KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH.. Trong đó, giao dịchthư tín và kỹ năng viết báo cáo kinh doanh tốt cũng là một phần tấtyếu của giao tiếp.. Đề thấy hết được tầm quan trọng và
NỘI DUNG
KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH .3 I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
1 Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh a Khái niệm thư tín
Theo giáo trình Kỹ năng giao tiếp của PGS, TS Phan Thị Tố Oanh, thư tín được định nghĩa là văn bản không chính thức, được viết từ góc độ cá nhân và được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các cá nhân hoặc tổ chức.
Theo Giáo sư Nguyễn Lân trong Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, "thư" được định nghĩa là tài liệu viết tay hoặc in ấn mà một người gửi cho người khác nhằm bày tỏ ý kiến hoặc tình cảm của mình Hình thức thư tín bao gồm nhiều loại, từ thư tay truyền thống đến thư điện tử hiện đại, mỗi loại đều có những đặc điểm riêng biệt.
Thư tín đã xuất hiện từ lâu với những hình thức đầu tiên như kí hiệu trên đường và chim đưa tin Hiện nay, thư tín có nhiều hình thức đa dạng, trong đó có bốn loại hình phổ biến nhất được ghi nhận.
Thư viết trên giấy là hình thức thư tín truyền thống, trong đó thông tin được ghi lại trên giấy bằng chữ viết thông thường hoặc thông qua một hệ thống ký hiệu quy ước giữa người gửi và người nhận, thường được gọi là mật mã.
Loại thư tín có thông tin chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh hoặc cả ba.
1 Phan Thị Tố Oanh (Chủ biên) , 2019, Giáo trình Kỹ năng Giao tiếp (Tái bản lần 2), NXB Đại học Công nghiệp
2 Nguyễn Lân (Chủ biên) , Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, NXB Tổng hợp Tp.HCM, 2000.
Hình 1: Khái niệm thư tín
Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một địa chỉ khác, thông qua mạng internet.
Nhắn tin qua điện thoại là hành động để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp tin nhắn của một số điện thoại Lời nhắn trên hộp thư thoại được ghi âm dưới dạng lời nói, tạo thành cuộc đối thoại âm thanh cho người nhận.
2 Một số ưu thế cơ bản của thư tín trong kinh doanh
Thông thường, viết thư tiết kiệm hơn gọi điện.
Người nhận có thể đọc vào thời gian thuận tiện.
Biểu hiện tầm quan trọng hơn điện thoại.
Thư tín đảm bảo được tính bí mật, thường được đọc riêng và nghiên cứu kỹ hơn.
Có thể chỉ viết một lần nhưng được gửi đến cho nhiều đối tượng.
Người viết có thời gian để suy ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất.
Có thể trình bày cả những điều mà thông thường người ta khó nói qua điện thoại hay khi gặp gỡ trực tiếp.
3 Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh a Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức
Thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá trình làm việc đối với những người làm công tác quản trị.
Thư tín đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, khi mà các cá nhân thường xuyên viết thư cho cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, nhà cung cấp, đối tác và khách hàng.
Thư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các công ty, các cấp quản lý nội bộ và mối quan hệ với khách hàng Nội dung và hình thức của thư tín đều cần được chú trọng để đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp.
Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn hóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịch với đối tác nước ngoài.
Hình 2: Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức
Trong viết thư thương mại, bên cạnh việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp cũng như tuân thủ đúng các bước của thông điệp, người viết cần chú ý đến việc thể hiện phong cách cá nhân của mình.
Hình thức bên ngoài của thư không chỉ phản ánh bộ mặt của công ty mà còn thể hiện hình ảnh của người viết Điều này tạo ấn tượng đầu tiên quan trọng đối với người nhận, đồng thời hỗ trợ người viết trong việc đạt được mục tiêu giao tiếp trong môi trường kinh doanh.
4 Phân loại thư tín trong kinh doanh 3
Thư tín tích cực và trung lập Thư tín thuyết phục.
Thư tín thiện chí Thư điện tử (E – mail).
5 Cách trình bày thư tín trong kinh doanh a Thiết kế hình thức
Hình thức thư tín tạo thiện cảm đầu tiên đối với người nhận.
Giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt.
Khoảng cách trình bày phải cân đối:
Khoảng cách hai bên lề nên đều nhau khoảng 3cm (1.2 inch).
Khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm – 5cm (từ 1.5 inch – 2 inch).
Các nội dung của thư phải trong một trang giấy.
3 Các kỹ năng viết từng phân loại thư tín sẽ được nêu kỹ càng hơn từ mục III đến mục VII (từ tr.09 đến hết tr.21)
Hình 3: Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức
Các hình 04, 05 và 06 cho chúng ta một số khái niệm về thiết kế hình thức thư tín.
Hình 4: Thiết kế thư có 4 đoạn kiểu khối, đoạnHì h 5 Thiết kế th ó 3 đ kiể khối đ b Kết cấu của thư tín trong kinh doanh
1 Tiêu đề: thông thường các công ty dùng giấy in sẵn tiêu đề của công ty để gửi thư.
Tiêu đề bao gồm: logo, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, email,
2 Địa chỉ trả lời thư: nếu giấy viết thư không có tiêu đề thì phải để địa chỉ của người gửi.
3 Ngày tháng năm: không nên chỉ ghi bằng số vì sẽ không trang trọng và dễ bị nhầm lẫn giữa hai cách viết theo kiểu Anh và Mỹ.
Hình 6: Cách trình bày bìa thư
4 Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ ngoài phong bì.
5 Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặc một tổ chức mà địa chỉ trên thư không có tên người nhận.
6 Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận.
7 Dòng chủ đề: điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề cần giải quyết.
8 Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính và (3) đoạn kết.
9 Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng.
10 Tên công ty: đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người gửi đại diện cho tổ chức.
11 Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chức danh người gửi sau khi đã ký tên.
12 Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt.
13 Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: giúp thông tin nhận được rõ ràng hơn.
14 Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nội dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư.
II KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Gồm 5 bước, với chữ D đầu tiên trong mỗi tên gọi, nên còn có tên gọi quy trình 5D:
Bước 1: Determing the End(s) and the Means (Xác định mục đích và cách xác định mục đích).
Bước 2: Defining the Reader and the Situation (Xác định người đọc và bối cảnh liên quan).
Bước 3: Developing the Message (Viết phác thảo bức thư).
Bước 4: Detecting deficiencies (Kiểm tra, phát hiện sai sót).
Hình 7: Kết cấu của một thư tín
Bước 5: Districbuting the Message (Phát hành bức thư).
2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả a Chiến thuật GIRO
GIRO là 4 chữ đầu tiên trong tên của 4 chiến thuật thường dùng khi viết thư tín kinh doanh, gồm:
Gaining attention (tạo sự chú ý): tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung của thư.
Để tăng thêm sự mong muốn, sau khi đã thu hút sự chú ý, cần đưa ra những lập luận và chứng cứ thuyết phục Việc nhấn mạnh quyền lợi của đối tượng sẽ giúp họ dễ dàng nhận thấy giá trị của vấn đề, từ đó hướng họ vào việc quan tâm và hành động theo mong muốn đã đề ra.
Giảm bớt khó khăn và trở ngại là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra sự mong muốn cho người nhận Khi cả hai bên đều có cơ hội để thực hiện những lợi ích của mình, quá trình hợp tác sẽ trở nên suôn sẻ hơn và hiệu quả hơn.
Hành động phối hợp là bước quan trọng sau khi đã trình bày các lập luận thuyết phục Trước khi kết thúc thông điệp, cần xây dựng một kế hoạch cụ thể nhằm gia tăng sự tin tưởng từ đối tác và hướng họ đến hành động tích cực.
Lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO:
Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa láo, nói bừa.
Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn.
Phải tự tin và biết cách hành văn hiệu quả, đầy sức thuyết phục, nhưng không áp đặt dồn ép đối tác.
Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý thì mới có sức thuyết phục.
Chú ý ảnh hưởng của văn hóa đến cách viết thư. b Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín
Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa.
Có những đoạn quá dài.
Viết những câu quá dài.
Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp.
Văn phong không phù hợp.
Cách bố cục trình bày thư kém.
Để tránh những lỗi này, người viết cần nắm vững các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh, phân tích người nhận, tình huống giao tiếp trước khi viết thư.
III KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP
1.Thế nào là những thông điệp mang tính tích cực và trung lập
Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đối với người nhận.
Kiểu thông điệp này dùng để:
Thăm dò thông tin về một sản phẩm, một dịch vụ hay một người nào đó.
Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của một cá nhân hay tổ chức.
Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới.
Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp ngoài lương,
Hình 9: Lỗi sai chính tả
2 Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập Điểm thuận lợi của cách trực tiếp trong thư tín là người nhận có được thông tin tích cực ngay đoạn đầu tiên, sẽ làm tăng khả năng người nhận đọc toàn bộ thông điệp.
Bắt đầu thư bằng thông tin tích cực hoặc trung lập sẽ tạo cảm giác đồng thuận cho người nhận, giúp việc truyền đạt các thông tin liên quan sau đó trở nên dễ dàng hơn.
3 Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập
Bắt đầu với việc đưa ra thông tin tích cực hay trung lập.
Thể hiện sự lạc quan.
Thiết lập sự hài hòa, mạch lạc, dễ hiểu.
Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh.
Chú trọng vào sở thích và lợi ích của người nhận.
Đưa ra những thông tin có liên quan + Ngắn gọn, sức tích.
Thể hiện sự khách quan + Nên lạc quan.
Cá nhân hóa yêu cầu.
Gợi ý một số lựa chọn.
Tập chung vào hành động nhanh.
Xây dựng sự thiện chí + Nên lạc quan và tích cực.
Nên ngắn gọn và súc tích + Bày tỏ sự cảm kích.
Trước khi soạn thảo một thông điệp tích cực hay trung lập, cần phải trả lời những câu hỏi sau:
Thông tin nào là thuận lợi nhất?
Thộng tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế nào?
Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?
Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục với thông điệp này không?
Nên sử dụng thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựng thiện chí?
4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp
Thư hỏi thông tin Thư khiếu nại
Thư phê duyệt yêu cầu Thư điều chỉnh
Thư trả lời khách hàng Thư chấp nhận điều chỉnh
IV KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ
1 Vài nét về thông điệp thiện chí
Thông điệp thiện chí được dùng để giao tiếp với những người có quan hệ với bạn và người bạn quan tâm.
Gửi thông điệp thiện chí không chỉ thể hiện sự quan tâm của bạn đến người nhận mà còn giúp tạo ấn tượng tích cực về bản thân bạn.
Tránh chèn vào những câu nói hoặc vấn đề có thể làm người nhận cảm giác bạn chỉ muốn đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn.
Gửi thông điệp thiện chí đúng thời điểm là rất quan trọng và nên được gửi ngay khi bạn biết về sự kiện quan trọng đó.
Có 6 loại thông điệp thiện chí phổ biến:
Thông điệp chúc mừng + Thư chúc mừng ngày lễ
Thông điệp chia buồn + Thư mời
Thông điệp cảm ơn + Thông điệp chào đón
2 Thông điệp chúc mừng a Giới thiệu chung
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH
I SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH
1 Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh
Định nghĩa: Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản thuật lại những sự việc đã làm 6
Tầm quan trọng của báo cáo viết:
Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ.
Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác.
Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh và được tuyển chọn.
Chức năng: đưa thông tin đến người đọc và giúp người đọc đưa ra quyết định
Báo cáo được viết với mục đích lưu giữ thông tin và làm tài liệu tham khảo cho các hoạt động tiếp theo của đơn vị, đồng thời cung cấp cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
Kỹ năng viết báo cáo đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh, không chỉ giúp người viết tối ưu hóa khả năng cá nhân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung của tổ chức.
Về cơ bản, báo cáo có ba phân loại chính:
6 Định nghĩa theo Nguyễn Lân, Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, trang 92
Hình 21: Định nghĩa báo cáo viết
Báo cáo tính khả thi là quá trình điều tra thực tế, phân tích và nhận xét dựa trên các tiêu chí đã lựa chọn Qua đó, đánh giá tính khả thi cùng với những ưu và nhược điểm của từng dự án hoặc công việc được thực hiện.
Báo cáo tiến độ: đề xuất các giải pháp để thực hiện công việc trong giai đoạn tiếp theo.
Báo cáo đề xuất là công cụ quan trọng nhằm thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng của bạn Mục tiêu chính là đạt được sự đồng thuận để ký hợp đồng và nhận tài trợ cho các điều kiện cần thiết, giúp bạn hiện thực hóa ý tưởng của mình.
Kỹ thuật nghiên cứu là một hệ thống quy trình thiết yếu trong nghiên cứu kinh doanh, mà mọi người làm việc trong lĩnh vực này cần nắm vững Việc lập kế hoạch nghiên cứu là bước đầu tiên quan trọng để đảm bảo quá trình nghiên cứu diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
Xác định các giới hạn nghiên cứu
Quyết định quy trình nghiên cứu b Thu thập thông tin
Nguồn thông tin thứ cấp
Tìm kiếm trên máy tính
Nguồn thông tin sơ cấp c Phân tích thông tin
Xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể.
So sánh và đối chiếu đưa ra những ý tưởng mới tốt hơn.
Dùng lý trí một cách khách quan và không xúc cảm. d Đưa ra giải pháp
Đóng góp ý kiến e Viết báo cáo
II CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH
1 Phân loại và đặc điểm các báo cáo a Báo cáo viết không theo hình thức
Thường được sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại phổ biến nhất:
Báo cáo tiến độ (progress report) Được dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng cụ thể của dự án.
Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án.
Báo cáo định kỳ (periodic report)
Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã được sắp xếp theo điều lệ.
Báo cáo định kỳ này không theo môt định dạng chung nào cả.
Báo cáo kỹ thuật (technical report)
Báo cáo kỹ thuật cung cấp thông tin chuyên môn và khoa học, tuy không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch tổ chức cụ thể Tuy nhiên, nhiều tổ chức thường thiết lập định dạng riêng để áp dụng cho các báo cáo nội bộ của họ.
Hình 22: Mẫu báo cáo không theo hình thức b Báo cáo chính thức
Phần mở đầu Thân bài Phần bổ sung
2 Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức a Trang bìa
Thường được làm bằng những tấm giấy cứng nhẹ.
Phải cuốn hút và có thể có một hình hoặc một bản vẽ phù hợp.
Tiêu đề được viết in hoa và tên tác giả thì in hoa những chữ cái đầu. b Canh lề trang
Lề của bài báo cáo là 1 inch ở tất cả các phía.
Những bài báo có giới hạn bên trái: lề trái là 1.5 inch.
Những bài báo có giới hạn trên: lề trên là 2 inch.
Phần giới thiệu, bổ sung và trang mở đầu: lề lớn hơn 2 inch. c Khoảng cách
Thụt đầu dũng của đoạn là ẵ inch từ lề trỏi.
Không có khoảng cách giữa các đoạn.
Cách đôi ở giữa các đoạn.
Thụt đầu dòng ở đầu mỗi đoạn thì tùy chọn. d Tiêu đề
Tiêu đề chính nên được đặt giữa trang giấy với kích thước chữ lớn, giúp thu hút sự chú ý của người đọc Tiêu đề phụ cần được sắp xếp hợp lý để hỗ trợ nội dung chính, tạo ra sự liên kết rõ ràng giữa các ý tưởng trong bài viết Việc sử dụng các tiêu đề cấp độ 1, 2 và 3 một cách hợp lý không chỉ giúp tổ chức thông tin mà còn cải thiện khả năng tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), thu hút nhiều lượt truy cập hơn.
Bắt đầu ở lề trái, dùng định dạng “Capitalize Each Word”.
Bắt đầu ẵ inch từ lề trỏi, dùng định dạng “Sentence case.”.
In đậm, không nên in hoa và gạch dưới từng chữ.
In nghiêng, gạch dưới hoặc in đậm Gạch dưới hoặc in đậm. e Chú giải và trích dẫn
Đỏnh dấu bằng một số Ả Rập đặt ở cuối thụng tin trớch dẫn, ở trờn ẵ dũng.
Số chú giải bắt đầu từ 1 và liên tiếp nhau.
Tách biệt từ bài viết bằng 1 đường thẳng nằm ngang, 1 – 2 inch từ lề trái bên dưới dòng cuối cùng bài viết.
Đặt ở dũng thứ hai dưới dũng ngăn; cỏch dũng đơn, dũng đầu tiờn thụt vào ẵ inch từ lề trái.
Phương pháp tạm thời: sử dụng tên tác giả và ngày, tháng trong ngoặc đơn thay cho chú giải ở cuối trang. f Số trang
Trang giới thiệu (trước phần chính) nên đánh chữ số La Mã nhỏ (i, ii, iii, iv,…).
Phần chính nên được đánh dấu bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3, 4,…).
III MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC
1 Đề xuất a Định nghĩa Đề xuất là một bản viết thuyết phục mà người viết phân tích một vấn đề và đưa ra giải pháp b Các loại đề xuất
Đề xuất bên ngoài không chỉ hướng đến các khách hàng hiện tại và tương lai mà còn mở rộng tới các tổ chức chính phủ, tổ chức tư nhân và các quỹ tài trợ.
Những đề xuất nội bộ: gửi đến những bộ phận trong tổ chức.
Đề xuất được yêu cầu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đáp ứng các yêu cầu trong bản đề xuất Những yêu cầu này phải được trả lời một cách đầy đủ và rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.
Đề xuất không được yêu cầu: là những đề xuất được chuẩn bị theo ý của người viết hơn là trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất.
Đề xuất không theo nghi thức thường bao gồm thư tín bên ngoài tổ chức và thông cáo nội bộ trong tổ chức Để đạt được thành công, một đề xuất cần phải có những đặc trưng rõ ràng, bao gồm tính thuyết phục, sự rõ ràng trong thông điệp và khả năng đáp ứng nhu cầu của người nhận.
Mục đích của đề xuất được trình bày rõ ràng.
Vấn đề hay yêu cầu được hiểu và định nghĩa rõ ràng.
Phương pháp đề ra phải sáng tạo và trình bày thuyết phục.
Lợi ích cao hơn chi phí.
Phương pháp tuyển nhân sự phải chất lượng.
Phương pháp đề ra có thể đạt được trong một thời gian cơ bản.
Đề xuất phải chân thực, căn cứ vào thực tế, hiện thực và khách quan.
Cách trình bày chuyên nghiệp và thu hút. d Những yếu tố cơ bản của một đề xuất theo nghi thức
1 Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ 2 Trang đầu hoặc bìa 3 Tham chiếu các yêu cầu đặt ra cho bản đề xuất.
4 Bảng nội dung 5 Danh sách những hình minh họa 6 Tóm tắt đề xuất.
7 Mục đích 8 Vấn đề hay nhu cầu 9 Những thông tin tổng quan.
10 Lợi ích của bản đề xuất.
11 Mô tả phương pháp thực hiện 12 Đánh giá kế hoạch.
13 Chất lượng nhân sự 14 Thời gian biểu 15 Chi phí.
16 Bảng chú giải thuật ngữ 17 Phụ lục 18 Danh sách tham khảo.
Hình 23: Các loại đề xuất e Viết một đề xuất
Đề xuất là tài liệu được soạn thảo bởi cá nhân hoặc nhóm, giống như một hình thức thư từ và báo cáo cần có sự lập kế hoạch kỹ lưỡng Trong quá trình viết nháp, chỉnh sửa và xuất bản, cần tuân thủ các nguyên tắc kinh doanh để đảm bảo chất lượng Một số ứng dụng của đề xuất có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Đề xuất kiểm tra sổ sách
Những thông tin tổng quan: thảo luận về quá trình quản lý chính và vấn đề kinh doanh mà tổ chức người đọc đang đối mặt.
Nhóm của chúng tôi bao gồm những thành viên có kinh nghiệm phong phú và chuyên môn đa dạng Chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về từng thành viên, giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng và sự đóng góp của họ Bên cạnh đó, một sơ đồ tổ chức sẽ được đính kèm để minh họa cấu trúc và mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm.
Kinh nghiệm: chứng minh chiều sâu kiến thức của công ty bằng cách liệt kê những công việc kinh doanh tương tự đã làm cho những khách hàng khác.
Kế hoạch kiểm toán và phương pháp cố vấn cần phải trả lời một cách chi tiết các yêu cầu trong bản đề xuất Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin cụ thể về cách lập kế hoạch kiểm toán cho các hoạt động kinh doanh Đối với các đề xuất cố vấn, cần nêu rõ các mục tiêu, các bước thực hiện, cũng như cách thức hành động để đảm bảo hiệu quả trong quá trình triển khai.
Đề xuất xin tài trợ
Một đề xuất xin tài trợ phải thuyết phục được người tài trợ 2 điều:
Tầm quan trọng của vấn đề hay nhu cầu là có thật.
Tổ chức nộp đơn xin có những phương tiện và ý tưởng để giải quyết vấn đề hay đáp ứng nhu cầu đó.
Khi không có thể thức cụ thể, đề xuất nên bao gồm những phần sau:
Trình độ chuyên môn của tổ chức (1-2 trang)
Trình bày vấn đề và đánh giá nhu cầu (3-4 trang)
Mục đích và mục tiêu của chương trình (1- trang)
Nguồn tài chính tương lai (1/2 trang)
Để giảm thiểu các yếu tố chủ quan trong quá trình viết, tác giả khuyên nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ một người đọc khách quan, tức là người không tham gia vào dự án Việc này giúp đảm bảo rằng nội dung được đánh giá một cách công bằng và chính xác.
Người đọc sẽ xem xét lại yêu cầu trong bản đề xuất và đánh giá tính rõ ràng, đầy đủ của các điểm đã trình bày Việc tóm tắt những phần quan trọng sẽ giúp xác định những nội dung tốt cũng như những phần cần chỉnh sửa trong bản đề xuất.
2 Kế hoạch kinh doanh a Định nghĩa
TỔNG KẾT
KẾT LUẬN THƯ TÍN
Giao tiếp thư tín đã tồn tại từ rất lâu, bắt đầu từ việc sử dụng ký hiệu, sau đó là việc chuyển thư bằng động vật, rồi đến điện tín, thư giấy, và hiện nay là thư điện tử (Email) Mỗi hình thức đều mang lại sự nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật Để đạt hiệu quả trong giao tiếp thư tín, cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng từ ngữ, câu văn và bố cục rõ ràng.
Trong kinh doanh, thư tín giữ vai trò quan trọng, hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa cá nhân và tập thể trong nội bộ công ty mà không cần gặp mặt trực tiếp Ngoài ra, thư chào hàng, thư giới thiệu sản phẩm và thư bán hàng gửi đến khách hàng qua các hình thức như thư giấy và thư điện tử cũng góp phần không nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Trong thương mại quốc tế, nhiều hợp đồng được ký kết mà các bên không gặp mặt trực tiếp, thường xuyên giao tiếp qua thư từ trong suốt quá trình chào hàng, đặt hàng, ký kết hợp đồng, và xử lý khiếu nại Một lá thư tốt không chỉ tạo thiện cảm với khách hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ Mặc dù viết thư có vẻ đơn giản, nhưng không phải ai cũng nắm vững các quy tắc cần thiết để tạo ra một bức thư hiệu quả.
KẾT LUẬN BÁO CÁO
Trong cuộc sống và công việc, báo cáo được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau với yêu cầu đa dạng Đặc biệt trong doanh nghiệp, báo cáo giữ vai trò quan trọng đối với người quản trị, giúp họ nắm bắt nhanh chóng tình hình kinh doanh và xây dựng chiến lược phù hợp cho tương lai Việc viết báo cáo là một phần không thể thiếu trong công việc của nhà quản trị, bao gồm các loại báo cáo như kế hoạch kinh doanh, báo cáo kết quả hoạt động cuối năm và báo cáo tài chính.
Kỹ năng viết báo cáo tốt không chỉ tạo ấn tượng tích cực với người nhận thông tin mà còn giúp tác giả vượt qua đối thủ cạnh tranh Việc viết báo cáo hiệu quả giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Ngoài ra, báo cáo còn được lưu trữ làm tài liệu tham khảo, hỗ trợ cho các hoạt động tiếp theo và là cơ sở cho quyết định của nhà quản trị Một báo cáo được viết tốt sẽ để lại dấu ấn sâu sắc và góp phần nâng cao uy tín của tổ chức.
36 tượng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những người cộng sự.
Dựa trên những phân tích trong chương 2 phần B, việc viết báo cáo kinh doanh đòi hỏi người thực hiện phải chú ý đến nhiều kỹ năng và xem xét từng trường hợp cụ thể để xây dựng một báo cáo hoàn chỉnh và hiệu quả.
LỜI KHUYÊN
Bài thuyết trình đã giúp bạn nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của thư tín và báo cáo kinh doanh, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình viết thư tín, kỹ năng cần thiết để soạn thảo báo cáo, cũng như những lỗi thường gặp để bạn có thể rút kinh nghiệm cho bản thân.
Để thực hành và giải đáp thắc mắc về kỹ năng viết thư tín và viết báo cáo, bạn nên đăng ký tham gia các lớp học chuyên sâu, thường nằm trong chương trình kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh Hiện nay, nhiều công ty và tổ chức giáo dục quốc tế đã mở ra các khóa học nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên văn phòng, đặc biệt là những người làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia Nhóm 05 hy vọng bạn sẽ rèn luyện tốt hai kỹ năng này, đặc biệt là những bạn theo chuyên ngành kinh doanh, vì bạn chính là nền tảng cho sự phát triển toàn diện.
“cây kinh doanh” to Chúng ta hãy cùng nhau phát triển kỹ năng giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh này nhé!