Đề tài kỹ năng giao tiếp bằng thư tín và kế hoạch rèn luyện phát triển kỹ năng này trong tương lai 5

Hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp thư tín đối với cá nhân và doanh nghiệp, nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề tài “Kỹ năng p1ao tiếp băng thư tín và kê hoạch rèn luyện phát triê

` TRƯỜNG ĐẠI HỌC CONG NGHIEP THANH PHO HO CHi MINH

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ

HKI - NĂM HỌC 2022-2023

MON HOC: KY NANG GIAO TIEP

DE TAI : KY NANG GIAO TIEP BANG THU TIN VÀ KẾ HOẠCH REN LUYEN PHAT TRIEN KY NANG NAY TRONG TUONG LAI

GIANG VIEN PHU TRACH: THS PHAN THANH HUYEN

Lop HP: DHQTLOGI7ATT

Ma HP: 420000380323

Nhom: 5

THANH PHO HO CHI MINH, NGAY 30 THANG 09 NAM 2022

DANH SACH, NHIEM VU PHAN CONG VA KET QUA DANH GIÁ

THANH VIEN TRONG NHOM

T SV phân công | thực hiện | xác nhận | (Do GV

( Đánh của chấm) gia cua thanh

nhom) vien

1 Duong Thi 2102518 | Viet phan 100%

(Nhóm trưởng) Quản lý,

giảm sát các thành viên

2 Nguyễn Anh 20034911 | Việt phân 100%

Khoa (Thư ký) mở dau,

chỉnh sửa nội dung

Tong hop Word

3 Lâm Thị Thủy | 20036911 | Viết nội 100%

II, phần

kết luận

Chỉnh sửa nội dung

Ánh Ngân 1 dung phan

II

5 Nguyễn Đức 2003443 | Viết nội 100%

Hoàng Anh 1 dung phan

I

6 Vuong Dinh 2100935 | Viết nội 100%

dung phan

MUC LUC

PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 2 2n 22T E1 HE 2n ng H1 ng nu

1.1 Ly do chon dé tai

12 Mục đích

1.3 Phương pháp nghiên cứu

1.44 Kết cấu bài viết

PHẢN I: TÔNG QUAN VẺ KỸ NĂNG THƯ TÍN

2.1 Khái niệm thư tín - - Q11 10 HS 1101111111011 1111111 HH HH HH và

tiiiiii4Ả 2 2.3 Kết cấu của thư tÍn c2 2 HH HH HH HH H222 re 2

2.4 Nguyên tặc khi viết thư tín 5 nh TH TH HH HH HH He ng ung 3 2.5 Cách viết thư tín 22 2 2n nu n2 re 4 2.6 Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín s ch nh nh HH HH HH ga 7

LÀN Tp ốc c cn((ÁÁiẳŸÝỀÝỶÝẽĂ 7

PHAN III: KE HOACH REN LUYEN VA PHAT TRIEN KY NANG GIAO TIEP BANG THU

TIN TRONG TƯƠNG LAAI G11 15151511112 SH ng HH H1 ng HH HH 9 3.1 Mục đích của việc rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp bằng thư tín 9 3.2 Kế hoạch rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp bằng thư tín - eee 9 3.2.1 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ 0c ng 1111201111111 111111 11H kg 9 3.2.2 Kỹ năng chọc lọc nội dung thông tỉn Q2 0.1 2122121 2119 Hàn Ha 10 3.2.3 KY MAG SANG C00 ae .Ă II 3.3 Các bước thực hiện, đánh giá

3.3.1 Các bước thực hiện Q11 122 1 01111111201 111111 21111011 111111 k2 kg II

3.3.2 Đánhgiá HH Han Hung He ngu Hà gà tre ul

TAI LIEU THAM KHAO

DANH MUC HINH ANH

Hình 1: Thư từ chối đơn đặt hàng - 2-2 2 2 2212111 112110711212 101122 11g12 de ưei

Hình 2: Thư chúc mừng -L- 012110111211 121 121111111115 011015 1111 111 111115 HH HH HT He

PHAN I: PHAN MO DAU

1.1 Ly do chon dé tai

Trong quá trình chung sống và làm việc với nhau, hoạt động giao tiếp đóng vai

trò quan trọng trong việc làm thỏa mãn các nhu câu tâm lý xã hội như nhu cầu trao

đổi thông tin, trao đôi kinh nghiệm, hợp tác, giúp đỡ, thổ lộ tâm tư tỉnh cảm và

mong muốn được chia sẻ những niềm vui, nỗi buồn cùng với người khác Dù bạn

là ai, bạn ở bất cứ nơi đâu thì giao tiếp vẫn là điều kiện cần thiết cho sự phát triển bình thường của mỗi con người

Ngày nay, trong bối cảnh toàn cầu hóa, quá trinh hội nhập, giao luu gitra cac quoc gia ngày càng tăng cao thì giao tiếp là điều không thể thiếu, dac biét la giao tiếp bằng thư tín Trên thực tế, các công ty, doanh nghiệp vấn thường xuyên Sử dụng hình thức giao tiếp thu tin dé truyền tải thông tin đến khách hàng, đối tác một

cách nhanh chóng và chính xác các vấn đề của công ty Không những vậy, giao

tiếp thư tín còn phô biến trong đời sống hằng ngày và trong học tập Mọi người có

thê dễ dàng trao đôi thông tin với nhau mả không cần phải gặp trực tiếp, hơn nữa

thời gian truyền tải cùng được rút ngắn và tiết kiệm được tối đa các chỉ phi Hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp thư tín đối với cá nhân và doanh nghiệp, nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề tài “Kỹ năng p1ao tiếp băng thư tín

và kê hoạch rèn luyện phát triên kỹ năng này trong tương lai” đề mọi người có cái nhìn sâu hơn cũng như vận dụng được những kiên thức về giao tiếp thư tín vào trong thực tê

1.2 Mục dích

Cung cấp cho người đọc những kiến thức liên quan đến giao tiếp thư tín như: Khai niệm, phân loại, kết câu, nguyên tắc, cách viết và một số lôi thường pặp khi viết thư tín

Giúp mọi người xây dựng được kế hoạch phát triển và rèn luyện kỹ năng này

trong tương lai đê những thông tin mà mình truyền đạt đến đông nghiệp, đôi tác,

khách hàng hay cấp trên diễn ra một cách suôn sẻ, lop1c và đề lại nhiêu ân tượng

1.3 Phương pháp nghiên cứu

Dựa trên các thông tin và cơ sở dữ liệu có sẵn tại giáo trình, tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong tiêu luận bao pôm: phương pháp phân loại và hệ thông hóa lý thuyết và phương pháp phân tích và tông hop ly thuyết

1.4 Kết cấu bài viết

Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận và các phụ lục khác, kết cấu của bài viết gồm 2 nội dung chính sau:

- _ Tổng quan kỹ năng giao tiếp bằng thư tín

- Kế hoạch rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp bằng thư tín trong tương lai

PHAN II: TONG QUAN VE KY NANG THU TIN

2.1 Khai niém thw tin

Thư tín là một loại văn bản không mang tính chính thức, được viết với tư cách

cá nhân, được dùng đề trao đôi thông tin giữa các cá nhân, tô chức

Trong thời đại công nghệ phát triển, con người đã có thê dễ dàng truyền thông tin đi hơn, thuận tiện giao tiếp hơn so với trước đây, nhưng thư tín vấn luôn được quan tâm và là sự lựa chọn chiếm nhiều ưu thế hơn so với các phương tiện truyền

thông khác

Một số lợi ích của việc sử dụng thư tín trong giao triếp:

- _ Tiết kiệm chỉ phí gọi điện thoại

- _ Thuận lợi trong việc kiểm tra, nhận thông tin của người nhận

- - Biểu hiện tam quan trọng hơn điện thoại

- _ Tính bảo mật, riêng tư cao

- _ Thông tin đến được tới nhiều người

- _ Người viết có thời gian suy nghĩ về cách trình bày thông tin

- Có thể trình bày được những điều mà người nói ngại nói khó nói trực tiếp hoặc qua điện thoại

2.2, Phân loại thư tín

Các loại thư tín được sử dụng dé giao dich, trao đôi thông tin piữa cá nhân và

tô chức rất đa dạng, có thê chia thư tín thành các loại như:

- _ Loại thư mang tính thông tin, cung cấp tin tức hoặc làm cho người nhận quan tâm, mặc đù thường không gây tác động trực tiếp đến tâm trạng người nhận (vui, buôn ): thư mua bán (đặt hàng, bán hàng ), thư ngỏ, thư xác nhận, thư xin nehỉ (thôi việc, nghỉ học )

- - Loại thư từ chối: từ chối thư nøỏ, từ chối mua bán

-_ Loại thư thuyết phục: thư bán hàng, thư mua hàng

- Loai thu xa giao: thư mời tham dự tiệc, thư chúc mừng

2.3 Kết cấu của thư tín

Hình thức, kết cấu và nội dung của thư tín mang tính uyễn chuyển cao và tùy thuộc vào người viết Nhìn chung, thư tín thường được viết đưới dạng email hoặc trên piây A4 bao pôm các phân được trình bày như sau:

Tên tô chức (công ty, cơ quan ), địa chỉ, điện thoại, fax phần nảy được đặt ở góc phía trên, bên trái tờ p1ây hoặc bên dưới biểu tượng riêng của tô chức Địa danh, ngày, tháng, năm: nằm phía trên, lệch về bên phải tờ giấy

Kính gửi + họ tên, chức vụ, địa chỉ người nhận

Lời chào đầu thư: tủy theo mỗi quan hệ và nội dung của lá thư mà chọn lời chào đầu phủ hợp

Nội dung: đây là phần quan trọng nhất của lá thư Phần này cần trình bảy rõ ràng, hấp dẫn, thu hút

Lời chào cuối thư: như lời chào mở đầu, lời chảo cuối thư thể hiện phép lịch

sự, tôn trọng và đông thời đê kết thúc lá thư Lời chào cuối thư cân phù hợp với

hoàn cảnh, lời chào đầu va tinh chat cua 1a thw

Chức vụ, chữ kí và họ tên ngwoi gui

Ngoài ra, tùy trường hợp, lá thư còn có thế có thêm phần ghi chú: phụ lục kèm theo hoặc tải bút

2.4 Nguyên tắc khi viết thư tin

Một số nguyên tắc cần tuân theo khi viết thư tín:

Nội dung rõ ràng: đây là điều hết sức quan trọng Những từ ngữ được sử dụng trong thư phải đễ hiểu, rõ ràng để có thê truyền đạt chính xác những gì người gửi muốn người đọc hiểu được, tránh những từ gây hiểu lầm không đáng có

Di thang vao van dé: dé cap thang than vao vân đề cân trao đôi, thảo luận, nêu những ý chính của vân đề, yêu câu cân đáp ứng

Đúng, chính xác: các sự việc, tình huống được nêu trong thư như ngày, giờ, địa điểm, giá cả và các thông tin nói chung cân có tính chính xác Cân kiêm tra lại thông tin trước khi gửi đi

Đây đủ: trong thư cần nêu những điều kiện cần thiết để giải quyết công việc Thư viết không tuân theo nguyên tắc này dễ làm người nhận cảm thấy, khó chịu, khó hiều

Nhất quán: các ý trong thư phải thông nhất, mang tính logic từ đầu thư đến cuối thư, không mâu thuần với nhau

Trận trọng: các thông tin, số liệu được đưa vào trong thư phải rõ ràng, chính xác, thông qua kiêm tra, không đưa vào thư những thông tin sai lệch hoặc

người viết chưa chắc chăn.

Lịch sự: việc viết thư ngoài việc thể hiện năng lực, sự am hiểu mà còn là cách thê hiện văn hóa giao tiệp, ứng xử của người việt CIao dịch băng thư tín chỉ có hiệu quả khi hai bên tôn trọng, hiểu biết lân nhau Vậy nên từ ngữ, lời lẽ trone thư phải nhã nhặn, lịch sự, ý tứ ngay cả trong tình huông mâu thuần, xung đột Ngoài ra, còn một số điểm khác cần lưu ý khi viết thư:

Xác định rõ mục đích viết thư

Xem xét kỹ lưỡng những nội dung cần viết và sắp xếp chung theo trình tự thích hợp

Có gắng đặt mình vảo vị trí người nhận để lường trước được phản ứng, cảm nhận của họ khi đọc được thư

Nên viết theo lối tự nhiên, dé hiéu, phủ hợp với hoàn cảnh

Nên dùng từ và lối lập luận phù hợp với trình độ văn hóa, nhận thức của neười nhận

Nên lập dàn ý trước khi viết đối với những trường hợp cần viết thư phức tạp để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót ý

Trong những lá thư mang tính chất công việc, tính hợp lý và các nguyên tắc

trong công việc được đặt lên hàng đâu, hạn chê đê cảm xúc ảnh hưởng

2.5 Cách viết thư tín

Có thê nói, mỗi người sẽ có cho mình những phong cách trình bày, thể hiện nội dung khác nhau, tuy nhiên nêu xét từ gốc độ lập luận thì có 2 cách việt thư là lôi diễn giải và lôi quy nạp

Đôi với lỗi diễn giải, ý chính sẽ được người viết đưa lên đâu, sau đó mới đưa ra lời giải thích Lỗi việt này thường có những ưu điểm sau:

Dễ mở đầu lá thư

Ý chính mở đầu có tác dụng cuốn hút người đọc

Người nhận nắm ngay nội dung chính của lá thư và có thể đọc lướt phần sau để tiết kiệm thời gian néu ho dang ban

Thu mang dén tin vui thi nøay từ đầu đã tạo được tâm lí vui vẻ, thoải mái ở người nhận và làm họ dễ chấp nhận những chi tiết được đưa ra sau đó Lối viết này thường được sử dụng cho những loại thư tín vui vẻ, thoải mái như thư đặt hàng, thư chúc mừng, hoặc thư hỏi thăm sức khỏe

Ngược lại với lối diễn giải, thì thư viết theo lỗi quy nạp, ý chính sẽ không được đặt

ở đầu mà được đặt ở một đoạn thích hợp nào đó trong lá thư, sau khi đã đưa ra lời giải thích

Cách viết theo lỗi quy nạp thường được sử dụng cho các loại thư có thể mang đến phản ứng tiêu cực ở người nhận, chẳng hạn: thư từ chỗi — loại thư mà trong đó người

viết phải nói từ “không” Cách viết này có những ưu điểm sau:

- - Tạo sự tò mò, khiến người nhận tiếp tục đọc hết lá thư, hiểu nội dung và lí lẽ trình bày trong thư mà không bị hụt hãng ngay từ đầu, tránh được những hành động mang tính kích động như xé vụn lá thư, ném thư vào một góc mà chưa đọc hết được nội dung

- _ Có ý nhân mạnh lời giải thích do trình bày lí lẽ trước rồi mưới đến lời từ chối

- Lời giải thích mở đường dần dần cho lời từ chối, do đó không gây sốc cho người nhận, giảm thiểu tối đa phản ứng tiêu cực cho người nhận nhất có thé Các bước đề viết một bức thư tín

Bước l: Người viết cần năm rõ cầu trúc cơ bản của một bức thư tín

Chúng ta cần nắm rõ những thông tin cơ bản về địa chỉ để có thế liên lạc, và gửi đúng cho người nhận (bao gồm tên công ty, nơi công tác, chức vụ người nhận, địa chỉ,

số điện thoại, số fax và các thông tin liên quan khác) Hoặc nếu thư tín trong nội bộ công ty hoặc thư thương mại, thư cho đối tác thì chúng ta chỉ cần có thêm logo thương hiệu công ty để người nhận biết là ai gửi

Thông thường người ta sẽ viết một lá thư rồi gửi cho nhiều người, nên sẽ không ghi cu thé tén người nhận Riêng có một số loại thư cần chỉ đích đanh người nhận như:

Thông báo thư tín dụng, Thư cảm ơn khách hàng thân thiết nao đó thì bức thư đó

mới cần những thông tin chi tiết về tên người nhận, chức danh công việc và các thông tin cần liên hệ khác

Cũng không thê thiếu phần ngày tháng năm, thời gian gửi đi, nó có thế được ghi ở bên trái, bên phải tùy thuộc vào người viết giúp hai bên có thê đễ dàng quản lý và nắm

rõ thời ø1an

Sau những nội dung trên, thì phần tiêu đề chính là thứ quyết định người nhận có đọc thư hay không, để có thể kích thích sự tò mò của họ, chúng ta có thể sử dụng

những cách ghi tiêu đề ngắn gọn nhưng đủ ý, nêu rõ ý chính ở phần tiêu đề cũng là

một gợi ý hay Ví dụ:

- _ Thư ngỏ ( Ngỏ lời cho sự hợp tác phát triển )

- Thu mo1 ( Tham dy hoi nghi cap cao )

- _ Thư cảm ơn ( Vì đã hop tac trong su kién nay lần )

- _ Thư khiếu nại ( Van dé rác thải, ô nhiễm nguồn nước )

Vì mỗi mục đích mà sẽ có những phong cách thê hiện thư khác nhau, đối với thư

ngỏ thì phong cách lịch sự, trang trọng, còn đối với thư mời thì lời văn cần thê hiện sự

trông chờ và sẽ rất vui nếu họ tham gia, đối với thư cảm ơn thì cần thê hiện cho người đọc cảm nhận sự chân thành qua nội dung bức thư và đối với thư khiếu nại thì lời văn cần rõ rang, manh mé va mong muốn nhận được sự hồi đáp sớm nhất