Vai trò của quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động qu
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm hàng tồn kho - Quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho là các mặt hàng được mua nhiều lần và lưu trữ trong kho, ảnh hưởng lớn đến quyết định mua sắm Chính sách tồn kho cần giải quyết các câu hỏi quan trọng như "Đặt hàng bao nhiêu?" và "Khi nào?" Việc cải tiến liên tục trong quản lý hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp.
Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho đã trở thành một hiện tượng tất yếu và khách quan trong kinh doanh Theo C Mark, “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình hài của sản phẩm”, điều này cho thấy sản phẩm trong quá trình mua bán cần thiết phải tồn tại dưới dạng hàng tồn kho Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản (40-50%) Mỗi doanh nghiệp cần duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định (bao gồm tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm và hàng hóa dở dang) để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng, giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và đồng bộ.
Tồn kho là nguồn tài nguyên không sử dụng ngay, được lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu trong tương lai Dù là ở giai đoạn đầu vào hay đầu ra, tồn kho luôn hiện diện trong doanh nghiệp khi có các nguồn lực đã sẵn sàng nhưng chưa được khai thác.
Quản trị hàng tồn kho nhằm:
Đảm bảo hàng hóa luôn đủ số lượng theo định mức giúp duy trì quá trình bán ra liên tục, nâng cao chất lượng kinh doanh và ngăn ngừa tình trạng ứ đọng hàng hóa.
Để bảo vệ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, cần thực hiện các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu hư hỏng và mất mát, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất.
Để tăng hiệu quả vốn hàng hóa và giảm chi phí bảo quản, doanh nghiệp cần đảm bảo lượng vốn tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu.
Vai trò của quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp, đồng thời cũng dễ xảy ra sai sót và gian lận trong quản lý Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho và mô hình dự trữ phù hợp dựa trên điều kiện và tình hình hoạt động của mình.
Giá trị hàng tồn kho có tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận thuần trong năm tài chính Duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chu kỳ sản xuất và kinh doanh Do đó, quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Phân loại hàng hóa tồn kho
3.1 Hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển
Hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển, hay còn gọi là hàng tồn kho đường ống, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chuỗi cung ứng và phân phối Nó kết nối tổ chức với các nhà cung cấp, khách hàng và các điểm vận chuyển nội bộ, đảm bảo quy trình lưu thông hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Để duy trì mức tồn kho tối ưu, cần cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng và việc tránh tồn kho quá nhiều, nhằm giảm lãng phí vốn và nguồn lực Việc tối ưu hóa mức tồn kho không chỉ giúp giảm chi phí lưu kho mà còn tăng vòng quay hàng tồn kho, từ đó cải thiện lợi nhuận.
3.2 Hàng tồn kho theo chu kỳ
Hàng tồn kho theo chu kỳ là loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng được chia nhỏ theo thời gian, giúp tiết kiệm chi phí nhờ quy mô lớn trong mỗi đơn hàng Phương pháp JIT giảm nhu cầu về hàng tồn kho theo chu kỳ bằng cách cắt giảm chi phí và thời gian thiết lập Việc này không chỉ đáp ứng nhu cầu và dự báo doanh số thường xuyên mà còn tránh tình trạng tồn kho quá mức, đồng thời giảm chi phí lưu trữ và xử lý hàng tồn kho bằng cách duy trì số lượng hàng tồn kho tối ưu.
Hàng tồn kho đệm, hay còn gọi là hàng tồn kho an toàn, là lượng hàng dự trữ cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những biến động bất ngờ trong nhu cầu hoặc nguồn cung Việc duy trì hàng tồn kho đệm giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với những thay đổi đột ngột, như sự gia tăng nhu cầu từ khách hàng hoặc sự cố trong chuỗi cung ứng.
Giữ hàng tồn kho đệm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự hài lòng của khách hàng
3.4 Hàng tồn kho kỳ vọng
Hàng tồn kho kỳ vọng là loại hàng tồn kho được tích lũy nhằm đáp ứng nhu cầu trong tương lai, đặc biệt là hàng tồn kho mùa vụ Loại hàng này dễ dàng quản lý do có sự chắc chắn về nhu cầu, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro về việc tăng giá Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí lưu giữ hàng tồn kho và việc tránh chi phí mua hàng cao hơn.
Hình 1 Quyết định hàng tồn kho dự đoán về một mức giá có thể tăng
Hình vẽ cung cấp công cụ phân tích quyết định kinh doanh trong điều kiện không chắc chắn Việc nắm rõ các thành phần và mối quan hệ giữa chúng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định thông minh hơn và giảm thiểu rủi ro.
3.5 Hàng tồn kho phân chia
Hàng tồn kho phân chia cho phép các hoạt động ở mỗi bên của một điểm liên kết chính hoạt động độc lập, giúp cải thiện hiệu quả quy trình Lượng và vị trí của hàng tồn kho nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm phụ thuộc vào chi phí và lợi ích của việc tăng cường tính linh hoạt Việc này giảm thiểu sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các bộ phận và nâng cao khả năng đáp ứng với những thay đổi trong sản xuất hoặc nhu cầu thị trường Một số loại hàng tồn kho là cố định, luôn có mặt trong kho và khó thay đổi hoặc loại bỏ.
Các loại chi phí của hàng tồn kho
Do chi phí cao của việc duy trì hàng tồn kho, nhiều hệ thống đã được phát triển nhằm giảm lượng hàng tồn kho Các nhà sản xuất Nhật Bản đã tiên phong trong các thực hành chuỗi cung ứng tinh gọn, bao gồm hệ thống sản xuất Just-in-Time (JIT) Chi phí duy trì mỗi mặt hàng trong kho cần phải thấp hơn chi phí nếu không có mặt hàng đó, điều này giải thích lý do tồn tại của hàng tồn kho Mặc dù chi phí hàng tồn kho là thực tế, việc xác định chính xác các chi phí này lại không hề đơn giản.
4.1 Các yếu tố cơ bản liên quan đến chi phí hàng tồn kho
Trong quá trình quản lý và quản lý hàng tồn kho sẽ luôn có những chi phí phải có như là:
- Chi phí vốn: Chi phí liên quan đến vốn đầu tư vào hàng tồn kho
- Chi phí dịch vụ hàng tồn kho: Chi phí liên quan đến việc quản lý và bảo trì hàng tồn kho
- Chi phí không gian lưu trữ: Chi phí cho kho bãi hoặc không gian lưu trữ cần thiết
Chi phí rủi ro hàng tồn kho đề cập đến những chi phí liên quan đến việc mất mát, hỏng hóc hoặc lỗi thời của hàng hóa Theo ước tính gần đây, chi phí hàng năm để duy trì hàng tồn kho sản xuất dao động từ 25% đến 50% giá trị của hàng tồn kho Tuy nhiên, nhiều công ty thường không tính toán chính xác những chi phí này, dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả.
4.1.2 Một số phương pháp để tính toán chi phí tồn kho, các yếu tố cơ bản a Chi phí lưu kho hàng năm
The annual carrying cost of inventory is calculated by multiplying the average inventory value by the percentage rate of carrying costs relative to the inventory value.
Giá trị trung bình của hàng tồn kho (Average inventory value) = (Tồn kho trung bình tính theo đơn vị) * (Đơn giá vật liệu)
Hình 2 Công thức tính chi phí lưu kho hàng năm
CC: Chi phí lưu kho hàng năm
Q/2: Số lượng hàng hóa trung bình trong kho (giả định rằng lượng hàng hóa trong kho giảm dần đều từ mức đặt hàng xuống 0)
C: Giá thành đơn vị của hàng hóa
I: Tỷ lệ phần trăm chi phí lưu kho so với giá trị hàng tồn kho b Chi phí đặt hàng hoặc mua hàng
Chi phí liên quan đến quản lý, hành chính, vật liệu, điện thoại, bưu phẩm, fax, email, kế toán, vận chuyển, kiểm tra và nhận hàng trong một đơn đặt hàng hoặc đơn sản xuất có thể được tiết kiệm khi không thực hiện đặt hàng hoặc khi kết hợp hai đơn hàng.
- Chi phí tiêu đề là những chi phí phát sinh khi xác định và đặt hàng với nhà cung cấp
Chi phí dòng hàng đề cập đến khoản chi phí phát sinh khi thêm một dòng vào đơn đặt hàng Thông thường, mỗi đơn hàng sẽ bao gồm một chi phí tiêu đề cùng với một số chi phí dòng hàng khác Ngoài ra, chi phí thiết lập cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét trong quá trình đặt hàng.
Chi phí liên quan đến việc học hỏi bao gồm hư hỏng sớm, năng suất sản xuất thấp, chi phí thiết lập, tiền lương nhân viên, thời gian ngừng máy, hao mòn công cụ, và các thiết bị hư hại Chi phí thiếu hàng phát sinh khi không có bộ phận hoặc nguyên liệu cần thiết, dẫn đến mất doanh thu từ việc bán hàng, chi phí chuyển đổi do thiếu hàng, và ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất Việc thiếu hàng không chỉ gây thiệt hại về doanh thu mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ với khách hàng và hoạt động kinh doanh Biến động trong chi phí giao hàng cũng là một yếu tố cần xem xét trong quản lý chi phí.
Biến động chi phí giao hàng xảy ra khi bạn mua hàng vào thời điểm giá cả hoặc chi phí vận chuyển cao hơn bình thường Mua hàng với số lượng nhỏ có thể khiến bạn phải chịu chi phí mua và vận chuyển cao hơn, trong khi việc mua với số lượng lớn có thể dẫn đến chi phí lưu kho tăng đáng kể.
4.2 Những khó khăn trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho
Những khó khăn thường gặp phải trong việc quản lý hàng tồn kho có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể là:
Việc xác định chi phí liên quan đến hàng tồn kho thường gặp nhiều khó khăn do tính phức tạp trong việc nhận diện, thu thập và đo lường Để giải quyết vấn đề này, một giải pháp hiệu quả là xác định chi phí cho từng mặt hàng, từ đó sử dụng thông tin này để đưa ra các quyết định chính xác hơn.
Chi phí áp dụng cho nhiều mặt hàng thường không chỉ giới hạn ở một sản phẩm đơn lẻ, mà còn mở rộng cho một nhóm mặt hàng đa dạng hơn.
Dự đoán tác động của những thay đổi lớn trong hệ thống hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đến các trung tâm chi phí khác nhau Việc này giúp xác định rõ ràng cách mà các điều chỉnh trong quản lý hàng tồn kho sẽ tác động đến hiệu suất tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
Dữ liệu chi phí đóng vai trò quan trọng trong các mô hình quản lý hàng tồn kho, giúp cân bằng giữa chi phí duy trì, chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hàng Chất lượng và tính khả dụng của dữ liệu chi phí là yếu tố then chốt để xác định kích thước đơn hàng và tối ưu hóa hàng tồn kho.
Hệ thống quản trị hàng tồn kho
5.1 Hệ thống tồn kho liên tục
Hệ thống theo dõi tồn kho liên tục cho phép ghi chép và cập nhật mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa Khi mức tồn kho giảm đến ngưỡng quy định, đơn đặt hàng bổ sung sẽ được phát hành để duy trì chi phí tồn kho ở mức thấp nhất Ưu điểm nổi bật của hệ thống này là giúp nhà quản lý nắm bắt trạng thái tồn kho mọi lúc, đặc biệt phù hợp với các mặt hàng quan trọng như nguyên liệu khô và phụ tùng thay thế Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chi phí cho việc giám sát và ghi chép cũng cần được cân nhắc.
5.2 Hệ thống tồn kho định kỳ
Lượng tồn kho được xác định thông qua kiểm kê định kỳ, như hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý Kết quả này là cơ sở để đặt hàng cho kỳ tiếp theo, giúp giảm thiểu công sức ghi chép và kiểm soát Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là việc không kiểm soát liên tục dẫn đến việc đặt hàng lớn hơn cần thiết, nhằm đối phó với nhu cầu bất thường, từ đó tạo gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
5.3 Hệ thống tồn kho phân loại ABC
Phương pháp phân tích ABC, dựa trên nguyên tắc Pareto, phân loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C, dựa vào giá trị hàng năm của chúng Giá trị hàng năm được xác định thông qua một công thức cụ thể.
Hình 3 Công thức tính giá trị hàng năm theo phương pháp ABC
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:
Nhóm A bao gồm các loại hàng hóa tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm từ 70-80% tổng giá trị tồn kho, mặc dù chỉ chiếm 15% tổng số lượng hàng tồn kho.
Nhóm B bao gồm các loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm trung bình, chiếm từ 15% đến 25% tổng giá trị hàng tồn kho Mặc dù giá trị tương đối thấp, nhóm này lại đóng góp khoảng 30% vào tổng sản lượng hàng tồn kho.
Nhóm C bao gồm những mặt hàng có giá trị thấp, với giá trị hàng năm chỉ chiếm 5% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng lại chiếm khoảng 55% tổng số loại hàng tồn kho.
Hình 4 Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC
Trong bối cảnh quản lý hiện đại, phương pháp phân tích ABC thường được áp dụng thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn chưa triển khai tự động hóa trong quản trị tồn kho, do đó, họ thực hiện phân tích ABC theo cách thủ công Mặc dù phương pháp này tốn nhiều thời gian hơn, nhưng vẫn mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp.
Mô hình quản lý hàng tồn kho
6.1 Mô hình số lượng cố định
Mô hình đơn hàng số lượng cố định (FOQ) hay mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình bổ sung hàng hóa Mô hình này xác định quy mô lô hàng cần thiết để cân bằng giữa chi phí lưu kho và chi phí mua hàng, nhằm giảm thiểu tổng chi phí hàng năm Để áp dụng thành công FOQ, việc nắm vững các khái niệm cơ bản là rất quan trọng.
Trong mô hình quản lý hàng tồn kho này, bạn sẽ xác định một mức hàng tồn kho cố định để đặt hàng khi số lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định.
Số lượng cố định này được gọi là "số lượng đặt hàng lại"
Khi tổng số hàng tồn kho hiện có và hàng tồn kho sắp tới nhỏ hơn hoặc bằng điểm đặt hàng lại, số lượng đặt hàng lại sẽ khác 0 Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo quy trình đặt hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho tối thiểu mà bạn đã xác định để quyết định thực hiện đơn hàng mới Khi lượng hàng tồn kho của bạn đạt đến hoặc giảm xuống dưới mức này, bạn sẽ bắt đầu quy trình bổ sung hàng hóa.
[Điểm đặt hàng lại] = [Số đơn vị trung bình bán ra mỗi ngày] x ([Thời gian giao hàng] + [Ngày tồn kho an toàn])
6.1.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản - EOQ
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được để xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng, người ta đã phải dựa vào những giả thiết quan trọng đó là:
- Nhu cầu biết trước không đổi;
- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng và thời gian đó không đổi;
- Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được được hiện ở một thời điểm đã định trước;
- Chỉ có duy nhất 2 loại chi phĩ là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho chủ yếu liên quan đến chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng Để quản lý hiệu quả, cần xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ.
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu chính của các mô hình hàng tồn kho là giảm thiểu tổng chi phí dự trữ Tổng chi phí hàng tồn kho được tính toán thông qua một phương trình cụ thể.
Hình 5 Công thức tính tổng chi phí tồn kho theo EOQ Trong đó:
Q - Sản lượng của đơn hàng
S - Chi phí mỗi lần đặt hàng
D - Nhu cầu ước tình hàng năm
H - Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm
Xét phương trình (1), lấy vi phân TC theo Q từ đó có thể tình được lượng hàng cung ứng mỗi lần tới ưu Q* như sau:
Hình 6 Công thức tính sản lượng đơn hàng theo EOQ
Lượng dự trữ tối ưu Q* được xác định tại điểm mà tổng chi phí TC đạt mức thấp nhất Tại thời điểm này, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) sẽ bằng nhau.
Công thức này cũng có thể hiện qua đồ thị sau:
Hình 7 Mối quan hệ giữa các chi phí trong EOQ Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dưới đây sẽ giúp xác định được khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Hình 8 Công thức tính khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng theo EOQ Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mô hình dự trữ EOQ, giả định rằng việc tiếp nhận một đơn đặt hàng diễn ra trong một chuyến hàng duy nhất Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ chờ đến khi số lượng hàng tồn kho giảm xuống 0 đơn vị mới tiến hành đặt hàng và nhận hàng ngay lập tức.
Thời gian giữa việc đặt hàng và nhận hàng có thể kéo dài từ vài giờ đến vài tháng Doanh nghiệp thường không chờ đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho cạn kiệt mới đặt hàng, đồng thời cũng không đặt hàng quá sớm để tránh tăng chi phí tồn trữ hàng hóa.
Để quyết định thời điểm đặt hàng, cần xác định thời gian đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng hàng ngày và thời gian giao hàng.
Lượng dự trữ an toàn
Trong hoạt động kinh doanh, lượng dự trữ an toàn là hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng, được duy trì trong suốt quá trình sản xuất và kinh doanh Lượng dự trữ an toàn được hiểu là hàng tồn kho bổ sung vào lượng hàng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
6.1.2 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất - POQ
Mô hình POQ sẽ được áp dụng khi hàng hóa được cung cấp liên tục và tích lũy dần sau khi đơn hàng được ký kết Mô hình này cũng phù hợp với những sản phẩm được sản xuất và bán ra đồng thời Trong các trường hợp này, cần chú ý đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng.
Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất được thiết kế đặc biệt để phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng.
Mô hình này được xây dựng dựa trên các giả định sau:
- Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi;
- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không đổi;
- Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t;
- Không tiến hàng khấu trừ theo sản lượng;
- Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho;
- Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian
- Mô hình này các giả thiết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến
6.2 Mô hình thời gian cố định
Mô hình thời gian cố định, hay hệ thống đánh giá định kỳ, cho phép đặt hàng vào các thời điểm cụ thể như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, thay vì khi hàng tồn kho chạm mức tối thiểu Phương pháp này giúp sắp xếp công việc dễ dàng hơn, khi nhân viên chỉ cần kiểm tra hàng tồn kho tại các thời điểm đã định Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng tồn kho đủ để tránh tình trạng hết hàng trong suốt kỳ kiểm tra và thời gian giao hàng.
Mô hình thời gian cố định bao gồm việc tính toán số lượng đặt hàng lại, giúp xác định số lượng hàng tồn kho cần đặt trong mỗi kỳ đánh giá để bổ sung đến mức đã định trước Công thức Số lượng Đặt hàng Kinh tế (EOQ) thường được áp dụng để tính toán hiệu quả số lượng này, dựa trên các yếu tố như chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng Để đạt được điểm đặt hàng hiệu quả, cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng nhằm duy trì sự cân bằng giữa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức.
Dự báo nhu cầu tồn kho
Phương pháp đánh giá tồn kho là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu lịch sử về nhu cầu và xu hướng thị trường, kết hợp thông tin từ các nhà quản lý chuỗi cung ứng để dự báo tồn kho hiệu quả Phương pháp này kết hợp dữ liệu định lượng và nhận định chủ quan, cho phép phân tích cả định tính lẫn định lượng Việc sử dụng dữ liệu lịch sử và thông tin từ người quản lý giúp tạo ra cái nhìn tổng quan, phù hợp cho cả ngắn hạn và dài hạn Tuy nhiên, để đạt được kết quả chính xác, cần đảm bảo dữ liệu đầy đủ, đáng tin cậy và phụ thuộc vào kỹ năng phân tích của người thực hiện.
Phương pháp kinh nghiệm dựa trên đánh giá của các chuyên gia trong ngành, đặc biệt hữu ích khi thiếu dữ liệu hoặc trong thị trường biến động cao Dự đoán dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia cho phép linh hoạt trong các tình huống thiếu dữ liệu Phương pháp này phù hợp trong các tình huống chưa có tiền lệ hoặc khi dữ liệu không đủ, nhưng cần lưu ý rằng nó thiếu tính khách quan và có thể bị ảnh hưởng bởi sai lệch cá nhân.
Phương pháp nhân quả phân tích mối quan hệ giữa nhu cầu tồn kho và các yếu tố tác động như giá cả, thu nhập, lãi suất vay, và điều kiện kinh tế Sử dụng các mô hình thống kê như hồi quy tuyến tính và phân tích tương quan, phương pháp này xác định mối quan hệ giữa các yếu tố Dự báo dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa nhu cầu và các yếu tố tác động, cung cấp lý thuyết rõ ràng và dễ hiểu Tuy nhiên, để đạt hiệu quả, cần dữ liệu chất lượng cao và mô hình chính xác.
7.4 Phương pháp xạ ảnh phổ biến
Phương pháp dự báo nhu cầu tồn kho này sử dụng các công cụ thống kê truyền thống, bao gồm phân tích chuỗi thời gian và các kỹ thuật làm mịn dữ liệu như trung bình động và làm mượt hàm mũ Nó giúp phân tích và dự đoán nhu cầu trong tương lai một cách đơn giản và dễ thực hiện, đặc biệt hiệu quả với dữ liệu có xu hướng rõ ràng Tuy nhiên, phương pháp này không hoạt động tốt trong các môi trường có sự thay đổi bất ngờ hoặc không ổn định.
7.5 Phương pháp xạ ảnh nâng cao
Phương pháp xạ ảnh nâng cao kết hợp công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo, học máy và phân tích big data để dự báo nhu cầu tồn kho Phương pháp này có khả năng phân tích các mẫu dữ liệu phức tạp, mang lại độ chính xác cao hơn so với các phương pháp truyền thống Việc áp dụng các thuật toán hiện đại giúp xử lý dữ liệu lớn và phức tạp, tuy nhiên đòi hỏi đầu tư lớn vào công nghệ và nhân lực chuyên môn.
Phương pháp vòng đời sản phẩm là một phương pháp dự báo nhu cầu tồn kho hiệu quả, dựa trên các giai đoạn phát triển của sản phẩm, bao gồm giới thiệu, tăng trưởng, bão hòa và suy thoái Mỗi giai đoạn vòng đời sản phẩm đòi hỏi một chiến lược dự báo nhu cầu tồn kho khác nhau, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp với các sản phẩm có chu kỳ sống rõ ràng, còn các sản phẩm không có chu kỳ sống rõ ràng thì cần áp dụng các phương pháp dự báo khác để đạt được kết quả chính xác.
Hệ thống quản lý tồn kho
8.1 Hệ thống hoạch định phân phối
Hệ thống hoạch định phân phối là một yếu tố quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phân phối hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Hệ thống này bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động phân phối sản phẩm Các thành phần chính của hệ thống hoạch định phân phối đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.
Dự báo nhu cầu là quá trình phân tích và dự đoán thị trường nhằm xây dựng kế hoạch sản xuất và phân phối hợp lý Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lưu trữ hàng hóa, bao gồm xác định số lượng hàng tồn kho cần thiết và vị trí lưu trữ hiệu quả.
Lập kế hoạch vận chuyển hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí và thời gian Để đạt được điều này, cần xác định các phương thức vận chuyển tối ưu, thiết lập lịch trình giao hàng hợp lý và lên lộ trình vận chuyển phù hợp.
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi và xử lý đơn hàng từ khách hàng, đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm
- Phân tích hiệu suất: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động phân phối thông qua các chỉ số hiệu suất (KPIs) để cải tiến quy trình
- Tích hợp công nghệ: Sử dụng phần mềm và công nghệ thông tin để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình phân phối
8.2 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Hệ thống ERP tích hợp các mô-đun MRP để kết nối và tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong toàn bộ công ty, bao gồm sản xuất, tài chính, bán hàng, tiếp thị, nhân sự và cung ứng Phần mềm ERP cho phép phân tích thông tin liên kết từ đơn hàng của khách hàng đến quy trình thực hiện, giúp bộ phận cung ứng nắm bắt đơn hàng từ bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất theo dõi tình trạng giao hàng nguyên liệu thô, và bộ phận bán hàng hiểu rõ thời gian dẫn và khả năng sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ Ngoài ra, các giao dịch tài chính và cam kết được tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
Hệ thống MRP hiện đại không chỉ là công cụ tính toán lượng vật liệu và thời gian thu mua, mà còn là một hệ thống thông tin tích hợp toàn diện cho tổ chức Nó cung cấp cho nhà quản lý các chỉ số hiệu suất và kế hoạch phát hành đơn hàng, đồng thời cho phép mô phỏng lịch trình sản xuất để phản ứng linh hoạt với các thay đổi trong tải sản xuất Sự tích hợp này yêu cầu tổ chức duy trì thông tin chính xác, từ bỏ quy tắc kinh nghiệm và sử dụng dữ liệu chung, dẫn đến giảm tồn kho, nâng cao dịch vụ, dễ dàng truy cập thông tin chất lượng cao, và khả năng lập lại kế hoạch nhanh chóng để xử lý các vấn đề bất ngờ.
Quản lý Tài nguyên Sản xuất (MRP) yêu cầu kiểm soát chặt chẽ thông tin về số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, danh sách nguyên liệu và thông số kỹ thuật để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả Để giao hàng đúng hạn, sự hợp tác từ các nhà cung cấp là rất quan trọng, vì vậy người mua cần giáo dục họ về tầm quan trọng của số lượng, chất lượng và cam kết giao hàng Điều này không chỉ giúp người mua giảm bớt lượng hàng tồn kho an toàn mà còn tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Nhiều hệ thống MRP tích hợp mô-đun mua sắm, giúp tối ưu hóa công việc hành chính và cho phép bộ phận cung ứng tập trung vào phân tích và chiến lược Thời gian lập kế hoạch dài hạn của MRP, thường kéo dài một năm, yêu cầu các nhà cung cấp thực hiện kế hoạch dài hạn và ký kết hợp đồng dài hạn với chiết khấu dựa trên khối lượng hàng năm Những hợp đồng này thường bao gồm nhiều đơn hàng và giao hàng, thường với kích thước lô không tiêu chuẩn Trong bối cảnh này, việc giao hàng đúng hạn với sản phẩm chất lượng cao trở nên quan trọng hơn so với các chiết khấu theo số lượng cho từng đơn hàng.
Người mua cần nắm rõ quy trình sản xuất của tổ chức và các nhà cung cấp để tăng cường trách nhiệm của bộ phận cung ứng Hệ thống MRP (Quản lý Tài nguyên Sản xuất) giúp cải thiện tính linh hoạt và sáng tạo trong việc giải quyết các vấn đề trong chuỗi cung ứng Bên cạnh đó, MRP cung cấp thông tin về lịch trình sản xuất, hỗ trợ người mua đưa ra quyết định chính xác hơn khi hợp tác với các nhà cung cấp.
MRP giúp giảm độ trễ trong quản lý tài nguyên, vì vậy người mua cần tích hợp việc giảm tốc độ giao hàng vào quy trình của mình, bên cạnh việc thúc đẩy giao hàng nhanh chóng Tính tích hợp và định hướng tương lai của MRP dẫn đến sự chuyên môn hóa gia tăng trong bộ phận cung ứng Chẳng hạn, người mua-kế hoạch sử dụng MRP để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa quy trình của họ và nhà cung cấp Sự chuyên môn hóa này sẽ tập trung vào sản phẩm hoàn thiện hơn là nguyên liệu thô.
Các phương pháp sản xuất đúng lúc (Just-in-Time) có khả năng đạt được nhiều mục tiêu tương tự như MRP Chúng có thể hoạt động song song với MRP hoặc độc lập, mang lại hiệu quả trong quản lý sản xuất.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ
Giới thiệu về công ty
Hanigo - Niềm tự hào ẩm thực Đà Nẵng, với hơn 10 năm kinh nghiệm, đã trở thành địa chỉ tin cậy cung cấp các sản phẩm đặc sản Đà Nẵng Chúng tôi cam kết sử dụng nguyên liệu tươi ngon nhất, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm và mang đến hương vị đặc trưng của miền Trung Ngoài việc cung cấp đặc sản, Hanigo còn kinh doanh các tour du lịch và homestay tại Đà Nẵng, mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho du khách.
Hình 9 LOGO của công ty
Tầm nhìn - Sứ Mệnh
Hanigo, đặc sản Đà Nẵng, ra đời từ tình yêu vẻ đẹp thiên nhiên hùng vĩ của thành phố và sự ấm áp, chân thành của người dân nơi đây Tên gọi Hanigo được kết hợp từ hai từ tiếng Anh: "Honey" (người thương) và "go" (đi), như một lời mời gọi thân thương: "Bạn ơi, hãy đến với Đà Nẵng thân thương nhé."
Sản phẩm của Hanigo không chỉ mang đến hương vị đặc sản hấp dẫn mà còn phản ánh sự ấm áp và hiếu khách của người dân Đà Nẵng.
Tại Hanigo, chúng tôi luôn xem mình là một phần của Đà Nẵng, với sứ mệnh lan tỏa tình yêu dành cho thành phố này thông qua những trải nghiệm văn hóa và ẩm thực độc đáo Chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng 100% cho khách hàng, thể hiện qua chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cùng chính sách đổi trả và hoàn tiền 100% ngay cả khi sản phẩm đã được mở gói.
Hanigo luôn nhận được sự tin tưởng và ủng hộ từ khách hàng, nhờ vào tâm huyết trong từng sản phẩm Điều này đã giúp Hanigo vượt qua giai đoạn khó khăn do Covid-19 Gian hàng của Hanigo trên Shopee có gần hàng ngàn lượt đánh giá 5 sao, đạt số điểm trung bình tuyệt đối 5.0, điều này thể hiện sự ủng hộ mạnh mẽ từ khách hàng và là động lực cho đội ngũ Hanigo tiếp tục cống hiến.
Hanigo tin rằng những gì đến từ trái tim sẽ chạm tới trái tim Công ty mong muốn trong tương lai sẽ đóng góp nhiều hơn vào việc nâng cao giá trị nông sản Việt Nam, từ đó giúp người nông dân và ngư dân có thu nhập ổn định hơn.
Sản phẩm kinh doanh
Sản phẩm kinh doanh của công ty bao gồm:
Hình 10 Các sản phẩm về mực
Hình 11 Các sản phẩm về cá
Hình 12 Các sản phẩm về trà, mứt, trái cây sấy
Hình 13 Các sản phẩm về khô thịt
Thị Trường
Thị trường đặc sản Đà Nẵng đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt trong phân khúc khách du lịch với hàng triệu lượt khách mỗi năm Nhu cầu mua sắm đặc sản làm quà ngày càng tăng cao, và Hanigo đã nhanh chóng tận dụng cơ hội này bằng cách cung cấp đa dạng sản phẩm đặc trưng của địa phương Sản phẩm của Hanigo không chỉ đảm bảo chất lượng cao mà còn có bao bì đẹp mắt và tiện lợi, phù hợp để làm quà tặng.
Đối thủ cạnh tranh
Công ty Hanigo đang đối mặt với sự cạnh tranh đa dạng trong lĩnh vực đặc sản Đà Nẵng, không chỉ từ các công ty sản xuất và phân phối mà còn từ các cửa hàng bán lẻ truyền thống, siêu thị lớn và cửa hàng tạp hóa nhỏ Những cửa hàng này có lợi thế về vị trí, sự đa dạng sản phẩm và khả năng tiếp cận khách hàng Thêm vào đó, sự phát triển của thương mại điện tử đã tạo ra những đối thủ mới, bao gồm các cửa hàng online chuyên kinh doanh đặc sản, làm tăng thêm sức ép cạnh tranh cho Hanigo.
Một số đối thủ cạnh tranh với công ty tại thị trường Đà Nẵng trong ngành hàng quà đặc sản địa phương có thể kể đến như:
+ Cửa hàng đặc sản Hương Đà
Hình 14 LOGO Đặc sản Hương Đà
+ Cửa hàng đặc sản Quà Miền Trung
Hình 15 LOGO Đặc sản Qùa Miền Trung
+ Cửa hàng đặc sản VIGIFT
Hình 16 LOGO Đặc Sản VIGIFT
+ Các cửa hàng đặc sản tại chợ Cồn và chợ Hàn.
Thông tin phỏng vấn
- Trình độ học vấn: Đại học Hà Nội
Hình 17 Thủ kho của công ty Hanigo
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TỒN KHO CỦA CÔNG TY TNHH
Quản trị tồn kho tại công ty
1.1 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Hanigo được phân loại dựa trên đặc điểm và chức năng sản phẩm, với tổng cộng 9 nhóm chính.
- Bánh kẹo truyền thống, ăn văt:
+ Bánh chuối giòn + Bánh dứa non + Bánh dừa nướng + Bánh khô mè giòn + Bánh tráng Đại Lộc + Bánh xoài
Bánh đậu phộng là một món ăn đặc trưng, trong khi bánh đậu xanh hạt sen mang đến hương vị thơm ngon và bổ dưỡng Bánh đậu xanh Hội An nổi bật với sự tinh tế trong cách chế biến, còn bánh đậu xanh tươi lại thu hút bởi độ mềm mại và tươi mới Bánh dừa dèo được yêu thích với vị ngọt béo đặc trưng Mắm nêm là gia vị không thể thiếu trong các món ăn miền Trung, trong khi mè xửng Huế lại là món ăn vặt nổi tiếng với vị ngọt thanh Rong biển ăn liền và rong biển nấu canh là những lựa chọn bổ sung dinh dưỡng, mang lại sự phong phú cho bữa ăn hàng ngày.
+ Mực cán nướng cay + Mực cán rim me + Mực hấp dùa + Mực sốt bơ tỏi + Mực rim me + Cá bò nướng
+ Cá bò rim me + Cá thiều nướng
+ Mực khô + Cá bò khô + Cá chỉ vàng khô + Tép khô
+ Khô bò miếng + Khô heo sấy
- Trà, cà phê, nông sản:
+ Mứt mãng cầu + Mật ong + Trà sâm sứa + Xoài dẻo nguyễn chất + Xoài dẻo muối ớt
Hình 18 Phân loại hàng tồn kho tại HANIGO
1.2 Đặc điểm hàng tồn kho
1.2.1 Hàng tồn kho đường ống
Doanh nghiệp nhập hàng hàng tuần, vì vậy hàng tồn kho đường ống luôn cần thiết để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng Việc duy trì loại hàng tồn kho này không chỉ giúp tránh gián đoạn trong cung ứng mà còn hỗ trợ quản lý nguồn lực hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng hóa và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
1.2.2 Hàng tồn kho theo chu kỳ
Công ty Hanigo, chuyên về du lịch, đã tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho bằng cách phân chia theo nhu cầu của khách hàng đối với đặc sản địa phương Họ tổ chức hàng tồn kho thành hai mùa chính: mùa khô và mùa mưa, phù hợp với xu hướng tiêu thụ của du khách.
Trong mùa khô, lượng khách du lịch tăng cao tại các điểm tham quan, Hanigo đã chuẩn bị nhiều đặc sản phong phú để đáp ứng nhu cầu của du khách Các sản phẩm nổi bật như hải sản khô, bánh kẹo truyền thống và đặc sản địa phương được trưng bày bắt mắt, thu hút sự chú ý của khách hàng.
Trong mùa mưa, Hanigo đã điều chỉnh chiến lược hàng tồn kho một cách thông minh để giảm thiểu lãng phí Họ tối ưu hóa quy trình nhập hàng và giảm số lượng sản phẩm ít tiêu thụ, đồng thời giữ lại các đặc sản yêu thích của khách hàng Để kích thích nhu cầu, doanh nghiệp cũng triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn.
1.2.3 Hàng tồn kho đệm, hàng tồn kho an toàn
Doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho an toàn cho từng sản phẩm, bao gồm mức tối đa và tối thiểu, nhằm ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ Ví dụ, đối với sản phẩm "Bánh đậu xanh", các chỉ số cụ thể sẽ được thiết lập để đảm bảo nguồn cung luôn ổn định.
Hình 19 Minh họa lượng tồn kho mỗi sản phẩm 1.3 Chi phí tồn kho tại công ty
1.3.1 Chi phí vốn của doanh nghiệp
Số tiền 300.000.000 VNĐ đã giúp Hanigo xây dựng quỹ dự trữ vững chắc cho hàng hóa, đảm bảo nguồn cung ổn định cho các sản phẩm chủ lực và mở rộng thêm nhiều đặc sản khác Đầu tư này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn làm phong phú thêm trải nghiệm ẩm thực của khách hàng, thể hiện cam kết của Hanigo trong việc cung cấp sản phẩm tốt nhất.
Chi phí giữ hoặc sở hữu hàng tồn kho của Hanigo là 150.000.000 VNĐ/ tháng, được quản lý phân ra các mục chính như sau:
Khoản chi phí Số tiền (VNĐ) Giải thích
Chi phí hàng hóa 100.000.000 Để đảm bảo đủ nguồn cung cho hoạt động bán hàng tại công ty
Chi phí lưu trữ hoặc thuê kho
Kho bãi với diện tích 10.000.000 m² đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ hàng hóa Doanh nghiệp hiện đang sở hữu một mặt bằng kinh doanh cùng với không gian lưu trữ hàng hóa tại Sơn Trà và một kho chứa hàng hóa ở Ngũ Hành Sơn Đầu tư vào thiết bị bảo quản hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo chất lượng và an toàn cho sản phẩm.
5.000.000 Gồm máy móc thiết bị đóng gói sản phẩm, máy lạnh, tủ lạnh, kệ đựng sản phẩm Máy móc thiết bị ở kho của công ty khấu hao 5 năm
Chi phí lưu trữ, lao động và vận hàn
25.000.000 Hiện tại cửa hàng có hai nhân viên kho/ 2 kho và một thủ kho cho cả công ty
Chi phí bảo hiểm 5.000.000 Bảo hiểm giúp bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro
Mỗi tuần, doanh nghiệp nhập hàng trị giá 3.000.000 đồng, với chi phí trung bình khoảng 750.000 đồng Để đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn khi vận chuyển xa, chi phí đóng gói là 500.000 đồng, bao gồm mua băng keo, giấy chống sốc và hộp carton.
1.500.000 Bảo quản hàng hóa, vận hành máy móc thiết bị
Bảng 2 Bảng chi phí duy trì tại HANIGO
Công ty áp dụng “Chi phí thiết lập” để quản lý kho hàng hiệu quả, giúp tăng cường năng suất sản xuất Việc quản lý chặt chẽ chi phí thiết lập không chỉ giảm thời gian sản xuất không đạt tiêu chuẩn mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của kho Hiểu rõ về chi phí thiết lập cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính tốt hơn và dự báo chi phí trong tương lai, từ đó có các biện pháp dự phòng phù hợp.
1.4 Những khó khăn trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho của công ty
Nhu cầu về đặc sản Đà Nẵng thường tăng cao vào mùa du lịch, đặc biệt là trong dịp hè và Tết Việc dự đoán chính xác nhu cầu này là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp Nếu không có sự dự đoán đúng, họ có thể gặp phải tình trạng tồn kho quá nhiều, gây thiệt hại cho kinh doanh.
Nhiều đặc sản có thời gian bảo quản ngắn như mực rim, mực khô và cá khô, yêu cầu quản lý hàng tồn kho chặt chẽ để giảm thiểu lãng phí do hư hỏng hoặc hết hạn.
Chi phí lưu kho cho các mặt hàng đặc sản thường cao hơn so với sản phẩm thông thường, do yêu cầu khắt khe về bảo quản, nhiệt độ và điều kiện kho Các sản phẩm như khô mực, cá, và bò cần hệ thống cấp đông và tủ bảo quản đạt tiêu chuẩn chất lượng của Cục An Toàn Thực Phẩm.
Hệ thống phân loại hàng tồn kho
Các loại hàng tồn kho tai Hanigo được phân ra làm nhiều nhóm khác nhau theo đặc điểm và giá trị sản phẩm:
Thương hiệu Hanigo nổi bật với các sản phẩm hải sản chất lượng, bao gồm mực cán nướng cay, mực cán rim me, mực hấp dừa, mực sốt bơ tỏi, mực rim me và cá bò nướng Những món ăn này không chỉ mang hương vị độc đáo mà còn đáp ứng nhu cầu ẩm thực đa dạng của người tiêu dùng.
Sản phẩm phụ đặc sản địa phương bao gồm nhiều món ngon nổi tiếng như Bánh tráng Đại Lộc, Bánh xoài, Bánh đậu phộng, Bánh đậu xanh hạt sen, Bánh đậu xanh Hội An, Bánh đậu xanh tươi, Bánh dừa dẻo, Mắm nêm, Mè xửng Huế, và Rong biển ăn liền Những sản phẩm này không chỉ mang hương vị đặc trưng mà còn thể hiện văn hóa ẩm thực phong phú của từng vùng miền.
- Sản phẩm giá trị lớn( các loại sản phẩm có giá trị cao thuộc thương hiệu Hanigo như: Khô mực, Khô bò)
Hanigo đã áp dụng phương pháp phân loại hàng tồn kho ABC dựa trên tần suất bán hàng và giá trị đóng góp vào doanh thu Phương pháp này giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhóm A (Sản phẩm giá trị lớn)
- Nhóm này là sản phẩm khô mực, khô bò mang thương hiệu Hanigo
- Nhóm này chiếm khoảng 10 - 20 % tổng số hàng tồn kho, nhưng lại chiếm giá trị đến 70 – 80% so với tổng giá trị tồn kho của công ty
- Cần quản lý cẩn thận, đảm bảo nguồn cung cấp và chất lượng cao
Nhóm sản phẩm khô chế biến ăn liền của thương hiệu Hanigo bao gồm các món ngon như mực cán nướng cay, mực cán rim me, mực hấp dừa, mực sốt bơ tỏi, mực rim me và cá bò nướng, mang đến hương vị độc đáo và tiện lợi cho người tiêu dùng.
- Nhóm này chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho, nhưng chỉ có giá trị 15 – 20% so với tổng giá trị tồn kho
Nhóm sản phẩm đặc sản địa phương bao gồm các món ngon nổi bật như Bánh tráng Đại Lộc, Bánh xoài, Bánh đậu phộng, Bánh đậu xanh hạt sen, Bánh đậu xanh Hội An, Bánh đậu xanh tươi, Bánh dừa dẻo, Mắm nêm, Mè xửng Huế, và Rong biển ăn liền Những sản phẩm này không chỉ mang đậm hương vị đặc trưng của từng vùng miền mà còn là lựa chọn tuyệt vời cho những ai yêu thích ẩm thực Việt Nam.
- Nhóm này chiếm khoảng 50% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên giá trị hàng năm chỉ chiếm 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho
- Có thể lưu kho lâu.
Thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho
3.1 Dự báo nhu cầu tồn kho
Hanigo, nhà cung cấp đặc sản Đà Nẵng như mực rim, nước mắm Nam Ô và bánh dừa nướng, đang đối mặt với thách thức quản lý tồn kho do tính chất sản phẩm theo mùa, sự đa dạng của khách hàng và biến động nhu cầu Dự báo nhu cầu tồn kho không chỉ giúp tối ưu chi phí lưu kho mà còn đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Đội ngũ quản lý và bán hàng cần đưa ra các dự báo định tính để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
- Dựa vào số liệu bán hàng các năm trước để xác định xu hướng nhu cầu
- Dựa vào số lượng tiêu thụ các năm trước trong các dịp lễ lớn như Tết Nguyên Đán, 30/4-1/5, hay mùa hè, khi lượng khách du lịch tăng cao
- Dựa vào dự báo lượng khách du lịch đến Đà Nẵng từ các tổ chức du lịch hoặc dữ liệu ngành
Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Hanigo áp dụng mô hình thời gian cố định để quản lý hàng tồn kho Việc đặt hàng tại công ty diễn ra hàng tuần, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và đảm bảo nguồn cung cấp ổn định.
Đặt hàng theo tuần giúp cửa hàng giảm thiểu hàng tồn kho, duy trì mức tồn kho hợp lý và tránh tình trạng hàng hóa bị ứ đọng hoặc hết hàng Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm đặc sản mà công ty đang kinh doanh.
Tối ưu hóa không gian lưu trữ là điều cần thiết cho các cửa hàng, đặc biệt khi không gian lưu trữ thường bị hạn chế Việc tái đặt hàng theo tuần giúp sử dụng không gian một cách hiệu quả hơn, đảm bảo hàng hóa luôn được cung cấp kịp thời mà không gây lãng phí.
Nhân viên kho thực hiện kiểm tra định kỳ các nhóm hàng tồn kho để đảm bảo đủ hàng và tránh tình trạng hết hàng Dựa trên dữ liệu bán hàng trước đó, công ty dự đoán lượng bán trung bình hàng tuần, đồng thời xem xét các yếu tố như thời tiết và sự kiện đặc biệt ảnh hưởng đến nhu cầu Số lượng đặt hàng được xác định dựa trên lượng bán trung bình mỗi ngày và hàng tồn kho hiện tại của từng sản phẩm, từ đó đề xuất số lượng đặt hàng phù hợp, ví dụ như sản phẩm “Bánh đậu xanh tươi”.
+ Lượng tồn kho an toàn: 20 hộp
+ TB số lượng bán/ngày: 7 hộp
+ Lượng tồn kho hiện tại: 22 hộp
Dựa theo công thức thì:
Số lượng đặt hàng = Nhu cầu hàng tuần + Lượng tồn kho an toàn - Lương tồn kho hiện tại = (7x7)+ 20 - 22 = 47 ( Hộp)
Như vậy sẽ tiến hàng đề xuất nhập hàng sản phẩm “Bánh đậu xanh” với số lượng là 50 hộp ( làm tròn 47) trong đợt nhập hàng của tuần này.
Thực trạng quản lý hoạt động xuất - nhập hàng tồn kho
Phần mềm KiotViet là giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho các cửa hàng thuộc Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Hanigo, với mỗi cửa hàng được cấp một tài khoản liên kết với ID tổng của công ty Giao diện thân thiện và dễ sử dụng của KiotViet cho phép doanh nghiệp quản lý toàn diện từ bán hàng, kho hàng, khách hàng đến tài chính, mang lại sự minh bạch và hiệu quả trong vận hành Tính năng quản lý kho hàng của KiotViet được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp theo dõi trạng thái hàng hóa chính xác, đồng thời cung cấp công cụ dự báo, kiểm soát và giảm thiểu thất thoát hàng hóa.
Hình 20 LOGO phần mền KiotViet
Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực mỗi khi có giao dịch bán hàng, trả hàng hoặc nhập hàng mới, giúp tránh tình trạng tồn kho ảo và chênh lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống Nhờ đó, mức tồn kho của từng loại hàng được theo dõi liên tục, góp phần kiểm soát hiệu quả tình hình tồn kho của công ty.
Hình 21 Hình ảnh minh họa quản lý hàng hóa trong phần mền KiotViet
4.2 Quy trình quản lý quản kho
Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Hanigo hiện đang áp dụng hệ thống Lark để tối ưu hóa giao tiếp và quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Hình 22 LOGO hệ thống Lark
Mọi hoạt động nhập xuất hàng hóa trong ngày được ghi chép và cập nhật liên tục Nhân viên kho thực hiện kiểm kê hàng hóa và lập phiếu đề xuất sản phẩm cho từng đợt nhập hàng, sau đó gửi lên hệ thống để thủ kho kiểm duyệt yêu cầu.
Hoạt động yêu cầu nhập hàng được diễn ra theo như sơ đồ sau:
Hình 23 Sơ đồ quy trình nhập khi tại HANIGO
Mỗi loại sản phẩm có định mức tồn kho tối thiểu và tối đa khác nhau Khi số lượng tồn kho của sản phẩm giảm xuống dưới mức trung bình, nhân viên kho sẽ tổng hợp và đề xuất nhập hàng Họ sẽ tạo task đề xuất nhập kho và gửi đến thủ kho qua hệ thống Nhờ đó, mọi đề xuất nhập hàng được lưu trữ và quản lý trên hệ thống, giúp theo dõi tình hình tồn kho và nhập hàng tại công ty.
Hình 24 Task nhập hàng được đề xuất trong hệ thống
Trong task sẽ nêu rõ lý do nhập hàng và có đầy đủ thông tin về sản phẩm cần nhập như hình ảnh dưới đây:
Hình 25 Nội dung bên trong task nhập hàng
Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, thủ kho sẽ kiểm đếm số lượng hàng hóa theo đơn đặt hàng và cập nhật thông tin vào hệ thống Kế toán cần có mặt tại kho để kiểm tra phiếu nhập và hóa đơn, đồng thời phối hợp với thủ kho trong việc kiểm đếm hàng và nhập số liệu vào phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Số lượng sản phẩm bán ra sẽ được theo dõi dựa trên doanh số và hóa đơn xuất Mỗi sản phẩm bán ra sẽ được trừ vào lượng tồn kho, đảm bảo rằng số liệu xuất kho và tồn kho phản ánh chính xác thực tế.
Đánh giá thống quản lý tồn kho của Hanigo
5.1 Ưu điểm trong quản lý tồn kho
Việc áp dụng hệ thống Lark cùng phần mềm KiotViet mang lại sự minh bạch và chính xác cho quy trình quản lý kho Tất cả các hoạt động nhập xuất kho được ghi chép và kiểm soát chặt chẽ, từ đó ngăn chặn tình trạng tồn kho ảo và chênh lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống.
Quá trình đặt hàng theo tuần là cách hiệu quả để duy trì mức tồn kho hợp lý, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm đặc sản theo mùa, giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường và nâng cao uy tín của công ty.
Quy trình kiểm soát và ghi chép chi tiết các hoạt động nhập xuất kho, kết hợp với phần mềm quản lý, giúp giảm thiểu thời gian sản xuất không đạt tiêu chuẩn và nâng cao năng suất Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, mang lại hiệu quả cao trong việc kiểm soát tình hình tồn kho.
5.2 Nhược điểm trong quản lý tồn kho
Dự báo nhu cầu không chính xác thường dựa vào số liệu lịch sử và các phán đoán từ các dịp lễ lớn hoặc mùa du lịch, dẫn đến khó khăn cho công ty khi nhu cầu thay đổi bất ngờ Điều này có thể gây ra tình trạng thừa hàng, dẫn đến hư hỏng, hoặc thiếu hàng, làm mất cơ hội kinh doanh, đặc biệt đối với các sản phẩm có tính thời vụ và hạn sử dụng ngắn như mực khô và cá khô.
Nhu cầu đặc sản Đà Nẵng chịu ảnh hưởng lớn từ tính thời vụ, đặc biệt trong mùa cao điểm du lịch và các dịp lễ, Tết Công ty hiện chưa áp dụng phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho dư thừa trong mùa thấp điểm, dễ gây hư hỏng Ngược lại, trong mùa cao điểm, việc không đủ hàng để cung cấp không chỉ làm giảm doanh thu mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Thiếu chiến lược quản lý hàng tồn kho theo phân khúc dẫn đến việc sản phẩm không được phân loại rõ ràng theo giá trị và mức độ quan trọng Việc phân tích ABC chưa được triển khai đầy đủ khiến nguồn lực quản lý dễ dàng bị dồn vào các mặt hàng kém hiệu quả, thay vì tập trung vào các sản phẩm chủ lực.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH MTV Thương mại và Dịch vụ Hanigo duy trì sự ổn định trong cung ứng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu thị trường kịp thời Công ty đã áp dụng mô hình quản lý thời gian cố định cùng phần mềm KiotViet để tự động hóa quy trình quản lý kho, từ đó tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu lãng phí Chiến lược phân loại hàng tồn kho theo mùa du lịch và tính toán mức tồn kho an toàn giúp Hanigo linh hoạt ứng phó với biến động nhu cầu Tuy nhiên, công ty cần cải thiện dự báo nhu cầu, đặc biệt với các sản phẩm đặc sản có hạn sử dụng ngắn, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
BỘ CÂU HỎI PHỎNG VẪN
1 Công ty có công cụ nào về việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng để giảm thiểu tổn thất hàng hóa do vận chuyển không?
2 Với các sản phẩm khô theo mùa, công ty có sử dụng bất kỳ phần mềm dự báo nào để lên kế hoạch sản xuất và nhập hàng không?
3 Công ty xác định mức hàng tồn kho cho từng sản phẩm dựa trên tiêu chí nào?
4 Công ty có kế hoạch gì để xử lý lượng hàng tồn kho kỳ vọng còn dư sau các dịp lễ, tết?
Kho hàng của công ty được thiết kế với các yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản tối ưu cho sản phẩm khô Hệ thống thông gió được lắp đặt để duy trì không khí lưu thông, giúp ngăn ngừa ẩm ướt Bên cạnh đó, việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm trong kho là rất cần thiết để bảo vệ chất lượng sản phẩm, tránh tình trạng hư hỏng và giữ cho sản phẩm luôn ở trạng thái tốt nhất.
6 Anh đã sử dụng những phương pháp nào để phân chia, và quản lý từng loại sản phẩm tại cửa hàng một cách hiệu quả?
7 Anh gặp phải những khó khăn gì trong quá trình quản lý hàng tồn kho và đã giải quyết chúng như thế nào?
Xin vui lòng cung cấp sơ đồ và bảng kiểm kê các loại hàng hóa tồn kho Công ty có kế hoạch gì để quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là đối với các sản phẩm khô có hạn sử dụng khác nhau?
9 Công ty sử dụng phần mềm nào để quản lý hàng tồn kho và theo dõi hạn sử dụng sản phẩm không ạ?
10 Doanh nghiệp hiện đang sử dụng phương pháp nào để dự báo nhu cầu tồn kho?
11 Quy trình dự báo tồn kho được thực hiện bao lâu một lần?
12 Những yếu tố nào thường ảnh hưởng đến độ chính xác của dự báo tại doanh nghiệp?
Doanh nghiệp có sử dụng dữ liệu lịch sử để đánh giá nhu cầu tồn kho hay không? Nếu có, quá trình thu thập và phân tích dữ liệu này diễn ra như thế nào?
14 Dự báo tồn kho dựa trên kinh nghiệm cá nhân của nhân viên có thường xuyên được áp dụng không?
15 Doanh nghiệp có gặp khó khăn nào khi chuyển đổi từ phương pháp kinh nghiệm sang các phương pháp khoa học hơn không?
16.Doanh nghiệp có áp dụng mô hình nhân quả để phân tích mối quan hệ giữa nhu cầu thị trường và tồn kho không?