Bài thu hoạch tọa Đàm “thị trường sự kiện việt nam hiện nay – cơ hội và thách thức

Thực trạng Mỗi ngày ở khu vực miền Nam sẽ có khoảng 200 công ty mới thành lập, thì tất cả đều có nhu cầu tổ chức các sự kiện: lễ khai trương, khánh thành, họp báo, động thổ, lễ ra mắt s

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG KHOA HỌC LIÊN NGÀNH VÀ NGHỆ THUẬT

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

BÀI THU HOẠCH

TỌA ĐÀM: “THỊ TRƯỜNG SỰ KIỆN VIỆT NAM HIỆN NAY –

CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC”

Họ và tên: Ngô Ngọc Hà

Mã sinh viên: 24090666

Ngành học: Quản lí giải trí và sự kiện

Hà Nội, tháng 11 năm 2024

BÀI THU HOẠCH TỌA ĐÀM

I Thông tin về Tọa đàm

- Tên tọa đàm : “Thị trường sự kiện Việt Nam hiện nay - Cơ hội và thách thức”

- Thời gian tổ chức: 13h00, Thứ 7, Ngày 23 tháng 11 năm 2024

- Địa điểm tổ chức: Nhà khách Đại học Quốc gia Hà Nội

II Thu hoạch từ tọa đàm

1 Thực trạng

Mỗi ngày ở khu vực miền Nam sẽ có khoảng 200 công ty mới thành lập, thì tất

cả đều có nhu cầu tổ chức các sự kiện: lễ khai trương, khánh thành, họp báo, động thổ, lễ ra mắt sản phẩm mới… Và các hoạt động ấy đều sẽ cần các công ty chuyên về sự kiện để tổ chức cho họ

Vì vậy nhu cầu nguồn lực ngành Giải trí và sự kiện vô cùng lớn và đang ngày càng phát triển hơn trong tương lai Để nắm bắt được cơ hội đấy thì người trẻ chúng ta cần phải trau dồi và tôi luyện bản thân ngay còn khi ở giảng đường đại học

2 Loại hình tổ chức sự kiện thường gặp:

Case 1: ENTERTAINMENT SHOW: Yên - Hoàng Dũng

Có 5 thành tố chính cấu thành nên 1 sự kiện giải trí:

- Bối cảnh (scenery): Là nền tảng của toàn bộ sự kiện, tạo ra không gian và bầu không khí chung

- Trình chiếu (projection): Bao gồm máy chiếu và màn hình LED, dùng để trình chiếu hình ảnh, video, tạo hiệu ứng đặc biệt

- Ánh sáng (Lighting): Đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không khí, nhấn mạnh điểm nhấn và tạo hiệu ứng thị giác cho sự kiện

- Âm thanh (Sound): Cung cấp âm nhạc, hiệu ứng âm thanh, tạo ra trải nghiệm nghe sống động

- Trang phục (Costumes) : Tạo hình ảnh cho nghệ sĩ, thể hiện concept và phong cách của sự kiện, ảnh hưởng đến cảm xúc của nghệ sĩ và khán giả

Ngoài 5 thành tố trên, một sự kiện giải trí thành công còn cần đến sự kết hợp hài hòa của nhiều thành tố khác như:

- Đạo cụ (Properties): Tạo nên không gian chân thực, hỗ trợ diễn viên trong quá trình biểu diễn, làm nổi bật chủ đề và concept của sự kiện

Ví dụ: Cây súng, cây quạt, những vật dụng nhỏ như điện thoại, sách, đồ trang sức tùy thuộc vào nội dung của chương trình

- Hiệu ứng biểu diễn (Stage effect): Tạo ra những hiệu ứng đặc biệt, gây ấn tượng thị giác, làm tăng tính hấp dẫn của chương trình

Ví dụ: Pháo giấy, bong bóng, máy tạo khói, hiệu ứng ánh sáng đặc biệt, màn hình LED

- Diễn viên nhảy/ múa (dancer): Tạo ra những màn trình diễn đẹp mắt, thu hút khán giả, làm tăng không khí sôi động cho chương trình

- Thiết kế công năng sân khấu (stage design): Tạo ra một không gian biểu diễn đẹp mắt, phù hợp với chủ đề của chương trình, giúp khán giả có cái nhìn tổng quan về toàn bộ sự kiện

Bí mật nghề đạo diễn: Chọn hai trong năm thành tố chính để làm nên 1 sân khấu

ấn tượng

Sự lựa chọn 2 thành tố: Bối cảnh và âm thanh đã tạo chiều sâu cho sân khấu, làm khán giả tập trung vào phần trình diễn của nghệ sĩ

Ở một stage khác trong Yên Concert của Hoàng Dũng thì lại đã sử dụng 2 thành

tố là ánh sáng và âm thành để tập trung vào nghệ sĩ và tôn lên những thông điệp truyền tải qua lời bài hát

Vai trò của khâu tổ chức

+ Trước sự kiện: Sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị điều kiện cơ bản như WC, sân gửi xe,

+ Trong sự kiện: Điều phối và ổn định khán giả, giải quyết nhanh chóng các vấn

đề phát sinh, đảm bảo an ninh xuyên suốt sự kiện,

+ Sau sự kiện: Đánh giá kết quả của sự kiện, thu thập phản hồi từ khách mời để cải thiện cho các sự kiện sau

Trải nghiệm của khán giả sẽ bị ảnh hưởng rất lớn nếu khâu tổ chức không chu

đáo "Khâu tổ chức chiếm đến 70% thành công của sự kiện, còn lại 30% mới

là phần trình diễn trên sân khấu.

- Storyboard: là một công cụ trực quan được sử dụng để lên kế hoạch và trình

bày một câu chuyện, ý tưởng hoặc một chuỗi các sự kiện theo trình tự

+ Vai trò: Giúp các thành viên trong nhóm đều hình dung rõ ràng về tổng thể sự kiện, đồng thời còn giúp các thành viên hiểu rõ ý tưởng và phát hiện nhanh các sai sót còn tồn đọng, cuối cùng là lên được kế hoạch chi tiết đề phòng các rủi ro giúp sự kiện đảm bảo được diễn ra suôn sẻ

+ Ví dụ: Nửa thập kỷ trong show Yên - Hoàng Dũng

- Merchandise: là những sản phẩm mang thương hiệu của một sự kiện, một

nghệ sĩ, một nhóm nhạc, một bộ phim, một trò chơi hoặc một công ty Những sản phẩm này thường được thiết kế độc đáo, mang đậm dấu ấn của thương hiệu

và được bán cho người hâm mộ hoặc khách hàng

Ví dụ: Áo thun, mũ, cốc, poster, túi tote, hoặc các vật phẩm sáng tạo liên quan đến nghệ sĩ, phim ảnh, chương trình âm nhạc, hay công ty

+ Tầm quan trọng của merchandise trong việc quảng bá thương hiệu và tạo thêm doanh thu: tăng cường độ nhận diện thương hiệu, tạo ra doanh thu bổ sung ngoài doanh thu bán vé, tạo ra trải nghiệm cho khách hàng tốt hơn

Case 2: EVENT MARKETING - Year end party

- Brief: là tài liệu mà khách hàng cung cấp cho đơn vị tổ chức sự kiện, bao gồm

tất cả các thông tin chi tiết về yêu cầu của họ đối với sự kiện

+ Mục tiêu của sự kiện: Muốn đạt được điều gì sau khi sự kiện kết thúc (ví dụ:

ra mắt sản phẩm mới, tăng nhận diện thương hiệu, )

+ Đối tượng khách mời: Ai là những người mà bạn muốn mời đến sự kiện (khách hàng, đối tác, nhân viên, )

+ Ngân sách: Tổng số tiền mà khách hàng dự kiến chi cho sự kiện

+ Địa điểm: Địa điểm tổ chức dự kiến

+ Thời gian: Ngày giờ diễn ra sự kiện

+ Concept: Ý tưởng chính của sự kiện (ví dụ: sự kiện mang phong cách hiện đại, cổ điển, )

+ Các yêu cầu đặc biệt: Bất kỳ yêu cầu nào khác của khách hàng (ví dụ: các tiết mục biểu diễn, đồ ăn thức uống, )

- Proposal (Đề xuất): là tài liệu mà đơn vị tổ chức sự kiện gửi cho khách hàng

để trình bày kế hoạch tổ chức sự kiện của mình Là kế hoạch cụ thể mình làm cho khách hàng (Khía cạnh nghệ thuật) và kinh phí của nó là bao nhiêu (Khía cạnh hiện thực)

+ Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng: Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về brief của

khách hàng

+ Các ý tưởng sáng tạo: Đưa ra các ý tưởng mới mẻ, độc đáo để làm nổi bật sự

kiện

+ Kế hoạch chi tiết:

 Lịch trình sự kiện: Phân chia các hoạt động theo từng thời điểm cụ thể.

 Địa điểm tổ chức: Đề xuất các địa điểm phù hợp với concept và ngân

sách của sự kiện

 Trang trí: Thiết kế sân khấu, backdrop, không gian xung quanh.

 Âm thanh, ánh sáng: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt.

 Tiết mục biểu diễn: Các tiết mục nghệ thuật, trò chơi, hoạt động tương

tác

 Nhân sự: Số lượng nhân viên cần thiết, công việc của từng người.

 Ngân sách chi tiết: Phân bổ chi phí cho từng hạng mục (backdrop, thảm

đỏ, thuê nhân sự, thuê đạo cụ, ), tổng chi phí dự kiến

 Mục tiêu của proposal: Thể hiện những gì bạn làm được và khách hàng

sẽ không tìm được một bên nào làm được như vậy

- Production (Sản xuất): là giai đoạn sản xuất theo kế hoạch đã được khách

hàng kí kết

 Chuẩn bị: Thuê địa điểm, đặt cọc các dịch vụ, mua sắm vật liệu,

 Thực hiện: Tiến hành các hoạt động theo đúng kế hoạch đã đề ra.

 Giám sát: Giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng

kế hoạch

 Khắc phục sự cố: Xử lý các tình huống phát sinh.

- Opening performance demo with visual: Cung cấp một demo concept mở màn, bao gồm kịch bản chi tiết, visual người diễn và projection để khách hàng

có thể trực quan hóa ý tưởng và trải nghiệm thực tế phần trình diễn Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự thống nhất trong quá trình thực hiện

Case 3: EVENT MARKETING (product lanching: ra mắt sản phẩm) Đặc điểm của event marketing cho ra mắt sản phẩm:

1 Mục tiêu chính: Tạo sự chú ý, xây dựng nhận thức về sản phẩm mới và

kích thích hứng thú từ khách hàng mục tiêu

2 Yêu cầu về ý tưởng và nội dung:

o Phải có một cốt truyện rõ ràng, hấp dẫn để truyền tải thông điệp sản phẩm

o Luôn thay đổi theo các phiên bản (version) sau khi nghe phản hồi

từ khách hàng hoặc để giải quyết một số điểm còn hạn chế trong phiên bản cũ

3 Tầm quan trọng của storyboard:

o Với mỗi hoạt động, storyboard chi tiết là công cụ không thể thiếu

để hình dung kịch bản sự kiện

o Đầu tư thiết kế 500-600 slides là bình thường vì mỗi slide là 1 hoạt động như:

 Tiết mục mở màn

 Hoạt động tương tác với khách hàng

 Phần trình bày sản phẩm

 Kịch bản chi tiết của từng bước thực hiện trong sự kiện

4 Ví dụ:

o Ra mắt một dòng điện thoại mới Storyboard có thể bao gồm:

 Hoạt động check-in với công nghệ hiện đại

 Màn trình diễn ánh sáng/mapping giới thiệu sản phẩm

 Tương tác khách mời qua các booth trải nghiệm sản phẩm

 Tiết mục nghệ thuật gắn với chủ đề sản phẩm

Case 4: Countdown (chương trình giải trí kết hợp quảng cáo)

1 Khảo sát địa điểm và thiết kế không gian:

 Địa điểm:

o Chọn địa điểm có không gian rộng, linh hoạt để bố trí sân khấu, khu vực khán giả và các hoạt động phụ trợ

o Đảm bảo địa điểm dễ dàng tiếp cận, có bãi đỗ xe thuận tiện

o Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng sẵn có của địa điểm để tối ưu hóa chi phí

 Layout sân khấu:

o Thiết kế sân khấu ấn tượng, hiện đại, phù hợp với chủ đề của chương trình

o Sử dụng màn hình LED lớn để tạo hiệu ứng thị giác mạnh mẽ, tăng cường trải nghiệm cho khán giả

o Bố trí các khu vực chức năng trên sân khấu một cách hợp lý (khu vực biểu diễn, khu vực MC, khu vực tương tác )

 Ánh sáng:

o Sử dụng hệ thống ánh sáng chuyên nghiệp để tạo ra các hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt, phù hợp với từng tiết mục

o Tối ưu hóa ánh sáng để làm nổi bật các sản phẩm quảng cáo

 Map LED:

o Thiết kế map LED sáng tạo, kết hợp hài hòa với sân khấu

o Sử dụng nội dung đa dạng trên màn hình LED để thu hút sự chú ý của khán giả

2 Đẳng cấp của ekip và hậu trường:

 Hậu trường:

o Đảm bảo hậu trường luôn sạch sẽ, ngăn nắp, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nghệ sĩ và ekip

o Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho nghệ sĩ (phòng thay

đồ, khu vực nghỉ ngơi, đồ dùng cá nhân )

o Có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ nghệ sĩ trong suốt quá trình biểu diễn

 Ekip sự kiện:

o Đội ngũ tổ chức sự kiện phải có kinh nghiệm, chuyên nghiệp, nhiệt huyết

o Nắm vững các kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống

o Có khả năng làm việc nhóm hiệu quả

3 Technical rider và yêu cầu kỹ thuật của nghệ sĩ:

 Hiểu rõ và đáp ứng được technical rider: Đọc kỹ và nắm rõ tất cả các

yêu cầu của nghệ sĩ để đảm bảo quá trình biểu diễn diễn ra suôn sẻ

 Chuẩn bị đầy đủ thiết bị: Đầu tư vào các thiết bị âm thanh, ánh sáng

chất lượng cao để đáp ứng yêu cầu của nghệ sĩ

3 16 lĩnh vực kiến thức - người làm công việc Tổ chức sự kiện cần biết

- Chuyên môn: 13 lĩnh vực

+ Phần cứng (8 lĩnh vực)

 Hạ tầng thiết bị:

o Khảo sát địa điểm

o Âm thanh

o Ánh sáng

o Sân khấu

o Trình chiếu (màn hình LED và máy chiếu)

o Sản xuất (kết cấu và vật liệu)

+ Nền tảng online: Sự kiện online – hệ thống vận hành

+ Hiệu ứng biểu diễn: Con người, thiết bị, công nghệ

+ Phần mềm (5 lĩnh vực)

 Biên tập:

o Concept – Sáng tạo

o Kịch bản – Story board

 Lập kế hoạch:

o Proposal: Marketing, Account, Presentation

o Ngân sách

o Quản tri rủi ro

- Ngoài chuyên môn: 3 lĩnh vực

o Giấy phép

o Tài trợ

o Kĩ năng mềm

Tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi sự am hiểu về các yếu tố kỹ thuật, công nghệ

mà còn cần kỹ năng quản lý, sáng tạo, và giao tiếp tốt Việc nắm vững 16 lĩnh vực trên sẽ giúp người làm nghề sự kiện đáp ứng được yêu cầu của những sự kiện từ quy mô nhỏ đến lớn, từ truyền thống đến hiện đại

4 Các nhóm ngành sự kiện:

Marketing event: Những sự kiện mang tính chất quảng cáo sản phẩm dịch vụ Corporate event: Những sự kiện mang tính chất nội bộ công ty

Culture event: Những sự kiện hoạt động văn hóa

Entertainment event: Những sự kiện mang tính chất nghệ thuật và giải trí – từng phần hoặc toàn phần

Personal event: Những sự kiện mang tính chất cá nhân hóa như đám cưới, kỉ niệm, sinh nhật,…

III Bài học kinh nghiệm

1 Ngành sự kiện Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ: Với sự gia tăng

của các doanh nghiệp và nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, ngành sự kiện đang mở ra nhiều cơ hội việc làm và phát triển sự nghiệp cho những người trẻ

2 Tầm quan trọng của kiến thức chuyên môn: Để thành công trong

ngành sự kiện, không chỉ cần đam mê mà còn phải trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn sâu rộng về các lĩnh vực như: thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, quản lý dự án, marketing

3 Sự sáng tạo là yếu tố cốt lõi: Khán giả ngày càng khó tính, đòi hỏi

những trải nghiệm mới lạ và độc đáo Do đó, người làm sự kiện cần không ngừng sáng tạo để tạo ra những ý tưởng độc đáo, thu hút

4 Quan trọng của công tác tổ chức: Khâu tổ chức đóng vai trò quan trọng

trong sự thành công của một sự kiện Việc lên kế hoạch chi tiết, quản lý rủi ro và đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru là điều vô cùng quan trọng

5 Tầm quan trọng của storyboard: Storyboard giúp hình dung rõ ràng

kịch bản sự kiện, đảm bảo sự thống nhất và tránh sai sót trong quá trình thực hiện

6 Vai trò của merchandise: Merchandise không chỉ mang lại doanh thu

mà còn giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo ra trải nghiệm cho khách hàng

7 Sự đa dạng của các loại hình sự kiện: Ngành sự kiện rất đa dạng, từ sự

kiện giải trí, sự kiện doanh nghiệp đến sự kiện cá nhân Việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình sẽ giúp bạn lựa chọn hướng đi phù hợp

Áp dụng vào thực tế:

Để áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, tôi sẽ:

 Tích cực tham gia các hoạt động liên quan đến sự kiện: Tham gia các

câu lạc bộ, hội nhóm về tổ chức sự kiện để học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước

 Không ngừng học hỏi và cập nhật kiến thức: Theo dõi các xu hướng

mới trong ngành sự kiện, tham gia các khóa học, workshop để nâng cao

kỹ năng

 Rèn luyện kỹ năng mềm: Cải thiện khả năng giao tiếp, làm việc nhóm,

giải quyết vấn đề để thích nghi với môi trường làm việc năng động của ngành sự kiện