Tiểu luận cuối kỳ quản lý hệ thống thông tin công ty vinamilk

Sơ đồ chứng từSơ đồ DFD cấp 1 Khách hàng nhận hàng Bộ phận VINAMILK C huẩn bị và đặt hàng Nhà cung cấp Xử lí, nhận và bảo quản Yêu cầu mua Nhận yêu câù và đặt hàng Yêu cầu được phê

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH VIỆN GIÁO DỤC QUỐC TẾ NTT

HỌC TẬP TOÀN CẦU, THÀNH CÔNG TOÀN CẦU

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CÔNG TY VINAMILK

Giảng viên: Trần Quốc Tịch Lớp: 21BAFV01

Họ và tên: Nguyễn Thái Lâm Mssv: 2100008765

1) Giới thiệu khái quát về Vinamilk

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam

DairyProducts Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam, là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007 Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 64 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Mỹ, Pháp,Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á Sau hơn 30 năm ra mắtngười tiêu dùng, Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa Tính theo doanh số và sản lượng, Vinamilk là nhà sản suất sữa hàng đầu tại Việt Nam Năm 2021, Vinamilk đánh dấu 45 năm phát triển với việc là thương hiệu duy nhất của Đông Nam Á lọt vào nhiều bảng xếp hạng toàn cầu Đây là kết quả của chiến lược và quyết tâm đưa thương hiệu sữa Việt tiến lên

vị thế cao hơn trên bản đồ ngành sữa thế giới Danh mục sản phẩm của Vinamilk bao gồm: sản phẩm chủ lực là sữa nước và sữa bột; sản phẩm có giá trịcộng thêm như sữa đặc, yoghurt ăn và yoghurt uống, kem và phô mát

Tầm nhìn: Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người

Sứ mệnh: Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tìnhyêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội

Gía trị cốt lõi:

Chính trực: Liêm chính, trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp, tôn trọngcông ty, tôn trọng hợp tác Hợp tác trong sự tôn trọng

Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan

Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc ứng xử và các quy chế, chính sách, quy định của công ty

Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách có đạo đức

Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phương Tân Phú, Q7, TP.HCM

Điện Thoại: (84, 028) 54 155 555

Website: www.vinamilk.com.vn

Email: vinamilk@vinamilk @.com.vn

2) Quy trình kinh doanh

2.1Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ DFD tổng quát :

Sơ đồ DFD cấp 0:

VINAMILK

SIÊU THỊ

NHÀ PHÂN

PHỐI

NGƯỜI TIÊU DÙNG ĐIỂM BÁN

LẺ

Đặt hàng 1.0

Xuất kho giao hàng 2.0

Khách

hàng

Chu trình CP

Chu trình SX

Thu tiền 4.0

Lập hóa đơn theo dõi công nơ 3.0 VINAMILK

Hệ thống tổng

Sơ đồ chứng từ

Sơ đồ DFD cấp 1

Khách hàng nhận hàng Bộ phận VINAMILK

C huẩn bị và đặt hàng Nhà cung cấp

Xử lí, nhận và bảo quản

Yêu cầu mua

Nhận yêu câù

và đặt hàng Yêu cầu

được phê duyệt

Thông báo

đã đặt hàng Đặt hàng

Đặt hàng thành công

2.2) Miêu tả

Sơ đồ DFD cấp tổng quát

Trong sơ đồ này, các thực thể bao gồm:

- Vinamilk

- Khách hàng

- Siêu thị

- Nhà phân phối

- Các điểm bán lẻ

Các luồng dữ liệu bao gồm:

-Vinamilk sẽ cung cấp sản phẩm của họ cho siêu thị và các nhà phân phối

- Siêu thị sẽ là nơi cung cấp nguồn hàng cho khách hàng

- Các nhà phân phối sẽ chia sản phẩm lại cho các điểm bán lẻ

- Các điểm bán lẻ sẽ bán lại cho khách hàng

- Khách hàng là có nhu cầu mua và tìm kiếm hàng hóa

DFD cấp 1

Khách hàng sẽ là người có nhu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ nhận yêu cầu đặt hàng, sau khi yêu cầu được phê duyệt thì nhân viên sẽ chuẩn bị ,đặt hàng với nhà cung cấp và thông báo có đơn hàng với công ty Sau khi đặt hàng thành công thì sản phẩm sẽ được báo giá và bảo quản

DFD cấp 0

Khách hàng sẽ đặt hàng và sản phẩm sẽ được chuẩn bị và xuất kho giao hàng Bộ phận kế toán sẽ là người lập hóa đơn và theo dõi công nợ Đồng thời họ cũng sẽ lập báo cáo và tiến hành thu tiền của khách hàng Số tiền đó sẽ được bàn giao lại cho công ty

Miêu tả sơ đồ chứng từ

Lập “Yêu cầu mua hàng”

– Các khách hàng khi có nhu cầu mua hàng hóa

– Khi có “Yêu cầu mua hàng”, trưởng phòng bán hàng tiến hành phân công cho nhân viên bán hàng, tìm kiếm sản phẩm , báo giá các mặt hàng

 Lập “Đề nghị báo giá”

– Từ “Yêu cầu mua hàng”, nhân viên bán hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi khách hàng

 Theo dõi báo giá

– Khách hàng nhận các báo giá từ nhân viên

– Đánh giá xem mặt hàng và giá cả có phù hợp không

– Nếu không thì kếu thúc quy trình

– Nếu có thì nhân viên sẽ lập đơn hàng

 Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”

– Khi đơn hàng được lập nhân viên kho sẽ chuẩn bị và xuất kho sản phẩm để vận chuyển cho khách hàng

– Nhân viên thanh toán sẽ là người kiểm tra trạng thái đơn hàng và thu tiền của mặt hàng

2.3) Các chứng từ liên quan đến việc thu nhận của Vinamilk có thể bao gồm:

1 Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ được cung cấp cho khách hàng khi họ mua sản phẩm từ Vinamilk Hóa đơn này chứa thông tin về sản phẩm được mua, số lượng, giá cả và các điều kiện thanh toán

2 Phiếu thu: Là chứng từ chứng minh việc Vinamilk đã thu được tiền từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh Phiếu thu thường bao gồm thông tin về người thanh toán,

số tiền, ngày nhận và lý do thu

3 Biên nhận hàng hóa: Khi Vinamilk nhận hàng từ nhà cung cấp, họ có thể tạo biên nhận hàng hóa để xác nhận việc nhận hàng và thông tin về số lượng, chất lượng và điều kiện của hàng

4 Biên bản giao nhận: Đây là chứng từ ghi lại quá trình giao nhận hàng hóa giữa Vinamilk và khách hàng Nó thường bao gồm thông tin về sản phẩm được giao, số lượng, điều kiện của hàng và chữ ký xác nhận của các bên

5 Bảng kê thu tiền: Là chứng từ ghi lại các khoản tiền Vinamilk đã thu được từ các khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định Bảng kê này thường bao gồm thông tin về từng giao dịch, bao gồm số hóa đơn, ngày thu, số tiền và tên khách hàng

2.4) Mẫu nhật kí mua hàng của công ty Vinamilk

1 Thông Tin Nhà Cung Cấp:

Tên nhà cung cấp: [Tên nhà cung cấp]

Địa chỉ: [Địa chỉ]

Liên hệ: [Tên liên hệ và số điện thoại]

Email: [Email]

2 Sản phẩm đặt hàng

Tên sản phẩm: [Tên sản phẩm]

Số lượng: [Số lượng đặt hàng]

Đơn giá: [Đơn giá sản phẩm]

Tổng cộng: [Tổng giá trị đơn hàng]

3 Thời gian giao hàng

Ngày dự kiến giao hàng: [Ngày dự kiến giao hàng]

Phương thức vận chuyển: [Phương thức vận chuyển đã chọn]

4 Thanh toán

Phương thức thanh toán: [Phương thức thanh toán đã chọn]

Tổng cộng thanh toán: [Tổng giá trị đơn hàng cần thanh toán]

5 Ghi Chú / Thảo Luận:[Ghi chú hoặc thông tin thêm về đơn hàng]

3) Các bảng ghi nhận thông tin của Vinamilk

Các bản ghi nhận thông tin cần thiết của Vinamilk có thể bao gồm:

1 Bản ghi nhận thông tin về sản xuất: Ghi chép thông tin về quá trình sản xuất sữa

và các sản phẩm liên quan, bao gồm sản lượng, chất lượng, và hiệu suất sản xuất

2 Bản ghi nhận thông tin về nguồn cung ứng và nguyên liệu: Ghi chép thông tin

về nguồn cung ứng nguyên liệu, bao gồm giá cả, chất lượng và độ tin cậy của các nhà cung cấp

3 Bản ghi nhận thông tin về doanh số bán hàng và thị trường: Ghi chép thông tin

về doanh số bán hàng, thị phần và các xu hướng thị trường liên quan đến sản phẩm của Vinamilk

4 Bản ghi nhận thông tin tài chính: Ghi chép thông tin tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chi phí và các chỉ số tài chính khác

5 Bản ghi nhận thông tin về quản lý rủi ro: Ghi chép thông tin về các rủi ro tiềm

ẩn, biện pháp kiểm soát và các biến động trong môi trường kinh doanh

6 Bản ghi nhận thông tin về nghiên cứu và phát triển: Ghi chép thông tin về các dự

án nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, bao gồm tiến độ, kết quả và chi phí

7 Bản ghi nhận thông tin về quản lý môi trường và xã hội: Ghi chép thông tin về các hoạt động bảo vệ môi trường và xã hội của Vinamilk, bao gồm các chương trình bền vững và tương tác với cộng đồng

4) Nhận biết các rủi ro và hoạt động kiểm soát

4.1) Một số rủi ro

Một số rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến Vinamilk bao gồm:

Rủi ro thị trường: Sự biến động của thị trường sữa và các sản phẩm liên quan có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và lợi nhuận của Vinamilk

Rủi ro về cạnh tranh: Sự cạnh tranh từ các công ty sữa cũng như từ các sản phẩm thay thế có thể ảnh hưởng đến thị phần và lợi nhuận của Vinamilk

Rủi ro về nguyên liệu: Biến động giá nguyên liệu như sữa, đường và các nguyên liệu khác có thể ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của Vinamilk

Rủi ro về quản lý rủi ro: Sự thay đổi trong môi trường pháp lý, chính sách và quy định có thể tạo ra rủi ro pháp lý và tuân thủ quản lý cho Vinamilk

Rủi ro về hậu quả xã hội và môi trường: Áp lực từ phía xã hội và môi trường có thể yêu cầu Vinamilk thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và xã hội, đồng thời tăng chi phí sản xuất và tuân thủ

4.2) Các hoạt động kiểm soát:

Vinamilk thường thực hiện một loạt các hoạt động kiểm soát để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong kinh doanh của mình Dưới đây là một số hoạt động kiểm soát phổ biến mà Vinamilk có thể thực hiện:

1 Quản lý chất lượng sản phẩm: Đảm bảo chất lượng cao của sản phẩm sữa và các sản phẩm liên quan thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt

và quy trình kiểm soát chất lượng

2 Quản lý chuỗi cung ứng: Kiểm soát và quản lý chuỗi cung ứng của mình để đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và chất lượng cao

3 Quản lý rủi ro tài chính: Theo dõi và đánh giá các rủi ro tài chính như rủi ro về thị trường tiền tệ, rủi ro về lãi suất và rủi ro về giá nguyên liệu để áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp

4 Quản lý rủi ro pháp lý: Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và quy định ngành để giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiềm ẩn

5 Tăng cường quản lý môi trường và xã hội: Thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường và xã hội, đồng thời tương tác tích cực với cộng đồng và các bên liên quan

6 Quản lý rủi ro về an ninh thông tin: Bảo vệ thông tin và dữ liệu của công ty khỏi các mối đe dọa và tấn công từ bên ngoài bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin

7 Kiểm soát hiệu quả sản xuất và hoạt động kinh doanh: Theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động sản xuất và kinh doanh để tối ưu hóa quy trình và tăng cường lợi nhuận

5) Khuyến cáo về các phương pháp tối ưu hóa các hoạt động

Để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, Vinamilk có thể xem xét các phương pháp sau đây:

1 Phân tích dữ liệu và thị trường: Sử dụng dữ liệu và thông tin thị trường để hiểu

rõ nhu cầu của khách hàng và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp

2 Tăng cường quảng cáo và tiếp thị: Đẩy mạnh chiến lược tiếp thị để tăng hiệu suất quảng cáo và tăng cường nhận diện thương hiệu

3 Mở rộng mạng lưới phân phối: Mở rộng mạng lưới phân phối để tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng hơn, cả trong và ngoài nước

4 Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Cải thiện quy trình sản xuất để tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất

5 Tăng cường nghiên cứu và phát triển: Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để phát triển sản phẩm mới và nâng cấp sản phẩm hiện tại, từ đó thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ