Báo cáo thưcj tâp công ty cổ phần protrans

nhằm tạo ra một hệ sinh thái doanh nghiệp cung cấp các địch vụ giá trị về logistics một cách bền vững đến với khách hàng... Bên cạnh đó, công ty có đến 120 đại lý trên toàn cầu với các đ

Sinh viên thực hiện : VO YEN MY

Mã số sinh viên : 2193732

Lớp - Ngành : NT19111

Đơn vị thực tập : Công ty Cổ Phần Protrans

Thời gian thực tập : Từ 07/02/2022 dan 27/03/2022

Người hướng dẫn : Chị Nguyễn Thị Ngọc Thương

Giảng viên hướng dẫn : Cô Trần Ngọc Quỳnh

TP HCM, Tháng 03 /2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRUONG DAI HOC HOA SEN

KHOA LOGISTICS & TMQT

BAO CAO

THUC TAP NHAN THUC

Sinh viên thực hiện

Mã số sinh viên Lịp - Ngành Đơn vị thực tập Thọi gian thực tập

Ngượi hưịng dẫn

Giáng viên huing dan

: VO YEN MY

: 2193732 : NT19111 : Công ty Cổ Phần Protrans : Từ 07/02/2022 dan 27/03/2022 : Nguyễn Thị Ngọc Thương : Trần Ngọc Quỳnh

LaI CAM KAT

“Tôi đã đọc và hiểu và các hành vi vi pham liêm chính học thuật Tôi cam kết

bằng danh dự cá nhân rằng bài làm này do tôi tự thực hiện và không vi phạm về

liêm chính học thuật.”

TRÍCH YẠU

Trong suất quá trình thực tập là 7 tuần từ 07/02/2022 — 27/03/2022 là khoảng thời gian giúp tôi hiểu rõ hơn về chuyên ngành một cách chuyên sâu nhát Vì vậy đối

với tôi việc kết hợp với những kiến thức đã học mà vừa vận dụng các kiến thức

này vào công việc giúp tôi dễ dàng tiếp thu những kiến thức mới khí mà mình đã

có thể hiểu rõ được những kiến thức căn bản Cũng nhờ sự giúp đỡ tận tình của các anh chị đồng nghiệp và cô giáo hướng dẫn đã giúp tôi có thê hoàn thành công

Lal CAM ON

Trong quá trình thực tập nhận thức, tôi đã có thể nhận được sự hỗ trợ trong quá trình làm báo cáo từ cô giáo viên hướng dân và các anh chị đông nghiệp

Qua đây, tôi xin cảm ơn chân thành đến

Bà Nguyễn Hoài Thương — Giám đốc Công ty Cô phần Protrans đã tạo cho tôi cơ hội thực tập tại công ty

Các anh chị trong phòng ban kính doanh đã luôn hỗ trợ, giúp đỡ tôi trong những ngày đầu thực tập

Cô Trần Ngọc Quỳnh - Giảng viên hướng dẫn đã dẫn dắt tôi trong suốt quá trình

thực tập

Chân thành cảm ơn

NHẠN XÉT CỦA CÔNG TY

TP Hỗ Chk Minh, Ngey theng n -_em 2022

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUENG DAN

TP Hỗ Chk Minh, Ngcy thong n -_em 2022

MỤC LỤC

NHẠN XÉT CÚA GIÀNG VIÊN HƯỆNG DÀN . .s scseccsccs 5

I TaNG QUAN VA CÔNG TY Cà PHẢN PROTRANS 12

1.2 Lệch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty 12

2.1 Giệi thiệu phòng Kinh doanh tại Công ty Cá phản Protrans 19

2.2.4 Thục hiện việc báo giá cho khách hàng .o-<<<<<<<« 25

2.2.5 Gửi thư điện tử (Email) 27

II NHẠN XÉT BÀN THÂN VÀ KINH NGHIỆM, KỤ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

3.2 Kụ năng và kinh nghiệm rèn luyện được trong quá trình 31

3.2.2 Các kinh nghiệm chuyên ngành 32

DANH MỤC HÌNH ÀNH

Hình 2- Trang website Ecplaza và nhập tên mặt hàng đê tim di liệu doanh nghiệp

Hình 3- Trang B2B Alibaba và nhập tên mặt hàng đề tìm đữ liệu doanh nghiệp 21 Hình 4- Thông tin đầy đủ của một doanh nghiệp trên trang website Ecplaza 22

Hình 6- Giá cước tàu từ cảng Hồ Chí Minh - Thessaloniki - 24

Hình §- Thông tin về giá cước tàu hàng nhập từ một số cảng Châu Á và Châu Âu

đến cảng Hồ Chí Minh 2-22 22+2E+SE2+EE2EESEEESEEEEESEEEEEEEEEEEEEErerkrrrvee 28 Hình 9- Nội dung email hoàn chỉnh đề gửi đến khách hàng 28 Hình 10- Nhập thông tin cảng đi, cảng đến để kiểm tra lịch tàu 29

DANH MỤC BÀNG BIEU

Bảng I- Thông tin tổng quan công fy -©22-©522c++2E++cxsrxerxrsrxerrrees Bảng 2- Sơ đồ tô chức công †y -2¿-©2222sS222EE2EE2EEE2EE E212 EE.rkrrvee

DANH MUC TU VIAT TAT

10

tập nhận thức với những mục tiêu sau:

Trải nghiệm thực tế tại môi trường doanh nghiệp

Học hỏi, trau dỗi các kiến thức và kỹ năng về ngành Ngoại thương

Hỗ trợ các anh chị

Học cách ứng xử, giao tiếp với mọi người trong công ty

Đề đạt được những mục tiêu đã đề ra, tôi phải luôn dé cao tinh than hoc hoi, tucn thủ đúng nội quy của công ty, vả luôn thể hiện sự tôn trọng với mọi người trong giao tiếp Nội dung báo cáo của tôi gồm 3 phần:

Phan 1: Gidi thiệu tổng quan về công ty

Phan 2: Công việc thực tập

Phan 3: Nhận xgt ban then và kinh nghiệm, kỹ năng đạt được trong quá trinh thực tập

11

I TaNG QUAN VA CONG TY Ca PHAN PROTRANS

1.1 Giéi thigu tang quan va céng ty

Bang 1- Thong tin tong quan công ty

DEA CHa 346 Bên Ven Đôn, phường 1, quận 4, Tp Hỗ Chí Minh NĂM THÀNH

28/11/2013 LẠP

1.2 Léch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Protrans được thành lập vào ngày 28/11/2013 bái bà Trần Hoài Thương và có trụ sá chính 346 Bến Ven Đồn, Phường 1, Quận 4, thành phố Hồ

Chí Minh Công ty Cổ phần Protrans là thành viên của tập đoàn Pro Holding — đey

là tập đoàn tài chknh chính về các lĩnh vực vận tải, logistics và chuỗi cung ứng có

trụ sá tại Thành phô Hồ Chí Minh

Công ty Cổ phần Protrans là I trong 6 công ty thành viên của Pro Holdings với mục đkch nhằm tối ưu các giải pháp trong công nghiệp logistics như: vận tải quốc

tế và nội địa, địch vụ logistics, kho bai va chuỗi cung ứng, nhằm tạo ra một hệ sinh thái doanh nghiệp cung cấp các địch vụ giá trị về logistics một cách bền vững

đến với khách hàng

12

Optimize your Transportation Cost Automate Your Systems

INLAND TRUCKING TECHNOLOGY DEVELOPMENT

(Nguén: https://protrans.com.vn/) Với việc giao thương sang nước ngoài á Việt Nam đang diễn ra một cách sôi nôi Công ty Cô phần Protrans đã tận dụng lợi thế này để đây mạnh lĩnh vực kinh doanh

về xuất nhập khâu của mình Và với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này cũng như thực hiện với trên hàng trăm đơn hàng thì công ty đã có nhiều đại lý trên

toàn cầu và liên kết với nhiều hãng tàu lớn trên thế giới như: MOL, Y ANG MING, OOCL, MAERSK, WANHAI, COSCO, CMA, MSC,

Bên cạnh đó, công ty có đến 120 đại lý trên toàn cầu với các đại lý á Châu Á — Thái Bình Dương, Checu Mỹ, Chcu Âu, Trung Đông và Cheu Phi và công ty có 9

chỉ nhánh trải dài từ Bắc đến Nam tập trung tại các thành phố lớn lớn như: He Nội,

Hồ Chk Minh, Ðc Nẵng, Hải Phòng, .Do đó công ty sẽ luôn có những dịch vụ về

logistics rất tốt đành cho khách hàng Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần Protrans đều

làm việc hoàn toàn trên phần mềm số hóa với hầu hết tắt cả quy trình cua logistics: tra cước tau, tạo booking, theo đõi booking và các quy trình khác Vì vậy, đối với

13

khu vực trên thế giới đến với khách hàng một cách đễ dàng và nhanh chóng 1.3 Tảm nhìn và sợ mệnh của công ty

1.4 Cơ cạu tá chợc công ty

1.4.1 Sơ đô tổ chức công ty

Bảng 2- Sơ đô tổ chức cong ty

GIÁM ĐỐC

|

DOANH CHbNG Tb NHẬN TOÁN NHÂN SỰ

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Định hướng đề từ đó xcy dựng những chiến lược kinh doanh cho công ty để đạt

được chỉ tiêu đã đề ra và đạt được chất lượng nhằm giúp công ty ngày càng phát triển hơn

Xây dựng một quy trình nghiệp vụ công ty chuân xác đề giúp cho việc vận hành công ty giữa các phòng ban có sự liên kết với nhau

Quản lý nhân viên và sẽ là người thực hiện việc giám sát các hoạt động của công

ty

Phòng kinh doanh Chợc năng: Tìm kiếm những khách hàng tiềm năng và chăm sóc và hỗ trợ khách

hàng khi khách hàng có nhu cầu tìm kiếm hoặc sử dụng cách dịch vụ về xuất nhập

khâu

Nhiệm vụ:

Chủ động tìm kiếm đữ liệu khách hàng trên các trang thương mại điện tử từ đó

sẽ gọi điện cho khách hàng để chào dịch vụ bên công ty

Lấy giá cước tàu từ trên trang hệ thống của hãng tàu và chuẩn bị bảng báo giá khi khách hàng yêu cầu và lập bảng hợp đồng khi khách hàng đồng ý sử dụng địch

vu cua cong ty

Lên kế hoạch gặp gỡ trao đôi với khách hàng và hoàn thành việc vận chuyển hàng hóa cho khách nếu khách có yêu cầu

Xử lý và chịu trách nhiệm các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyên: chirng ttr, lich tau, trucking,

Duy tri chat lượng dịch vụ thông qua việc phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ,

đảm bảo sự hài lòng của khách hàng

chỗ trồng trên tàu và lầy booking từ hãng tau

15

Khi khách hàng có yêu cau dịch vụ vận tải nội địa thì sẽ tìm kiêm container và kiêm tra việc đóng hàng, hạ bãi của container và cập nhật tình trạng lô hàng đề báo khách

Bộ phận chứng từ

lý vận tải nội địa

Nhiệm vụ:

Làm các chứng từ được yêu cầu của một lô hàng từ bộ phận Sales chuyên qua

Thực hiện các công việc làm các giấy tờ cần thiết cho một lô hàng khi khách

yêu cầu: Giấy hun trùng, Giấy kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận xuất XỨ,

Khai báo hải quan cho lô hàng và khi có tờ khai sẽ truyền cho bô phận hiện trường ổi thông quan tại hải quan

Thực hiện khai báo VƠM, ST, làm B/L, AWB trên hệ thong và gửi cho bộ phận

kinh doanh đề bộ phận kinh doanh gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận

Bộ phận giao nhận

Chợc năng: Sẽ là người đại diện làm việc với hải quan khi lô hàng rơi vào luông

vàng, luông đỏ hoặc khi có những vân đề phát sinh vả cũng là người sẽ nhận các

lô hàng nhập tại cảng

Nhiệm vụ:

Được bộ phận chứng từ truyền bộ chứng từ của lô hàng và sẽ là người đại diện

đi nộp thuế, thông quan với hải quan và cũng sẽ là người đi lấy hàng nhập tại chỉ cục hải quan

ĐI làm các chứng từ C/O, giấy hun trùng, giấy kiêm dịch thực vật, .hoặc đi

làm kiêm hóa và các thủ tục chuyên ngành

Hỗ trợ bộ phận chứng từ khai hải quan khi cần thiết

16

Sẽ là bộ phần đại diện của công ty làm việc trực tiếp với hãng tàu khi hàng hóa gặp khó khăn với hải quan như: luồng vàng, luồng đỏ

Bộ phận kế toán

Chợc năng: Ghi chép, tổng hợp và kiêm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty Bên cạnh đó, bộ phận kế tóa còn phải đảm nhận việc chịu trách nhiệm giải quyết những vấn đề liên quan đến tài chknh Hơn nữa, xem xøt tình hình và đưa ra thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty đề có thể giúp công ty ngày càng hoạt động hiệu quả hơn

Nhiệm vu:

Kiêm tra nguôn thu chi của công ty giữa chứng từ với trên phân mêm

Hoạch toán kê toán các nghiệp vụ liên quan đên việc thu chi của công ty

So sánh số liệu và kiêm tra chi tiết số kê toán

Quản lý công nợ đề biết được tình hình kinh doanh của công ty Từ đó đưa ra những biện pháp đề tránh những khách hàng có nhu cầu công nợ trong khoảng thời gian đài

về các khoản thu, chĩ

Chụu hoàn toàn trách nhiệm lưu toàn bộ các chứng từ về Xuất, Nhập của công

Kết hợp với bộ phận hiện trường đề tập kết các đơn hàng và làm debit gửi cho khách hàng

Bộ phận nhân sự Chợc năng: Là bộ phận sẽ chịu trách nhiệm trong việc quản lý nhân viên của công

ty để giúp cho công ty có một nguồn nhân lực vững chắc Bên cạnh đó, sẽ cung cấp cách chknh sách, quy định đến với mọi người nhằm đảm bảo được giá trị cốt lỗi của công ty

17

Nhiệm vụ:

Tuyên dụng các ứng cử viên có tiêm năng nhằm ø1úp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh và sẽ là người thương lượng mức phúc lợi với các ứng cử viên Chụu trách nhiệm trong việc giám sát việc châm công đề tính tiên lương cho nhen viên Và còn là người giám sát vê các phúc lợi cũng như bảo hiém y tê của công ty đành cho nhân viên

Giám sát các khoảng tiên bôi thường giữa công ty với nhen viên đề có thê giải quyết kịp thời nham mang lại sự hải lòng đên cho nhân viên

Lên kê hoạch đề đào tạo nhân viên và giải quyết những sai lâm của nhân viên 1.5 Lĩnh vục kinh doanh và loại hình cung cạp dệch vụ

Công ty Cổ phần Protrans là công ty forwarder nên sẽ chuyên cung cấp về các dịch

vụ nhận và vận chuyên hàng hóa để nhằm giúp đảm bảo việc hoàn thành việc vận

chuyền lô hàng giữa các cảng một cách hiệu quả nhất Do đó, công ty sẽ chủ yếu

Vận tải đường bộ: cung cap tât cả các giải pháp vận chuyên nội địa với chi phí

cạnh tranh va mag đến độ an toàn tuyệt đối cho tất cả các đơn hang

Vận tải hàng không: cung cấp tất cả các giải pháp chuyền hàng không một cách nhanh chóng, an toàn với một chi phí hợp lý

18

II CÔNG VIỆC THỤC TẠP Trong thời gian bắt đầu trá thành nhân viên thực tập của công ty, tôi được anh chị trong phòng kinh doanh rất quan tâm và sẵn sàng hướng dẫn những kiến thức tôi chưa được tiếp cận Bên cạnh đó, tôi luôn được mọi người luôn lắng nghe ý kiến

và sẵn sàng trả lời những câu hỏi mả tôi đưa ra Nhờ vào tất cả sự tận tâm của mọi người khi đã làm quen với môi trường làm việc trong khoảng gần 2 tháng tôi đã

hoàn thành kỳ thực tập và đã có một chút ít kinh nghiệm để trá thành một nhân viên kinh doanh

2.1 Giệi thiệu phòng Kinh doanh tại Công ty Cá phản Protrans

2.1.1 Chức năng phòng Kinh doanh

Dey duoc cho là bộ phận quan trọng nhất đối với một công ty forwarder Bái vì

đcy là bộ phận đại diện sẽ là trực tiếp đi gặp gỡ khách hàng cũng như để trao đổi

những thông tin quan trọng với khách hàng để mang lại niềm tín khách hàng đến với công ty Bên cạnh đó, cũng là bộ phận góp phân tạo ra nguồn doanh thu trực tiếp cho công ty Do đó bộ phận này sẽ chuyên đào tạo nhân viên về các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm và các nghiệp vụ chuyên môn vẻ ngành logistics đê có thé trao đổi với khách hàng Mục đkch hướng đến là có thê mang lại nhiều khách hàng cho công ty Bộ phận phòng tiếp thị kinh doanh sẽ đương nhiệm luôn hai nhiệm

vụ chknh là sales giá cước tau va làm các việc hỗ trợ khác

Là một bộ đảm nhiệm việc kinh doanh thì bên cạnh với mức giá tàu cạnh tranh thì

việc tâm huyết luôn hết mình vì công việc và thái độ phục vụ là hai yếu tổ quan

trọng nhất đối với một nhcn viên kinh doanh để mang lại sự hài lòng đến với khách

hàng Vì vậy, việc đảo tạo nhân viên á bộ phận này công ty không chi dao tạo về các kỹ năng mà một nhân viên kinh doanh phải có là: kỹ năng giao tiếp hoặc các

nghiệp vụ chuyên ngành mà còn tập trung đảo tạo nhân viên về thái độ phục vụ,

về tư duy và về đạo đức nhằm để có thê tạo sự tin tưáng của khách hàng khi làm

VIỆC VỚI CÔng ty

2.1.2 Nhiệm vụ của phòng Kinh doanh

19