Đề tài kỹ năng giao tiếp nội bộ (chương iv) gv hướng dẫn

Khái niệm kỹ năng giao tiếp nội bộ: Kỹ năng giao tiếp nội bộ là một trong những kỹ năng cần được trao dồi của tất cả các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp hay bất kỳ của cơ quan tổ ch

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH



TIỂU LUẬN THƯỜNG KỲ NĂM HỌC: 2024 - 2025 MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP NỘI BỘ (CHƯƠNG IV)

GV HƯỚNG DẪN: TS LÊ THỊ KIM OANH

Lớp học phần: DHKQ19ATT

Mã học phần: 422000380302

Họ và tên sinh viên: Phạm Nguyễn Hải Nhiên MSSV: 2365530

MỤC LỤC

PHẦN I: MỞ ĐẦU 3

PHẦN II: NỘI DUNG 5

2.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp nội bộ: 5

2.1.1 Vai trò của giao tiếp nội bộ: 5

2.1.2 Các hình thức giao tiếp: 5

2.1.3 Một số lưu ý 5

2.2 Công tác tổ chức các cuộc họp của đơn vị, doanh nghiệp 5

2.2.1 Vai trò của việc tổ chức cuộc họp 5

2.2.2 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp 6

2.3 Giao tiếp với cấp dưới 7

2.3.1 Các nguyên tắc: 8

2.3.2 Những điều cần lưu ý 8

2.3.3 Phong cách giao tiếp cấp trên: 8

2.3.4 Những gợi ý giao tiếp giúp cấp dưới tốt hơn 9

2.4 Giao tiếp với cấp trên 9

2.4.1 Các hình thức và phương pháp 9

2.4.2 Một số điều cần lưu ý 9

2.4.3 Một số gợi ý cấp trên quan tâm đến cấp dưới 10

2.5 Giao tiếp với đồng nghiệp 10

2.6 Hiện trạng kỹ năng giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp và giải pháp 11

PHẦN III: TỔNG KẾT 13

PHẦN I: MỞ ĐẦU

Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong đời sống hằng ngày của con người, đặc biệt là trong bối cảnh công việc và kinh doanh Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng định hình cuộc sống và sự nghiệp của chúng ta Không chỉ đơn thuần là việc trao đổi thông tin, kỹ năng giao tiếp còn bao gồm khả năng lắng nghe, thấu hiểu và phản hồi một cách hiệu quả

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, giao tiếp nội bộ đã trở thành một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp Giao tiếp nội bộ không chỉ giúp truyền đạt thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo ra sự gắn kết, đồng thuận và động lực làm việc cho nhân viên Một hệ thống giao tiếp nội bộ tốt sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khẩn cấp nhanh chóng, nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng một môi trường làm việc tích cực

Trong văn hóa doanh nghiệp, việc giao tiếp và ứng xử trong nội bộ được xem như

là một phần vô cùng quan trọng giúp phát triển văn hóa doanh nghiệp Giao tiếp nội bộ có thể được hiểu là cách ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa đồng nghiệp với nhau Vì vậy, để doanh nghiệp có thể phát triển tốt hơn thì cần phải có cách ứng xử phù hợp

Kỹ năng giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa và tạo sự gắn kết giữa đồng nghiệp Chúng ta phải biết cách sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến và cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục Kỹ năng giao tiếp nội bộ không chỉ giúp bạn xây dựng các mối quan hệ xung quanh công sở mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của tổ chức Nó giúp bạn thu hút sự chú ý của mọi người và mở ra nhiều

cơ hội thành công hơn cho bản thân nói riêng và doanh nghiệp nói chung

PHẦN II: NỘI DUNG

2.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp nội bộ:

Kỹ năng giao tiếp nội bộ là một trong những kỹ năng cần được trao dồi của tất cả các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp hay bất kỳ của cơ quan tổ chức nào, vì

nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ là sự trao đổi những thông tin, nội dung liên quan giữa những thành viên trong một đơn vị, tổ chức, các phòng ban giao tiếp nội bộ có thể được diễn ra bằng giao tiếp ngôn ngữ có lời, giao tiếp ngôn ngữ không lời

2.1.1 Vai trò của giao tiếp nội bộ:

- Giao tiếp nội bộ giúp cho doanh nghiệp thể hiện văn hóa giao tiếp của doanh nghiệp đó, giúp cho doanh nghiệp khẳng định văn hóa riêng của mình so với các

cơ quan đơn vị khác

- Giao tiếp nội bộ giúp cho việc thực hiện hoạt động nghề nghiệp cũng như các hoạt động khác của một đơn vị, tổ chức hoạt động nghề nghiệp có hiệu quả hơn 2.1.2 Các hình thức giao tiếp:

Giao tiếp nội bộ có các hình thức giao tiếp như: giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức

- Giao tiếp chính thức: được lên kế hoạch bởi doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị, tổ chức

- Giao tiếp không chính thức: không được định trước bởi các tổ chức

Muốn giao tiếp nội bộ tốt thì phải nắm rõ các nguyên tắc giao tiếp cơ bản và nắm bắt các phong cách giao tiếp cơ bản

2.1.3 Một số lưu ý

- Chú tâm đến nội dung giao tiếp: trong quá trình giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp các đối tượng, thành phần giao tiếp nên chú ý không thành kiến mà chỉ trên

cơ sở chia sẻ cùng phát triển

- Nắm bắt được nội dung thông tin: bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn và việc trao đổi đó có ý nghĩa như thế nào đối với công việc của mình

- Phải biết lắng nghe tất cả thông tin, nội dung trong giao tiếp (nếu có)

- Nội dung truyền tải thông tin trong giao tiếp đơn giản và dễ hiểu đồng thời tiếp nhận phản hồi (nếu có)

- Luôn luôn xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau trong quá trình giao tiếp

- Nên chú ý cấp bậc trong cơ quan để đưa ra những chiến thuật giao tiếp thành công hiệu quả

2.2 Công tác tổ chức các cuộc họp của đơn vị, doanh nghiệp

Trong hoạt động nghề nghiệp cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp việc

tổ chức các cuộc họp giữ vai trò quan trọng và cần thiết cho sự phát triển chiến lược, phương hướng, nhiệm vụ của đơn vị vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 2.2.1 Vai trò của việc tổ chức cuộc họp

- Giúp các nhà quản trị truyền tải những chương trình hoạt động, đường hướng phát triển, truyền tải những thông tin cần thiết, quan trọng, những nội dung, phương hướng phát triển của doanh nghiệp

- Giúp cho việc hiểu biết giữa các bộ phận cũng như những cá nhân trong tập thể của doanh nghiệp

- Cấp trên dễ dàng đánh giá được thái độ, cách làm việc, của cấp dưới, truyền đạt được những nội dung yêu cầu của doanh nghiệp cũng như của cá nhân quản lý đối với cấp dưới để từ đó họ thừa hành công việc thông qua nội dung của cuộc họp

- Đối với nhân viên, việc tổ chức cuộc họp giúp cho họ có thể hiểu được những nội dung và yêu cầu công việc cũng như những nhiệm vụ mà họ phải thực hiện trong môi trường làm việc của mình

2.2.2 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp

Theo 2 nhà bác học người Mỹ là Doyle và Strans thì có 6 nguyên tắc tổ chức cuộc họp có hiệu quả:

1 Điều khiển cuộc họp với 1 chủ đề chung

2 Vạch ra chủ đề chung, thống nhất và có kế hoạch tỉ mỉ

3 Phải có người đứng đầu cuộc họp và chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp nhằm giúp cho cuộc họp có ý kiến phát biểu công khai và cân bằng

4 Phải bảo vệ những người tham gia ý kiến, ngăn chặn sự tấn công của cá nhân lẫn nhau nghĩa là không công kích, phê phán lẫn nhau

5 Thành viên tham gia cuộc họp phải hiểu được mục đích, nội dung và trách nhiệm của họ khi tham gia cuộc họp

6 Chủ tọa cuộc họp không nhất thiết phải là thủ trưởng hay phó thủ trưởng để tránh được trường hợp áp đặt ý kiến bằng phương pháp ám thị, áp chế quan điểm của cá nhân vào cuộc họp

Hai ông chỉ ra 6 nguyên tắc trên được gọi là phương pháp tác động tương hỗ Phương pháp này dựa trên cơ sở là sự hợp tác của 4 thành viên trong cuộc họp, 4

thành viên này là 4 nhân vật chính trong cuộc họp: chủ tọa (do hội nghị bầu ra), thư ký, thủ trưởng và toàn bộ những người tham gia cuộc họp

Chủ tọa: Giữ vai trò chính của cuộc họp tuy nhiên người chủ tọa phải hiểu được vai trò của mình là trung lập Nhiệm vụ là điều khiến, gợi ý cho các thành viên tham gia phát biểu, giúp các thành viên hay hướng các thành viên phát biểu đúng những nội dung chính yếu của cuộc họp

Thư ký: Có nhiệm vụ ghi lại toàn bộ nội dung của cuộc họp từ việc triển khai chủ trương chính sách, chiến lược, nội dung hành động, thời điểm

Thủ trưởng và các lãnh đạo cấp trên: luôn tôn trọng mọi thành viên trong cuộc họp, tôn trọng ý kiến của họ, bình tĩnh trước những ý kiến trái ngược với quan điểm của bản thân, không bao giờ được can thiệp trực tiếp, công khai vào sự điều khiển của chủ tọa, thư ký mà nên hội ý trước, kín đáo, và phải dự kiến trước những khả năng xảy ra trong cuộc họp

Những thành viên tham gia cuộc họp: Phải tham gia ý kiến đóng góp vào việc ra quyết định, sau cuộc họp có trách nhiệm thực thi chính những quyết định đã được thông qua trong cuộc họp đó

2.3 Giao tiếp với cấp dưới

Trong một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hay tập đoàn kinh tế, hoạt động kinh doanh hay các hoạt động khác thuộc đơn vị thì hoạt động giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới rất cần thiết và quan trọng Nó quyết định đến hiệu suất và hiệu quả của hoạt động của các cơ quan tổ chức Giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp nhà quản lý, lãnh đạo nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới, nắm bắt được tâm tư, tình cảm nguyện vọng của nhân viên, đồng thời biết được tư tưởng đạo đức, lối sống của nhân viên cấp dưới

Giao tiếp cấp dưới có nhiều phương pháp và hình thức khác nhau: giao tiếp trong doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp giáo dục, doanh nghiệp nghiên cứu

2.3.1 Các nguyên tắc:

1) Tin tưởng vào cấp dưới và tạo bầu không khí thoải mái cho nhân viên khi giao tiếp, tín nhiệm nhân viên và sử dụng họ một cách có hiệu quả Đối với một số vấn đề quan trọng nên trưng cầu ý kiến của cấp dưới cũng như tôn trọng quyền lợi của họ Từ đó cấp dưới tích cực phát huy những tài năng của họ và hết lòng

vì sự phát triển của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

2) Cấp trên phải nhìn được thực tài của cấp dưới, nắm được năng lực của họ cũng như sở trường, tài năng của họ

3) Phải chú trọng công tác đào tạo phát triển nhân tài, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực thuộc cơ quan đơn vị của mình

4) Phải có kỹ năng lắng nghe ý kiến cấp dưới Lắng nghe thành công sẽ giúp cho nhà lãnh đạo biết được tình hình thực tế của đơn vị, doanh nghiệp, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên cấp dưới, nhìn nhận được những mức

độ thành công, chính xác của các quyết định hay chiến lược mà doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức đã đưa ra

5) Biết tôn trọng và quan tâm đến nhân viên cấp dưới Đây chính là động lực để cấp dưới làm việc một cách hiệu quả và tốt hơn

6) Xem cấp dưới như một phần tất yếu không thể tách rời của doanh nghiệp, với

họ như người thân và biết cách quản lý theo nhân đức

7) Khen, chê và thưởng phạt phải công minh

2.3.2 Những điều cần lưu ý

- Giao tiếp với cấp dưới, cấp trên truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh hay quyết định nào

đó cho những người cấp dưới thì cần phải quan tâm đến thái độ, phản ứng và mức

độ thực thi các chỉ thị, mệnh lệnh đó của cấp dưới

- Cấp trên phải có kỹ năng biết lắng nghe ý kiến của cấp dưới là một nghệ thuật

- Luôn luôn có thái độ bình tĩnh, điềm đạm trước những vấn đề cấp dưới trình bày

mà người cấp trên chưa hài lòng

- Cần kiên nhẫn và biết thuyết phục cấp dưới của mình

- Đánh giá những người dưới quyền một cách công tâm, bình đẳng, khoa học và hiệu quả

2.3.3 Phong cách giao tiếp cấp trên:

Phong cách làm việc quyết đoán, thể hiện ở chỗ người cấp trên tự ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thông tin mà mình có được, không quan tâm đến những ý kiến của người khác trong tập thể Phong cách này có thể giúp cho người lãnh đạo

có những quyết định kịp thời trong những tình huống đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nhất là chớp lấy những thời cơ trên thị trường Song về lâu dài, phong cách này tạo nên sự độc đoán, chuyên quyền của người lãnh đạo và sẽ dấn tới những phản đối của những người dưới quyền

Phong cách làm việc dân chủ thể hiện cấp trên cố gắng tranh thủ các ý kiến, sự bàn bạc của những người dưới quyền trước khi ra những quyết định quản lý Phong cách này có ưu điểm là tranh thủ được trí tuệ của tập thể, tạo ra sự đồng thuận, nhất trí trong tập thể Nhưng, nhược điểm là không có được những quyết định quản lý kịp thời trong thời điểm khẩn cấp

2.3.4 Những gợi ý giao tiếp giúp cấp dưới tốt hơn

1 Không nên trách trước mặt người khác, không làm cho họ thấy xấu hổ

2 Không nên đột nhiên tháo quát ầm ĩ diễn giải và trao đổi cấp dưới nghe và làm cho họ nhìn nhận ra những mặt hạn chế để giao tiếp tốt hơn

3 Không để tình cảm riêng tư vào, luôn mong muốn họ trưởng thành hơn trong giao tiếp

4 Đừng nên giáo điều với cấp dưới với tư cách là người cùng làm việc, chỉ cho

họ thấý khuyết điểm và nhắc nhở, giúp đỡ, chia sẻ giúp họ thay đổi tích cực

5 Không nên chỉ căn cứ trên hậu quả mà xử sự thiếu kiềm chế - phải nắm rõ chi tiết của công việc, chế độ, nguyên nhân thất bại sau đó chỉ bảo họ Nên nói thẳng chứ đừng mỉa mai, chì chiết

6 Không nên trách cứ tập thể, không nên đối xử như kẻ phạm tội Nên nhớ lại công lai và thành quả trước kia của cấp dưới Sau khi trách cứ, nên có những lời khích lệ, mong đợi sự thay đổi theo hướng tích cực của cấp dưới

2.4 Giao tiếp với cấp trên

Trong doanh nghiệp hay các hoạt động khác của các cơ quan đơn vị, tổ chức thì hoạt động giao tiếp giữa cấp dưới với cấp trên rất cần thiết và quan trọng Việc giao tiếp với cấp trên giúp cho cấp dưới trình bày được những khó khăn trong công việc hay những vướng mắt đang gặp phải, những quan điểm tư tưởng, suy nghĩ về công việc

2.4.1 Các hình thức và phương pháp

Giao tiếp với cấp trên có rất nhiều hình thức và phương pháp, tương ứng theo từng doanh nghiệp sẽ có những phương pháp khác nhau: Giao tiếp trong doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp giáo dục, doanh nghiệp nghiên cứu; Dù ở cương vị hay vị trí nào trong doanh nghiệp đã xác định khi giao tiếp với cấp trên nhân viên cấp dưới cần lưu ý:

Xác định được vị trí của mình, tuân thủ vai trò, vị thế của mình so với cấp trên Thường xuyên báo cáo công việc - theo quy định của từng cơ quan, đơn vị Cần cư xử một cách chừng mực, khéo léo cũng như không nói xấu hay chê bai họ sau lưng

Học hỏi những kinh nghiệm, cách giao tiếp ứng xử tốt của các nhà quản lý Tiếp nhận những thông tin phê bình một cách bình thản

2.4.2 Một số điều cần lưu ý

Để việc giao tiếp với cấp trên một cách thoải mái hiệu quả cần lưu ý một số nội dung cơ bản sau:

- Biết lắng nghe: đây là điều kiện tiên quyết giúp cho sự thành công của bạn trong giao tiếp với cấp trên, luôn luôn cố gắng lắng nghe sẽ giúp cho chúng ta biết được những mong muốn của cấp trên cũng như thuận lợi cho ta xử lý những nội dung, thông tin liên quan đến quá trình giao tiếp

- Ghi lại những nội dung chính nếu như nội dung của việc giao tiếp quá dài

- Biết cách giao tiếp để hiểu được ý của cấp trên muốn gì và như thế nào Bên cạnh

- Nội dung truyền tải thông tin phải ngắn gọn và súc tích.

- Không để cảm xúc lấn át, luôn bình tĩnh và khéo léo

- Luôn bình tĩnh trình bày vấn đề, nội dung giao tiếp một cách cụ thể, rõ ràng mạch lạc và luôn giữ vững tâm lý khi giao tiếp

- Không nên giao tiếp với cấp trên như một người ăn theo, nói leo

2.4.3 Một số gợi ý cấp trên quan tâm đến cấp dưới

1 Cùng quan điểm, định hướng và mục đích với cấp trên cũng như của doanh nghiệp

2 Quan tâm, và để ý đến các câu hỏi của cấp trên để biết nội dung mà chúng ta cần quan tâm

3 Trong giao tiếp cấp trên, cấp dưới phải chịu trách nhiệm cho những sai sót của mình (nếu có)

4 Trong giao tiếp cấp trên, không để cái tôi cá nhân của mình ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp

5 Để ý và chú tâm sự phản hồi của cấp trên một cách chủ động

2.5 Giao tiếp với đồng nghiệp

Trong hoạt động nghề nghiệp hay các hoạt động khác của các cơ quan đơn vị, tổ chức thì hoạt động giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau cũng giữ vai trò quan trọng và cần thiết vì giữa các đồng nghiệp có mối quan hệ tốt giúp cho cơ quan đơn vị luôn luôn phát triển

Việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau dựa trên các nguyên tắc:

Tôn trọng, hòa nhã, chia sẻ những thông tin, kiến thức và tạo không khí gần gũi giữa các thành viên trong cơ quan đơn vị với nhau

Không can thiệp sâu vào đời tư của đồng nghiệp cũng như nói sâu những lĩnh vực ngoài chuyên môn

Không cố chấp cũng như nói sau lưng đồng nghiệp, không lật lọng mà phải giữ quan điểm trước sau như một, không hai lời, không tọc mạch

Cần có sự trao đổi qua lại, hỗ trợ lẫn nhau về chuyên môn cũng như những lĩnh vực khác liên quan đến sự phát triển chung của cơ quan, đơn vị

Phải biết khen ngợi và phát triển những điểm mạnh của nhau cũng như cạnh tranh một cách lành mạnh và cũng nhau phát triển

Trong quá trinh giao tiếp với đồng nghiệp phải phân biệt được những công việc, nội dung nào cần trao đổi cũng như phải phân biệt được chuyện chung và chuyện riêng