Quản trị hành chính văn phòng nâng cao hiệu quả hiện Đại hóa công tác văn phòng

CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP Quản trị hành chính văn phòng nâng cao hiệu quả hiện Đại hóa công tác văn phòng ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Trang 1

CHƯƠNG 4: NÂNG CAO HIỆU QUẢ - HIỆN

ĐẠI HÓA CÔNG TÁC

VĂN PHÒNG

Trang 2

HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

I.

CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

IV.

CHƯƠNG 4: NÂNG CAO HIỆU QUẢ - HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Trang 3

I HIỆN ĐẠI HÓA

VĂN PHÒNG

Trang 4

1 3

Trang 5

I HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

 Khái niệm: Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị , nó có thể thực

hiện theo các hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa…

 Phương pháp hiện đại hóa:

- Tổ chức bộ máy văn phòng tinh gọn, đúng chức năng

- Tin học hóa công tác văn phòng, sử dụng các mạng nội bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng WAN (wide area network)

- Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp (máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…)

- Không ngừng phát triển kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính…

Trang 6

1.1 MỤC TIÊU CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức

 Nâng cao năng suất lao động của cơ quan

tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất

 Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

Trang 7

1.2 NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

Cách mạng khoa học – công nghệ phát triển như vũ bão, tạo nên một hệ quả hết sức quan trọng

Hình thành nhanh chóng quan hệ kinh tế - thương mại trong phạm vi toàn cầu

Vai trò con người được nâng cao hơn bao giờ hết

Cuộc cách mạng thông tin làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin của mọi người

Trang 8

1.3 NỘI DUNG ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

• Văn phòng với cách hiểu truyền thống, thông thường là tổ chức chỉ làm công việc giấy tờ, hành chính, sự vụ trong một cơ quan, một doanh nghiệp đã không còn thích hợp nữa

• Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường thực hiện 2 chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần.

=> Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng

là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại.

 Đó chính là cấu trúc 3 mặt cơ bản của văn phòng hiện đại:

• Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng

• Con người làm văn phòng

• Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

Trang 9

Content Here

 Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng

• Các vật dụng như bút viết, bìa cặp…được bày bán tại các cửa hàng văn phòng với nhiều mẫu mã đa dạng

• Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc khác

• Môi trường văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường…thích hợp

• Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như internet, cùng các thiết bị viễn thông

• Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO

• Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S của Nhật Bản,

Trang 10

Content Here

 Con người làm văn phòng

• Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng

• Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo

• Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết

• Các ngành khao học giúp người lao động phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress)

• Con người làm văn phòng hiện đại cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ

và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, doanh nghiệp; có trình

độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và

kỹ năng giao tiếp - ứng xử,

Trang 11

Content Here

 Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

• Mỗi công việc trong văn phòng phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức hợp lý

• Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng

• Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một khối hồ sơ tài liệu, được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn

phòng hiện đại đã làm cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao

Trang 12

II CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

Trang 13

Trang 14

2.1 Khái niệm:

• Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên

quan mà doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình

Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp:

 Các luật lệ quy định của nhà nước; của các cơ quan cấp trên

 Đặc thù hoạt động; tính chất và quy mô hoạt động của doanh nghiệp

 Đơn giản; dễ hiểu và dễ thực hiện

Trang 15

2.2 MỤC TIÊU CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

 Bãi bỏ các rào cản hạn chế quyền

tự do kinh doanh, cải thiện, nâng cao chất lượng môi trường đầu tư kinh doanh, bảo đảm cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng, minh bạch

 Đổi mới và nâng cao hiệu quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính

 Rà soát, cắt giảm, đơn giản

hóa điều kiện kinh doanh,

thành phần hồ sơ và tối ưu

hóa quy trình giải quyết thủ

vụ mọi lúc, mọi nơi, trên các phương tiện khác nhau

Trang 16

2.3 NHIỆM VỤ

• Kiểm soát chặt chẽ việc ban hành các quy định thủ tục hành chính liên

quan đến người dân, doanh nghiệp, bảo đảm thủ tục hành chính mới

ban hành phải đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, trọng tâm là thủ tục

hành chính

• Rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính

• Thường xuyên, kịp thời cập nhật, công khai thủ tục hành chính dưới

nhiều hình thức khác nhau, tạo thuận lợi cho người dân, tổ chức tìm

hiểu và thực hiện

Trang 17

2.4 CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG DANH NGHIỆP

Vận hành thử và điều

chỉnh các thủ tục

Vận hành thử và điều

chỉnh các thủ tục

Trang 18

2.4 CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG DANH NGHIỆP

 Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính:

Trang 19

III ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

3.1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp

3.2 Ứng dụng của công nghệ thông tin trong

hành chính văn phòng

3.3 Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông

tin trong hành chính văn phòng

Trang 20

3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

 Khái niệm: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ

thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu

thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất

 Vai trò:

• Làm trung gian giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hội

• Đối với mặt bên ngoài

• Đối với mặt nội bộ

Trang 21

• Hệ thông tin quản lý (MIS: Management Information System)

• Hệ hỗ trợ quyết định (DSS: Decision Support System)

• Hệ thông tin điều hành (ESS: Executive Support

Trang 22

3.2 ỨNG DỤNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

• Trong công tác soạn thảo văn bản

• Trong việc thu nhập, xử lý thông tin

• Thư tín điện tử là một phương tiện liên

lạc nhanh chóng

• Trong công tác lưu trữ

Trang 23

3.3 CÁC YÊU CẦU KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG • Có thể biết thích đáng về sự phát triển và khả năng áp dụng

của công nghệ thông tin

• Nâng cao trình độ và khả năng xử lý thông tin của nhân viên

• Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin

• Phải chuẩn hóa những thủ tục xử lý tin

Trang 24

IV. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH

DOANH NGHIỆP

Trang 25

IV ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

4.1 Khái niệm:

• TQM (Total Quality Management) - Quản lý chất lượng toàn diện : là một phương pháp

quản lý của một tổ chức, định hướng vào chất lượng, dựa trên dự tham gia của mọi thành

viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua sự thoả mãn khách hàng và lợi ích

của mọi thành viên của công ty và của xã hội

• ISO (International Standards Organisation) - Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế : được thành

lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằm mục đích xây dựng

các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin

Trang 26

 Sự khác nhau giữa TQM và ISO

Tấn công (đạt đến những mục tiêu cao hơn) Phòng thủ (không để mất những gì đã có)

Làm đúng ngay từ đầu Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm

không có lỗi, phòng ngừa là chính

Trang 27

4.2 Khả năng áp dụng TQM và ISO trong hành chính

 Đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm được chi phí do giảm thiểu các lãng phí

• Duy trì tính ổn định của chất lượng sản phẩm

• Nâng cao năng suất lao động, nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải quyết những vấn đề trong hành chính

• Xây dựng được phong cách làm việc mang tính hệ thống, tinh thần trách nhiệm và chủ động của các nhân viên trong công việc

• Tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công nghệ mới trong hành chính văn phòng

• Hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai

Trang 28

4.3 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chính văn phòng

- Mô hình áp dụng TQM:

 Viết những gì cần làm: thiết lập thủ tục cho từng công việc, từng bộ phận,

từng phòng ban và mô tả hẹ thống chất lượng bằng văn bản

 Làm theo những gì đã viết: thực hiện công việc theo những quy trình,

theo những hướng dẫn đã viết và công bố

 Đánh giá những gì đã làm: so sánh công việc đã làm với những nội dung

đã mô tả trong hướng dẫn

 Điều chỉnh những khác biệt: sửa chữa và điều chỉnh sai sót

Trang 29

 Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Các bước chuẩn bị

 Văn bản hóa những trình tự, những thủ tục cần thiết

 Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã được văn bản hóa

.

Giai đoạn 2: Viết tài liệu của hệ thống

 Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức

 Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ

 Đánh giá nội bộ

Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng

Trang 30

Báo cáo chương 4 đến đây là kết thúc

Trang 31

CỦNG CỐ KIẾN THỨC

Trang 32

BÀI HỌC ĐẾN ĐÂY LÀ KẾT THÚC CẢM ƠN CÔ

VÀ CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE!!!

Định dạng
Số trang	32
Dung lượng	5,47 MB