BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT KHÁCH SẠN

Hiện nay lượng khách hàng từ cả trong nước và quốc tế có nhu cầu sử dụng các dịch vụ du lịch nói chung và dịch vụ thuê khách sạn nói giêng ngày càng nhiều , yêu cầu các khách sạn cần có

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN “PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG”

Đề tài:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

CỦA MỘT KHÁCH SẠN

Sinh viên thực hiện : 1 Lê Minh Phương - 96062 - CNT63CL

2 Phạm Thị Trà My - 96188 - CNT63CL

4 Lê Mai Linh - 96011 - CNT63CL

Hải Phòng, tháng 11 năm 2024

MỤC LỤC

Chương 1: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN 3

1.Tính thực tiễn của bài toán 3

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh bài tập lớn 3

3.Mục tiêu hướng tới của đề tài 3

Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP YÊU CẦU 4

1.Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong khách sạn 4

2.Thiết kế ứng dụng chạy trên nền tảng gì ? Ứng dụng có chức năng như nào và lưu trữ các dữ liệu gì ? 6

3.Nghiệp vụ quản lý hoạt động khách sạn 10

4.Một số mẫu giấy tờ, biểu mẫu trong hoạt động kinh doanh cấp nước 13

5.Khảo sát thưc tế 14

Chương 1: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN.

1.Tính thực tiễn của bài toán.

  Hiện nay lượng khách hàng từ cả trong nước và quốc tế có nhu cầu sử dụng các dịch vụ du lịch nói chung và dịch vụ thuê khách sạn nói giêng ngày càng nhiều , yêu cầu các khách sạn cần có các phương pháp để sử lý các luồng

dữ liệu rất lớn.Việc sử dụng các phương thức truyền thống bằng sổ sách, hiện

đã khó có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng lớn của các khách sạn Vì thế, ngày nay phát triển Công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển một nền kinh tế vững mạnh Trong xu thế

ấy, việc quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết yếu của hầu hết mọi ngành mọi doanh nghiệp, việc tin học hóa từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết

Từ tính thực tiễn của bài toán mà nhóm em,nhóm 5 đã lựa chọn đề tài

“Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hoạt động của Khách sạn”,nhằm nâng cao khả năng xử lý các luồng thông tin trong khách sạn từ đó nâng tầm dịch vụ khách sạn

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh bài tập lớn.

Công nghệ thông tin đã mang lại những thay đổi mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực, đặt biệt là trong việc quản lý kinh doanh và quản lý dữ liệu Các nghiên cứu và ứng dụng công nghệ trong việc quản lý cấp nước đã được nhiều công ty và tổ chức trên thế giới quan tâm và đầu tư phát triển.Trong đề tài này, nhóm em sẽ tập trung nghiên cứu để phát triển được một phần mềm quản lý hoạt động khách sạn để có thể đáp ứng được các nhu cầu về nghiệp vụ, đáp ứng được với yêu cầu của bài toán, giúp việc hoạt động của khách sạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn

3.Mục tiêu hướng tới của đề tài.

Theo ước tính vào tháng 7/2023 toàn Hải Phòng có 572 cơ sở lưu trú tương đương khoảng 15.564 phòng (trong đó có 07 khách sạn hạng 05 sao và tương đương;

13 khách sạn hạng 04 sao và tương đương; 19 khách sạn hạng 03 sao và tương đương)

và tổng số khách du lịch chỉ trong tháng đó là 1.063.022 khách.Vì vậy xuất phát từ nhu cầu về quản lý và thực tiễn các hoạt động hàng ngày của khách sạn mà nhóm em

có những mục tiêu muốn thực hiện trong phạm vi của đề tài gồm:

  - Tìm hiểu bài toán quản lý hoạt động của khách sạn

- Xây dựng phần mềm giúp hỗ với chức năng trợ giúp nhân viên trong khách sạn thực hiện những thao tác nghiệp vụ

- Phần mềm có chức năng phân quyền tù vào vị trí của từng nhân viên để thực hiện các chức năng khác nhau

- Phần mềm có khả năng lưu trữ thông tin khách hàng, dịch vụ, phòng,tiện

nghi, trong cơ sở dữ liệu và có thể được truy vấn bởi người có thẩm quyền

Chương 2: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP YÊU CẦU.

1.Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong khách sạn.

1.1.1Cơ cấu tổ chức của Khách sạn:

1.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong Khách sạn:

Ban giám đốc: gồm giám đốc và phó giám đốc

+ Chức năng: tổ chức quản lý và điều hành mọi vấn đề có liên quan trong phạm vi

quyền hạn của mình , quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý mọi hoạt động kinh

doanh trong khách sạn , nhận và phân tích báo cáo

+ Nhiệm vụ: Vạch ra các chương trình kinh doanh tại khách sạn, theo dõi giám sát

việc thực hiện mệnh lệnh của tất cả các bộ phận theo chức năng và nhiệm vụ được

giao, trực tiếp điều hành một số lĩnh vực khác, nhất là lĩnh vực tuyển chọn nhân viên Đặc biệt là quan hệ với chính quyền sở tại và nhà cung ứng Chịu trách nhiệm hoạt

động kinh doanh của khách sạn về mặt pháp luật

Ban Lãnh Đạo

  Quản lý trưởng khách sạn

Bộ phận tiền

sảnh

Bộ phận quản

Bộ phận quản

lý dịch vụ

Bộ phận tiền sản:

+ Chức năng: thực hiện những quy trình gắn liền với khách thuê phòng, làm cầu nối giữa khách với các dịch vụ khách ở trong và ngoài khách sạn

+ Nhiệm vụ: điều phối phòng cho khách, chăm sóc khách hàng khi còn ở khách sạn ,làm thủ tục giấy tờ khi khách đến và thanh toán khi khách đi Thông tin phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn trong việc tổ chức các dịch vụ như: dịch vụ ăn uống, dịch vụ lưu trú và các dịch vụ bổ sung khác Và đây là nơi thu nhận những thông tin cần thiết cho công việc kinh doanh của khách sạn và phản ánh kịp thời

Bộ phận quản lý phòng:

+ Chức năng: có trách nhiệm phục vụ khách về dịch vụ ngủ trong thời gian khách lưu lại khách sạn

+ Nhiệm vụ: làm vệ sinh và bảo trì hàng ngày các khu vực phòng ngủ Kiểm tra, chuẩn bị phòng, đồng thời phục vụ tại phòng như nhận đồ giặt, là đồ cho khách, kết hợp với bộ phận nhà hàng phục vụ nhu cầu ăn uống tại phòng khách, kiểm tra các minibar và báo lại với bộ phận lễ tân để tiện cho việc thanh toán mà khách đã dùng trong thời gian lưu lại tại khách sạn

Bộ phận kỹ thuật:

+ Chức năng: đảm nhiệm vận hành và bảo dưỡng cơ sở dữ liệu cho hệ thống khách sạn

+ Nhiệm vụ: có nhiệm vụ sửa chữa, vận hành (gồm thêm mới , sửa chữa và cập nhật thông tin khách hàng….)

Bộ phận quản lý tiện nghi:

+ Chức năng: đảm nhiệm các cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn như: điện, nước các thiết bị lắp đặt trong khách sạn luôn hoạt động tốt để phục vụ khách + Nhiệm vụ: có nhiệm vụ sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống vật chất kỹ thuật trong toàn khách sạn

Bộ phận quản lý dịch vụ:

+Chức năng:đảm nhiệm việc tiếp nhận nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng và thanh toán

+Nhiệm vụ:Tiếp nhận nhu cầu khách hàng , kiểm tra tình trạng của các dịch vụ có trong khách sạn

Quản lý trường khách sạn(GHM):

+Chức năng:Là cầu nối , trung gian giữa các bộ phận với ban giám đốc và điều hành trực tiếp mọi hoạt động trong khách sạn

+Nhiệm vụ:Điều hành hoạt động khách sạn dưới chỉ thị của ban giam đốc và lập báo cáo kết quả

2.Thiết kế ứng dụng chạy trên nền tảng gì ? Ứng dụng có chức năng như nào và lưu trữ các dữ liệu gì ?

2.1.Góc nhìn khát về phát triển ứng dụng

Bài toán quản lý hoat đông khách san là bài toán cơ bản có rất nhiều tiềm năng trong khâu phát triển với những yêu cầu và chức năng mở rộng nhưng trong khuôn khổ bài tập lớn do giới hạn thời gian nên nhóm em quyết định sẽ xây dưng một ứng dụng với các chức năng cơ bản nhất theo gợi ý của thầy

-Nền tảng của ứng dụng:Window Form

- Cơ sở dữ liệu:Sql Server Management

- Bảng dữ liệu cơ bản:

Dịch vụ: Lưu trữ thông tin về các dịch vụ mà khách đã sử dụng (nhà hàng, spa, dịch vụ phòng, v.v.) cùng với chi phí tương ứng

Tiện nghi: Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng,tiện nghi, số lượng hiện có

Hóa đơn: Mã hoá đơn, mã phiếu thuê, tên khách hàng, số CMND và thông tin về phòng thuê gồm {số phòng, tình trạng phòng, đơn giá phòng, số ngày ở, thành tiền}, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền thanh toán, ghi chú

Khách hàng: ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa chỉ khách hàng, quốc tịch, số hộ chiếu

Phiếu thuê:Mã phiếu thuê , thông tin khách hàng, số tiền đặt trước, yêu cầu

Phòng: Số phòng, loại phòng,diện tích, tình trạng phòng, đơn giá phòng

Báo cáo-Thống kê:Lấy , tổng hợp thông tin từ các phần đã nêu trên

2.2.Các chức năng chính của ứng dụng quản lý khách sạn:

Quản lý phòng

Quản lý tiện nghi

Quản lý dịch vụ khách sạn:

Quản lý đặt phòng

Quản lý khách hàng (CRM)

Bảng dữ liệu cơ bản:

3.Nghiệp vụ quản lý hoạt động khách sạn

3.1.Quy trình các nghiệp vụ quản lý hoạt động khách sạn

Quy trình quản lý phòng , buồng

  Tiếp nhận thông tin của bên quản lý thuê trả phòng để nhập mới thông tin phòng, sửa chữa thông tin về phòng, xoá bỏ thông tin phòng

  Sau khi tiếp nhận có khác thuê phòng rời đi sẽ dọn dẹp phòng và gửi lại thông tin tình trạng phòng cho bên tiếp tân khi xong đồng thời cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống

 Trong thời gian khách ở liên tục dọn dẹp và cập nhật lại thông tin phòng vào hệ thống

 Tiếp nhận yêu cầu từ bên quản lý dịch vụ để cung cấp một số dịch

vụ Quy tình quản lý tiện nghi:

Nghiệp vu quản

lý hoạt động khách sạn

Quản lý thuê trả,

phòng

Quản lý các dịch vụ

Quản lý khách hàng

Quản lý buồng, phòng

Quản lý danh sách

các tiện ích

Lập báo cáo thống kê

 Việc thêm mới tiện nghi được thực hiện khi có tiện nghi mới được nhập về từ nhà cung cấp

 Được quản lý bởi bộ phận tiện ích , nếu một tiện nghi không dùng nữa thì xoá thông tin tiện nghi đó Thông tin tiện nghi cũng có thể được sửa chữa Trong một phòng có thể có nhiều tiện nghi, các tiện nghi cũng có thể có trong nhiều phòng

 Khách hàng muốn sử dụng bất kỳ tiện nghi nào sẽ được nhân viên phụ trách các tiện nghi đó phụ trách kiểm tra trong thông tin tiện nghi của phòng nếu được sẽ đồng ý cho khách sử dụng không thì đưa

ra từ chối

 Thông tin tiện nghi được lưu lại trên kho dữ liệu tiện nghi của hệ thống

Quy trình quản lý các dịch vụ:

 Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, các bộ phận liên quan đến loại dịch vụ sẽ kiểm tra yêu cầu của khách Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì chỉ định nhân viên thuộc bộ phận tương ứng để cung cấp dịch vụ cho khách

 Bộ phận này phải lưu đầy đủ thông tin theo dõi quá trình sử dụng dịch vụ của khách hàng trong hoá đơn dịch vụ Mỗi phiếu thuê có thể

có nhiều hoá đơn sử dụng dịch vụ

 Ngoài ra bộ phận này còn phải thêm dịch vụ nếu là dịch vụ mới, xoá dịch vụ nếu dịch vụ đó không dùng nữa và sửa chữa thông tin dựa trên các thông tin về các dịch vụ do nhà cung cấp gửi tới từ yêu cầu của khách sạn

Quy tình quản lý thuê phòng:

 Khi khách hàng đến thuê đặt phòng, bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra yêu cầu của khách Nếu yêu cầu không đáp ứng được thì đưa ra thông báo từ chối, nếu đáp ứng được thì lập phiếu thuê cho khách hàng

 Phiếu thuê được lập thành hai bản, một bản giao cho khách, một bản lưu lại Khách hàng có thể thuê nhiều lần khi có nhu cầu thuê phòng, mỗi lần thuê sẽ có một phiếu thuê được lập Khi khách hàng trả phòng hoá đơn thanh toán sẽ được lập cho khách hàng

 Khách hàng có thể thuê nhiều lần khi có nhu cầu thuê phòng, mỗi lần thuê sẽ có một phiếu thuê được lập

 Bản lưu lại gửi cho bên quản lý khách hàng để họ lưu trữ lại thông tin và xử lý chúng

Quy trình quản lý khách hàng:

 Tiếp nhận thông tin khách hàng từ phiếu thuê của lễ tân,thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ lại hệ thống

 Thông tin khách hàng sẽ liên tục được theo dõi và sẵn sàng để chỉnh sửa , cập nhật tình trạng

Quy trình trả phòng:

 Nhân viên lễ tân của bộ phận tiền sảnh nhận bàn giao phòng của khách hàng , gửi yêu cầu kiểm tra phòng tới cho nhân viên quản lý phòng

 Nhân viên phòng kiểm tra đồ trong tủ lạnh mini và tình trạng phòng rồi gửi thông báo cho lễ tân

 Lễ tân nhận thông báo của nhân viên quản lý phòng nếu phát sinh vấn đề thì thông báo cho khách nếu xong rồi thì lập hóa đơn gửi khách

Quản lý báo cáo thống kê:

- Quản lý trưởng khách sạn tập trung các báo cáo từ các bộ phận khác

và soạn thống kê gửi ban giám đốc

 Có nhiệm vụ thống kê khách hàng thuê, thống kê tình trạng phòng, thống kê tình trạng thuê phòng, thông kê số lượng hàng xuất nhập kho,thống kê doanh thu

 Thống kê được đưa lên ban quản lý khi có yêu cầu

4.Một số mẫu giấy tờ, biểu mẫu trong hoạt động kinh doanh cấp nước

Ảnh 1.Mẫu phiếu thuê

Ảnh 2.Mâu hóa đơn thanh toán

 

5.Khảo sát thưc tế 

Khách sạn Vinpearl Hotel Imperia Hải Phòng:

Khách sạn Vinpearl Hotel Imperia Hải Phòng là một trong những khách sạn sang trọng và nổi bật nhất tại thành phố Hải Phòng, thuộc Tập đoàn Vingroup Khách sạn này nằm trong khu đô thị Imperia, có thiết kế hiện đại và đầy đủ các tiện nghi cao cấp Sau khi chúng em đã tổng hợp thông tin của khách sạn Vinpearl Hotel Imperia Hải Phòng, chúng em đã có được 1 số thông tin về hệ thống quản lý mà khách sạn đang sử  dụng:

• Property Management System (PMS):

Vinpearl thường sử dụng các hệ thống PMS tiên tiến như Opera của Oracle, một trong những hệ thống phổ biến nhất trong ngành khách sạn, hoặc một PMS chuyên biệt do Vinpearl tùy chỉnh

PMS giúp quản lý đặt phòng, phân bổ phòng, cập nhật tình trạng phòng trống, và tích hợp với các hệ thống khác (OTAs, CRM, POS) để tạo ra sự đồng bộ trong việc quản

lý đặt phòng và thanh toán

• Customer Relationship Management (CRM):

Hệ thống CRM giúp Vinpearl quản lý thông tin khách hàng, bao gồm lịch sử lưu trú,

sở thích cá nhân và các chương trình khách hàng thân thiết

CRM cũng giúp gửi các chiến dịch marketing, ưu đãi đặc biệt qua email hoặc tin nhắn, nhắm tới nhóm khách hàng theo phân khúc hoặc sở thích cụ thể

• Point of Sale (POS):

Hệ thống POS được sử dụng để quản lý các dịch vụ ăn uống, bar, spa và các hoạt động khác trong khách sạn

POS giúp ghi nhận đơn hàng, theo dõi doanh thu từng dịch vụ, và đồng bộ hóa với PMS để cập nhật các chi phí vào tài khoản của khách, giúp tạo hóa đơn tổng cuối kỳ khi khách rời đi

• Hệ thống quản lý tài chính và kế toán:

Vinpearl có thể sử dụng một phần mềm kế toán tích hợp hoặc phần mềm quản lý tài chính riêng để theo dõi doanh thu, chi phí, lập hóa đơn, quản lý công nợ

Hệ thống này có khả năng đồng bộ dữ liệu từ các bộ phận khác, tạo ra báo cáo tài chính chi tiết, phân tích doanh thu từ từng dịch vụ trong khách sạn

• Quản lý nhân sự (HRM):

Hệ thống quản lý nhân sự giúp điều phối lịch làm việc, phân công nhiệm vụ, đánh giá hiệu quả làm việc, và hỗ trợ các công việc về tuyển dụng, đào tạo

Ngoài ra, HRM giúp theo dõi thời gian làm việc, hỗ trợ trả lương và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo nhân lực luôn đáp ứng đủ cho hoạt động khách sạn

• Hệ thống quản lý an ninh và giám sát:

Khách sạn sử dụng hệ thống camera an ninh, kiểm soát ra vào bằng thẻ từ, và các thiết

bị giám sát khác để đảm bảo an toàn cho khách hàng và nhân viên

Các dữ liệu an ninh được ghi lại và lưu trữ, sẵn sàng kiểm tra khi có tình huống khẩn cấp

• Báo cáo và phân tích dữ liệu:

Hệ thống này giúp Vinpearl thu thập, phân tích và lập báo cáo về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, mức độ hài lòng của khách hàng Dữ liệu từ hệ thống phân tích hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định cải thiện dịch vụ và tối ưu hóa hoạt động

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Từ khảo sát thực tế tại công ty được mô tả cụ thể trong chương 2, hệ thống sẽ được phân tích thiết kế thành một ứng dụng quản lý hoạt động khách sạn Dưới đây là các chức năng chính của hệ thống:

1 Quản lý hệ thống

Chức năng này bao gồm quản lý người dùng, quản lý quyền, phân quyền, đăng nhập, đăng xuất và đổi mật khẩu

2.Quản lý phòng

Chức năng này bao gồm quản lý loại phòng , số lượng phòng , tình trạng phòng 3.Quản lý tiện nghi

Chức năng này bao gồm quản lý tình trạng tiện nghi trong phòng , số lượng tiện nghi

có trong phòng , thêm tiện nghi và xóa tiện nghi

4 Quản lý dịch vụ

Chức năng này bao gồm quản lý loại dịch vụ , quản lý yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng , quản lý thông tin sử dụng dịch vụ , lập hóa đơn sử dụng dịch vụ , thêm , xửa , xóa thông tin dịch vụ

5.Quản lý thuê , trả phòng

Chức năng này bao gồm quản lý xác nhận yêu cầu khách hàng , lập phiếu thuê , xác nhận tình trạng phòng , lập hóa đơn

6.Quản lý khách hàng

Chức năng này bao gồm quản lý thông tin khách hàng bao gồm thêm sửa xóa thông tin dịch khách hàng bắt đầu từ khi nhân viên lễ tân lập phiếu thuê

7.Lập báo cáo thống kê

Chức năng này bao gồm lập báo cáo thông kê doanh thu và tình trạng kinh doanh của khách sạn

3.1 Phân tích chức năng của hệ thống