Quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu (hàng lcl) từ thái bình Đi cao hùng, Đài loan tại công ty tnhh vận tải Đông bắc á

Hiện nay, với vị trí là nhân viên Sales & Marketing của công ty NEATLogistics, bài viết này em xin được trình bày một cách chi tiết và cụ thể về quátrình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN (FORWADER)

Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận

Trong lĩnh vực Logistics và Chuỗi cung ứng hiện nay, qua quá trình tìm hiểu và thực tập tại một công ty chuyên về giao nhận, tôi đã rút ra được một số khái niệm quan trọng về nghiệp vụ giao nhận.

 Đầu tiên, giao nhận (hay Forwarder) là thuật ngữ chỉ một công ty (hoặc nhỏ hơn là một người) đang hoạt động trong nghề giao nhận vận tải.

Giao nhận vận tải, hay còn gọi là Forwarding, là một đơn vị trung gian chuyên nhận vận chuyển hàng hóa từ “shipper” hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ (hàng lẻ - hàng LCL - hàng consol) thành một lô hàng lớn để xếp đủ trong các container Sau đó, đơn vị này sẽ thuê các phương tiện vận tải như Hãng tàu, Hãng hàng không, Đường sắt hoặc Vận tải đường bộ để thực hiện việc vận chuyển từ điểm khởi hành đến điểm chỉ định.

Đơn vị giao nhận, hay còn gọi là Forwarder, là doanh nghiệp hoặc cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức và tiếp nhận hàng hóa từ người mua đến địa điểm chỉ định của người bán.

Đơn vị giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm cả xuất nhập khẩu tại chỗ và hàng tạm nhập, tái xuất.

 Hiểu đơn giản nhất, đơn vị giao nhận – Forwarder là đơn vị đứng ra lưu chuyển hàng hóa giữa người mua (consignee) và người bán(shipper).

Vai trò của nghiệp vụ giao nhận

Đơn vị giao nhận chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa trên các tuyến quốc tế, bao gồm cả hàng nguyên container và hàng lẻ Dịch vụ này được thực hiện tùy thuộc vào khả năng xử lý thủ tục và thế mạnh của từng doanh nghiệp.

 Không chỉ vậy, đơn vị giao nhận còn có thể thực hiện tuyến đường biển trong phạm vi một quốc gia đối với cả hàng container và hàng lẻ.

1 Shipper: Người bán hàng (trong nghiệp vụ mua bán) hoặc người gửi hàng (trong nghiệp vụ vận tải hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa)

Đơn vị giao nhận hàng hóa thường đảm nhận dịch vụ thông quan, xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến lô hàng, cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác.

Đơn vị giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải nội địa (Trucking) cho khách hàng của mình Họ thường thuê các đơn vị vận tải có sẵn đầu container, vì rất ít đơn vị vận tải sở hữu xe chuyên dụng.

Đơn vị giao nhận giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho đối tác bằng cách chuyên môn hóa trong việc xử lý các công việc mà đối tác không có thời gian thực hiện.

Chức năng của nghiệp vụ giao nhận

Đơn vị giao nhận chuyên cung cấp dịch vụ vận tải cho đa dạng mặt hàng, phục vụ các tuyến đường trong khu vực và toàn cầu thông qua các phương thức vận chuyển đường biển, đường bộ và đường hàng không.

 Đơn vị giao nhận hỗ trợ chủ hàng thông quan, xử lý toàn bộ giấy tờ, thủ tục và có thể là nộp hộ thuế xuất nhập khẩu

Đơn vị giao nhận cung cấp hỗ trợ trong việc làm các giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm C/O, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary), cùng với các giấy chứng nhận hợp quy từ Bộ Khoa học và Công nghệ cũng như Bộ Giao thông Vận tải.

Đơn vị giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải nội địa, hỗ trợ chuyển hàng từ kho của khách đến cảng, từ cảng về kho, hoặc từ kho của khách đến điểm chỉ định.

 Đơn vị giao nhận cũng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, quản lý hoạt động logistics và chuỗi cung ứng.

Nhiều đơn vị giao nhận hiện nay không chỉ cung cấp dịch vụ mà còn chia sẻ thông tin về logistics và thương mại quốc tế Họ cũng hỗ trợ tư vấn miễn phí cho khách hàng lần đầu tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc logistics.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị giao nhận

 Độ uy tín, tính chuyên nghiệp, kinh nghiệm, khả năng thực hiện và các tuyến dịch vụ mà công ty giao nhận có thể đảm nhiệm.

2 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

Tổng chi phí cho toàn bộ lô hàng, bao gồm VAT, đã được bên giao nhận thông báo đến bạn, cùng với các dịch vụ phụ trợ mà bên giao nhận có khả năng cung cấp.

Chất lượng dịch vụ của bên giao nhận được đánh giá qua sự sẵn sàng giải thích các khoản phí chưa rõ ràng, tư vấn lộ trình xuất nhập khẩu hàng hóa và cung cấp giải pháp vận chuyển hợp lý.

 Khả năng vận chuyển theo các điều kiện Incoterm như: DDP hay EXW

 Khả năng thanh toán hộ hay kiểm hàng hộ đối với các đối tác đầu nước ngoài của chủ hàng.

 Khả năng làm việc về giấy tờ, thủ tục và các loại phí, thuế với đơn vị hải quan.

Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận

Hiện nay, nhiều văn hóa và truyền thống trong lĩnh vực giao nhận cùng với sự ảnh hưởng của luật pháp đã định hình quyền hạn và nghĩa vụ của các đơn vị giao nhận Tổng quan, quyền hạn và nghĩa vụ của các đơn vị này bao gồm việc thực hiện các dịch vụ giao nhận hàng hóa, tuân thủ quy định pháp luật và bảo đảm quyền lợi cho khách hàng.

 Thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình đã được soạn thảo trong hợp đồng với đối tác, khách hàng

 Đơn vị giao nhận có quyền thu hoặc chi hộ khách hàng đã được thỏa thuận từ và phải hợp lý.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty có thể điều chỉnh các chỉ dẫn của khách hàng nếu có lý do chính đáng nhằm phục vụ tốt nhất cho lợi ích và mong muốn cuối cùng của khách Tuy nhiên, công ty cần thông báo kịp thời cho khách hàng về hướng giải quyết mà mình lựa chọn.

Sau khi ký kết hợp đồng, nếu không thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng, cần thông báo ngay cho họ và tìm kiếm giải pháp hợp lý nhất.

 Phải thực hiện đúng nghĩa vụ, đúng thời gian như hai bên đã thỏa thuận với nhau trong hợp đồng.

Trách nhiệm của đơn vị giao nhận

Trách nhiệm của đơn vị giao nhận phụ thuộc vào nhiều yếu tố như điều khoản hợp đồng giữa người mua và người bán, thỏa thuận giữa đơn vị giao nhận và khách hàng, cũng như các tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình giao nhận.

Trong quá trình vận chuyển lô hàng, có ba loại thuế giá trị gia tăng (VAT) có thể phát sinh Tóm lại, một đơn vị giao nhận có thể chịu trách nhiệm về các loại thuế này.

 Giao hàng không đúng như đã thỏa thuận với khách hàng.

 Thiếu sót hoặc quên hoặc nguyên do khác dẫn đến không mua bảo hiểm cho lô hàng hóa.

 Khai sai hải quan dẫn đến không thông quan được lô hàng.

 Vận chuyển hàng đến sai địa chỉ mà khách hàng cung cấp.

 Tư vấn sai về cách bảo quản, vận chuyển cho các mặt hàng mà khách có nhu cầu vận chuyển.

 Cung cấp sai sự thật về các chưng trình ưu đãi cho khách hàng sử dụng dịch vụ tại công ty.

Luật quốc gia dành cho giao nhận

Hiện nay, chính phủ đang hoàn thiện và phát triển các bộ luật liên quan đến Logistics nhằm thúc đẩy ngành giao nhận Luật Thương Mại 2005, đặc biệt từ Điều 233 đến Điều 240, cùng với Nghị Định 140/2007/NĐ-CP, quy định chi tiết và giới hạn trách nhiệm cho các đơn vị giao nhận Ngoài ra, còn có nhiều bộ luật khác điều chỉnh nghiệp vụ giao nhận trong ngành Logistics.

 Bộ luật doanh nghiệp năm 2015

 Bộ luật hải quan năm 2014

Bộ luật giao thông đường bộ năm 2008, Nghị định 86/2014/NĐ-CP và Thông tư số 63/2014/TT-BGTVT quy định các điều khoản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh vận tải đường bộ, nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả trong lĩnh vực này.

 Bộ luật đường sắt năm 2017 cùng Nghị định 14/2015/NĐ-CP và Thông tư 78/2014/TT-BGTVT về quy định chung liên quan tới việc kinh doanh bằng đường sắt

Bộ luật hàng hải 2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017, cùng với Nghị định 30/2014/NĐ-CP và Thông tư 66/2014/TT-BGTVT, quy định các chính sách hỗ trợ vận tải biển.

Bộ luật giao thông đường thủy nội địa năm 2014, kèm theo Nghị định 110/2014/NĐ-CP và văn bản hợp nhất số 13/VBHN-BGTVT, quy định các điều khoản liên quan đến hoạt động kinh doanh và vận tải thủy.

Bộ luật hàng không dân dụng năm 2014, kết hợp với Nghị định 30/2013/NĐ-CP và Thông tư 81/2014/TT-BGTVT, quy định các quy tắc và điều kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh vận chuyển hàng không Những văn bản pháp lý này nhằm đảm bảo sự an toàn, hiệu quả và minh bạch trong ngành hàng không, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này.

Ngoài việc xem xét tập quán kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, như việc nhập khẩu theo hình thức CIF và xuất khẩu theo hình thức FOB, cũng cần chú ý đến các quy định nội bộ của các ngành liên quan.

Luật quốc tế dành cho giao nhận

Nghiệp vụ giao nhận chịu ảnh hưởng từ nhiều bộ luật quốc tế, bao gồm tập quán quốc tế, các Công Ước, Điều ước quốc tế và hiệp định thương mại giữa các quốc gia Điều này cũng liên quan đến bộ luật của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu, cùng với các vấn đề khác có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến quy trình giao nhận.

 Được hình thành và phát triển từ sớm là Công Ước Viên năm 1980 liên quan tới Hợp Đồng mua bán hàng hóa quốc tế.

Điều khoản Incoterm là một bộ quy tắc thương mại quốc tế được công nhận và sử dụng rộng rãi trong vận tải toàn cầu.

Các hiệp định thương mại tự do trong khu vực như CPTPP, hiệp định thương mại Việt Nam với Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, và gần đây nhất là EVFTA đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thương mại và hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia khác.

Việc giao nhận hàng hóa không chỉ bị ảnh hưởng bởi các quy định pháp lý mà còn bởi các tập quán kinh doanh quốc tế, đặc biệt là giữa các quốc gia hoặc trong các khu vực cụ thể như ASEAN.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á (NEAT LOGISTICS)

Thông tin liên hệ Công ty TNHH Vận Tải Đông Bắc Á (NEAT Logistics)

 Trụ sở chính: Tầng 6 – tòa nhà Đông Bắc Á (Hoặc tòa nhà Shinhabank hoặc gym123) số 19 – lô 7B, Đường Lê Hồng Phòng, Q Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.

 Văn phòng tại Hà Nội: tầng 16, tòa nhà TNR, số 54 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội.

 Văn Phòng tại Hồ Chí Minh: Số 2 đường Tây Thạnh, phường Tây Thạnh, Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh

 Văn Phòng tại Vinh: P212- C1 Đội Cung, 36 Nguyễn Thái Học, TP. Vinh, Nghệ An

 NEAT nghĩa là: Northeast Asian Transport Company.

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty

Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đa dạng qua đường biển, đường bộ, đường sắt và đường hàng không Ngoài ra, chúng tôi cũng hỗ trợ thủ tục hải quan và nhập hàng từ Trung Quốc với mức giá cạnh tranh và hấp dẫn.

 Hỗ trợ kiểm đếm, giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa tại doanh nghiệp, kho bãi, sân bay hay các cảng biển và cửa khẩu biên giới

 Cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác các loại mặt hàng.

 Tư vấn miễn phí các thủ tục, giấy tờ và lộ trình vận chuyển một lô hàng hóa quốc tế.

 Tư vấn các nghiệp vụ hải quan và thực hiện khai báo hải quan khi đối tác có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.

 Tư vấn hoặc cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp

Chúng tôi cung cấp tư vấn về quy cách đóng hàng và khai phiếu đóng gói hàng hóa, bao gồm thời gian vận chuyển, phương thức vận chuyển phù hợp và các vấn đề liên quan trực tiếp đến quá trình vận chuyển lô hàng.

 Cho thuê kho bãi, các phương tiện xếp dỡ hoặc vận tải hàng hóa.

 Dịch vụ vận chuyển hàng rời (Clanhke, clinker, đá vôi, bột đá,…) đóng container

Chúng tôi cung cấp dịch vụ làm các giấy tờ cần thiết như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch thực vật, giấy bảo lãnh FDA cho hàng hóa xuất khẩu sang Mỹ, và công bố hợp quy.

Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty NEAT Logistics

 Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội, Internet, qua các kênh khác nhau, bằng mối quan hệ hoặc các hình thức khác.

 Gọi điện, nhắn tin để tìm các khách hàng tiềm năng có thể sử dụng dịch vụ của công ty.

Chúng tôi gửi báo giá cho các tuyến đường và mặt hàng dựa trên nhu cầu của khách hàng, kèm theo các chương trình ưu đãi đặc biệt mà công ty hiện đang áp dụng.

 Thuyết phục khách hàng bằng các cách khác nhau miễn đôi bên đều win- win.

 Hỗ trợ tư vấn khách sử dụng dịch vụ tốt nhất, tiết kiệm nhất cho khách hàng và an toàn cho lô hàng của khách.

Chúng tôi cung cấp hỗ trợ tư vấn về quy trình đóng gói hàng hóa, hướng dẫn làm các giấy tờ cần thiết, thủ tục hải quan và các vấn đề liên quan đến thuế và pháp luật mà lô hàng của khách hàng có thể gặp phải Đặc biệt, chúng tôi chú trọng đến sự phù hợp giữa thực tế mặt hàng và mã HS trên tờ khai hải quan.

 Thuyết phục khách hàng nên sử dụng điều kiện Incoterms nào để tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất, và tốt nhất cho lô hàng của khách.

 Quảng bá hình ảnh công ty trên tất cả các kênh: Mạng xã hội, google, mail, hoặc các phương thức khác có thể áp dụng

Chúng tôi điều hành các trang thuộc quản lý của công ty, đứng tên công ty để cung cấp tư vấn và hỗ trợ khách hàng có nhu cầu liên hệ.

 Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kế hoạch sắp tới,…

 Làm các công việc theo yêu cầu khác

 Hỗ trợ bộ phận sales về vấn đề thủ tục hải quan, các giấy tờ cần thiết để tư vấn giải pháp thông quan cho lô hàng của khách.

 Nhận thông tin, các giấy tờ cần thiết từ bộ phận Sales về lô hàng của khách.

 Kiểm tra các giấy tờ mà khách hàng cung cấp như: Hóa đơn thương mại, hợp đồng, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận đơn (B/L), AWB,…

Chuẩn bị hồ sơ hải quan cần thiết, đối chiếu mã HS với tên hàng hóa, truyền tờ khai hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có) và thực hiện thông quan hàng hóa cho khách hàng.

 Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không hoặc các đại lý để làm thủ tục liên quan tới việc thông báo hàng về, lấy lệnh giao hàng (D/O),…

Để tiến hành thông quan lô hàng cho khách, cần làm việc với các cơ quan liên quan như kiểm dịch, hun trùng, thú y, và kiểm tra chất lượng, đồng thời cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Nhân viên Ops sẽ tiến hành lấy ứng tiền trước từ bộ phận kế toán và sẽ thực hiện hạch toán lại sau khi nhận được các hóa đơn liên quan đến công việc.

 Tổng kết lại các hóa đơn, chứng từ, chi phí, báo cáo

 Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kế hoạch sắp tới,…

4 Nhân viên hiện trường (Operations)

Nhận yêu cầu từ bộ phận Sales về thông tin các tuyến mà khách hàng quan tâm, sau đó liên hệ với hãng tàu hoặc cập nhật giá sẵn có của tuyến trong tháng Cuối cùng, thông báo lại cho bộ phận Sales để họ có thể phản hồi cho khách hàng.

 Kiểm tra giá với các hãng tàu và báo lại với sales về các tuyến theo các thông tin được có.

 Cập nhật giá theo từng tháng để xem biến động về giá nếu có để báo lại với sales.

 Đăng hoặc sửa lại giá các tuyến có thể chia sẻ trên các trang mạng xã hội hoặc internet của công ty

Để đảm bảo giá cả cạnh tranh và ưu đãi tốt nhất cho các lô hàng tiếp theo, cần thực hiện việc trao đổi và thuyết phục với các hãng tàu, tùy thuộc vào từng tuyến và mặt hàng cụ thể.

Nhận thông tin từ bộ phận bán hàng và xử lý các chứng từ liên quan đến lô hàng, bao gồm vận đơn, hợp đồng giữa người mua và người bán, hóa đơn lô hàng, và lệnh giao hàng.

Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hải quan là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu, bao gồm việc làm việc với các cơ quan chức năng để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ và giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng.

…(Nếu khách có nhận sử dụng dịch vụ này).

 Phối hợp với sales để trao đổi cùng với khách hàng, thông báo các thông tin về lịch tàu, về lộ trình hàng hóa, về thu chi, công nợ

 Xử lý các chi phí, tình huống phát sinh với khách hàng (thay cho sales tùy trường hợp)

 Lưu trữ thông tin các lô hàng của khách, tăng cường mối quan hệ với khách hàng

 Liên hệ với các đơn vị vận tải để đặt lịch vận chuyển hàng hóa trong nội địa.

 Tại NEAT Logistics, CUS/DOCS có thể nhận tiếp quản sales hàng nhập.

 Báo cáo tổng kết lại các lô hàng đã đạt được theo tháng.

 Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

 Nhận các chứng từ thu – chi từ các bộ phận khác trong công ty.

 Nhập sổ các chuyến hàng vận chuyển của công ty, theo dõi thu chi trong nội bộ công ty

5Bộ phận chăm sóc khách hàng và chuyên làm chứng từ Tại NEAT Logistics hiện vẫn đang hợp nhất vị trí này.

Báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm được gửi đến Giám Đốc, bao gồm thông tin chi tiết theo từng mặt hàng, tuyến và khách hàng của công ty Đồng thời, báo cáo cũng phản ánh tình hình thu – chi của từng bộ phận.

Quản lý hồ sơ nhân viên, tính lương và bảo hiểm, cùng các phúc lợi xã hội là nhiệm vụ quan trọng Hỗ trợ giám đốc trong các vấn đề thuế, pháp luật, nhân sự và hoạt động chung của công ty cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý.

 Hỗ trợ bộ phận Sales và Cus trong việc yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.

 Làm việc với ngân hàng để hỗ trợ các dịch vụ có liên quan trong thanh toán quốc tế.

Tình hình kinh doanh của công ty

Kể từ khi thành lập, công ty đã đạt được kết quả kinh doanh tích cực với sự gia tăng đáng kể lượng khách hàng Nhiều khách hàng cũ đã tin tưởng và giới thiệu dịch vụ của công ty cho bạn bè và người thân Nhờ đó, công ty không ngừng phát triển và mở rộng quy mô thị trường.

Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm, có khả năng ứng phó linh hoạt với nhiều tình huống khác nhau Nhờ vào chuyên môn và sự am hiểu, họ có thể đưa ra các giải pháp tối ưu, giúp thông quan lô hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

 Chất lượng dịch vụ và thương hiệu của công ty đã được nhiều đối tác tin tưởng hợp tác lâu năm và đã lan tỏa tới nhiều vùng.

 Công ty có rất nhiều tuyến có giá cước tương đối rẻ so với các công ty khác trên thị trường.

Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong các thủ tục và quy trình xuất nhập khẩu đa dạng, giúp khách hàng yên tâm khi giao phó lô hàng của mình.

 Công ty có quan hệ tốt với hãng tàu, các đơn vị kho bãi, các đơn vị vận tải có liên,…

 Cơ sở hạ tầng giao thông đang ngày càng phát triển và được đầu tư sâu rộng.

 Các chính sách, nghị định, thông tư của chính phủ hỗ trợ cho các đơn vị xuất nhập khẩu phát triển và tăng cường xuất nhập khẩu hơn nữa.

 Nhiều công nghệ liên quan tới Logistics ra đời giúp tiết kiệm thời gian và thông quan lô hàng một cách nhanh chóng.

Công ty đang đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân viên mới nhằm mở rộng thị trường và phát triển đội ngũ Tuy nhiên, nhiều nhân viên mới không có tinh thần làm việc tích cực và thường nghỉ việc sớm do không thể chịu đựng được áp lực công việc.

 Nhiều khách hàng đã di chuyển sang các đơn vị khác làm do có sự cạnh tranh về ưu đãi giá.

 Sắp tới do điều kiện sử dụng xăng dầu cho tàu biển, các hãng tàu sẽ tăng giá tàu (Gọi là việc tăng phí LSS ) 6

Mặc dù thị trường đã mở rộng, nhưng sự xuất hiện ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh và các ưu đãi hấp dẫn khiến tình hình trở nên khó khăn hơn, thậm chí có những công ty sẵn sàng chấp nhận lỗ vốn để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ của mình.

Định hướng phát triển của công ty

Công ty NEAT Logistics cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp và uy tín, tập trung vào việc phát triển các giải pháp cạnh tranh để bảo vệ lợi ích của khách hàng và đối tác Sự nỗ lực này không chỉ góp phần vào sự thành công của NEAT Logistics mà còn thúc đẩy sự phát triển của nhiều doanh nghiệp khác, cũng như đóng góp vào sự phát triển của Hải Phòng và Việt Nam.

Công ty NEAT Logistics luôn nỗ lực nâng cao kiến thức chuyên ngành, đặc biệt trong lĩnh vực chuỗi cung ứng, thương mại toàn cầu và các chính sách phát triển của nhà nước Chúng tôi liên tục cập nhật thông tin về thị trường và công nghệ hỗ trợ chuỗi cung ứng, từ đó cung cấp các giải pháp và dịch vụ tiếp vận tối ưu Điều này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời củng cố vị thế vững chắc của công ty trên thị trường.

6 Phụ phí giảm thải lưu huỳnh

Công ty NEAT Logistics cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng, từ những món quà nhỏ cá nhân đến các đơn hàng lớn của doanh nghiệp Chúng tôi chủ động và tích cực tiếp nhận, triển khai dịch vụ, đồng thời chào đón quý khách ngay từ khi nhận lô hàng cho đến khi giao tận tay người nhận.

Công ty NEAT không ngừng mở rộng hợp tác với các hãng vận chuyển toàn cầu, nhận thức rõ vai trò và nhiệm vụ của từng mắt xích trong chuỗi cung ứng, cũng như những thế mạnh của từng hãng vận chuyển hiện có trên thị trường Chúng tôi cam kết đồng hành cùng sự thành công của khách hàng.

Các đối tác thân thiết của công ty

Công ty đã xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhiều đối tác quan trọng, bao gồm các đơn vị vận tải, hãng tàu, khách hàng thân thiết và các cơ quan chức năng liên quan, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian qua.

 Đơn vị hãng tàu: Maersk, Evergreen Line, Wan Hai Lines, TS lines, CMA CMG Group, COSCO container,

 Đơn vị vận chuyển nội địa: Công ty Cổ phần Vận Chuyển Hưng Phát, Công ty TNHH dịch vụ và vận tải ANT,

 Các đơn vị kho hàng như: Kho Nam Phát, Kho VICONSHIP, Kho NamCo,

 Các đại lý vận tải tại các nước trên thế giới mà chủ yếu là: Trung Quốc, Ấn Độ, Nhật, Hàn,

 Các đơn vị cung cấp bảo hiểm hàng hóa cho phía công ty

Khách hàng thân thiết của chúng tôi đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm thiết bị điện, gỗ ép các loại, nông sản, thủy sản khô, giày da và quần áo.

 Các đơn vị chuyển phát nhanh cho công ty như: Đơn vị Tiếp Vận toàn cầu, giao hàng tiết kiệm,

QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU LÔ HÀNG TRO TRẤU (HÀNG LCL) TỪ THÁI BÌNH ĐI CAO HÙNG, ĐÀI LOAN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á

Quy trình quản lý khách hàng thực tế của một Sales Logistics

3.1.1 Xác định lợi thế cạnh tranh

Công ty NEAT Logistics hiện đang sở hữu thế mạnh vượt trội trong việc khai thác các tuyến vận chuyển tại khu vực Đông Bắc Á, bao gồm Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan, cũng như các tuyến trong khu vực Đông Nam Á, Ấn Độ và một số tuyến khác.

Về khả năng đảm nhiệm, công ty NEAT Logistics có thể đảm nhiệm hầu hết mọi mặt hàng xuất nhập khẩu từ đường bộ, đường sắt, hàng không

Dưới đây là một số cảng chính – là thế mạnh của công ty NEAT Logistics:

Bảng 3.1 – Các cảng biển chính của các nước trong khu vực

Quốc Gia Tên các cảng

Nhật Bản Tokyo, Yokohama, Kobe, Nagoya, Osaka Trung Quốc Shanghai, Guangzhou, Dalian, Ningbo,

Thanh đảo, Thiên Tân, Hạ Môn, Thẩm Quyến Hàn Quốc Incheon, Busan, Đài loan Kaohsung, Taichung, Keelung

Malaysia Klang, Kota Kinabalu, Pasir Gudang,

Pennang Indonesia Tanjung, Jakarta, Surabaya, Palembang,

Philipines Manila, Davao Ấn Độ Chennai, Mumbai, Nhava Sheva, Mundra Việt Nam Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn

NEAT Logistics nhận được mức giá ưu đãi từ các hãng tàu cho các tuyến vận chuyển, đặc biệt với các mặt hàng như plywood và bột đá Điều này đã giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường, mở rộng hoạt động không chỉ tại Việt Nam mà còn ra toàn cầu.

3.1.2 Xác định khách hàng mục tiêu

Nhờ vào việc xác định thế mạnh của công ty, nhân viên Sales có thể tập trung vào khách hàng mục tiêu Công ty hiện đang mạnh nhất ở khu vực Đông Bắc Á, vì vậy tôi đã tập trung vào các thị trường Đài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản Điều này giúp tôi xác định các công ty thường xuyên hoạt động trên những tuyến đường này và loại hàng hóa mà họ xuất nhập khẩu nhiều nhất.

Cụ thể các tuyến này:

Trung Quốc là một nguồn cung cấp quan trọng cho hàng hóa thiết bị điện như dây điện, bóng đèn và ổ cắm điện được nhập khẩu Ngoài ra, bột đá (Calcium carbonate) cũng được xuất khẩu qua cảng Tongling Trung Quốc Các loại máy móc, thiết bị công nghiệp và nông nghiệp, bao gồm chăn nuôi và chế biến, cũng là những mặt hàng đáng chú ý trong thương mại với Trung Quốc.

 Với Nhật Bản: Gỗ và các sản phẩm từ gỗ (plywood, veneer,…), thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, hàng dệt may

 Với Hàn Quốc: Hàng dệt may, hàng thiết bị điện, Sắn và các sản phẩm từ sắn, thực phẩm chức năng,…

 Với Đài Loan: Hàng Tro Trấu, hương nhang, ống hút các loại,…

Nhân viên Sales tại công ty NEAT có thể tận dụng các trang mạng xã hội và Internet để tìm kiếm khách hàng hiệu quả.

Tại Công ty, các trang web mà tôi thường xuyên truy cập bao gồm trangvang.com, vietnamese.alibaba.com (phiên bản tiếng Việt của Alibaba) và ec21.com (sàn thương mại điện tử đến từ Hàn Quốc).

Hình 3.1 – Mục tìm kiếm trang thương mại điện tử Alibaba

Tại trang vietnamese.alibaba.com, nhân viên sales Logistics có thể truy cập danh mục các mặt hàng đã được xác định trước, từ đó bắt đầu liên hệ với các công ty.

Hình 3.2 – Cách thức tìm kiếm trên Alibaba

Hình 3.3 – Thông tin công ty trên Alibaba

Trước khi liên hệ với các ngành hàng, nhân viên Sales Logistics cần nắm vững quy trình và thủ tục liên quan đến mặt hàng Họ có thể tìm kiếm thông tin qua mạng hoặc hỏi các đồng nghiệp có kinh nghiệm Ngoài ra, nhân viên Sales cũng cần hiểu rõ về các sản phẩm mà công ty đang và đã tìm kiếm, từ đó tạo cơ sở thuyết phục khách hàng trải nghiệm dịch vụ của công ty Qua đó, khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ và quyết định sử dụng trong tương lai.

3.1.4 Xác định thông tin khách hàng

Sau khi tìm kiếm và liên hệ với khách hàng, nhân viên Sales Logistics cần ghi lại thông tin quan trọng về khách hàng tiềm năng, bao gồm tuyến xuất nhập khẩu, mặt hàng cần vận chuyển, khối lượng hàng hóa, loại hình vận chuyển, nhu cầu hoặc lời nhắn từ công ty, cùng với thông tin liên hệ như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, nguồn tin và cách thức liên hệ.

Khi liên hệ về các mặt hàng đặc biệt, cần chú ý đến giấy tờ như Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và giấy chứng nhận hun trùng Trong quá trình trao đổi với khách, nên tư vấn thêm về các khoản chi phí liên quan Đặc biệt, mặt hàng sắn dây dễ bị hư hại, vì vậy cần được bảo quản kỹ lưỡng.

 Cần được bọc trong túi nilong hút ẩm

 Đóng trong bao bì jumbo chống rách xước lớp bên ngoài bao bì nilong

 Đóng 1 thùng gỗ để đựng các kiện hàng sắn dây

Hình 3.4 – Xác định thông tin khách hàng

Nhân viên Sales cần ghi chép tất cả thông tin từ khách hàng, có thể sử dụng File Excel hoặc các hình thức lưu trữ sáng tạo khác Dựa trên thông tin đầy đủ và tiềm năng của khách hàng, nhân viên Sales sẽ tự đánh giá và phân loại hợp lý.

Khách hàng loại A, được đánh dấu bằng ô màu xanh dương, là những người chắc chắn sẽ sử dụng dịch vụ Họ cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng và các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại, hợp đồng thương mại, và packing list Ngoài ra, họ cũng có kế hoạch xuất nhập hàng cụ thể hoặc đã từng gặp mặt và có ý định sử dụng dịch vụ của công ty trong tương lai.

Khách hàng tiềm năng (Khách hàng loại B – ô màu xanh là cây) là những người cung cấp thông tin về lô hàng và có thể có kế hoạch xuất nhập hàng cụ thể Họ thường xin tham khảo giá cho một số tuyến đường có hàng cần vận chuyển.

Hầu hết khách hàng ban đầu thường là những người tiềm năng, vì vậy các nhân viên bán hàng cần chủ động liên hệ thường xuyên để thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty.

Khách hàng loại C, hay còn gọi là khách không tiềm năng, thường không cung cấp đầy đủ thông tin và chỉ yêu cầu báo giá chung chung Họ chủ yếu tham khảo giá cả mà không có ý định mua sắm cụ thể.

Hình 3.5 – Phân loại khách hàng dựa theo thông tin

Quy trình làm hàng xuất LCL của công ty giao nhận

3.2.1 Nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng

Sau khi khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ của công ty NEAT, nhân viên Sales sẽ yêu cầu khách hàng gửi bộ chứng từ cơ bản Điều này giúp tiến hành tư vấn và chỉnh sửa để thực hiện khai hải quan một cách hợp lý và hiệu quả.

 Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)

Hình 3.7– Hình ảnh Tro Trấu của khách hàng

Business household name: (Bảo Mật)

Phone: 06-2452XXX it has been agreed that the buyer and the seller sells on the terms and conditions as follows:

1 Description of goods: Rice husk ash

3 Unit price : XXX.16 USD /Ton

4 Price to be understood CNF Kaoshiung Port ( Incoterms 2010)

5 Total amount : XXXX,XX USD

8 Processing method : husk burning finished screening

9 Product has white colour and some grey colour

10 Cargo Insurance : Covered by the buyer

12 Shipment : time of delivery within 30 days after date of contract by direct container vessed.

Port of loading : Hai Phong Port, Vietnam

Port of Discharge : Kaoshiung Port, Taiwan

The representative of seller Buyer's representative

Date of Invoice: February, 12 , 2020 th Invoice no: 1202/2020

To Consignee (Name, Address, & Contact):

Telephone Number: (+84) 987.210.XXX Telephone: 06-2452XXX

Shipper’s VAT number: 8006990XXX Consignee’s VAT/Tax ID:

Country of Ultimate Destination: TAIWAN Importer (if other than consignee)

Terms of Trade: Rice husk ash

(including Commodity Code if known):

- Name of goods: Rice husk ash

- Processing method: husk burning finished screening Product has white colour and some grey colour.

Detail as per the sales contract

Total Number of Packages: 248 bags Total

Reason for export: following Consignee demand

Declaration: I hereby declare that all the above information contained in this invoice is true and correct.

Date of Invoice: February, 12 , 2020 th Packing list no: 1202/2020

To Consignee (Name, Address, & Contact):

Telephone Number: (+84) 987.210.XXX Telephone: 06-2452XXX

Shipper’s VAT number: 8006990XXX Consignee’s VAT/Tax ID:

Country of Ultimate Destination: TAIWAN Importer (if other than consignee)

Terms of Trade: Rice husk ash

(including Commodity Code if known):

- Name of goods: Rice husk ash

- Processing method: husk burning finished screening Product has white colour and some grey colour.

Detail as per the sales contract

Total Number of Packages: 248 Bags Total: 2480.00 kgs 2480.00 2550.00

Reason for export: following Consignee demand

Declaration: I hereby declare that all the above information contained in this invoice is true and correct.

3.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi nhận bộ chứng từ, tôi sẽ chuyển giao cho bộ phận Docs/Cus và Ops để kiểm tra xem có sai sót hoặc thiếu sót nào cần bổ sung.

Tuy nhiên, khách hàng đã làm hoàn chỉnh bộ chứng từ, không cần sửa thêm!

3.2.3 Đặt lịch tàu cho khách

Sau khi thống nhất với khách hàng về các chứng từ cần thiết, tôi sẽ gửi biểu mẫu xử lý (handling form) cho bộ phận CUS/DOCS để lên lịch tàu cho 7 khách và tiến hành xử lý hàng hóa.

Hình 3.8 – Booking Note của công ty VNS

3.2.4 Gửi booking và báo khách chuẩn bị hàng

Gửi booking đó cho khách hàng kèm theo phiếu VGM sau:

XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG TOÀN BỘ LÔ HÀNG VẬN CHUYỂN QUỐC

VERIFIED GROSS MASS OF SHIPMENT ON INTERNATIONAL

Thái Bình , ngày 11 tháng 02.năm 2020

1 Tên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại / Name of shipper, address, phone number:

HỘ KINH DOANH XXX ĐỊA CHỈ:

Công ty NEAT Logistics sử dụng 7 mẫu tiếp nhận và xác nhận làm hàng để quản lý quy trình xử lý lô hàng Khi có lô hàng cần xử lý, nhân viên sales sẽ gửi mẫu handling form kèm theo báo giá và giá đầu vào qua email cho bộ phận chứng từ, quản lý và các giám đốc Việc này giúp đảm bảo sự đồng ý và theo dõi lô hàng hiệu quả.

2 Thông số lô hàng / Shipment’s particular

Xác nhận khối lượng lô hàng / Verified gross mass of shipment (kgs)

Chúng tôi xin cam kết chịu trách nhiệm việc xác nhận khối lượng toàn bộ lô hàng nói trên là đúng sự thật.

We are committed to and responsible for the VGM of the shipment above is true ĐƠN VỊ CÂN

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) (Signed,full name, stamped)

3.2.5 Đóng hàng và vận chuyển về kho consol

Dựa trên thời gian đóng hàng ghi trong booking note, tôi đã tư vấn khách hàng chuyển hàng vào giờ hành chính ngày 12/02/2020 Tôi cũng đã thông báo cho khách về lịch trình xe của NEAT Logistics sẽ đến lấy hàng.

Hình 3.9 – Hình ảnh lô hàng thực tế tại kho CFS

Hình 3.10 – Phiếu giao nhận hàng xuất LCL

3.2.6 Thông quan lô hàng lẻ xuất khẩu

Phần này, em chuyển chứng từ cho bộ phận Ops bên em giải quyết và thông quan lô hàng.

Hàng hóa bị rơi vào luồng đỏ do 2 nguyên nhân chính

 Công ty lần đầu xuất khẩu

 Hàng tro trấu là loại hàng đầu tiên công ty này xuất khẩu

Hàng hóa đã trải qua quá trình kiểm hóa thực tế, yêu cầu rạch bao để lấy mẫu cho cơ quan Hải quan kiểm tra Sau đó, hàng hóa sẽ được phân tích và phân loại để xác nhận tính chính xác của mẫu.

Sau khi xác nhận mẫu đúng, hàng hóa sẽ được thông quan bình thường Các công việc tiếp theo sẽ do bộ phận CUS/DOC và OPS đảm nhận.

Hình 3.11 – Tờ khai hàng xuất sau khi khai hải quan

Hình 3.12 – Hàng tro trấu sau khi kiểm hóa

Hình 3.13 – Hàng tro trấu khi xếp hàng trong container