Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại công ty tnhh seong ji vina

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA SVTH: Nguyễn Thị Phượng Lớp 44S3 SĐT: 0973460597 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP LỜI CẢM ƠN Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn của các Thầy Cô và các bạn thuộc khoa Hệ thống Thông tin trường Đại học Thương mại Em xin cảm ơn các thầy cô thuộc khoa Hệ thống Thông tin đã cung cấp cho em những kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết suốt thời gian học tập tại trường để em có thể thực hiện và hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Ngô Duy Thắng đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em suốt thời gian thực hiện đề tài Cuối cùng, em rất cám ơn gia đình cùng bạn bè đã tạo điều kiện thuận lợi, động viên và giúp đỡ em thực hiện đề tài Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng kinh nghiệm thực tiễn nên đề tài không tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn Em mong nhận được sự thông cảm của Quý Thầy Cô và mong đón nhận sự đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Phượng MỤC LỤC LÕÌI CAÒM ÕN LÕÌI MÕÒ ÐÂÌU TâÌm quan troòng, yì nghiÞa ca ðêÌ taÌi nghiên cýìu TơỊng quan vêÌ vâìn ðêÌ nghiên cýìu 3 Mc tiêu c thêỊ câÌn giaÒi quyêìt ðêÌ taÌi .3 Ðơìi týõịng vaÌ phm vi nghiên cýìu cuÒa ðêÌ taÌi Phýõng phaìp nghiên cýìu .3 5.1 Phýõng phaìp thu thâịp sơì liêịu 5.2 Phýõng phaìp xýỊ lyì sơì liêịu .3 Kêìt câìu khoìa luâòn .3 CHÝÕNG TƠỊNG QUAN VÊÌ QUN TRIị KHO 1.1 Cõ sõỊ lyì thuìt vêÌ qun triị kho 1.1.1 Khaìi niêịm qun triị kho 1.1.1.1 Khaìi niêòm kho 1.1.1.2 Vai troÌ cuÒa kho .3 1.1.2 Vai troÌ ca qun triị kho 1.1.2.1 Tôìi ýu hoìa haÌng kho 1.1.2.2 Giảm chi phí nhờ tập trung .3 1.1.2.3 Giảm chi phí vận chuyển hàng hóa 1.1.3 Công taìc qun triị kho 1.1.3.1 Quy triÌnh nhâòp kho 1.1.3.2 Quy triÌnh xuâìt kho CHÝÕNG THÝịC TRNG CƠNG TAìC QUN LYì KHO TI CƠNG TY TNHH SEONG JI VINA 2.1 Giõìi thiêịu vêÌ Cơng ty TNHH Seong Ji Vina 2.1.1 Thông tin chung vêÌ Công ty TNHH Seong Ji Vina 2.1.2 Quaì triÌnh phaìt triêỊn ca Cơng ty 2.1.3 Cõ câìu tơỊ chýìc vaÌ chýìc nãng ca týÌng bơị phâịn Cơng ty 2.2 Thýịc trng cơng taìc qun lyì kho ti Cơng ty TNHH Seong Ji Vina .3 2.2.1 Thýịc trng cơng taìc qun lyì kho ti Cơng ty TNHH Seong Ji Vina 2.2.2 Ðaình giaì vêÌ hot ðơịng qun lyì kho ca Cơng ty TNHH Seong Ji Vina .3 CHÝÕNG QUY TRIÌNH TRIÊÒN KHAI PHÂÌN MÊÌM QUAÒN LYì KHO TI CƠNG TY TNHH SEONG JI VINA 3.1 Phân tích u câÌu hêị thơìng .3 3.1.1 Phân tiìch u câÌu hêị thơìng 3.1.2 u câÌu ðơìi võìi hêị thơìng 3.1.2.1 Yêu câÌu chýìc nãng .3 3.1.2.2 Yêu câÌu phi chýìc nãng 3.2 Phân tiìch phâÌn mêÌm quaÒn lyì kho vâòt tý 3.2.1 Sõ ðôÌ chýìc nãng chýõng triÌnh 3.2.2 Sõ ðôÌ caìc mô ðun chýõng triÌnh .3 3.2.2.1 Mô ðun: Chýõng triÌnh qun lyì kho haÌng hoìa vâịt tý .3 3.2.2.2 Mơ ðun: Hêị thơìng 3.2.2.3 Mơ ðun: Qun lyì nhâịp xìt .3 3.2.2.4 Mơ ðun: Qun lyì danh mc 3.2.2.5 Mô ðun: TơỊng hõịp .3 3.2.2.6 Mô ðun: Baìo caìo 3.2.3 Thiêìt kêì lô gic 3.2.3.1 Sõ ðơÌ lÌng dýÞ liêịu 3.2.3.2 Mơ hiÌnh thýịc thêỊ liên kêìt 3.2.3.3 Sõ ðơÌ quan hêị thýịc thêỊ 3.3 CaÌi ðãòt vaÌ sýỊ dng .3 3.3.2.3 CaÌi ðãòt phâÌn cýìng, phâÌn mêÌm 3.3.2.4 ÐaÌo taòo nhân sýò 3.3 Khai thaìc vaÌ baÒo haÌnh, baÒo triÌ 3.4 Ðaình giaì kêìt quaÒ triêÒn khai phâÌn mêÌm KÊìT LUÂòN TAÌI LIÊịU THAM KHO .3 Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Danh mục từ viết tắt LỜI MỞ ĐẦU Vào thời đại bùng nổ thông tin, với sự vận động không ngừng của Công nghệ thông tin toàn thế giới, mọi tổ chức kinh tế, xã hội đều mong muốn tận dụng tối đa khả cho phép của Công nghệ thông tin để hiện đại hóa quản lý sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng địi hỏi bợ phận quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa nhập xuất Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư và, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách xác, kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa các kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Với những lí trên, em đã chọn đề tài:“ Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina” Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn bình thường và liên tục thì đều địi hỏi mợt lượng hàng kho nhất định Đây được coi là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất Thường thì giá trị hàng kho chiếm 30%-40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Do đó nhà quản trị cần phải kiểm soát lượng hàng kho thật cần thận thông qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý hay không cũng các biện pháp cần thiết để nâng cao hoặc giảm lượng hàng kho Vì nếu lượng hàng kho quá nhỏ hay quá lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu và ảnh hưởng tới lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp Việc áp dụng các phần mềm quản lý kho là một những biện pháp để kiểm soát lượng hàng kho, giúp xác định lượng hàng kho tối ưu với chi phí lưu kho nhỏ nhất Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài “ Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina” Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Hiện nay, thế giới cũng tại Việt Nam, các công ty ngày càng có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý, đó có phần mềm quản lý kho Trên thực tế, có nhiều công trình nghiên cứu về phần mềm quản lý kho hay phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho Tuy nhiên, hầu hết các công trình này chỉ tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích mà chưa đưa mợt quy trình cụ thể cho việc ứng dụng và triển khai phần mềm Xây dựng quy trình triển khai phần mềm không phải là vấn đề cũ cũng chưa được nghiên cứu một cách cụ thể và đầy đủ Khóa luận này xin được phần nào giải quyết vấn đề Mục tiêu cụ thể cần giải quyết đề tài Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, em muốn đưa cái nhìn tổng quát về công tác quản trị kho, từ đó xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho cho doanh nghiệp Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của khóa luận: - Quy trình quản lý kho: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho - Các vấn đề cần giải quyết quá trình quản lý kho hàng, từ đó tiến hành xây dựng CSDL và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Seong Ji Vina là một doanh nghiệp sản xuất, thương mại Công tác quản lý kho tại Công ty bao gờm mảng là : quản lý kho hàng hóa và quản lý kho vật tư Trong phạm vi kiến thức và thời gian cho phép, em xin được trình bày quy trình xây dựng phần mềm quản lý kho hàng hóa vật tư tại Công ty Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp thu thập số liệu - Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên của Công ty; trực tiếp đến kho của Công ty để quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế - Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu 4.2 Phương pháp xử lý số liệu Tởng hợp, so sánh và phân tích các sớ liệu thu thập được Kết cấu khóa luận Khóa luận gồm phần: Chương Tổng quan về quản trị kho Chương Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina Chương Quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KHO 1.1 Cơ sở lý thuyết về quản trị kho 1.1.1 Khái niệm quản trị kho 1.1.1.1 Khái niệm kho Kho hàng là nơi mà lưu giữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng, nó thực hiện các chức sau đây: - Tập hợp hàng hóa để vận chuyển - Cung cấp và trộn hàng hóa 1.1.1.2 Vai trò của kho Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp Vai trị của kho là: - Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm toàn bộ hệ thống - Góp phần giảm chi phí sản x́t, vận chủn, phân phới Kho có thể chủ động tạo các lô hàng với quy mô kinh tế quá trình sản xuất và phân phới, nhờ đó giảm chi phí bình qn mợt đơn vị, kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian 1.1.1.3 Khái niệm quản trị kho Quản trị kho là chức được hiểu là việc kết hợp hàng hóa kho của một công ty và các nhu cầu khác về hàng hóa đó để đạt được hiệu quả tối ưu Quản trị kho đề cập đến việc một công ty thực hiện các hoạt động để có được và bảo quản hàng hóa mợt cách thích hợp, cũng việc theo dõi các đơn hàng, vận chuyển và xử lý, và các chi pgí khác có liên quan 1.1.2 Vai trò của quản trị kho 1.1.2.1 Tối ưu hóa hàng kho Quản lý kho liên quan đến việc đảm bảo rằng có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, giúp cho sản phẩm được trì một cách tới ưu ở những vị trí cần thiết xác định hệ thống logistics nhờ đó mà các hoạt động được diễn một cách bình thường 1.1.2.2 Giảm chi phí nhờ tập trung 1.1.2.3 Giảm chi phí vận chuyển hàng hóa 1.1.3 Công tác quản trị kho 1.1.3.1 Quy trình nhập kho * Mục đích: Nhập kho theo đúng yêu cầu của công ty về mặt số lượng, chất lượng và tiến độ * Phạm vi: Áp dụng cho các loại hàng hóa là sản phẩm của công ty và các loại hàng hóa khác * Nội dung: - Thông tin nhận hàng: Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về nhập hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhận hàng được lập theo mẫu biểu đính kèm quy định này Tiến đợ nhận hàng được chủn cho phịng mua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách - Kiểm tra hàng hóa: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng cùng kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa + Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng + Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng + Kiểm tra về quy cách Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hóa, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc khơng đúng theo thỏa tḥn, phịng cung ứng phải làm việc làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng Trường hợp hàng hóa đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toàn, phòng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bợ tài - Nhập kho và sắp xếp hàng hóa: Hàng hóa được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm kiếm Sau hàng hóa đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên Mỗi loại hàng hóa phải ghi một thẻ kho riêng 1.1.3.2 Quy trình xuất kho * Mục đích: Thủ tục này quy định cách thức đảm bảo rằng hàng hóa được xếp dỡ – lưu kho – bao gói – bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát * Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi hàng hóa của công ty * Nội dung: Khi có hàng về thủ kho cứ vào phiếu mua hàng để nhập hàng vào kho, thủ kho cần ghi số lượng hàng nhập vào phiếu nhập Việc nhập hàng thể hiện qua phiếu nhập và thẻ kho 10