Bài tiểu luận chuyên Đề quản trị học tổ chức

1.KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm Khi các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã đề ra, nhà quản trị phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ tr

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH

PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI TIỂU LUẬN

Chuyên đề quản trị học:

TỔ CHỨC

Thực hiện: Nhóm 4

Giáo viên hướng dẫn: Vương Minh Thịnh

Năm 2023-2024

MỤC LỤC

1.KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 5

1.1 Khái niệm 5

1.2 Mục tiêu của công tác tổ chức 6

2.TẦM HẠN QUẢN TRỊ 6

2.1 Tầm hạn quản trị hẹp 9

2.2 Tầm hạn quản trị rộng 9

3 CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 10

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho chúng em được tiếp cận đến môn học quản trị học Chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Đặc biệt, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Vương Minh Thịnh giảng viên bộ môn “quản trị học”,

đã giúp đỡ và chỉ bảo tận tình trong suốt thời gian vừa qua, để nhóm chúng em có thể hoàn thành được bản báo cáo này Qua sự hướng dẫn của cô đã giúp chúng em hiểu thêm về quản trị, có những kĩ năng làm việc hiệu quả và khoa học hơn Hi vọng bản báo cáo này sẽ giúp chúng em có được những kinh nghiệm và áp dụng được những kĩ năng đã được học vào trong công việc sau này Cuối cùng, chúng

em xin chúc Ban giám hiệu, quý thầy cô, đặc biệt là thầy Vương Minh Thịnh có thật nhiều sức khỏe, đạt nhiều thành công, luôn may mắn trong công việc và cuộc sống Luôn nhiệt huyết để tạo ra những thế hệ sinh viên giỏi trong tương lai Nhóm

chúng em xin chân thành cảm ơn !

1.KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CHỨC NĂNG

TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm

Khi các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã đề ra, nhà quản trị phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ việc đạt được mục tiêu, có thể khẳng định tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị

Tổ chức được định nghĩa như sau:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

- Làm công tác tổ chức cán bộ

Ngoài ra, Tổ chức còn được hiểu theo cách khác

- Từ gốc Hy Lạp”Organon” tổ chức là “ Hài hoà”

- Theo Chester I Barnard là sự kết hợp có ý thức, có sự nỗ lực từ 1 tập thể từ 2 người

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức

là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

 Bản chất của chức năng tổ chức đó là thết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả ( nhằm đảm bảo cho các hoạt động tổ chức đạt đc mục đích cao )

Chức năng của tổ chức bao gồm các công việc: xác định và phân chia công việc phải làm, ai chịu trách nhiệm với kết quả nào, các công việc phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào

1.2 Mục tiêu của công tác tổ chức

Mục tiêu tổng quát nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả

Các mục tiêu cụ thể với công việc tổ chức mà các tổ chức hướng đến :

1 Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;

2 Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;

3 Tổ chức công việc khoa học;

4 Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức;

5 Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;

6 Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài dơn vị

Ở đây, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức

2.TẦM HẠN QUẢN TRỊ

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu nhất

Quản lí siêu thị

Trưởng cửa

hàng 1

5 nhân viên

bán hàng

Trưởng cửa hàng 2

7 nhân viên bán hàng

Trưởng cửa hàng 2

8 nhân viên bán hàng

Hình minh họa 1 : tầm hạng quản trị Nhà Quản lí có tầm hạn quả trị là 3

Và từng trưởng cửa hàng có một tầm quản trị khác nhau

Tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp (theo kinh nghiệm các nhà quản trị)

Trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16 người

Khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp thì tậm hạn quản trị xuống còn 2 – 3 người

Cấp

bậc

quản

trị

Hình minh họa 2: mối tương quan giữa cấp bậc quản trị và tầm hạn quản trị Giải thích: Tầm hạn quản trị là 4 thì với cấp 1, cấp cao nhất sẽ quản lý được 4 người ở cấp thấp(cấp2), tiếp tục với 4 người ở cấp hai tầm hạn quản trị của mỗi người là 4 nên tổng sẽ quản lý ở cấp 3 là 16 )

Hình minh hoạ1 tượng trưng cho tầm hạn quản trị rộng: xuất hiện ít cấp bậc

Tầm hạn cao cấp 6

Có 6 nhà quản trị cấp trung gian Tầm hạn trung gian 10

Có 60 nhà quản trị cấp cơ sở Tầm hạn cấp cơ sở là 6

Có 360 nhân viên thừa hành

Hình minh hoạ2 tượng trưng cho tầm hạn quản trị hẹp: xuất hiện nhiều tầng nấc, cấp bậc quản trị

Để xác định lựa chọn tầm hạn quản trị phù hợp hạn chế giải quyết vấn đề của tầng nấc trung gian, phải xác định phù hợp với tầm hạn quản trị nào, và để lựa chọn phải dựa vào các nhân tố

Các nhân tố:

1 Trình độ và năng lực của – nhà quản trị;

2 Khả năng và ý thức của cấp dưới;

3 Mối quan hệ nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhân viên và nhà quản trị;

4 Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc;

5 Kỹ thuật thông tin

2.1 Tầm hạn quản trị hẹp

Ưu điểm:

+Giám sát và kiểm soát chặt chẽ;

+Truyền đạt thông tin đến cấp liền kề nhanh chóng

Nhược điểm:

+Tăng số cấp quản trị

+Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc cấp dưới

+Tổn kém nhiều chi phí quản trị

+Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng

 Thích hợp khi năng lực nhà quản trị còn hạn hẹp, trình độ các cấp chưa cao, công việc chưa có kế hoạch

2.2 Tầm hạn quản trị rộng

Ưu điểm:

+Giảm số cấp quản trị

+Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị

+Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn

+Phải hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.

Nhược điểm

+Có nguy cơ quá tải công việc, dẫn đến những quyết định thiếu chính xác +Nhà quản trị cần có năng lực cao

+Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng

 Nhà quản trị đầy đủ năng lực, có kỹ thuật thông tin hiện đại nhằm ổn định và kiểm soát, các cấp làm việc khá và công việc ổn định, có kế hoạch

3 CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

3.1 Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa

và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định

Cơ cấu tổ chức quản trị là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp ,nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, sắp đặt nhân viên không đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận Chú trọng phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp Để đảm bảo việc thiết kế một cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp, chúng ta cần phải nắm bắt được các nguyên tắc tổ chức, những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và hiểu biết về các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

3.2 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

Những nguyên tắc tổ chức quản trị chủ yếu đó là:

1 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy :Theo nguyên tắc này, mỗi người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo Điều này giúp cho người nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh tình trạng "trống đánh xuôi kèn thổi ngược"

2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp

3 Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, Con đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong Cô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung

4 Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

5 Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí

Ngoài ra, khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị cũng cần phải chủ ý đến những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người, đáp ứng đòi hỏi của các qui luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm chính thức và nhóm phi chính thức, kế thừa

3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

Có 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay cơ quan mà nhà quản trị phải quan tâm Hay nói một cách cụ thể trong tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức của xí nghiệp hay cơ quan, nhà quản trị phải căn cứ vào 4 yếu tố sau đây:

- Môi trường kinh doanh :

Đây là những yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp

và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất và tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ

cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao Trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với những mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng

- Chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà doanh nghiệp phải hoàn thành :

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại Bất cứ chiến lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa của môi trường trong đó cơ cấu đang tồn tại Ngược lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược

Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp quy định cơ cấu bộ máy Ở các doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là quan trọng và do đó bộ máy phải hướng vào phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất Ở các doanh nghiệp dịch vụ thì bộ phận tiếp xúc phục vụ khách hàng là quan trọng

-Quy mô và mức độ phức tạp

Trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức Tổ chức có quy

mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ thực hiện những hoạt động không quá phức tạp

-Công nghệ và tính chất công việc:

Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Thực tế là cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới Tương tự tính chất công việc cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Những tổ chức thực hiện những công việc mang tính thủ tục, tuân theo các bước thực hiện cụ thể, chuẩn hóa ít ngoại lệ thường xây dựng một cơ cấu tổ chức tập trung hóa và ít linh hoạt Ngược lại những tổ chức thực hiện những công việc ít mang tính thủ tục, không chuẩn hóa ví dụ các tổ chức giới thiệu việc làm hay tổ

chức nghiên cứu thường hướng đến cơ cấu phi tập trung, tăng cường sự phối hợp, liên kết giữa các cá nhân và bộ phận

-Trình độ, sở thích, thói quen, quan niệm riêng của người quản trị và năng lực

của đội ngũ lao động

Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức Các cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc mà ít sử dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới, hay những mô hình phân tán với các đơn vị chiến lược Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng đến các mô hình quản trị mở Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức

có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hóa vì những mô hình như vậy có sự phân định rõ nhiệm vụ và tạo cơ hội để liên kết với những đối tượng có chuyên môn tương đồng

Ngoài ra hình thức pháp lý của doanh nghiệp; quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp; Các phương tiện phục vụ quản trị; Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản trị cũng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

- Hai phương diện

tự nhiên và xã hội của con người tồn

tại trong tính thống nhất,