Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỤC LỤC 1 PHẦN MỞ ĐẦU 4 1 Lý do chọn đề tài 4 2 Mục tiêu nghiên cứu 4 3 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 4 Đối tượng nghiên cứu 5 5 Phương pháp nghiên cứu 5 6 Kết cấu của đề tài 6 PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG.
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu .5 Đối tượng nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài .6 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Lý luận chung công tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng .7 1.1.2.1 Chức văn phòng 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 Lý luận chung đại hóa cơng tác văn phịng 14 1.2.1 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng 14 1.2.2 Sự cần thiết phải đại hóa cơng tác văn phịng 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT .16 2.1 Thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng trường Đại học Thủ Dầu Một 16 2.1.1 Công tác văn thư – lưu trữ 16 2.1.1.1 Công tác văn thư 16 2.1.1.2.Công tác lưu trữ 17 2.2.2 Trang bị công nghệ thông tin 18 2.2.3 Bố trí, trang thiết bị văn phịng 19 2.2 Nhận xét, đánh giá cơng tác văn phịng Văn phịng trường Đại học Thủ Dầu Một 19 2.2.1 Công tác văn thư 19 2.2.1.1 Ưu điểm .19 2.2.1.2 Hạn chế 20 2.2.1.3 Nguyên nhân: .21 2.2.2 Công tác lưu trữ .22 2.2.2.1 Ưu điểm: 22 2.2.2.2 Hạn chế: .22 2.2.2.3 Nguyên nhân: .23 2.2.3 Trang bị công nghệ thông tin 23 2.2.3.1 Ưu điểm: 23 2.2.3.2 Hạn chế: .23 2.2.4 Bố trí, trang thiết bị văn phịng 24 2.2.4.1 Ưu điềm: 24 2.2.4.2 Hạn chế: .24 2.2.4.3 Nguyên nhân 25 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU 25 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng 25 3.2 Giải pháp công tác văn thư – lưu trữ 26 3.2.1 Giải pháp văn thư: .26 3.2.2 Giải pháp lưu trữ 27 3.3 Giải pháp trang bị công nghệ thông tin 27 3.7 Đầu tư mua sắm trang thiết bị 30 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .33 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Kinh tế Việt Nam ngày hội nhập sâu giới, đặc biệt cộng đồng kinh tế ASEAN ( AEC) thành lập Việt Nam thị trường 90 triệu dân mà thị trường chung 600 triệu dân có thu nhập 2600.000 tỷ la Mỹ Không lâu tương lai hiệp định TTP, hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương bao phủ 40% GDP 1/3 thương mại Thế giới Đưa lại cho Việt Nam nhiều hội thách thức Đứng trước thời thách thức đó, Việt Nam từ bộ, ban ngành phải có nhìn đắn đổi để hiểu rõ hơn, hòa nhập phát triển tốt Cơng cải cách hành nước ta đề nhu cầu xúc cần giải Đó nhu cầu đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo quản lý, nhu cầu giải nhanh, gọn thủ tục hành chính, hài lịng người dân, tránh phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền cán bộ, công chức Trong Hội nghị lần thứ 12 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI đề nhiệm vụ “Đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, chấp hành luật pháp gắn với tinh giản biên chế cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức theo tinh thần nghị 39 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thiết lập hệ thống cổng thơng tin, mang hành điện tử cấp, khẩn trương xây dựng Chính phủ điện tử Thực đồng giải pháp phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí cơng tác tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo” Do đó, sau thời gian tìm hiểu, tơi lựa chọn đề tài “ Phân tích thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu đại hoá cơng tác văn phịng trường Đại học Thủ Dầu Một” để đưa lý luận, thực tế số giải pháp thích hợp cho văn phịng Mục tiêu nghiên cứu - Một là, phân tích sở lý luận cơng tác văn phịng, đại hóa cơng tác văn phịng - Hai là, phân tích thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phòng trường Đại học Thủ Dầu Một so sánh với lý luận để bất cập, tồn nguyên nhân bất cập tồn - Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm tiếp tục hồn thiện đại hóa cơng tác văn phịng Nhiệm vụ nghiên cứu - Một là, nghiên cứu khái niệm công tác văn phịng, đại hóa cơng tác văn phịng; - Hai là, khảo sát, phân tích từ thực tiễn để nhận xét đánh giá cơng tác văn phịng nhằm đưa đánh giá cụ thể đại hóa cơng tác văn phịng; - Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện đại hóa cơng tác văn phịng Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài khóa luận tồn hoạt động liên quan tới đại hóa cơng tác văn phịng Trong đó, tập trung vào nghiên cứu, khảo sát 04 vấn đề cơng tác văn phịng Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sở phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác- Lenin tư tưởng Hồ Chí Minh Ngồi phương pháp chung áp dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài cịn sử dụng phương pháp cụ thể như: - Phương pháp quan sát: - Phương pháp thu thập thông tin: - Phương pháp nghiên cứu phân tích tư liệu có liên quan Kết cấu đề tài Ngồi phần lời nói đầu,danh mục tài liệu tham khảo, kết luận phần phụ lục đính kèm Nội dung đề tài kết cấu gồm 03 chương sau: PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG, HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Lý luận chung cơng tác văn phịng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng hiểu theo nghĩa rộng nghĩa hẹp sau: Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phịng tồn bộ) : Bao gồm tồn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Khái niệm Văn phòng hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức thông suốt, hiệu quả” 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Văn phòng phận tồn khách quan đơn vị, có điều kiện tồn phận thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà tồn tức vận động theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường Văn phịng có chức chung phục vụ lãnh đạo điều hành lãnh đạo quan cụ thể thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động công ty, tức chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho tồn quan Có hai nhóm chức chính: Chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần 1) Chức tham mưu tổng hợp Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng Văn phịng giúp lãnh đạo quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương sách cơng tác quản lý quan thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực định, tham mưu cho lãnh đạo phương án, giải pháp xử lý tình cụ thể Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm hoạt động tối ưu cho trình quản lý để đạt hiệu cao Chủ thể cơng tác tham mưu doanh nghiệp cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Thực tế doanh nghiệp thường đặt phận tham mưu văn phòng Để có ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi doanh nghiệp từ phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn…Để có thơng tin chun sâu phận tham mưu đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phịng ban chun mơn nghiệp vụ tập hợp 2) Chức hậu cần Đảm bảo sở vật chất cho phòng ban đơn vị cá nhân quan, đơn vị, tổ chức, để thực tốt chức nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu suất làm việc Nội dung công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền lương, cơng tác phí, sữa chữa lớn, xây dựng cơng trình phụ, phúc lợi tập thể Cơng tác hậu cần nhằm thực nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp điều kiện, phương tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo cho hoạt động quan tiến hành liên tục - Quản lý chi tiêu tài theo chế độ, sách nhà nước quy định - Đảm bảo an ninh trât tự an toàn lao động quan, tổ chức - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối đơn vị với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp 1.1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng 1) Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi quan tổ chức muốn vào nề nếp hoạt động phải tuân thủ theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Và quy định, quy chế quan khác tính chất hoạt động, vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn hoá làm việc quan, tổ chức khác Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hồn chỉnh thơng qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc cơng tác văn phịng Đây nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực quan, tổ chức vào hoạt động 2) Xây dựng tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác tuần, tháng, q, năm quan thủ trưởng quan Kế hoạch hình ảnh tương lai quan sau khoảng thời gian Nếu không xây dựng thực kế hoạch tốt hướng phát triển quan khơng rõ ràng, khơng có bước đích phải đến cho chặng đường Trong chế có nhiều yếu tố, nhiều biến động kế hoạch phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều Tất văn phòng phải thưc nhiệm vụ xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác năm,quý, tháng, xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch quan trọng tránh tình trạng bị lơi kéo cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến chương trình cần thiết văn phịng Trong loại kế hoạch kế hoạch tài có ý nghĩa đặc biệt Thứ nhất, kế hoạch tài đảm bảo nguồn lực quan trọng cho vận hành quan Thứ hai, kế hoạch tài phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ quản lý nhà nước, phải bám sát tình hình thực để có bước điều chỉnh kịp thời Kế hoạch thật phải trước bước 3) Thu thập tổng hợp xử lý thơng tin phục vụ cho q trình định Thông tin hoạt động quản lý tập hợp định thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian khách thể quản lý Đặc biệt văn phòng quan nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin lại giữ vai trị quan trọng giữ vị trí then chốt cơng tác văn phịng Về cơng tác thơng tin văn phịng phải cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cứu thảo Điều giúp cho việc liên lạc, trao đổi với công việc phận nhanh chóng, kịp thời, thơng tin trao đổi đơn vị truyền tải nhanh giúp cho cơng tác quản lý Văn phịng thuận lợi Việc tham gia vào mạng thơng tin tồn cầu mang lại hội khai thác nhiều thông tin hữu ích mạng Đặc biệt cập nhật văn bản, văn kiện, chủ trương đường lối Đảng, Chính phủ Cũng nhờ mà việc lưu trữ thơng tin quan nhanh xác, giúp cho việc kiểm tra, rà soát sau thuận lợi Việc kết nối với máy chủ quan đầu não hệ thống máy tính quan mà cài đặt thơng tin lĩnh vực tạo thuận lợi cơng việc 2.2.3 Bố trí, trang thiết bị văn phòng Văn phòng hàng ngày diễn hoạt động quản lý quan bao gồm hoạt động bên hoạt động giao tiếp với quan khác, đơn vị khác từ bên vào làm việc phải thơng qua Văn phịng Trụ sở làm việc quan phải thể mặt quan, khơng phơ trương hình thức q mức Việc bố trí phịng ban để đảm bảo khoa học, đại cần tuân theo số quy tắc định Những nguyên tắc thể tính liên kết, gắn bó, tạo thuận lợi phối kết công việc, tránh chồng chéo hay phiền hà cho công chức khách đến làm việc Tuy nhiên, để thực tốt nguyên tắc khơng phải điều đơn giản, ngồi điều hành tổ chức, việc bố trí phịng ban phụ thuộc nhiều vào điều kiện sở vật chất Bản thân Văn phòng tồn số điểm khơng thuận lợi việc bố trí mà quan nghiên cứu để tìm phương án hợp lý 2.2 Nhận xét, đánh giá công tác văn phòng Văn phòng trường Đại học Thủ Dầu Một 2.2.1 Công tác văn thư 2.2.1.1 Ưu điểm Bộ phận văn thư thực tốt chức quản lý nhà nước công tác văn thư theo thẩm quyền giao: - Đã ban hành số văn hướng dẫn lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Nhờ cơng tác lập hồ sơ tiến hành tiến độ, tương đối đầy đủ chất lượng - Bộ phận văn thư có cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ, u cầu ngạch cơng chức, có kinh nghiệm nên khâu nghiệp vụ thực theo quy trình, cẩn trọng, hiệu Hầu hết cán văn thư nhiệt tình, u ngành, u nghề có trách nhiệm công việc, biết xếp thời gian hợp lý phục vụ kịp thời yêu cầu đồng chí lãnh đạo, lãnh đạo Văn phịng đơn vị chức có yêu cầu - Văn ban hành kiểm tra quản lý thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định nhà nước - Việc quản lý văn đến thực nghiêm chỉnh, chưa để xảy tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng việc đảm bảo thông tin việc quản lý, điều hành công việc lãnh đạo quan - Việc quản lý sử dụng dấu quan đơn vị thực theo quy định nhà nước - Văn có độ mật, tuyệt mật có sổ theo dõi riêng quản lý theo quy định nhà nước, đảm bảo an tồn khơng để lộ thông tin văn 2.2.1.2 Hạn chế Bên cạnh thành tích đạt được, thời gian qua cơng tác văn thư cịn bộc lộ số thiếu sót, hạn chế sau: - Việc tiếp nhận, xử lý văn số đơn vị chậm, chưa giải kịp thời nên số trường hợp việc giải văn chưa đáp ứng yêu cầu lãnh đạo cấp - Đôi cán công chức, viên chức chưa ý thức đầy đủ vai trị cơng tác lập hồ sơ việc giải công việc giao khiến cho tài liệu ln tình trạng bó gói, gây khó khăn cho công tác lưu trữ ... việc đại hóa cơng tác văn phòng tổ chức CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 2.1 Thực trạng cơng tác văn phịng Văn phòng trường Đại học Thủ Dầu Một 2.1.1 Công tác. .. trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu đại hoá cơng tác văn phịng trường Đại học Thủ Dầu Một” để đưa lý luận, thực tế số giải pháp thích hợp cho văn phịng Mục tiêu nghiên cứu - Một là, phân tích. .. III: GIẢI PHÁP HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU 25 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng 25 3.2 Giải