Luận văn thạc sĩ Kỹ thuật hệ thống công nghiệp: Thiết kế hệ thống quản lý hoạt động Logistics công ty Mio Communications

Đề tài này tập trung nghiên cứu phân ngành Logistics sự kiện – với định nghĩa ban đầu và khái quát nhất như sau: Logistics sự kiện event logistics: một mạng gồm các hoạt động, phương ti

GIỚI THIỆU

Đặt vấn đề

Kể từ khi đƣợc phát hiện vào những năm 1980 đến nay, việc phát triển rộng rãi các hoạt động kinh doanh logistics và việc nghiên cứu các vấn đề lý luận về logistics đã đƣợc nhiều học giả trên thế giới quan tâm (xem Introduction to Logistics Engineering – nhiều tác giả, London, New York 2008)

Cho đến nay, người ta đã có những cách nhìn nhận toàn diện hơn, sâu sắc hơn và nhất là logic hơn về lý luận, cơ sở khoa học của logistics, đã xuất hiện những nghiên cứu nhằm xây dựng những cơ sở lý thuyết của logistics nhƣ một môn khoa học Ngày nay, người ta nhận thấy vai trò của logistics rất lớn, không chỉ trong kinh tế mà còn đối với các tổ chức, trong đó có các công ty, do vậy đòi hỏi phải có cách nhìn nhận tổng quát hơn về logistics

Vào thế kỷ XXI, hậu cần trên toàn cầu được coi là một công cụ quản lý và bao gồm bốn nhánh chính: Logistics kinh doanh, Logistics quân sự, Logistics sự kiện và Logistics dịch vụ Bài nghiên cứu này tập trung vào phân ngành Logistics sự kiện, được định nghĩa ban đầu và tổng quát nhất như sau:

Logistics sự kiện (event logistics): một mạng gồm các hoạt động, phương tiện và con người cần thiết để tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực trên cho một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả (Trích “Lý luận hiện đại về Logistics” của John J.Coyle, Edward J Bardi, và C John Langley)

 Xét ở một khía cạnh khác, theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì event là công c ụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau nhƣ hội nghị khách hàng, giới thiệu và trƣng bày s ản phẩm… Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm gần đây đang phát triển rất nhanh

 Từ khi Việt Nam gia nhập WTO, ngành công nghiệp quảng cáo trong nước phát triển mạnh mẽ và nhiều đ ại gia quảng cáo trên thế giới đang ồ ạt đổ xô vào thị trường Việt Nam, nhiều công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện trong nước được thành lập, điều này tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt về ý tưởng, chất lƣợng và giá cả

Với sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ nước ngoài giàu kinh nghiệm, sáng tạo và nguồn lực, các công ty sự kiện Việt Nam thường chịu thế bất lợi Các sự kiện lớn thường phải thuê công ty nước ngoài thực hiện, còn các tập đoàn lớn đến Việt Nam cũng ưu tiên chọn đối tác nước ngoài Do đó, mở rộng quy mô, nâng cao năng lực và cạnh tranh trực tiếp với các công ty nước ngoài ngay trên sân nhà là nhu cầu cấp thiết của các công ty sự kiện nội địa.

Về cung ứng, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện vẫn chưa hình thành được một ngành dịch vụ riêng biệt Trong khi số lượng công ty cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp và quy mô lớn còn rất ít, hoạt động tổ chức sự kiện thường được thực hiện bởi các đơn vị trong các ngành nghề khác như khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc các doanh nghiệp quảng cáo lớn.

Với các sự kiện lớn mang tầm quốc gia thường kéo dài và diễn ra trên phạm vi rộng thì cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức Khi sự kiện kết thúc thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp nhƣ vậy việc tổ chức các hoạt động TCSK trở nên rất tốn kém và lãng phí

 Nhìn chung, hoạt động cung ứng TCSK còn thiếu tính chuyên nghiệp, chất lƣợng dịch vụ còn thấp và chi phí cao

 Nghiên cứu này sẽ cung cấp một công cụ giúp c ải thiện hoạt động logistics và cung ứng nhằm giảm các lãng phí về tiền bạc, thời gian, nhân lực trong tổ chức sự kiện

 Đề tài đáp ứng sẽ đƣợc nhu cầu cấp thiết về quản lý chung và điều hành, phân bổ cho nhiều sự kiện một cách hiệu quả hơn, thay vì “có gì làm nấy”, “tới đâu hay tới đó” nhƣ thực trạng hiện nay

 Đề tài sẽ góp phần quan trọng vào việc Đào tạo nguồn nhân lực có chất lƣợng cho lĩnh vực Tổ chức sự kiện; cách thức gắn kết, phối hợp các bộ phận với nhau một cách trơn tru, nhịp nhàng, thay vào lối làm việc “mạnh ai nấy làm”,

“đi lên từ kinh nghiệm” nhƣ hiện nay.

Đánh giá các nghiên cứu liên quan

Vì đây là đề tài mà khía cạnh nghiên cứu còn rất mới mẻ về lĩnh vực tổ chức sự kiện nên các lý thuyết, bài báo nghiên cứu có liên quan còn hạn chế Ở Việt Nam, các nghiên cứu sâu sát về Event Logistics hầu như không có Dưới đây là một số

Tìm kiếm từ Google Scholar với các key word: Event Logistics, Event Planning, Event Management, Marketing Logistics a) The Business of Event Planning: Behind-the-Scenes Secrets of Successful Special Events

Trước khi lập kế hoạch một sự kiện, có nhiều việc phải làm sau hậu trường

Quy trình lập kế hoạch phải được ghi thành văn bản, phí tổ chức và các hợp đồng thương lượng, cũng như các vấn đề an toàn đều được xem xét cẩn thận Cuốn sách này đề cập mọi khía cạnh về tổ chức và lập kế hoạch các sự kiện quan trọng Từ việc chuẩn bị kế hoạch chi tiết, tính toán chi phí tổ chức đến thiết kế sự kiện đa văn hóa và tận dụng hiệu quả công nghệ hiện đại Sách cũng cung cấp nhiều công cụ thiết thực như mẫu thư thỏa thuận, mặt bằng mẫu cho khách hàng, bảng biểu và danh sách kiểm tra Dù là người mới vào nghề hay chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, cuốn sách này đều đưa ra lời khuyên hữu ích để tổ chức các sự kiện đặc biệt hạn chế tối đa những bất trắc.

Thời tiết và khí hậu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của nhiều sự kiện đặc biệt ngoài trời, bao gồm cả chất lƣợng trải nghiệm của khách Mặc dù tầm quan trọng ngày càng tăng của du lịch sự kiện nhiều cộng đồng tại Canada và Hoa Kỳ, nghiên cứu kiểm tra ảnh hưởng của khí hậu thời tiết hiện tại và lập kế hoạch sự kiện, hoặc sự kiện du lịch một cách rộng rãi hơn, rất hạn chế Do đó, các tác động tiềm tàng của biến đổi khí hậu cho việc lập kế hoạch sự kiện và du lịch vẫn chƣa đƣợc khám phá Bài báo này trình bày các kết quả của việc đánh giá đầu tiên đƣợc biết đến của biến đổi khí hậu về du lịch sự kiện ở Bắc Mỹ Một nghiên cứu trường hợp vùng thủ đô của Canada đã được sử dụng để tốt hơn hiểu các tác động hiện tại của thời tiết và khí hậu trên ba hồ sơ các sự kiện ngoài trời đƣợc lên kế hoạch bởi các Ủy ban quốc gia (NCC), các lễ hội Tulip Canada, và lễ kỷ niệm của Canada, và để đánh giá tác động tiềm tàng của biến đổi khí hậu tổ chức sự kiện dài hạn của NCC Biến đổi khí hậu dự kiến sẽ có một tác động có ý nghĩa về sự thành công của một số sự kiện đặc biệt bằng cách làm thay đổi khả năng của NCC để duy trì các điểm tham quan dựa trên băng (trƣợt băng kênh đào Rideau Skateway), thay đổi hiện tƣợng tulip để gây ra một không phù hợp với các ngày lễ hội hiện nay, và tăng sự cần thiết cho việc lập kế hoạch khẩn cấp trong quá trình ngày Canada Các chiến lƣợc thích ứng có thể để đáp ứng với những thách thức của biến đổi khí hậu cũng đƣợc thảo luận, cũng nhƣ một số vấn đề chung của quản lý sự kiện có liên quan c) Festival Stakeholder Roles: Concepts and Case Studies

Trong nghiên cứu này thăm dò, nhiều nghiên c ứu của các loại khác nhau của lễ hội ở hai nước cho thấy làm thế nào quản lý lễ hội làm việc với các bên liên quan và họ là ai Các bên liên quan vai trò đƣợc phân loại nhƣ điều tiết, hỗ trợ, đồng sản xuất, nhà cung cấp, cộng tác viên, khán giả, và các ảnh hưởng, và kết quả cho thấy rõ ràng rằng các bên liên quan có nhiều vai trò ảnh hưởng đến tổ chức Ý nghĩa thực tiễn đƣợc rút ra cho các nhà quản lý sự kiện liên quan đến việc xác định, đánh giá, và quản lý các mối quan hệ của các bên liên quan Dựa trên lý thuyết phụ thuộc tài nguyên và các bên liên quan, một mô hình khái niệm đƣợc trình bày để minh họa kết luận rằng lễ hội và các sự kiện đƣợc sản xuất trong và bởi một tập hợp các mối quan hệ của các bên liên quan đƣợc quản lý

Khuyến nghị đƣợc thực hiện cho sự phát triển của lối nghiên cứu này và lý thuyết xây dựng d) Strategic sports event management: an international approach Đăng cai tổ chức các sự kiện thể thao, có thể là sự kiện quốc tế lớn, có tác động rất lớn và lâu dài đến môi trường, kinh tế và công nghiệp Quản lý sự kiện Thể thao: Một cách tiếp cận quốc tế cung c ấp cho sinh viên và cán bộ quản lý sự kiện trong ngành công nghiệp với một cái nhìn sâu sắc vào việc quản lý chiến lƣợc của sự kiện thể thao của tất cả các quy mô và bản chất Cơ cấu tổ chức cho thấy quá trình lập kế hoạch có thể được sử dụng trước hết là hiểu được tầm quan trọng của một cách tiếp cận chiến lƣợc, và thứ hai là làm thế nào để thực hiện các chiến lược có thể đạt được sự kiện thể thao thành công trong trường hợp các nghiên cứu ngắn hạn và dài hạn Sử dụng trường hợp nghiên cứu quốc tế như Thế vận hội Sydney 2000, Sự kiện Boardsurfing ở Anh, Mỹ và Úc, Manchester Commonwealth Games 2002, Thế vận hội Mùa đông 2002 Salt Lake City và Thế vận hội Athen 2004, văn bản này xem xét tại: các tổ chức có liên quan chẳng hạn như IOC, FIFA và IAAF, và các tương tác của họ với các tổ chức từ thiện, phương tiện truyền thông và quảng bá Quá trình lập kế hoạch; ngắn hạn và lợi ích lâu dài, và đánh giá Bao gồm cả chiến lƣợc hoạt động, thông tin liên l ạc, thiết bị và nhân viên Tầm quan trọng của các kế ho ạch chiến lƣợc dài hạn cũng nhƣ ngắn hạn và tác động của đăng cai sự kiện thể thao Xây dựng một khung khái quát cho việc hoạch định, tổ chức, quản lý và đánh giá các sự kiện thể thao

Các trường hợp và ví dụ, cả hai sự kiện thể thao lớn và nhỏ, từ kinh nghiệm đầu tiên và nghiên cứu e) Tổ chức sự kiện là công cụ marketing hiệu quả nhất

Tổ chức sự kiện (event): nhằm giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới là một ho ạt f) Event Logistics - người "nâng khăn sửa túi" cho Event Điều gì khác nhau giữa 1 tiệc nướng ngoài trời với một nhóm bạn và một festival cho nửa triệu người tham dự Trên nguyên lý là không có gì khác nhau c ả vì ở cả 2 event người ta đều đến gởi xe, trò chuyện, an toạ, ăn uống… và có những kỷ niệm đẹp về event (Nguồn: dịch từ supplyinstitute.org) g) Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế,văn hóa, xã hội

Sự kiện và Tổ chức sự kiện (TCSK) có khả năng ảnh hưởng lớn đối với đời sống chínhtrị, kinh tế, văn hóa, xã hội của một quốc gia, một khu vực hoặc cộng đồng

Kiến thức về TCSK rất cần thiết đối với những người làm PR, các nhà báo, các nhà quản lý và công chúng nóichung Việc phát triển hệ thống kiến thức về TCSK và đưa TCSK thành chương trình đào tạobậc cử nhân trong nhà trường đại học ở Việt Nam sẽ góp phần thúc đẩy ngành kinh tế-dịch vụnày phát huy khả năng đem lại lợi nhuận cao và đóng góp nhiều mặt vào sự phát triển của xãhội

Bên c ạnh đó, hiểu biết về TCSK ở tầm chiến lƣợc sẽ giúp hạn chế những mặt trái mà việc lạm dụng TCSK có thể gây ra cho xã hội

(Trần Thị Hòa, Tạp chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng - Số 5 (40) 2010) h) Một số luận văn và khoá luận tốt nghiệp của sinh viên các ngành PR /Tổ chức sự kiện như:

- Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Sáng Tạo - Smart Communications

- Hoạt động tổ chức sự kiện của Báo điện tử Vnmedia và giải pháp hoàn thiện

- Một số giải pháp nhằm phát triển gameshow truyền hình mang thương hiệu Việt tại Công ty cổ phần Quảng cáo và sản xuất phim ProVietnam

(Do tham khảo từ các nguồn rời rạc trên internet nên chƣa xác định đƣợc nguồn gốc chính xác của các đề tài này)

Nhìn chung, các nghiên cứu nước ngoài thường tập trung phân tích chi tiết về các khía cạnh cụ thể ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện, chẳng hạn như văn hóa, thời tiết, các bên liên quan (stakeholder) Ngoài ra, một số nghiên cứu cũng tập trung vào phân tích sâu rộng về một mảng sự kiện lớn nào đó.

Các chủ đề trong mục h thường thiên về góc độ PR-marketing, tập trung phân tích quy trình và tình hình thực tế Những chủ đề này đưa ra một số đề xuất chung chung mà không đi sâu vào các khía cạnh cụ thể, dẫn đến phạm vi phân tích còn hạn chế.

 Đề tài này sẽ cố gắng phân tích sâu sát hơn, đặc biệt là về hoạt động Logistics, phân bổ nguồn lực sự kiện – khía cạnh quan trọng nhất và gần nhƣ bao quát toàn bộ hoạt động TCSK.

Mục tiêu

 Nghiên cứu toàn diện lĩnh vực TCSK – lĩnh vực trước giờ vẫn được xem là mang tính nghệ thuật và marketing – dưới gốc độ kỹ thuật hệ thống Rõ ràng, TCSK mang đầy tính chất quản lý dự án và logistics, rất phù hợp với chuyên môn Kỹ thuật hệ thống công nghiệp

 Phân tích và đề xuất giải pháp Từ đó, tạo nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo về lĩnh vực TCSK

 Thiết kế hệ thống quản lý hoạt động Logistics trong TCSK nhằm giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp và chất lƣợng sự kiện.

Nội dung

 Nghiên cứu khái quát về lĩnh vực TCSK (trước khi đi sâu vào bộ phận logistics của nó) từ tài liệu chuyên ngành PR-Event, tài liệu nước ngoài và từ các chương trình đào tạo Chuyên viên tổ chức sự kiện

 Phân tích nhu cầu tổ chức sự kiện và sự cạnh tranh trên thị trường

Thu thập thông tin từ các nguồn trực tuyến, công ty tư vấn dịch vụ công nghệ và các câu lạc bộ TCSK để hệ thống dữ liệu bài bản Tiếp cận chuyên gia và những người có kinh nghiệm trong ngành nhằm xác định những thách thức, thuận lợi và vấn đề còn tồn tại trong lĩnh vực tư vấn dịch vụ công nghệ.

 Phân tích số liệu về nhu cầu sự kiện, các loại hình sự kiện, các nguồn lực… từ thực tế công ty sự kiện

 Phân loại nguồn lực sự kiện, xếp hạng các loại sự kiện ƣu tiên

 Xây dựng các module, thiết kế hệ thống quản lý, phân bổ nguồ n lực hiệu quả

 Đánh giá hệ thống thiết kế

 Thực hiện quản lý dự án event điển hình

 Đề xuất các phương pháp sáng tạo tổ chức sự kiện ấn tượng và độc đáo.

Giới hạn và phạm vi

Nghiên cứu hoạt động Logistics trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (TCSK) là một phần quan trọng của tiếp thị, tập trung vào việc quản lý nguồn lực để đảm bảo tổ chức thành công các sự kiện lớn.

 Số liệu đƣợc thu thập từ năm 2010, từ công ty TCSK MiO Communications và các supplier của công ty, F-Event.com.vn, Eventchannel.vn

 Thực tế, công ty TCSK thường đứng vai trò trung gian, liên kết các bên, và chia sẻ lợi nhuận Vì kỹ năng quản lý chƣa hiệu quả, còn nhiều lãng phí Ở đây, MiO Communications là một công ty lớn với đầy đủ các năng lực tự tổ chức, quản lý tốt, nên rất hạn chế thuê ngo ài Và “Hạn chế thuê ngoài” là một giả định xuyên suốt đề tài này

 TCSK mang tính đ ặc trƣng, nghệ thuật, uyển chuyển, phức tạp đối với từng loại sự kiện khác nhau, thậm chí trong cùng một loại sự kiện Vì thế, đề tài này đã phân tích ở mức độ chung nhất, thiết yếu nhất nhằm khả thi hơn trong việc tính toán, phân bổ nguồn lực

 Các yếu tố không xét đến trong đề tài: chi phí trong TCSK

Bố cục dự kiến

o Chương 1: Giới thiệu o Chương 2: P hương pháp luận và Cơ sở lý thuyết o Chương 3: Phân tích lĩnh vực TCSK & Các vấn đề liên quan o Chương 4: Giới thiệu công ty & Phân tích thực trạng o Chương 5: Thiết kế hệ thống quản lý hoạt động Event Logistics o Chương 6: Đề xuất cải tiến - Quản lý dự án Event o Chương 7: Kết luận & Kiến nghị

PHƯƠNG PHÁP LUẬN

PHƯƠNG PHÁP LUẬN

NGHIÊN CỨU LĨNH VỰC EVENT

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

MODULE NGUỒN LỰC XÂY DỰNG

MODULE NHU CẦU CÁC LOẠI SỰ KIỆN

HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG

THU THẬP SỐ LIỆU & PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TY

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN DỊCH VỤ

QUẢN LÝ DỰ ÁN EVENT ĐIỂN HÌNH

Giới thiệu một số phương pháp nghiên cứu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (TCSK) c ủa PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Đại học Kinh tế Quốc Dân

Phương pháp biện chứng đ ược quán triệt và xuyên suốtquá trình nghiên cứu TCSK Đối tƣợng nghiên cứu là một thực thể, một thực tại khách quan nằm trong thế giới vật chất nên nó chịu sự ràng buộc và chi phối của rất nhiều yếu tố, nhiều mối quan hệ Do vậy không thể phản ánh thực tại khách quan khi chúng ta nghiên cứu các hoạt động TCSK độc lập, tách rời Phương pháp biện chứng đòi hỏi nghiên cứu TCSK trong mối quan hệ ràng buộc của nó, đó là việc nghiên cứu cả hệ thống, đồng bộ Mỗi hoạt động sự kiện đều là kết quả của hàng loạt hoạt động sự kiện khác, hoạt động sự kiện này sẽ chi phối hoạt động sự kiện kia Thiếu một trong những yếu tố cũng sẽ làm cả hệ thống thay đổi Việc nghiên cứu TCSK đòi hỏi tính hệ thống rất cao

Phương pháp biện chứng đòi hỏi trong nghiên cứu TCSK phải có tư duy đ a chiều Mỗi kết quả trong TCSK do nhiều nguyên nhân khác nhau Nếu chỉ nghiên cứu theo một hệ thống là chƣa đ ủ, chƣa phát hiện hết những đặc tính còn tìm ẩn của hiện tượng sự vậtđó Cũng tương tự, một hiện tượng sự vật nào đó chẳng hạn như một hoạt động sự kiện cụ thể sẽ tác động chi phối đến nhiều sự vật hiện tƣợng thuộc nhiều hệ thống khác nhau Với những vấn đềđã đặt ra đòi hỏi việc nghiên cứu TCSK phải có tƣ duy đ a chiều mới có thể tiếp cận và nhận thức đƣợc nội dung khoa học phản ánh hiện thực khách quan của chúng

Phương pháp tiến triển tự nhiên:

Phương pháp này cũng được ứng dụng nhiều trong nghiên cứu TCSK Phương pháp này yêu cầu việc nghiên cứu phải đƣợc thực hiện theo quy luật nhận thức từ thấp đến cao, từđơn giản đến phức tạp, từ hiện tƣợng đến bản chất Các sự vật hiện tƣợng trong có các hoạt động TCSK luôn diễn ra quá trình diễn biến này Sự vật nằm trong một chuỗi tiến hoá, sự vật hiện tượng phát sinh trước là tiền đề cho sự vật hiện tƣợng sau, sự vật hiện tƣợng sau là s ự phát triển cao hơn c ủa sự vật hiện tượng trước Tính quy luật này biểu hiện ở rất nhiều hệ thống khác nhau của ho ạt động TCSK, đòi hỏi các nhà nghiên cứu phải đƣợc quán triệt và tôn trọng, không đƣợc áp đặt những ý nghĩ chủ quan trong quá trình nghiên cứu tiếp cận

Với phương pháp tiến triển tự nhiên như vậy, các nhà nghiên cứu có thể hình dung đƣợc toàn bộ các hoạt động sự kiện và nhận biết đƣợc hệ thống đó cùng với các hoạt động phù trợ logic của sự tiến triển không

Phương pháp này cũng có tác dụng tốt trong nghiên cứu tiếp cận TCSK Các hoạt động sự kiện đƣợc phân tích chi tiết Chúng đƣợc hình thành nhằm thực hiện mục tiêu gì? Chúng phát huy những tác dụng nào? Chúng mang l ại những giá trị gì cho khách tham dự và công chúng? Những giá trị đó biểu đạt những ý nghĩ gì của thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện mong đợi v.v…

Các hoạt động trong công tác chuẩn bị và trong thời gian thực hiện đều phải đƣợc phân tích đánh giá kỹ để có đƣợc những quyết định giới hạn về thời gian, quy mô và ngân sách cho các ho ạt động đó

Phương pháp liên hệ thực tế:

Trong quá trình nghiên cứu TCSK c ần tăng cường liên hệ với thực tế một sự kiện nào đó mà ta đã đƣợc tham dự Với thực tế mà ta đã đƣợc chiêm nghiệm, đối chiếu so sánh với những điều ta đã học đƣợc, từ đó tiến hành phân tích đánh giá, vạch ra nguyên nhân những điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn Liên hệ với thực tế giúp chúng ta tiếp cận với các nội dung khoa học nhanh hơn với những phương pháp sáng t ạo hơn

Phương pháp khái quát tổng hợp:

Phương pháp này đòi hỏi chúng ta phải khái quát từ hiện tượng bề ngoài để đi tới cái chung, cái bản chất của sự vật hiện tƣợng, khái quát những hiện tƣợng riêng biệt thành cái chung, cái phổ biến

Trong khi nghiên cứu trường hợp thực sự, cần thiết lập mối liên hệ chặt chẽ với thực tiễn, khái quát hóa các hiện tượng cụ thể và tổng hợp chúng, từ đó phát hiện ra tính quy luật của các hiện tượng và sự vật Ví dụ như các yêu cầu cần có của một bãi đỗ xe? Đây rõ ràng là vấn đề cốt lõi, và những yêu cầu đó mang tính nguyên tắc và quy luật, chứ không phải do các nhà nghiên cứu tạo ra, mà họ chỉ nhận ra chúng thông qua quá trình khái quát và tổng hợp.

Ngoài những phương pháp đã đề cập, còn một số phương pháp khác có thể sử dụng trong nghiên cứu TCSK như phương pháp Benrchmarking, phương pháp mô phỏng v.v… giúp người nghiên cứu tiếp cận nội dung khoa học và nhận thức nó cũng sẽ thuận lợi hơn

Phương pháp luận nghiên cứu phân tích và giải quyết đề tài, tập trung vào lĩnh vực Event Logistics, được trình bày tổng quan trong sơ đồ trang tiếp theo.

Lưu ý: Đây là đề tài mang tính thực tiễn cao, mà không mang nhiều tính học các tài liệu, kế thừa các nghiên cứu liên quan Với tất cả những do đó đã hình thành nên phương pháp luận cho nghiên cứu.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Mỗi bài toán quyết định đa tiêu chuẩn với các mục tiêu mâu thuẫn có thể khác với tầm quan trọng của người ra quyết định Một vài mục tiêu có thể quan trọng hơn một vài mục tiêu đang xét Tính tương đối của tầm quan trọng có thể được khái niệm hóa theo nhiều cách Nó có thể là: (1) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng và không có trade-off Đây là trường hợp không có lời giải; (2) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng đến khi đạt tới một vài giá trị giới hạn Đây là trường hợp có rất ít hoặc không có lời giải; (3) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng đến khi đạt tới một giá trị giới hạn và khi vƣợt qua giá trị đó, trade-off đƣợc xem xét mặc dù tốc độ trade-off có thể là biến số; (4) Một vài mục tiêu thì quan trọng, những mục tiêu còn lại thì đƣợc xem xét trade-off nhiều hơn; (5) Tất cả các mục tiêu đều quan trọng và trade-off đều đƣợc xem xét Đây là danh sách các khả năng đƣợc sắp xếp sao cho giảm mức độ khó nhằm tìm ra lời giải Nó cũng là nền tảng của khả năng cuối cùng đƣợc đề cập đến để phần lớn các kỹ thuật ra quyết định đa tiêu chuẩn đƣợc xây dựng Để đánh giá mức độ tầm quan trọng của đa tiêu chuẩn, có một vài phương pháp dựa vào toàn bộ sự đánh giá c ủa con người Các kỹ thuật được đề cập ở đây có thể bao gồm một người hay một nhóm người Nói chung, với các kỹ thuật nhóm, các thành viên là các chuyên gia hoặc các cá nhân có kiến thức chuyên biệt, có thể gồm một vài người có trách nhiệm ra quyết định

Phép đo ý kiến đánh giá bao gồm các phương pháp khác nhau được sử dụng để thu thông tin từ một cá thể đơn hay để tích lũy thông tin đầu vào từ một số người, thường là chuyên gia trong một lĩnh vực chuyên môn Dạng đơn giản nhất ý kiến đánh giá một chuyên gia (the single expert opinion) Các khảo sát và danh sách báo cáo sử dụng chuyên gia cho ta một phương pháp tốt hơn của việc đo đạc ý kiến đánh giá Điểm thuận lợi nhóm so với cá nhân là nó mang lại một lƣợng thông tin, kỹ năng và kinh nghiệm để phân tích lớn hơn b) Thang đo lường

Trong quá trình tối ưu hóa đa tiêu chuẩn, quá trình xếp hạng có vai trò thiết yếu Trong nhiều trường hợp, các đối tượng hoặc ý tưởng cần được xếp hạng dựa trên một tập hợp các tiêu chuẩn Ví dụ, xếp hạng năng lực sinh viên trong lớp dựa trên điểm trung bình Để thực hiện xếp hạng hiệu quả, các nhà phân tích cần xác định tầm quan trọng tương đối của từng tiêu chuẩn.

Tính quan trọng tương đối của mỗi tiêu chuẩn có thể được diễn tả bằng

“độ ưu tiên” hay “trọng số” Độ ưu tiên ám chỉ trường hợp khi các tiêu chuẩn đƣợc sắp xếp theo theo tầm quan trọng và trừ khi các tiêu chuẩn ở mức cao hơn được xem xét Trong các trường hợp khác, “trọng số” gắn liền dấu hiệu phân biệt đặc trưng tầm quan trọng tương đối của một vài tiêu chuẩn với cùng độ ưu tiên

Nếu một tiêu chuẩn chiếm trọng số là 60% và tiêu chuẩn còn lại chiếm 40% thì cái trước quan trọng hơn cái sau với tỷ lệ 1,5:1,0

Thang đo định danh (nominal scales) Các thang loại này bị hạn chế cũng nhƣ việc cung cấp cho chúng ta ít thông tin nhất Phần lớn chỉ đƣợc xử lý nhƣ danh hiệu Thí dụ, các công nhân trong chuyền sản xuất là số lượng cho trước để xử lý các mục đích đồng nhất hóa

Thang đo thứ tự (ordinal scales) Các cách này hoàn toàn là thang xếp hạng

Thang này có thể phân biệt giữa hai yếu tố theo tiêu chuẩn đơn Thí dụ, một người có thể xếp hạng một nhóm các nhánh sản phẩm theo thị hiếu Anh ta có thể cho rằng nhánh A là số 1 (tốt nhất), nhánh B là tốt nhì, nhánh C là tốt ba…Tuy nhiên, cách xếp hạng đơn thuần theo cách này không chỉ ra đƣợc sự khác biệt độ lớn của sự ƣa thích Sự khác biệt giữa nhánh A và B và giữa nhánh B và C không thể biết trực tiếp từ việc đo đạc theo thứ tự

Thang đo khoảng (interval scales) Thang đo này gồm các hằng đơn vị đo lường

Một trong những ví dụ phổ biến về thang nhiệt độ không có điểm 0 tuyệt đối là thang độ Fahrenheit Thang độ này có điểm 0 là tùy ý, vì vậy không thể nói rằng vật có nhiệt độ 100°F nóng gấp đôi vật có nhiệt độ 50°F Tuy nhiên, ta có thể khẳng định rằng vật có nhiệt độ 100°F nóng hơn vật có nhiệt độ 50°F là 50°F.

Thang đo tỷ lệ (ratio scales) Dùng để đo chiều dài, khối lƣợng, thể tích, tốc độ, độ cao Thang đo tỷ lệ có một điểm zero và một hằng đo lường Thí dụ, nếu khối lƣợng sản phẩm A là 100 tấn, sản phẩm B là 200 tấn thì sản phẩm B nặng hơn sản phẩm A (thứ tự), sản phẩm B nặng hơn sản phẩm A 100 tấn (khoảng), khối lƣợng B gấp hai lần khối lƣợng A (tỷ lệ) Hiển nhiên, thang đo tỷ lệ cung cấp phần lớn thông tin về đối tƣợng ta quan tâm

Thang đo thứ tự cung cấp nhiều thông tin hơn thang đo định danh nhƣng ít thông tin hơn thang đo khoảng Tóm lại, thang đo thứ tự và định danh là thang đo định tính trong khi đó, thang đo t ỷ lệ và thang đo khoảng là thang đo định lƣợng trong đo lường

Trong việc ra quyết định đa tiêu chuẩn, xếp hạng các tiêu chuẩn khác nhau là cần thiết và tiêu c huẩn xếp hạng thì dựa vào “tầm quan trọng” của các mục tiêu Về c) Khái niệm trọng số

Sự kết hợp mức độ liên hệ bằng số của tầm quan trọng đối với mỗi tiêu chuẩn là có tính chất bắt buộc trong bài toán ra quyết định đa tiêu chuẩn Trọng số có thể thu đƣợc từ giá trị nguyên thủy ban đầu hoặc thứ hạng chỉ số lƣợng Đặt wi (i=1, 2…k) là trọng số của tiêu chuẩn i Để thuận tiện trong tính toán, trọng số đƣợc đặt:

Bất đẳng thức w i > w l ám chỉ tiêu chuẩn i quan trọng hơn tiêu chuẩn l và w i = w l ám chỉ rằng các tiêu chuẩn này quan trọng nhƣ nhau d) Đánh giá đa tiêu chuẩn

Một trong những vấn đề chính c ủa nhà phân tích của một bài toán ra quyết định đa tiêu chuẩn là cần biết mục tiêu nào quan trọng hơn và quan trọng hơn bao nhiêu Trong phần này, một vài phương pháp được giới thiệu để chỉ ra tầm quan trọng của các tiêu chuẩn e) Xếp hạng

Mỗi một chuyên gia đánh giá cần một số hạng bằng số cho mỗi tiêu chuẩn, giá trị lớn nhất là 1, kế tiếp là hạng 2 và cứ thế tiếp tục Các thứ hạng thô ban đầu đƣợc chuyển thành dạng nhƣ sau: chuyển thứ hạng 1 sang thứ hạng m-1, m là số tiêu chuẩn; chuyển thứ hạng 2 sang thứ hạng m-2 và c ứ tiếp tục cho đến khi thứ hạng m thành thứ hạng 0 Các thứ hạng này đƣợc tính nhƣ sau:

2.2.2 Thuật toán tham lam a) Bài toán xếp Ba lô – KnapSack Problem

Ví dụ về một bài toán xếp ba lô giới hạn 1 chiều: chọn các hộp nào để làm c ực đại lượng tiền trong khi giữ được tổng khối lượng dưới 15 kg? Bài toán đa chiều có thể xét đến khối lượng riêng và kích thước của các hộp, đó là bài toán xếp vali điển hình (packing problem)

Bài toán xếp ba lô (một số sách ghi là bài toán cái túi) là một bài toán tối ƣu hóa tổ hợp Bài toán đƣợc đặt tên từ vấn đề chọn những gì quan trọng có thể nhét vừa vào trong một cái túi (với giới hạn khối lƣợng) để mang theo trong một chuyến đi Các bài toán tương tự thường xuất hiện trong kinh doanh, toán tổ hợp, lý thuyết độ phức tạp tính toán, mật mã học và toán ứng dụng

PHÂN TÍCH LĨNH VỰC TCSK

KHÁI QUÁT

Từ rất lâu, loài người đã tổ chức những sự kiện nhằm kỷ niệm những dịp đặc biệt Đó cũng là một trong những điểm chung của loài người, không phân biệt màu da, lãnh thổ, tôn giáo,… Chúng ta kỷ niệm nhân ngày sinh nhật, ngày chiến thắng, ngày mất, ngày lịch sử, kỷ niệm vì lòng yêu nước, vì nơi chúng ta sinh ra… Tất cả những gì có liên quan đến cuộc sống của con người đều có thể gắn với một sự kiện, một lễ kỷ niệm đặc biệt Và chính những sự kiện đặc biệt đó là những dấu mốc quan trọng, đáng ghi nhớ trong cuộc đời Hơn thế nữa việc tổ chức những lễ kỷ niệm còn gắn kết mọi người lại với nhau, khiến họ hiểu nhau và yêu mến nhau hơn

Qua thời gian, việc TCSK đã thay đổi, từ những sự kiện với hình thức đơn giản, không chính thức đến những sự kiện lớn, đòi hỏi kỹ năng, sáng tạo, các công cụ chuyên nghiệp, nguồn tài chính, kế hoạch, tổ chức và lãnh đ ạo Đồng thời TCSK đã và đang trở thành một ngành công nghiệp với những chuẩn mực, chương trình đào tạo bài bản, những yêu cầu và thách thức mới trong từng ngày

Julia Rutherford Silver, chuyên gia TCSK hàng đầu thế giới , tác giả của cuốn sách được giới chuyên môn đánh giá cao “Professional Event Coordination”, người bốn lần được nhận danh hiệu “Người cống hiến nhiều nhất cho ngành” do Hội TCSK quốc tế ISES (International Special Event Society) trao tặng vì chương trình đào tạo chuyên viên TCSK do bà biên soạn, đồng thời là người đứng đầu dự án

EMBOK (Event Management Body of Knowledge), một dự án quốc tế nhằm thiết lập những chuẩn mực chung trong quá trình TCSK Bà Julia định nghĩa về TCSK nhƣ sau:

TCSK là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tƣ liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công c ụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tuợng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu c ầu của khách hàng mục tiêu

Hình 3.1: Khái niệm Event Logistics

Qua khái niệm trên, TCSK đƣợc coi là một quá trình hoạt động Quá trình này có sự kéo dài vè thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là các không gian cụ thể, nơi diễn ra các hoạt động trên (hình 3.1) Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện đƣợc thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã đƣợc chuẩn bị trước Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công c ụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thể nhƣ phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ nhƣ thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành một dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc ta có nhận xét khái quát nhƣ sau:

Theo dòng chảy thời gian:

Lập kế hoạch ngân sách

Công việc trong sự kiện

Công việc sau sự kiện

EVENT LOGISTICS: Âm thanh – Ánh sáng, Sản xuất – Thi công – Lều bạt – Nhà gian, In ấn – TK đồ hoạ – TK website, Quay phim - Clip - Chụp ảnh,

Dụng cụ TCSK – Trang phục – Mascos Vật phẩm – Trang trí – Hoa – Quà tặng

Nhân sự event – Văn nghệ giải trí Địa điểm TCSK, Dịch vụ ăn uống, Dịch vụ đi lại…

Theo dòng chảy công việc:

 Công việc chuẩn bị: bao gồm rất nhiều việc khác nhau, tuỳ theo loại hình sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản riêng, nó đƣợc bắt đầu từ việc nghiên cứu lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện

 Công việc trong sự kiện: bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc tới khi sự kiện kết thúc

 Công việc sau sự kiện : có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã đƣợc thuyền đạt trong sự kiện

Bất kỳ một sự kiện nào thực hiện cũng nhằm đ ạt đƣợc mục tiêu truyền thông nào đó Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian và thời gian cụ thể khác biệt Đối tƣợng tham dự sẽ nhận đƣợc một hệ thống giá trị vật chất và phi vật chất mang lại Hệ thống giá trị đó chính là thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện chuyển tới đối tƣợng nhận của họ Hệ thống giá trị nhằm thực kiện nhiệm vụ gì đó mới là mục đích thực của sự kiện, các giá trị đều phải hướng tới nhiệm vụ này và chịu sự quy định của nhiệm vụ này Do vậy người có nhu c ầu TCSK phải đặt yêu cầu nhiệm vụ ngay từ đầu với nhà tổ chức Trên cơ sở đó mới có đƣợc kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực

3.1.2 Những giai đoạn và yếu tố cơ bản của một sự kiện

 Những giai đoạn cơ bản của một sự kiện

Hình 3.2: Những giai đoạn cơ bản của một sự kiện (Nguồn: Corporate Event Project Management, W O'Toole, P Mikolaitis, 2004)

Theo trình tự thời gian (hình 3.2), một sự kiện sẽ trải qua 3 giai đoạn: hình thành (birth), phát triển (maturity) và kết thúc (end)

 Giai đoạn 1: là giai đoạn mà ý tưởng, chủ đề, mục đích tổ chức và kế hoạch về sự kiện ra đời

 Giai đoạn 2: là giai đoạn sự kiện diễn ra với sự tham dự của các khách mời, sự quản lý của ban tổ chức theo đúng kế ho ạch đã đề ra

 Giai đoạn 3: là giai đoạn kết thúc, thu dọn địa điểm tổ chức và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện sau

 Các yếu tố cơ bản của một sự kiện (hình 3.3)

Theo Julia Rutherford Silver, dưới góc độ cảm nhận của người tham gia vào sự kiện thì sự kiện có 3 yếu tố cơ bản: mục đích, phạm vi và nội dung

Mục đích (intent/purpose): là lý do ra đời, chi phối mọi hoạt động và là mục tiêu hướng tới của SK

Hình 3.3: Mục đích của sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.34)

Doanh nghiệp tổ chức một sự kiện có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào chiến lƣợc marketing hay chiến lƣợc xúc tiến hỗ trợ kinh doanh

Những mục đích đó có thể là: số lượng người tham gia, s ự hài lòng của khách hàng, nhận biết về sản phẩm, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, tăng doanh thu, thu hút tài trợ, củng cố tinh thần làm việc nhóm, đào tạo hay bồi dƣỡng nghiệp vụ cho nhân viên…

Mục tiêu đề ra phải cụ thể, có thể định lượng, phân công thực hiện và có giới hạn thời gian cụ thể Quan trọng hơn, mục tiêu phải mang tính khả thi, trở thành hành động chi tiết trong kế hoạch SK.

Phạm vi (extent/scope): là loại hình sự kiện, những giới hạn về thời gian (sự kiện diễn ra trong bao lâu), không gian (địa điểm tổ chức, số lƣợng, thành phần

Hình 3.4: Nội dung sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.41)

Nội dung của SK là tất cả những hoạt động diễn ra, những điều mà người tham dự cảm nhận được bằng các giác quan của mình kể từ khi bước vào cổng khu tồ chức đến khi ra về

Những nội dung đó thường được thể hiện qua 6 mảng lớn :

Những công c ụ quảng cáo về sự kiện (marketing materials) Phương tiện đi lại và lối vào (transport and entrance)

Không khí và cách trang trí (atmotsphere and decor) Đồ ăn, thức uống (food and beverage)

Các hoạt động giải trí (entertainment) Quà tặng lưu niệm và lời từ biệt nhã nhặn(amenities and souvenirs)

QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THEO MÔ HÌNH QLDA

ô Trong mỗi một lĩnh vực, khụng rừ là vụ tỡnh hay hữu ý sẽ cú một số cỏ nhõn phỏt minh ra một học thuyết hay một cách thực hiện có khả năng tạo ra một cuộc cách mạng trong lĩnh vực đó Sự kết hợp hài hoà giữa quản lý dự án và TCSK cũng sẽ được ghi nhận trong lịch sử ngành TCSK như một bước đột phá của ngành công nghiệp này trong thế kỉ 21 ằ

Câu nói trên là của giáo sƣ J Goldblatt, CSEP , đang gi ảng dạy tại đ ại học Johnson

& Wales, người biên tập loạt sách về TCSK của nhà xuất bản J.Wiley, dành cho

William O'Toole, chuyên gia TCSK người Úc với hơn 25 kinh nghiệm trong nghề, người đã đem mô hình quản lý dự án đã được kiểm nghiệm rất thành công áp dụng cho lĩnh vực mới mẻ TCSK, và giúp nâng cao đáng kể kỹ năng TCSK của các đồng nghiệp

 Trình tự quản lý “dự án sự kiện”

Hình 3.5: Dự án sự kiện (Nguồn: Professional Event Coordination, Julia Rutherford Silver, 2004, tr.370)

Bản chất của phương pháp quản lý dự án là “chia để trị” (như hình trên), nghĩa là chia nhỏ một dự án lớn, phức tạp thành từng hạng mục nhỏ, có thể dễ dàng quản lý, phân bổ nguồn lực và trách nhiệm

3.2.1 Phân chia sự kiện thành các đơn vị nhỏ hơn có thể kiểm soát đƣợc (product breakdown structure):

- Sau khi đã có ý tưởng rõ ràng về sự kiện, bước tiếp theo là chia nhỏ sự kiện phức tạp và đa dạng đó thành các ho ạt động cụ thể Ví dụ một lễ kỉ niệm ngày thành lập công ty có thể bao gồm phần ca nhạc, giới thiệu công ty, dùng tiệc, khiêu vũ,

Sự phân chia này giúp làm rõ mục đích sự kiện, đồng thời thuận lợi trong việc sắp xếp cơ cấu tổ chức phù hợp Quy mô, số lượng hoạt động sẽ quyết định mô hình tổ chức tối ưu, có thể là kim tự tháp, mạng lưới hoặc kết hợp Ví dụ, một sự kiện lớn đòi hỏi nhiều hạng mục nhỏ sẽ cần đến hội đồng tổ chức Mô hình này giúp hội đồng phản ứng kịp thời và hiệu quả hơn trước những bất ngờ phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

3.2.2 Xác định phạm vi công việc (scope of work):

- Từ khái niệm sự kiện, chúng ta sẽ xác định đƣợc phạm vi các công việc có liên quan Ví dụ để tổ chức ngày lễ kỷ niệm thành lập công ty ở trên thì các công việc liên quan bao gồm: quản lý chi phí c ủa buổi lễ, lường trước và phòng ngừa các rủi ro, chuẩn bị cho nội dung các chương trình, đồ ăn cho bữa tiệc…

Chia nhỏ công việc thành các hoạt động, sau đó tiếp tục chia các hoạt động thành các nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ nhỏ hơn mà một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân có thể đảm nhiệm được (cấu trúc phân tích công việc) Các đặc điểm cơ bản của một nhiệm vụ bao gồm:

Có thể dễ dàng quản lý và thường chỉ có một mục tiêu

Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

Có nguồn lực đƣợc phân bổ rõ ràng

Có thể phân chia theo 3 cách:

Theo trình tự ho ạt động của sự kiện

Thông thường thì các người TCSK phân chia theo sự kết hợp cả 3 phương pháp Và số lƣợng các nhiệm vụ càng nhiều khi ngày TCSK càng đến gần

3.2.4 Lập lịch trình cho các nhiệm vụ

- Khi các ho ạt động, nhiệm vụ đã được xác định và phân công, bước tiếp theo là sắp xếp chúng theo đúng trình tự tối ưu

- Tùy theo sự sẵn có của nguồn lực, các ho ạt động, nhiệm vụ có thể đƣợc thực hiện đồng thời hoặc theo thứ tự

- Ví dụ: việc quảng cáo và kí kết các hợp đồng của SK có thể thực hiện đồng thời nếu chúng không do cùng một người phụ trách Nhưng việc dựng trại, lều bạt, nhà gian chắc chắn phải đƣợc tiến hành sau việc dọn dẹp khu vực tổ chức SK

- Căn cứ đầu tiên để xác định thứ tự các nhiệm vụ là nhiệm vụ cần thực hiện ngay trước đó: nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành trước khi nhiệm vụ này bắt đầu Chẳng hạn: không thể mang các trang thiết bị âm thanh ánh sáng tới và sử dụng trước khi có đội ngũ bảo vệ và trông coi

Sắp xếp nhiệm vụ tối ưu là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong quản lý sự kiện Trong các sự kiện nhỏ, bạn có thể sử dụng giấy nhớ và đính chúng lên bảng để sắp xếp Cách này giúp bạn dễ dàng thay đổi hệ thống nhiệm vụ khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.

- Sau khi đã có một thứ tự thực hiện hợp lý, bước tiếp theo là ước lượng thời gian hoàn thành (ECT- Estimated Completion Time) hợp lý cho mỗi công việc Đây là nhiệm vụ thể hiện khả năng tính toán của một chuyên gia

- Để tính toán hợp lý, ta có thể sử dụng các khái niệm vẫn thường áp dụng trong quản lý dự án: Điểm kết thúc sớm nhất (ES - Earliest Start): thời điểm một nhiệm vụ có thể bắt đầu ngay sau khi nhiệm vụ trước nó hoàn thành Điểm kết thúc sớm nhất (EF - Earliest Finish): thời điểm kết thúc sớm nhất EF = ES + ECT Điểm bắt đầu muộn nhất (LS - Latest Start): thời điểm muộn nhất nhiệm vụ phải bắt đ ầu mà không ảnh hưởng đến sự kiện Điểm kết thúc muộn nhất (LF-Latest Finish): thời điểm muộn nhất nhiệm vụ phải hoàn thành mà không ảnh hưởng đến sự kiện

LS, LF là rất quan trọng trong việc lập kế hoạch vì đó là giới hạn SK sẽ thay đổi

Khi đã hoàn tất việc ƣớc lƣợng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ, trình tự thực hiện chúng, sơ đồ Gantt là một công c ụ tốt để mô tả rõ ràng số lƣợng, trình tự, thời gian cho mỗi nhiệm vụ một cách dễ hiểu cho tất cả các đối tƣợng

Ta có thể tham khảo một sơ đồ Gantt cho một SK Đêm hội vui chơi nhƣ sau:

Bảng 3.1: Sơ đồ Gantt SK (Timeline)

Qua sơ đồ Gantt ta có thể thấy đƣợc: số lƣợng nhiệm vụ, thời gian diễn ra sự kiện, thời điểm bắt đ ầu và kết thúc dành cho mỗi nhiệm vụ, thứ tự thực hiện từng nhiệm vụ một cách dễ hiểu đối với mọi đối tƣợng

Ngoài việc sắp xếp các công việc theo trình tự về thời gian, còn cần phải nắm đƣợc mối liên quan giữa các nhiệm vụ với nhau Để hiểu rõ hơn các chuyên gia dễ sử dụng “Sơ đồ ảnh hưởng” và “Phân tích độ phụ thuộc”

THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM

3.3.1 Quy mô và đặc điểm của cung Ở Việt Nam có khoảng trên 200 doanh nghiệp, tổ chức cung ứng dịch vụ TCSK chuyên nghiệp và rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ lẻ, không chuyên khác

Con số này mới chỉ chiếm khoảng 10% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo (theo trang vàng Việt Nam ngày 25/04/2012) Và điều đặc biệt là chƣa có một công ty nào độc lập trên toàn bộ quá trình tổ chức, mà chỉ là những khâu riêng lẻ của một sự kiện tổng thể Hơn thế nữa, các công ty TCSK của người Việt chỉ chiếm khoảng 20% trong tổng số các công ty sự kiện tại Việt Nam, và hầu nhƣ chỉ tổ chức các sự kiện nhỏ như: cưới hỏi, ca nhạc, thời trang, hội nghị, khai trương, khánh thành… Các sự kiện tầm lớn vẫn thường xuyên do các công ty nước ngoài tổ chức

3.3.2 Quy mô và đặc điểm của cầu

Thị trường TCSK tại Việt Nam rất đa dạng và phức tạp Việt Nam có gần 90 triệu dân, 64 tỉnh thành phố, có hàng trăm ngàn doanh nghiệp, vì vậy nhu cầu TCSK rất đa dạng Theo ước tính ban đ ầu của tổ chức nghiên cứu thị trường FTA market research hàng năm tại Việt Nam có hàng nghìn sự kiện đƣợc diễn ra nhƣng sự tiêu dùng của dịch vụ TCSK thì lại ít hơn so với quảng cáo theo mô hình nghiên cứu về thị trường dịch vụ marketing 2011

Biểu đồ 3.10: Cơ cấu sử dụng các dịch vụ marketing (Số liệu của FTA - market reseach)

Qua biểu đồ ta nhận thấy, giống như các kỳ nghiên cứu trước đây cơ c ấu sử dụng các dịch vụ không có gì thay đổi đáng kể Trong biểu đồ tỉ lệ tiêu dùng dịch vụ trong 12 tháng năm 2011 thì quảng cáo vẫn dẫn đầu với tỉ lệ sử dụng là 92%, tỉ lệ sử dụng nghiên cứu thị trường là 86%, tỉ lệ sử dụng dịch vụ TCSK là 60% Con số 60% thể hiện một thực trạng là dịch vụ nghiên cứu thị trường đang có xu hướng phát triển; đây là một ngành có triển vọng trong tương lai bởi vì các công ty và các tổ chức đã ý thức được tầm quan trọng của sự kiện ảnh hưởng tới hình ảnh và thương hiệu của công ty So với con số 92% tỉ lệ tiêu dùng quảng cáo – một ngành dịch vụ đã phát triển tại Việt Nam trong vòng 16 năm trở lại đây thì TCSK là dịch vụ mới phát triển kho ảng chừng 6 năm trở lại đây thì tỉ lệ tiêu dùng đã phản ánh một thực tế là TCSK đã mang lại một sự hấp dẫn không chỉ là sự sáng tạo, nghệ thuật mà còn mang lại lợi nhuận cao Điều đó còn thể hiện rằng TCSK còn là một ngành thu hút sự các dịch vụ liên quan vì TCSK còn phải là sự kết hợp tiêu dùng nhiều dịch vụ khác nữa Do đó nó đóng góp thu nhập không chỉ cho công ty TCSK mà còn đem lại thu nhập cho các dịch vụ khác

Trung bình hằng năm, doanh nghiệp chi hơn 20 tỷ USD cho quảng cáo phục vụ tiếp cận khách hàng, trong khi dành khoảng 15 tỷ USD cho các hoạt động tiếp thị thương hiệu (TCSK) Mặc dù TCSK chỉ chiếm khoảng 60% so với 92% của quảng cáo, nhưng mức đầu tư không hề kém cạnh, cho thấy các tổ chức, doanh nghiệp đánh giá cao tầm quan trọng của TCSK TCSK bao gồm nhiều dịch vụ thiết yếu trong việc xây dựng thương hiệu, tạo dựng lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Giá trị của thị trường TCSK bao gồm một chuỗi các dịch vụ nối tiếp nhau tạo thành một sự kiện hoàn chỉnh, vì vậy doanh thu của hoạt động TCSK là bao gồm doanh thu c ủa chuỗi giá trị đó

Theo xu hướng hiện nay, các chủ thể luôn đánh giá rất cao về TCSK và sẵn sàng bỏ ra một số tiền rất lớn để tổ chức thành công một sự kiện Dù sự kiện lớn hay nhỏ, phải chi tiền nhiều hay ít nhƣng các chủ thể luôn tính đến việc là làm sao có thể tiết kiệm được chi phí tối đa Để tiết kiệm chi phí, họ thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ TCSK ở bên ngoài để giúp họ thực hiện và quản lý sự kiện mà họ tổ chức Họ thuê các công ty bên ngoài bằng các hợp đồng theo thời vụ hoặc là các hợp đồng dài hạn như là 1 năm, 2 năm… thường đối với các công ty lớn Và lý do mà các thường tiến đến thuê một dịch vụ hoàn chỉnh từ những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ TCSK đó là:

- Các công ty TCSK có nhiều kinh nghiệm và rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, khi hợp đồng đƣợc ký kết thì các chủ thể sẽ không phải quan tâm nhiều lắm đến sự kiện Các công ty TCSK chuyên nghiệp sẽ bảo đảm tính hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ đƣợc ràng buộc thông qua hợp đồng ký kết giữa hai bên

- Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho TCSK sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ Giá cho gói của hai dịch vụ A và B (P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A (Pa) và dịch vụ B (Pb) nhỏ lẻ Minh họa nhƣ sau: P(a+b) < Pa + Pb

- Trong giai đoạn hiện nay thì đối với các doanh nghiệp lớn họ thường thuê luôn một dịch vụ lớn tổng thể từ phía một công ty quảng cáo mà trong đó có bao gồm các kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối hợp hiệu quả của các phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR… trong đó bao gồm cả dịch vụ TCSK Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện sẽ đƣợc tổ chức vào guồ ng máy chung của một kế hoạch quảng cáo và phát triển thương hiệu tổng thể cho doanh nghiệp

Những năm trước khi mà kinh tế chưa mở cửa thì các s ự kiện ở Việt Nam đƣợc biết đến nhƣ hoạt động nội bộ của các tổ chức xí nghiệp, các cơ quan này tự tổ chức và chƣa có khái niệm thế nào là TCSK chuyên nghiệp, tổ chức tự đứng ra tổ chức cho bản thân ho ặc đơn vị mình mà không có s ự tính toán tỉ mỉ về chi phí bỏ ra cũng nhƣ hoạch định xem chi phí bỏ ra nhƣ vậy có phù hợp hay không và hoàn toàn không có khái niệm là thuê một tổ chức chuyên nghiệp về TCSK bởi vì thời điểm hiện tại chưa có dịch vụ này Vì vậy, tính chất TCSK chỉ là tự phát trừ một số trường sức sáng tạo cũng không đƣợc hoàn thiện, sau khi kết thúc sự kiện thì coi nhƣ là sự kiện đã xong, mọi người giải tán mà không có một sự điều tra về phản hồi của những người tham dự Vì vậy không biết chính xác được sự kiện tổ chức ra có thành công không, có hiệu quả không, có lãng phí so với kinh tế không Và trong lúc kinh tế đang còn gặp nhiều khó khăn thì việc tổ chức một sự kiện có dự trù ngân sách lớn là việc rất khó thực hiện đƣợc

Nhƣng vài năm trở lại đây, nhịp sống kinh tế đã có nhiều thay đổi, các dịch vụ phát triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nâng cao hình ảnh cho các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh nhƣ hiện nay thì việc thiết lập các mối quan hệ với người tiêu dùng và công chúng r ất quan trọng Các cá nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ và tổ chức phi chính phủ đã ý thức các công cụ truyền thông với doanh nghiệp TCSK chỉ là một ngành dịch vụ mới mẻ nhƣng thu hút một số lƣợng lớn các doanh nghiệp lớn tham gia hoạt động trong ngành dịch vụ này, ngoài các công ty liên doanh, các công ty nƣ ớc ngoài, hệ thống các doanh nghiệp tư nhân, các công ty nhà nước thậm chí cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến TCSK là một ngành lợi nhuận cao

Nhƣ chúng ta biết TCSK rất đa dạng, phong phú Từ những sự kiện bất khả kháng như ma chay, cưới hỏi hoặc những sự kiện nhỏ nhặt như họp nội bộ công ty, họp đại hội đồng cổ đông… cho đến những sự kiện lớn nhƣ các sự kiện tầm cỡ quốc gia, quốc tế nhƣ SEA GAMES, ASEM, APEC, các hội nghị, hội thảo giữa các nước… đều muốn tổ chức thành công và để lại ấn tượng tốt trong tâm trí người tham dự, do sức ảnh hưởng của sự kiện với người tham dự không chỉ trong sự kiện mà sau sự kiện, nó thúc đẩy những vấn đề quan hệ khác khi mà sự kiện đã kết thúc Vì vậy tính cơ hội của TCSK không chỉ tính trên mặt lý thuyết vật chất, mà còn đem lại những cơ hội vô hình cho tổ chức nhƣ tổ chức một cuộc họp hội nghị khách hàng đem lại không chỉ thoả mãn nhu cầu gặp mặt của khách hàng, cảm ơn sự ủng hộ của khách hàng đối với công ty mà còn thắt chặt mối quan hệ với khách hàng khuyến khích họ ủng hộ các sản phẩm công ty khi công ty tung ra các chiến lƣợc sản phẩm mới… Vì những tác động mà TCSK mang lại nên nhu cầu của TCSK càng ngày càng tăng, do nhu cầu của TCSK tăng mà hoạt động cung ứng của thị trường TCSK cũng diễn ra sôi động hơn

Cầu của thị trường TCSK tại Việt Nam rất đa dạng và phong phú, việc TCSK đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động marketing của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thậm chí cả một quốc gia Cùng với các công cụ khác của xúc tiến hỗn hợp, TCSK cũng nhằm mục đích cụ thể nào đó của chủ thể sự kiện, từ đó phát sinh nhu cầu tổ chức một hoặc một vài sự kiện Sự kiện là nơi không chỉ diễn ra các công việc đàm phán, kinh doanh mà còn là nơi thể hiện nét đẹp văn hoá của đơn vị TCSK với đông đảo khách mời và công chúng, vì vậy mỗi sự kiện xảy ra đƣợc dự tính xảy ra là nhu cầu về TCSK xảy ra Ở Việt Nam hàng năm có hàng ngàn s ự kiện lớn nhỏ diễn ra theo mùa, theo tập tục văn hoá, theo thời gian, theo không gian từng vùng miền Nghiên cứu nhu cầu TCSK Việt Nam để chọn thời điểm TCSK cho tốt nhất, gây chú ý nhất đồng thời tránh đƣợc sự trùng lặp sự kiện và thể hiện sự sáng tạo trong tổ chức, làm cho sự kiện nổi bật sáng tạo thu hút đƣợc sự quan tâm chú ý

Nhu cầu tổ chức các sự kiện theo mùa lễ hội:

Do đặc thù đất nước ta là một đất nước mà có nhiều dân tộc và có năm ngữ hệ ngôn ngữ, do địa hình khí hậu, động thực vật phong phú, 3 miền Bắc – Trung – Nam mỗi nơi có một đ ặc điểm riêng, không vùng nào giống nhau, mỗi năm ở mỗi vùng lại có những lễ hội diễn ra đặc biệt đó là những lễ hội văn hoá dân gian thu hút được sự quan tâm của đông đảo những người dân tham dự, những sự kiện tôn giáo của từng vùng, từng tộc người đem đến những sắc màu tinh thần Những sự kiện tôn giáo từng vùng đƣợc chuẩn bị rất chu đáo và thu hút sự quan tâm c ủa rất nhiều người và diễn ra trong thời gian rất dài, đây là những sự kiện ảnh hưởng đến một vùng vì vậy nhu cầu TCSK theo mùa lễ hội chủ yếu là những sự kiện diễn ra xoay quanh những ho ạt động lễ hội này Đối với những người kinh doanh sản xuất, thì những ngày này trong năm họ thường ít tổ chức các sự kiện vì ít thu hút được sự quan tâm

Nhu cầu tổ chức các sự kiện lớn của quốc gia:

PHÂN ĐOẠN THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Do nhu cầu đa dạng của thị trường, phân khúc thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau Không chỉ các doanh nghiệp mới có nhu cầu tổ chức sự kiện, mà các tổ chức phi chính phủ cũng cần những sự kiện để giới thiệu hoạt động của mình, cá nhân có nhu cầu giới thiệu hình ảnh bản thân đến công chúng hoặc phục vụ mục đích tinh thần.

Đối với sự kiện, chủ thể của sự kiện, người sử dụng dịch vụ tiêu dùng TCSK, cũng giống như người tiêu dùng thông thường, có những nhu cầu và mong muốn tương tự Tuy nhiên, đây là một dịch vụ đặc biệt, hướng tới nhiều người tiêu dùng cùng lúc Hơn nữa, sự kiện cần sử dụng nhiều hàng hóa và dịch vụ khác nhau, bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ nhỏ Do đặc thù như trên, các tiêu chí phân khúc thị trường theo nhân khẩu học, địa lý, tâm lý và hành vi đều không phù hợp vì nhu cầu dịch vụ TCSK rất lớn.

Vì vậy, xin phân chia thị trường TCSK theo đối tượng sử dụng TCSK và phân chia theo quy mô và khả năng thanh toán c ủa TCSK

3.4.1 Phân chia thị trường TCSK theo đối tượng sử dụng

Sự kiện trong năm đƣợc tổ chức rất nhiều và có rất nhiều đối tƣợng tham gia vào sự kiện, và tổ chức các sự kiện đó (tỷ lệ thị trường xem hình 3.11) a) Đối tượng sử dụng của thị trường TCSK là các cơ quan chính phủ, các tổ chức phi lợi nhuận Đặc điểm của đối tượng tiêu dùng dịch vụ này là thường sử dụng các sự kiện lớn nhằm mục đích phục vụ cộng đồng Đối tƣợng sử dụng loại hình dịch vụ TCSK: Các tổ chức chính phủ, tổ chức phi chính phủ bao gồm: Các bộ, ngành, hành chính sự nghiệp, các tổ chức phi chính phủ như hiệp hội bảo vệ người tiêu dùng, hiệp hội bảo vệ môi trường, hiệp hội quảng cáo v.v… Đặc điểm của đối tƣợng tiêu dùng này là: Đối tƣợng tiêu dùng ở đây là một tập thể không chỉ là một người, mà là rất nhiều người, mỗi người lại có trình độ học vấn, hành vi cá nhân, văn hóa khác nhau, sự tiêu dùng nhiều, quy mô tiêu dùng thường lớn, sự kiện thường là có quy mô lớn, kéo dài nhiều ngày Và sự quyết định thường là của tập thể, quyết định cuối cùng thuộc về người lãnh đạo của tổ chức

Nhu cầu sử dụng dịch vụ sự kiện của đối tượng loại này thường phát sinh vào những ngày lễ kỷ niệm, những ngày hội đã được ấn định lên kế hoạch từ trước

Thông thường đối với các đối tượng loại này thì họ thường TCSK cho chính tổ chức của họ, từ công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện, thì có thể sử dụng một số loại dịch vụ đi kèm theo sự kiện nhằm phục vụ cho sự kiện mà tổ chức đó (chỉ sử một ban tổ chức Do đó những người trong ban tổ chức vừa am hiểu chuyên môn đƣợc trình bày trong sự kiện mà họ sắp tổ chức, nhƣng các cán bộ chuyên môn lại không am hiểu TCSK một cách chuyên nghiệp Do đó việc tiến hành các khâu trong TCSK không đảm bảo tính hoàn thiện do tổ chức một sự kiện không phải là chuyên môn nghiệp vụ chính c ủa những người trong ban tổ chức, điều này đôi lúc làm cho sự kiện gặp phải một số những khó khăn Đối với đối tƣợng loại này, tổ chức một sự kiện là một dịp thể hiện nhu cầu mong muốn của toàn bộ tập thể, là sự kiện mà đem lại giá trị tinh thần cho toàn bộ người tham dự và công chúng quan tâm

Do không chịu áp lực về lợi nhuận và được sử dụng ngân sách tổ chức, nên vấn đề tài chính không gây trở ngại trong quá trình tổ chức sự kiện Đối với các sự kiện lớn của chính phủ như APEC, ngoài ban tổ chức chỉ đạo toàn bộ sự kiện, còn có sự tham gia của các công ty tổ chức sự kiện trong nước cùng các chuyên gia nước ngoài Mỗi đơn vị chuyên trách phụ trách từng khâu trong công tác chuẩn bị, đảm bảo chuyên môn hóa và chất lượng sự kiện.

Ngoài các cơ quan, chính phủ “tiêu dùng” các sự kiện lớn, thì các cơ quan hành chính chủ yếu tự tổ chức và thuê ngoài Đây là đối tƣợng chủ yếu tổ chức các sự kiện mang tính chất nội bộ ngành là chủ yếu b) Đối tượng tiêu dùng dịch vụ sự kiện là các công ty, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh Đặc điểm của đối tượng này là: Người ra quyết định chính là người đứng đầu tổ chức kinh doanh Đây là một tổ chức kinh doanh lợi nhuận, vì vậy nhu c ầu về

Các sự kiện TCSK có quy mô rất lớn nhưng thường kéo dài trong thời gian ngắn, chỉ từ một đến hai ngày hoặc lâu nhất là một tuần Tính chất kinh doanh mang lại lợi nhuận của ngành này tạo nên mục đích chính của các sự kiện: làm nổi bật sản phẩm.

Với đối tƣợng này thì những sự kiện sau đây là có nhu c ầu sử dụng loại hình dịch vụ TCSK bao gồm: khai trương – là một trong những lý do tốt nhất để TCSK vì các công ty mới thành lập luôn muốn cho người tiêu dùng, công chúng quan tâm đến công ty Vì vậy, TCSK là một dịp mà công ty muốn cho mọi người biết đến họ, trong sự kiện họ mong muốn sự kiện mang một nét đặc trƣng riêng, nói lên đƣợc ngành nghề và chuyển tải đƣợc thông điệp mà công ty muốn nhắn gửi đến khách hàng, công ty muốn làm cho khách hàng có ấn tượng tốt đẹp về buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm Chính vì vậy họ lựa chọn giải pháp chọn các công ty dịch vụ TCSK với mong muốn tho ả mãn nhu cầu của họ là sáng tạo và ấn tƣợng Với nhu cầu giới thiệu sản phẩm thì yếu tố không gian và thời gian là quan trọng nhất, chương trình không kéo dài quá mức nên sự kiện phải kết hợp hài hoà c) Đối tượng tiêu dùng sự kiện là cá nhân Đây là đối tƣợng sử dụng sự kiện có hành vi tâm lý phức tạp nhất, vì đây chính là người sử dụng chủ của sự kiện đồng thời là người ra quyết định chính của sự kiện Mỗi cá nhân có trình độ văn hoá khác nhau, nơi ở, tâm lý, hành vi khác nhau do đó nhu cầu sự kiện cũng khác nhau

Với cá nhân là người nổi tiếng: do sự kiện là lúc giới thiệu hình ảnh của bản thân tới công chúng, khán thính giả và những cơ quan chức năng có quan tâm, vì vậy một sự kiện tổ chức cho đối tƣợng này đƣợc tổ chức với một công ty TCSK chuyên nghiệp với mục đích khuyếch trương tên tuổi của người chủ sự kiện Do vậy, từ khâu lên ngân sách sách c ủa TCSK đến khâu chuẩn bị và khâu hậu sự kiện đã có cả một ekip tổ chức viên chuyên nghiệp hoành tráng Loại sự kiện tính chất nghệ thuật thể hiện rất rõ, vì vậy một sự kiện này tổ chức rất công phu

Trên thị trường tổ chức sự kiện (TCSK), xu hướng không còn thuê một công ty TCSK trọn gói mà các cá nhân chỉ thuê một số dịch vụ riêng lẻ Sự thay đổi này thể hiện sự chủ động, linh hoạt và nhu cầu cụ thể của đơn vị tổ chức Thay vì phó mặc hoàn toàn cho công ty TCSK, các cá nhân tự lên kế hoạch, vận hành từng khâu trong sự kiện, đảm bảo tính sáng tạo và phù hợp với mục tiêu.

Hình 3.11: Biểu đồ thị phần của thị trường TCSK (Theo đánh giá sơ bộ của Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam)

3.4.2 Phân loại theo quy mô sự kiện và khả năng thanh toán a) Những sự kiện lớn và dài ngày có khả năng thanh toán cao

Xét về quy mô thì những sự kiện lớn là sự kiện không chỉ lớn về số lƣợng dịch vụ sử dụng trong sự kiện lớn và nhiều mà còn là một sự kiện mà có sức ảnh hưởng rất lớn như ảnh hưởng đến nhiều ngành, ảnh hưởng đến một một quốc gia thậm chí ảnh hưởng đến quốc gia, liên quan đến nhiều nước…

Do sự kiện có quy mô lớn nên sự kiện không chỉ tác động đến một công ty tổ chức sự kiện (TCSK) mà còn tác động đến nhiều công ty TCSK khác Một sự kiện quy mô lớn sẽ bao gồm nhiều sự kiện nhỏ hơn, mỗi sự kiện nhỏ lại cần đến nhiều công ty TCSK để hỗ trợ Vì vậy, một công ty không thể đảm nhiệm toàn bộ việc tổ chức mà phải hợp tác với nhiều công ty TCSK khác và sử dụng nhiều dịch vụ của các công ty này để đáp ứng nhu cầu của sự kiện.

Bên cạnh các sự kiện với quy mô lớn đó thì kéo theo hàng loạt các sự kiện nhỏ đƣợc tổ chức nhân dịp sự kiện lớn của các công ty tổ chức liên quan Ví dụ nhƣ dịp hội nghị cao cấp các nước APEC, kéo theo đó là các sự kiện nhỏ khác nhằm ký kết hợp đồng hợp tác hoặc kinh doanh giữa các nước Dịp APEC hoặc sau khi Việt

Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, sự kiện này đã thu hút r ất nhiều nhà đầu tƣ trên thế giới đến với Việt Nam

Những sự kiện dài ngày bao gồm những sự kiện hội họp, trƣng bày, giới thiệu v.v… Những sự kiện dài ngày thì không kể quy mô lớn mà ngay cả những sự kiện có quy mô nhỏ phụ thuộc vào tính chất thời gian Nhu cầu với loại hình TCSK này không nhiều và thường xuyên có sự đổi mới, sáng tạo mới thu hút được người tham gia và quan tâm b) Những sự kiện nhỏ và ngắn ngày có khả năng thanh toán thấp Đặc điểm của những sự kiện nhỏ và ngắn ngày là nhu quy mô nhỏ, ngân sách của sự kiện lo ại này nhỏ hơn rất nhiều so với sự kiện có quy mô lớn Tuỳ từng công ty, tổ chức, mà với sự kiện ngắn ngày và nhỏ họ có quyết định có sử dụng dịch vụ TCSK hay không Nhưng thông thường với sự kiện nhỏ và ngắn ngày thì các đơn vị tổ chức tự họ lên kế hoạch chuẩn bị cho TCSK Sau đó dựa vào bản kế hoạch đó tập trung những người có liên quan đến TCSK để thành lập ban tổ chức Các dịch vụ như nơi đặt thuê địa điểm tổ chức, thức ăn, đồ uống, người dẫn chương trình, âm thanh ánh sáng v.v…

CẠNH TRANH TRÊN THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Sự kiện truyền thông sự kiện (TCSK) tại Việt Nam không chỉ mang tính thương mại mà còn mang tính nghệ thuật cao Tuy nhiên, đằng sau những sự kiện hoành tráng lại thường do các công ty TCSK nước ngoài tổ chức, đặt ra thách thức về sức cạnh tranh của các công ty TCSK Việt Nam Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa các tập đoàn quảng cáo quốc tế và nhiều công ty TCSK địa phương, việc phát triển các công ty TCSK trong nước vẫn còn là một thách thức lớn, đòi hỏi sự nỗ lực nâng cao tính cạnh tranh của các công ty TCSK Việt Nam.

Kết quả nghiên cứu độc lập gần đây c ủa công ty FTA – market reseach dựa trên phỏng vấn 70 công ty sản xuất kinh doanh lớn nhƣ Pepsi, Unilever,

Tiger/Heineken, Gillette, Kodax, Philips Moris, Nestle, Dutch Lady, Sony Ericsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Kinh Đô… thì yếu tố mà đem lại sự lựa chọn một công ty TCSK để phục vụ cho một sự kiện của các công ty này thì tiêu chí đ ầu tiên là phải có uy tín trên thị trường, sự sáng tạo là điểm thu hút các công ty sử dụng dịch vụ TCSK nhiều nhất

Vì vậy, các chủ thể sự kiện không những đòi hỏi về một sự kiện đƣợc tổ chức quy mô nhƣ thế nào mà đòi hỏi sự sáng tạo tác phong chuyên nghiệp trong một chương trình TCSK Do đó những công ty TCSK lớn có uy tín thì sức cạnh tranh trên thị trường cũng rất lớn Các công ty kinh doanh các ngành dịch vụ TCSK cạnh tranh nhau không chỉ về nguồn lực tài chính mà còn c ạnh tranh nhau về những ý tưởng sáng tạo thu hút được khách hàng, một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, sáng tạo, có tác phong làm việc chuyên nghiệp, kỷ luật cũng có thể là một điểm mạnh trong việc cạnh tranh trong thị trường TCSK ngày càng có nhiều đối thủ lớn tầm cỡ quốc tế

Ngành TCSK đang tăng trưởng nhanh với ước tính 30% các công ty mới xuất

Việt Nam, nhưng l ại tăng sức ép cho các công ty mới gia nhập vào thị trường dịch vụ này, một phần vì chƣa có kinh nghiệm một phần là do sức ép của các công ty TCSK lớn

Một số công ty TCSK chuyên nghiệp trong nước có lợi thế cạnh tranh là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng độc đáo phù hợp với bản sắc văn hoá người Việt Nam, đồng thời chi phí cũng ít hơn các công ty quốc gia, và điều quan trọng là thị trường TCSK tại Việt Nam dù rất phát triển rất mạnh nhưng chưa thực sự là một thị trường lớn để thu hút các đại gia chuyên nghiệp nước ngoài, do vậy lợi thế của các công ty TCSK trong nước là có thời gian để rèn luyện thực lực khả năng đ ủ mạnh để thực sự có thể cạnh tranh đƣợc với các công ty TCSK chuyên nghiệp quốc tế, và cạnh tranh về giá cũng là một ƣu thế của các công ty TCSK Việt

Một số bất lợi của các công ty TCSK trong nước đó là sự thay đổi nhu cầu của các khách hàng Do sự phát triển của kinh tế đặc biệt khi các hàng rào ngăn cản kinh tế được mở rộng, các công ty nước ngoài đ ầu tư vào Việt Nam rất nhiều, vì vậy nhu cầu của thị trường TCSK thay đổi, nhu c ầu sẽ đa dạng hơn phong phú hơn phức tạp hơn, tính c ạnh tranh sẽ gay gắt hơn để phù hợp với nhu c ầu của thị trường Mặt khác, các công ty nước ngoài vào Việt Nam kéo theo các công ty TCSK chuyên nghiệp cũng có mặt tại Việt Nam, họ có lợi thế là có đẳng cấp chuyên nghiệp, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, tài chính đảm bảo cho những dự án theo đuổi lâu dài mà những công ty Việt Nam khó có thể duy trì đƣợc Vì thế, thị phần TCSK Việt Nam sẽ bị các công ty này thâu tóm nếu các công ty TCSK trong nước không có gắng nỗ lực cạnh tranh, và sẽ bị loại bỏ khỏi thị trường hoặc chỉ làm thuê cho các công ty lớn, một số khác sẽ chỉ tổ chức những sự kiện mang tính chất nhỏ, còn những sự kiện lớn quan trọng thì các công ty lớn sẽ nắm bắt, làm cho tính cạnh tranh của các công ty bị hạn chế rất nhiều, doanh thu sẽ giảm

Trong thị trường dịch vụ tiếp thị, ngoài các công ty chuyên nghiệp, các công ty quảng cáo cũng là đối thủ đáng gờm Họ có lợi thế về mối quan hệ với các dịch vụ cung ứng khác Điểm mạnh của các công ty quảng cáo là sự sáng tạo không ngừng và thế mạnh về truyền thông họ có thể áp dụng trong lĩnh vực tiếp thị Tuy nhiên, họ lại có điểm yếu là không chuyên nghiệp trong các khâu tiếp thị như các công ty chuyên cung cấp dịch vụ tiếp thị.

Do tính c ạnh tranh ngày càng cao giữa các công ty và để thu hút người tiêu dùng các công ty TCSK không ngừng sáng tạo để đảm bảo đem đến cho khách hàng sự hài lòng không chỉ tính thương mại của sự kiện mà còn phải đáp ứng được tính nghệ thuật của sự kiện.

NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI HO ẠT ĐỘNG TCSK

Hình 3.12: Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động TCSK Yếu tố kinh tế

Yếu tố kinh tế là một yếu tố cực kì quan trọng ảnh hưởng rất nhiều đến TCSK tại Việt Nam Trước đây, nền kinh tế của ta còn yếu kém lạc hậu do vậy nhu cầu về dịch vụ TCSK chưa được hình thành Những sự kiện được tổ chức thường là do các cá nhân, tổ chức tự điều chỉnh và tự ho ạt động, điều này chỉ thành công với những sự kiện nhỏ lẻ, nhƣng khi bắt tay TCSK lớn sẽ rất lúng túng vì một một phần do thiếu kinh phí dành cho TCSK

Mặt khác, nền kinh tế chƣa phát triển thì dịch vụ liên quan dịch vụ chính (TCSK) cũng chƣa phát triển hoặc chƣa có Vì vậy, TCSK chƣa là một dịch vụ độc lập với tổ chức cơ quan đoàn thể

Sự gia nhập WTO của Việt Nam tạo nên bước ngoặt quan trọng trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, mở ra nhiều cơ hội hợp tác quốc tế cho các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ tiếp thị (TCSK) Tuy nhiên, đây cũng là thách thức lớn khi các doanh nghiệp TCSK phải cạnh tranh khốc liệt trên thị trường dịch vụ chung và thị trường TCSK nói riêng Việc Việt Nam trở thành thành viên chính thức thứ 150 của WTO đánh dấu sự thay đổi lớn trong bối cảnh kinh tế mở cửa, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp TCSK tiếp cận nhiều hợp đồng lớn, đặc biệt là hợp tác kinh doanh quốc tế.

Do văn hoá ấn định những điều cơ bản về giá trị, sự thụ cảm, sự ƣa thích và những sắc thái đ ặc thù của vật chất mà TCSK là ngành dịch vụ kết hợp với cả hai yếu tố nghệ thuật và tính thương mại Những gì diễn ra trong một sự kiện không chỉ có những bài phát biểu, những bản kí kết mà trong đó có các chương trình gi ải trí giúp mọi người tham gia có thể bớt căng thẳng Từ cách bố trí bày biện nơi tổ chức cho đến nơi bến đỗ phương tiện của khách cũng mang đậm nét văn hoá của chủ thể sự kiện Vậy có thể nói văn hoá đã tác động gián tiếp đến sự kiện Ví dụ: Nếu một công ty TCSK văn hoá dân gian mà không hiểu những cách cƣ xử, những tục lệ, những chuẩn mực đạo đức, những điều cấm kỵ, kiêng kỵ thì không thể tổ chức một sự kiện thành công đƣợc Đặc biệt là những sự kiện mang tính quốc tế, thì yếu tố văn hoá đƣợc đặt lên hàng đầu vì văn hóa góp phần cho các dân tộc hiểu nhau hơn, không hiểu văn hoá không thể tổ chức đƣợc sự kiện

Một sự kiện đặt ra có một mục đích c ụ thể rõ ràng mà chủ sự kiện ban đầu đề ra nhƣng với tất cả những sự kiện (không chỉ riêng những sự kiện văn hoá) thì văn hoá được đặt lên hàng đầu như một thông điệp thân thiết muốn gửi gắm tới người tham gia

Dễ dàng nhận thấy rằng sự khác biệt giữa những nền văn hoá đem l ại trở ngại khi con người giao tiếp với nhau, vì thế một sự kiện thành công là một sự kiện mà đáp ứng những yếu tố văn hóa chuẩn mực Một số sự kiện không chỉ là nơi tiếp nhận những thông tin mà còn là nơi nêu cao giá trị văn hoá, là nơi bộc lộ những cảm xúc của người tham dự

Một sự kiện mà trái với những vấn đề văn hoá của nơi sở tại TCSK, thì sự kiện sẽ bị tẩy chay, phản đối và nhất định sự kiện sẽ thất bại…

Trong thời đ ại mới, các nền văn hoá được du nhập từ nước ngoài vào nước ta đem lại những sự pha trộn văn hoá mới, đƣa lại nền văn hoá Việt Nam đa dạng và phong phú Tuy nhiên, những giá trị văn hoá cơ bản thì vẫn không thay đổi do đó khi TCSK phải lưu ý những giá trị văn hoá để lên công tác TCSK thành công

Yếu tố chính trị – pháp luật

Trong TCSK, ngay từ khâu đ ầu tiên là xin giấy phép tổ chức để sự kiện đƣợc thực hiện, người TCSK đã phải hiểu được những quy định về chính trị - luật pháp nơi sở tại, vì vậy nếu không am hiểu luật pháp thì không thể hiểu đƣợc những sự kiện nào đƣợc phép thực hiện, những sự kiện nào không đƣợc phép thực hiện và những sự kiện nào đƣợc phép thực hiện nhƣng phải có sự giám sát của cơ quan quản lý

Phải xem xét những quy định của chính quyền sở tại về thời gian, địa điểm

TCSK Những yêu cầu của cơ quan quản lý về các vấn đề an ninh, trật tự, những thông báo có liên quan đến chính trị - luật pháp trong khi đang diễn ra sự kiện, những điều này người TCSK phải lưu ý vì đảm bảo cho sự kiện diễn ra đúng tiến độ và yêu cầu của chủ thể sự kiện, đồng thời cũng phù hợp với tình hình của nơi diễn ra sự kiện Nếu không tìm hiểu kỹ càng trước sự kiện, khi mà khung kế hoạch của sự kiện đã lên hoặc sự kiện đang diễn ra mà xảy ra các vấn đề liên quan đến luật pháp chính trị thì sự kiện sẽ bị ngƣng trệ và gây mất uy tín cho chủ thể, cho công ty tổ chức gây thiệt hại về tài sản

Ngoài ra, hoạt động quảng cáo của các doanh nghiệp trên thị tường tất yếu phải có sự quản lý c ủa nhà nước, sự quản lý này thể hiện ở hệ thống luật pháp Quản lý nhà nước bằng luật pháp nhằm đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng, tạo cơ hội cho mọi doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh lành mạnh, thiết lập mối quan hệ đúng đắn giữa danh nghiệp và người tiêu dùng, đảm bảo tính chính xác, trung thực trong quảng cáo, phải phản ánh đúng tính năng, tác dụng, chất lƣợng hàng hoá, dịch vụ Bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng

Tuy các văn bản pháp luật giúp ích rất nhiều cho các công ty trong việc hoạch định chiến lƣợc kinh doanh của mình nhƣng đôi khi các văn bản pháp luật đã ít nhiều gây ra hạn chế cho các công ty Tổng giám đốc công ty quảng cáo và hội chợ thương mại Việt Nam Vinexad, Nguyễn Thanh Thản cho VnExpress biết, mới đây Chính phủ lại có văn bản mới quy định quảng cáo thương mại và hội chợ triển lãm phải do Bộ Thương mại quản lý, trong khi Bộ Văn hoá thông tin cũng đang quản lý lĩnh vực này “Qua quá nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chúng tôi làm sao đáp ứng nhu cầu của khách hàng’’ Theo hiệp hội quảng cáo, khung pháp lý của Việt Nam chưa theo sát hoạt động xây dựng thương hiệu và quảng cáo Vì vậy, các nhà hoạch định chính sách cần tìm hiểu sâu hơn về bản chất, tính chuyên nghiệp cũng nhƣ

Kỹ thuật - công nghệ giữ vai trò then chốt trong tổ chức sự kiện (TCSK), đặc biệt là sự kiện mang tầm cỡ quốc tế Sự phát triển của TCSK gắn liền với những tiến bộ kỹ thuật - công nghệ hiện đại Các công nghệ tiên tiến như 3D, 4D, laser, tương tác, cùng với những cải tiến trong kỹ thuật âm thanh đã tạo nên những sự kiện ngoạn mục và ấn tượng như lễ khai mạc Thế vận hội, World Cup hay Seagame.

Công nghệ càng phát triển giúp những người TCSK được tho ả sức sáng tạo, làm cho bộ mặt sự kiện càng phong phú, đa dạng hơn

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức một sự kiện, một sự kiện dù chỉ bị thất bại ở một khâu hay một chi tiết nhỏ nhặt nhất, cũng gây ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện, thậm chí sự kiện sẽ bị thất bại hoàn toàn Nhƣ thời tiết chẳng hạn, thời tiết là một yếu tố bất khả kháng mà con người sẽ không thể kiểm soát được, nhưng thời tiết sẽ gây ra những trở ngại cho sự kiện, làm cho những khách mời tham dự khó khăn đặc biệt những sự kiện tổ chức ngoài trời sẽ bị huỷ bỏ nếu nhƣ gặp phải thời tiết xấu…

Cũng có khi sự kiện bị thất bại bởi những nhà cung cấp dịch vụ, khi một sự kiện xảy ra việc các dịch vụ tham gia vào cùng tổ chức là điều cần thiết vì có những dịch vụ mà nhà cung cấp sự kiện chính lại không thể đảm trách hết đƣợc, và giải pháp là thuê các dịch vụ phụ thêm ở bên ngoài, trong một số trường hợp, hoặc một lý do nào đó những nhà cung c ấp dịch vụ lại không thể đến đƣợc, thì s ự kiện bị hoãn lại, hoặc bị thất bại…

XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG TCSK TƯƠNG LAI

Việt Nam với gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về TCSK

Do là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời và chịu ảnh hưởng từ nhiều nền văn hóa lớn của Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây, Việt Nam sở hữu nền văn hóa độc đáo và đa dạng Điều này tác động trực tiếp đến nhu cầu tổ chức sự kiện, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng của số lượng sự kiện diễn ra tại Việt Nam, từ hàng trăm đến hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ mỗi năm.

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho TCSK ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Theo hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

Nhìn chung, ho ạt động cung ứng TCSK đang ngày càng sôi động, tuy nhiên, chất lƣợng dịch vụ còn chƣa cao, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Tuy nhiên trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của dân cƣ cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộ ng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là r ất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lƣợng cao của những công ty chuyên kinh doanh về TCSK

 Xu hướng từ cũ sang mới – từ truyền thống sang hiện đại:

Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại, lễ hội… nhưng có lẽ điều có thể gây đƣợc sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này

Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các sự kiện có chủ đề Các chủ đề này đƣợc thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó đƣợc chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp

Xu hướng này phục vụ mục đích kép là giải trí và thương mại Nó giúp các công ty mở rộng phạm vi tiếp cận, tăng cường nhận diện thương hiệu, cải thiện sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm và thậm chí thu hút thế hệ khách hàng tiềm năng mới trong tương lai.

Chi phí dàn dựng sự kiện ở Việt Nam không hề rẻ, tùy theo các yếu tố nhƣ địa điểm, số lượng khách mời, mục tiêu và ý nghĩa chương trình mà chi phí có thể dao động từ 10.000-100.000 USD/sự kiện Đối với những sự kiện thuộc loại “tầm cỡ” thì chi phí tổ chức có thể lên đến 200.000USD, thậm chí tới cả 500.000USD…

Dĩ nhiên, với mức chi phí bỏ ra, các khách hàng cũng đòi hỏi ở sự kiện phải xứng đáng Để đạt đƣợc hiệu quả là đem đƣợc hình ảnh của mình tới công chúng, các công ty thường yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ tổ chức gửi ý tưởng cho sự kiện của mình Đây chính là một thời điểm mới trong hoạt động của các công ty là sự kiện ở Việt Nam hiện nay, bởi họ chính là đơn vị phải đƣa ra cho khách hàng các gi ải pháp sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm tiếp cận gần hơn với khách hàng và mang đến cho họ những trải nghiệm tích cực

Cũng chính vì lý do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc chọn lựa nhân vật đ ại diện thích hợp cũng nhƣ khả năng phân tích hiệu quả của sự kiện…

GIỚI THIỆU CÔNG TY & PHÂN TÍCH

GIỚI THIỆU CÔNG TY MIO COMMUNICATIONS

Địa chỉ: 125/2 Nguyễn Cửu Vân, P17, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM Điện thoại: (08.8) 351 80868

Emai: minhchau@mio.com.vn Website: www.mio.com.vn

MiO Communications là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông, đặc biệt là trong ngành Quan hệ công chúng và Tổ chức sự kiện Chúng tôi có bề dày kinh nghiệm 15 năm trong lĩnh vực báo chí, truyền thông và TCSK Kinh nghiệm của những chuyên gia trong lĩnh vực truyền thông sẽ mang lại những hiệu quả bất ngờ cho các chiến dịch xây dựng hình ảnh và thương hiệu

Hiện nay, MiO đã trở thành một thương hiệu uy tín trong ngành PR và Eve nt MiO có một đội ngũ nhân sự trẻ trung, nhiệt tình và năng động Đặc biệt, đội ngũ nhân viên MiO được huấn luyện một cách chuyên nghiệp và bài bản trong môi trường cạnh tranh và đầy thử thách của nghề PR và Event Thế mạnh của chúng tôi :

Tổ chức các sự kiện: chương trình ca nhạc thời trang, lễ hội, lễ kỷ niệm, đám cưới, sinh nhật, game-show truyền hình, tài trợ cồng đồng, hoạt động gây quỹ từ thiện, tổ chức họp báo, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khánh thành, khởi công, road-show

Cho thuê thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng, trang phục Dàn dựng các chương trình âm nhạc mang tính nghệ thuật cao Tổ chức biểu diễn, đào tạo và dàn dựng hợp xướng

Tƣ vấn thiết kế, dàn dựng gian hàng hội chợ, triển lãm cần sự khác biệt và theo yêu cầu riêng

Xây dựng các chiến lược quảng bá thương hiệu

Tƣ vấn, lập kế hoạch và thực hiện các chiến dịch truyền thông chuyên nghiệp

Giải quyết khủng hoảng truyền thông nhanh chóng và hiệu quả

1 Tính độc đáo 2 Tƣ vấn và dịch vụ khách hàng hiệu quả 3 Kiên nhẫn & thuyết phục

4 Làm việc có hệ thống và tinh thần đồng đội

1 Đưa ra những ý tưởng mới lạ và sáng tạo cho mọi chiến dịch tiếp thị của Khách hàng

2 Luôn cam kết mang đến cho Khách hàng chất lƣợng tƣ vấn và dịch vụ cao nhất bằng kinh nghiệm và kiến thức chuyên nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị

3 Bảo mật mọi thông tin của khách hàng theo cách thức chuyên nghiệp

4 Dịch vụ hoàn hảo với chi phí cạnh tranh nhất

5 Đồng hành với khách hàng trong mọi hoàn cảnh

Hình 4.1: Sơ đồ tổ chức công ty MiO

Bộ phận tài chính – hành chính - Nhân sự Bộ phận sản xuất

Phòng thiết kế Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tổ chức sự kiện

Ban tƣ vấn xây dựng thương hiệu

Phòng marketing Ban vận động tài trợ sự kiện

4.1.2 Nhiệm vụ các phòng ban a) Phòng dịch vụ khách hàng

Chủ động liên lạc và trao đổi công việc với các đối tƣợng khách hàng theo định hướng của công ty và theo kế hoạch do trưởng phòng dịch vụ khách hàng hoạch định

Chủ động quản lý hệ thống khách hàng Ví dụ: khách hàng mục tiêu loại1/ loại 2/ loại 3…

Xây dựng các chương trình hỗ trợ khách hàng là điều chủ động và cần thiết, dựa trên kế hoạch định hướng Để xây dựng một chương trình tổng thể, bộ phận dịch vụ khách hàng cần trao đổi cụ thể với giám đốc để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả của chương trình.

Tuỳ từng trường hợp cụ thể có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc chung hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác

Trường hợp là nhân viên mới được giao nhiệm vụ quản lý khách hàng cũ, cần chủ động liên lạc với khách hàng, giới thiệu bản thân: tên/điện tho ại liên lạc, xin thời gian thích hợp để đến và làm quen với khách hang Đối với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng nói chung: cần tận dụng các mối quan hệ với khách hàng cũ để nghe các phản hồi về:

 Sản phẩm dịch vụ của MiO

 Quan điểm của khách hàng về định hướng mục tiêu của MiO

 Tìm hiểu nhu c ầu thực sự của các “thân chủ” để hỗ trợ khách hàng trong khả năng hiện thời của MiO

 Tìm hiểu thêm về ngành kinh doanh của khách hàng: các bạn hàng, đối thủ cạnh tranh của những vấn đề đang là cấp thiết của ngành hàng

 Mọi thông tin liên quan đến khách hàng c ần đƣợc thể hiện trong báo cáo tổng kết ho ặc trong các báo cáo cá nhân gửi giám đốc

 Thông tin mới trao đổi với khách hàng cũ: thƣ cảm ơn, thiệp chúc mừng, thƣ giới thiệu khách hàng mới, dự án mới của MiO

 Với khách hàng mới: tiềm năng Trong giai đoạn 2008-20012 ban giám đốc và phòng marketing vẫn tiếp tục tham gia hỗ trợ trực tiếp hoạt động này cung với phòng dịch vụ khách hàng

Khách hàng lẻ: thông tin về khách hàng lẻ có thể đƣợc cập nhật theo nhiều nguồn (qua truyền thông, quan hệ cá nhân), trao đổi những thông tin về công ty với khách hàng mới

 Đàm phán và ký hợp đồng

 Sản phẩm thiết kế: khách hàng phải đƣợc xem market cuối cùng và phải ký xác nhận về nội dung trước khi sản xuất hàng loạt Kể cả với các sản phẩm thường xuyên sản xuất cho khách hàng

 Giao hàng: hàng chỉ đƣợc giao sau khi đã đóng gói, kiểm kê, dán tem theo tiêu chuẩn của công ty MiO

Sau khi giao hàng thành công, người bán hàng có trách nhiệm trao đổi thông tin với khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời hạn thanh toán Đồng thời, người bán cần gửi thư cảm ơn đến khách hàng để bày tỏ lòng biết ơn vì đã tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của mình.

 Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể đƣợc thực hiện bằng nhiều hình thức nhƣ thƣ chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thƣ và quà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, các hình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tƣợng, b) Phòng marketing/PR - Vận đ ộng tài trợ

 Là bộ phận nghiên cứu và phân tích thông tin: giúp công ty có những chính sách cụ thể, đúng thời điểm

 Tổng hợp, thu thập, phân tích các kết quả điều tra để đƣa ra: các bảng tổng kết tình hình c ủa khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối thủ của khách hàng…

Công việc thu thập và tổng kết thông tin đƣợc thực hiện theo các yêu c ầu của phòng dịch vụ khách hàng hoặc do giám đốc chỉ định

 Lập các dự án với các khách hàng mới

 Lập kế hoạch thực hiện chào hàng theo các dự án để dần chiếm lĩnh các thị trường mục tiêu

 Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay ho ạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh công ty

 Quản lý các tài liệu truyền thông, quản lý thông tin trên website công ty, mở rộng và phát triển quan hệ truyền thông c ủa doanh nghiệp

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TCSK

4.2.1 Doanh thu từ ho ạt động TCSK ĐVT: Triệu đồng 2007 2008 2009 2010 2011 Tỷ lệ 2011 Tổ chức sự kiện 3853 4270 3620 3500 2960 47.3%

Hình 4.4: Doanh thu từ TCSK so với tổng doanh thu

Hình trên cho thấy doanh thu từ TCSK luôn chiếm tỷ lệ cao (gần 50%) trong các hoạt động kinh doanh của công ty TCSK là hoạt động quan trọng nồng cốt

Tổ chức sự kiện PR

Cho thuê Tƣ vấn Các hoạt động khác

Tổ chức sự kiện Tổng lợi nhuận

4.2.2 Mục tiêu của các loại hình sự kiện

Hình 4.5: Minh họa Văn nghệ - Ca nhạc

Nhằm đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất, MiO luôn đặt ra cho mình mục tiêu hoạt động và chiến lược đầu tư lâu dài cho từng sự kiện Một chương trình ca nhạc thành công đem lại nhiều cảm xúc tinh tế cho khán giả không thể không nhắc đến cách dàn dựng sân khấu và sự hỗ trợ hoàn hảo của hệ thống âm thanh, thiết bị Sân khấu ca nhạc chính là nơi người ca sĩ có thể truyền tải được giọng hát của mình đến với người yêu nhạc, vì vậy, việc chuẩn bị những hạng mục như sân khấu, băng rôn, banner, thiết kế tổng thể cho đến dẫn chương trình, tổ chức các hoạt động bên lề đều đƣợc MiO lên kế hoạch cẩn thận

Từ sự kiện có quy mô nhỏ cho đến những sự kiện mang tầm cỡ quốc gia, MiO cam kết không làm khách hàng thất vọng khi gửi gắm niềm tin Không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng trang thiết bị và nguồn lực con người, MiO luôn mang đến sự an toàn, hiệu quả cao với chi phí canh tranh nhất

 Lễ tiệc công ty – Đám cưới – Sinh nhật

Tổ chức tiệc cơ quan, công ty là một trong những dịch vụ mà MiO thường xuyên tƣ vấn và thực hiện MiO sẽ xây dựng cho quý khách những kế hoạch tổ chức cùng những ý tưởng phù hợp với từng nhu cầu mà quý khách đang mong muốn

Tiệc cuối năm là sự kiện mà bất cứ công ty nào cũng tổ chức với từng quy mô khác động cả năm của cả tập thể công ty đạt đƣợc và triển khai những kế hoạch phát triển cho năm sau

Hình 4.6: Minh họa Lễ tiệc công ty

Sinh nhật là một sự kiện cá nhân thường xuyên của mỗi gia đình, được tổ chức để kỷ niệm ngày sinh của thành viên gia đình Tiệc sinh nhật dần trở thành một nét văn hóa lâu đời, thể hiện sự gắn kết và yêu thương trong gia đình.

Tiệc sinh nhật là lúc mọi người trong gia đình xum hợp bên nhau mừng thọ cho bố mẹ thể hiện lòng biết ơn công nuôi dƣỡng sinh thành hay còn gọi là tiệc mừng thọ Ngoài ra tiệc sinh nhật cũng là dịp bố mẹ thể hiện tình thương yêu, mừng cho con mình ngày một lớn và trưởng thành

MiO cũng là chuyên gia trong tổ chức tiệc cưới, MiO luôn hiểu rõ mong muốn cô dâu và chú rễ về sự kiện đặc biệt trong ngày hạnh phúc của riêng mình Đám cưới là một trong những sự kiện quan trọng nhất và đánh dấu một khoảnh khắc đặc biệt giữa gia đình và bạn bè, cũng là thời khắc thiêng liêng đƣợc ghi nhớ và trân trọng

Họp báo đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối chính phủ, các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng Qua buổi họp báo, các vấn đề được quan tâm sẽ được làm rõ, đồng thời thông tin được chia sẻ rộng rãi, minh bạch, giúp thúc đẩy sự hiểu biết và tin tưởng giữa các bên liên quan.

Nhận thức được tầm quan trọng của họp báo, với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện, MiO luôn chú trọng vào các yếu tố trang trọng, lịch sự, thông tin chính xác và khoa học để thu hút giới truyền thông MiO chủ động đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng và báo chí, đảm bảo sự hài lòng của cả hai bên.

Hình 4.8: Minh họa Họp báo

 Lễ động thổ, khởi công

Hình 4.9: Minh họa Lễ khởi công

Việc động thổ, khánh thành, khởi công đƣợc nhiều công ty coi trọng vì coi trọng vì nó là dịp để công bố cho các đối tác, khách hàng và công c húng nói chung biết về công trình mới của doanh nghiệp Nhiều công ty còn coi đây là dịp để cảm ơn nhà đầu tƣ hay nhằm mục đích chứng minh năng lực để huy động vốn MiO giúp cho khách

Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởi đầu tấn tài, tấn lộc Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ chức, MiO đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng sinh khí mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thống của một lễ khai trương

Hội chợ, triển lãm là cơ hội vàng để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và thương hiệu đến công chúng Ngoài chuẩn bị ngân sách và cơ sở vật chất, MiO còn kết nối doanh nghiệp với khách hàng, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng nhằm đáp ứng mục tiêu cuối cùng là đưa sản phẩm, thương hiệu đến gần hơn với người dùng.

Hình 4.10: Minh họa Triễn lãm

 Lễ kỷ niệm thành lập

Việc TCSK lễ kỷ niệm không chỉ mang ý nghĩa tinh thần rất lớn mà còn thể hiện rõ mục đích của doanh nghiệp trong việc tri ân những khách hàng thân thiết và tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng tiềm năng

Hình 4.11: Minh họa Lễ kỷ niệm thành lập

Nắm bắt được nhu cầu của thị trường, nhiều công ty TCSK đã ra đời với mục đích giúp quý doanh nghiệp thực hiện một lễ kỷ niệm tưởng chừng như đơn giản nhưng lại lắm phức tạp khi đi sâu vào từng khâu tổ chức Một buổi lễ kỷ niệm diễn ra thật đặc sắc, độc đáo, hoành tráng và chuyên nghiệp là điều mà hầu hết các lãnh đạo doanh nghiệp mong đợi

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

 Về quy trình: không bám sát quy trình mà thực hiện tự phát, việc tới đâu làm tới đó

 Về checklist: thiếu xót trong bảng phân công, bảng checklist công việc, không kiểm soát, theo dỗi checklist

 Về kho bãi: thiết bị sắp xếp không khoa học, sắp thành đóng hỗn loạn, không quản lý, không thống kê

Thiết bị không đƣợc bảo quản, bảo trì  dẫn đến thiết bị/vật tƣ không đồng nhất, mau cũ, hƣ hỏng nhiều

 Về tiến độ: thường xuyên trễ tiến độ, thiếu thiết bị, nhân sự khi đến ngày giờ sự kiện diễn ra  công việc bị dồn động  hoàn tất các hạng mục không tốt, không đúng yêu cầu ban đầu, mong muốn của khách hàng

 Về người quản lý tổng (event manager): ráp nối các hạng mục chưa tốt, quản lý nhân viên chƣa tốt

 Về người quản lý nhóm (leader), nhân viên: hoàn toàn bằng kinh nghiệm và đi lên từ những người thợ, không có chuyên môn cao về các loại sự kiện khác nhau

 Về chi phí/ngân sách: ít khi tính toán chi phí, hiệu quả TCSK một cách chi tiết, kỹ càng, mà chủ yếu ƣớc lƣợng, phỏng chừng

 Về thống kê và dự báo: ít số liệu quá khứ về các sự kiện đã tổ chức, không nắm bắt được xu hướng nhu cầu

Nói tóm lại, thực trạng logistics của công ty MiO chƣa thể hiện đúng vai trò, tầm quan trọng nhằm giúp ban lãnh đạo công ty có tầm nhìn chiến lƣợc hơn

 Các hình ả nh dưới đây minh họa về thực trạng nhà xưởng và kho thiết bị:

Hình 4.14: Kho thiết bị sự kiện

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

XÁC ĐỊNH NHU CẦU SỰ KIỆN

5.1.1 Các sự kiện đã tổ chức từ năm 2009 đến 10/2012 (xem phụ lục):

Bảng 5.1: Thống kê các sự kiện đã tổ chức từ năm 2009 đến 10/2012

2 Lễ tiệc công ty - Đám cưới - Đám hỏi 0 6 6 7

3 Họp báo - Hội nghị - Hội thảo 5 6 10 4

5 Khai trương - Động thổ - Khánh thành 1 15 17 20

6 Lễ hội - Hội chợ - Triển lãm 0 3 2 3 TC:

 Trung bình tổ chức 3 ÷ 4 sự kiện/tháng

 Với các đ ặc điểm của nhu c ầu:

- Từ 9 tới tháng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới

- Từ tháng 12 tới tháng 2 năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, yearend party - Từ tháng 2 và tháng 3 là tháng cao điểm của lễ hội

- Từ tháng 2 tới tháng 5 là tháng cao điểm của họp báo, hội nghị

5.1.2 Yêu cầu nguồn lực của các loại sự kiện

 Phân loại cấp 1: sự kiện trong nhà (indoor) và ngoài trời (outdoor)

 Phân loại cấp 2: quy mô s ự kiện, mỗi loại cấp 1 có 3 mức độ cấp 2:

Indoor: nhỏ (500 người) Outdoor: nhỏ (< 300 người), vừa (300 ÷ 700 người), lớn (>700 người)

 Phân loại cấp 3: từng lo ại sự kiện cụ thể, có tổng cộng 6 loại sự kiện

 Nhƣ vậy, hầu hết các sự kiện có thể đƣợc liệt vào 1 trong 18 loại sự kiện sau mà sẽ dễ dàng xác định đƣợc các nguồn lực cần thiết nhất:

IE-1: Văn nghệ – Ca nhạc – Biểu diễn thời trang có 3 quy mô: IE1-1, IE2-1, IE3-1 IE-2: Lễ tiệc công ty – Đám cưới – Sinh nhật có 3 quy mô: IE1-2, IE2-2, IE3-2 IE-3: Họp báo – Hội nghị – Hội thảo có 3 quy mô: IE1-3, IE2-3, IE3-3

OE-1: Kỷ niệm thành lập có 3 quy mô: OE1-1, OE2-1, OE3-1 OE-2: Khai trương – Động thổ – Khánh thành có 3 quy mô: OE1-2, OE2-2, OE3-2 OE-3: Lễ hội – Hội chợ – Triển lãm có 3 quy mô: OE1-3, OE2-3, OE3-3

Bảng 5.2: Các loại sự kiện

Loại sự kiện Một số đặc tính và giới hạn phạm vi

IE-1: Văn nghệ – Ca nhạc

Hầu hết tổ chức vào buổi tối Nếu tổ chức outdoor vào ban ngày, xem xét tương quan với sự kiện OE-1 Kỷ niệm thành lập cùng quy mô

IE-2: Lễ tiệc công ty

Tiệc cưới – Sinh nhật được tổ chức mang tính nghệ thuật, độc đáo, sáng tạo

Lễ tiệc, ngày hội công ty, party yearend đƣợc tổ chức trong quán bar, nhà hàng

Nếu tổ chức outdoor ban ngày, xem xét tương quan với sự kiện OE-1 Kỷ niệm thành lập cùng quy mô

IE-3: Họp báo – Hội nghị

Hầu hết tổ chức ở các trung tâm hội nghị, nhà hàng, hội trường trường đại học

Thường tổ chức ban ngày, riêng Họp báo có thể buổi tối

OE-1: Kỷ niệm thành lập

Kỷ niệm thành lập doanh nghiệp, tổ chức, trường học… ở quy mô lớn, thường có văn nghệ, tiệc ăn Thường tổ chức ban ngày, nếu tổ chức buổi tối, xem xét tương quan sự kiện IE-2 IE-1 cùng quy mô

Khai trương thường ở quy mô nhỏ hơn, tổ chức kết hợp outdoor, nếu chỉ tổ chức indoor xem xét tương quan Lễ tiệc công ty IE-2 Động thổ - Khánh thành hầu hết phải tổ chức outdoor ban ngày, có hoạt động văn nghệ, tiệc ăn

OE-3: Lễ hội – Hội chợ

Thông thường tổ chức outdoor, hoặc kết hợp indoor (đối với Triễn lãm, Hội chợ)

Lƣợng khách đƣợc ƣớc tính lúc đông khách nhất

Lễ hội: quy mô thường ở cấp địa phương

5.1.3 Yêu cầu phân bổ nguồn lực các sự kiện Indoor

Bảng 5.3: Yê u cầu nguồn lực các sự kiện Indoor

Events INDOOR EVENTS 1 (< 200 người) INDOOR EVENTS 2 (200 ÷ 500 người) INDOOR EVENTS 3 (>500 người)

Resources IE1 – 1 IE1 – 2 IE1 – 3 IE2 – 1 IE2 – 2 IE2 – 3 IE3 – 1 IE3 – 2 IE3 – 3

1 event manager 1 event manager 1 event manager

3 leader 4 leader 2 leader 3 leader 8 leader 3 leader 5 leader 10 leader 3 leader

- 02 Loa thùng RCF Fu ll Đô i công suất 2000W - 01 M ixer công suất Behringer PMP6000, 2000W - 02 M icro không dây Gu innese

- 02 A mp li Po wer Shermann công suất 2000W

- 03 Loa thùng RCF Fu ll Đô i công suất 3000W - 01 M ixer công suất Behringer PMP6000, 2500W - 02 M icro không dây Gu innese

- 02 A mp li Po wer Shermann công suất 3000W

- 05 Loa thùng RCF Fu ll Đô i công suất 3000W - 02 M ixer công suất Behringer PMP6000, 2500W - 03 M icro không dây Gu innese

- 02 A mp li Po wer Shermann công suất 3000W

Gấp 2 lần bộ 2/3 bộ 1/2 bộ, Âm thanh đơn giản 4 micro không dây

Gấp 2 lần bộ 1 bộ 1/2 bộ Âm thanh đơn giản 5 micro không dây

Gấp 2 lần bộ 1 bộ 1/2 bộ Âm thanh đơn giản 5 micro không dây

- 08 Parled 36 màu siêu sáng - 01 Đèn pha lê Magic Ba ll - 01 Giàn khung treo loại nhỏ - 01 Bàn đ iều kh iển DM X 512 Controller

- 12 Parled 36 màu siêu sáng, - 01 Đèn pha lê Magic Ba ll - 02 Giàn khung treo loại vừa - 01 Bàn đ iều kh iển DM X 512 Controller

- 16 Parled màu siêu sáng - 02 Giàn khung treo loại lớn - 01 Đèn pha lê Magic Ba ll - 02 Bàn đ iều kh iển DM X 512 Controller

- 01 Máy phun khói công suất 1500W

Gấp 2 lần bộ - Màn hình LED vừa 2/3 bộ Ánh sáng thường

Gấp 2 lần bộ Màn hìh LED lớn 1 fo llow, 2mov head

Gấp 2 lần bộ Màn hìh LED lớn

– Lều bạt – Nhà gian – Sản xuất – Thi công

Sấn khấu 3mx5m/4mx6m Sân khấu 6mx10m Sân khấu 8mx12m

Catwalk: sàn mica Ván ép, trải thảm Ván ép, trải thảm Catwalk: sàn mica Ván ép, trải thảm Ván ép, trải thảm Catwalk: sàn mica Ván ép, trải thảm Ván ép, trải thảm

– Thiết kế đồ hoạ – In ấn

Backdrop sân khấu 4mx6m 2 banner, 3 standee 1 chụp ảnh, 1 quay phim

Backdrop sân khấu 5mx10 5 banner, 5 standee 1 chụp ảnh, 2 quay phim

Backdrop sân khấu 6mx12m 8 banner, 5 standee 1 chụp ảnh, 3 quay phim

Thiệp mời, Phông chụp hình Thiệp mời,

Thiệp mời, Phông chụp hình Thiệp mời,

Thiệp mời, Phông chụp hình Thiệp mời,

– PG – PB – MC – Người mẫu – Ca sĩ

Ca sĩ, Ban nhạc DJ, Vũ đoàn

6 ÷ 8 PGs Ca sĩ, Ban nhạc

DJ, Vũ đoàn 4 PGs Ca sĩ, Ban nhạc

12 PGs Ca sĩ, Ban nhạc

DJ, Vũ đoàn 4 PGs Ca sĩ, Ban nhạc

12 PGs Ca sĩ, Ban nhạc

– Trang phục – Mascot – Dụng cụ

Trang phục cho PGs 2 thùng dụng cụ: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm…

Trang phục cho PGs 2 thùng dụng cụ: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm…

Trang phục cho PGs 2 thùng dụng cụ: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm…

– Hoa – Quà tặng – Vật phẩm – Trang trí

Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu

Hoa tặng nhà tài trợ,

1 cổng hoa 350 bong bóng trang trí

Hoa bục phát biểu, Hoa bàn họp báo

Hoa tặng nhà tài trợ, VIP

1 cổng hoa 5m hoa trang trí 600 bong bóng trang trí

Hoa bục phát biểu, Hoa bàn họp báo

Hoa tặng nhà tài trợ, VIP

1 cổng hoa 6m hoa trang trí 1000 bongbóng trang trí

Hoa bục phát biểu, Hoa bàn họp báo

Dịch vụ ăn uống Vận chuyển

2 xe 1,5 tấn vận chuyển thiết bị 1 xe 7 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý 3 xe 1,5 tấn vận chuyển thiết bị

2 xe 7 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý 3 xe 1,5 tấn vận chuyển thiết bị

1 xe 7 chỗ và 1 xe 16 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý

1 bếp chính 1 bếp chính 1 bếp chính

5.1.4 Yêu cầu phân bổ nguồn lực các sự kiện Outdoor

Bảng 5.4 Yêu cầu nguồn lực các sự kiện outdoor

Events OUTDOOR EVENTS 1 (< 300 người) OUTDOOR EVENTS 2 (300 ÷ 700 người) OUTDOOR EVENTS 3 (>700 người)

Resources OE1 – 1 OE1 – 2 OE1 – 3 OE2 – 1 OE2 – 2 OE2 – 3 OE3 – 1 OE3 – 2 OE3 – 3

1 event manager 1 event manager 1 event manager

3 leader 3 leader 4 leader 4 leader 6 leader 7 leader 8 leader 8 leader 10 leader

- 2 Loa thùng RCF Full Đôi công suất 2000W - 2 Thùng full đơn 1400W - 1 Power apply euro power 2000 W - 1 Đầu karao ke 5 số Ariang - 4 Mic ro không dây Guinnese - 1 Mixer công suất Behringer PMP6000, 2000W

- 4 Loa thùng RCF Full Đôi công suất 2000W - 2 Thùng full đơn 1400W - 2 Power apply euro power 2000 W - 1 Đầu karao ke 5 số Ariang - 4 Mic ro không dây Guinnese - 1 Mixer công suất Behringer PMP6000, 2000W

- 6 Loa thùng RCF Full Đôi công suất 12000W - 6 Loa thùng RCF Full đơn Monitor 1400W - 4 Loa thùng Sub Ne xo 2000W - 4 Powe r Apply Euro Po wer 2000 W - 1 Đầu Karao ke 5 số Ariang - 1 Đầu MD cho ca sĩ chuyên nghiệp - 1 Thiết b ị phân tần, chống hú Peavey

- 1 Mixer công suất Behringer PMP6000, 2000W - 4 Mic ro không dây Guinnese - 1 Máy phát điện 200 KVA

1 bộ 1 bộ 3/2 bộ 1 bộ 1 bộ 3/2 bộ 1 bộ 1 bộ 3/2 bộ

Màn hình LED 15 ÷ 20m2 1 máy pháo kim tuyến, 8 trái pháo

Màn hình LED 20 ÷ 30m2 1 máy pháo kim tuyến, 8 trái pháo

Màn hình LED 30 ÷ 40m2 1 máy pháo kim tuyến, 8 trái pháo

1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ 1 bộ

– Lều bạt – Nhà gian – Sản xuất – Thi công

Sàn sân khấu (1H x 10L x 5W) Nhà bạt 500 ÷ 1000m2 - Pallet 1000m2 Thảm trải sàn 600m2 - Quạt công nghiệp: 10÷15 cái Ghế: 250 ghế - Bàn dài: 15 bàn - Bàn tròn: 10 bộ Bục phát biểu

Sàn sân khấu (1H x 10L x 5W) Nhà bạt 1000m2 ÷ 2500m2 - Pallet 1000m2 ÷ 2500m2 Thảm trải sàn 1200m2 - Quạt công nghiệp: 20÷25 cái Ghế: 450 ghế - Bàn dài: 20 ÷ 25 bàn - Bàn tròn: 15 bộ Bục phát biểu

Sàn sân khấu (1H x 12L x 6W) Nhà bạt >2500m2 - Pallet >2500m2 Thảm trải sàn >1500m2 - Quạt công nghiệp: 25 ÷ 30 cái Ghế: >800 ghế - Bàn dài: 25 ÷ 30 bàn - Bàn tròn: 20 bộ Bục phát biểu

Rào inox 20 cây 1 bộ 1 bộ 1 bộ

Rào inox 20 cây 1 bộ 1 bộ 1 bộ

– Thiết kế đồ hoạ – In ấn

Backdrop sân khấu 6mx4m; Cánh gà: 1x4

50÷70 banner, 3 standee 1 chụp ảnh, 1 quay phim

Backdrop sân khấu 6mx12m; Cánh gà: 1x5

100÷150 banner, 5 standee 2 chụp ảnh, 2 quay phim

Backdrop sân khấu 6mx12m; Cánh gà: 1x5

150÷ 200 banner, 10 standee 3 chụp ảnh, 4 quay phim

Thiệp mời, Phông chụp hình

– PG – PB – MC – Người mẫu – Ca sĩ

1 ÷ 2 MC 10 PGs; Đội trống hội và lân sƣ rồng 2 ÷ 3 ca sĩ, nhóm nhạc, 1 ban nhạc, 2 vũ đoàn

1 ÷ 2 MC 15 PGs; Đội trống hội và lân sƣ rồng 2 ÷ 3 ca sĩ, nhóm nhạc, 1 ban nhạc, 2 vũ đoàn

1 ÷ 2 MC 20 PGs; Đội trống hội và lân sƣ rồng 2 ÷ 3 ca sĩ, nhóm nhạc, 1 ban nhạc, 2 vũ đoàn

– Trang phục – Mascot – Dụng cụ

Trang phục cho PGs 2 thùng dụng cụ: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm… Trang phục cho PGs

2 thùng dụng cụ: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm… Trang phục cho 20 PGs

2 thùng dụng cụ lớn: dây, kẽm, keo dán, kéo, giấy, bộ đàm…

10 bộ, Dụng cụ Đthổ, Ktrương Kthành

12÷16 bộ, Dụng cụ Đthổ, Ktrương Kthành

20 bộ, Dụng cụ Đthổ, Ktrương Kthành

– Hoa – Quà tặng – Vật phẩm – Trang trí

Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu: 12 bình/lẳng

1 cổng hơi 12x6 250 bong bóng trang trí; 1 khinh khí cầu

Hoa cài áo; Hoa tặng đại biểu, VIP

Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu: 16 bình/lẳng

1 cổng hơi 12x6 350 bong bóng trang trí; 2 khinh khí cầu

Hoa cài áo; Hoa tặng đại biểu, VIP

Hoa lễ tân, bàn VIP, bục phát biểu: 20 bình/lẳng

1 cổng hơi 12x6 500 bong bóng trang trí; 4 khinh khí cầu

Hoa cài áo; Hoa tặng đại biểu, VIP

Quà tặng VIP Quà tặng VIP Quà tặng VIP

Dịch vụ ăn uống Vận chuyển

2 xe 1,5 tấn vận chuyển thiết bị 2 xe 7 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý 2 xe 2 tấn vận chuyển thiết bị

1 xe 7 chỗ và 1 xe 16 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý 2 xe 2 tấn và 1 xe 5 tấn vận chuyển thiết bị

1 xe 7 chỗ và 1 xe 16 chỗ vận chuyển nhân sự quản lý

1 bếp chính 3 phụ bếp 20 ÷ 25 phục vụ

1 bếp chính 3 phụ bếp 20 ÷ 25 phục vụ Tiệc teakbreak vừa

1 bếp chính 10 phụ bếp 30÷35 phục vụ

30÷35 phục vụ Tiệc buffet lớn Tiệc buffet lớn

BỘ TIÊU CHÍ LỰA CHỌN SỰ KIỆN ƢU TIÊN

Có rất nhiều tiêu chí để lựa chọn sự kiện đƣợc ƣu tiên tổ chức, trong đó bộ 7 tiêu chí sau đây là đƣợc các chuyên gia trong ngành quan tâm hơn cả

5.2.1 Bảy tiêu chí ƣu chí lựa chọn sự kiện:

1) Đúng sở trường, thế mạnh của công ty 2) Lợi nhuận

3) Thời gian đến 4) Thứ hạng khách hàng quen thuộc 5) Mức độ yêu cầu, quy mô s ự kiện 6) Thời điểm, địa điểm tổ chức 7) Thời gian thực hiện sự kiện

 Thế mạnh của công ty: công ty MiO có thế mạnh và chuyên nghiệp trong tổ chức các loại sự kiện IE-2 (Lễ tiệc công ty, đám cưới, sinh nhật), OE-2 (Khai trương, động thổ, Khánh thành) và IE-3 (Họ p báo, hội nghị, hội thảo)

 Lợi nhuận: tùy vào mỗi loại sự kiện, khách hàng, sự cạnh tranh trên thị trường mà tỷ suất lợi nhuận sẽ cao ho ặc thấp, thường dao động từ 20% ÷ 50%

 Thời gian đến: đặt hàng trước thực hiện trước

 Thứ hạng khách hàng quen thuộc: công ty có một danh sách các mối quan hệ thân thiết với doanh nghiệp, tổ chức và có sắp hạng ƣu tiên Nhƣ các công ty:

Gemadept, Holcim, Hoa Sen Group, Hội Doanh Nhân Trẻ TP.HCM… là những khách hàng thân thiết nhất của MiO

 Mức độ yêu cầu, quy mô sự kiện: mức độ phức tạp, tính chuyên nghiệp, khả thi mà công ty có thể đảm nhận thực hiện hiệu quả, nhanh chóng

 Thời điểm – địa điểm tổ chức: sự kết hợp when-where thuận tiện, thông thường ưu tiên địa bàn TP.HCM

 Thời gian thực hiện: sự kiện có thời gian ngắn nhất làm trước

 Đánh giá đa tiêu chí bằng phương pháp xếp hạng:

Bảng 5.5: Bảng đánh giá của 30 chuyên viên:

Trọ ng số tương ứng của mỗi tiêu chí như sau:

Có thể dùng bảng tính excel để nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn: w 2 = 0.15 (xem hình 5.2) w 3 = 0.18 w 4 = 0.14 w 5 = 0.09

Hình 5.2: Biểu đồ trọng số các tiêu chí

5.2.2 Lựa chọn sự kiện tổ chức:

Trong thực tế, để xác định thứ tự ưu tiên giữa các phương án lựa chọn, các phương pháp tính toán phức tạp thường không được áp dụng Thay vào đó, một hội đồng giám đốc hoặc cố vấn sẽ được triệu tập để đánh giá khách quan các lựa chọn dựa trên các tiêu chí nhất định Cách thức này đơn giản và hiệu quả, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Bảng 5.6: Bảng đánh giá sự kiện

PHIẾU ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN SỰ KIỆN

Họ tên: Ngày tháng: Điểm Các sự kiện

TChí 1 TChí 2 TChí 3 TChí 4 TChí 5 TChí 6 TChí 7

Thang điểm từ 1÷ 5 với: Điểm 5 là ƣu tiên vƣợt trội nhất Điểm 4 là ƣu tiên vƣợt trội nhì Điểm 3 là ƣu tiên thứ ba Điểm 2 là hơi ƣu tiên Điểm 1 là không ƣu tiên

Tổ ng điểm của mỗi sự kiện từ các chuyên gia/giám đốc ứng với mỗi tiêu chí nhân với trọng số tiêu chí để đƣợc một trọng số chung Từ đó lựa chọn sự kiện có trọng số cao nhất thực hiện trước, và cứ tiếp tục như vậy.

XÁC ĐỊNH BỘ NGUỒN LỰC

Xét về sự chi phối và tính quyết định của một nguồn lực nào đó đến hoạt động sự kiện, cũng nhƣ sự kiện đó có thể đƣợc tổ chức hay không, cần xét đến độ quan trọng của từng loại nguồn lực Độ quan trọng này phụ thuộc vào các yếu tố:

1) Tính chi phối, quyết định 2) Thời gian vận chuyển và set up 3) Tính đa năng, linh hoạt

4) Độ khó khi phải thuê/hỗ trợ từ bên ngoài 5) Tỷ lệ chia sẻ lợi nhuận khi thuê ngo ài

Trong đó, tính chi phối là yếu tố ảnh hưởng nhất, chính yếu nhất Thời gian vận chuyển và set up càng thấp thì càng phụ vụ đƣợc nhiều sự kiện Tính đa năng, linh hoạt – một loại có thể phục vụ đƣợc nhiều sự kiện ho ặc chỉ cần thay đổi chút – càng cao thì càng phục vụ đƣợc nhiều sự kiện Độ khó khi phải thuê ngoài là tính đáp ứng kịp thời, đầy đủ, đáng tin của nhà cung cấp Nguồn lực có tỷ lệ chia sẻ lợi nhuận khi thuê ngoài càng cao thì càng quan trọng

5.3.2 Năng lực của nguồn lực:

Dựa vào các tiêu chí đánh giá trên đây, có 5 nguồn lực đƣợc sắp xếp từ quan trọng nhất đến ít quan trọng:

4 R4: Lều bạt – Nhà gian 5 R5: Thiết kế – In ấn

Các nguồ n lực còn lại, không xét đến nữa, do ít quan trọng

 Xét thực tế nguồn lực R5:

Thời gian thiết kế, in ấn và chỉnh sửa đối với từng loại sự kiện nhƣ sau: o 7 ngày đối với OE3, OE2 o 5 ngày đối với OE1 o 3 ÷ 4 ngày đối với IE

Suy ra, chỉ riêng bộ phận thiết kế – in ấn có thể phục vụ trung bình 5 sự kiện/tháng

 Xem xét bộ nguồn lực (ở phụ lục) và bảng yêu cầu nguồn lực của từng loại sự kiện, ta có những đánh giá về năng lực nhƣ sau:

Bảng 5.7: Năng lực nguồn lực

R1: Nhân sự quản lý 3 event manager + 15 leader có thể tổ chức và quản lý đƣợc tối đa 3 ÷ 4 sự kiện/tháng

R2: Âm thanh 5 bộ âm thanh chia làm 4 loại có thể phục vụ đƣợc 5 ÷ 6 sự kiện/tháng

R3: Ánh sáng 4 bộ ánh sáng chia làm 4 loại, và 50m2 màn hình led có thể phục vụ đƣợc 5 sự kiện /tháng

R4: Lều bạt – Nhà gian 3000 m2 có thể phục vụ đƣợc tối đa 3 ÷ 4 s ự kiện/tháng

R5: Thiết kế – In ấn 3 nhân viên thiết kế và 1 xưởng in có thể phục vụ đƣợc 5 sự kiện/tháng

Lưu ý: vì có những thiết bị chính và rất nhiều thiết bị phụ thuộc theo nó nên khi xét năng lực nguồn lực, chủ yếu xét theo thiết bị chính

Sau đây là một số tổ hợp các loại sự kiện thường tổ chức:

Bảng 5.8: Các trường hợp tham khảo tổ chức R Trường hợp 1 Trường hợp 2 Trường hợp 3 Trường hợp 4

R1 = 1OE2-2+1OE3-1 2OE1-3+2IE1-3 2IE2-2 1IE1-1+1IE2-1

R2 = 2OE2+3IE1 5IE2 1OE3+1OE1+3IE2 1OE2+4IE2

R3 = 2IE1+2IE+1OE2 5IE2 3IE1+2IE2 3IE2 + 1IE3

R4 = 1OE1+1OE2+1OE3 3OE2 2OE3 2OE+3OE1

R5 = 3OE2 3OE3 2OE1+1OE2 5IE

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

Trong giới event cũng như ban lãnh đạo MiO có hai trường phái khi chọn lựa các đơn hàng và phân bổ nguồn lực: một là tuân theo 7 tiêu chí và hai là chỉ dựa vào lợi nhuận

 Việc dựa vào 7 tiêu chí và đánh giá cho điểm dựa trên đó ứng với các trường hợp sự kiện cụ thể Tuy nhiên, để có cái nhìn khái quát, có thể đánh giá 18 sự kiện đã đƣợc phân loại ở trên

 Ứng với 18 sự kiện này có 5 tiêu chí có thể đánh giá

 Trường phái chỉ dựa vào lợi nhuận không phải là không có sự hợp lý của nó, khi mà về mặt khách quan thì thị trường TCSK vẫn còn khá màu mỡ, về mặt chủ quan, công ty luôn muốn vươn lên những tầm cao mới, muốn thử thách ở nhiều loại hình, quy mô sự kiện, nhiều khách hàng khác nhau, từng bước thể hiện đƣợc tính chuyên nghiệp và đẳng cấp

5.4.2 Phân bổ theo 7 tiêu chí

Bảng 5.9: Đánh giá 18 sự kiện dựa trên 7 tiêu chí

TChí 1 TChí 2 TChí 3 TChí 4 TChí 5 TChí 6 TChí 7 Các sự kiện

Trọng số 0.21 0.15 0.18 0.14 0.09 0.11 0.12 Bảng 5.10: Bảng sắp hạng sự kiện:

Tổng điểm Hạng Sự kiện

 Khi bất kỳ sự kiện nào đến, với bảng xếp hạng này và ứng với năng lực nguồn lực hiện tại, có thể xác định đƣợc các sự kiện nào sẽ tổ chức ƣu tiên để đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất

 Sự kiện IE2-2, OE2-2 là ƣu tiên nhất, nghĩa là bất kỳ khi nào nhận đƣợc đơn hàng này, nó gần nhƣ sẽ đƣợc chấp nhận ngay

5.4.3 Phân bổ theo lợi nhuận Ứng với mỗi loại sự kiện, công ty MiO thường áp dụng các mức phí chiết khấu khác nhau Và theo đó, ƣu tiên tổ chức các sự kiện có mức chiết khấu cao nhất

Bảng 5.11: Bảng sắp hạng ƣu tiên sự kiện theo phí chiết khấu

Sự kiện Phí chiết khấu Rank

 Các sự kiện Khai trương - Động thổ - Khánh thành, Kỷ niệm thành lập

 Sự kiện có quy mô càng lớn có chiết khấu càng cao (vì có càng có nhiều hạng mục và mức độ phức tạp cũng cao hơn)

 Lưu ý: trường hợp ít đơn hàng

 Vì nhiều lý do (kinh tế khó khăn, và vào kho ảng thời gian mà nhu cầu TCSK thấp – tháng 7 hàng năm), công ty nhận được ít đơn hàng (dưới khả năng nguồn lực) thì thông thường tất cả các đơn hàng đều được chấp nhận và ưu tiên đơn hàng lớn làm trước

 Phân bổ sao cho nhân sự ít rảnh rỗi nhất, thiết bị đƣợc tận dụng nhiều nhất

5.4.4 Trường hợp phân bổ nguồn lực tháng 10/2012

Bảng 5.12: Các đơn hàng tháng 10/2012:

STT Sự kiện đến trước Địa điể m Số lượng Loại sự kiện

1 Lễ Động thổ xây dựng Trung tâm phân phối Transimex

KCN Sóng thần 2, Tỉnh Bình Dương

2 Hội chợ Funny Fair Sài Gòn Lê Thánh Tôn, Q1 400 khách OE2-3

3 Lễ Khánh thành Nhà máy bê tông Conrock N hà Bè

KCN Hiệp Phước, Nhà Bè

4 Lễ kỷ niệm 9 năm thành lập Tập đoàn Đất Xanh

234 Ngô Tất Tố, Q Bình Thạnh

5 Đêm hội Vẻ đẹp vĩnh hằng – CLB người mẫu TP.HCM

Model Club Đồng Khởi, Q1 350 khách IE2-1

Riverside Palace, Bến Vân Đồn, Q4

7 Tiệc cưới Thảo Điền Village Thảo Điền, Q2 600 khách IE3-2

8 Đêm Doanh Nhân Sài Gòn White Palace,

 Đánh giá các đơn hàng dựa trên 7 tiêu chí:

Bảng 5.13: Đánh giá các đơn hàng tháng 10/2012

STT Các sự kiện TChí 1 TChí 2 TChí 3 TChí 4 TChí 5 TChí 6 TChí 7

Trọng số 0.21 0.15 0.18 0.14 0.09 0.11 0.12 Bảng 5.14: Bảng sắp hạng các sự kiện ƣu tiên tổ chức tháng 10/2012:

RANK Sự kiện Loại SK Tên Sự Kiện T.Điểm

1 Sự kiện 1 OE1-2 Lễ Động thổ Trung tâm phân phối Transimex 6.09

2 Sự kiện 8 IE2-2 Đêm Doanh Nhân Sài Gòn 4.83

3 Sự kiện 7 IE3-2 Tiệc cưới Thảo Điền Village 4.41

4 Sự kiện 5 IE2-1 Đêm hội Vẻ đẹp vĩnh hằng – CLB Model TP.HCM 3.78 5 Sự kiện 3 OE2-1 Lễ Khánh thành Nhà máy bê tông Conrock Nhà Bè 3.78 5 Sự kiện 6 IE1-3 Business Networking Agency & Supplier 3.78 7 Sự kiện 4 IE3-2 Lễ kỷ niệm 9 năm thành lập Tập đoàn Đất Xanh 2.94

8 Sự kiện 2 OE2-3 Hội chợ Funny Fair Sài Gòn 2.31

 Áp dụng lý thuyết phân bổ nguồn lực ở các mục 5.2 và 5.3, thấy rằng:

 MiO chỉ có thể tiếp nhận đƣợc từ 3 ÷ 4 sự kiện trong 8 sự kiện này

 MiO nên tổ chức các Sự kiện 1, 8 và 5 trong tháng 10/2012 vì nguồn lực ở mục 5.2 có thể đáp ứng được và cũng thoả được tất cả các ràng buộc (các trường hợp tham khảo ở mục 5.3)

Bảng 5.15: Phân bổ nguồn lực tháng 10/2012

Sự kiện 1 (OE1-2) Sự kiện 8 (IE2-2) Sự kiện 5 (IE2-1) Còn lại

R2 2 bộ âm thanh số 1 bộ âm thanh chuyên nghiệp 1 bộ âm thanh chuyên nghiệp 2

R3 20m2 led bộ ánh sáng chuyên nghiệp 2 bộ ánh sáng chuyên nghiệp 1

R4 sân khấu 5mx10m giàn 700m2, pallet 1000m2, thảm 1000m2 250 ghế sân khấu 6mx12m sân khấu 5mx10m

 Tuy nhiên, trên thực tế MiO chỉ tổ chức được có 2 s ự kiện là sự kiện 8 và 4 vào tháng 10/2012, do tính toán không hợp lý  gây ra rất nhiều lãng phí, nhân viên rảnh rỗi (gần như không làm gì) cả 1 tuần cuối tháng.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ LOGISTICS SỰ KIỆN

Hệ thống này xử lý các quy trình nghiệp vụ chung của công ty, mang ưu điểm đơn giản dễ lập trình và sử dụng Nó đáp ứng được nhu cầu về các nghiệp vụ chính của công ty, quy trình và phân công công việc Đặc biệt, ứng dụng này rất hiệu quả đối với các Event Agency - những công ty tiếp nhận sự kiện, lập kế hoạch và thuê nhiều nhà cung cấp khác nhau để tổ chức thành công sự kiện.

Chƣa xuất đƣợc nhiều báo cáo quan trọng mà chủ yếu là các văn bản, thông tin hành chính d) Mô hình thực thể kết hợp sử dụng ký hiệu lý thuyết

Hình 5.3: Mô hình thực thể phương án thiết kế 1 e) Mô hình thực thể kết hợp sử dụng ký hiệu lý thuyết o KHACHHANG: là cá nhân ho ặc công ty có nhu cầu thuê công ty TCSK o HOPDONG: đây là phần ghi nhận của công ty đối với KHACHHANG về việc đã thuê công ty TCSK Một khách hàng có thể lập nhiều hợp đồng tức là khách hàng có thể thuê công ty TCSK nhiều lần và mỗi bản hợp đồng thì chỉ đƣợc ghi nhận cho một công ty duy nhất Và mỗi hợp đồng sẽ có ghị nhận tổ chức một dịch vụ nào cụ thể, một hợp đồng chỉ ghi nhận tổ chức một dịch vụ duy nhất o DỊCHVU: là các dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp cho khách hàng l ựa chọ n (Họp báo, Hội thảo, Khai trương, Khánh thành….), mỗi dịch vụ sẽ thuộc về một loại dịch vụ duy nhất (TCSK, Cho thuê thiết bị….) Khi loại dịch vụ là cho thuê thiết bị thì các phase thuê đối tác, chọn địa điểm, phát hành vé sẽ không đƣợc thực hiện, chỉ cần phân công người chuẩn bị thiết bị cho khách hàng là được o BOPHAN: công ty sẽ đƣợc chia làm các bộ phận (Bộ phận điều hành, bộ phận thực hiện ) o NHANVIEN: là các nhân viên làm việc trong công ty, mỗi nhân viên sẽ thuộc về một bộ phận duy nhất, khi có dự án cần thực hiện thì nhân viên có thể đƣợc phân công tham gia vào dự án này, mỗi nhân viên có thể tham gia vào nhiều dự án khác nhau o THIETBI: là các trang thiết bị thuộc sở hữu của công ty (đồ trang trí, thiết bị âm thanh, ánh sáng…) các thiết bị này có thể đƣợc công ty cho khách hành thuê khi khách hàng có nhu cầu và đang trong tình tr ạng rảnh, nếu thuộc tính TinhTrang là True thì thiết bị này đang s ẵn sàng cho việc sử dụng nghĩa là đang trong tình trạng rảnh Khi cho thuê thì công ty sẽ thu phí sử dụng đối với người thuê, giá cho thuê tùy thuộc vào từng hợp đồng thuê o DOITAC: là các ca sĩ, đoàn nghệ thuật đƣợc công ty thuê để phục vụ cho một sự kiện cụ thể, nếu thuê cả đoàn nghệ thuật thì công ty chỉ cần ghi nhận lại thông tin của trưởng đoàn Đối tác này có thể được công ty thuê cho l ần sau nếu đáp ứng tốt yêu cầu của công ty o LOAIVE: khi một sự kiện đƣợc tổ chức và tùy theo yêu cầu của khách hành thì công ty sẽ xem xét có phát hành vé ra hay không và phát hành những lo ại vé nào, số lƣợng bao nhiêu o ĐIAIEM: là nơi mà công ty sẽ TCSK theo yêu cầu của khách hàng, đây là địa điểm thuộc sở hửu của công ty, hay là địa điểm của khách hàng cung cấp, công ty sẽ không đi thuê địa điểm, trường hợp khách hàng không đồng ý với địa điểm tổ chức của công ty thì khách hàng phải tự tìm địa điểm và báo lại cho công ty biết o CHITIETTHUCHIEN: cho biết đƣợc chi tiết của việc thực hiện TCSK mà công ty đã ký hợp đồng với khách hàng thời gian sẽ thực hiện Mỗi lần thực hiện công ty chỉ thực hiện tổ chức một dịch vụ duy nhất với một số lƣợng nhân viên nhất định tùy theo tính chất của sự kiện này, nhóm thực hiện có thể sử dụng tất cả các tiến hành phát hành vé, số lƣợng vé đƣợc phát hành sẽ tùy thuộc vào sức chứa của địa điểm tổ chức Sự kiện này sẽ đƣợc tổ chức tại một địa điểm duy nhất f) Giao diện:

Hình 5.4: Giao diện Hệ thống phương án 1

5.5.2 Phương án 2: Lập trình Hệ thống ELMS 1) Giới thiệu

Hệ thố ng Event Logistics Management System – ELMS đƣợc xây dựng nhằm hỗ trợ quản lý ho ạt động tổ chức hoạt động sự kiện cho công ty MiO Communications nói riêng và các các công ty TCSK nói chung Một công cụ trực quan, thân thiện với người dùng Nó có tác dụng hệ thống và chuẩn hoá nhiều hoạt động khác nhau nhằm tổ chức thành công và hiệu quả một sự kiện bất kỳ

Với các tương tác sau:

- Đăng ký tiếp nhận sự kiện - Đăng ký thông tin nhân viên - Đăng ký nhu cầu (các loại sự kiện) - Đăng ký nguồn lực (các loại nguồn lực)

- Đăng ký hạng mục logistics (các vật tƣ, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, dụng cụ)

- Lập bảng checklist cho sự kiện - Lập kế hoạch sự kiện

- Lập các loại kịch bản cho sự kiện - Thanh lý hợp đồng

- Xuất các lo ại báo cáo khác nhau

2) Lưu đồ quy trình xử lý

EVENT LOGISTICS MANAGEMENT SYSTEM Đăng ký nhu cầu Tiếp nhận sự kiện Đăng ký nguồn lực

Thống kê nguồn lực Xếp hạng sự kiện

TỔ CHỨC SỰ KIỆN KẾT THÚC

Lập checklist Lập kế hoạch Lập kịch bản MC Lập kịch bản lễ tân - bảo vệ Thống kê checklist

Hình 5.5: Lưu đồ quy trình xử lý

Trong đó, các chức năng thống kê nhu cầu, thống kê nguồn lực, lập checklist, thống kê checklist là quan trọng nhất

3) Mô tả các chức năng của Hệ thống

Hình 5.6: Giao diện chính Hệ thống ELMS

Đăng ký nhu cầu giúp thống kê được số lượng sự kiện theo loại hình qua thời gian, từ đó nắm bắt được đặc tính theo mùa của nhu cầu.

Hình 5.7: Màn hình đăng ký loại sự kiện

Hình 5.8: Màn hình đăng ký loại sự kiện

 Tiếp nhận sự kiện: Đăng ký sự kiện, phát sinh mã sự kiện, mã khách hàng, nội dung sự kiện, thời gian, địa điểm, số lƣợng khách Đánh giá sự kiện tiếp nhận dựa trên 7 tiêu chí để đƣa ra quyết định có chấp nhận sự kiện tổ chức hay không

Hình 5.9: Màn hình tiếp nhận sự kiện

Đăng ký nguồn lực Logistics gồm việc đưa các hạng mục vật dụng, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, nhà gian, trang phục, thiết kế in ấn, quay phim, chụp ảnh vào kho nguồn lực.

Hình 5.10: Màn hình đăng ký nguồn lực

 Xếp hạng sự kiện: dựa vào 7 tiêu chí, nhập bảng điểm sau khi hỏi ý ban tƣ vấn/lãnh đạo/quản lý công ty cho ra các điểm đánh giá theo thang điểm từ 1 ÷ 5 để sắp hạng sự kiện

 Thống kê nhu cầu: thống kê sự kiện theo các kiểu: tất cả sự kiện, theo năm, theo loại sự kiện, theo điểm xếp hạng

 Thống kê nguồn lực: liệt kê tất cả các hạng mục logistics hiện có của công ty Nguồn lực này sẽ đáp ứng/quy định tổ chức đƣợc bao nhiêu sự kiện hiện tại

Cũng nhƣ các thông kê số lƣợng nguồn lực còn lại, khi mà đang tiếp nhận một số sự kiện chờ ngày tổ chức (là các nguồn lực tạm thời bị bận.)

 Lập checklist: là bảng danh sách kiểm tra quan trọng nhất đối với một sự kiện, nó giúp liệt kê mọi thứ cần thiết, giúp kiểm soát theo dõi, quản lý mọi mặt sự kiện từ thiết bị đến nhân sự

Thống kê checklist theo từng khu vực và từng loại nguồn lực giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt được danh mục những mục cần thiết cho sự kiện, qua đó dễ dàng quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Hình 5.11: Màn hình lập bảng checklist

 Lập kế hoạch: kế hoạch TCSK gồm các việc cần làm trước, trong và sau sự kiện, người phụ trách, người quản lý Đối với các sự kiện quy mô nhỏ, kế hoạch này thường giống như một kịch bản chương trình mô tả mọi hoạt động của sự kiện diễn ra với người phục trách, hiệu ứng sân khấu, các mục chuẩn bị trước

 Lập kịch bản MC: một loại văn bản, hạng mục quan trọng bậc nhất trong bất kỳ sự kiện nào, vì đối với loại sự kiện có biểu diễn sân khấu, MC sẽ dẫn dắt toàn bộ sự kiện diễn ra Bao giờ cũng c ần thiết để lập kịch bản trước

 Lập kịch bản lễ tân – bảo vệ : các hoạt động của lễ tân và bảo vệ cũng quan trọng không kém MC, tất cả họ ở đâu và làm gì vào thời điểm nào lúc sự kiện đang diễn ra đều phải lập kịch bản trước và thống nhất giữa các lễ tân, các bảo vệ MC, lễ tân, bảo vệ là bề mặt nổi, hình thức của một sự kiện

Hình 5.12: Màn hình lập kịch bản bảo vệ

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN

Trong tương lai, MiO nên tập trung nghiên cứu thị trường, tìm hiểu kỹ hơn về đối tượng khách hàng mục tiêu, tìm hiểu toàn diện về khách hàng của doanh nghiệp Hiện tại, MiO chưa có điều kiện và cũng chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này Do đó, MiO cần chú trọng hơn đến việc nghiên cứu thị trường để:

Để tiếp cận hiệu quả khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm dịch vụ mình cung cấp cũng như đối tượng khách hàng Nắm bắt đặc điểm dịch vụ giúp doanh nghiệp xác định đúng giá trị, lợi ích mang lại cho khách hàng Tiếp theo, doanh nghiệp cần nghiên cứu sâu đối tượng khách hàng, bao gồm mức độ nhu cầu, khả năng chi trả, nhu cầu và mong muốn của họ để xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp, đáp ứng nhu cầu thực tế và kích thích nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng.

- Đánh giá chất lƣợng của dịch vụ bằng cách hình dung sự nhìn nhận của khách hàng về sản phẩm, phong cách phục vụ của MiO

 Theo những nhận xét về tổng quan thị trường tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện tại Việt Nam, ta nhận thấy đây còn là một thị trường mới mẻ ở nước ta Đa số các công ty tổ chức hội nghị, hội thảo đều chƣa có nhân viên đƣợc đào tạo chuyên môn về vấn đề này, kinh nghiệm mà các công ty có đƣợc chủ yếu là do làm thực tế mà có, vì thế chất lƣợng chƣa đƣợc đảm bảo, chƣa có tính chuyên nghiệp trong các khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và quản lý cũng nhƣ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức Vì thế lĩnh vực kinh doanh này hiện nay vẫn còn rất nhiều tiềm năng, hơn nữa đây là lĩnh vực kinh doanh mà mối quan hệ hợp tác giữa các nhà cung cấp và các công ty tổ chức hội nghị, hội thảo là không thể thiếu, hiện nay chúng ta đa số chỉ có quan hệ làm ăn với các đối tác quen thuộc, thị trường khách hàng trong lĩnh vực này cũng vậy

Việt Nam ngày càng hợp tác sâu rộng với các đối tác trên thế giới trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tạo điều kiện cho các ho ạt động gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm được diễn ra thường xuyên hơn, đây chính là những tiềm năng lớn b) Con người trong TCSK đƣợc điều này chúng ta phải thực hiện một số biện pháp sau đối với việc nâng cao đội ngũ nhân viên tổ chức – nhân viên logistics: o Thứ nhất là ngay từ đầu phải tuyển chọn đƣợc đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, công việc này đòi hỏi người làm phải có óc tổ chức tốt, có tính cẩn thận và kiên trì cao cũng nhƣ chịu đƣợc áp lực công việc, có óc sáng tạo cao có nhƣ vậy mới đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc vốn rất vất vả o MiO liên tục tiến hành đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên cũng nhƣ tiến hành đào tạo cho các tình nguyện viên tham gia phục vụ Cạnh tranh ngày càng trở lên gay gắt hơn, nếu đội ngũ nhân viên của MiO không đƣợc đào tạo một cách chuyên nghiệp thì rất khó có thể tồn tại trên thị trường, khó có thể gây ấn tượng và đem lại lòng tin cho khách hàng. o Bồi dưỡng kiến thức cho các tổ chức viên thường xuyên và định kỳ: Bổ sung kiến thức một cách định kỳ là việc trưởng phòng và các tổ chức sự kiện viên ngồi lại với nhau vào cuối tháng để nêu lên những vấn đề mới nhất của tổ chức sự kiện cần đƣợc bổ sung, đồng thời điều chỉnh những thiếu sót những lỗi mắc phải thuộc về kỹ năng trong những sự kiện đã làm cho các khách hàng, để các tổ chức sự kiện viên thay đổi cho phù hợp với sự kiện của khách hàng tiếp theo c) Giá cạnh tranh

Xác định giá (phí) dịch vụ công ty MiO phải căn cứ vào giá trị đích thực mang lại cho khách hàng Tránh tình tr ạng chỉ căn cứ thuần tuý vào chi phí và tăng thêm một mức lợi nhuận thích hợp Nhƣ vậy sẽ mất đi lợi thế cạnh tranh về giá Xác định giá phải được nhìn nhận từ viễn cảnh thị trường

Quá trình hình thành giá trong dịch vụ đƣợc xem xét từ ba góc độ: chi phí dịch vụ của nhà cung cấp, tình trạng cạnh tranh trên thị trường và giá trị dịch vụ tiêu dùng mà người tiêu dùng nhận được

Trên góc độ từ phía công ty MiO đòi hỏi giá cả phải bù đắp đƣợc chi phí và có lãi Tiếp đến là việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế - xã hội của giá Trong điều kiện thực hiện cạnh tranh dịch vụ giá cả phải tuân theo giá thị trường và biểu hiện thực tế của nó là cạnh tranh Giá cạnh tranh đƣợc giới hạn từ chi phí bình quân tới giá của dịch vụ có chất lƣợng cao nhất

Để đáp ứng hiệu quả nhu cầu dịch vụ luôn biến động, MiO cần nắm rõ các đặc điểm nhu cầu như biên độ dao động lớn giữa thời điểm cao và thấp, diễn ra liên tục theo giờ, ngày Ngoài phân tích phân bố nhu cầu, MiO còn nghiên cứu cơ cấu, đặc điểm của nhu cầu như nhu cầu về dịch vụ chính, phụ, trọn gói, riêng lẻ, dịch vụ tổng thể hoặc từng bộ phận, khâu cụ thể.

MiO cần phải tìm hiểu mối quan hệ giữa giá cả với nhu c ầu, sự thay đổi của giá và nhu cầu qua các thời kì khác nhau

Việc MiO kinh doanh, liên kết với một số hãng dịch vụ khác để cùng nhau đáp ứng một khách hàng thì đem lại một mức giá tương đối cạnh tranh

Hình 6.1: Liên kết hiệu quả với các nhà cung cấp để tạo ra giá cạnh tranh

Việc lập kế hoạch và ngân sách cho những sự kiện thuộc phạm vi dịch vụ khách hàng (TCSK) chưa được doanh nghiệp hiểu đúng Theo MiO, khi công ty gửi báo giá và chào hàng cho khách hàng, nếu báo giá được chấp thuận thì tổng giá trị các mục được liệt kê trong báo giá sẽ là toàn bộ chi phí dành cho TCSK.

Trong khi đó thì khách hàng luôn luôn phải cân đối lại ngân sách mà họ giành cho TCSK, nó không chỉ dừng lại ở giai đoạn dàn dựng và thiết kế sân khấu mà còn ở nhiều giai đoạn khác nhƣ ăn uống, thuê địa điểm, thuê báo chí, quà tặng cho các đại biểu Một điều nữa là việc lập kế hoạch và ngân sách TCSK ở công ty MiO để giúp khách hàng có thể dễ dàng định hướng được chương trình sự kiện vẫn chưa được thực hiện Chính vì vậy để cho việc cung c ấp dịch vụ TCSK ở công ty MiO đƣợc chuyên nghiệp hơn và đƣợc khách hàng dễ chấp nhận hơn thì nhất thiết công ty phải có một bộ

Giới truyền thông, Báo chí, Các nhà hát, nhà hàng, khách sạn, Các ca sĩ …

Khách hàng Hợp đồng khách hàng dễ dàng chấp nhận dịch vụ mà MiO cung c ấp hơn d) Nâng cấp website o Đối với một số các công ty tổ chức sự kiện lớn trên thế giới, website của họ không những là một trong những công c ụ hiệu quả trong việc giới thiệu công ty tới khách hàng, mà nó còn là một phương tiện hiệu quả trong việc thu thập các thông tin và nhu c ầu của khách hàng Các công ty này cho phép khách hàng có thể đọc và download miễn phí một số tƣ vấn nhỏ về tổ chức sự kiện, đó có thể là một tƣ vấn chung chung và lý thuyết Khi khách hàng đang có nhu cầu mà đọc hoặc tải các tài liệu này về thì họ rất dễ tìm cách liên hệ và phản hồi thông tin cho công ty để có đƣợc một thông tin chi tiết hơn Công ty MiO nên tham khảo tính chuyên nghiệp của một số trang web này o Website có khả năng tương tác với người dùng, nhận những thông tin phản hồi và thực hiện những khảo sát, đánh giá sau sự kiện

Công tác quản lý TCSK ở công ty MiO còn nhiều lộn xộn, sự quản lý còn chồng chéo, để cho công tác quản lý đƣợc đơn giản và hiệu quả, thì chỉ cần quản lý theo phương pháp dọc, mà không quản lý trực tiếp và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cấp lãnh đạo, mạnh dạn nhìn nhận vào những thiếu sót quản lý và có những điều chỉnh hợp lý, công ty nên điều chỉnh lương thưởng hợp lý để tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên phát huy khả năng, các nhân viên và người quản lý không có khoảng cách về vị trí người làm thuê và ông chủ, sẽ tạo được nhiệt tình của nhân viên với công ty, do đó công tác quản lý sẽ đơn giản hơn, và sẽ kích thích đƣợc năng suất lao động sức sáng tạo và những cống hiến mới mẻ cho công ty, và quản lý sẽ đơn giản hơn hiện tại và hiệu quả hơn

Trong quá trình tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chi tiết là yếu tố tiên quyết quyết định thành bại của sự kiện Đặc biệt, việc dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong khâu đầu tiên này Các bước này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

 Mục tiêu của quy trình: tạo ra một quy trình khép kín, toàn diện về việc triển khai tổ chức một sự kiện Quan trọng hơn là cho phép người điều hành c ủa chương trình có thể kiểm soát liên tục và chặt chẽ các bước thông qua bản báo cáo và kết quả thực hiện Bên cạnh đó, phát huy khả năng chuyên nghiệp, nâng cao chất lƣợng của chương trình sự kiện được tổ chức

 Các bước của quy trình được khảo sát như sau:

Tiếp xúc và ký kết hợp đồng

Triển khai Đánh giá sau sự kiện

QUẢN LÝ EVENT LOGISTICS: 15 NĂM THÀNH LẬP NGÀNH ISE

- Chào mừng kỷ niệm 15 thành lập - Giao lưu giảng viên, sinh viên chuyên ngành KTHTCN Cần Thơ, ĐH Quốc Tế - Góp phần gắn kết cựu sinh viên

- Gắn kết doanh nghiệp và bộ môn - Hỗ trợ học bỗng cho sinh viên (từ doanh nghiệp) - Lời hứa hỗ trợ qua lại giữa bộ môn và doanh nghiệp - Góp phần quảng bá hình ảnh bộ môn tới toàn trường và các doanh nghiệp

- Đại biểu+Doanh nghiệp+Giảng viên + Cựu sinh viên VIP: 200 khách - Sinh viên bộ môn, cựu sinh viên mới ra trường 1, 2 năm: 500 sv - Sinh viên giao lưu Cần Thơ - Quốc Tế: 150 sv

- Sinh viên trường Bách Khoa: 250 sv

 Trong đó: Sân khấu chính + Dùng tiệc bàn tròn chủ yếu cho 200 khách (buổi sáng)

 Hội trại + Ẩm thực + Bàn thông tin trao đổi giao lưu + Trò chơi teambuilding + Văn nghệ + Hát karaoke: cho số lƣợng còn lại (cả ngày: từ sáng đến chiều)

 Theme chương trình LỄ: trang trọng nhưng không kém phần thân thiết, gắn kết

- Lời chúc mừng từ doanh nghiệp, đại diện Cần Thơ, Quốc Tế & cam kết hợp tác, hỗ trợ qua lại, cùng nhau phát triển

- Tự hào ngành nghề - quá trình hình thành, phát triển: clip, phát biểu - Chia sẻ kinh nghiệm, gương thành công của cựu sinh viên

- Trao học bổng cho sinh viên giỏi, sinh viên khó khăn - Văn nghệ xen kẽ, có giảng viên bộ môn tham gia - Tặng quà kỷ niệm – tranh ảnh thƣ pháp, tấn tài, tấn lộc cho doanh nghiệp

- Tham quan bộ môn - Dùng tiệc

- Hội trại - Ẩm thực - Bàn thông tin trao đổi giao lưu - Trò chơi teambuilding

- Văn nghệ sân khấu nhỏ - Hát karaoke

- Sân A5 Bách Khoa, - Đường đi từ cổng Lý thường kiệt đi vào tới sân A5 - Và đoạn từ A5 đến B11

- Khu vực B11, bộ môn KTHTCN

2/2013  12/2013 Vận động cuộc thi viết về ngành ISE, trong sinh viên, giảng viên, chuyên gia, doanh nghiệp  chuẩn bị ấn phẩm kỷ niệm 15 năm

2/2014 Thiết kế và xuất bản ấn phẩm, tặng/bán cho sinh viên, gửi tặng trường Bách Khoa, bộ môn ISE – ĐH Cần Thơ, ĐH Quốc Tế

Vận động tài trợ lễ kỷ niệm từ nhà trường, ĐH Quốc Gia, doanh nghiệp, cựu sinh viên

Vận động đóng góp của sinh viên, giảng viên ISE (không nên, chỉ áp dụng như là phương án dự phòng nếu thiếu kinh phí)

2/2013  4/2013 Vận động hành lang BGH, các phòng ban chức năng để đƣợc thời gian, địa điểm và cách thức bố trí thuận tiện nhất trong khuôn viên trường ĐH Bách Khoa

1/3/2013 Thiết kế, trang trí bộ môn ISE đẹp hoành tráng chào mừng kỷ niệm 15 năm thành lập

Bảng 6.3: Kế hoạch TCSK Lễ kỷ niệm 15 thành lập ngành ISE, giai đoạn 1, 2, 3, 4

Dùng ELMS để lập checklist nhƣ sau:

Hình 6.8: Checklist Lễ kỷ niệm 15 thành lập ngành ISE

 Thống kê, báo cáo checklist theo nguồn lực R04-Thiết kế, In ấ n :

Hình 6.9: Checklist Lễ kỷ niệm 15 thành lập ngành ISE theo nguồn lực R04

Dùng ELMS để lập kịch bản chương trình như sau:

Hình 6.10: Kịch bản chương trình Lễ kỷ niệm 15 thành lập ngành ISE

6.2.5 Thống kê nguồn lực từ checklist

Sử dụng phần mềm ELMS giúp thống kê các hạng mục vật tư, thiết bị, in ấn, lều bạt nhà gian theo loại nguồn lực, tạo điều kiện theo dõi, kiểm soát và quản lý hiệu quả.

Hình 6.12: Thống kê checklist theo nguồn lực R03-Nhà gian,lều bạt

6.2.6 Các Thiết kế - In ấn cho sự kiện Lễ kỷ niệm

Các hạng mục hoạt động R04 - Thiết kế - In ấn Lễ kỷ niệm 15 năm thành lập ngành ISE tất nhiên cũng đƣợc xem nhƣ một ho ạt động Logistics

Hình 6.14: Backdrop sân khấu Lễ kỷ niệm 15 năm thành lập ngành ISE