Đề tài quản lý thông tin mua hàng trên phần mềm erpviet

Các chức năng của hệ ống quản lý thông tin mua hàng trên phần mềth m ERPViet ..... ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ERPVIET .... Modu

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆPTHÀNHPHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊKINH DOANH

MÔN: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CHUỖI

1

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÍ THÔNG TIN MUA HÀNG 4

1.1 Giới thiệu về hệ ống thông tin mua hàngth 4

1.2 Các chức năng chính của h thệ ống thông tin mua hàng 4

1.3 Lợi ích của h thệ ống thông tin mua hàng trong chuỗi cung ứng 6

1.4 Thách thức khi triển khai hệ ống thông tin mua hàngth 6

CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ THÔNG TIN MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ERP VIET 7

2.1 Giới thiệu phần mềm ERPViệt 7

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH IZISolution 7

2.1.2 Giới thiệu về phần mềm ERPViet 7

2.1.3 Giá triển khai phần mềm 8

2.2 Qui trình quản lý mua hàng trên phần mềm ERPViet 10

2.3 Dữ ệu và thông tin hệ ống thông tin mua hàng trên phần mềm ERPVIETli th 14

2.3.1 Đăng nhập vào phần mềm ERPVIET 14

2.3.2 Truy cập mục quản lý dữ ệu khách hàngli 14

2.3.3 Khai báo thông tin khách hàng 15

2.3.4 Khai báo thông tin mua hàng 16

2.3.5 Lưu và xem lại dữ liệu 17

2.3.6 Xuất dữ liệu 18

2.3.7 Những dữ ệu và thông tin khácli 19

2.4 Các chức năng của hệ ống quản lý thông tin mua hàng trên phần mềth m ERPViet 24

2.4.1 Quản lý thông tin NCC 24

2.4.2 Quản lý bảng giá 27

2.4.3 Kế ạch mua hàngho 29

2.4.4 Hợp đồng mua hàng 34

2.4.5 Lập đơn mua hàng 38

2.4.6 Trả hàng NCC 40

2.4.7 Quản lý Shipment/Packing List 42

2.4.8 Các chức năng khác 44

2.5 Đánh giá hệ thông quản lý thông tin mua hàng trên phần mềm ERPVIET 46 2.5.1 Ưu điểm 46

2.5.2 Nhược điểm 47

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ERPVIET 50

3.1 Giải pháp về ần mềmph 50

3.2 Giải pháp về chức năng 50

3.3 Giải pháp về dữ liệu 51

3.4 Giải pháp về ần cứngph 51

3.5 ải pháp về quy trìnhGi 52

3.6 Giải pháp về truyền thông 52

3.7 Giải pháp về con người 53

KẾT LUẬN 55

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC 57

3

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa nền kinh tế hiện nay, quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp Quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng, đặc biệt là trong quản lý mua hàng, ngày càng trở nên cần thiết để đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả và tối ưu Trong

đó, việc áp dụng phần mềm quản lý như ERPViệt có thể tạo ra những cải thiện đáng kể trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình mua hàng Nhằm hiểu rõ hơn về việ ứng dụng c phần mềm ERPViệt trong quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng, nhóm chúng em đã quyết định chọn đề tài: “Quản lý mua hàng trên phần mềm ERPViệt trong môn Quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng” Đề tài này tập trung vào việc nghiên cứu cách phần mềm ERPViệt

hỗ ợ quản lý mua hàng, từ việ ập kế hoạch và dự báo nhu cầu, đến quản lý đơn hàng và tr c lkiểm soát kho Chúng em tin rằng việc áp dụng phần mềm này sẽ giúp giảm thiểu lỗi do con người, tối ưu hóa quy trình, và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Quá trình nghiên cứu đã cho chúng em cái nhìn sâu sắc về các công cụ và tính năng mà ERPViệt cung cấp, đồng thời giúp nhận diện những lợi ích và thách thức trong việc triển khai phần mềm này Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu hạn chế, tài liệu tham khảo chưa phong phú,

và kinh nghiệm thực tiễn còn thiếu, chúng em nhận thứ ằng bài tiểu luận vẫn còn một số c rhạn chế cần được cải thiện

Chúng em rất mong nhận được sự góp ý và đánh giá từ Thầy để bài ểu luận củti a chúng em có thể hoàn thiện hơn và mang lại giá trị ực tiễn cao hơn Chúng em tin rằng th

sự hỗ trợ của Thầy sẽ giúp chúng em nâng cao chất lượng nghiên cứu và áp dụng kiến thức vào thực tiễn một cách hiệu quả

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QU ẢN LÍ THÔNG TIN MUA HÀNG 1.1 ới thiệu về hệ Gi thống thông tin mua hàng

Module quản lý mua hàng là hệ ống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý quy thtrình mua hàng một cách hiệu quả Module này cung cấp các chức năng giúp tổ chức, giám sát và điều hành các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Module quản lý mua hàng thường là một phần của hệ ống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc mộ ứng th t dụng độ ập được l c thiết kế đặc biệt cho hoạ ộng mua hàng và cung ứng.t đ

Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft là giải pháp phần mềm dành riêng cho ngành công nghiệp dược phẩm Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng Module quản lý mua hàng của phần mềm ERP Pharmasoft được tích hợp với các module khác của phần mềm, như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý tài chính kế toán, quản lý nhân sự, để tạo ra một hệ thống quản lý thông tin liên kết và đồng bộ

Hệ ống quản lý mua hàng (Procurement Management System): giúp quản lý quy thtrình mua hàng, từ việc tìm kiếm và chọn nhà cung cấp, đặt hàng, kiểm tra hàng hóa và thanh toán Nó cung cấp quản lý đơn hàng, quản lý nhà cung cấp và quản lý tài chính mua hàng

1.2 Các chức năng chính của hệ ống thông tin mua hàng th

Hệ ống quản lý thông tin mua hàng th thường có các chức năng sau:

Đánh số đơn đặt hàng

Mỗi đơn đặt hàng có một số duy nhất do hệ ống tạo ra Các công ty có thể tùy thchỉnh chuỗi số này theo ý muốn và nhiều hệ ống cho phép tạo chuỗi số khác nhau cho thtừng loại đơn đặt hàng

Các loại đơn đặt hàng

Hầu hết các hệ ống hoạt động với các loại đoth n đặt hàng khác nhau để phân tách các loại đon đặt hàng khác nhau và cách x lý chúng trong ử ứng dụng Mộ ố hệ ống cho t s th

5

phép người dùng thiết lập và xác định các loại đon đặt hàng của riêng mình, trong khi các

hệ ống khác đã xác định trước và phân loại cố định Ví dụ:th

- Đơn hàng thông thường – Dùng cho đon hàng thông thường

- Đơn đặt hàng nộ ộ – i b Được sử dụng cho những việc như hợp đồng phụ hoặcchuyển hàng giữa các kho

- Lệnh gọi của thỏa thuận khung – Đon đặt hàng từ thỏa thuận khung được kết nối

- Đơn hàng gấp – Đon hàng cần được xử lý trước đon hàng thông thường

- Đơn đặt hàng giả – Đon đặt hàng đượ ử dụng để làm ví dụ hoặc s c thử nghiệm

- Đơn đặt hàng điện tử – Đon đặt hàng được truyền đạ ằng điện tử, ví dụ: thôngt bqua internet hoặc bằng tin nhắn EDI

- Đơn đặt hàng thầu phụ – Đon mua hàng được kết n i v i lố ớ ệnh sản xuấ ể t đ thực hiện công việc thầu phụ

- Đơn hàng dịch vụ – Đon hàng mua hàng được kết nối với phân hệ dịch vụ trong

hệ ống ERPth

- Đơn đặt hàng dự án – Đon đặt hàng được kết nối với mô-đun dự án trong hệ thống

- Đơn hàng mẫu – Đon hàng tạm thời có th được sể ử dụng làm mẫu để yêu cầu mộtmức giá cụ ể, ngày nhận hoặc các điều khoản giao hàng khácth

- Đơn hàng trả lạ – Đoi  n hàng quản lý hàng trả lại cho nhà cung cấp

Hệ ống cho phép quản lý giá mua thông qua bảng giá nhà cung cấp, chiết khấu, vàthcác thỏa thuận giá khác Người dùng có thể nhập hoặc điều chỉnh giá trực tiếp trên đơn đặt hàng

Thời gian giao hàng và cam kết

Thời gian giao hàng được quản lý trên hệ ống và có thể được cập nhật theo xác thnhận từ nhà cung cấp Thông tin này hỗ ợ lập kế hoạch mua hàng chính xác.tr

1.3 Lợi ích của hệ ống thông tin mua hàng trong chuỗi cung ứ th ng

- Tối ưu hóa quy trình mua hàng: Hệ ống thu mua giúp tổ ức xác định và thựth ch c hiện quy trình mua hàng một cách hiệu quả Nó giúp tăng cường khả năng đàm phán với nhà cung cấp, đơn giản hóa quy trình đặt hàng, kiểm tra và thanh toán

- Tăng cường quản lý nhà cung cấp: Hệ ống thu mua cho phép tổ ức quản lý th chthông tin về nhà cung cấp, như danh sách nhà cung cấp, hợp đồng, lịch sử giao dịch và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp Điều này giúp tổ ức đưa ra quyết định thông minh và xây chdựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp

1.4 Thách thức khi triển khai hệ thống thông tin mua hàng

- Đòi hỏi đầu tư ban đầu: Triển khai một hệ ống thu mua hiệu quả đòi hỏi mộth t khoản đầu tư ban đầu cho việc mua sắm phần mềm, cài đặt và đào tạo nhân viên Điều này

có thể là một thách thức đối với các tổ chức nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế

- Thay đổi quy trình kinh doanh: Triển khai hệ thống thu mua có thể yêu cầu tổ chức thay đổi và tinh chỉnh quy trình kinh doanh hiện có Điều này có thể tạo ra sự khó khăn và phản đố ừ mộ ố thành viên trong tổ i t t s chức

- Đào tạo nhân viên: Sử dụng hiệu quả hệ ống thu mua yêu cầu đào tạo nhân viên th

để sử dụng phần mềm và hiểu quy trình mới Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực để đảm bảo rằng nhân viên đã có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng hệ ống một cách hiệu thquả

7

CHƯƠNG 2 QU ẢN LÝ THÔNG TIN MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ERP VIET

2.1 Giới thiệu phần mềm ERPViệt

2.1.1 ới thiệ Gi u v ề Công ty TNHH IZISolution

Công ty TNHH IZISolution là một doanh nghiệp công nghệ thông tin chuyên cung cấp các giả pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam Được thành lập với mục tiêu hỗ ợ i trcác doanh nghiệp vừa và lớn trong quá trình chuyển đổi số, IZISolution tập trung vào việc phát triển và triển khai các giải pháp phần mềm ERP, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động Đội ngũ của IZISolution bao gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và quản trị doanh nghiệp

IZISolution chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực:

- Phát triển phần mềm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ ống quảth n

lý toàn diện, giúp tích hợp các hoạt động kinh doanh như tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, và kho vận Phần mềm ERPViet của công ty được tùy chỉnh dựa trên nền tảng Odoo, giúp phù hợp với yêu cầu của th trưị ờng Việt Nam

- Triển khai phần mềm CRM: Hệ ống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hỗ ợ th trtối ưu hóa hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng

- Dịch vụ tư vấn quản trị: Hỗ ợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý hiệu trquả thông qua công nghệ

2.1.2 Giới thiệ u v ph ề ần mềm ERPViet

ERPViet là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển bởi IZISolution dựa trên nền tảng mã nguồn mở Odoo, một trong những hệ ống ERP hàng thđầu thế giới Với hơn 40 ứng dụng được tích hợp, ERPViet hỗ ợ toàn diện các hoạt độtr ng quản lý cho doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề khác nhau, từ bán lẻ, sản xuấ ến dịt đ ch vụ

Phần mề ERPViet đượ ra đời nhằm cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệm c p toàn diện dựa trên nền tảng ERP (Enterprise Resource Planning) cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Sự hình thành của ERPViet bắt nguồn từ nhu cầu ngày càng gia tăng của các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và thúc đẩy tiến trình chuyển đổi

số, đặc biệt trong bố ảnh kinh tế i c toàn cầu đang có nhiều thay đổi nhanh chóng

Ngay từ những ngày đầu, ERPViet đã chú trọng tới việc nghiên cứu và phát triển các giải pháp ERP phù hợp với đặc thù của thị trường Việt Nam, nhằm đảm bảo tính linh hoạt

và hiệu quả cho từng loại hình doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa đến các tập đoàn lớn

Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và quản trị doanh nghiệp, ERPViet đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mình trong ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam Công ty cũng đã mở rộng quy mô hoạt động, thiết lập mối quan hệ hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn cả trong và ngoài nước, cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và bảo trì hệ ống ERP một cách chuyên nghiệp.th

2.1.3 Giá triển khai phần mềm

Phần mềm ERPVIET có nhiều gói giá khác nhau, với mức giá dao động từ 99.000 VNĐ đến 396.000 VNĐ mỗi tháng, tùy thuộc vào ứng dụng sử dụng, và mức giá để đăng

kí cho 1 người dùng là 125.000 VNĐ mỗi tháng Có các gói ứng dụng như quản lý mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, kế toán và nhân sự Ngoài ra, có các dịch vụ bổ sung với chi phí khác nhau cho tư vấn và đào tạo

Để đăng ký chức năng mua hàng của phần mềm ERPVIET, chỉ cần chi 99.000 VNĐ mỗi tháng Tuy nhiên, chức năng này yêu cầu đăng ký kèm theo chức năng kế toán (hóa đơn) với mức giá tương tự là 99.000 VNĐ mỗi tháng Ngoài ra, sẽ có thêm chi phí 125.000 VNĐ cho mỗi người dùng Đây là một cơ hội tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình quản lý của doanh nghiệp bạn với những tính năng hiệu quả từ ERPVIET

9

Các đối tác của công ty

2.2 Qui trình quản lý mua hàng trên phần mềm ERPViet

số kỹ thuật, quy cách, và thời gian cần hàng.

Ví dụ: Phòng sản xuất gửi yêu cầu mua 100 tấn thép loại A304, yêu cầu giao hàng trong vòng 15 ngày

Thông tin chi tiết: Yêu cầu phải cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm và thời hạn giao hàng để đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra suôn sẻ

Bước 2: Đề nghị báo giá

So sánh nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng sử dụng phần mềm ERPViet để tìm kiếm

và so sánh các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, và uy tín của nhà cung cấp

Yêu cầu báo giá: Sau khi chọn được các nhà cung cấp phù hợp, bộ ận mua hàng phgửi yêu cầu báo giá đến họ Phần mềm ERPViet hỗ ợ tạo và quản lý các yêu cầu báo giá trnày, giúp việc liên lạc và theo dõi trở nên dễ dàng hơn

Bước 3: Báo giá nhà cung cấp

So sánh báo giá: Bộ ận mua hàng nhận báo giá từ các nhà cung cấp thông qua phphần mềm ERPViet Các báo giá này sẽ được nhập vào hệ ống để ện cho việc so sánh th tiNhờ tính năng phân tích của phần mềm, nhân viên mua hàng có thể so sánh chi tiết về giá

cả, chất lượng, và các điều khoản giao hàng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất

Bước 4: Phê duyệt

Đánh giá: Trưởng bộ ận mua hàng hoặph c cấp quản lý xem xét và đánh giá báo giá

đã được so sánh Phần mềm ERPViet cung cấp quy trình phê duyệt trực tuyến, cho phép quản cho phép quản lý kiểm tra và phê duyệt báo giá một cách nhanh chóng và chính xác

Điều kiện phê duyệt: Báo giá phải đáp ứng các tiêu chí đã đề ra về ất lượng, giá ch

cả, và thời gian giao hàng Sau khi được phê duyệt, báo giá sẽ được chuyển sang bước tiếp theo

Bước 5: Hợp đồng/Đơn đặt hàng mua

Lập hợp đồng: Nếu giá ị đơn hàng lớn, bộ ận mua hàng tiến hành lập hợp đồtr ph ng mua bán thông qua phần mềm ERPViet Hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản chi tiết về hàng hóa, giá cả, thời gian giao hàng, và điều kiện thanh toán

Đặt hàng: Đối với đơn hàng nhỏ hoặc đã có hợp đồng khung, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng dựa trên báo giá đã được phê duyệt Đơn đặt hàng sẽ ợc gửi đến nhà cung đưcấp qua hệ ống để bắ ầu quá trình mua hàng.th t đ

Bước 6: Đề nghị nh ập hàng

Thông báo đến kho: Bộ phận mua hàng thông báo đến bộ phận kho về việc chuẩn bị nhận hàng Phần mềm ERPViet cho phép tạo và gửi thông báo nhập hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số ợng, và ngày dự kiến nhận hàng Điều này giúp bộ phận kho chuẩlư n

bị sẵn sàng cho quá trình nhận hàng

Bước 7: Đề nghị ểm hàng ki

Chuẩn bị kiểm tra: Trước khi nhận hàng, bộ phận kho chuẩn bị các công cụ và hồ sơ cần thiết để kiểm tra hàng hóa Phần mềm ERPViet hỗ ợ tạo danh sách kiểm tra, bao gồtr m các tiêu chí về số ợng, chấlư t lượng, và thông số kỹ thuật của hàng hóa

Bước 8: Nh ận hàng

Vận chuyển: Nhà cung cấp giao hàng đến kho của công ty theo đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận Phần mềm ERPViet cập nhật trạng thái đơn hàng để các bên liên quan nắm bắ ến độ giao hàng.t ti

13

Bước 9: ểm tra hàng Ki

So sánh: Nhân viên kho kiểm tra hàng hóa theo các tiêu chí đã thiết lập, so sánh với thông tin trên đơn đặt hàng và hợp đồng Quá trình này bao gồm việc kiểm tra số ợng, lưchất lượng, và quy cách hàng hóa

Biên bản kiểm thu: Sau khi kiểm tra, nhân viên kho lập biên bản kiểm thu để ghi nhận kết quả kiểm tra Biên bản này được lưu trữ trong hệ thống ERPViet để theo dõi và sử dụng trong các bước tiếp theo

Bước 10: Nh ập kho

Cập nhật kho: Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, nhân viên kho nhập hàng vào hệ thống quản lý kho của ERPViet Hệ ống tự động cập nhật tồn kho, giúp bộ phận quản lý kho ththeo dõi trạng thái hàng hóa trong kho

Phiếu nhập kho: Lập phiếu nhập kho để ghi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa nhập kho, bao gồm số ợng, mã hàng, và ngày nhập.lư

Bước 11: Thanh toán

Đối chiếu công nợ: Bộ phận kế toán đối chiếu công nợ với nhà cung cấp dựa trên báo giá, hợp đồng, và phiếu nhập kho Phần mềm ERPViet hỗ trợ tính toán công nợ tự động, giúp kế toán kiểm tra và đối chiếu nhanh chóng

Thanh toán: Sau khi đối chiếu, kế toán tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận Hệ ống ERPViet theo dõi và ghi nhận toàn bộ quá trình ththanh toán, bao g m viồ ệc phát hành hóa đơn và chứng từ thanh toán

Bước 12: Kết thúc

Đóng đơn: Sau khi quá trình mua hàng hoàn tất, đơn hàng được đóng lại và lưu trữ trong hệ ống ERPViet Toàn bộ thông tin về đơn hàng, từ yêu cầu mua hàng đến thanh thtoán, được lưu trữ và có thể truy xuất dễ dàng để phục vụ cho việc báo cáo và phân tích sau này

2.3 Dữ ệu và thông tin hệ ống thông tin mua hàng trên phần mề li th m ERPVIET

2.3.1 Đăng nh ập vào phần mềm ERPVIET

Bước 1: Mở ứng dụng ERPVIET

Bước 2: Nhập tài khoản và mật khẩu của bạn

Bước 3: Nhấn nút “Đăng nhập”

2.3.2 Truy cập mục quả n lý d li ữ ệu khách hà ng

Bước 1: Tại giao diện chính, chọn mục “Quản lý Khách hàng” hoặc “Thông tin Mua hàng”

Bước 2: Chọn “Thêm mới” hoặc “Khai báo dữ liệu” (tuỳ theo giao diện cụ ể củth a phần mềm)

15

2.3.3 Khai báo thông tin khách hàng

Bước 1: Nhập thông tin cơ bản củ khách hàng: a

Họ tên

Địa chỉ

Số điện thoại

Email

Bước 2: Chọn nhóm khách hàng (nếu có) để phân loại

Bước 3: Nhập thông tin bổ sung như:

Mã số thuế

Tên công ty (nếu khách hàng là doanh nghiệp)

2.3.4 Khai báo thông tin mua hàng

Bước 1: Sau khi nhập thông tin khách hàng, tìm đến phần thông tin mua hàng: Mặt hàng: Nhập các sản phẩm mà khách hàng đã mua

Số ợng: Nhập số ợng từng mặt hàng.lư lư

Đơn giá: Nhập đơn giá từng mặt hàng

Bước 2: Tính toán tổng giá trị đơn hàng tự động hoặc nhập tay

17

2.3.5 Lưu và xem lại dữ liệu

Bước 1: Nhấn nút “Lưu để lưu thông tin đã khai báo ”

Bước 2: Kiểm tra lại dữ ệu đã nhập qua phần “Xem danh sách khách hàngli ” hoặc

“Báo cáo mua hàng”

2.3.6 Xuất d liệu ữ

Bước 1: Chọn phần “Xuất d liệu” ữ

Bước 2: Chọn định dạng (Excel, PDF) và nhấn “Xuất”

19

2.3.7 Nhữ ng d li ữ ệu và thông tin khác

Tự động ghi nhận chi tiết mua hàng vào số tiền n phải trả ợ

- Tự động tính toán số tiền công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp dựa trên dữ liệu nhập mua hàng và thanh toán

- ểm tra tất cả Ki chi tiết mua hàng/thanh toán/chưa thanh toán theo nhà cung cấp, theo ngày thông qua

- Sổ Khách hàng/NCC và dễ dàng gửi cho nhà cung cấp qua email

- Có thể kiểm tra tổng số ền mua hàng, thanh toán, chưa thanh toán theo từng nhà ticung cấp, từng người phụ trách để quản lý công nợ một cách có hệ thống

Ki ểm tra ngay dữ ệu mua hàng mong muốn li

- Tổng hợp và xem tình hình mua hàng theo nhiều điều kiện đa dạng như theo ngày, theo mặt hàng, theo nhà cung cấp, theo người phụ trách v,v

- Thêm các hạng mục cần thiết như Kho nhập, Tên người phụ trách vào các báo cáo mua hàng để xem

- Giới hạn báo cáo cho phép được xem theo từng người dùng

Tự độ ng t ạo phiếu mua hàng từ phi ếu bán hàng nhậ n được

- Có thể gửi email phiếu đặt hàng nhận được từ khách hàng có sử dụng ECOUNT sang ERP để tự động tạo phiếu mua hàng

- Tạo một phiếu mua hàng từ nhiều mặt hàng hoặc tạo riêng từng phiếu cho mỗi mặt hàng

- In và gửi đơn mua hàng hoặc gửi qua email theo thời gian thực

- Có thể kiểm tra xem nhà cung cấp đã nhận được hoặc xem đơn mua hàng đã gửi email hay chưa

23

- Dễ dàng kiểm tra số lượng chưa nhập kho bằng cách so sánh với số lượng đơn mua hàng

- Tìm kiếm theo ngày giao hàng, hoặc thông qua lịch trình giao hàng dưới dạng lịch

để biết th i hờ ạn đặt mua hàng của tháng

2.4 Các chức năng của hệ ống quản lý thông tin mua hàng trên phầ th n mềm ERPViet

26

Bước 2: Kích nút TẠO để mở màn hình thông tin NCC

Bước 3: Nhập các thông tin của NCC:

- Người dùng nhập những thông tin chung của NCC: tên, địa chỉ, số điện thoại, …

- Người dùng cấu hình các thông tin khác liên quan đến NCC

- Các liên lạc & Địa chỉ: Kích vào nút Thêm để mở màn hình tạo các liên hệ, địa chỉ

xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng, địa chỉ khác hay địa chỉ cá nhân liên quan đến khách hàng Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ hay địa chỉ liên quan

Bước 4: Người dùng kích Lưu để lưu những thông tin vừa cấu hình.

2.4.2 Quản lý b ảng giá

Để tạo bảng giá NCC cho sản phẩm, người dùng thực hiện thao tác theo các bước:

Bước 1:Người dùng vào menu:Mua hàng >> Cấu hình >> Bảng giá nhà cung cấp >> Kích Tạo

Bước 2: Người dùng nhập các thông tin vào form tạo bảng giá cho sản phẩm Lưu ý

các trường có gạch chân đậm là trường dữ ệu bắli t buộc nhập:

- Nhà cung cấp: nhà cung cấp sản phẩm Lưu ý, một sản phẩm có thể tạo nhiều bảng

giá với nhiều NCC khác nhau

- Sản phẩm: thông tin sản phẩm tạo bảng giá.

- Số ợng: Giá/ số lư lượng

- Giá: giá củ ản phẩa s m

- Ngày hợp lệ: khoảng thời gian được áp dụng bảng giá

- ời gian giao hàng:Th thời gian d kiự ến hàng về kể từ khi xác nhận đơn hàng

Bước 3: Kích Lưu để lưu lạ ảng giá cho sản phẩi b m