Thuyết trình tái tạo chuyên Đề 06 giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh

KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH.. Trong đó, giao dịchthư tín và kỹ năng viết báo cáo kinh doanh tốt cũng là một phần tấtyếu của giao tiếp.. Đề thấy hết được tầm quan trọng và

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH



Môn: GIAO TIẾP KINH DOANH

THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO

Chuyên đề 06:

GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ

BÁO CÁO KINH DOANH

GVHD: ThS TRẦN THỊ LÊ

420300319616

Lớp danh nghĩa: DHKQ16C Đợt: HK2 (2021 – 2022) Nhóm: 05

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH



Môn: GIAO TIẾP KINH DOANH

THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO

Chuyên đề 06:

GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ

BÁO CÁO KINH DOANH

(TRANG PHỤ BÌA)GVHD: ThS TRẦN THỊ LÊ

420300319616

Lớp danh nghĩa: DHKQ16C Đợt: HK2 (2021 – 2022) Nhóm: 05

Tên thành viên nhóm 05:

1 Nguyễn Xuân Phương 6 Ngô Trọng Thái

2 Đặng Trần Gia Quân 7 Nguyễn Thanh Thảo

3 Trần Nhật Quang 8 Nguyễn Thị Thanh Thảo

4 Nguyễn Phạm Kiều Quy 9 Nguyễn Võ Minh Thi

5 Nguyễn Thị Hương Quỳnh

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022

LỜI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được bài thuyết trình tái tạo với chuyên đề “Giao tiếp qua Thư tín và Báo cáo Kinh doanh” này, nhóm 05 chúng tôi thật

sự cảm ơn tất cả thầy cô cùng bạn bè

Đầu tiên, nhóm 05 xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà

trường và đội ngũ giảng viên Khoa Thương mại - Du lịch trường Đạihọc Công nghiệp Tp.HCM đã đồng ý mở lớp Giao tiếp Kinh doanh chosinh viên được học tập và ứng dụng vào ngành nghề Đây là môn họcchứa đựng nhiều kiến thức cơ bản về giao tiếp kinh doanh kết hợpnhững kỹ năng giao tiếp hiệu quả Tiếp theo, chúng tôi muốn cảm ơncác thầy cô trong phòng / ban chuyên môn đã chịu khó giám sát,quản lý tiến độ học tập của sinh viên qua lớp học trực tuyến (Zoom &

Microsoft Teams) trong giai đoạn dịch COVID – 19 hiện nay Thêm nữa, chúng tôi muốn cảm ơn các bạn sinh viên cùng lớp đã giúp đỡ

nhóm 05 khi nhóm gặp khó khăn trong việc tìm tài liệu

Cuối cùng, nhóm 05 xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành

nhất đến giảng viên Trần Thị Lê – giảng viên hướng dẫn của chúngtôi Cảm ơn cô đã nhiệt tình hướng dẫn và chia sẻ tài liệu cho nhóm

05 cũng như cả lớp hoàn thành bài tập đúng hẹn Thật sự hy vọng cô

Lê cũng với toàn thể giảng viên, sinh viên trường Đại học Côngnghiệp Tp.HCM có nhiều sức khỏe để chiến đấu với đại dịch Corona!

Trân trọng!

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 01 năm 2022

Thay mặt nhóm 05 Thư ký

(Đã ký)Đặng Trần Gia Quân

BÁO CÁO NHANH NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG NHÓM 05

Học phần: Giao tiếp Kinh doanh (420300319616 - DHKQ16C)

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Thị Lê

Nhóm: 05

Thuyết trình tái tạo_nhóm: Chuyên đề “Giao tiếp qua Thư tín và Báo cáo kinh

doanh”

Địa điểm họp, phân công: Group nhóm Zalo.

Ngày phân công công việc chính thức: 22h ngày 22/01/2022.

Hạn deadline: 12h trưa ngày 27/01/2022.

Thành viên tham gia: Nhóm 05 – Danh sách đính kèm.

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ NHÓM 05

Phần B.I: Sự cầnthiết của báo cáo kinhdoanh (tr.22)

Sau 05 ngày phâncông chính thức

02 20036161

Đặng

TrầnGiaQuân

 Phần A.I: Thư tíntrong kinh doanh(tr.03)

Sau 04 ngày phâncông chính thức

Sau 05 ngày phâncông chính thức

05 20066561

Nguyễn

ThịHương

Quỳnh

 Phần B.III: Một sốloại báo cáo chínhthức (tr.26)

Trọng viết thông điệp tiêu

cực (tr.16) công chính thức.

07 20017211 Nguyễn

Thanh Thảo

Phần B.II: Các loạibáo cáo trong kinhdoanh (tr.24)

Sau 05 ngày phâncông chính thức

08 20065501

Nguyễn

ThịThanh

Thảo

Phần A.III: Kỹ năng

viết thông điệp tíchcực và trung lập(tr.09)

Sau 04 ngày phâncông chính thức

09 20044551

Nguyễn

VõMinh

Ngày hoàn thành bài thuyết trình tái tạo: khoảng 10h ngày 30/01/2022.

 Kết luận: Mức độ hoàn thành deadline của các bạn đều rất tốt, không bạn nào trễ

hơn ngày 27/01/2022, các bài phân tích đều có đầy đủ hình ảnh minh họa Nhiệm vụphân công đều đã được sự đồng ý và thống nhất của tất cả các thành viên trong nhóm05

Chữ ký dưới đây là quyết định thống nhất của trưởng nhóm và các thành viên

Tp Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 01 năm 2022Các thành viên còn lại Trưởng nhóm Người viết báo cáo

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1

A TÍNH CẤP THIẾT 1

B MỤC ĐÍCH 1

C PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH 2

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG 3

A KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH .3 I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH 3

1 Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh 3 a Khái niệm thư tín 3

b Hình thức thư tín 3

2 Một số ưu thế cơ bản của thư tín trong kinh doanh 4

3 Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh 4

a Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức 4

b Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức 4

4 Phân loại thư tín trong kinh doanh 5

5 Cách trình bày thư tín trong kinh doanh 5

a Thiết kế hình thức 5

b Kết cấu của thư tín trong kinh doanh 6

II KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH 7

1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh 7

2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả 8

a Chiến thuật GIRO 8

b Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín 8

III KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP 9

1 Thế nào là những thông điệp mang tính tích cực và trung lập 9

2 Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập 9

3 Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho

thông điệp tích cực và trung lập 9

4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 10

IV KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ 10

1 Vài nét về thông điệp thiện chí 10

2 Thông điệp chúc mừng 11

a Giới thiệu chung 11

b Dùng cách trực tiếp cho thông điệp thiện chí 11

3 Thông điệp chia buồn 11

4 Thông điệp thể hiện sự cảm kích,, khen ngợi 12

a Khi nào sử dụng thông điệp 12

b Cách viết thông điệp 13

5 Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ 13

a Trường hợp sử dụng 13

b Cách viết thông điệp 13

6 Thư mời 14

a Trường hợp sử dụng 14

b Cấu trúc một thư mời 14

c Những lưu ý khi viết thư mời 15

7 Thông điệp chào mừng 15

a Trường hợp sử dụng 15

b Cấu trúc 16

c Những lưu ý với thông điệp chào mừng 16

8 Phong cách viết thông điệp thiện chí 16

V KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC 16

1 Thông điệp tiêu cực và cách truyền dạt thông điệp hiệu quả 16

a Định nghĩa 16

b Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực 17

2 Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín 17

a Phần đệm mở đầu 17

b Giải thích hợp lý 17

c Thông tin tiêu cực 17

d Sự tiếp tục mang tính xây dựng 18

e Kết thúc thân thiện 18

3 Một số loại thông điệp tiêu cực 18

VI KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC 18

1 Định nghĩa 18

2 Cách sử dụng phương thức gián tiếp trong những thông điệp thuyết phục 18

a Mục đích 18

b Chiến thuật sử dụng cách gián tiếp 19

3 Một số loại thông điệp thuyết phục 19

VII PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES) 19

1 Khái niệm thư điện tử 19

2 Vai trò của thư điện tử 20

3 Một số nguyên tắc trong sử dụng thư điện tử 20

B KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 22

I SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 22

1 Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh 22

2 Kỹ thuật nghiên cứu 23

a Lập kế hoạch nghiên cứu 23

b Thu thập thông tin 23

c Phân tích thông tin 23

d Đưa ra giải pháp 23

e Viết báo cáo 23

II CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH 24

1 Phân loại và đặc điểm các báo cáo 24

a Báo cáo viết không theo hình thức 24

b Báo cáo chính thức 24

2 Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức 25

a Trang bìa 25

b Canh lề trang 25

c Khoảng cách 25

d Tiêu đề 25

e Chú giải và trích dẫn 25

f Số trang 26

III MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC 26

1 Đề xuất 26

a Định nghĩa 26

b Các loại đề xuất 26

c Đặc trưng của một đề xuất thành công 26

d Những yếu tố cơ bản của một đề xuất theo nghi thức .27

e Viết một đề xuất 27

f Một vài ứng dụng 27

2 Kế hoạch kinh doanh 28

a Định nghĩa 28

b Những yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh 29 c Lưu ý 29

3 Các bản báo cáo đặc biệt 30

a Biên bản cuộc họp 30

b Các chính sách 30

c Thông cáo báo chí 30

d Bản đánh giá hoạt động của nhân viên 30

CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT 32

A KẾT LUẬN THƯ TÍN 32

B KẾT LUẬN BÁO CÁO 32

C LỜI KHUYÊN 33

PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 34

Giao tiếp hiệu quả phản ánh mức độ phức tạp của kinh doanhtrong thời đại thông tin hiện nay Thông tin đã trở nên thật cần thiếttrong kinh doanh ngày nay Hiện nay, nhiều công ty đã và đang sửdụng thông tin hiệu quả để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính mình.Một thách thức lớn đối với giao tiếp kinh doanh hiệu quả chính là ởchỗ đưa đúng thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm Giaotiếp kinh doanh không chỉ là báo cáo, dưới hình thức này hay hìnhthức khác Doanh nhân làm việc mỗi ngày với nghe, nói, đọc, viết và

họ không có nhiều thời gian để xem xét dữ liệu, để phát minh ý

tưởng mới hay nghĩ cách tạo ấn tượng Do vậy, dễ hiểu, hiệu quả, trung thực chính là những yếu tố cần thiết của giao tiếp kinh doanh

hiệu quả ngày nay

Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnhtranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lạicàng cần những người có khả năng giao tiếp tốt Trong đó, giao dịchthư tín và kỹ năng viết báo cáo kinh doanh tốt cũng là một phần tấtyếu của giao tiếp Trong kinh doanh, nhất là đối với những người làmcông tác quản trị, thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quátrình làm việc Tương tự, các nhà quản trị thường xuyên bận rộn viếtbáo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việccủa họ Đề thấy hết được tầm quan trọng và những kỹ năng cần cócủa thư tín và báo cáo trong kinh doanh Trên cơ sở tài liệu thu thậpđược cộng với sự giúp đỡ của cô Trần Thị Lê, nhóm 05 xin được phân

tích, nghiên cứu chuyên đề “Giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh” Vì nguồn lực và thời gian có hạn, do vậy bài thuyết trình tái

tạo khó tránh khỏi những khuyết điểm nhất định Chúng tôi luônquan tâm, lắng nghe và biết ơn những đóng góp từ mọi người!

B MỤC ĐÍCH

Về nghiên cứu giao tiếp qua thư tín, nhóm 05 phát hiện được hai

mục đích Đầu tiên, người nhận sẽ chủ động thời gian để đọc hơn vàngười viết có thể sàng lọc thông tin dễ hiểu và hiệu quả hơn Quyluật bất biến một ngày có 24 giờ khiến chúng ta không thể luôn luônrảnh để xử lý công việc Vì thế, thư tín là chìa khóa của thời gian chongười đọc; đồng thời, cũng là cánh cửa giải thoát sự gấp gáp chongười viết Thứ hai, thư tín được đảm bảo an toàn và được nghiêncứu kỹ hơn Hiện nay, hầu hết trên toàn thế giới đã có luật đảm bảo

an toàn thư tín nên thư tín có tính bí mật, bảo mật cao Người đọccũng vì chủ động trong thời gian mà nghiên cứu nội dung trong thưtín kỹ lưỡng hơn

Tương tự, về nghiên giao tiếp qua báo cáo, chúng tôi tìm ra haimục đích cơ bản Thứ nhất là tính đa dạng của báo cáo viết được thểhiện qua cuộc sống làm việc, học tập và kinh doanh Nhà quản trịcần viết báo cáo kế hoạch kinh doanh, kết quả hoạt động cuối năm,

… Sinh viên cần viết báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáothực tập, khóa luận tốt nghiệp,… Thứ hai, viết báo cáo nhằm mụcđích cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và được tham khảotrong tương lai Chẳng hạn như một kế toán viết báo cáo tổng kếtdoanh thu sản phẩm trong một tháng Báo cáo ấy sẽ được ghi nhận

và chuyển lên tổng bộ

C PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH

Qua nhiều ngày phân tích và thảo luận, nhóm 05 đã lập ra đượcmột con đường nghiên cứu các kỹ năng khi viết thư tín và báo cáotrong kinh doanh hiệu quả Kế hoạch nghiên cứu có hai luận điểm vàmột số luận cứ như sau:

 Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh:

 Thư tín trong kinh doanh

 Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh

 Kỹ năng viết thông điệp tích cực và trung lập

2

 Kỹ năng viết thông điệp thiện chí.

 Kỹ năng viết thông điệp tiêu cực

 Kỹ năng viết thông điệp thuyết phục

 Phát triển giao dịch thư điện tử trong kinh doanh

 Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh:

 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinhdoanh

 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh

 Một số loại báo cáo viết chính thức

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG

A KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH

DOANH

I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

1 Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh

a Khái niệm thư tín

 Theo giáo trình Kỹ năng giao tiếp do PGS, TS Phan Thị Tố Oanh

chủ biên đã định nghĩa: Thư tín là một loại văn bản không mang tính chính thức, được viết với tư cách cá nhân, được dùng để trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức 1

 Theo định nghĩa của Giáo sư Nguyễn Lân trong Từ điển Từ và Ngữ

Việt Nam: “Thư” là giấy của một người gửi cho người khác để nói lên ý kiến hay tình cảm của mình 2

b Hình thức thư tín

Thư tín xuất hiện từ rất lâu, mà hình thức đầu tiên là những kí hiệutrên đường, các loài chim đưa tin…Ngày nay, hình thức của thư tínrất đa dạng Có ghi nhận bốn loại hình phổ biến nhất như sau:

 Thư viết trên giấy: là loại thư tín cổ điển Thư tín được ghi nhận trên giấy có thểbằng chữ viết thông thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa các chủthể gửi – nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông dụng)

 Loại thư tín có thông tin chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói,hình ảnh hoặc cả ba

1 Phan Thị Tố Oanh (Chủ biên), 2019, Giáo trình Kỹ năng Giao tiếp (Tái bản lần 2), NXB Đại học Công nghiệp

Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một địa chỉkhác, thông qua mạng internet.

 Nhắn tin qua điện thoại: đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp tinnhắn của một số điện thoại Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lời nói(lời đối thoại) được ghi âm

2 Một số ưu thế cơ bản của thư tín trong kinh doanh

 Thông thường, viết thư tiết kiệm hơn gọi điện

 Người nhận có thể đọc vào thời gian thuận tiện

 Biểu hiện tầm quan trọng hơn điện thoại

 Thư tín đảm bảo được tính bí mật, thường được đọc riêng và nghiên cứu kỹ hơn

 Có thể chỉ viết một lần nhưng được gửi đến cho nhiều đối tượng

 Người viết có thời gian để suy ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất

 Có thể trình bày cả những điều mà thông thường người ta khó nói qua điện thoạihay khi gặp gỡ trực tiếp

3 Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh

a Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức

 Thư tín hầu như không thể thiếu trong suốt quá

trình làm việc đối với những người làm công tác

quản trị

 Thư tín là một phần không nhỏ trong giao tiếp

kinh doanh Người tham gia giao tiếp kinh doanh

thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dưới, cho

người đồng nghiệp, viết cho nhà cung cấp, viết

cho đối tác, cho khách hàng,…

 Thư tín thương mại là một sợi dây liên lạc giữa

công ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công

ty với khách hàng

b Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức

 Thư tín thể hiện phong cách của người viết và vănhóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịchvới đối tác nước ngoài

Hình 2: Thư tín quan trọng đối với

cá nhân và tổ chức

Ngoài việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, làm đúng các bước củathông điệp viết, thì người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêngcủa mình trong thư thương mại.

 Hình thức bên ngoài của thư là bộ mặt của công tycũng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượngđầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mụctiêu trong giao tiếp kinh doanh

4 Phân loại thư tín trong kinh doanh 3

 Thư tín tích cực và trung lập  Thư tín thuyết phục

 Thư tín thiện chí  Thư điện tử (E – mail)

 Thư tín tiêu cực

5 Cách trình bày thư tín trong kinh doanh

a Thiết kế hình thức

 Hình thức thư tín tạo thiện cảm đầu tiên đối với người nhận

 Giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt

 Khoảng cách trình bày phải cân đối:

 Khoảng cách hai bên lề nên đều nhau khoảng 3cm (1.2 inch)

 Khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm – 5cm (từ 1.5 inch – 2 inch)

 Các nội dung của thư phải trong một trang giấy

3 Các kỹ năng viết từng phân loại thư tín sẽ được nêu kỹ càng hơn từ mục III đến mục VII (từ tr.09 đến hết tr.21)

6

Hình 3: Thư tín quan trọng cả

nội dung lẫn hình thức

Các hình 04, 05 và 06 cho chúng ta một số khái niệm về thiết kế hình thức thư

tín

Hình 4: Thiết kế thư có 4 đoạn kiểu khối, đoạn Hì h 5 Thiết kế th ó 3 đ kiể khối đ

b Kết cấu của thư tín trong kinh doanh

1 Tiêu đề: thông thường

các công ty dùng giấy

in sẵn tiêu đề của

công ty để gửi thư

Tiêu đề bao gồm: logo,

tên công ty, địa chỉ,

điện thoại, fax, email,

…

2 Địa chỉ trả lời thư: nếu

giấy viết thư không có

tiêu đề thì phải để địa

chỉ của người gửi

4 Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉngoài phong bì.

5 Dòng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho toàn thể công ty hoặcmột tổ chức mà địa

chỉ trên thư không có tên người nhận

6 Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận

7 Dòng chủ đề: điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đềcần giải quyết

8 Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính

và (3) đoạn kết

9 Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng

10 Tên công ty: đặt ở dòng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi ngườigửi đại diện cho tổ chức

11 Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chứcdanh người gửi sau khi đã ký tên

12 Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt

13 Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: giúp thông tinnhận được rõ ràng hơn

14 Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra không liên quan đến nộidung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư

II KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

Gồm 5 bước, với chữ D đầu tiên trong mỗi tên gọi, nên còn có tên gọi quy trình 5D:

 Bước 1: Determing the End(s) and the Means (Xác định mục đích và cách xácđịnh mục đích)

 Bước 2: Defining the Reader and the Situation (Xác định người đọc và bối cảnhliên quan)

 Bước 3: Developing the Message (Viết phác thảo bức thư)

 Bước 4: Detecting deficiencies (Kiểm tra, phát hiện sai sót)

Hình 7: Kết cấu của một thư tín

Bước 5: Districbuting the Message (Phát hành bức thư).

2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả

a Chiến thuật GIRO

GIRO là 4 chữ đầu tiên trong tên của 4 chiến thuật thường dùng khi viết thư tín kinhdoanh, gồm:

 Gaining attention (tạo sự chú ý): tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn

đầu tiên và dẫn dắt họ đọc hết nội dung của thư

 Increase desire (tăng thêm sự mong muốn): sau khi gây sự chú ý, cần đưa ra lập

luận, chứng cứ để thuyết phục, nhấn mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấnđề

 Reducing resistance (giảm bớt khó khăn, trở ngại): sau khi tạo sự mong muốn cho

người nhận, tạo điều kiện để cả hai thực hiện những lợi ích của mình

 Orchestration action (lên kế hoạch hành động): sau khi đưa ra những lập luận khéo

léo ở phần trên, trước khi kết thúc thông điệp, hãy lập kế hoạch cụ thể để đối tácthêm tin tưởng, hướng họ tới hành động

 Lưu ý khi sử dụng chiến thuật GIRO:

 Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, không hứa láo, nói bừa

 Biết cách thu hút người đọc nhưng không phóng đại quá mức, không nịnh hót,sáo rỗng, trơ trẽn

 Phải tự tin và biết cách hành văn hiệu quả, đầy sức thuyết phục, nhưng không

áp đặt dồn ép đối tác

10

Hình 8: Quy trình 5D

Những luận cứ đưa ra phải có tính khoa học, hợp lý thì mới có sức thuyếtphục.

 Chú ý ảnh hưởng của văn hóa đến cách viết thư

b Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín

 Lỗi chính tả

 Lỗi ngữ pháp

 Dùng từ sai

 Viết quá dài, có những

câu và đoạn thừa

 Rào đón, khách sáo

 Có những đoạn quá dài

 Viết những câu quá dài

 Lựa chọn từ ngữ, cách

xưng hô không phù hợp

 Văn phong không phù

hợp

 Cách bố cục trình bày thư kém

 Để tránh những lỗi này, người viết cần nắm vững các nguyên tắc giao tiếp kinhdoanh, phân tích người nhận, tình huống giao tiếp trước khi viết thư

III KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP

1 Thế nào là những thông điệp mang tính tích cực và trung lập

 Thông điệp tích cực hay trung lập là thông điệp chứa đựng một thông tin thuận lợi hay trung lập đối với người nhận

 Kiểu thông điệp này dùng để:

 Thăm dò thông tin về một sản phẩm, một dịch vụ hay một người nào đó

 Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của một cá nhân hay tổ chức

 Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một sản phẩm mới

 Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp ngoài lương,

Hình 9: Lỗi sai chính tả

2 Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thông điệp tích cực

và trung lập

Điểm thuận lợi của cách trực tiếp trong thư tín là người nhận có được thông tin tíchcực ngay đoạn đầu tiên, sẽ làm tăng khả năng người nhận đọc toàn bộ thông điệp.Thông tin tích cực hay trung lập ở ngay phần mở đầu của thư, điều này sẽ tạo chongười nhận một tư tưởng đồng ý Điều này sẽ giúp cho việc đưa ra những thông tinliên quan sau đó dễ dàng hơn

3 Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thông điệp tích cực và trung lập

 Đưa ra những thông tin có liên quan + Ngắn gọn, sức tích

 Thể hiện sự khách quan + Nên lạc quan

 Thông tin nào là thuận lợi nhất?

 Thộng tin này sẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế nào?

 Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?

12

Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục với thông điệp này không?

 Nên sử dụng thông điệp mang tính thân thiện nào ở phần kết để xây dựngthiện chí?

4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp

 Thư hỏi thông tin  Thư khiếu nại

 Thư phê duyệt yêu cầu  Thư điều chỉnh

 Thư trả lời khách hàng  Thư chấp nhận điều chỉnh

IV KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ

1 Vài nét về thông điệp thiện chí

 Thông điệp thiện chí được dùng để giao tiếp với những người có quan hệ với bạn

và người bạn quan tâm

 Việc gửi thông điệp thiện chí cho thấy bạn quan tâm đến người nhận và thông điệp

đó có thể làm cho người nhận có ấn tượng tốt về bạn

 Tránh chèn vào những câu nói hoặc vấn đề có thể làm người nhận cảm giác bạnchỉ muốn đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn

 Gửi thông điệp thiện chí đúng thời điểm là rất quan trọng và nên được gửi ngaykhi bạn biết về sự kiện quan trọng đó

 Có 6 loại thông điệp thiện chí phổ biến:

 Thông điệp chúc mừng + Thư chúc mừng ngày lễ

 Thông điệp chia buồn + Thư mời

 Thông điệp cảm ơn + Thông điệp chào đón

2 Thông điệp chúc mừng

a Giới thiệu chung

 Cách thức: nên được viết

với thái độ chân thành và do

một cá nhân viết Thông

điệp được viết như một lá

thư đánh máy một cách

trang trọng để đề bạt ai đó,

hoặc một mẩu ghi chép viết

tay đính kèm với mẩu bố

 Nhân dịp một cá nhân thành công trong công việc kinh doanh

 Nhân dịp một công ty mở rộng quy mô kinh doanh (mở chi nhánh, công ty con,

…)

 Nhân dịp công ty công bố sản phẩm mới, lễ kỷ niệm

 Nhân dịp sự kiện cá nhân như: sinh nhật, đính hôn, kết hôn, sinh con, thắngtrong cuộc bầu cử,…

b Dùng cách trực tiếp cho thông điệp thiện chí

 Phần mở đầu: đề cập ngay đến thành công hoặc niềm vinh dự mà người nhậnthông điệp đạt được và hướng vào người nhận xuyên suốt thông điệp

 Phần thân: thông tin mở rộng cần thiết liên quan đến thành tựu mà người nhận đạtđược

 Phần kết: lời chúc chân thành và thành công mới trong tương lai

 Lưu ý: phần kết không được đề cập đến sự hỗ trợ từ người viết với thành côngcủa người nhận, sẽ làm giảm thiện cảm

14

Hình 10: Dùng cách trực tiếp cho thông điệp thiện chí