Bài báo cáo Đề tài hệ thống quản lý bán hàng của một siêu thị

Hệ thống quản lý bán hàng của một siêu thị sẽ tích hợp nhiều chức năng quản lý tất cả các bộ phận cũng như nghiệp vụ của một siêu thị từ bán hàng, tới bộ phận kho..... Chính bởi những tí

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIET NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO

TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH PHO HO CHi MINH

KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LY

BAI BAO CAO

DE TAI:

HE THONG QUAN LY BAN HANG CUA MOT SIEU THI

Sinh viên thực hiện: Nhóm 2 Lớp : ITS331 213.1 DOl

GVHD : Pham Xuan Kién

Thành phố Hỗ Chí Minh, tháng 8 năm 2022

Thành Viên Nhóm 2

Họ và Tên MSSV Phân trăm công việc Phan Quỳnh Mai Trâm 030235190165 100%

Nguyên Thị Hồng Ảnh 030235190005 100%

Nguyên Thiệu Thủy Tiên 030235190152 100%

Huynh Thi Cam Van 030235190186 100%

Trương Thị Anh Tuyên 030235190178 100%

Đặng Ngọc Phương Uyên 030235190183 100%

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN:

MỤC LỤC

4 Phân tích tình huống sử dụng: 6

5 Mô hình hóa quy trình: 16

5.1 Sơ đồ ngữ cảnh: 5 - ST 1 E1 TH n1 11111 1 1 121 1 1 1n ng HH trà 16 5.2 Sơ đồ DFD cấp Ú: 0c nh HH HH n1 n1 n1 11 trau 17 5.3 Sơ đồ DFD cấp Ï: c nn n n H HH 1n n1 1a 18

6 Mô hình đữ liệu: 21

6.1 Xác định và mô tả thực thể không phụ thuộc: E2 2212 221121112111 12x 21 6.2 Xác định và mô tả thực thể phụ thuộc: - 1 2 221122111121 11 2211 1118120111811 11k xe 24

6.3 Sơ đồ ERDL 5 222 22211 2211222112111211211121112111121122112111111111011121 re 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, công nghệ kĩ thuật số đang phát triển một cách vô cùng mạnh mẽ Hầu như tất cả mọi lĩnh vực công nghệ đều đang dần chuyên sang sử dụng các công nghệ như AI, điện toán đám

mây, trí tuệ nhân tạo, Bên cạnh đó chất lượng cuộc sống CỦa Con người dần tăng cao nên sự

đòi hỏi về các địch vụ, sản phẩm, chất lượng cũng càng cao Nếu muốn cạnh tranh và phát triển trong thời buôi hiện nay thì các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn và các ngành nghề nền dân chuyên sang công nghệ hóa, đó là cách đuy nhất để tồn tại trong thời buổi hiện nay Trong đó siêu thị cũng là một ngành nghè nên bắt đầu thay đổi vì thu nhập mọi người càng cao thì nhu cầu mua sắm phục vụ cho các nhu câu thiết yếu theo đó cũng tăng cao Đề có thê giúp cho siêu thi dé dàng quản lý các sản phẩm cũng như nguồn nhân lực thì nên có một hệ thông đề quản lý

chặt chẽ những điều đó

Hệ thống quản lý bán hàng của một siêu thị sẽ tích hợp nhiều chức năng quản lý tất cả các bộ phận cũng như nghiệp vụ của một siêu thị từ bán hàng, tới bộ phận kho Hệ thống sẽ giúp cho việc quản lý siêu thị trở nên dễ dàng, thuận tiện và tối ưu nhất

Với những kiến thức mà nhóm chúng em học được từ môn “Phát triển hệ thông thông tin”

nhóm em sẽ tiễn hành xây dựng và phát triển “Hệ thống quản lý bán hàng của một siêu thị”

một hệ thống mà nhóm chúng em thay cực kì hữu ích

Vì đây là lần đầu nhóm em làm về đề tài này, cũng như kiến thức còn hạn hẹp nên không thê tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện đề tài Nên rất mong nhận được sự góp ý và thông cảm từ Thầy nếu như nhóm chúng em có nhiều sai sót

Em xin chân thành cam on Thay!

1 Giới thiệu đề tài:

Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại và kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh Siêu thị có

cơ cầu chủng loại hàng háo phong phú, đa dạng và đảm bảo chất lượng hơn các loại hình bán lẻ thông thường Siêu thị là nơi cung cấp cho người tiêu dùng rất nhiều loại hàng hóa từ đỗ gia dụng tới thực phẩm, đang được phân bố khắp cả nước với mạng lưới rộng lớn và dày đặc

Chính bởi những tính chất đó mà mọi siêu thị đều cần có một hệ thông quản lý bán hàng siêu thị chặt chế

Đặc trưng của siêu thị:

® Đóng vai trò như một cửa hàng bán lẻ: Siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ - bán hàng

hóa trực tiếp cho người tiêu ding cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải đề ban lại

®_ Áp dụng hình thức tự phục vụ: Đây là phương thức bán hàng do siêu thị sáng tạo ra, được ứng dụng trong nhiều loại cửa hàng bán lẻ khác và là phương thức kinh doanh chủ

yếu của xã hội văn minh

« Phuong thức thanh toán thuận tiện: Hàng hóa gắn mã vạch, mã só được dem ra quay

tính tiền ở cửa ra vào, đùng máy quét đề đọc giá, tính tiền bằng máy và tự động ïn hóa

đơn Đây chính là tính chất ưu việt của siêu thị, đem lại sự thỏa mãn cho nguoi mua

sam

® Sáng tạo nghệ thuật trưng bảy sản phẩm: qua nghiên cứu cách thức vận động của người mua hàng khi vào cửa hàng, người điều hành siêu thị có cách bồ trí hàng hóa thích hợp trong từng gian hàng nhằm tối đa hoá hiệu quả của không gian bán hàng Do người bán không có mặt tại các quầy hàng nên hàng hóa phải có khả năng "tự quảng cáo”, lôi cuốn người mua Siêu thị làm được điều này thông qua các nguyên tắc sắp xếp, trưng bày hàng hóa nhiều khi được nâng lên thành những thủ thuật

¢ Hang hoa chu yéu là hàng tiêu dùng thường ngày (thực phẩm, đồ gia dụng ) với chủng loại phong phú, đa dạng

2 Đặc tả đề tài:

Siêu thị ABC là siêu thị lớn tại TP.Thủ Đức, siêu thị có rất nhiều gian hàng, đa dạng về số lượng, chủng loại sản phẩm cũng như nhà cung cấp, cung cấp các mặt hàng như: Hàng tiêu dùng, văn phòng phẩm, quần áo, thực phẩm tươi sống, đông lạnh cho các đối tượng công ty, người tiêu dùng, các tiệm tạp hóa, những siêu thị nhỏ khác, Không những vậy siêu thị còn có

các bộ phận kế toán, thu ngân, bảo vệ, kho bãi, .Nếu không có một biện pháp quản lý phù hợp rất đễ gây ra sự rối loạn trong hệ thông siêu thị, nhân viên cũng: tốn rất nhiều thời gian trong quá trình xử lý tài liệu bán hàng, quản lý các gian hàng, giải quyết các thủ tục nghiệp vụ phức tạp, Dứng trước những khó khăn đó, nhận thấy hệ thống cũ đã lỗi thời không đáp ứng được những nhu cầu trong quá trinh quan ly ban hàng Ban lãnh đạo siêu thị ABC đã quyết định phát triển một hệ thông quản lý bán hàng mới thay thể cho cách bán hàng truyền thống mà siêu thi vẫn đang sử dụng gân đây

Hệ thông quản lý bán hàng mới cần ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác các hoạt động bán hàng, xử lý các thủ tục thanh toán nhanh chóng Ngoài ra hệ thống quản lý bán hàng còn giúp

bộ phận quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị và lập báo cáo thống kê hàng tháng, quý, năm khi có yêu cầu đột xuất Giúp thủ kho quản lý số lượng hàng hóa còn trong kho, kiêm kê hàng hóa đã xuất, giúp nhân viên thu ngân tính toán các mặt hàng đã mua

và lập hóa đơn cho khách hàng

Hệ thông quán lý bán hàng của siêu thị ABC cần làm những hoạt động như:

® Bo phan quan ly:

Để việc theo dõi quản lý nhân viên diễn ra một cách thuận lợi, hệ thông sẽ hiền thị đanh sách nhân viên theo từng bộ phận, bao gom các thông tin: Mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ, ngay bắt đầu hợp đồng, số ngày nghỉ phép, Việc quản lý này sẽ được thực hiện bằng các điều khiển như: Thêm mới khi có nhân viên ứng tuyển vào siêu thị, cập nhật kịp thời và sửa đôi những thông tin sai, xóa bỏ những nhân viên không còn công tác

tại siêu thị, Šau khi các thông tin đã được cập nhật hoàn chính, hệ thống sẽ cấp thẻ cho nhân

viên

Ngoài ra, để theo đối tinh hình kinh doanh, doanh thu, tình trạng các mặt hàng trong siêu thị, người quản lý dựa trên các số liệu hiển thị trên hệ thống đễ dàng lập các báo cáo thông kê (Số lượng hàng hóa, hàng tồn kho, doanh thu, hóa đơn, phiếu nhập hàng, xuất hàng hóa ) theo

yêu câu cấp trên, thuận tiện cho việc đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý theo từng thời kỳ cho

siêu thị

¢ Bo phan ban hang:

Khách hàng đến mua hàng, họ có thể xem và tìm hiểu những thông tin về sản phẩm cần mua Thông tin hàng hóa sẽ bao gồm: mã hàng, tên hàng, nhà sản xuất, hạn sử dụng, đơn vị tính và đơn giá Nếu có một mặt hàng nào chưa biết thông tin thì nhân viên bán hàng sẽ tư vấn hướng dẫn cho khách hàng

Sau khi khách hàng lựa chọn xong các mặt hàng, họ sẽ trực tiếp đem ra quây thu ngân đề thực

hiện thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ thực hiện quét mã vạch các mặt hàng và thực hiện thanh toán cho khách hàng, họ sẽ được lựa chọn hình thức thanh toán bằng thẻ hay bằng tiền mặt Hệ

thống sẽ tính toán và hiền thị tổng số tiền cũng như số tiền dự phải trả cho khách hàng, đồng thời xuất hóa đơn thanh toán có ghi rõ: mã hóa đơn, mã nhân viên thanh toán, ngày lập hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền và hình thức thanh toán cho khách hàng Kết thúc phiên bán hàng, khách hàng được mang hàng hóa đã mua và hóa đơn ra khỏi siêu thị

Ngoài ra, khách hàng cũng có thê trở thành thành viên (khách hàng thân thiết) của siêu thị khi

đã đạt được một sô tiền mua hàng nhất định Khách hàng sẽ cung câp thông tin gồm: tên khách hàng, ID card, số điện thoại, số điểm tích lũy và được hệ thống lưu trữ trên cơ sở dữ liệu dé co thê cung cấp những ưu đãi cho khách hàng

¢ Bo phan quan ly xuất nhập hàng: Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng cũng như việc nhập — xuat hang hóa

Bộ phận Nhập hang: Khi hàng hóa trong kho hết hàng hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thủ kho sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để thực hiện liên

hệ với nhà cung cấp Sau đó, bộ phận quản lý sẽ gửi đơn đặt hàng và cập nhập thông tin của nhà cung cấp bao gồm mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ,

điện thoại

Khi có lô hàng về thì nhân viên của bộ phận kho sẽ tiền hành kiểm tra chất lượng

và số lượng hàng hóa dựa theo phiếu giao hàng của mỗi mặt hàng trước khi cho nhập kho

Nếu đảm bảo số lượng và chất lượng, lúc này, bộ phận kho sẽ lập một phiếu nhập hàng có ghi rõ tên nhà cung cap, dia chi, so điện thoại, các thông tin hàng hóa được nhập Sau đó, tiền hành thanh toán cho nhà cung cấp

Bộ phận Xuất hàng:

Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng hoặc yêu cầu xuất kho đề tiến hành trưng bày, người quản lý sẽ đưa ra yêu câu xuât hàng đên thủ kho Người thủ kho thực hiện kiêm tra sô lượng hàng hóa trong kho và sô lượng mỗi mặt hàng

Nếu mặt hàng đáp ứng đủ yêu cầu thì bộ phận kho sẽ lập một phiếu xuất hàng hóa có ghi rõ thông tin người xuất, thông tin người nhận, ngày xuất, thông tin hàng hóa cần xuất, mã phiêu xuất Một bản sao của phiếu xuất hàng sẽ được hệ thống lưu lại Nếu mặt hàng không đáp ứng đủ yêu câu sẽ tiến hành từ chối xuất hàng

3 Xác định yêu cầu của hệ thống:

3.1 Yêu cầu chức năng:

es Quan lý nhân viên

Hệ thống sẽ cho phép những người quản lý có thể theo dõi, quản lý từng nhân viên trong siêu thị từ thông tin cá nhân của họ Cụ thê hệ thống sẽ quản lý các thông tin như tên,

mã sô nhân viên, ca làm việc, sô ngày nghỉ, quê quán, bán hàng ở khu vực nào, công việc cụ thê cho từng vị trí

x* Quán lý kho

Hệ thống cho phép người quản lý thực hiện các hoạt động quản lý kho như hàng tổn kho, hàng nhập xuất, dựa vào các thông tin như mã sản phẩm, tên sản phẩm, ngày tháng nhập xuất, số lượng, lô hàng

t Quản lý khách hàng thành viên

Hệ thống sẽ tiễn hành lưu trữ thông tin khách hàng như họ tên, mã thẻ, số điểm tích lũy của khách hàng khi mua hàng tại siêu thị

xÀ Quản lý hoạt động bán hàng

Nhân viên bán hàng có thê tạo mới, cập nhật, in hóa đơn bán hàng cho khách hàng

Hệ thống hỗ trợ người quản ly lập báo cáo doanh thu theo chu kỳ mong muốn

xà Quản lý hệ thông

Hệ thống cho phép người dùng có thể tạo tài khoản, đăng nhập, thiết lập và thay đối mật khâu, cấp quyền truy cập cho người dùng

xà Quản lý cơ sở đữ liệu

Hệ thông lưu trữ toàn bô các đữ liệu trong cơ sở đữ liệu của siêu thị

3.2 Yêu cầu phi chức năng:

xà Hệ thông có tính bảo mật cao đảm bảo tât cả dữ liệu và thông tin đều được bảo mật an toàn tuyệt đối

xà Giao diện thân thiện, đễ sử dụng phù hợp với tất cả người dùng

xà Hệ thông có tốc độ xử lý cao đảm bảo vẫn truy cập nhanh chóng khi có nhiều người cùng sử dụng

mm Hé thống phải đảm bảo cập nhật đầy đủ và chính xác tất cả các dữ liệu của siêu thị để đám bảo các hoạt động của siêu thị diễn ra suông sẻ

x^ Hệ thông quản lý phải có tính thực tiễn cao phù hợp với quy trình quản lý thực tế điển ra

trong một siêu thị

cs Hé thong it xay ra lỗi và có khả năng xử lý lỗi trong một khoản thời gian ngăn

Mô tả ngắn gọn: Chức năng đăng nhập mô tả cách người dùng đăng nhập vào hệ thong dé

sử dụng các chức năng theo phân quyên người dùng

trên giao điện

tài khoản người dùng

thành công

người dùng

2 Người dùng nhập tên đăng nhập

và mật khâu vào vị trí tương ứng

3 Hệ thống kiểm tra tính xác thực

4 Hệ thống xác nhận đăng nhập

5 Hệ thống hiển thi trang chức năng

theo tài khoản phân quyền của

Tên đăng nhập, mật khẩu

Thông tin người dùng trên hệ thống

Giao diện trang chức năng tương ứng theo phân quyên người dùng

Dòng sự kiện thay thế: Thông tin mỗi bước:

|I Hệ thống hiền thị thông báo lỗi, nhập

sai tài khoản/mật khâu đăng nhập

2 Người dùng có thể chọn đăng nhập lại

hoặc hủy bỏ đăng nhập

Hệ thống quay lại bước 2

Bảng tóm tắt:

Đầu vào Nguồn Đầu ra Điểm đến

hông tin tài khoản, mật khâu Đăng nhập Trang chức năng tương ứng đăng nhập thành công vào | theo tài khoản phân quyền

Tiền điều kiện: Nhân viên bán hàng sẵn sàng thực hiện nghiệp vụ khi khách hàng yêu cầu

thanh toán cho các mặt hàng đã mua

Dòng sự kiện chính: Thông tin mỗi bước:

1 Khách hàng đem các mặt hàng đã chọn đến quầy

thanh toán mua hàng

2 Nhân viên tiền hành quét mã vạch đề ghi nhận thông

tin của mỗi mặt hàng

3 Nhân viên lựa chọn in hóa đơn dựa trên số lượng

hàng hóa khách hàng đã mua

4 Khách hàng nhận hóa đơn và kết thúc quá trình thanh

toán

Thông tin đơn hàng

Hóa đơn mua hàng

Dòng sự kiện thay thế: Thông tin mỗi bước:

2.1 Nếu mã vạch in trên sản phâm bị lỗi, nhân viên tiền

hành nhập tay thông tin san pham đề thực hiện thanh

toán

2.2 Tiếp tục thực hiện bước 3

2.3 Nếu khách hàng có thẻ thành viên thì thông tin mua

hàng sẽ được cập nhật đề tiến hàng tích lũy điểm cho

khách hàng

2.4 Tiếp tục bước 4

Thông tin khách hàng Bảng tóm tắt:

Đầu vào Nguồn Đầu ra Điểm đến Thông tin khách Hồ sơ khách hàng Thông tnhóa | Hồ sơ hóa đơn hang ; don

Hồ sơ mặt hàng Thông tin mặt

hang

4.3 Quản lý khách hàng thân thiết:

Tên use case: Quán lý khách hàng thân thiết ID: D3 Mức độ ưu

dữ liệu chung của siêu thị

Tiền điều kiện: Khách hàng đã thanh toán hóa đơn và được lưu trữ thông tin trên cơ sở

Dòng sự kiện chính: Thông tin mỗi bước:

1 Khách hàng thực hiện thanh toán hóa đơn

2 Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng

Thông tin đăng nhập

trên cơ sở đữ liệu

3 Nhân viên thực hiện các ưu đãi cho hóa đơn của khách

hàng dựa trên thông tin từ cơ sở đữ liệu thành viên

4 Nhân viên thực hiện thanh toán, hệ thong sé cap nhat

dữ liệu mới của khách hàng trên cơ sở đữ liệu

2.2 Nếu không có thông tin khách hàng, thực hiện bước 4

và kiêm tra xem hóa đơn có đủ điêu kiện đề đăng kí thành

viên

Thông tin ưu đãi

3.1 Nếu thẻ thành viên của khách hàng chưa đủ điểm để | Thông tin khách hàng

nhận ưu đãi của siêu thị, tiên hành cộng thêm vào điểm

tích lũy và không điển mã ưu đãi vào hóa đơn

3.2 Tiếp tục bước 4

Bảng tóm tắt:

Đầu vào Nguồn Đầu ra Điểm đến

Thông tin khách hàng Hồ sơ khách hàng Thông tin Hồ sơ khách

3 Người thủ kho tiễn hành thống kê việc nhập hàng hóa theo ngày,

theo tháng hoặc theo quý được yêu câu, thông tin đã đúng thực hiện

xuất phiếu nhập hàng hóa gửi lên bộ phận quản lý “su s

4 Người thủ kho tiếp tục tiến hành thống kê thông tin những hàng hóa Thông on phiêu

đã được xuất kho, thông tin đã đúng, thủ kho tiến hành xuất phiếu xuất | nhập hàng hóa

hàng hóa gửi lên bộ phận quản lý

5 Người thủ kho tiễn hành đối chiếu ¡phiêu nhập hàng hóa và phiêu

xuất hàng hóa đề thực hiện báo cáo thông kê hàng tổn kho Thô ông tin phiếu

Hệ thống quay lại bước 2

Nếu kiêm tra thông tin thống kê xuất hàng hóa có sai sót, thủ kho tiễn hành

sửa chữa

Hệ thống quay lại bước 2

có trên giao diện hệ thống

theo từng ngày, tháng, quý của siêu thị

ly

3 Hệ thống hiền thị bảng báo cáo hàng tồn kho

1 Người thủ kho tiến hành đăng nhập thành công Thông tin đăng nhập

vào hệ thông với tư cách là người quản lý kho

2 Người thủ kho chọn chức năng xem hàng tôn kho

4 Người thủ kho sẽ kiểm tra lại bảng báo cáo thống | Thong tn hang ton kho

kê, sau đó gửi bảng báo cáo lên cho bộ phận quản

Bảng báo cáo tình trạng hàng hóa