Môn kỹ năng giao tiếp Đề tài tiểu luận giao tiếp với Đối tác

Lí do chọn đề tàiTrong môi trường kinh doanh hiện nay, giao tiếp với đối tác không còn chỉ dừng lại ở việc trao đổi thông tin hay thương lượng các điều khoản mà đã trở thành một nghệ thu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ I NĂM HỌC 2024 – 2025

MÔN : KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN

GIAO TIẾP VỚI ĐỐI TÁC

TP.HCM, ngày 7 tháng 11 năm 2024

Giảng viên hướng dẫn Lê Thúy Kiều

DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ NHIỆM VỤ THỰC HIỆN

HIỆN

1 Phạm Trung Hiếu 24665131 Chuẩn bị nội dung 2

Mạc Đăng Tâm 24638381

Chuẩn bị nội dung 3

Lê Văn Minh Hậu 24647691

Chuẩn bị nội dung

4 Nguyễn Trương Quốc

Thắng

24669731 Làm file word

MỤC LỤC

1 Lí do chọn đề tài

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, giao tiếp với đối tác không còn chỉ dừng lại ở việc trao đổi thông tin hay thương lượng các điều khoản mà đã trở thành một nghệ thuật chiến lược quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài Một cuộc giao tiếp thành công không chỉ

mang lại lợi ích trực tiếp cho mỗi bên tham gia mà còn góp phần xây dựng

uy tín, tạo nên niềm tin và mở ra các cơ hội phát triển trong tương lai Giao tiếp với đối tác đòi hỏi sự tinh tế trong việc thấu hiểu tâm lý, khả năng phân tích và xử lý tình huống linh hoạt để vừa đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, vừa đáp ứng được mong đợi của đối tác Đặc biệt, trong các bối cảnh phức tạp hay có yếu tố nhạy cảm như đàm phán, thương lượng hợp đồng hoặc xử lý xung đột, giao tiếp càng đòi hỏi sự khéo léo, khả năng thuyết phục và kỹ năng giao tiếp hiệu quả Những yếu tố này không chỉ giúp cho doanh nghiệp duy trì quan hệ hợp tác mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp giữ vững vị trí trong thị trường đầy cạnh tranh Việc nắm vững các kỹ năng giao tiếp với đối tác còn có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong các mối quan hệ, tránh được những hiểu lầm hoặc xung đột không đáng có Một cuộc giao tiếp hiệu quả giúp đôi bên đạt được sự đồng thuận, từ đó thúc đẩy quá trình làm việc trở nên suôn

sẻ và hiệu quả hơn Xuất phát từ tầm quan trọng của giao tiếp đối tác trong

môi trường kinh doanh hiện đại và nhu cầu trau dồi, phát triển các kỹ năng này, nhóm em quyết định lựa chọn nghiên cứu đề tài “Kỹ năng giao tiếp với đối tác.” Nhóm em hy vọng đề tài này sẽ cung cấp những kiến thức và phương pháp thực tiễn hữu ích, hỗ trợ cho những người làm kinh doanh trong việc giao tiếp một cách hiệu quả, bền vững và đạt được thành công trong mối quan hệ hợp tác

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu này nhằm tìm hiểu sâu về các kỹ năng giao tiếp với đối tác, bao gồm các yếu tố, nguyên tắc và quy trình ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh Dựa trên nền tảng lý thuyết, đề tài

sẽ phân tích một số tình huống điển hình trong giao tiếp đối tác và đề xuất các giải pháp hữu ích để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, giúp giảm thiểu các rủi ro, xung đột và tăng cường sự gắn kết với đối tác

Chúng tôi mong rằng, thông qua đề tài nghiên cứu này có thể giúp ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, năng cao hiệu quả trong hoạt động giao tiếp đối với doanh nghiệp đối tác

3 Phương pháp tiến hành

- Hệ thống hóa những vẫn đề lí luận thực tiễn của vấn đề nghiên cứu

- Tìm hiểu những nguyên tắc đặc trưng khi giao tiếp với đối tác

- Tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng, đưa ra đề xuất giải pháp khắc phục vấn

đề Hơn nữa đề ra các biện pháp để năng cao hiệu quả giao tiếp với đối tác CHƯƠNG II: NỘI DUNG

1 Các khái niệm

1.1 Giao tiếp

- Giao tiếp là quá trình thiết lập các mối quan hệ thông qua những hành động nhằm thiết lập vận hành mối quan hệ giữa các cá nhân Giữa một

người với một nhóm người hay giữa một người với một người nhằm xuất phát từ nhu cầu phối hợp hành động

- Đặc trưng giao tiếp: là các cách cư xử giao tiếp khác nhau được áp dụng trong giao tiếp nhằm thúc đẩy làm đa dạng phong phú hơn cho những cuộc giao tiếp suy cho cùng bất kì cuộc giao tiếp nào cũng nhằm vào một mục tiêu đó là sự hiểu biết lẫn nhau

Giao tiếp sẽ giúp cho chúng ta có được mọi thứ mà chúng ta muốn, nếu chúng ta biết cách giao tiếp hiệu quả hoặc tốt hơn là một bậc thầy của giao tiếp thì dường như bạn sẽ có tất cả hạn bè, tài sản, tình cảm Mọi thứ của bạn có thể bắt đầu bằng một câu nói nhưng cũng có thể kết thúc chỉ vì một câu nói Nên học cách giao tiếp và rèn luyện sẽ là con đường ngân nhất giúp chúng ta đi đến thành công

1.2 Bản chất của giao tiếp

Giao tiếp là một hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người và người hoặc giữa người với những yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn nhu cầu nhất định nào đó Từ bản chất chất trên chúng ta sẽ có những nhận định:

Giao tiếp bao hàm nhiều yếu tố như:

+ Trao đổi thông tin giữa các đối tượng giao tiếp

+ Tự giác phối hợp và tìm hiểu lẫn nhau

 Nhờ đó ta có thể biết được những mục đích dự định thông tin của họ khi tìm đến

Chúng ta để thực hiện một cuộc giao tiếp

1.3 Giao tiếp với đối tác

Giao tiếp với đối tác là một trong những hoạt động cần thiết trong kỹ năng giao tiếp

Trong kinh doanh Giao tiếp là cách kết nối và liên hệ với những người xung quanh,

Đây là hoạt động thường xuyên nhất chúng ta làm hàng ngày Nhưng đối với công việc

Giao tiếp không còn là một cuộc trò chuyện bình thường, do đó cần phải vận dụng các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp với đối tác trong kinh doanh sẽ cho khách hàng thấy bạn chuyên nghiệp, khéo léo và có năng lực Từ đó góp phần tạo nên

ấn tượng tốt trong mắt họ cũng như là bước đầu xây dựng mối quan hệ làm

ăn hiệu quả lâu dài

2 Những Nguyên tắc khi giao tiếp với đối tác

2.1 Trang phục lịch sự, chuẩn bị trước khi gặp mặt

Trang phục trong giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng Một bộ trang phục phù hợp trong sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn về bản thân, thể hiện bạn là một người lịch sự và sự nghiêm túc đối với cuộc giao tiếp

Trong giao tiếp sẽ không thể tránh khỏi những trường hợp bất ngờ xảy ra Nhưng sự chuẩn bị đầy đủ giúp bạn tránh khỏi những tình huống không tốt như nói lắp bắp, diễn đạt dài dòng, lan man hay nói quá cụt không đầy đủ thông tin… Điều này sẽ làm người đối diện khó chịu Kinh doanh cần phải thực chuẩn xác và đảm bảo yếu tố thời gian của cả hai bên Do đó, để cuộc gặp gỡ diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ nội dung mình định nói gì trước cuộc gặp

2.2 Chào hỏi đối tác bằng thái độ thân thiện

Lời chào thân thiện là một điểm cộng lớn trong khi khởi đầu cuộc nói chuyện Khiến đối tác hài lòng sẽ khiến cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ hơn Trong kỹ năng giao tiếp với đối tác, tạo thiện cảm với khách hàng chính là động lực thúc đẩy dẫn đến kết quả thành công của buổi thương

hương Thái độ thân mật, cởi mở sẽ tạo ra bầu không khí gần gũi, dễ chịu khiến hai bên để đưa ra quyết định hợp tác vui vẻ

2.3 Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực và chính xác

Trước khi có cuộc gặp gỡ với đối tác, bạn cần tìm thông tin liên quan đến

họ, để biết được họ là ai? Nhu cầu của họ ra sao? Mục đích mà họ hướng tới là gì? Khi đó, bạn sẽ điều chỉnh được cách cư xử, ngôn từ sử dụng cho phù hợp Bạn không nên nói quá nhiều, dài dòng, lan man, nói không đúng ngôn từ và nội dung cần trao đổi Người có kỹ năng giao tiếp khôn khéo luôn biết mình cần nói những gì, lúc nào cần nói và lúc nào không Trong kinh doanh, ngôn ngữ cần phải lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối phương Tất cả những thông điệp mà bạn muốn truyền đi cần phải rõ ràng, rành mạch, nhân đứng trọng tâm Khi nói bạn hãy nói vừa phải, đủ hiểu, không nói quá nhanh hoặc quá chậm, giọng điệu trầm, luôn giữ thải độ nghiêm

Bạn cần quan sát kỹ lưỡng và cảm nhận tinh tế những cử chỉ và hàng động của đối tác để có những phản ứng thích hợp

2.5 Đặt câu hỏi và lắng nghe

Bạn cần cân nhắc khi đưa ra câu hỏi, đặt câu hỏi đúng trọng tâm vẫn để để thể hiện sự tập trung và lăng nghe cuộc đàm phán Trong kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe chỉnh là yếu tố mang lại thành công chính trong các cuộc trò chuyện Lắng nghe để bạn thấu hiểu đối tác đồng thời cũng là quan tâm và tôn trọng họ Do đó, để có thể đưa ra đề nghị tốt cho việc làm

ăn, bắt buộc bạn phải chú tâm vào lời nói của đối tác

2.6 Tôn trọng đối tác như tôn trọng chính mình

Trong kinh doanh cũng như cuộc sống, bạn nên nhớ rằng “Ngàn người bạn còn ít, một kẻ thù đã nhiều.” Để tạo tình bạn và không gây thù trong giao tiếp hãy tôn trọng phẩm giá của đối tác

Đừng đối xử với đối tác với tư cách là họ cần mình, mình có đòi hỏi này nọ buộc họ phải vì nể chấp nhận Đừng nghĩ rằng họ phải thường xuyên mời mình đi ăn trưa Đừng yêu cầu đối tác tặng quà cho mình hay “hoa hồng” Trong những điều kiện nhất định, bạn có thể nhận quà lưu niệm của đối tác Những món quà có giá trị nhỏ như: lịch, bút, sách vở… không làm cho bạn lệ thuộc, nhượng bộ trong đàm phán Hãy cẩn trọng nếu nhận những món quà có giá trị lớn bởi nó được tính vào giá thành sản phẩm mà bạn mua bán Thực chất, món quà đó thuộc về tổ chức, chứ không phải của bạn Bạn nên báo cáo cho lãnh đạo và giao lại món quà đó

2.7 Kiên định chứ không bảo thủ

Trong các cuộc đàm phán, không thể tránh khỏi những ý kiến trái chiều giữa bạn và đối tác Bảo thủ và cố chấp chỉ là hai cụm từ dẫn đến những tranh luận không đáng có Trong trường hợp này cần có sự nhẫn nhịn,

nghe theo ý kiến của mình Nghĩa là, nên chỉ ra những ưu – nhược điểm, được – mất, những bất cập gặp phải trong vấn đề của đối tác, từ đó, bạn đưa ra suy nghĩ lời khuyên đúng đắn để chinh phục họ Đối tác luôn biết tìm đến những người kiên định, có chính kiến riêng chứ không phải dễ dàng tử bỏ quan điểm của bản thân

2.8 Biết làm chủ cảm xúc

Cảm xúc của mỗi chúng ta luôn thay đổi trong từng hoàn cảnh khác nhau, nhưng người làm kinh doanh chuyên nghiệp nên biết điều chỉnh cảm xúc của bản thân Khi làm việc với khách hàng, không nên để cảm xúc riêng chỉ phối, hãy tự nhắc nhở và cần hình dung đúng những gì cần phải làm Cảm xúc riêng tư có thể phá hỏng cuộc đàm phán và khiến mọi thứ tồi tệ hơn, nằm ngoài khả năng kiểm soát

Tình huống 1 và cách giải quyết

- Đối tượng:

Chị A: Nữ trường phòng kinh doanh của công ty A

Ông B: Giám đốc công ty B

- Tình Huống:

Vì lý do công việc khiến Chị A thường xuyên phải tham gia các buổi tiếp khách (nhậu nhẹt) nhưng Chị A không uống được rượu Những lần Chị A đồng ý uống rượu với đối tác, mặc dù công việc chạy tốt nhưng sức khỏe đều bị ảnh hưởng Nếu lần nào Chị A từ chối thì công việc thường bị ách tắc, thậm chí bị thất bại vì đối tác cho rằng Chị A không nhiệt tình Lần này Chị A đi tiếp 1 giảm đốc đối tác (Ông B), chuẩn bị ký 1 hợp đồng rất lớn mà công ty của chị mất rất nhiều công sức theo đuổi, Ông B rất nhiệt tình mới Chị A cụng ly 100% Biết rằng Ông B đã từng bỏ 1 hợp đồng lớn với 1 đối tác khác vì cho rằng họ coi thường ông ta

- Cách giải quyết:

Chị A sẽ nói với đối tác rằng: “Em rất muốn uống với anh hết ly này Nhưng hôm vừa rối em đi khám sức khỏe, bắc và nói rằng trong thời gian này sức khỏe của em không tốt, em phải kiêng bia rượu và một số chất kích thích khác Tuy nhiên, em rất trân trọng anh nên xin phép được nhấp môi chén rượu này để thể hiện tình cảm của mình cũng như sự hợp tác của công ty em với công ty anh” và trong những lần tiếp theo phải đi gặp gỡ và

ăn uống cùng đối tác Chị A sẽ đề nghị với cấp trên là thay vì lựa chọn một địa điểm ăn uống, chúng ta có thể đối qua một quán cà phê Vì trong môi trường đó, sẽ không có đối tác nào ép Chị A uống rượu, bia được

Tình huống 2 và cách giải quyết

- Đối tượng:

-Chị E: Trưởng phòng kế toán của công ty A

-Ông F: Kế toán trưởng của công ty đối tác B

- Tình huống: Công ty A và công ty B đang đàm phán về các điều khoản thanh toán cho một dự án lớn Ông F muốn một điều khoản cho phép công

ty B thanh toán chậm mà không tính lãi, vì tình hình tài chính của công ty ông đang gặp khó khăn Tuy nhiên, chính sách của công ty A không cho phép thanh toán chậm mà không có phí phạt Nếu Chị E từ chối quá thẳng thừng, ông F có thể cảm thấy công ty A không thông cảm và có thể rút khỏi dự án

- Cách giải quyết: Chị E sẽ khéo léo nói với ông F: “Em hiểu và thông cảm với khó khăn mà công ty anh đang gặp phải Để hỗ trợ cho mối quan hệ hợp tác của hai bên, em sẽ cố gắng xem xét một số phương án để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho anh Em đề xuất mình có thể thương lượng về một mức phí phạt thấp hơn so với thông thường trong khoảng thời gian công ty anh cần để cải thiện tình hình tài chính Em tin rằng điều này có thể giúp

Trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn có trong tay 50% khả năng thành công để bạn mở rộng quan hệ với đối tác của mình Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp truyền đạt thông tin chính xác mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thấu hiểu, đồng thuận và xây dựng niềm tin với đối tác Nhờ giao tiếp tốt, doanh nghiệp có thể nắm bắt thông tin kịp thời, đưa

ra quyết định đúng đắn và tăng cường lợi thế cạnh tranh Một nhà kinh doanh có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách truyền đạt thông điệp rõ ràng, thuyết phục, và xử lý tình huống linh hoạt, giúp duy trì sự suôn sẻ trong các giao dịch và đàm phán Ngoài ra, hiểu và vận dụng các nguyên tắc giao tiếp với đối tác sẽ giúp hạn chế những hiểu lầm và rủi ro, tăng cường khả năng đạt được các thỏa thuận có lợi Kỹ năng giao tiếp với đối tác không chỉ hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng mà còn đóng góp vào sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp, giúp cải thiện doanh thu, nâng cao uy tín và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh Chính vì vậy, việc nghiên cứu

và rèn luyện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là vô cùng cần thiết, đặc

biệt là với những người đàm phán, nhằm mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp và tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài và thành công trong tương lai

TÀI LIỆU THAM KHẢO

-https://123job.vn/bai-viet/ren-luyen-ky-nang-giao-tiep-chuyen-nghiep-voi-khach-hang-trong-kinh-doanh-634.html

-https://123docz.net/trich-doan/300725-nhung-đac-tinh-va-nguyen-tac-cua-giao-tiep-trong-kinh-doanh.htm

- Giáo trình kỹ năng giao tiếp