Báo cáo Đề tài “hệ thống quản lý ký túc xá Đại học ngân hàng thành phố hồ chí minh

Ở Ký túc xá Đại học Ngân hàng TP.HCM với việc có đến nhiều khu ký túc xá đành cho sinh viên thì chuyện sửa dụng hệ thống thông tin đề quản lý gần như là điều bắt buộc đề không những quả

PHAN TICH KINH DOANH 1

BAO CAO DE TAI

“HE THONG QUAN LY KY TUC XA DAI HOC NGAN

HANG THANH PHO HO CHi MINH”

NHOM AMAZING

Nguyễn Hoàng Huy

Lê Hoàng Huy

Lê Huỳnh Khanh

Lé Doan Anh Khoa

1.3 Chức năng nghiệp vụ của các bộ phận 5

CHƯƠNG II: KẺ HOẠCH DỰ ÁN VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN 6

6

8

2.2 Phương hướng tiếp cận

2.4 Giám sát dự án 14

CHƯƠNG III: THU THẬP YÊU CÂU 17 3.1 Các bên thu thập yêu cầu 17 3.2 Kỹ thuật thu thập 17 3.3 Kết quả yêu cầu thu thập được 23 CHUONG IV: ĐẶC TẢ YÊU CÂU CHỨC NĂNG VÀ PHI CHỨC NĂNG 2-2-222222222.ccce 25 4.1 — Yêu cầu chức năng 25 4.2 Yêu cầu phi chức năng 27 CHƯƠNG V: MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG VÀ DỮ LIỆU HỆ THỎNG 222 -S 29 5.1 Mô hình hóa chức năng bằng sơ đồ lớp 29 5.2 Mô hình hóa dữ liệu bằng sơ đỗ ERD 30 CHƯƠNG VI: GIAO TIẾP HỆ THÔNG VÀ PHÁC THẢO GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 32 6.1 — Giao tiếp hệ thống 32

6.2 Giao diện người dùng của Ban quản lý sinh viên 36 6.3 Giao diện người dùng của Ban quản lý cơ sở vật chất 45

6.4 Giao diện người dùng của Báo vệ 50

LOI MO DAU

Trong nganh Giao Dục và đặc biệt là với Giáo Dục Đại học thì sinh viên được xem là tài

nguyên là sản phẩm tốt nhất của một ngôi trường Đối với các trường đại học hiện nay thì việc chăm lo hỗ trợ cho sinh viên luôn là điều được quan tâm hàng đầu trong quản lý chất lượng của trường

Trong đó nơi ở luôn là môi quan tâm hàng đâu của mỗi sinh viên ví nhu cau noi “Thanh gia, lập thât” có vững về nơi sinh sông tôt thì mới là tiên đê đê sinh viên tập trung cho việc học phần đầu đề trở thành một “sản phâm” chất lượng cho ngôi trường đào tạo

Ở Ký túc xá Đại học Ngân hàng TP.HCM với việc có đến nhiều khu ký túc xá đành cho

sinh viên thì chuyện sửa dụng hệ thống thông tin đề quản lý gần như là điều bắt buộc đề không những quản lý tốt mà còn đem đến sự thuận tiện thoải mái của sinh viên cũng nhưn người quản lý trong Ký túc xá

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trên nên nhóm làm việc chúng tôi với mong muốn chung

ta đóng góp xây dựng trường đã xây dựng đề tài “Hệ thống quản lý Ký túc xá Đại học

Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh”

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Hồ Thị Linh, Bộ phận quản lý sinh viên,

Bộ phận quản lý cơ sở vật chất, Bộ phận bảo vệ, Sinh viên nội trú Ký túc xá Đại học

Ngân hàng TP.HCM đã hỗ trợ nhóm Amazing hoàn thành tốt đề án này

Tran trong,

Nhóm Amazing

CHUONG I: TONG QUAN VE KY TUC XA DAI HQC NGÂN

HÀNG THANH PHO HO CHi MINH

Hiện nay trường ĐH Ngân Hàng TPHCM cung cấp chỗ ở cho hơn 2500 sinh viên

Trường có tông 3 dãy nhà A, B và K

Dãy nhà khu A, B bao gồm 9 tầng, mỗi tầng có 18 phòng Các loại phòng ở đây được chia

Hệ thông kí túc xá còn có căn tin, nhà ăn đạt tiêu chuẩn và sân thê thao phục vụ cho sinh viên nội trú Kí túc xá còn bao gồm các tiện ích như: hệ thong wifi dau tu hiện đại, phủ sóng diện rộng đều các phòng các tầng, phòng y tế, siêu thị ở lầu trệt với đầy đủ các đô dùng sinh hoạt, thức ăn cần thiết đê luôn đáp ứng được số lượng lớn

sinh viên tại kí túc xá, bao gôm 2 khu vực tự học bên khu A và B rộng rãi, thoáng

cách tiện lợi nhanh chóng

Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gian

riêng với tủ đựng đô, bàn hoc ca nhan Gia điện nước sinh hoạt được tính theo quy

định nhà nước, mỗi phòng đêu có công tơ điện nước riêng

1.3 Chức năng nghiệp vụ của các bộ phận

- _ Giám đốc kí túc xá: Điều hành và quản lý các phòng ban của KTX, ra các quyết định điều hành KTX

- _ Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm đứng trên giấy tờ kí các văn bán hành chính của KTX

- _ Phòng hành chính: Quản lý và điều hành các hoạt động của kí túc xá Là đơn vị trực

thuộc Trường có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổ chức, quản lý mọi

mặt sinh hoạt của sinh viên, học sinh trong thời gian ở KTX

- Phòng bảo vệ: Có chức năng giám sat va bao dam an ninh và trật tự an toàn trong KTX

- _ Phòng quản lý cơ sở vật chất: Báo quản cơ sở vật chất được phân cấp quản lý trong

ký túc xá (KTX)

CHƯƠNG II: KẾ HOẠCH DỰ ÁN VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN

2.1 Phạm vi đề tài

Là một hệ thống mới, on cloud, giải quyết các van dé phat sinh trong hệ thống cũ

Bao gồm các chức năng chính phục vụ công việc của bộ phận quản lý ký túc xá - Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ Ghi nhận, thanh toán các khoản phí

phát sinh, chi phí sinh hoạt - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số

lượng sinh viên trong ký túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên Từ đó tiễn hành lưu trữ, xử lý cơ sở dữ liệu và khai thác đữ liệu phục vụ công tác quan ly

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý ký túc, đáp ứng yêu cầu quản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai

2.2 Phương hướng tiếp cận

- _ Phương pháp phân tích kinh doanh mô tả phương pháp tông thê sẽ được tuân theo

khi thực hiện công việc phân tích kinh doanh theo một sáng kiên nhật định, làm thê nào và khi nào các nhiệm vụ sẽ được thực hiện và các sản phâm sẽ được san xuat

- Nha phan tích kinh doanh cũng có thê xác định một bộ kỹ thuật ban dau dé str dung Danh sách này có thê thay đổi khi sáng kiến được tiến hành và nhà phân tích kinh doanh hiểu sâu hơn hiểu biết về sự thay đổi và các bên liên quan

- _ Cách tiếp cận phân tích kinh doanh có thê được xác định bởi một phương pháp luận

hoặc bởi tiêu chuẩn tổ chức Trong một số tô chức, các yếu tố của doanh nghiệp phương pháp phân tích có thê được tiêu chuẩn hóa và chính thức hóa thành một

doanh nghiệp có thể lặp lại quá trình phân tích có thê được tận dụng cho mỗi nỗ lực Ngay cả khi một tiêu chuân phương pháp tiếp cận tồn tại, nó có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của một sáng kiến cụ thẻ (ví dụ: một tổ chức có thể sử dụng

phương pháp theo kế hoạch đề xác định quy trình kinh doanh của mình và sau đó sử dụng phương pháp theo hướng thay đối để xây dựng các ứng dụng phần mềm hỗ trợ)

- _ Nếu các tiêu chuẩn tô chức không tồn tại, nhà phân tích kinh doanh sẽ làm việc với

các bên liên quan thích hợp để xác định cách thức hoàn thành công việc Ví dụ, nếu thay đôi được thực hiện thông qua một dự án, các tiêu chuẩn và cách tiếp cận có thể được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch dự án

- _ Phương pháp phân tích kinh doanh nên:

» - phù hợp với các mục tiêu tông thê của sự thay đôi,

« _ phối hợp các nhiệm vụ phân tích kinh doanh với các hoạt động và sản pham

của sự thay đôi tông thê,

- _ bao gồm các nhiệm vụ để quản lý bất kỳ rủi ro nào có thê làm giảm chất lượng

kinh doanh phân tích mang lại hoặc cản trở hiệu quả nhiệm vụ và

« _ phương pháp tiếp cận đòn bây và lựa chọn các kỹ thuật và công cụ đã có từ

trước đên nay làm việc tôt

Hiện nay, trong mục tiêu chung là số hóa quy trình tổ chức, trường Đại học Ngân

hàng Thành Phố Hồ Chí Minh đang gặp phải nhiều vấn đề khó khăn trong việc quản

lý vận hành ký túc xá của trường Đây đang là vấn đề được bộ phận quản lý ký túc

xá nói riêng và bộ phận quản lý của trường nói chung quan tâm và tìm kiếm hướng

thay đôi phù hợp Một số vấn đề như: ghi nhận số điện nước sinh hoạt và thông báo đến sinh viên chậm trễ, ký túc xá có phòng trống nhưng sinh viên không biết để vào

ở, việc giải quyết thủ tục và hồ sơ còn hạn chế thời gian và thường xuyên lạc mắt

giấy tờ, quản lý sinh viên ra vào ký túc xá còn chưa chặt chẽ, chưa áp dụng thanh toán điện tử các hóa đơn điện nước hay tiền phòng

Vì vậy, xây dựng một hệ thông quản lý ký túc xá là nhu cầu tất yêu Mô tả chỉ tiết

các nghiệp vụ được hệ thống hóa, để quản lý các công việc từ cơ bản đến phức tạp hơn của ký túc xá một cách hiệu quả Ta cần số hóa đữ liệu tổ chức và các công việc

Hệ thống quản lý ký túc xá được xây dựng dựa trên những nhu cầu thực tế của khách hàng là nhà quán lý nhằm giải quyết những khó khăn gặp phải, giảm thiểu rủi ro

trong quá trình quản lý dữ liệu của ký túc xá

Điều khiến theo kế hoạch là phương pháp tiếp cận tập trung vào việc giảm thiêu tối

đa - sự không chắc chắn phía trước và đảm bảo rằng giải pháp được xác định đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện đề tối đa hóa kiểm soát và giảm thiểu rủi ro Các phương pháp này có xu hướng được ưa thích trong các tình huống có thể xác định hiệu quả

các yêu cầu trước khi thực hiện, rủi ro thực hiện không chính xác là cao không thé

chấp nhận được hoặc khi quản lý các tương tác của các bên liên quan đưa ra những

thách thức đáng kể Cơ quan phê duyệt các yêu cầu thường thuộc về các bên liên quan được lựa chọn và nhà tài trợ dự án Nhà tài trợ dự án sẽ có thâm quyền cuối cùng để phê duyệt các yêu cầu giải pháp, nhưng thông thường các nhà tài trợ phải khẳng định rằng các bên liên quan khác chấp thuận trước khi nhà tài trợ sẽ chấp

thuận

âm Máy chiều Phòng hợp Các tài liệu

Tài liệu kinh doanh liên quan

hồ trợ Phân mềm

25/1- 19/2/2021

22/2- 5/3/2021

Văn phòng

làm việc

Văn phòng phát triển phần mềm Văn phòng phát triển phần mềm

Bảng các yêu cầu chi

tiết

Các bên phối hợp đưa

ra yêu cầu và quyết định cho sản phâm

Xác nhận các yêu cầu,

công việc chi tiết được lựa chọn với chuyên gia Kịch bản hỏi Tài liệu phi chép quan sat

Két qua phan tich Ban phác thảo giao

dién, diagram

Bảng các yêu cầu chỉ tiệt hệ thông Xây dung va phat triên phan mém

Bang bdo cdo phan tích đữ liệu kiểm thử

Sản phẩm chuyển øi Bản kết quả phỏng vấn Các yêu cầu

và quyết định cho sản phâm

Các chỉ tiết

yêu câu, công việc được lựa

chuyên gia

Danh sách ý tưởng cuôi cùng

Sản phẩm

các yêu cầu chức năng và phi chức năng

Hệ tiêu chí đánh giả

mức độ hoàn

thành Xác định câu trả lời và mức độ rủi

Chú thích:

R =Responsible: Người, bộ phận chịu trách nhiệm chính đầu mối triển khai

A = Accountable: Người chịu trách nhiệm phê duyệt các dự án, kế hoạch

C = Consulted: Đôi khi làm một dự án, kế hoạch nếu là R, trước khi đưa lên A duyệt thì

cũng cân đâu đó những người tư vân đê có thê hoàn thiện hơn khi làm

I= Informed: Những người có thể không làm gì trong dự án đó nhưng cũng phải cần nắm

thông tin

c) Stakeholder Onion Diagram:

Tổ chức hoặc doanh nghiệp ⁄

2.3.2 Lên kế hoạch các hoạt động phân tích kinh doanh

Giá định một tuần làm việc 5 ngày, một ngày 8 tiếng

Giờ công: 100.000 đồng/giờ

+ Đánh độ ưu tiên các yêu cầu 12h 100.000*12 = 1.2000.000

02 Tiên hành phân tích các bên 36h BA 100.000*36 = 3.600.000

lién quan

+ Mô hình hóa quy trình tô chức 16h 100.000*16 = 1.600.000

+ Xác định các bên liên quan

+ 8ơ đồ hóa các bên liên quan 8h 100.000*8 = 800.000

12h 100.000*12 = 1.2000.000

03 Lên kể hoạch các hoạt động 36h BA 100.000*36 = 3.600.000

phan tich kinh doanh

+ Xác định phạm vi hệ thông Sh 100.000*8 = 800.000

+ Xác định các hoạt động 24h 100.000*24 = 2.400.000

PTKD - 4h 100.000*4 = 400.000

+ Gửi bản kê hoạch đi phê duyệt

04 Lên kê hoạch truyền thông 24h BA 100.000*24 = 2.400.000

phan tich kinh doanh

+ Xác định các bên liên quan 4h 100.000*4 = 400.000

cần được truyền thông

8h 100.000*8 = 800.000

10

+ Nghiên cứu các kế hoạch

phân tích kinh doanh

06 Quản lý thực hiện phân tích 20h BA 100.000*20 = 2.000.000

kinh doanh

+ Xác định các số đo hiệu suất

Báo cáo hiệu suất

07 Chuan bị gợi mở 36h Nhân viên dự 100.000*36 = 3.600.000

+ Xác định vai trò, trách nhệm 8h án 100.000*8 = 800.000

các bên liên quan

+ Tạo các sản phẩm phù hợp 12h 100.000*12 = 1.200.000

với từng bên liên quan

+ Lên kế hoạch gợi mở 16h 100.000*16 = 1.600.000

08 Tiến hành các hoạt động gợi 36h BA 100.000*36 = 3.600.000

mo

09 Biên soạn tài liệu các ket qua 32h BA 100.000*32 = 3.200.000

gợi mở

+ Tài liệu hóa kết quả gợi mở 24h 100.000*24 = 2.400.000

+ Gửi bản kết quả gợi mở cho 8h 100.000*8 = 800.000

các bên liên quan phê duyệt

10 Quản lý phạm vỉ giải pháp và 36h BA 100.000*36 = 3.600.000

các yêu cầu

+ Lên kế hoạch quản lý yêucầu 8h 100.000*8 = 800.000

+ Xác định vai trò, trách nhệm 24h 100.000*24 = 2.400.000

các bên liên quan

+ Chuyển giao sản phẩm, giải 4h 100.000*4 = 400.000

pháp cho các bên liên quan

11 Quản lý khả năng theo dâu 24h BA 100.000*24 = 2.400.000

+ Xem xét lại các yêu cầu Sh 100.000*8 = 800.000

13 Chuan bị đóng gói yêu cầu 24h BA 100.000*24 = 2.400.000

+ Xác định cầu trúc các yêu cầu

+ Tài liệu hóa các yêu cầu 8h 100.000*8 = 800.000

16h 100.000*16 = 1.600.000

14 Truyền thông yêu cầu 16h BA 100.000*16 = 1.600.000

15 Xác định nhu cầu kinh doanh 24h BA 100.000*24 = 2.400.000

12h 100.000*12 = 1.2000.000

+ Xác định mục tiêu, mục đích

kinh doanh 12h 100.000*12 = 1.200.000 + Xác định cơ hội và rủi ro kinh

17 Xác định các rường hợpkinh 36h BA 100.000*36 = 3.600.000 doanh

+ Tiếp cận hướng triển khai 12h 100.000*12 = 2.4000.000 + Xác định các môi quan tâm

độc lập 24h 100.000*24 = 2.400.000

18 Tô chức sắp xếp, ưu tiên các 36h BA 100.000*36 = 3.600.000 yêu cầu

+ Xác định mức độ trừu tượng 8h 100.000*8 = 800.000 + Chọn mô hình để mô tả phạm 4h 100.000*4 = 400.000

+ Xác định các giả định 8h 100.000*8 = 800.000 + Xác định các ràng buộc kinh 12h 100.000*12 = 1.200.000 doanh

+ Xác định các ràng buộc kỹ 12h 100.000*12 = 1.200.000

thuat

21 Kiêm chứng, xác nhận các 24h BA 100.000*24 = 2.400.000 yéu cau

+ Kiém tra lai cdc yéu cau thém

Nội dung truyền thông

Tài liệu về kê hoạch dự án

Thông tin về tiễn độ đự án

Tài liệu về dự án

Tài liệu đặc tả chức năng

Tài liệu đặc tả phi chức năng

Báo cáo về buổi hội thảo yêu cầu

Kế hoạch tiếp cận phân tích kinh

Kê hoạch quy trình quản lý yêu câu

Tài liệu chuẩn bị cho các hoạt động

Quy trình làm việc của KTX

Tài liệu đặc tả chức năng của KTX

Tài liệu đặc tả phi chức năng

Từ điền dữ liệu

Danh sách yêu cầu ưu tiên va

backlog

Tài liệu kết quả buổi gợi mở

Sơ đồ phân rã chức năng KTX

Tài liệu đặc tả chức năng KTX

Tài liệu đặc tả phi chức năng KTX

Tài liệu kết quả buôi phỏng vẫn

Tài liệu về quy trình tô chức KTX

Tài liệu xác nhận yêu cầu đối với hệ

thống

Thông tin mô tả giao điện đự kiến

Tài liệu đặc tả chức năng hệ thống

Giao điện và chức năng hệ thống

Thông tin phác thảo hệ thông

thông Báo cáo trực tiệp

Tổ chức buổi làm

việc nhóm

Báo cáo trực tiệp Gửi văn bản Gửi văn bản Gửi văn bản Gửi văn bản Báo cáo trực tiếp Báo cáo trực tiếp Gửi văn bản

Tổ chức buổi làm

việc nhóm Gửi mail Gui mail Gui mail

Tổ chức buổi làm

việc nhóm Gửi mail

Gin van ban / email Gin van ban / email

Gui mail Gui mail

Gui van ban

Gui mail

Gui van ban Gui van ban Gui van ban

Gui mail Gui mail

2 lần / 1 tuần

1 lần / 1 tuần

2 lần / 1 tuần

1 lần / 1 tuần

buôi gợi mở 1 ngày

Khảo sát nhu câu sử dụng hệ thống Gửi bảng khảo sát 1 lần

trực tuyến

Nhóm người Tài liệu đặc tả phi chức năng Gửi mail 1 lần / tuân

viet tài liệu Từ điển dữ liệu Gửi mail 1 lần/tuần

kỹ thuật

2.3.4 Các yếu tố ảnh hưởng khác

2 k ok Mức độ

Các yêu to nhận định Thang đo

Cấp độ kinh nghiệm của BA ` :

(dựa trên kinh nghiệm và kiến | Š ! năm <lnăm |33 năm >5 năm

Ít người | ; ‹ „| Số lượng | Liên quan lợi

dù ít vêu | 1 người, ít người dùng |ích của các

Độ phức tạp các bên liên quan | dùng, ft yếu | vau cậu cal cuôi lớn Ley nhóm lớn ae

Mức độ tin cậy của dự toán ~ 70 - 75%

(1-99%)

2.4 Giám sát dự án

2.4.1 Kế hoạch quản lý yêu cầu

Phê duyệt tài liệu

Project Sponsor " P Sign

Báo cáo chi phi phat sinh trong quá trình làm dự án

Các tài liệu yêu cầu chức

năng, phi chức năng Project Manager ; Sign

Kê hoạch phân tích kinh doanh

Kế hoạch truyền thông

Kế hoạch giám sát

Quality Manager _| Bao cao chat lượng dự án Sign

Communications Báo cáo kế hoạch truyền Sion

Manager thong 8

Trước tiên mọi tài liệu yêu cầu về chức năng, phi chức năng, các tài liệu được

xem là tài sản quy trình của tô chức và tài liệu tài sản hoạt động phân tích kinh doanh cần được lưu trữ theo mẫu sau đây Khi có yêu cầu thay đối hay truy xuất,

BA hay các quản lý cấp cao dự án có thê đưa ra nhận định và truy vết nguôn gốc một cách nhanh chóng

bản từ lần đầu đến các lần thay đôi tiếp theo Và ghi nhận thay đối lần thứ mấy,

ngày thay doi va thay đôi những nội dung nào (chương, trang, đê mục )

Version | Issue Date Changes

[1.0] [Date] [Section, Page(s) and Text Revised]

CHUONG III: THU THẬP YÊU CÂU

3.1 Các bên thu thập yêu cầu

Sử dụng các kỹ thuật Quan sát, động não, phân tích tài liệu và phân tích quy trình chúng tôi nhận thấy các bên cấp thiết cần phải được thu thập yêu cầu bao gồm ba bên nhu sau:

- Ban quản lý Sinh viên ký túc xá

- Ban quản lý cơ sở vật chất

- Ban bảo vệ

3.2 Kỹ thuật thu thập

a) Quan sát

Quan sát viên của nhóm sẽ xem minh họa các quy trình được thực hiện thông

qua những người đã từng thực hiện quy trình mô tả

b) Phân rã chức năng

Nhóm tiến hành phân rã chức năng của Ban quản lý sinh viên đề tìm ra các

vân đề cũng như yêu câu cân đưa ra:

Tra cứu hồ sơ

|_ | sinh viên đăng ký nhưng chưa được ở

Tra cứu thông tin sinh viên

Thống kê, báo cáo

Đăng nhập

d) Phân tích tài liệu

Nghiên cứu các tài liệu có săn ví dụ như các thông báo về đăng ký chỗ ở, Thanh toán tiền điện nước, hướng dẫn dùng trang web ký túc xá trên các phương pháp hiện có đề rút trích các yêu cầu chức năng và phi chức năng

e) Phóng vấn

Phỏng vấn các bên liên quan trong đó bao gồm ba bên đó là:

- - Quản lý sinh viên Cô Trương Thị Tuyết

STT Câu hỏi

1 Hiện tại anh chị làm

những công việc øì để

quan ly ktx?

1.1 - Quy trinh dang ky

chỗ ở của bên mình được

thực hiện như

thé nao?

1.2 - Quy trinh gia han

hop dong được thực hiện

như thê nào?

- Quy trình Thu mỗi loại

phí được thực hiện như

Khi sinh viên đăng ký ở ký túc xá thì sẽ khai báo các thông tin cua minh qua tờ thông tin của chúng tôi, tiếp theo chúng tôi sẽ kiêm tra các loại phòng trong KTX đang còn trống và sinh viên sẽ chọn phòng, sau đó chọn giường cuối cùng sinh viên nộp lại phiếu thông tin sinh viên và nhận lại phiêu thu tiền, chuyển sang thanh tóa tiền ở bên phòng tài chính hoặc

ngân hàng Khi nộp xong thì nhận phòng

Khi hợp đồng cũ gân hết hạn sinh viên sẽ đi gia hạn, khi gia hạn sinh viên sẽ viết đơn gia hạng hợp đồng sau đó nộp cho chúng tôi cập nhật, sau đó chúng tôi đưa phiếu thu tiền cho

sinh viên nộp tại phòng tài chính

Khi muốn chuyên chỗ ở sinh viên làm đơn xin chuyển phòng

gửi cho chúng tôi, sau đó chúng tôi sẽ xóa thông tin sinh viên

ở phòng hiện tại tiến hành cập nhật cho phòng tiếp theo Khi thu phí của sinh viên chúng tôi sẽ xuất giấy Báo thu tiền sau đó sinh viên sẽ nộp tiền ở phòng tài chính sau đó phòng tài chính sẽ xuất hóa đơn cho sinh viên, Sinh viên phải về lại ban quản lý để nộp giấy hóa đơn đề chúng tôi cập nhật

Sinh viên khi tới đợt cập nhật sẽ nhận đơn thông tin sinh viên

chúng tôi nhập vào đơn đó sau đó nộp lại cho ban quản lý để chúng tôi cập nhật

Như em cũng đang thấy hệ thong cũ sử dụng rất nhiều bước thủ công bang giay to nén gay ton kém thời gian xử ly công việc dẫn đến khi nhiều người có nhu cầu sẽ không thê đáp

STT

Ngoài những công việc

nêu trên thì anh chị muốn

hệ thống có thêm chức

năng gì nữa: không?

Anh chị muốn những ai

có thể sử dụng Hệ thông

quản lý ktx mới này, với

val tro gi?

Anh chị muốn xây dựng

hệ thống theo kiểu On-

premises hay On-cloud?

Đồng nghĩa với việc mỗi

vai tro nhu nay thi sé

được sử dụng những chức

năng như này

Anh chị có yêu cầu gì về

giao diện sử dụng hay

không?

Hay anh chị muốn bên

em thiết kế ra giải pháp

mẫu luôn rồi mình sẽ

chỉnh sửa lại theo yêu cầu

của anh chị ạ?

ứng được Hệ thống thường xuyên bị treo, đơ khi xử lý khoảng 8 tác vụ cùng lúc

Hệ thống cần có thêm chức năng tính tiền điện nude, git

email thông báo đên sinh viên trong ký túc xá, liên kết với hệ

thông tài chính của trường đề nhận gửi hóa đơn, Tôi muốn các nhận viên kế cá :giám đốc, quản lý tầng, nhân viên dịch vụ của ktx đêu sử dụng được hệ thông ký túc xá này, hạn chê chức năng cho khung nhìn của bảo vệ Tôi muốn hệ thống này phái được đưa lên mây sau khi tìm

hiểu những lợi ích mà nó đem lại so với cái kia

Với các vấn để điện nước, email thông báo và hỗ trợ cho sinh viên, thanh toán các hóa đơn, tối ưu các quy trình đăng ký ở,gia hạn và thanh ly hợp đồng sinh viên đặc biệt cần tối ưu hóa hiệu suất vì hệ thông hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu

sử dụng hệ thông của ban quản lý lẫn bảo vệ \\ Đồng nghĩa

VỚI việc môi vài trò trưởng tầng, nhân viên hành chỉnh, phó

giám đốc, giám đốc sẽ được sử dụng chức năng: -Quán lý, tra cứu và báo cáo

Tôi muốn hệ thống được sắp xếp theo chức năng và tỉnh gọn

đê nhìn \ Bên em thiệt kê giải pháp mâu đê chúng tôi tham khảo rồi có yêu cầu thêm chúng tôi liên hệ chỉnh sửa lại

- _ Quản lý cơ sở vật chất Ông Nguyễn Nghĩa Hiếu

- Hiện tại, KTX có những loại tải sản

chính nào cần quan ly vay ?

- Vay khi ma m6t tai san can duoc cung

cap, thi phong ban nao sé 1a noi tién hanh

yêu cầu mua sắm vậy ?

- Vậy thì Khi một tài sản được nhập mới

về, bộ phận nào sẽ là nơi tiếp nhận vậy

anh/chi ?

- Bộ phận nao sẽ chịu trách nhiệm thanh

toán các khoán phí mua sắm cho các loại

tài sản ?

- Để đưa vào sử đụng, cần sự cho phép

của bên nào phê duyệt vậy anh ?

- *Cách mà KTX sẽ tính khẩu hao từng

loại tài sản sẽ như thê nào vậy nhỉ ?

- Các thông tin cơ bản của cơ sở vật chất

mà Ban quán lý KTX muốn lưu trữ trong

hệ thống ?

- Khi đưa vào sử dụng, các thông tin về

bên liên quan chịu trách nhiệm quản lý tài

sản sau khi được BQLTS giao cho sẽ

được lưu gồm những gì ?

Anh chị có thế mô tả quy trình cơ bán về

vấn đề sửa chửa tài sản không ?

- Vậy khi tài sản bị hư hỏng, ai sẽ là người

chịu trách nhiệm báo cáo lên hệ thống vậy

anh ?

- Thong tin tai san bị hư hỏng sau khi

được trưởng phòng báo cáo sẽ được

chuyển đến bộ phận nào ?

- Vậy thì bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm

kiểm kê và sửa chửa tài sản định kì hoặc

theo yêu cầu vậy anh/chị 2

- Khi kiếm kê và sửa chữa tải sản hoan

thành thì hóa đơn sẽ được bộ phận

anh/chị hay kế toán thu nhận ?

- Nếu là bên anh/chị thu nhận thì anh chị

muốn cập nhật thông tin gì vào trong hóa

đơn lên hệ thong ?

- Sau khi ban giao tai san cho Sinh vién

hoặc gán trách nhiệm cho bên liên quan

thì anh/ chị có muốn hệ thống của minh

Quạt, đèn, nệm, vòi nước bên cầu,bồn rửa mặt bản, ghê

Mã tải sản, tên tài sản, ngày cập nhật , thời

hạn khẩu hao, mã phòng có tải sản

Mã phòng ký túc xá

Khi có tài sản hư hỏng sinh viên xuống phòng tài sản để thông báo vẻ tài sản hư hỏng sau đó nhập vào đơn xin sửa chửa tải sản rôi sau đó nhận giây hóa đơn lây giây

đó nộp để được sửa chữa

Nhân viên phòng quản lý cơ sở vật chất

Phong quan ly co sở vật chất

Phong quan ly co sở vật chat

Phong quan ly co sở vật chat

Gia tién

Cập nhận chế độ bảo hành của thiết bị

3.1

3.2

có thêm tính năng bô sung nữa gì không

?

Quy trình thanh lý tài sản ?

Vậy đối với những tài sản mất mát, BQL

sẽ xử lý như thê nào vậy anh chị ?

Đề xuất và Yêu cầu phi chức năng :

Vậy dựa trên những điều trên nãy giờ anh

chị trao đổi thì em đề xuất thế nay :

Minh sé phat trién mét hé théng voi 3

chức năng chính cho Phòng ban của anh

/ chị, bao gồm

Cập nhật mới tài sản lên hệ thông, Kiểm

kê và sửa chữa tài sản , Thanh lý và xóa

(đối với tai san bị mất mát nếu có ) khỏi

anh chị thấy sao a?

Nếu có thể đề xuất nào anh chị có thê nói

rõ cho em luôn 2

Vậy thì anh chị có yêu cầu đặc biệt nào

về øiao diện không 2

Vậy về tính bảo mật, báo trì hay tính

tương thích thì sao ạ ?

Khi tai san hết hạn khau hao thi sé thi sé tién hanh thu lai lay giầy niêm phong sau đó

kiểm kế giá trị, rồi lên đanh sách thanh lý

rồi bán cho bên ngoài cập nhật giá và chuyến tiền cho bên phòng kế toán và tài

chính

Tài sản mắt chúng tôi sẽ tiến hành thu lại nguyên giá tài sản sau đó cho sinh viên lên phòng tài chính đóng tiên chúng tôi sẽ dựa

trên đó cấp mới lại tài sản sau khi bị mắt của phòng

Đối với tài sản bị mắt chúng tôi sẽ xóa tài

sản đó ra khỏi phòng sau đó thu tiên cấp lại

mã tài sản mới cho phòng

em cân liên kết được phòng anh chị với phòng tài chính của trường đề chúng tôi để

tỉnh giản các bước trong quy trình chúng tôi

Chúng tôi cần giao diện xây dựng theo các hướng chức nãng và có thanh tìm kiếm chức

túc xá như thế nảo? thé để chúng tôi theo dõi các thông tin của sinh viên, nếu

Khi sinh viên ra khỏi ký túc xá thì

anh có cho quét thẻ không vậy anh?

Với việc mà không quét thẻ khi ra

như vậy anh có gặp khó khăn nào

khi xác minh thông tin sinh viên?

Khi đó mình phái làm sao đề sinh

viên lên được phòng ở ký túc xá

Vậy khi ban quản lý không có mặt

ở đó hoặc ngoài giờ hành chính thì

làm sao dé xác minh sinh viên

Ngoài vấn đề đó ra thì trong trường

hợp đông bạn đi lên quét thẻ cùng

không có cách nào kiểm tra được có đi ra chưa để cho vào

Sinh viên phải lên ban quán lý trình giấy tờ xác minh và

nhận giấy quên thẻ chúng tôi mới có thể cho lên

Không có cách nào khách vì an ninh chúng tôi không thể

cho sinh viên vào luôn

Hệ thống liên tục gặp lỗi khi có nhiều người quét cùng lúc

khoảng 8 người là đứng rồi

3.3 Kết quả yêu cầu thu thập được

Thông qua thời gian chúng em đã thu thập được những yêu cầu chính từ các van dé

mà ban quản lý hiện tại đang gặp phải bao gồm:

Hệ thống cần có khả năng chỉnh sửa các cầu hình hệ thông dễ dàng trong

một trang riêng đề dé dàng chỉnh sửa các yếu tố như tiền điện tiền nước,

giá phòng,

Hệ thống phải có thêm chức năng quét thẻ vào ký túc xá và chụp ảnh người vào ký túc xá tăng tính an ninh trong ký túc xá là cấp thiết

Hệ thông cần có khả năng liên kết được với các hệ thống khác để dễ dàng

cập nhật thông tin sinh viên, thanh toán hóa đơn

Hệ thông cần có trang kiểm tra và lưu trữ thông tin cơ sở vật chất riêng

dành cho ban quản lý cơ sở vật chất đề tăng tính kiểm soát tốt hơn về mặt

co so vat chat

Hệ thống cần phải dễ nhìn và đặc biệt là dễ sử dụng cho nhân viên ban quản lý, hỗ trợ tăng khả năng triên khai

Hệ thông cần phải đạt hiệu suất truy cập tối đa 30 máy cùng lúc và thời gian phản hồi không được quá 2 giây cùng với đó tính bảo mật dữ liệu

cần được đảm bảo tối đa với chỉ phí tốt nhất

CHƯƠNG IV: ĐẶC TẢ YÊU CẢU CHỨC NĂNG VÀ PHI CHỨC NĂNG

4.1 Yêu cầu chức năng

QUAN LY CO SO VAT CHAT:

Nhân viên phòng quán lý cơ sở vật chat có thê thực hiện 3 chức năng chính bao gồm:

Cập nhật thông tin tài sản mới

Kiểm kê và sửa chữa tai san

Thanh lý tài sản

Thứ nhất, Nhân viên ban quản lý tài sản có thể cập nhật thông tin tài sản vào hệ thông, thông

tin về tài sản bao gồm:

Mã tài sản, tên tài sản, ngày cập nhật, thời hạn khấu hao, mã phòng có tài sản

Các loại tài sản chính trong hệ thống phải có là:

Quạt, đèn, nệm, vòi nước bồn cầu, bồn rửa mặt bàn, ghế

Phòng quản lý cơ sở vật chất là nơi viết các yêu cầu đề nghị cấp mới tài sản, Khi một tài

sản được cung cấp mới từ nhà cung cấp, Phòng quản lý cơ sở vật chất phải có trách nhiệm tiếp nhận, cập nhật thông tin tài sản vào hệ thống và phân bô đề các bộ phận cũng như các phòng sinh viên sử dụng hợp lí

Để đưa một tài sản mới vào sử dụng, Phòng Quản lý cơ sơ sở vật chất phải có trách nhiệm

trình Giám Đốc KTX ký duyệt giấy xin đưa vào sử dụng

Bên cạnh đó, Phòng quản lý cơ sở vật chất cũng là nơi giải quyết những vấn đề như kiểm

kê, sửa chữa tài sản trong KTX,

Đối với các công việc sửa chữa, mua sắm cơ sở vật chất, PHòng QLCSVC sẽ tiến hành thực

hiện thu phí cũng như thanh toán bằng hình thức thông báo cho phòng TC_KT, phòng

TC_KT sẽ chịu trách nhiệm tiến hành các khoản thu chi đối với CSVC

Ngoài ra, đối với những tài sản không sử dụng, Phòng QLCSVC sẽ trình cho ban giám đốc ktx phê duyệt và tiền hành thanh lý tài sản đó Đề thanh lý tài sản, Phòng QLCSVC phải

cập nhật lên hệ thông mã tài sản, tên tài sản, ngày nhập về, thời gian sử dụng, thời gian da

khẩu hao và giá trị còn lại cùng lý do thanh lý BGĐ KTX sẽ phê duyệt và phòng QLCSVC tiền hành thanh lý cho bên thứ 3

Sau khi tiễn hành thanh lý, tài sản sẽ được check là đã thanh lý và bên bộ phận TC_KT sẽ tiếp nhận khoán thu từ việc thanh lý tài sản, và xuât hóa don

BẢO VỆ:

Nhân viên là bảo vệ của KTX sẽ có thê thực hiện kiểm tra sinh viên lên tầng bằng cách tiền

hanh cho Scan the ra vao KTX:

Bảo vệ sẽ sử dụng hệ thống scan đề tiến hành xác thực thông tin của sinh viên có đúng với

thông tin trong hệ thông hay không,

Nếu có sự khác biệt về thông tin, ngoại hình, Bảo vệ sẽ yêu cầu cung cấp thêm thẻ sinh

viên đề tiên hành đôi chiêu thông tin

Trường hợp Sinh viên không có thẻ KTX, thẻ sinh viên đề đối chiếu, Báo vệ sẽ yêu cầu sinh

viên có giây xác nhận quên thẻ kèm giây tờ xác minh thông tin cá nhân, Sau đó sẽ tiên hành giai quyét

QUAN LY SINH VIEN:

Nhân viên quản lý sinh viên thực hiện các chức năng chính bao gồm:

- Quản lý sinh viên

- Tra cứu thông tin sinh viên

- Thống kê, báo cáo theo định kỳ (tháng, quý, năm)

- Các hoạt động quán lý sinh viên bao gồm:

+ Quản lý sinh viên vào ở Khi sinh viên có nhu câu vào ktx, sinh viên cân làm hỗ sơ nộp cho ban quản lý xét duyệt Khi đã thỏa các yêu câu, nhân viên quản lý tiên hành thêm mới sinh viên và tạo hợp đông giữa KTX và sinh viên

+ Quản lý sinh viên trong quá trình ở tại KX: ghi nhận và thu phí sinh hoạt (điện, nước)

hàng tháng của sinh viên Quản lý trật tự tại KTX và các hoạt động của sinh viên, đảm bảo

an ninh, an toàn trong sinh hoạt của sinh viên

+ Khi sinh viên có nhu cầu chuyển phòng thỏa đáng, nhân viên quản lý tiến hành thay đổi

chô ở và cập nhật lên hệ thông

+ Thanh lý hợp đồng khi sinh viên hết hạn hợp đồng và không có nhu cầu tiếp tục ở, nhân

viên quản lý sẽ xóa tên sinh viên khỏi hệ thông Hành động trên cũng lặp lại tương tự nêu

sinh viên chưa hết hạn nhưng muôn trả phòng sớm, để các sinh viên khác có thể xin xét

duyệt vào ở

- Hoạt động tra cứu bao gồm:

+ Tra cứu hồ sơ sinh viên đang ở KTX khi có nhu cầu