1.1 Quản trị kho hàng trung tâm sản phâm sữa TH truemilk giai đoạn

2014-2018 ậDO Ư 1 1.2 Quản trị hàng hĩa tại kho trung tâm - kho Mega - - 1

2 Quản trị lưu trữ hàng hĩa trong kho trung tâm -cssssseserre 5

2.1 Sắp xép hàng hĩa trong kho: . ¿- ¿2 +5+ s25 +xsx+tztkexeeererrsrsrscee 5

2.2 Phương pháp quản lý lượng hàng hĩa nhập, xuất trong kho (theo bộ

ƠLỒ L Q Q LH HH Hàng KH TT HH HH HH HH TH KH TH TH TH Kiếm

kê 9

3 Thanh lý hàng hỏng, hàng hét date tại Cơng Ty Cổ Phản SC - TH GROUP 10 3.1 Thanh lý hàng hư hỏng, hết hạn sử dụng, kém chất lượng 10 3.2 Xử lý hàng hỏng bao bÌ - - - S12 HH TH HH HH ky 12 3.3 Xử lý hàng hỏng do khO - - - 5+6 *5<E£*‡E£+kExxExkkkkeekskkrerrerek 12

4 Giải pháp và định hướng phát triễn - 5-5 -+2+s+e£+szsezezzeexeezszsezcee 14

4.1.1 Về nguồn nhân lực . ¿5+ 22t St SxvSeEekexesersrrrrkrrrvee 14 4.1.2 Hàng hĩa bị thiếu hụt -¿- 5552 c+c+xsxevstevkeresererrsrsrsree 17

4.1.3 Tuyên chon nha thau bốc xép, vận tải .-.- 5-5 5555 s5<csxzss 18

4.2 Định hướng phát triỂn . ¿+ +52 S+2t St +t+vEeEexeseevesrrsssrrsrsee

1 Thực trạng quản ly kho hang Trung Tam cua céng ty CP Logistics SC

1.1 Quản lý kho hàng trung tâm sản phẩm sữa TH truemilk giai đoạn 2014-2018 Nhin chung công tác quản lý kho trung tâm của công ty GP Logistics SC khá tốt nhờ cách làm chuyên nghiệp, hệ thống kho bãi hiện đại và có sự hỗ trợ từ khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quá cao trong công tác kiêm soát nghiệp vụ kho Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập ở một số khâu xuất, nhập hàng do lỗi chủ quan của nhân viên

Điều này sẽ được chỉ rõ trong các phản trình bày dưới đây

1.2 Quản lý hàng háa tại kho trung tâm - kho Mega

a Mô hình kho trung tâm

Kho trung tâm thiết kế căn cứ vào sản lượng sữa của nhà máy và dự báo nhu cầu

thị trường, được xây dựng sát nhà máy sản xuất sữa TH truemilk trên diện tích 10.000 m2 với sức chứa (hay còn gọi là công suất kho) 17.650 vị trí pallet tương đương 1.584.000 thùng = 1500 tân Đưa vào sử dụng năm 2015, trước đây công ty phải thuê

dịch vụ bên ngoài Về mặt lý thuyết quản trị thì đây không phải là phương án tối ưu vì chí phí xây dựng và đâu tư ban đầu lớn Điều này đúng với các doanh nghiệp kinh doanh

thương mại và sản xuất với quy mô nhỏ nên thuê công ty chuyên về dịch vụ Logistics

vận hành Nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn xét về dài hạn là cần thiết

phải có kho riêng Bởi nhà máy sản xuất của TH truemilk đặt tại Nghĩa Đàn - Nghệ An nơi đất đai rộng lớn với mức thué thuê đất 70 năm tháp, được miễn thuế 5 năm đầu nên

chi phi vé mat bang dat đai làm kho rất tháp TH truemilk chỉ phải kháu hao chỉ phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị trong kho, xây kho và tự vận hành giảm được chỉ phí

Logistics nhiều hơn việc thuê ngoài Phương án này được đánh giá là hiệu quả và phù hợp Theo TS Phạm Thái Hà (bài viết trên trang tài chính: Đây mạnh và phát triển các

doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam) “Cơ sở hạ tàng giao thông vận tải còn yếu kém,

ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả nên chỉ phí logistics tại Việt Nam khá cao,

chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ 9 đến 15%) trong đó, chỉ phí vận tai

chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (ty lệ này là 15% ở các quốc gia khác)” Trong

thực té chỉ phí về hoạt động kho bãi tính trung bình chiếm 1,6% doanh số (Net revenue), chi phi van tai (trung chuyên và phân phối) chiếm 1,5%/ doanh só hàng bán ra Vậy chỉ

1

phí cho hoạt động này chiếm khoảng 3,1% doanh thu (số tương đối vì còn phụ thuộc

Vào trình độ quản trị của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp đi thuê ngoài làm dịch

vu Logistics chi phi sé cao hon) Kho được thiết kế 10 cửa xuất, nhập hàng: 5 cửa xuất,

5 cửa nhập tuy nhiên sẽ linh hoạt khi nhu cầu cao Kho đạt tiêu chuân nhà kho chuyên

nghiệp hạng A với sàn siêu phắng được phủ lớp chồng bụi, tải trọng sàn 5 tán/ m2, hàng

hóa được xếp lên pallet, pallet hàng hóa được lưu trữ và bảo quản trong kho trên hệ

thống giá kệ 5 tàng (hệ thống giá kệ được thiết ké theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn về tái trọng, an toàn hàng hóa, được kiểm định về tiêu chuản an toàn) Kho trung tâm bao gồm kho sữa thành phẩm thường và kho lạnh: kho thường chiếm 80% (8000m2) diện

tích sử dụng, kho lạnh chiếm 20% diện tích (2000m2)

b Công nghệ kho hàng

Với quy mô sản suất lớn nên TH Group đã đầu tư hơn 1 triệu USD mua phản

mém quan ly SAP (System Application Programming) SAP la phan mém rát nỏi tiếng

hiện nay trên thế giới, phản mềm nay có nhiều module đề quản trị doanh nghiệp: quản trị tài chính — kế toán; quản lý nhân sự; quản lý bán hàng, quản lý kho hàng Hệ thống

giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống, thay

vi nhân viên phải làm trên các phân mêm riêng lẻ và độc lập

Human Resi Production

cho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng dé đưa ra những quyét sách, chỉ đạo kịp thời trong hoạch định chién lược

c Nhân sự kho mega

Từ diện tích trên nhân sự được bé trí làm việc tại kho là: 122 người trong đó 52 người là nhân viên của công ty, 70 người thuê dich vu, chia 3 ca làm việc 24/24 theo khung giờ hoạt động của nhà máy sữa TH

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động tại kho trung tâm (nguồn phòng HGNS)

Thu kho 15 Trung cap/CD 25-35

NV xử lí đơn hang 7 CD/DH 22-30

Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí làm việc trong kho:

° Quản lý kho: có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của kho trung tâm

Nhân viên vận hành thiết bị nâng hạ: Lái xe nâng, hạ hàng sắp xép hành lên giá kệ hoặc lấy hàng tại vị trí lô, 6 hàng đã được đánh số theo từng danh mục sản phẩm

° Giám sát kho: giám sát hoạt động xuất, nhập hàng cùng thủ kho và công nhân kho

° Nhân viên xử lý đơn hàng (Data clark): tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phân Sale

và các kho phân phối ở ba miền, tông hợp va sap xép ké hoạch xuất nhập, bó trí xe vận tải rồi chuyên tới cho các thủ kho xử lý khâu tiếp theo

° Nhân viên thủ kho: chịu trách nhiệm quản lý kho hang do mình phụ trách, triển

khai xuất nhập hàng theo đơn, kiếm đếm số lượng hàng (theo thùng hoặc pallet)

° Nhân viên bóc xép: 40 người (thuê dịch vụ — nhà thầu bốc xép) bóc hàng lên / xuống xe tại cửa kho

° Đội vệ sĩ (an ninh): 30 người (thuê dịch vụ ngoài) chịu trách nhiệm đảm bảo an

ninh kho hàng, tại các cửa xuất nhập và bên ngoài kho

Qua bảng trên ta thấy đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động, nhiệt

tình néu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao Bên cạnh đó trình độ lực lượng lao động phô thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn néu không khéo léo

và có biện pháp thích hợp đề quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá trình làm việc

d Trang thiết bị trong kho

° Các thiết bi nâng chuyên: thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy băng điện có thẻ đưa hàng lên tầng 5, xe nâng tay

° Máy tính, điện thoại, giấy tờ số sách phụ vụ cho công tác quản lý được trang bị đầy đủ ở văn phòng kho, camera giam sat 24/24, thiét bi PCCC

° Hệ thống điều khòa và tủ đông ở kho lạnh bảo quán sữa chua, sữa thanh trùng,

bơ, kem, phomai

° Hệ thống giá kệ: hệ thông gia ké 4-5 tang, pallet

° Hệ thống cửa cuón & DOOK LEVELLER do thủ kho thực hiện vận hành đúng

các bước, đảm bảo an toàn cho người và tài sản Dock Leveller dùng khi chuyên hàng

lên xe, được thiết ké phù hợp với chiều cao của thùng xe tạo thành mặt phẳng cho lái xe nâng dễ dàng đưa hàng vào đuôi thùng xe Công nhân bốc xép sẽ bê hàng vào phía trong cùng thùng xe, sắp xép sao cho khối lượng hàng hóa xuất đủ chỗ cho tải trọng xe

2 Quản lý lưu trữ hàng hóa trong kho trung tâm 2.1 Sắp xếp hàng hóa trong kho:

Sữa thành phẩm sản xuất xong được chuyên vào băng truyền từ nhà máy sang kho lưu trữ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận ké hoạch, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên phản mèm SAP sẽ in ra khói lượng hàng cần tiếp

nhận gửi cho bộ phận quản lý, giám sát, thủ kho đề bố trí vị trí cất trữ bảo quản hàng

Trên phản mèm SAP quản lý kho sẽ biết các địa chỉ còn trống sẽ bô sung hàng vào và tiền hành nhập mã, địa chỉ lô hàng lên phần mẻm dữ liệu đề quản lý hàng tỏn

Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã só - gọi là địa chỉ vị trí nhằm

sử dụng không gian kho kinh tế hơn (Mã vạch B01-02C5)

Kho trung tâm sử dụng phương pháp sắp xép linh hoạt - trống địa chỉ nào thì cho hàng vào địa chỉ đó Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn

trống, và cho hàng vào ô trống gàn khu xuất hàng nhát Hàng cùng loại bó trí trên kệ thì

đề cả hai phía của cùng một lỗi đi Khi lay hang sé lay ô phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên xuống các ô đã trống Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhăm mở rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng Trên các tảng cao thì bồ trí hàng xuất khối

lượng lớn (trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn hoặc hàng theo mùa

Ví dụ: Hàng sữa tươi ít đường thùng 48h loại 180ml và 110ml, 500ml, 1lit được

xếp trên kệ cùng một khu vực

Toàn bộ hàng hóa bó trí trên pallet, hàng hóa cùng loại được bố trí theo phương thăng đứng chứ không theo phương nằm ngang

Hàng sau khi được nhập vào kho sẽ được phân loại theo yêu cầu bao quan cua

sản phâm dé hướng dẫn cát lên kệ Các loại sữa: sữa có đường, Sữa ko đường, sẽ được

đưa vào kho thường cát trên giá kệ đã được số hóa Các sản phẩm cần bao quản lạnh:

Sữa chua kem, bơ, được vận chuyên vào kho lạnh, kho đông

Trong giai đoạn 2014 - nửa đầu 2015 trang trại bò có 35.000 con với khoảng 50% đàn bò cho sữa, trung bình một ngày lượng sữa nhận được cho nhà máy sản xuất 300-

350 tân vào mùa hè, 400-450 tân vào mùa đông Thị trường sữa lúc đó của TH true milk nhỏ, mỗi ngày chỉ xuất bản 150-200 tan, hang bán chậm gây ra lượng tồn kho lớn bắt buộc công ty phải thuê thêm nhiều kho để chứa hàng (tăng chỉ phí kho bãi) Kho thuê

mới này đặt tại Phủ Lý - Hà Nam với diện tích kho 20.000m2, Kho Hưng Yên Dé giải quyết lượng hàng không lồ không ngừng tăng lên mỗi ngày, bộ phận sale gia tăng làm chương trình khuyến mãi nhưng cũng chỉ được phần nào Lượng hàng trong kho

xuống date rất nhanh, đối với dòng sữa tươi tiệt trùng có hạn 06 tháng thi tat ca lô hàng

xuống date từ 3 tháng trở xuống đã không được lưu thông Dòng sữa thanh trùng (hạn 1 tháng) hay sữa chua hạn còn ngắn hơn (40-45 ngày) Giải pháp được đưa ra là giải phóng

lượng hàng tồn kho: dùng sữa đi tài trợ cho một số trương trình trường học, cho nhân

6

viên vào các dịp lễ tết mỗi người 4-6 thùng các loại (tập đoàn có hơn 2000 cán bộ nhân viên) Mặt trái của việc này là nhiều đầu mối các đại lý nhỏ lẻ, các tiệm làm bánh họ móc nối thu mua lượng sữa có hạn 2-3 tháng rồi giao bán với giá bán thấp hơn giá sữa của công ty trên thị trường Dẫn đến làm loạn giá sữa, khiến khách hàng hoang mang

sữa thật — giá làm ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín công ty Lãnh đạo TH True Milk cũng nhận ra hệ quả và cho dừng ngay việc tặng hay tài trợ sữa, tất cả các lô sữa này

được thu hồi từ các kho trên toàn quốc chuyên ngược vào nhà máy và đồ cho bò uống

(Logistics ngược), chỉ phí cho hoạt động Logistics tăng lên chóng mặt nhưng họ chấp

nhận chứ không đề loạn giá sữa trên thị trường gây hiệu lầm cho khách hàng Khó khăn chồng chất khó khăn, đây thực sự là giai đoạn khó khăn của TH

Cuối 2015 — 2016 TH true milk đa dạng hóa danh mục sản phâm với nhiều hương

vị khác nhau, khách hàng tin dùng nhiều hơn thương hiệu dần khẳng định vị trí, thi phan

tăng lên Lượng hàng bán ra ngày một nhiều, bài toán tồn kho đã được giải quyết, kho

Phủ Lý và Kho Hưng Yên kết thúc hợp đồng I năm TH true milk vượt lên dẫn đầu trong thị trường ngách — Sữa tươi

2.2 Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập, xuất trong kho (theo bộ quy trình chuẩn công ty)

Mục tiêu: Đưa ra một quy trình chuẩn về đếm tồn kho ở cụm kho miền Bắc dam

bảo độ chính xác của tồn kho đáp ứng được yêu cầu quản trị hàng tồn của công ty SOP này áp dụng cho hoạt động liên quan đến việc luân chuyên, lưu giữ hàng hóa tại cụm kho miền Bắc của TH

Trách nhiệm: Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiêm kê, đếm hàng đều

có trách nhiệm hiệu rõ và chap hành những quy định này Nhân viên điều hành kho,

người kiếm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra Nhiệm

vụ của OPS: Cập nhật các thông tin về hạn xuất hàng, hạn sử dụng của sản phâm của

TH và đảm bảo quy trình trên được thực hiện một cách đúng dan

Quy trình đếm tồn kho hàng ngày: Nhân viên quán lý dữ liệu trên hệ thông in ra danh sách đếm kho rồi chuyên danh sách đếm xuống bộ phận vận hành kho, bộ phận vận hành kho sẽ tiền hành đếm hàng theo yêu càu trong danh sách, sau khi hoàn thành

7

việc đếm kho, nhân viên vận hành kho sẽ gửi lại chứng từ lên bộ phận quản lý dữ liệu

trên hệ thông đề đối chiếu kết quả với hệ thống Nhân viên quản dữ liệu cập nhật và đối chiếu kết quả với hệ thống các tiêu chí như: vị trí, số lượng, số bacth, tình trạng Nếu két quả thực té và hệ thống khớp nhau Nhân viên quản lý dữ liệu báo cáo kết quả Lưu chứng từ Nếu kết quả không khớp nhau, tiền hành in lại danh sách những vị trí sai va chuyên xuống bộ phận OPS đém lại Nhân viên OPS dém lai và trả kết quả cho nhân viên quán lý hệ thống Nhân viên quản lý hệ thống đối chiếu lại với hệ thông Nếu kết quả thực té và hệ thống khớp nhau Nhân viên quản lý hệ thống báo cáo kết quả và lưu chứng từ Nếu kết quả sai, tiến hành điều tra nguyên nhân dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng Đồng thời lập biên bản sự việc, xác định trách nhiệm từng cấp liên quan và tiến hành lock số lượng thiếu hụt đê không pick vào (chờ xử lý điều chinh hệ thống tăng, giảm số lượng .)

Quy trình lưu kho sản phâm: Hàng hóa phải được để đúng chiều để phòng tránh việc chảy sữa Hàng hỏng và hàng hết hạn phải được tách rời xa với khu hàng tốt Không

được tung, ném sản phẩm từ người này sang người khác Không được đứng, quy, ngồi

trên sản phẩm Tất cả các sản phẩm của TH không được phép đặt trực tiếp xuống sàn

nhà, phải được đặt trên các Pallet Không được có bụi bám vào hàng Trước khi đưa vào lưu kho không bi dính bụi ban trong qua trinh lưu kho Trên mỗi một pallet chỉ được

phép đề một mã hàng có cùng số batch (trừ những vị trí lưu hàng hỏng) Đối với hàng

lẻ cần phải lưu trong Shipper dé tránh bụi bản và rơi vỡ Các vị trí lưu hàng phải có label đúng màu, rõ ràng và ghi đủ thông tin theo quy định Hàng hóa lưu kho phải được dé

cách tường ít nhát 50cm, khoảng cách giữa các hàng tối thiểu 35cm dé tao sy thông thoáng Trong trường hợp hàng đề trên giá kệ cao tàng phải đảm bảo từ tầng thứ 2 trở lên được có định trên pallet bằng màng co hoặc đai co Hàng hóa khi bị phát hiện chảy sữa hoặc có hiện tượng phòng bát thường, bao bì bị rách cần được tách rời đề tranh hiện

tượng lây lan sang thùng khác

Quy trình kiếm soát hàng hóa trong kho hàng hóa trong kho cần được kiếm tra

trước khi nhập, Xuất và hàng ngày trong quá trình lưu kho Nội dung kiếm tra bao gồm: Quy cách xếp lớp - xếp trên giá kệ, dân nhãn pallet, vệ sinh vỏ thùng, cam quan nguyên

vẹn không phù xì, ảm móc, nhiệt độ - độ âm Khi thấy một trong các dấu hiệu sau: Thủng

vỏ, vỏ thùng phông bát thường, vỏ bị âm ướt, chảy sữa phải lập tức báo cho OPS dé

8

lập biên bản sự việc đông thời di dời ra khu vực chờ xử lý Tất cả các sự vụ phát sinh

cần được ghi chú báo cáo lại và đề ra biện pháp khắc phục kịp thời

2.3 Kiểm kê

Kiêm kê theo quy định của công ty 1 tháng / làn, tống kiêm kê toàn bộ hàng hóa

trong kho

Quy trình kiểm kê như sau: bộ phận ké toán gửi email thông báo ké hoạch kiêm kê

cho các bộ phận liên quan được biết Bộ phận kho và vận tải lên kế hoạch xuất hàng hợp

lý với lịch kiêm kê của kế toán Bộ phận kho cập nhật tất cả các chứng từ của những

hàng còn pending trên hệ thống SAP Nhân viên thủ kho photo các chứng từ phát sinh Cuối cùng mà hàng chưa xuất được khỏi kho nhưng đã clear trên hệ thông SAP

e Kiém dém lan 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho sắp xép loại hàng, batch, BIN ở trong kho và dán phiếu kiêm kê lên mỗi đầu BIN Sau khi chuẩn bị xong bộ phận kho gửi số liệu hàng kiêm kê cho ké toán Kế toán báo bộ phận IT khóa hệ thông SAP đề bắt đầu kiếm kê Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiêm kê: Giam sát/Quản lý kho kiếm tra

lại SAP đã được khóa chưa đề tranh những hoạt động phát sinh trên SAP trong quá trình kiêm kê

e _ Kiểm kê lần 2: kế toán cùng bộ phận kho thực hiện kiểm dém lan 2 theo BBKK lần 1 Hoàn thành kiêm đém lần 2 thì bọ phận kho & ké toán cùng ký vào biên bản kiểm

đêm Kết thúc kiểm đếm bộ phận ké toán thông báo cho BP IT mở khóa hệ thống SAP

Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP Bo phận ké toán tiến hành đói chiếu số liệu kiêm đêm với hệ thông SAP Bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending trên SAP cho kế toán

e Lap BBKK & bién ban giải trình: bộ phận kho lập BBKK và biên bản giải trình

và gửi ké toán kiêm tra lại so với số liệu đã kiêm dém cùng ké toán, lập biên bản giải trình các chênh lệch số lượng, batch

e Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP và báo cáo các nghiệp vu con pending Giám sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiêm kê với hệ thống SAP vá báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn pending