CHÚ THÍCH CÁC TỪ NGỮ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ Chữ viết tắt AASB Chuẩn mực kế toán Úc - Ủy ban kế toán Úc ACNC Ủy ban Từ thiện và Phi lợi nhuận Úc BCKQHĐ Báo cáo kết quả hoạt động GST Thuế
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY DỊCH VỤ KẾ TOÁN ÚC
Giới thiệu chung về công ty dịch vụ kế toán Úc - Accounting For Good
Với sự phát triển nhanh chóng của các tổ chức phi lợi nhuận (NFP) tại Úc, nhu cầu về quản lý tài chính và tư vấn pháp lý cho các tổ chức này ngày càng gia tăng Để đáp ứng nhu cầu này, Accounting For Good đã được thành lập như một tổ chức kế toán chuyên cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn, giúp các tổ chức NFP giải quyết các vấn đề tài chính của họ.
Accounting For Good (AFG) được thành lập vào năm 1997 với tên gọi đầu tiên là Matrix On Board bởi hai chuyên gia kế toán Morri Young và Nonie Wales, những người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức phi lợi nhuận (NFP) AFG cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý và kế toán chuyên biệt, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức NFP Đến năm 2015, tổ chức đã chính thức đổi tên thành Accounting For Good để tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ kế toán và quản lý tài chính hiệu quả cho các tổ chức này.
AFG đã mở rộng nguồn nhân lực ra quốc tế nhằm phát triển đội ngũ nhân viên, trong đó True Accounting, đơn vị thực tập của tác giả, là một trong những công ty thành viên True Accounting được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 19/03/2020 theo chứng nhận chính thức.
Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hồ Chí Minh với các thông tin cơ bản sau:
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH True Accounting
Tên tiếng nước ngoài: True Accounting Company Limited
Tên viết tắt: True Accounting Co., Ltd
Vốn điều lệ: 3 Tỷ VND
Người đại diện: Phạm Thị Bích Trâm
Ngày hoạt động: 19/03/2020 Địa chỉ: Văn phòng 02 Tầng 10, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 0931921314 – 0936921617
Kể từ năm 1997, Accounting For Good (AFG) đã hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận (NFP) trong quản lý tài chính và kế toán, giúp họ tập trung vào sứ mệnh của mình AFG cung cấp dịch vụ cho nhiều tổ chức NFP từ quy mô nhỏ đến lớn, hỗ trợ họ trong hoạt động, báo cáo và lập kế hoạch hiệu quả Với hơn 20 năm kinh nghiệm, AFG đã xây dựng đội ngũ chuyên gia kế toán - tài chính chuyên nghiệp, tạo dựng niềm tin và khẳng định vị thế trong ngành.
Trong bối cảnh nhu cầu quản lý tài chính – kế toán ngày càng tăng trong các tổ chức NFP, Công ty TNHH True Accounting đã ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu này Công ty không ngừng phát triển và mở rộng quy mô, nguồn vốn và phạm vi hoạt động, với mục tiêu tiết kiệm chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
1.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại AFG
1.1.4 Lĩnh vực hoạt động và phương châm phát triển
Khách hàng của AFG bao gồm các tổ chức phi lợi nhuận (NFP) với nhiều mục tiêu và dự án khác nhau, nhằm mang lại lợi ích cho cộng đồng Điển hình trong số đó là các dự án bảo vệ môi trường và ứng phó với biến đổi khí hậu, các chương trình bảo vệ trẻ em, người già và người vô gia cư, cũng như các dự án phòng chống HIV-AIDS.
Các dịch vụ mà AFG cung cấp bao gồm:
- Dịch vụ kế toán thuê ngoài
- Dịch vụ tư vấn và triển khai phần mềm kế toán Xero cho doanh nghiệp
- Các khóa đào tạo chuyên môn
- Dịch vụ tư vấn và quản lý tài chính
Accountant Leader Vietnam Team (True Accounting)
Với sự tận tâm, kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu, AFG cam kết đồng hành cùng khách hàng, cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho các tổ chức NFP, giúp họ tập trung vào sứ mệnh xây dựng một thế giới tốt đẹp hơn.
AFG luôn phấn đấu cho nhiệm vụ:
- Cung cấp gói dịch vụ chất lượng cao với chi phí tối ưu cho khách hàng
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian thực hiện
- Tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp, tôn trọng khách hàng và nhiệt tình với công việc
- Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng thông qua sự chuyên nghiệp, uy tín và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho khách hàng
Giới thiệu chung về công ty sử dụng dịch vụ kế toán Úc – ABC Limited
1.2.1 Giới thiệu khái quát về hoạt động của doanh nghiệp Được thành lập ở Úc từ năm 2012 đến nay, ABC là một tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trên toàn cầu với mục tiêu xây dựng nên một mạng lưới có thể thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ nhiên liệu hóa thạch sang năng lượng sạch để giảm thiểu ô nhiễm môi trường, hiệu ứng nhà kính và biến đổi khí hậu
ABC đã xây dựng mô hình “kết nối trực tiếp” để kết nối các cá nhân và tổ chức có chung mục tiêu, nhằm tạo ra sự thay đổi có ảnh hưởng lớn mà những cá nhân hay tổ chức riêng lẻ không thể thực hiện được.
ABC là tổ chức môi trường được quản lý bởi Ủy ban Từ thiện và Phi lợi nhuận Úc (ACNC), hoạt động với các quỹ được huy động nhằm mục đích bảo vệ và cải thiện môi trường.
Bảo vệ, giữ gìn và cải thiện môi trường tự nhiên khỏi ô nhiễm và khai thác quá mức
Hỗ trợ và trao quyền cho cá nhân, cộng đồng, chính phủ và các ngành công nghiệp là rất quan trọng để thực hiện những thay đổi cần thiết nhằm ngăn chặn tình trạng biến đổi khí hậu khẩn cấp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển giáo dục cộng đồng về quá trình thúc đẩy chuyển đổi sang nền kinh tế năng lượng sạch
Giáo dục và trao quyền cho cộng đồng là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ tài sản thiên nhiên Hỗ trợ cộng đồng giúp thúc đẩy việc sử dụng bền vững các nguồn tài nguyên thiên nhiên, đảm bảo sự cân bằng trong khu vực địa phương.
Nhận và cấp kinh phí để đạt được các mục đích trên
Các dự án của ABC bao gồm:
Các dự án tài chính Quốc tế thúc đẩy chuyển đổi nhiên liệu hóa thạch sang năng lượng sạch
Ngành công nghiệp bảo hiểm đóng vai trò quản lý rủi ro trong hệ thống tài chính toàn cầu và có ảnh hưởng lớn đến việc giải quyết khủng hoảng khí hậu Các công ty bảo hiểm cung cấp gói bảo hiểm cho ngành nhiên liệu hóa thạch và là những nhà đầu tư chính, quản lý hơn một phần ba tỷ lệ vốn của các tổ chức này Một số nhà bảo hiểm và tái bảo hiểm có sức mạnh đủ lớn để tác động đến ngành công nghiệp than đá và nhiên liệu hóa thạch.
Chiến dịch “Insure Our Future” được phát động nhằm ngăn chặn tình trạng khai thác nhiên liệu quá mức, tạo áp lực lên ngành bảo hiểm và tái bảo hiểm toàn cầu để dừng bảo trợ các dự án than đá và loại bỏ than đá khỏi danh mục đầu tư của họ.
Những thay đổi lớn cần bắt đầu từ những nơi có ảnh hưởng mạnh mẽ ABC nhận thức rằng để các dự án môi trường của mình lan tỏa, trước tiên cần tác động đến những nhà quản lý tài sản lớn nhất thế giới, vì họ chính là nguồn lực tài chính quan trọng Bốn nhà quản lý tài sản hàng đầu kiểm soát hơn 25% vốn biểu quyết trong S&P 500, trong đó BlackRock là công ty lớn nhất với hơn 8 nghìn tỷ USD quỹ được quản lý.
Chiến lược “Holding Asset managers” nhằm giảm thiểu sự hỗ trợ tài chính của các tổ chức đối với nhiên liệu hóa thạch và các dự án gây hại cho môi trường Đồng thời, chiến lược này khuyến khích các tổ chức này sử dụng nguồn lực tài chính của họ để ủng hộ các chương trình và tổ chức chống biến đổi khí hậu.
Trung Quốc hiện đang sở hữu đội nhà máy điện than lớn nhất thế giới và từ năm 2000, nước này đã gia tăng vai trò trong việc tài trợ cho các nhà máy điện than ở nhiều quốc gia khác Xu hướng này càng trở nên mạnh mẽ hơn kể từ khi Trung Quốc công bố sáng kiến “Vành đai và Con đường” vào năm 2013.
Dự án "China Energy Program" đã hợp tác chặt chẽ với các phong trào dân tộc châu Á và mạng lưới tổ chức phi chính phủ toàn cầu nhằm tạo ra áp lực phản đối các dự án than đá tại Trung Quốc, đồng thời thay đổi câu chuyện đầu tư ngành than của nước này ra nước ngoài.
Các ngân hàng toàn cầu đang góp phần làm trầm trọng thêm cuộc khủng hoảng khí hậu bằng cách đầu tư hàng tỷ đô la vào các dự án khai thác nhiên liệu hóa thạch hàng năm Kể từ khi Hiệp định Khí hậu Paris được ký kết vào năm 2015, 60 ngân hàng lớn nhất thế giới đã cung cấp gần 3,8 nghìn tỷ đô la cho ngành công nghiệp này Mặc dù có những tuyên bố mạnh mẽ về việc cần thiết phải giảm bớt phụ thuộc vào nhiên liệu hóa thạch và giảm lượng khí thải, nhưng đầu tư vào lĩnh vực này vẫn tiếp tục gia tăng.
Vào năm 2020, ABC đã triển khai các chiến dịch và biện pháp can thiệp mới nhằm ngăn chặn nguồn tài chính từ các ngân hàng tại Châu Âu và Vương quốc Anh Mục tiêu là thiết lập giới hạn toàn cầu và thúc đẩy các ngân hàng ngừng cho vay cho các dự án mở rộng than đá một cách vĩnh viễn.
Các ngân hàng Trung Ương có vai trò quan trọng trong việc điều tiết nền kinh tế và thiết lập quy tắc cho các tổ chức tài chính Mặc dù đã nhận thức về rủi ro hệ thống từ biến đổi khí hậu, họ vẫn chưa tận dụng sức mạnh tài chính để thúc đẩy thay đổi Chương trình "Central Banks Program" được thiết lập nhằm khuyến khích các ngân hàng Trung Ương thực hiện các chính sách mạnh mẽ, hạn chế dòng tài chính và đầu tư vào nhiên liệu hóa thạch.
Lực lượng lao động toàn cầu là một nguồn sức mạnh lớn để thúc đẩy các hành động vì khí hậu trong doanh nghiệp, nhưng vẫn chưa được khai thác hiệu quả Theo khảo sát năm 2020 của KPMG đối với 500 công ty toàn cầu, có một phần ba số công ty cho biết nhân viên không hài lòng với những tác động tiêu cực đến khí hậu mà công ty họ gây ra.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU – CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY ABC LIMITED
Kế toán doanh thu
ABC là tổ chức phi lợi nhuận hoạt động vì môi trường, không tham gia vào sản xuất kinh doanh Nguồn thu chính của ABC đến từ quyên góp và tài trợ từ Chính phủ, các tổ chức và cá nhân có cùng lý tưởng, nhằm hỗ trợ các dự án môi trường Bên cạnh đó, tổ chức cũng có các khoản thu nhập khác như lãi suất và thu nhập từ dịch vụ tư vấn không thường xuyên.
2.1.1 Cơ sở pháp lý về ghi nhận doanh thu đối với các tổ chức NFP theo AASB
Tháng 12 năm 2016, Ủy ban chuẩn mực kế toán (AASB) đã công bố chuẩn mực mới về yêu cầu ghi nhận thu nhập đối với các tổ chức NFP là AASB 1058 “Income of Not-for- Profit Entities” và được áp dụng chính thức vào ngày 01 tháng 01 năm 2019
This Standard outlines key principles for not-for-profit organizations, focusing on two main areas: first, transactions in which the payment for acquiring an asset is considerably below its fair value, aimed at supporting the entity's mission; and second, the acknowledgment of volunteer services received (AASB 1058.1)
Mục tiêu của chuẩn mực này là thiết lập nguyên tắc ghi nhận đối với các tổ chức NFP áp dụng cho:
Các giao dịch mà tổ chức nhận hoặc mua tài sản với giá trị chi trả thấp hơn đáng kể so với giá trị hợp lý của tài sản, nhằm giúp đơn vị phi lợi nhuận (NFP) tiếp tục thực hiện các mục tiêu của mình.
- Các dịch vụ tình nguyện mà các tổ chức NFP nhận được
Các giao dịch trong đó tổ chức nhận hoặc mua tài sản với giá trị thấp hơn đáng kể so với giá trị hợp lý nhằm giúp đơn vị NFP đạt được mục tiêu bao gồm tiền mặt và tài sản từ tài trợ, thừa kế, tặng cho, viện trợ từ Chính phủ, đền bù từ cơ quan thuế, hoặc tài sản mua với giá trị danh nghĩa thấp.
Dịch vụ tình nguyện là những dịch vụ được cung cấp bởi cá nhân hoặc tổ chức mà không tính phí hoặc với mức giá thấp hơn đáng kể so với giá trị thực tế Các tổ chức phi lợi nhuận (NFP) thường là những người nhận các dịch vụ này thông qua các chương trình tự nguyện hoặc bắt buộc nhằm phục vụ lợi ích công cộng Ví dụ, bệnh viện có thể nhận sự hỗ trợ từ tình nguyện viên, cũng như nhận sự hỗ trợ kỹ thuật từ chính phủ hoặc các tổ chức quốc tế; trong khi đó, các tổ chức tôn giáo có thể nhận các dịch vụ kế toán hoặc pháp lý chuyên nghiệp miễn phí.
Khi đó việc ghi nhận các khoản thu nhập này sẽ được xác định như sau:
Trong các giao dịch mà tổ chức nhận hoặc mua tài sản với giá trị chi trả thấp hơn đáng kể so với giá trị hợp lý của tài sản, việc xác định giá trị này sẽ được thực hiện theo sơ đồ Hình 2.1 (AASB 1058.B1).
Hình 2.1 Các bước xác định thu nhập theo AASB 1058 khi không dựa trên hợp đồng có “hiệu lực thực thi” (Nguồn:AASB 1058)
Đối với các giao dịch nhận dịch vụ tự nguyện tổ chức sẽ xác định việc ghi nhận dựa theo sơ đồ Hình 2.2 (AASB 1058.B1)
Hình 2.2 Các bước xác định thu nhập đối với dịch vụ tự nguyện theo AASB 1058
Các giao dịch tạo ra doanh thu từ hợp đồng có “hiệu lực thực thi” và nghĩa vụ cụ thể của tổ chức sẽ được ghi nhận theo AASB 15 thông qua 5 bước quy định.
- Bước 1: xác định “hiệu lực thực thi” của hợp đồng giữa các bên
- Bước 2: xác định nghĩa vụ thực hiện của các bên trong hợp đồng
- Bước 3: xác định giá giao dịch của hợp đồng
- Bước 4: phân bổ giá trị giao dịch trong hợp đồng cho các nghĩa vụ bắt buộc cần thực hiện
- Bước 5: ghi nhận doanh thu khi các nghĩa vụ trong hợp đồng được thỏa mãn
2.1.2 Kế toán thu nhập từ việc nhận quyên góp và tài trợ
Thu nhập chính của ABC đến từ các khoản quyên góp và tài trợ, chủ yếu từ ngân sách chính phủ, các tổ chức, nhà đầu tư và cá nhân có cùng mục tiêu và lý tưởng với ABC, cũng như sự quan tâm đến các dự án của tổ chức.
Khi các nhà tài trợ quyên góp, họ thể hiện nguyện vọng của mình đối với một hoặc nhiều dự án của ABC Nhiệm vụ của ABC là sử dụng số tiền quyên góp để thực hiện những mong muốn đó Do đó, ABC sẽ phân bổ số tiền theo tỷ lệ phần trăm vào các dự án mà nhà tài trợ mong đợi, dựa trên thỏa thuận ban đầu Mỗi dự án được cấp một mã riêng để thuận tiện cho việc theo dõi Để xác định giá trị và thời điểm ghi nhận thu nhập, kế toán cần xem xét các khoản trợ cấp phát sinh theo quy định của AASB.
1058 hay AASB 15 và dựa theo hướng dẫn của chuẩn mực để ghi nhận
- Tài khoản tổng hợp: 4-1000 Donations and Grant Income
- Tài khoản chi tiết: không có tài khoản chi tiết, tổ chức thực hiện theo dõi chi tiết thông qua mã dự án
Thỏa thuận tài trợ, thư đề nghị quyên góp, hóa đơn thuế, chứng từ thanh toán – bảng sao kê ngân hàng
Thông qua các sự kiện kêu gọi quyên góp, tin tức và quảng cáo về các dự án của ABC, nhà tài trợ sẽ liên hệ với ABC để đề xuất khoản quyên góp Sau khi nhận được lời đề nghị, quản lý dự án và CEO của ABC sẽ trình bày kế hoạch chi tiết cùng ngân sách dự toán cho nhà tài trợ xem xét Nếu khoản tài trợ có giá trị lớn, hai bên có thể ký kết hợp đồng tài trợ, trong đó nêu rõ chi tiết về khoản quyên góp, thỏa thuận và cam kết của cả hai bên Việc ký kết sẽ được thực hiện bởi đại diện của nhà tài trợ và giám đốc của ABC.
Sau khi hợp đồng được hoàn tất, bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và các tài liệu quan trọng sẽ được lưu trữ trên phần mềm của tổ chức Kế toán có trách nhiệm xác định và ghi nhận thu nhập từ các khoản tài trợ và quyên góp theo quy định của AASB 1058 hoặc AASB 15, như đã nêu trong phần 2.1.1.
Khi tiền được chuyển vào tài khoản tổ chức, khoản tiền sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng điện tử Quản lý thông báo cho phòng kế toán để tạo hóa đơn gửi nhà tài trợ, và kế toán sẽ đối chiếu hóa đơn với số tiền trên bảng sao kê Nếu nhà tài trợ yêu cầu xuất hóa đơn trước khi thanh toán, kế toán sẽ thực hiện xuất hóa đơn nhưng chưa ghi nhận vào sổ Tất cả các hoạt động được lưu trữ trên Xero, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
Trong nhiều trường hợp, khoản quyên góp từ cá nhân có giá trị nhỏ thường không yêu cầu quá phức tạp như khoản viện trợ từ chính phủ hay tổ chức Người quyên góp chỉ cần gửi thông báo về số tiền đề nghị, và ABC chỉ cần tạo hóa đơn để phục vụ cho mục đích tính thuế của họ.
Sơ đồ Hình 2.3 minh họa quy trình ghi nhận thu nhập từ việc quyên góp và tài trợ tại ABC yes
Thu nhập áp dụng AASB 1058
Vào ngày 1/12/2021, sau khi thực hiện kêu gọi quyên góp, nhà tài trợ đã gửi thư đề nghị quyên góp với số tiền là $950,000 cho dự án hỗ trợ (chi tiết trong phụ lục 1) Quản lý dự án và CEO của ABC đã liên hệ với nhà tài trợ để thảo luận về mong muốn và thời gian quyên góp, dẫn đến việc ký kết thỏa thuận tài trợ Thỏa thuận và thư xác nhận quyên góp được lưu trữ trên phần mềm của doanh nghiệp Kế toán đã tạo hóa đơn gửi cho nhà tài trợ, nhưng chưa ghi nhận (hóa đơn đính kèm trong phụ lục 2).
Kế toán chi phí
ABC là tổ chức không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, do đó không có doanh thu bán hàng hay chi phí giá vốn hàng bán Chi phí của ABC được chia thành ba nhóm chính: chi phí hoạt động, chi phí dự án và chi phí nhân viên Trong đó, chi phí phân bổ tài trợ và chi phí nhân viên là hai khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí Ngoài ra, tổ chức còn phải đối mặt với các chi phí phát sinh thường xuyên khác như phí tư vấn, chi phí kế toán – kiểm toán và chi phí khấu hao.
2.2.1 Cơ sở pháp lý về ghi nhận chi phí theo AASB
Việc ghi nhận chi phí trong tổ chức phụ thuộc vào nhiều chuẩn mực kế toán và quy định liên quan Cụ thể, chi phí thuê phải tuân theo “AASB 16 – Leases”, chi phí khấu hao theo “AASB 116 - Property, Plant and Equipment”, và chi phí tiền lương cần tuân thủ các quy định của Ủy ban Lao động Úc cùng “AASB 119 – Employee Benefits” Đối với các chi phí không có chuẩn mực riêng, nếu phát sinh trách nhiệm tài chính cho tổ chức, chúng sẽ thuộc phạm vi áp dụng của AASB 9.
2.2.2 Kế toán chi phí phân bổ tài trợ
Chi phí phân bổ tài trợ là một phần quan trọng trong cơ cấu chi phí của tổ chức, thường chiếm tỷ trọng lớn nhất Khi ABC nhận được quyên góp và tài trợ từ các nguồn khác, tổ chức sẽ phân bổ số tiền này để hỗ trợ các tổ chức nhỏ hơn tham gia vào dự án, dựa trên những tiêu chí phân bổ cụ thể.
Thỏa thuận tài trợ, hóa đơn thuế, chứng từ thanh toán – ABA files, bảng sao kê ngân hàng
- Tài khoản tổng hợp: 6-4600 – Grants Distributed
- Tài khoản chi tiết: không có tài khoản chi tiết, tổ chức thực hiện theo dõi chi tiết thông qua mã dự án
* Cơ sở pháp lý ghi nhận
Không có chuẩn mực kế toán cụ thể nào quy định về việc ghi nhận các khoản phân bổ tài trợ Hầu hết các khoản phân bổ tài trợ của tổ chức chủ yếu là tiền mặt và không đi kèm với trách nhiệm phi tài chính Vì vậy, việc ghi nhận giá trị của khoản phân bổ được xác định theo AASB 9 và thực hiện theo phương pháp ghi nhận giá gốc.
Quy trình ghi nhận khoản phân bổ tài trợ tại ABC được thể hiện qua sơ đồ Hình 2.11 Khi cần phân bổ tài trợ, giám đốc ABC sẽ thảo luận và ký kết thỏa thuận với tổ chức nhận tài trợ Sau khi thỏa thuận hoàn tất, bên nhận tài trợ phải phát hành hóa đơn gửi đến ABC để ghi nhận và khấu trừ thuế Hóa đơn này sẽ được chuyển lên phần mềm Dext, nơi quản lý điều hành xác nhận chi phí và gửi duyệt lên Xero Cuối cùng, bộ phận kế toán sẽ xử lý và ghi nhận thông tin trên hóa đơn theo đúng quy định AASB 9, dựa trên nguyên tắc giá gốc.
Hình 2.11 Quy trình ghi nhận một khoản phân bổ tài trợ
Sau khi ghi nhận, bộ phận kế toán sẽ lập hồ sơ thanh toán và xuất file ABA để gửi cho những người quản lý tài khoản xem xét và phê duyệt lệnh thanh toán cho ngân hàng.
Vào đầu tháng 12, ABC đã thực hiện một giao dịch phân phối trợ cấp cho Solar Citizens, sau khi hai bên thảo luận và thống nhất các điều khoản Ngày 15/12/2021, Solar Citizens đã gửi hóa đơn trị giá $66,000 đến ABC qua email, và hóa đơn này được tự động chuyển tiếp lên Dext Quản lý sẽ xem xét và tải hóa đơn này lên bản nháp trong phần thanh toán trên Xero.
Phần hành thanh toán có giao diện như hình 2.12
Hình 2.12 Giao diện phần hành thanh toán trên Xero
Khi hóa đơn được tải lên chế độ nháp, trợ lý kế toán cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn, bao gồm tên liên hệ, thời hạn, tổng số tiền và số thuế, để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, họ cũng xem xét nội dung hóa đơn để xác định tài khoản phù hợp cho việc định khoản Đối với phần dự án, quản lý sẽ cài đặt sẵn thông tin để xác định hóa đơn này thuộc về dự án nào.
Hình 2.13 là giao diện thực hiện việc ghi nhận khoản chi phí $66,000
Hình 2.13 Mô tả thao tác ghi nhận một khoản phân bổ tài trợ tại ABC
Phần hành thanh toán cung cấp các tính năng hữu ích cho việc quản lý liên hệ, tệp đính kèm, dự án và trạng thái thanh toán của hóa đơn, tương tự như phần hành tạo hóa đơn.
Sau khi kiểm tra, trợ lý sẽ lưu giao dịch và kế toán viên cần xem xét, duyệt hóa đơn trong trạng thái chờ thanh toán Hành động duyệt này đồng nghĩa với việc ghi nhận chi phí, và hệ thống sẽ cập nhật hóa đơn vào tài khoản như đã hạch toán.
Hình 2.14 minh họa khoản chi phí $66,000 được ghi nhận vào sổ chi tiết các khoản phải trả Trong phần awaiting payment, trợ lý sẽ đặt ngày và phương thức thanh toán cho các hóa đơn đã đến hạn dựa trên giao dịch cũ hoặc yêu cầu thanh toán trên hóa đơn Nếu không có yêu cầu đặc biệt, trợ lý sẽ tạo hồ sơ thanh toán để thực hiện quy trình này.
ABA files gửi cho ngân hàng thanh toán một lượt
Sau khi hoàn tất việc tạo hồ sơ thanh toán, trợ lý sẽ xuất các tệp ABA và gửi cho những người phụ trách quản lý tài khoản ngân hàng để xem xét và xác nhận thanh toán Khi đó, hóa đơn sẽ được đánh dấu là đã trả tiền, và hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái này.
Hình 2.15 Minh họa khoản chi phí $66,000 được ghi nhận vào sổ chi tiết tài khoản ngân hàng
Tiền thực tế vẫn chưa được thanh toán, dẫn đến giao dịch bị treo trên tài khoản điện tử Khi ngân hàng thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin trong tệp ABA và khoản tiền đã giảm xuất hiện trên sao kê, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu giao dịch ghi nhận trên Xero với giao dịch treo trên sao kê để xử lý nghiệp vụ.
2.2.3 Kế toán chi phí tiền lương
Chi phí nhân viên, đặc biệt là chi phí tiền lương, là một trong những khoản chi lớn nhất trong cơ cấu chi phí của tổ chức Tại ABC, tiền lương được tính toán và chi trả định kỳ hai tuần một lần.
Bảng tính lương, phiếu lương từng nhân viên, chứng từ thanh toán – ABA files, bảng sao kê ngân hàng
Tài khoản chi phí loại 6:
Tài khoản phải trả loại 2:
Chi tiết được tổ chức theo dõi theo mã dự án
* Cơ sở pháp lý ghi nhận
Việc tính toán và ghi nhận chi phí lương cần tuân thủ quy định của Ủy ban Lao động Úc, bao gồm tỷ lệ lương tối thiểu, tỷ lệ trích bảo hiểm, số ngày phép tích lũy và các quy định về lương cho giờ làm thêm, làm đêm, cuối tuần và ngày lễ Hiện tại, tỷ lệ trích bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên là 10% và sẽ tăng 0.5% mỗi năm cho đến khi đạt 12.5%, với nhân viên có quyền lựa chọn quỹ bảo hiểm Ngoài ra, theo luật Lao động Úc, cả nhân viên toàn thời gian và bán thời gian đều phải được tích lũy ngày nghỉ phép theo quy định.
Xác định kết quả hoạt động
Hằng tháng, quý, và năm, các tổ chức cần xác định kết quả hoạt động để theo dõi tình hình và đáp ứng yêu cầu quản lý Phần mềm kế toán Xero hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xuất báo cáo kết quả hoạt động (BCKQHĐ) mọi lúc Khi kế toán thực hiện xuất báo cáo, phần mềm tự động kết chuyển các tài khoản doanh thu và chi phí vào tài khoản ảo Income Summary, giúp tính toán lãi lỗ và đưa ra báo cáo theo sơ đồ.
Hình 2.30 Sơ đồ kết chuyển doanh thu – chi phí và xác định kết quả hoạt động
Phần mềm cung cấp công cụ lọc giúp tổ chức xuất báo cáo kết quả hoạt động (BCKQHĐ) theo từng dự án và thời kỳ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh và đánh giá hiệu quả hoạt động Bảng 2.5 trình bày BCKQHĐ chung của doanh nghiệp năm 2021 so với số liệu của hai năm gần đây, trong khi Bảng 2.6 thể hiện BCKQHĐ của dự án A24.
Bảng 2.5 Báo cáo kết quả hoạt động của ABC năm 2021 với số liệu so sánh trong 2 năm gần đây
STATEMENT OF PROFIT OR LOSS AND OTHER COMPREHENSIVE INCOME
FOR THE YEAR ENDED 31 DECEMBER 2021
Surplus (deficit) before income tax 10,438,300 (977,669) 113,681
Surplus (deficit) for the year 10,438,300 (977,669) 113,681
Total comprehensive income (loss) for the year 10,438,300 (977,669) 113,681
Bảng 2.6 Báo cáo kết quả hoạt động của dự án A24 tại ABC năm 2021
ABC Limited A24 - Australian Gas Campaign For the 12 months ended 31 December 2021
Training & Development - Staff and Board $189.99
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét về công tác kế toán tại ABC
Công tác kế toán tại ABC tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành của Úc, với hệ thống tài khoản được thiết kế theo chuẩn của Ủy ban Từ thiện và Phi lợi nhuận Úc (ACNC) và điều chỉnh phù hợp với hoạt động của tổ chức Ngoài ra, ABC còn xây dựng hệ thống mã dự án để theo dõi chi tiết và phân bổ doanh thu - chi phí cho từng dự án.
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo chứng từ được chuyển đến các phòng ban liên quan và tập trung tại một nơi để thực hiện xét duyệt Quy trình này được quy định cụ thể, với sự phân tách nhiệm vụ rõ ràng giữa người kiểm tra và người duyệt chứng từ Hiện nay, hệ thống sổ sách chứng từ kế toán đã được số hóa, cho phép trao đổi qua các phương tiện điện tử và lưu trữ trên nền tảng đám mây Điều này giúp tổ chức dễ dàng trong việc xử lý, sắp xếp, tra cứu và lưu trữ tài liệu, đồng thời loại bỏ tình trạng quá tải chứng từ giấy trước đây.
Việc sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài giúp tổ chức bộ máy kế toán trở nên tối giản và tiết kiệm chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo thực hiện tốt chức năng kế toán tài chính và tuân thủ quy định cho doanh nghiệp CFO, đứng đầu bộ phận kế toán, có vai trò quản lý và điều phối nhân viên kế toán, đảm bảo mọi công việc diễn ra đúng tiến độ Tất cả nhân viên kế toán đều tuân thủ quy trình của tổ chức khi xử lý các sự kiện phát sinh.
Hệ thống kiểm soát doanh thu - chi phí tại ABC được tổ chức chặt chẽ với việc lập dự toán hàng năm cho hoạt động tiếp theo, bao gồm dự toán tài trợ và chi phí chi tiết cho từng bộ phận Quản lý xác nhận hoặc loại bỏ các khoản chi phát sinh dựa trên định mức chi phí đã lập Hàng tháng, kế toán và quản lý so sánh số liệu thực tế với dự toán để theo dõi biến động chi phí Tổ chức cũng xây dựng quy chế kiểm soát rủi ro có thể dự đoán trong quy trình thanh toán chi phí.
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí trong tổ chức phải tuân thủ theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán Úc, đồng thời phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế và các văn bản pháp lý liên quan.
Tổ chức không áp dụng phân cấp tài khoản để theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí, nhưng thực hiện phân bổ doanh thu và chi phí, đồng thời theo dõi chi tiết theo mã dự án Mỗi khoản mục chi phí được tạo tài khoản riêng biệt để quản lý hiệu quả.
Vì là bộ phận thuê ngoài, phòng kế toán không thể phát huy hết chức năng trong quản trị doanh nghiệp Họ không tập trung chứng từ hay xét duyệt giao dịch nội bộ, và cũng không tiếp cận được các dự án, chứng từ hay hệ thống của doanh nghiệp Điều này dẫn đến việc họ không hiểu rõ các hoạt động của tổ chức, từ đó không thể thực hiện vai trò kế toán quản trị một cách hiệu quả.
Việc giao tiếp và trao đổi chứng từ giữa tổ chức và công ty kế toán chủ yếu diễn ra qua các phương tiện điện tử, dẫn đến thời gian trao đổi lâu hơn so với hình thức trực tiếp Thêm vào đó, sự khác biệt về khoảng cách địa lý, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ giữa các nhóm kế toán tại Việt Nam, Philippines và Sydney đã gây ra nhiều khó khăn trong việc trao đổi thông tin và xử lý các giao dịch.
Trong quá trình xét duyệt chứng từ, các tổ chức thường thiếu chú trọng đến việc kiểm tra hình thức chứng từ, đặc biệt là hóa đơn thuế Mặc dù cơ quan thuế Úc không yêu cầu phải sử dụng mẫu hóa đơn cụ thể, các tổ chức vẫn cần đảm bảo rằng hóa đơn có đủ các thông tin cần thiết để được coi là hợp lệ Tuy nhiên, nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp, đặc biệt là nhà cung cấp nhỏ lẻ, thường thiếu thông tin như mã số ABN hoặc thông tin rõ ràng về người bán và nội dung giao dịch Điều này dẫn đến việc quản lý vẫn phê duyệt và gửi hóa đơn đến phòng kế toán, gây ra sự chậm trễ trong quy trình thanh toán khi kế toán phải yêu cầu nhà cung cấp phát hành hóa đơn mới.
Đề xuất
Dựa trên những ghi nhận trong quá trình làm việc tại ABC, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bộ máy kế toán và cải thiện quy trình kế toán doanh thu – chi phí tại công ty.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, nhưng tại ABC, bộ phận kế toán là dịch vụ thuê ngoài, không phát huy hết chức năng của kế toán nội bộ Do đó, tổ chức nên xem xét việc xây dựng một bộ máy kế toán nội bộ để nâng cao hiệu quả quản trị Nếu lo ngại về chi phí, tổ chức có thể cho phép bộ phận kế toán dịch vụ tiếp cận hệ thống nội bộ với các điều kiện bảo mật chặt chẽ Công ty kế toán dịch vụ nơi tác giả làm việc không chỉ cung cấp dịch vụ kế toán tài chính mà còn nhiều dịch vụ pháp lý và kế toán khác, bao gồm cả kế toán quản trị theo yêu cầu khách hàng Với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong lĩnh vực NFP, công ty cam kết đáp ứng tốt yêu cầu quản lý của tổ chức.
Trong quy trình luân chuyển chứng từ hiện tại, bộ phận kế toán dịch vụ chỉ nhận chứng từ ở giai đoạn cuối sau khi đã được quản lý duyệt, điều này tiềm ẩn rủi ro sai sót và gian lận trong chuyển giao dữ liệu Do đó, tổ chức cần chú trọng cải thiện quy trình kiểm soát, đặc biệt là ở giai đoạn này, bằng cách áp dụng các biện pháp chế tài để nâng cao trách nhiệm của nhân viên xét duyệt chứng từ Tính trung thực và giá trị đạo đức cần được ưu tiên hàng đầu, do đó, tổ chức nên lựa chọn nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt cho các vị trí quan trọng Bên cạnh đó, việc trao đổi dữ liệu điện tử cũng tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin và bị hack, vì vậy, cần nâng cao kiểm soát hệ thống thông tin và bảo mật dữ liệu nhạy cảm.
Tổ chức cần cập nhật quy định về hình thức chứng từ trong quy trình xét duyệt của các quản lý, đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu của cơ quan thuế Nội dung tối thiểu cần được bổ sung bao gồm các quy định chi tiết về chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch.
Tax invoices for taxable sales of less than $1,000 must include enough information to clearly determine the following 7 details:
1 Document is intended to be a tax invoice
3 Seller's Australian business number (ABN)
4 Date the invoice was issued
5 Brief description of the items sold, including the quantity (if applicable) and the price
6 GST amount (if any) payable – this can be shown separately or, if the GST amount is exactly one-eleventh of the total price, as a statement which says 'Total price includes GST'
7 Extent to which each sale on the invoice is a taxable sale”
Hình 3.1 Ví dụ về những thông tin cơ bản cần có của một hóa đơn thuế dưới $1,000
Tax invoices for sales of $1,000 or more need to show the buyer's identity or ABN (8)
If your tax invoices meet the requirements for sales of $1,000 or more, you can also use them for sales of lesser amounts
- GST included in each line item
- The sale is clearly identified as being fully taxable by the words 'Total price includes GST'
- The buyer's identity for sales over $1,000.”
Hình 3.2 Ví dụ về những thông tin cơ bản cần có của một hóa đơn thuế trên $1,000
(Trích: Tax Invoices Requirements (Australian Taxation Office) - https://www.ato.gov.au/business/gst/tax-invoices/)
Kế toán doanh thu – chi phí là hoạt động quan trọng trong bất kì một cơ quan, tổ chức nào
Bộ phận kế toán đóng vai trò then chốt trong việc xử lý các giao dịch của tổ chức, góp phần quan trọng vào quản lý doanh nghiệp Để tổ chức hoạt động hiệu quả, cần có bộ máy kế toán vững mạnh với quy trình và thủ tục chặt chẽ, cùng hệ thống kiểm soát hiệu quả Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh có vị trí đặc biệt quan trọng, do đó, việc hoàn thiện quy trình ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là điều cần thiết cho các tổ chức.
Tổ chức ABC mà tác giả nghiên cứu là một doanh nghiệp phi lợi nhuận, nhưng vẫn chú trọng vào hoạt động kế toán doanh thu – chi phí để quản lý hiệu quả các chi phí phát sinh Việc đảm bảo các khoản chi phí không vượt quá dự toán và tài trợ là ưu tiên hàng đầu của tổ chức Trong thời gian thực tập, tác giả đã có cơ hội tìm hiểu sâu về quy trình kế toán doanh thu – chi phí và đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức, từ đó nhận diện được những ưu điểm cũng như hạn chế trong công tác hạch toán tại công ty.
Do hạn chế về thời gian và kinh nghiệm, các vấn đề trong đề tài chỉ mang tính tương đối và chưa sâu sắc Những nhận xét và đề xuất vẫn còn thiếu sót và chưa hoàn toàn thấu đáo Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô để hoàn thiện chuyên đề hơn.
1 Nguyễn Thanh Duy (2007), Kế toán các khoản thu – chi và phân phối kết quả hoạt động tại Khoa kinh tế - ĐHQG TP.HCM [Khóa luận tốt nghiệp], ĐH Kinh tế - Luật – ĐHQG,
2 Nguyễn Thanh Thảo (2019), Kế toán doanh thu – chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Savills Việt Nam [Khóa luận tốt nghiệp], ĐH Kinh tế - Luật – ĐHQG,
1 Australian Accounting Standard Board (2014), AASB 9: Financial Instruments
2 Australian Accounting Standard Board (2014), AASB 15: Revenue from contracts with customers
3 Australian Accounting Standard Board (2016), AASB 16: Leases
4 Australian Accounting Standard Board (2016), AASB 116: Property, Plant and Equipment
5 Australian Accounting Standard Board (2016), AASB 1058: Income of not-for-profit entities
6 Australian Accounting Standard Board, Australian Accounting Standards: https://aasb.gov.au/pronouncements/accounting-standards/
7 Australian Taxation Office, Tax Invoices: https://www.ato.gov.au/business/gst/tax- invoices/
8 Deloitte (2017), Clarity in financial reporting: AASB’s new income recognition requirements for not-for-profit entities, https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/au/Documents/audit/deloitte-au- audit-clarity-financial-reporting-income-recognition-nfps-031117.pdf
9 Fair Work Commission, Fair Work Act: https://www.fairwork.gov.au/about- us/legislation
Phụ lục 1 Thư đề nghị quyên góp cho tổ chức ABC
Phụ lục 2 Hóa đơn từ ABC xuất đến nhà tài trợ HT-ETF
Phụ lục 3 Hóa đơn của Solar Citizens Australia gửi đến ABC cho một khoản phân phối quyên góp
Phụ lục 4: Hóa đơn tiền thuê hàng tháng
Phụ lục 5: Hóa đơn từ nhà cung cấp dịch vụ pháp lý Arnold Bloch Leibler đến ABC
Phụ lục 6: Hệ thống tài khoản tại ABC
1-1150 The Sunrise Project Fund DGR Bank
1-3000 Advances to Employees Current Asset
1-4000 Right of use assets Non-Current Asset
Less Accumulated Depreciation on Computer
1-9100 Plant and Equipment Fixed Asset
2-3000 Unpaid Expense Claims Unpaid Expense Claims
2-5100 Provision for Annual Leave Payable Current Liability 2-5200 Provision for Long Service Leave - Current Current Liability 2-5300 Provision for Long Service Leave - Non-current Non-current Liability
2-5400 Lease Liability-Current Current Liability
2-5500 Lease Liability- Non-Current Non-current Liability
2-7000 PAYG Withholdings Payable Current Liability
2-7100 Provision for Payroll Tax Current Liability
2-9400 Provision for Contingent Liability Current Liability
2-9600 Other Current Liabilities Current Liability
4-1000 Donations and Grant Income Revenue
498 Unrealised Currency Gains Unrealised Currency Gains
499 Realised Currency Gains Realised Currency Gains
6-6600 Registration Fees and Licenses Expense