Quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu (hàng lcl) từ thái bình Đi cao hùng, Đài loan tại công ty tnhh vận tải Đông bắc á

Hiện nay, với vị trí là nhân viên Sales & Marketing của công ty NEATLogistics, bài viết này em xin được trình bày một cách chi tiết và cụ thể về quátrình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA KINH TẾ NGÀNH KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Quy trình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu (Hàng LCL) Từ Thái Bình đi Cao Hùng, Đài Loan tại công ty

TNHH Vận Tải Đông Bắc Á

HẢI PHÒNG - /20

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU iii

DANH MỤC CÁC BẢNG iv

DANH MỤC CÁC HÌNH v

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG BÁO CÁO 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN (FORWADER) 2

1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận 2

1.2 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận 2

1.3 Chức năng của nghiệp vụ giao nhận 3

1.4 Tiêu chí lựa chọn đơn vị giao nhận 3

1.5 Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận 4

1.6 Trách nhiệm của đơn vị giao nhận 4

1.7 Luật quốc gia dành cho giao nhận 5

1.8 Luật quốc tế dành cho giao nhận 6

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á (NEAT LOGISTICS) 7

2.1 Thông tin liên hệ Công ty TNHH Vận Tải Đông Bắc Á (NEAT Logistics) 7

2.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty 7

2.3 Cơ cấu tổ chức 8

2.3.1 Bộ Phận Sales & Marketing 8

2.3.2 Bộ phận OPS 9

2.3.3 Bộ phận “check giá” 9

2.3.4 Bộ phận CUS/DOCS 10

2.3.5 Bộ phận kế toán 10

2.4 Tình hình kinh doanh của công ty 11

2.5 Định hướng phát triển của công ty 12

2.5.1 Tầm nhìn 12

2.5.2 Sứ mệnh 12

2.5.3 Giá trị cốt lõi 13

2.6 Các đối tác thân thiết của công ty 13

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU LÔ HÀNG TRO TRẤU (HÀNG LCL) TỪ THÁI BÌNH ĐI CAO HÙNG, ĐÀI LOAN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á 14

3.1 Quy trình quản lý khách hàng thực tế của một Sales Logistics 14

3.1.1 Xác định lợi thế cạnh tranh 14

3.1.2 Xác định khách hàng mục tiêu 15

3.1.3 Tìm kiếm khách hàng 15

3.1.4 Xác định thông tin khách hàng 17

3.1.5 Phân loại khách hàng 18

3.1.6 Báo giá cho khách 19

3.1.7 Theo dõi và chốt sales 22

3.2 Quy trình làm hàng xuất LCL của công ty giao nhận 22

3.2.1 Nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng 22

3.2.2 Kiểm tra bộ chứng từ 27

3.2.3 Đặt lịch tàu cho khách 27

3.2.4 Gửi booking và báo khách chuẩn bị hàng 29

3.2.5 Đóng hàng và vận chuyển về kho consol 30

3.2.6 Thông quan lô hàng lẻ xuất khẩu 31

KẾT LUẬN 34

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

PHỤ LỤC 36

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU

AWB Airway Bill – Vận đơn hàng không

ASEAN Association of Southeast Asian Nations - Hiệp hội các Quốc gia

Đông Nam Á

B2B Business to business – doanh nghiệp với doanh nghiệp

B/L Bill of lading – Vận đơn

Cus/Docs Customer/Documentaions – Nhân viên chứng từ/chăm sóc khách

hàng

C/O Certificate of origin – Giấy chứng nhận xuất xứ

DDP Delivered Duty Paid – Điều kiện giao hàng của IncotermsD/O Delivery Order – Lệnh giao hàng

EXW Ex Work – điều kiện giao hàng của Incoterms

EVFTA Euro – Vietnam FTA – Hiệp định thương mại tự do Việt Nam - EUFTA Free Trade Agreement – Hiệp định thương mại tự do

NEAT Northeast Asia Transport

LCL Less than container Load - Hàng lẻ

LSS Low Sulphur Surcharge – Phụ phí giảm thải lưu huỳnh

OPS OPERATIONS – Nhân viên hiện trường

POL Port of loading – cảng xếp

POD Port of discharge – cảng dỡ

VCCI Vietnam Chamber of Commerce and Industry - Phòng Thương mại

và Công nghiệp Việt Nam

VGM Verified Gross Mass – Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ

DANH MỤC CÁC BẢNG

BẢNG TÊN BẢNG TRANG 3.1 Các cảng biển chính của các nước trong khu vực 14

DANH MỤC CÁC HÌNH

3.1 Mục tìm kiếm trang thương mại điện tử Alibaba 16

3.6 Bảng báo giá vận chuyển của NEAT Logistics 21

3.13 Hàng tro trấu khi xếp hàng trong container 33

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất và sự hỗ trợ đắc lực củacuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trên thế giới, khối lượng hàng hóa và sảnphẩm vật chất được sản xuất ra ngày càng nhiều Do khoảng cách trong các lĩnhvực cạnh tranh truyền thống như chất lượng hàng hóa hay giá cả ngày càng thuhẹp, các nhà sản xuất đã chuyển sang cạnh tranh về quản lý hàng tồn kho, tốc độgiao hàng, hợp lý hóa quá trình lưu chuyển nguyên nhiên vật liệu và bán thànhphẩm,… Trong cả hệ thống quản lý phân phối vật chất của doanh nghiệp Trongquá trình đó, logistics có cơ hội phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn trong lĩnhvực kinh doanh Trong thời gian đầu, logistics chỉ đơn thuần được coi là mộtphương thức kinh doanh mới, mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp.Cùng với quá trình phát triển, logistics đã được chuyên môn hóa và phát triểntrở thành một ngành dịch vụ đóng vai trò rất quan trọng quan trọng trong giaothương quốc tế

Hiện nay, với vị trí là nhân viên Sales & Marketing của công ty NEATLogistics, bài viết này em xin được trình bày một cách chi tiết và cụ thể về quátrình giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu từ Thái Bình, Việt Nam đến cảng CaoHùng, Đài Loan và một số chứng từ có liên quan trong quá trình vận chuyển.Rất mong các thầy cô thông cảm nếu trong bài viết có sai sót!

Em xin chân thành cảm ơn

NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO

NHẬN (FORWADER) 1.1. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận

Trong Logistics hay xa hơn là trong Chuỗi cung ứng ngày nay, với những sựtìm hiểu và được thực tập tại một công ty chuyên về giao nhận, em đã đúcrút ra một số khái niệm về nghiệp vụ giao nhận như sau:

 Đầu tiên, giao nhận (hay Forwarder) là thuật ngữ chỉ một công ty(hoặc nhỏ hơn là một người) đang hoạt động trong nghề giao nhậnvận tải

 Giao nhận vận tải (hay Forwarding) là một đơn vị trung gian chuyênnhận vận chuyển hàng của “shipper” hoặc nhận gom nhiều lô hàng1

nhỏ khác nhau (hàng lẻ - hàng LCL – hàng consol) thành một lô hànglớn sao cho xếp đủ trong các container Sau đó, đơn vị giao nhận này

sẽ thuê người vận tải (Có thể là Hãng tàu – Hãng hàng không –Đường sắt – Vận tải đường bộ) vận chuyển từ điểm khởi hành đếnđiểm chỉ định

 Đơn vị giao nhận hay Forwarder còn được hiểu là một doanh nghiệphoặc một cá nhân sẽ đứng ra để tổ chức và tiếp nhận các lô hàng từphía người mua đến điểm chỉ định của người bán

 Đơn vị giao nhận có thể là đơn vị hỗ trợ thông quan hàng hóa đối vớihàng xuất nhập khẩu (Có thể là xuất nhập khẩu tại chỗ - Có thể làhàng tạm nhập, tái xuất)

 Hiểu đơn giản nhất, đơn vị giao nhận – Forwarder là đơn vị đứng ralưu chuyển hàng hóa giữa người mua (consignee) và người bán(shipper)

1.2 Vai trò của nghiệp vụ giao nhận

 Đơn vị giao nhận cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu đi các tuyến quốc

tế đối với các loại mặt hàng (Tùy khả năng xử lý thủ tục và thế mạnhcủa doanh nghiệp đó) không chỉ đối với hàng nguyên container màcòn đối với hàng lẻ

 Không chỉ vậy, đơn vị giao nhận còn có thể thực hiện tuyến đườngbiển trong phạm vi một quốc gia đối với cả hàng container và hàng lẻ

1 Shipper: Người bán hàng (trong nghiệp vụ mua bán) hoặc người gửi hàng (trong nghiệp vụ vận tải hoặc xuất nhập khẩu hàng hóa)

 Đơn vị giao nhận thường chắc chắn sẽ cung cấp dịch vụ thông quanhàng hóa, xử lý các loại thủ tục giấy tờ có liên quan trực tiếp hoặcgián tiếp tới lô hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan,…

 Đơn vị giao nhận thường cung cấp cả dịch vụ vận tải nội địa(Trucking) cho các khách hàng của họ (thường Đơn vị giao nhận sẽthuê các đơn vị vận tải có các đầu container sẵn, rất ít các đơn vị vậntải sở hữu xe chuyên dụng)

 Đơn vị giao nhận chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chocác đối tác của mình do có thể tập trung chuyên môn hóa xử lý đượcnhững câu việc mà đối tác không rảnh

1.3 Chức năng của nghiệp vụ giao nhận

 Đơn vị giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đối với hầu hết các mặthàng đi các tuyến trong khu vực và trên thế giới bằng đường biểnhoặc đường bộ hoặc đường hàng không

 Đơn vị giao nhận hỗ trợ chủ hàng thông quan, xử lý toàn bộ giấy tờ,thủ tục và có thể là nộp hộ thuế xuất nhập khẩu

 Đơn vị giao nhận có thể hỗ trợ làm các giấy tờ có liên quan tới việcxuất nhập khẩu như: C/O, Phytosanitary , các giấy chứng nhận hợp2

quy của bộ khoa học và công nghệ, giấy chứng nhận hợp quy của bộgiao thông vận tải,…

 Đơn vị giao nhận hỗ trợ vận tải nội địa từ kho của khách ra tới cảnghoặc từ cảng về kho hoặc từ kho của khách tới điểm chỉ định

 Đơn vị giao nhận cũng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, quản lý hoạt độnglogistics và chuỗi cung ứng

 Ngoài ra, có một số đơn vị giao nhận còn cung cấp những thông tin vềlogistics, về thương mại quốc tế và hỗ trợ tư vấn miễn phí cho cáckhách hàng lần đầu tham gia xuất nhập khẩu hoặc tham gia vàologistics

1.4 Tiêu chí lựa chọn đơn vị giao nhận

 Độ uy tín, tính chuyên nghiệp, kinh nghiệm, khả năng thực hiện vàcác tuyến dịch vụ mà công ty giao nhận có thể đảm nhiệm

2 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

 Tổng chi phí toàn bộ lô hàng thực hiện (Đã gồm VAT ) mà bên giaonhận đã báo cho bạn cùng các dịch vụ phụ trợ mà bên giao nhận cóthể thực hiện.

 Chất lượng dịch vụ của bên giao nhận như: Họ có sẵn lòng giải thích

về các khoản phí mà bạn chưa hiểu? Họ có sẵn lòng tư vấn về lộ trìnhxuất nhập khẩu lô hàng? Họ có đưa ra giải pháp vận chuyển hợp lý?

 Khả năng vận chuyển theo các điều kiện Incoterm như: DDP hayEXW

 Khả năng thanh toán hộ hay kiểm hàng hộ đối với các đối tác đầunước ngoài của chủ hàng

 Khả năng làm việc về giấy tờ, thủ tục và các loại phí, thuế với đơn vịhải quan

1.5 Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận

Hiện nay, có khá nhiều văn hóa và truyền thống làm việc của đơn vị giao nhận

và cũng có tác động của luật pháp tới quyền hạn và nghĩa vụ của một đơn vịgiao nhận Nhìn chung, quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị giao nhận sẽ baogồm:

 Thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình đã được soạn thảo trong hợpđồng với đối tác, khách hàng

 Đơn vị giao nhận có quyền thu hoặc chi hộ khách hàng đã được thỏathuận từ và phải hợp lý

 Trong quá trình thực hiện hợp đồng theo nhu cầu của khách thì cóthể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách nếu có lý do chính đáng vìlợi ích và sự mong muốn cuối cùng của khách hàng nhưng phảithông báo ngay cho khách về hướng giải quyết của công ty

 Sau khi đã ký kết hợp đồng, nếu không thể thực hiện theo những yêucầu của khách thì phải thông báo khách và tìm hướng giải quyết hợp

lý nhất

 Phải thực hiện đúng nghĩa vụ, đúng thời gian như hai bên đã thỏathuận với nhau trong hợp đồng

1.6 Trách nhiệm của đơn vị giao nhận

Nhìn chung, trách nhiệm của một đơn vị giao nhận phụ thuộc vào rấtnhiều yếu tố, ví dụ như: điều khoản hợp đồng giữa người mua và ngườibán, sự thỏa thuận giữa đơn vị giao nhận với khách hàng, các tình huống

3 Thuế giá trị gia tăng

phát sinh trong quá trình đảm nhiệm vận chuyển của lô hàng, Tóm lại,một đơn vị giao nhận có thể chịu trách nhiệm về:

 Giao hàng không đúng như đã thỏa thuận với khách hàng

 Thiếu sót hoặc quên hoặc nguyên do khác dẫn đến không mua bảohiểm cho lô hàng hóa

 Khai sai hải quan dẫn đến không thông quan được lô hàng

 Vận chuyển hàng đến sai địa chỉ mà khách hàng cung cấp

 Tư vấn sai về cách bảo quản, vận chuyển cho các mặt hàng màkhách có nhu cầu vận chuyển

 Cung cấp sai sự thật về các chưng trình ưu đãi cho khách hàng sửdụng dịch vụ tại công ty

1.7 Luật quốc gia dành cho giao nhận

Hiện nay, các bộ luật dành cho Logistics và có liên quan tới Logisticshoặc các vấn đề khác có liên quan tới Logistics ngày càng được chính phủhoàn thiện và phát triển hơn nữa sao cho phù hợp và thúc đẩy các đơn vịtrong ngành bao gồm giao nhận

Đầu tiên xét đến ở đây là Luật Thương Mại 2005, xét từ Điều 233 đếnĐiều 240 và đặc biệt là Nghị Định 140/2007/NĐ-CP về các quy định chitiết, giới hạn trách nhiệm cho các đơn vị giao nhận Ngoài ra cũng có một

số bộ luật liên quan điều chỉnh nghiệp vụ giao nhận như:

 Bộ luật doanh nghiệp năm 2015

 Bộ luật hải quan năm 2014

 Bộ luật giao thông đường bộ năm 2008 cùng với Nghị định86/2014/NĐ-CP và Thông tư số 63/2014/TT-BGTVT quy địnhchung liên quan tới việc kinh doanh vận tải đường bộ

 Bộ luật đường sắt năm 2017 cùng Nghị định 14/2015/NĐ-CP vàThông tư 78/2014/TT-BGTVT về quy định chung liên quan tới việckinh doanh bằng đường sắt

 Bộ luật hàng hải 2015 đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 cùng vớiNghị định 30/2014/NĐ-CP và Thông tư 66/2014/TT-BGTVT quyđịnh về việc hỗ trợ vận tải biển

 Bộ luật giao thông đường thủy nội địa năm 2014 cùng với Nghịđịnh 110/2014/NĐ-CP và văn bản hợp nhất số 13/VBHN-BGTVTquy định về việc kinh doanh có liên quan tới vận tải thủy

 Bộ luật hàng không dân dụng năm 2014 cùng với Nghị định30/2013/NĐ-CP và thông tư 81/2014/TT-BGTVT quy định về về

việc kinh doanh có liên quan tới vận chuyển bằng đường hàngkhông

Ngoài ra còn có thể xét đến tập quán kinh doanh của các doanh nghiệpViệt Nam hiện nay như nhập CIF – xuất FOB, hoặc các quy định trongnội bộ ngành khác có liên quan

1.8 Luật quốc tế dành cho giao nhận

Qua tìm hiểu chung, nghiệp vụ giao nhận bị tác động bởi tương đối nhiều

bộ luật quốc tế mà cũng có thể bao gồm là tập quán quốc tế, các CôngƯớc, Điều ước quốc tế, hiệp định thương mại giữa các nước và trong khuvực hay giữa bộ luật của nước xuất và nước nhập hoặc các vấn đề khác cóliên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới nghiệp vụ giao nhận

 Được hình thành và phát triển từ sớm là Công Ước Viên năm 1980liên quan tới Hợp Đồng mua bán hàng hóa quốc tế

 Một từ quen thuộc mà chúng ta chắc chắn được nghe đến ở đây làđiều khoản Incoterm Đây là một bộ luật các quy tắc về thươngmại quốc tế được nhiều nước công nhận và sử dụng trong vận tảitoàn cầu

 Các Hiệp Định thương mại tự do trong khu vực như: Hiệp địnhĐối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Thương (CPTPP);Hiệp định Thương mại giữa Việt Nam và các nước như TrungQuốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,… Hay gần đây nhất là Hiệp địnhthương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA)

 Ngoài ra, việc giao nhận cũng chịu ảnh hưởng các tập quán kinhdoanh quốc tế giữa các nước với nhau hoặc trong nội khối mộtkhu vực cụ thể như ASEAN



CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI ĐÔNG BẮC Á (NEAT LOGISTICS)

2.1 Thông tin liên hệ Công ty TNHH Vận Tải Đông Bắc Á (NEAT Logistics)

 Trụ sở chính: Tầng 6 – tòa nhà Đông Bắc Á (Hoặc tòa nhà Shinhabankhoặc gym123) số 19 – lô 7B, Đường Lê Hồng Phòng, Q Ngô Quyền,thành phố Hải Phòng

 NEAT nghĩa là: Northeast Asian Transport Company

2.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty

 Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường bộ,đường sắt, đường hàng không, các dịch vụ thủ tục hải quan, dịch vụ nhậphàng về từ tuyến Trung Quốc với mức giá vô cùng cạnh tranh và tốt

 Hỗ trợ kiểm đếm, giao nhận hàng hóa, xếp dỡ hàng hóa tại doanh nghiệp,kho bãi, sân bay hay các cảng biển và cửa khẩu biên giới

 Cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác các loại mặt hàng

 Tư vấn miễn phí các thủ tục, giấy tờ và lộ trình vận chuyển một lô hànghóa quốc tế

 Tư vấn các nghiệp vụ hải quan và thực hiện khai báo hải quan khi đối tác

có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa

 Tư vấn hoặc cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp

 Tư vấn quy cách đóng hàng, quy cách khai phiếu đóng gói hàng hóa(packing list), Tư vấn thời gian vận chuyển, phương thức vận chuyểnthích hợp và những vấn đề khác có liên quan trực tiếp tới quá trình vậnchuyển lô hàng

 Cho thuê kho bãi, các phương tiện xếp dỡ hoặc vận tải hàng hóa

 Dịch vụ vận chuyển hàng rời (Clanhke, clinker, đá vôi, bột đá,…) đóngcontainer

 Dịch vụ làm các giấy tờ như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịchthực vật, giấy bảo lãnh FDA cho các mặt hàng xuất Mỹ, công bố hợp quy,

…

2.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty NEAT Logistics

2.3.1 Bộ Phận Sales & Marketing

 Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng trên mạng xã hội, Internet, qua cáckênh khác nhau, bằng mối quan hệ hoặc các hình thức khác

 Gọi điện, nhắn tin để tìm các khách hàng tiềm năng có thể sử dụng dịch

vụ của công ty

 Gửi báo giá các tuyến, các mặt hàng theo nhu cầu mà khách hàng đã cungcấp cùng với các chương trình ưu đãi đặc biệt mà công ty đang có

 Thuyết phục khách hàng bằng các cách khác nhau miễn đôi bên đều win

win- Hỗ trợ tư vấn khách sử dụng dịch vụ tốt nhất, tiết kiệm nhất cho kháchhàng và an toàn cho lô hàng của khách

 Hỗ trợ tư vấn cách đóng hàng, cách làm các giấy tờ, thủ tục hải quan vàcác vấn đề liên quan tới thuế, tới pháp luật mà lô hàng của khách có thểgặp phải Đặc biệt là vấn đề giữa thực tế mặt hàng và mã HS trên tờ khai

 Thuyết phục khách hàng nên sử dụng điều kiện Incoterms nào để tiết kiệmnhất, hiệu quả nhất, và tốt nhất cho lô hàng của khách

 Quảng bá hình ảnh công ty trên tất cả các kênh: Mạng xã hội, google, mail,hoặc các phương thức khác có thể áp dụng

 Điều hành các trang trực thuộc sự quản lý của công ty và đứng tên công ty

để tư vấn hỗ trợ khách hàng có nhu cầu đã liên hệ tới trang

 Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kếhoạch sắp tới,…

 Làm các công việc theo yêu cầu khác

2.3.2 Bộ phận OPS 4

 Hỗ trợ bộ phận sales về vấn đề thủ tục hải quan, các giấy tờ cần thiết để tưvấn giải pháp thông quan cho lô hàng của khách

 Nhận thông tin, các giấy tờ cần thiết từ bộ phận Sales về lô hàng của khách

 Kiểm tra các giấy tờ mà khách hàng cung cấp như: Hóa đơn thương mại,hợp đồng, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), vận đơn (B/L), AWB,…

 Chuẩn bị các hồ sơ hải quan cần thiết, đối chiếu mã HS với tên hàng hóa,truyền tờ khai hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có) và thông quanhàng hóa của khách hàng

 Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không hoặc các đại lý để làm thủ tụcliên quan tới việc thông báo hàng về, lấy lệnh giao hàng (D/O),…

 Làm việc với các cơ quan về kiểm dịch, hun trùng, thú y, kiểm tra chấtlượng, cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, để tiến hành thôngquan lô hàng cho khách

 Về mặt tài chính, nhân viên Ops sẽ đến bộ phận kế toán để lấy ứng tiềntrước và sẽ hạch toán lại với kế toán sau khi đã có các hóa đơn khi đi làmviệc

 Tổng kết lại các hóa đơn, chứng từ, chi phí, báo cáo

 Viết báo cáo tổng kết theo tuần, tháng về tuần hoặc tháng làm việc – kếhoạch sắp tới,…



2.3.3 Bộ phận “check giá”

4 Nhân viên hiện trường (Operations)

 Nhận yêu cầu từ Sales về thông tin các tuyến mà khách có nhu cầu, liên hệvới hãng tàu hoặc cập nhật sẵn giá đã có của tuyến đó trong tháng và báolại với Sales để sales báo lại với khách.

 Kiểm tra giá với các hãng tàu và báo lại với sales về các tuyến theo cácthông tin được có

 Cập nhật giá theo từng tháng để xem biến động về giá nếu có để báo lạivới sales

 Đăng hoặc sửa lại giá các tuyến có thể chia sẻ trên các trang mạng xã hộihoặc internet của công ty

 Trao đổi, thuyết phục, làm việc với các hãng tàu để có giá tốt nhất, ưu đãinhất cho các lô hàng tiếp theo, theo từng tuyến và mặt hàng cụ thể

2.3.4 Bộ phận CUS/DOCS 5

 Nhận thông tin từ bộ phận sale, sau đó soạn thảo hoặc xử lý các chứng từliên quan tới lô hàng như: vận đơn, hợp đồng giữa người mua và ngườibán, hóa đơn lô hàng, lệnh giao hàng đến,…

 Chuẩn bị bộ các chứng từ hải quan, làm việc với các cơ quan chức năng

để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng,

 Tại NEAT Logistics, CUS/DOCS có thể nhận tiếp quản sales hàng nhập

 Báo cáo tổng kết lại các lô hàng đã đạt được theo tháng

 Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu

2.3.5 Bộ phận kế toán

 Nhận các chứng từ thu – chi từ các bộ phận khác trong công ty

 Nhập sổ các chuyến hàng vận chuyển của công ty, theo dõi thu chi trongnội bộ công ty

5Bộ phận chăm sóc khách hàng và chuyên làm chứng từ Tại NEAT Logistics hiện vẫn đang hợp nhất vị trí này

 Báo cáo tình hình tài chính theo tháng, quý, năm với Giám Đốc và báocáo theo từng mặt hàng, tuyến và các khách hàng của công ty Báo cáotình hình thu – chi của từng bộ phận.

 Quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên, tính lương, bảo hiểm và các chế độphúc lợi xã hội khác của nhân viên Hỗ trợ giám đốc trong các vấn đề liênquan tới thuế, luật pháp, nhân sự, hoạt động và các hoạt động chung củacông ty

 Hỗ trợ bộ phận Sales và Cus trong việc yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

 Làm việc với ngân hàng để hỗ trợ các dịch vụ có liên quan trong thanh toánquốc tế

2.4 Tình hình kinh doanh của công ty

Đánh giá chung, kết quả kinh doanh từ khi thành lập công ty tới hiện tạitương đối tích cực, có thêm rất nhiều lượng khách hàng biết tới công ty bằngcác cách khác nhau Rất nhiều khách hàng cũ đã tin dùng và giới thiệu thêmbạn bè, người thân,… sử dụng dịch vụ của công ty Công ty hiện ngày càngphát triển và mở rộng quy mô thị trường hơn nữa

 Thuận lợi:

 Công ty có một đội ngũ nhân viên kinh nghiệm lâu năm trong nghề.Các nhân viên này có thể ứng biển các tình huống khác nhau, đưa racác giải pháp thông quan lô hàng một cách hợp lý, tiết kiệm

 Chất lượng dịch vụ và thương hiệu của công ty đã được nhiều đối táctin tưởng hợp tác lâu năm và đã lan tỏa tới nhiều vùng

 Công ty có rất nhiều tuyến có giá cước tương đối rẻ so với các công

ty khác trên thị trường

 Công ty có đội ngũ nhân viên am hiểu đa dạng về thủ tục, quy trìnhxuất nhập khẩu của các loại mặt hàng khác nhau tạo tiền đề để kháchhàng tin tưởng, giao phó lô hàng

 Công ty có quan hệ tốt với hãng tàu, các đơn vị kho bãi, các đơn vịvận tải có liên,…

 Cơ sở hạ tầng giao thông đang ngày càng phát triển và được đầu tưsâu rộng

 Các chính sách, nghị định, thông tư của chính phủ hỗ trợ cho các đơn

vị xuất nhập khẩu phát triển và tăng cường xuất nhập khẩu hơn nữa

 Nhiều công nghệ liên quan tới Logistics ra đời giúp tiết kiệm thờigian và thông quan lô hàng một cách nhanh chóng

 Khó khăn:

 Công ty tăng cường tuyển dụng nhân viên mới thường xuyên để mở rộngthị trường, phát triển đội ngũ Tuy nhiên các nhân viên này lại không tíchcực, đa số nghỉ việc sớm do không chịu được áp lực

 Nhiều khách hàng đã di chuyển sang các đơn vị khác làm do có sự cạnhtranh về ưu đãi giá

 Sắp tới do điều kiện sử dụng xăng dầu cho tàu biển, các hãng tàu sẽ tănggiá tàu (Gọi là việc tăng phí LSS ) 6

 Thị trường tuy được mở rộng, nhưng ngày càng có nhiều đối thủ cạnhtranh xuất hiện và có nhiều ưu đãi (thậm chí có thể là lỗ vốn khi kháchhàng sử dụng dịch vụ công ty)

2.5 Định hướng phát triển của công ty.

2.5.1 Tầm nhìn

Công ty NEAT Logistics luôn nỗ lực phát huy thế mạnh để trở thành đơn vịgiao nhận uy tín, chuyên nghiệp, chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụcạnh tranh, đảm bảo được lợi ích của khách hàng và các đối tác của công ty.Điều này chắc chắn sẽ góp phần vào sự phát triển, sự thành công công khôngchỉ đối với công ty mà còn là sự phát triển của rất nhiều doanh nghiệp, của HảiPhòng, của Việt Nam

2.5.2 Sứ mệnh

Công ty luôn trau dồi kiến thức chuyên ngành, đặc biệt chú trọng kiến thức liênquan tới chuỗi cung ứng, thương mại toàn cầu và các chính sách phát triển củanhà nước Công ty luôn luôn cập nhật thông tin về thị trường chung và về côngnghệ có thể hỗ trợ đắc lực cho chuỗi cung ứng Qua đò, công ty NEATLogistics có thể cung cấp những giải pháp và dịch vụ tiếp vận tốt nhất Từ đó,giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và gia tăng sự hiệu quả, lợi ích cho khách hàng

và với các đối tác Từ đó, công ty có thể ngày càng có chỗ chỗ đứng vững chắc

và phát triển trên thị trường

2.5.3 Giá trị cốt lõi

6 Phụ phí giảm thải lưu huỳnh

Công ty NEAT Logistics luôn trân trọng nhu cầu vận chuyển của khách từ mộtmón quà nhỏ của cá nhân tới một đơn hàng lớn của các công ty, tập đoàn sửdụng dịch vụ của NEAT Tất cả đều được công ty tiếp nhận và triển khai mộtcách chủ động, tích cực với sự đón chào các quý khách hàng ngay từ khi tiếpnhận lô hàng tới khi trao tay người nhận

Công ty luôn tăng cường hợp tác phát triển với các hãng vận chuyển toàn cầu,hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của từng mắt xích trong chuỗi cung ứng cũng nhưthế mạnh của từng hãng vận chuyển trên thị trường hiện nay Công ty NEATluôn đồng hành cùng sự thành công của khách hàng

2.6 Các đối tác thân thiết của công ty.

Công ty hiện có rất nhiều đối tác thân thiết đã đi cùng sự phát triển củacông ty trong các thời gian vừa qua, như các đơn vị vận tải, đơn vị hãngtàu, các khách hàng thân thiết, các cơ quan chức năng có liên quan,

 Đơn vị hãng tàu: Maersk, Evergreen Line, Wan Hai Lines, TS lines, CMACMG Group, COSCO container,

 Đơn vị vận chuyển nội địa: Công ty Cổ phần Vận Chuyển Hưng Phát,Công ty TNHH dịch vụ và vận tải ANT,

 Các đơn vị kho hàng như: Kho Nam Phát, Kho VICONSHIP, KhoNamCo,

 Các đại lý vận tải tại các nước trên thế giới mà chủ yếu là: Trung Quốc,

Ấn Độ, Nhật, Hàn,

 Các đơn vị cung cấp bảo hiểm hàng hóa cho phía công ty

 Các khách hàng thân thiết thuộc lĩnh vực: Thiết bị điện, gỗ ép các loại,mặt hàng nông sản, mặt hàng thủy sản khô, mặt hàng giày da, quần áo,

 Các đơn vị chuyển phát nhanh cho công ty như: Đơn vị Tiếp Vận toàncầu, giao hàng tiết kiệm,

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN XUẤT KHẨU

LÔ HÀNG TRO TRẤU (HÀNG LCL) TỪ THÁI BÌNH ĐI CAO HÙNG, ĐÀI LOAN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN

TẢI ĐÔNG BẮC Á

Quy trình và nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu lô hàng tro trấu được em viết khi xử

lý vận chuyển lô hàng dưới góc độ của một nhân viên kinh doanh Logistics(Sales Logistics)

Hiện các bên tham gia vào quy trình bao gồm:

 Công ty NEAT Logistics: sẽ lo việc vận chuyển – xuất khẩu lô hàng từThái Bình đến cảng Cao Hùng

 Công ty của Mr Trường: công ty cần xuất khẩu lô hàng tro trấu

 Đơn vị Viet Nam Shipping Services Corporation là đơn vị consol – là đơn

vị chuyên gom hàng lẻ (Gọi tắt là công ty VNS)

3.1 Quy trình quản lý khách hàng thực tế của một Sales Logistics

3.1.1 Xác định lợi thế cạnh tranh

Hiện tại, Công ty NEAT Logistics có thế mạnh về tuyến Đông Bắc Á(Gồm: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan), các tuyến trongkhu vực Đông Nam Á, tuyến Ấn Độ và một số tuyến khác

Về khả năng đảm nhiệm, công ty NEAT Logistics có thể đảm nhiệmhầu hết mọi mặt hàng xuất nhập khẩu từ đường bộ, đường sắt, hàngkhông

Dưới đây là một số cảng chính – là thế mạnh của công ty NEATLogistics:

Bảng 3.1 – Các cảng biển chính của các nước trong khu vực

Quốc Gia Tên các cảng

Nhật Bản Tokyo, Yokohama, Kobe, Nagoya, OsakaTrung Quốc Shanghai, Guangzhou, Dalian, Ningbo,

Thanh đảo, Thiên Tân, Hạ Môn, Thẩm QuyếnHàn Quốc Incheon, Busan,

Đài loan Kaohsung, Taichung, Keelung

Singapore Singapore

Malaysia Klang, Kota Kinabalu, Pasir Gudang,

PennangIndonesia Tanjung, Jakarta, Surabaya, Palembang,

SemarangThailand Laemchabang, Bangkok

Philipines Manila, Davao

Ấn Độ Chennai, Mumbai, Nhava Sheva, MundraViệt Nam Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn

Với các tuyến như trên, NEAT Logistics được các hãng tàu đề nghịcác mức giá rất ưu đãi, đặc biệt là các mặt hàng như Plywood, bột đá,….Điều này đã giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường vô cùnglớn và ngày càng mở rộng được thị trường không chỉ đối với Việt Nam

mà còn cả những nước trên thế giới

3.1.2 Xác định khách hàng mục tiêu

Nhờ xác định được thế mạnh của công ty, các nhân viên Sales tạicông ty có thể khoanh vùng khách hàng mục tiêu của mình Hiện tại, docông ty mạnh nhất tuyến Đông Bắc Á nên em đã tập trung vào các tuyếnĐài Loan, Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật bản Từ đó làm cơ sở để em xácđịnh những công ty hiện đang thường xuyên đi những tuyến này là loạicông ty nào? Xuất hay nhập mặt hàng nào là nhiều?

Cụ thể các tuyến này:

 Với Trung Quốc: Hàng thiết bị điện (Gồm dây điện, bóng đèn, ổcắm điện, được Nhập khẩu), hàng bột đá (Calcium carbonate –Xuất khẩu cảng Tongling Trung Quốc), các loại máy móc, thiết bịcông nghiệp và nông nghiệp chăn nuôi, chế biến, hàng hóa chất,…

 Với Nhật Bản: Gỗ và các sản phẩm từ gỗ (plywood, veneer,…),thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, hàng dệt may

 Với Hàn Quốc: Hàng dệt may, hàng thiết bị điện, Sắn và các sảnphẩm từ sắn, thực phẩm chức năng,…

 Với Đài Loan: Hàng Tro Trấu, hương nhang, ống hút các loại,…

3.1.3 Tìm kiếm khách hàng

Như đã trình bày ở trên, các nhân viên Sales tại công ty NEAT cóthể lên các trang mạng xã hội và sử dụng Internet để tìm kiếm kháchhàng

Tại Công ty, các trang em hay lên tìm kiếm nhất là trangvang.com.vietnamese.alibaba.com (website Alibaba ở bản tiếng việt), ec21.com (sànthương mại điện tử của Hàn Quốc)

Hình 3.1 – Mục tìm kiếm trang thương mại điện tử Alibaba

Ví dụ, tại trang vietnamese.alibaba.com, các nhân viên sales Logistics cóthể tìm kiếm danh mục các loại mặt hàng mà nhân viên đó đã xác địnhđược từ trước và bắt đầu thực hiện việc liên hệ với các công ty

Hình 3.2 – Cách thức tìm kiếm trên Alibaba

Hình 3.3 – Thông tin công ty trên Alibaba

Trước khi liên hệ với bất kỳ ngành hàng nào, nhân viên Sales Logisticscần nắm vững quy trình và các thủ tục cần có đối với mặt hàng đó (Nhân viênSales có thể tìm qua mạng hoặc hỏi các anh chị đi trước nếu không tìm thấy) Đồng thời nhân viên Sales cần nắm được thông tin và mặt hàng công tyđang và đã tìm kiếm, từ đó có thể làm cơ sở để thuyết phục công ty đó sửdụng và trải nghiệm dịch vụ công ty bạn một lần Qua đó, có thể đánh giá chấtlượng dịch vụ công ty bạn để lựa chọn sử dụng lần sau

3.1.4 Xác định thông tin khách hàng

Sau khi thực hiện tìm kiếm khách hàng và liên hệ về nhu cầu, nhân viên Sales Logistics phải lưu lại thông tin khách hàng tiềm năng như: Tuyến xuất nhập khẩu của công ty đó, mặt hàng công ty đang cần vận chuyển, khối lượng hàng hóa cần vận chuyển, loại hình vận chuyển, nhu cầu hoặc lời nhắn của công ty đó dành cho bạn, các thông tin liên hệ cảu công ty đó (Tên công

ty, địa chỉ công ty, số điện thoại, địa chỉ mail công ty đó, nguồn tin lấy từ đâu

và cách thức liên hệ, ) và các thông tin khác nếu có

Ngoài ra, khi liên hệ cũng cần chú ý các loại mặt hàng đặc biệt sẽ cócác giấy tờ như: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận huntrùng, Thì khi trao đổi với khách sẽ tư vấn thêm về các khoản chi phí có liênquan tới mẫu này Đặc biệt, với mặt hàng sắn dây là mặt hàng dễ bị hư hạinên cần được bảo quản kĩ như sau:

 Cần được bọc trong túi nilong hút ẩm

 Đóng trong bao bì jumbo chống rách xước lớp bên ngoài bao bìnilong

 Khách hàng chắc chắn sử dụng dịch vụ (Khách hàng loại A – ô màuxanh dương): Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin lô hàng, các

chứng từ có liên quan (như hóa đơn thương mại, hợp đồng thươngmại, packing list,…), kế hoạch xuất nhập hàng cụ thể hoặc cũng cóthể là những khách hàng đã gặp mặt và có ý định trong tương lai sửdụng dịch vụ của công ty,…

 Khách hàng tiềm năng (Khách hàng loại B – ô màu xanh là cây):Khách hàng cung cấp thông tin lô hàng, có thể có kế hoạch xuất nhậphàng cụ thể, xin tham khảo giá một số tuyến có hàng cần vậnchuyển…

Trên thực tế, chủ yếu hầu hết ban đầu là khách hàng tiềm năng, qua

đó các nhân viên sale sẽ chủ động liên hệ thường xuyên để thuyếtphục khách hàng sử dụng dịch vụ công ty

 Khách không tiềm năng (Khách hàng loại C – không đề màu): Kháchkhông cung cấp thông tin hoặc thiếu nhiều thông tin chỉ xin báo giáchung chung, khách chỉ tham khảo giá cho biết là chính…

Hình 3.5 – Phân loại khách hàng dựa theo thông tin

3.1.6 Báo giá cho khách

Sau khi đã xin được thông tin các tuyến và loại mặt hàng mongmuốn cần vận chuyển của khách, nhân viên Sale Logistics có thể tự tìmgiá đã có sẵn hoặc báo lại với bộ phận check giá để xin giá các tuyến

Ví dụ như: Với khách hàng mà em đã có được với thông tin cơbản như sau:

 POL: HPH

 POD: Kaoshiung (Cao Hùng, Đài Loan)

 Commodity: Tro Trấu

 Vol: 2500 kg – 248 bao tải (số khối chưa biết)

Với tuyến hàng lẻ này, em chưa cập nhật giá tháng 2 nên đã báo với

bộ phận check giá công ty để lấy giá tốt từ tất cả các đơn vị consol thángnày

Sau khi đã có giá, em làm bản báo giá dựa trên mẫu file đã chuẩn bị từtrước và dựa trên các nhu cầu của khách

Tuy nhiên trong quá trình thương thảo thêm với khách đã xuất hiệnthêm các chi phí phát sinh như:

 Chi phí phân tích phân loại hàng hóa