CH ƠNG 2: Ƣ THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG 9001:2015 TẠI CÔNG TY TNHH TCHEM VIỆT NAM2.1 Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất l ợng ƣ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM
Lý do lựa chọn đề tài
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như kinh doanh, sản xuất và dịch vụ Các tổ chức và doanh nghiệp thành công hiện nay chú trọng đến chất lượng để nâng cao sức cạnh tranh, không chỉ dựa vào giá cả và dịch vụ hậu mãi Yếu tố chất lượng, nhằm làm hài lòng khách hàng, là kim chỉ nam quan trọng Việc lựa chọn và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 một cách bài bản từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tối ưu nhất.
Hiện nay, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Việt Nam mang lại nhiều thuận lợi và thách thức cho các doanh nghiệp Hệ thống quản lý chất lượng này được triển khai rộng rãi, giúp kiểm soát quy trình và phân định rõ trách nhiệm trong quản lý Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, việc áp dụng ISO 9001:2015 trở nên cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình toàn cầu hóa.
Trong quản lý chất lượng, việc xác định mục tiêu cho các phòng ban là thiết yếu để định hướng phát triển công ty Mặc dù hệ thống quản lý chất lượng đã được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực thương mại, không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện đúng và hiệu quả Nhiều công ty chỉ đạt chứng nhận ISO 9001:2015 nhằm tạo uy tín bán hàng mà chưa thực sự áp dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 để cải thiện hiệu quả hoạt động và tạo nền tảng phát triển bền vững Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản lý mà còn chuẩn hóa tổ chức và quy trình mua bán, từ đó tối ưu hóa năng lực của đội ngũ nhân viên.
Sau gần 2 năm triển khai hệ thống quản lý chất lượng (QLCL), vào ngày 19/01/2021, Công ty TNHH TCHEM Việt Nam đã được Viện Tiêu Chuẩn Anh - BSI Việt Nam đánh giá và cấp chứng nhận ISO 9001:2015 Giấy chứng nhận này xác nhận TCHEM đáp ứng các yêu cầu về QLCL trong lĩnh vực kinh doanh hóa chất, nguyên liệu và phụ gia phục vụ sản xuất công nghiệp và khoa học đời sống.
Việc áp dụng ISO 9001:2015 trong hoạt động quản lý tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam đã chứng minh hiệu quả thiết thực và phù hợp với thực tiễn Nhóm tác giả quyết định nghiên cứu sâu hơn về hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Từ đó, nhóm sẽ đề xuất các giải pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, góp phần tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất cho công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam, đánh giá hiệu quả của hệ thống và xác định những hạn chế còn tồn tại trong quá trình thực hiện Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chất lượng, giúp Công ty TNHH TCHEM Việt Nam nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
3 Đối t ợngƣ và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối t ợngƣ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống quản lý chất lượng của Công ty TNHH TCHEM Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Không gian: Công ty TNHH TCHEM Việt Nam.
Thời gian: Từ tháng 9 năm 2020 đến tháng 01 năm 2021
Nội dung: Quy trình, thủ tục của các bộ phận/ phòng ban.
4 Ph ơngƣ pháp nghiên cứu
- Quan sát thực tế những quy trình được áp dụng trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại các bộ phận trong công ty.
Tham khảo ý kiến từ các anh chị trong Phòng Hệ thống và Pháp lý về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 nhằm đánh giá hiệu quả đạt được, từ đó tìm kiếm những giải pháp cải tiến cho hệ thống.
Phương pháp định lượng: Thu thập các số liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, từ đó tiến hành thống kê mô tả
Để xây dựng bố cục báo cáo hiệu quả, ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo cần được chia thành các chương rõ ràng và có hệ thống.
Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
CH ƠNG Ƣ 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
Công ty TNHH TCHEM Việt Nam chuyên cung cấp vật liệu hóa học, phụ gia và nguyên liệu cho nhiều lĩnh vực như polymer, cao su, nhựa, ô tô, vận tải, xây dựng, gỗ và nội thất, điện và điện tử, dầu và chất bôi trơn, phụ gia thức ăn chăn nuôi, thực phẩm và dinh dưỡng, hàng gia dụng, chăm sóc cá nhân, cùng với nông nghiệp.
TCHEM là đối tác độc quyền của các nhà sản xuất hóa chất hàng đầu thế giới, nổi bật với đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và mối quan hệ khách hàng thân thiết Với dịch vụ địa phương chất lượng, TCHEM tự hào mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng Tập đoàn TCHEM hiện đang hoạt động trên nhiều thị trường, khẳng định vị thế vững mạnh trong ngành hóa chất.
Na Uy, Singapore và Việt Nam.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH TCHEM được thành lập vào năm 2014, chuyên cung cấp hóa chất, nguyên liệu thô và cao su Đến nay, TCHEM đã mở rộng thị trường sang các sản phẩm nhựa, phụ gia và dược phẩm, khẳng định vị thế trong ngành công nghiệp hóa chất.
Năm 2015, công ty đã xây dựng trụ sở mới và bắt đầu hoạt động tại Singapore Đến năm 2019, công ty mở rộng thị trường sang châu Âu và thiết lập trụ sở tại Na Uy.
Năm 2020, công ty đã không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng bằng cách xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001 Vào ngày 19/01/2021, TCHEM đã được Viện Tiêu chuẩn Anh - BSI Việt Nam đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho hệ thống QLCL phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2015.
Nhiều năm qua, TCHEM trở thành nhà phân phối đáng tin cậy với mạng lưới khách hàng trải dài từ Nam ra Bắc.
TCHEM hiện đang là nhà phân phối hàng đầu trong lĩnh vực hóa chất thương mại, đáp ứng nhu cầu lớn của ngành công nghiệp tại Việt Nam và toàn cầu.
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Trở thành nhà phân phối hóa chất hàng đầu tại thị trường Việt Nam
Sứ mệnh: Tạo nên giá trị cho tất cả các bên liên quan:
TCHEM luôn đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi hoạt động, thấu hiểu nhu cầu và tư vấn giải pháp phù hợp Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng ổn định và chịu trách nhiệm về hiệu quả sản phẩm, dịch vụ Điều này không chỉ tạo niềm tin với khách hàng mà còn tăng khả năng giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới.
Để đảm bảo sự hài lòng và phát triển cho nhân viên, cần cung cấp đầy đủ nguồn lực và đào tạo, tạo ra môi trường làm việc an toàn, cùng với các cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp Hơn nữa, chế độ lương thưởng và phúc lợi xã hội cần được thiết kế công bằng, nhằm đạt được mức độ thỏa mãn cao cho nhân viên.
Đối với nhà cung cấp: Phát triển sản phẩm và thương hiệu của nhà cung ứng vào thị trường một cách hiệu quả và bền vững.
Đối với cộng đồng, chúng tôi cam kết tuân thủ các quy định về môi trường, tạo ra cơ hội việc làm, hỗ trợ và hợp tác với các doanh nghiệp địa phương, đồng thời tích cực tham gia vào các sự kiện từ thiện, quyên góp và các hoạt động xã hội khác.
Để tối ưu hóa nguồn lực công ty, các bên liên quan cần giảm chi phí, đồng thời liên tục khám phá cơ hội phát triển sản phẩm và cải tiến quy trình dịch vụ một cách hiệu quả nhất.
Đối với công ty và chủ sở hữu: Tạo giá trị tài chính, thương hiệu uy tín và phát triển bền vững cho công ty.
TCHEM – “TRUST TO SUCCESS” (Uy tín để thành công)
Uy tín là giá trị cốt lõi của TCHEM, được xây dựng dựa trên bốn yếu tố quan trọng: Năng lực, Hữu ích, Cam kết và Đạo đức Kinh doanh.
TCHEM sở hữu năng lực vượt trội với kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, cùng với nguồn lực đầy đủ, giúp cung cấp các giải pháp và dịch vụ hiệu quả cho khách hàng.
Helpfulness – Hữu ích: TCHEM quan tâm đến nhu cầu và đem đến những giải pháp có ích cho khách hàng.
Engagement – Cam kết: TCHEM luôn giữ lời hứa và sự cam kết về chất lượng các sản phẩm dịch vụ của TCHEM.
Morality – Đạo đức kinh doanh: TCHEM tôn trọng quyền lợi của các bên liên quan và khuyến khích việc thực hiện trách nhiệm xã hội đối với cộng đồng.
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Kết cấu các chương của báo cáo
Tổng quan về Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
Công ty TNHH TCHEM Việt Nam chuyên cung cấp vật liệu hóa học, phụ gia và nguyên liệu cho nhiều ngành công nghiệp, bao gồm polymer, cao su, nhựa, ô tô và vận tải, xây dựng, gỗ và nội thất, điện và điện tử, dầu và chất bôi trơn, phụ gia thức ăn chăn nuôi, thực phẩm và dinh dưỡng, hàng gia dụng, chăm sóc gia đình và cá nhân, cũng như nông nghiệp.
TCHEM là đối tác độc quyền của các nhà sản xuất hóa chất hàng đầu toàn cầu, với đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và mối quan hệ khách hàng thân thiết Tập đoàn TCHEM cung cấp dịch vụ địa phương chất lượng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Na Uy, Singapore và Việt Nam.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH TCHEM được thành lập vào năm 2014, chuyên cung cấp hóa chất, nguyên liệu thô và cao su Đến nay, TCHEM đã mở rộng thị trường, đa dạng hóa sản phẩm sang các lĩnh vực nhựa, phụ gia và dược phẩm.
Vào năm 2015, công ty đã xây dựng trụ sở mới và chính thức hoạt động tại Singapore Đến năm 2019, công ty mở rộng thị trường sang châu Âu và thiết lập trụ sở tại Na Uy.
Năm 2020, công ty đã không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng bằng việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 Vào ngày 19/01/2021, TCHEM đã được Viện Tiêu chuẩn Anh - BSI Việt Nam đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu ISO 9001:2015.
Nhiều năm qua, TCHEM trở thành nhà phân phối đáng tin cậy với mạng lưới khách hàng trải dài từ Nam ra Bắc.
TCHEM hiện đang là nhà phân phối hàng đầu trong lĩnh vực hóa chất thương mại, đáp ứng nhu cầu lớn của ngành công nghiệp tại Việt Nam và toàn cầu.
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Trở thành nhà phân phối hóa chất hàng đầu tại thị trường Việt Nam
Sứ mệnh: Tạo nên giá trị cho tất cả các bên liên quan:
TCHEM luôn đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi hoạt động, thấu hiểu nhu cầu và tư vấn giải pháp phù hợp Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng ổn định và chịu trách nhiệm về hiệu quả của dịch vụ Điều này không chỉ tạo niềm tin cho khách hàng mà còn tăng khả năng giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới.
Để đảm bảo sự hài lòng và phát triển của nhân viên, cần cung cấp đủ nguồn lực và đào tạo, tạo ra một môi trường làm việc an toàn, đồng thời mở ra các cơ hội thăng tiến Chế độ lương thưởng và phúc lợi xã hội cũng cần được thiết kế công bằng, nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn của nhân viên.
Đối với nhà cung cấp: Phát triển sản phẩm và thương hiệu của nhà cung ứng vào thị trường một cách hiệu quả và bền vững.
Đối với cộng đồng, chúng tôi cam kết tuân thủ các quy định về môi trường, tạo ra cơ hội việc làm và hỗ trợ các doanh nghiệp địa phương Chúng tôi cũng tích cực tham gia các sự kiện từ thiện, quyên góp và các hoạt động xã hội khác nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống trong cộng đồng.
Đối với các bên quan tâm, việc tối ưu hóa nguồn lực công ty là rất quan trọng để giảm chi phí Đồng thời, cần liên tục tìm kiếm cơ hội phát triển sản phẩm và cải tiến quy trình dịch vụ một cách hiệu quả nhất.
Đối với công ty và chủ sở hữu: Tạo giá trị tài chính, thương hiệu uy tín và phát triển bền vững cho công ty.
TCHEM – “TRUST TO SUCCESS” (Uy tín để thành công)
Uy tín là giá trị cốt lõi của TCHEM, được xây dựng dựa trên bốn yếu tố quan trọng: Năng lực, Hữu ích, Cam kết và Đạo đức Kinh doanh.
TCHEM sở hữu năng lực vượt trội với kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn, cùng với nguồn lực phù hợp, nhằm cung cấp cho khách hàng những giải pháp và dịch vụ hiệu quả nhất.
Helpfulness – Hữu ích: TCHEM quan tâm đến nhu cầu và đem đến những giải pháp có ích cho khách hàng.
Engagement – Cam kết: TCHEM luôn giữ lời hứa và sự cam kết về chất lượng các sản phẩm dịch vụ của TCHEM.
Morality – Đạo đức kinh doanh: TCHEM tôn trọng quyền lợi của các bên liên quan và khuyến khích việc thực hiện trách nhiệm xã hội đối với cộng đồng.
Cơ cấu tổ chức
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Cơ cấu tổ chức công ty được chia thành nhiều cấp bậc, bắt đầu từ Chủ tịch Hội đồng thành viên, người có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm chính Dưới Chủ tịch là Giám đốc Điều hành, đại diện theo pháp luật của công ty Tiếp theo là các Giám đốc bộ phận như Giám đốc Hoạt động, Giám đốc Tài chính, Giám đốc Kinh doanh và Giám đốc Quan hệ quốc tế Mỗi Giám đốc quản lý các phòng ban và nhân viên với nhiệm vụ và chức năng riêng biệt.
Lĩnh vực kinh doanh
TCHEM cung cấp vật liệu hóa học, phụ gia và nguyên liệu trong nhiều ngành khác nhau như:
-Cao su kỹ thuật: Cao su EPDM, Cao su Latex, Cao su Silicone độ cứng thấp,
Cao su Silicone chứa dầu, Cao su Silicone chịu nhiệt, Cao su Silicone kháng dầu, Cao su Silicone ép đùn, Cao su Silicone ép khuôn,…
Các chất phụ gia quan trọng bao gồm chất chống va đập, chất ổn định nhiệt, chất chống cháy, chất hoá dẻo, chất cách ly, chất hỗ trợ gia công, chất chống tĩnh điện và phụ gia phân tán Những chất này đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện tính năng và độ bền của sản phẩm, đồng thời tăng cường khả năng xử lý trong quá trình sản xuất.
-Nhựa kỹ thuật: Nhựa PU đổ khuôn, Nhựa PU ứng dụng ngành bánh xe, Nhựa
PU ứng dụng ngành trục in,…
Ngoài ra, TCHEM còn cung cấp các loại sơn phủ, gỗ công nghiệp, keo dán, dầu nhờn, dược phẩm,…
Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
2.1 Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất l ợngƣ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
2.1.1 Bối cảnh của tổ chức
2.1.1.1 Xác định các vấn đề liên quan đến tổ chức
Dựa trên yêu cầu của hệ thống QLCL, TCHEM đã xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài, từ đó tìm ra cơ hội và rủi ro trong hoạt động Điều này giúp công ty xây dựng định hướng, chiến lược và mục tiêu chất lượng phù hợp với thực tế Hiểu rõ bối cảnh tổ chức là yếu tố quan trọng để TCHEM phát triển bền vững Tuy nhiên, trong giai đoạn mở rộng kinh doanh, công ty vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức.
2.1.1.2 Xác định nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Dựa trên các yêu cầu trong mục 4.2 của hệ thống quản lý chất lượng (QLCL), công ty đã xác định các bên liên quan và nhu cầu của họ đối với hệ thống QLCL của mình.
Khách hàng là trung tâm trong mọi hoạt động của công ty, chúng tôi luôn lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của họ Bằng cách tư vấn các giải pháp phù hợp, chúng tôi cam kết cung cấp những sản phẩm chất lượng ổn định, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.
- Hội đồng quản trị/ chủ công ty: Tạo giá trị tài chính, thương hiệu uy tín và phát triển bền vững cho công ty.
- Ban Giám đốc và Quản lý các cấp: Hệ thống quản lý chất lượng giúp quản lý công việc thuận lợi hơn, chuyên nghiệp hơn.
Người lao động cần được cung cấp đầy đủ nguồn lực và đào tạo, cùng với một môi trường làm việc an toàn Họ cũng nên có cơ hội thăng tiến và phát triển, đi kèm với chế độ lương thưởng và phúc lợi xã hội công bằng, nhằm đảm bảo sự thỏa mãn và hạnh phúc ở mức độ cao.
- Nhà cung cấp: Phát triển sản phẩm và thương hiệu của nhà cung ứng vào thị trường một cách hiệu quả và bền vững.
Cộng đồng doanh nghiệp và khu dân cư cần tuân thủ các quy định về môi trường, đồng thời tạo ra cơ hội việc làm cho người dân Họ cũng nên hỗ trợ và hợp tác với các doanh nghiệp địa phương, tích cực tham gia các sự kiện từ thiện, quyên góp và các hoạt động xã hội khác để xây dựng một môi trường sống tốt đẹp hơn.
Các bên liên quan cần tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của công ty, giảm chi phí và liên tục tìm kiếm cơ hội để phát triển sản phẩm Đồng thời, họ cũng nên cải tiến các quy trình dịch vụ một cách hiệu quả nhất.
- Chính phủ Việt Nam: Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng của công ty tuân thủ triệt để hệ thống luật pháp Việt Nam.
2.1.1.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) được áp dụng cho các hoạt động cấp giấy phép kinh doanh, bao gồm lĩnh vực kinh doanh hóa chất, nguyên liệu và phụ gia trong sản xuất công nghiệp cũng như khoa học đời sống.
Các hoạt động hỗ trợ của công ty bao gồm sự tham gia của Ban Giám đốc, Phòng HCNS và Phòng Kinh doanh Trong khuôn khổ ISO 9001:2015, tất cả các điều khoản từ Điều 1 đến Điều 10 được áp dụng, ngoại trừ Điều 8.3 liên quan đến thiết kế và phát triển sản phẩm do đặc thù của công ty.
2.1.1.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
Công ty TCHEM cam kết thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Hệ thống này bao gồm các quá trình cần thiết và sự tương tác giữa các quá trình trong toàn bộ công ty.
- Những quá trình/hoạt động quản lý chung và hỗ trợ: Ban Giám đốc, Phòng
Hành chính – Nhân sự, Phòng Kinh doanh.
- Những quá trình/ hoạt động hỗ trợ liên quan đến các bộ phận/ phòng ban:
Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kinh doanh.
Các yếu tố đầu vào và kết quả mong đợi của từng quy trình trong các bộ phận/phòng ban được xác định rõ ràng Trình tự và sự tương tác giữa các quá trình được thể hiện trong hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) Đối với các quá trình diễn ra trong một bộ phận/phòng ban, trình tự và sự tương tác giữa các quy trình được mô tả trong các quy trình của bộ phận/phòng ban tương ứng.
Các tiêu chí và phương pháp cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong việc điều hành và kiểm soát các quá trình được quy định rõ ràng ở từng quy trình của các bộ phận và phòng ban, bao gồm theo dõi, đo lường và các chỉ số hoạt động liên quan.
Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng là rất quan trọng, được thực hiện theo sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc Mỗi bộ phận và phòng ban cần xác định rõ trách nhiệm trong từng quy trình để đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý chất lượng.
Để đảm bảo đạt được kết quả mong đợi, TCHEM cần giải quyết các rủi ro và cơ hội hàng năm hoặc khi cần thiết theo điều khoản 4.1 và 6.1 Việc đánh giá các quá trình và thực hiện thay đổi cần thiết sẽ được tiến hành theo quy trình đánh giá nội bộ (điều khoản 9.2) và quy trình phân tích và đánh giá (điều khoản 9.1.3).
Cải tiến các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng theo quy trình cải tiến (điều khoản 10).
Để đảm bảo hiệu quả trong việc điều hành các quy trình trong hệ thống QTCL, cần duy trì thông tin được lập văn bản, bao gồm các quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, yêu cầu của khách hàng và yêu cầu pháp luật Điều này khẳng định rằng các quá trình đang được thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra.
2.1.2.1 Sự lãnh đạo và cam kết hướng vào khách hàng
Giám đốc Công ty TCHEM thể hiện vai trò lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng bằng cách chịu trách nhiệm cuối cùng về hiệu lực của hệ thống này Ông đảm bảo rằng các tiêu chí chất lượng và môi trường được thiết lập phù hợp với định hướng chiến lược của công ty, theo các điều khoản 4.1, 5.2 và 6.2 của ISO 9001:2015 Hơn nữa, giám đốc tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng vào các quy trình kinh doanh và khuyến khích việc áp dụng cách tiếp cận quá trình cùng tư duy dựa trên rủi ro Ông cũng tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ các cá nhân trong việc nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
Đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam
Công ty TNHH TCHEM Việt Nam tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chất lượng cao với 100% có trình độ Đại học và trên Đại học Nhân viên tại công ty được đào tạo chuyên sâu qua nhiều hình thức khác nhau, không chỉ tập trung vào kiến thức chuyên môn mà còn chú trọng phát triển kỹ năng Công ty thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng như quản lý thời gian, giao tiếp với khách hàng, thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả và tư duy phản biện.
Mỗi nhân viên mới trong công ty được hướng dẫn chi tiết nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đạt được mục tiêu tổng thể và chiến lược của công ty.
Công ty xây dựng quy trình xử lý khiếu nại khách hàng chặt chẽ, đảm bảo theo dõi và rà soát thông tin khiếu nại một cách thường xuyên Đồng thời, công ty cũng chú trọng đến việc theo dõi phản hồi về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, nhằm kịp thời khắc phục hậu quả và cải tiến chính sách, luôn lấy khách hàng làm trọng tâm.
Công ty thực hiện kiểm soát chặt chẽ các sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài, đồng thời xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp rõ ràng Điều này giúp công ty xác định danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại.
Ban lãnh đạo luôn khuyến khích và sẵn sàng lắng nghe những đề xuất cải tiến, sáng kiến của nhân viên mang lại hiệu quả cao.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng cường uy tín cho doanh nghiệp.
Gần 2 năm tiếp cận, xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL nên công ty vẫn chưa được hoàn thiện như những doanh nghiệp trong ngành khác Một số nhân viên chưa hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của họ trong tổ chức, dẫn đến những thiếu sót trong công việc Đồng thời việc áp dụng không được kiểm soát chặt chẽ và thực thi đúng theo những yêu cầu nên chưa đem lại hiệu quả cao như mong đợi.
Sơ đồ tổ chức của công ty hiện chưa nhất quán và không phản ánh đúng thực tế, với nhiều vị trí còn trống Dù có đội ngũ nhân viên chất lượng cao và giàu kinh nghiệm, việc nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau dẫn đến thiếu kiến thức chuyên môn, gây chồng chéo và nhầm lẫn trong công việc, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình ra quyết định Một ví dụ điển hình là các quản lý và nhân viên trong ban ISO thường đồng thời đảm nhiệm vai trò trong các phòng ban khác.
Nhóm tác giả chỉ ra rằng công ty chưa khắc phục triệt để các rủi ro và chưa khai thác tối đa cơ hội, mặc dù đã thiết lập quy trình đánh giá và các hành động cụ thể để xử lý Thực tế cho thấy, việc xác định và đánh giá rủi ro cũng như cơ hội vẫn chưa được thực hiện hiệu quả và còn nhiều thách thức.
Công tác lưu trữ hồ sơ và tài liệu hiện chưa được thống nhất và sắp xếp hợp lý, dẫn đến tình trạng lộn xộn Nhiều tài liệu chưa được cập nhật theo quy định, gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin.
CH ƠNG Ƣ 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT L ỢNG THEO TIÊU Ƣ CHUẨN ISO 9001:2015 TẠI CÔNG TY TNHH TCHEM
Xây dựng sơ đồ tổ chức cho công ty
Mọi công ty, bất kể quy mô, đều cần một sơ đồ tổ chức rõ ràng để nhân viên hiểu rõ công việc của mình, ai là người quản lý và ai chịu trách nhiệm Sơ đồ tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty, đồng thời cũng giúp xác định trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
Mặc dù công ty đã có sơ đồ tổ chức, nhưng thực tế cho thấy nó không phản ánh đúng hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nhân viên bộ phận Kinh doanh chưa nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình Thêm vào đó, các bản mô tả công việc còn mơ hồ và chồng chéo giữa nhiều vị trí Do đó, nhóm tác giả đề xuất công ty cần xây dựng lại sơ đồ tổ chức để phù hợp hơn với thực tiễn.
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của công ty (mới)
Nguồn: Đề xuất của nhóm tác giả
Sơ đồ tổ chức mới đề xuất giữ nguyên cấu trúc hiện tại, chỉ điều chỉnh cách tổ chức bộ phận Kinh doanh, trong khi các bộ phận khác vẫn tương tự như trước Một số vị trí mới được bổ sung bao gồm: Trưởng bộ phận/ Nhân viên Hỗ trợ kinh doanh, Trưởng bộ phận/ Nhân viên Kinh doanh & Chăm sóc khách hàng, Trưởng bộ phận/ Nhân viên Kinh doanh & Phát triển sản phẩm, và Trưởng bộ phận/ Nhân viên Quan hệ đối tác.
Bản mô tả công việc của các chức danh mới (Xem Phụ lục 8)
Nhóm tác giả đề xuất xây dựng lại sơ đồ tổ chức công ty, được Ban Giám đốc nhận định là phù hợp với thực tế và sẽ xem xét thay đổi trong thời gian tới Sơ đồ mới cho phép Giám đốc Kinh doanh theo dõi trực tiếp các dự án và giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình, đồng thời tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận để tối ưu hóa nguồn nhân lực Ban Giám đốc cũng lưu ý rằng sự thay đổi này cần thời gian để nhân sự thích nghi với mô hình mới, với mức độ khả thi được đánh giá trên 70%.
Giải pháp về nguồn lực
Biến động nhân sự ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) của công ty, gây khó khăn trong việc thực hiện các quy trình theo tiêu chuẩn ISO Do đó, việc triển khai chính sách ổn định nguồn lực là rất cần thiết Ban lãnh đạo cần chỉ đạo Phòng Hành chính – Nhân sự lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ như nhân viên chủ chốt nghỉ việc đột ngột, đồng thời xây dựng lộ trình phát triển và thăng tiến cho từng vị trí Việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho nhân viên sẽ tạo động lực gắn bó với công việc Sắp xếp và bố trí nhân sự phù hợp với nguyện vọng và năng lực sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Để đảm bảo chất lượng, cần đẩy mạnh công tác kiểm tra năng lực định kỳ, áp dụng các phương pháp tự đánh giá và đánh giá lẫn nhau, giúp nhân viên nhận ra sai sót và có hướng khắc phục kịp thời.
Công ty nên xem xét việc tuyển dụng thêm nhân sự nhằm hỗ trợ cho sự mở rộng kinh doanh, đặc biệt là tại ban ISO Việc bổ sung nhân lực cho đội ngũ thanh tra nội bộ sẽ giúp kiểm tra, giám sát và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng các quy trình theo tiêu chuẩn ISO.
Bảng 3.1: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ở ban ISO
Phòng ban chịu trách nhiệm
Phòng Hành chính – Nhân sự phối hợp với Phòng Hệ thống và Pháp lý
Ng ờiƣ chịu trách nhiệm chính
Phạm Thị Kiều Hoanh Nguyễn Thủy Linh
Số l ợngƣ cần tuyển 1 – 2 nhân viên
Website tuyển dụng (Careerbuilder/ Vietnamworks): Mạng xã hội (page TCHEM Vietnam, các diễn đàn tuyển dụng,…):
Website tuyển dụng Mạng xã hội
- Gói đăng tuyển (30 ngày): 2 – 3 triệu/gói
- Gói tìm ứng viên (30 ngày): 3 – 4 triệu/gói Miễn phí
Nguồn: Đề xuất của nhóm tác giả
Để nâng cao chất lượng công việc, công ty cần xây dựng chính sách thưởng phạt rõ ràng và thống nhất Bên cạnh việc tuyển dụng, việc tăng cường kiểm tra và giám sát các phòng ban là rất quan trọng Công ty nên yêu cầu các phòng ban báo cáo tình hình thực hiện công việc theo tháng hoặc theo quý để đảm bảo đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra.
Ban lãnh đạo yêu cầu Phòng Hành chính – Nhân sự hợp tác với Phòng Hệ thống và Pháp lý để xây dựng chế độ khen thưởng cho những đề xuất cải tiến hiệu quả và sáng kiến trong việc áp dụng hệ thống ISO 9001:2015 Mục tiêu là thu hút sự quan tâm của tất cả nhân viên, khuyến khích không chỉ hoàn thành nhiệm vụ mà còn phát huy tính chủ động và sáng tạo Những cống hiến của nhân viên sẽ được công nhận và khen thưởng xứng đáng, tạo động lực lớn để họ phấn đấu và nỗ lực hết mình.
Công ty cần thiết lập quỹ thưởng do Phòng Tài chính quản lý, không chỉ khen thưởng cá nhân mà còn khuyến khích các phòng ban đạt được mục tiêu MTCL Tỷ lệ hoàn thành MTCL sẽ xác định mức thưởng tương ứng, với những nhân viên có thành tích tốt sẽ nhận được phần thưởng cao hơn Điều này sẽ thúc đẩy toàn bộ nhân viên nỗ lực hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Để tăng cường hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (QLCL), công ty không chỉ cần khen thưởng mà còn phải thiết lập quy định xử phạt đối với những sai phạm Việc này giúp đảm bảo sự thống nhất trong quá trình thực hiện và nâng cao chất lượng công việc.
Đánh giá rủi ro và cơ hội
Công ty cần chủ động đánh giá các yếu tố bên ngoài và nội bộ, phân tích rủi ro, cơ hội cùng yêu cầu của các bên liên quan để kịp thời ứng phó với các tác động Để đạt được điều này, việc xây dựng tiêu chí đánh giá và thang đo phân loại mức độ phù hợp là rất quan trọng.
Bảng 3.2: Xếp hạng khả năng có thể xảy ra của các yếu tố bên ngoài
Khả năng xảy ra Khả năng có thể xảy ra
Khả năng xảy ra thấp hoặc không có khả năng xảy ra, tuy nhiên, vẫn có thể được tưởng tượng hoặc nhận thức Điều này có thể xảy ra khi một sự kiện chưa bao giờ diễn ra trong ngành hoặc nơi làm việc trước đây, hoặc khi nó không có khả năng xảy ra trong tương lai.
Trung bình có thể xảy ra vào những thời điểm nhất định, như đã từng xảy ra trong ngành công nghiệp trước đây, hoặc có thể xảy ra trong những thời điểm hoặc lúc đặc biệt nào đó.
Cao là một hiện tượng đã xảy ra nhiều lần và lặp đi lặp lại, thể hiện một vấn đề đang diễn ra Điều này có thể dẫn đến khả năng xảy ra trong tương lai, thậm chí sớm hơn dự kiến.
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Bảng 3.3: Thang đo mức độ rủi ro Điểm Mức độ tác động
Thấp: Không đáng kể, chỉ gây ra sự không thoải mái, không ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty.
Việc theo dõi và đánh giá thông tin từ cả môi trường bên ngoài và bên trong là rất quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty Nếu không được quản lý tốt, điều này có thể dẫn đến giảm doanh số và lợi nhuận Do đó, việc phổ biến thông tin đến những người chủ chốt trong công ty là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững.
3 Cao có ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc đạt mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty, dẫn đến giảm doanh số và lợi nhuận Nếu tình trạng này kéo dài từ 2 đến 3 năm, công ty có thể đối mặt với nguy cơ phá sản Do đó, việc theo dõi, đánh giá và phổ biến thông tin từ cả môi trường bên ngoài và bên trong là cần thiết để các nhà quản lý có thể thực hiện các hành động phù hợp.
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Bảng 3.4: Thang đo mức độ cơ hội Điểm Mức độ tác động
Thấp: Khả năng góp phần vào việc đạt được mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty không đáng kể.
Mức độ phản ứng (tận dụng cơ hội) của công ty là rất thấp.
Khả năng đóng góp vào việc đạt được mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty là rất quan trọng Việc theo dõi, đánh giá và truyền đạt thông tin từ cả môi trường bên ngoài lẫn bên trong đến các cá nhân chủ chốt trong công ty cần được thực hiện một cách hiệu quả.
Mức độ phản ứng (tận dụng cơ hội) của công ty là đáng kể.
Cao: Khả năng đóng góp vào việc đạt được mục tiêu và định hướng chiến lược của công ty rất cao Điều này đòi hỏi việc theo dõi, đánh giá và truyền đạt thông tin từ cả môi trường bên ngoài và bên trong đến những người chủ chốt trong công ty.
Mức độ phản ứng (tận dụng cơ hội) của công ty là cao và rất cao.
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Từ bảng 3.3, 3.4 và 3.5 nhóm tác giả xác định được mối quan hệ giữa khả năng có thể xảy ra và mức độ tác động đối với công ty
Hình 3.2: Mối quan hệ giữa khả năng có thể xảy ra và mức độ tác động
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Mức độ cơ hội = Khả năng có thể xảy ra × Mức độ tác động
Mức độ rủi ro = Khả năng có thể xảy ra × Mức độ tác động
Bảng 3.5: Xếp hạng rủi ro và cơ hội Điểm Mức độ rủi ro/ cơ hội Hành động đ ợcƣ đề xuất
9 Rất cao Phải tiếp tục phân tích trong ma trận tổng hợp các yếu tố bên ngoài
6 Cao Phải tiếp tục phân tích trong ma trận tổng hợp các yếu tố bên ngoài
Theo dõi xu hướng diễn biến và mức độ tác động đến mục tiêu chiến lược của công ty là rất quan trọng Nếu những yếu tố này trở thành cơ hội hoặc đe dọa ở mức cao hoặc rất cao, cần tiến hành phân tích chúng trong ma trận tổng hợp các yếu tố bên ngoài.
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Bảng 3.6: Tần suất có thể xảy ra
Tần suất xảy ra Mức độ tác động
Nguy cơ hiếm gặp này chỉ chiếm từ 0 đến 5% trong tổng số ca làm việc hoặc số lần xảy ra trong một năm, liên quan đến các yếu tố trong bối cảnh của công ty, và là rủi ro tiềm ẩn cho người lao động.
Thỉnh thoảng - nguy cơ này là nguy cơ cho người lao động 6 -
33% ca làm việc (hoặc số lần trong 1 năm đối với các yếu tố thuộc bối cảnh của công ty).
Thường xuyên - nguy cơ này là rủi ro cho người lao động 34 -
66% ca làm việc (hoặc số lần trong 1 năm đối với các yếu tố thuộc bối cảnh của công ty).
Nguy cơ liên tục này đặt ra rủi ro cho người lao động với tỷ lệ từ 67% đến 100% trong số ca làm việc, hoặc số lần trong một năm, tùy thuộc vào các yếu tố liên quan đến bối cảnh của công ty.
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Từ bảng 3.6 và 3.7, nhóm tác giả xác định được mức độ ưu tiên
Hình 3.3: Mức độ ưu tiên giải quyết
Nguồn: Tổng hợp của nhóm tác giả
Rủi ro được phân loại theo 6 vùng: rất thấp, thấp, trung bình, trung bình – cao, cao và rất cao tương ứng với 6 màu như hình 3.2
Sau khi phân tích và đánh giá, công ty sẽ áp dụng các ma trận để xác định biện pháp khắc phục phù hợp với từng mức độ ưu tiên Điều này đảm bảo rằng các rủi ro được giải quyết triệt để, nhằm tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh thương mại của công ty.
3.4 Hoàn thiện hệ thống tài liệu kết hợp ph ơngƣ pháp 5S
Ban ISO thường xuyên phối hợp với các bộ phận khác để rà soát, cập nhật và chỉnh sửa kịp thời những nội dung không phù hợp trong hệ thống tài liệu Nhóm tác giả đề xuất công ty quy định cách thức và vị trí lưu trữ hồ sơ khoa học thông qua phương pháp 5S, nhằm hình thành thói quen chung, giúp quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên thuận tiện hơn.
Để triển khai hiệu quả chương trình 5S, công ty cần đào tạo nhân viên hiểu rõ khái niệm và quy trình thực hiện cũng như duy trì 5S Quy trình này đặc biệt quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tổ chức môi trường làm việc.
- Vào mỗi cuối ngày phải tập hợp tất cả các tài liệu được tiếp nhận trong ngày và phân loại chúng.
- Loại bỏ những tài liệu, hồ sơ không cần thiết hay không liên quan để tránh nhầm lẫn khi lấy tài liệu
Sắp xếp các loại tài liệu khác nhau vào từng tập màu sắc riêng biệt và theo thứ tự thời gian sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Các tập tài liệu thì cần phải được sắp xếp theo từng tháng, tài liệu nào dùng thường xuyên thì để gần còn ít dùng thì để xa hơn
Hoàn thiện hệ thống tài liệu kết hợp phương pháp 5S
Nghiên cứu cho thấy hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH TCHEM Việt Nam đã mang lại hiệu quả tích cực, thay đổi tư duy và phương thức lãnh đạo của công ty Doanh nghiệp Việt Nam hiện đã nhận thức rõ lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn này cho hoạt động kinh doanh Công ty TCHEM cam kết xây dựng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng thông qua đánh giá nội bộ và áp dụng các công cụ cải tiến nhằm nâng cao tính hiệu lực và phù hợp với thực tiễn Với sự nỗ lực của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, công ty hy vọng sẽ hoàn thiện hơn hệ thống quản lý chất lượng, góp phần vào sự phát triển vững mạnh của doanh nghiệp.
Trong những năm tới, công ty sẽ duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, cập nhật các thay đổi mới để nâng cao năng suất làm việc Mục tiêu là tăng cường giá trị và uy tín trên thị trường, đồng thời hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai.