Hệ thống thông tin quản lý Đề số 11 hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp erp

Chính xác, ERP Enterprise Resource Planning là một giải pháp quản trị tổng hợp và tích hợp các chức năng quản trị, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau ERP giúp doanh n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á

BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề số 11: Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP

BẮC NINH, 2024

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á

BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề số 11: Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP

STT Sinh viên thực hiện Mã sinh viên

Điểm bằng

số

Điểm bằng chữ

1 Bùi Văn Giáp 20223020

3

MỤC LỤC

CHƯƠNG I :TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4

1 Giới thiệu đề tài 4

CHƯƠNG II Tổng quan v h ề ệ thống thông tin qu n lý ả 5

1.Định nghĩa 5

2 Các loại hệ th ng thông tin quản lý 5 ố 3 C u trúc hấ ệ thống thông tin qu n lý ả 6

CHƯƠNG III Phân tích hệ thống qu n tr tích h p doanh nghi p ERP ả ị ợ ệ 7

1 Khái niệm ERP 7

2 Đối tượng sử dụng trong hệ thống ERP 7

3 Ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp 8

CHƯƠNG IV GIỚI THI U H Ệ Ệ THỐNG Odoo ERP 13

1 Giới thiệu về Odoo ERP 13

2 Các tính năng có trên Odoo ERP 14

K T LU NẾ Ậ 21

CHƯƠNG I :TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1 Giới thiệu đề tài

Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP" được lựa chọn vì nó là một cái tên quan trọng và đáng kể trong lĩnh vực quản trị kinh doanh hiện nay Chính xác, ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp quản trị tổng hợp và tích hợp các chức năng quản trị, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau

ERP giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý các hoạt động quan trọng như quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý tài chính, quản lý sản xuất và các hoạt động liên quan đến chính sách doanh nghiệp Bằng cách sử dụng ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình quản trị, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh

Đa năng và tích hợp: ERP giúp tích hợp các chức năng quản trị vào một

hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý và tăng cường hiệu suất kinh doanh

Tăng cường hiệu suất kinh doanh: Bằng cách sử dụng ERP, doanh nghiệp

có thể tối ưu hóa quá trình quản trị và giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

2 Các loại hệ thống thông tin qu n lý ả

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong

khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của

tổ chức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

3 C u trúc hấ ệ thống thông tin qu n lý ả

Theo cấu trúc nội dung, Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định

Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều

tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin

Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn

7

CHƯƠNG III Phân tích h ệ thống qu n tr ả ị tích hợp

doanh nghi p ERP ệ

1 Khái niệm ERP

ERP trong tiếng anh viết tắt là: Enterprise Resource Planning Hệ thống - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là công nghệ dựa trên máy tính tích hợp dữ liệu trong tổ chức và áp đặt các quy trình chuẩn hóa cho dữ liệu ERP là phần mềm đóng gói được thiết kế để tích hợp và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp ERP là một thuật ngữ rộng được sử dụng cho bất kỳ ứng dụng phần mềm nào tích hợp tất cả các quy trình và dữ liệu kinh doanh vào một hệ thống cơ bản duy nhất ERP là một phương thức quản lý kinh doanh, là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, tự động hóa các quy trình quản

lý Tất cả hoạt động của doanh nghiệp như quản trị nhân lực, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng vật tư, quản lý tài chính, quản lý bán hàng, trao đổi với đối tác, khách hàng đều được thực hiện trên hệ thống ERP ERPS (Enterprise Resources Planning System) là khái niệm về hệ thống hoạch định tổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp Do đó, có thể hiểu:

“ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Giúp nhà quản trị doanh nghiệp quản trị nhân lực, quản trị sản xuất, quản trị kinh doanh, quản trị khách hàng, ”

2 Đối tượng sử dụng trong hệ thống ERP

Hệ thống ERP tại các doanh nghiệp luôn cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau Bộ phận kế toán quản trị doanh thu cung cấp thông tin giúp nhà quản trị các cấp đưa ra quyết định cho doanh nghiệp Đối tượng sử dụng thông tin mà kế toán quản trị doanh thu cung cấp là nhà quản trị các cấp trong doanh

nghiệp, bao gồm các nhà quản trị cấp cơ sở, cấp cao và cấp trung gian Mỗi cấp nhà quản trị đều sử dụng thông tin kế toán quản trị doanh thu cung cấp cho các mục tiêu riêng, đồng thời phải liên kết với mục tiêu chung toàn doanh nghiệp Đối với việc vận hành giải pháp ERP, hệ thống dữ liệu các bộ phận kế toán quản trị doanh thu được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu tài chính kế toán và chia sẻ trên toàn doanh nghiệp Vì vậy, nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống để thu nhận thông tin trên cơ sở nhu cầu thông tin cho các mục tiêu quản lý hoặc cung cấp thông tin cho đối tượng khác đã được phân quyền truy cập dữ liệu trên ERP Hình thức cung cấp thông tin truyền thống bằng văn bản cũng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp khi mà nhà quản trị muốn bộ phận kế toán quản trị doanh thu cung cấp hệ thống báo cáo kế toán bằng văn bản Như vậy, kế toán quản trịdoanh thu cung cấp thông tin theo hình thức nào thì thông tin luôn phải hữu ích, kịp thời, đáng tin cậy cho việc thực hiện mục tiêu quản lý

3 Ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Hệ thống ERP đã trở thành hệ thống được lựa chọn cho phần lớn các công ty Lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống ERP là: Cải thiện hiệu quả; Lợi thế theo thời gian; Hệ thống tích hợp trên toán thế giới; Tiết kiệm thời gian tốc độ; Các , chức năng sử dụng Một nửa thị phần hệ thống ERP toàn cầu hiện nay được nắm giữ bởi bốn người khổng lồ: SAP, Oracle, Infor và Microsoft

Bảng xếp hạng các nhà cung cấp ERP tốt nhất thế giới hiện nay dựa trên 5 tiêu chí chính là: Thị phần, chức năng triển khai, thời gian triển khai, và thời gian hoàn vốn Hệ thống ERP được cho là sẽ thay đổi tính chất, cấu trúc và quản lý công việc Từ đó mang lại sự tiết kiệm chi phí đáng kể và tăng lợi nhuận trong bất kể bối cảnh của tổ chức Khi ứng dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cần điều chỉnh cho phù hợp với quy trình chuyên nghiệp, phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, nhằm giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp Thực chất của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một

9

hệ thống các giải pháp được hỗ trợ bởi phần mềm máy tính để quản trị các hoạt động của doanh nghiệp một cách thống nhất, tích hợp nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực và đạt được mục tiêu mong muốn Phần mềm ERP là hệ thống tích hợp đa phân hệ có tính mở, độ linh hoạt cao Tùy vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, các phân hệ của phần mềm ERP có thể khác nhau Tuy nhiên, các phân hệ cốt lõi thường có ở các phần mềm ERP bao gồm: Quản trị tài chính, Quản trị khách hàng…

Ứng dụng phần mềm quản trị nguồn lực ERP giúp doanh nghiệp: Tạo hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ với các kiểm tra chéo; tạo các báo cáo phân tích theo nhiều chiều một cách nhanh chóng; theo dõi đơn hàng; quản lý bán hàng; quản lý công nợ khách hàng; tính giá thành sản xuất Các chức năng được bao phủ bởi hệ thống ERP bao gồm: Sản xuất, phân phối, kế toán, tài chính, quản lý nhân sự, dự án, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ và bảo trì, vận chuyển cung cấp khả năng tiếp cận, khả năng hiển thị và tính nhất quán trong toàn doanh nghiệp Như vậy, ứng dụng phần mềm quản trị nguồn lực hệ thống ERP được quản trị bởi rất nhiều phân hệ khác nhau và đòi hỏi doanh nghiệp cần có: Tầm nhìn của ban lãnh đạo doanh nghiệp, khả năng về năng lực về tài chính, chuẩn hóa về quy trình nghiệp vụ, đội ngũ nhân viên được tạo bài bản, tích hợp các phân hệ phù hợp cho từng doanh nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả làm việc, khẳng định được thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường

Dưới đây là các lĩnh vực có thể ứng dụng phần mềm ERP:

Ngoài ra, hệ thống ERP còn quản lý sổ cái chung, tự động hoá các tác vụ tài chính quan trọng, theo dõi các khoản phải trả (AP) và các khoản phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính hoàn chỉnh và tuân thủ các tiêu chuẩn trong việc ghi nhận doanh thu Do đó mà ERP có khả năng quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng tài chính, từ việc quản lý chi phí đặt hàng đến việc mua hàng và bán hàng

Service (dịch vụ)

Trong dịch vụ, hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp nâng cao khả năng dịch vụ

cá nhân hoá, hỗ trợ kỹ thuật viên phản hồi và giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng Từ đó, cải thiện mức độ hài lòng và tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng

R&D (nghiên cứu và phát triển)

Trong lĩnh vực R&D, phần mềm ERP cung cấp công cụ thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý thông tin sản phẩm và kỹ thuật liên quan đến R&D, bao gồm việc quản lý các bản vẽ kỹ thuật, tài liệu sản phẩm, thông tin về nguyên liệu và quy trình sản xuất Khi đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời cũng tăng cường sự minh bạch, quyền truy cập số liệu liên quan đến sản phẩm mới cho các phòng ban của doanh nghiệp

Asset management (quản trị tài sản)

Trong quản trị tài sản, phần mềm ERP giúp cho máy móc, thiết bị được hoạt động với hiệu suất cao nhất, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động Ngoài ra, module này có thể theo dõi tình trạng và vị trí tài sản, bao gồm số lượng, tính toán khả năng hao mòn, bảo trì và thay thế Do vậy, bạn có thể xác định nhu cầu tài sản tăng thêm trong tương lai dựa theo mức sử dụng hiện tại cũng như hoạt động dự trữ kinh phí trong các kì nâng cấp thiết bị, máy móc sử dụng mới

Sales (bán hàng)

11

Trong bán hàng, ERP được sử dụng trong hỗ trợ quản lý bán hàng thông qua các tính năng như quản lý đơn hàng, theo dõi, xác nhận và quản lý lịch trình giao hàng, xác nhận thanh toán Ngoài ra, ERP còn quản lý hiệu suất bán hàng như lưu trữ và cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, lịch sử mua hàng, thông tin liên lạc và đưa ra kết quả phân tích dữ liệu khách hàng Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả bán hàng, theo dõi lợi nhuận và hỗ trợ trong chiến lược giá, chiến lược bán hàng, chiến lược tiếp thị,

Supply chain (chuỗi cung ứng)

Trong chuỗi cung ứng, phần mềm ERP theo dõi việc chuyển động của hàng hoá, giám sát quy trình, tiến độ đặt hàng và giao hàng cũng như đảm bảo số lượng hàng tồn kho luôn ở mức độ an toàn Ngoài ra, ERP còn lập kế hoạch sản xuất, phân phối hàng hoá đến các chi nhánh của doanh nghiệp đồng thời giám sát hoạt động kho bãi, vận chuyển, hậu cần,

Với tính năng quản lý này, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận khác trong doanh nghiệp, họ có thể nắm bắt được tình trạng của các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm tỷ lệ rủi ro quy trình sẽ tạm ngừng hoạt động

Manufacturing (sản xuất)

Trong sản xuất, đây được xem là lĩnh vực thực hiện chính của phần mềm ERP

Nó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu, đơn giản hoá quy trình, đảm bảo cung cấp sản lượng phù hợp nhưng vẫn đạt năng suất và tối ưu được chi phí, thời gian sản xuất

Ngoài ra, ERP quản lý nguyên liệu đầu vào và chất lượng đầu ra của sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của máy móc, thiết bị Từ đó, sản phẩm đầu ra ở mức

độ đạt chuẩn và lượng hàng tồn kho luôn ở mức an toàn, gia tăng tỷ lệ sẵn có của sản phẩm

Sourcing and procurement (thu mua)

Trong lĩnh vực thu mua, phần mềm ERP cung cấp cho doanh nghiệp công cụ hỗ trợ quản lý quá trình mua hàng, từ việc xác định nhu cầu mua hàng, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp đến việc báo giá, đặt hàng, xem xét hợp đồng và tiến hành thanh toán Do đó, khi sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể nâng cao tính chính xác, dự báo và tối ưu hoá quy trình, đảm bảo khả năng thanh toán đúng hạn trong hợp đồng, giảm thiểu việc mua số lượng hàng hoá quá nhiều hoặc quá

ít

Ngoài ra, ERP tích hợp tính tăng quản lý quan hệ với nhà cung cấp, vì thế mà doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ lâu dài với họ, nâng cao hiệu quả và tính

ổn định trong hoạt động mua hàng

Human Resource (nhân sự)

Trong quản lý nhân sự, ERP đảm nhiệm vai trò quản lý toàn bộ thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, hồ sơ bảo hiểm, lương và phúc lợi, lịch sử công tác,…

Ngoài ra, phần mềm ERP có thể đánh giá hiệu suất làm việc, quản lý thăng tiến

và chuyển việc, đào tạo và phát triển nhân viên, hợp lý hoá các tác vụ về bảng lương, tuyển dụng,… Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện dữ liệu nhân sự, đồng thời khai thác và phân chia công việc hợp lý, phát huy được thế mạnh của nhân viên trong doanh nghiệp