Chu trình nhân sự chu trình sản xuất chu trình chuyển Đổi

*Kiểm soát hệ thống thông tin• Kiểm soát chung: - Ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống doanh nghiệp - ĐPm bPo kiểm soát việc truy cập, sY dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đOn các

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH

-o0o TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2

TÊN ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH NHÂN SỰ - CHU TRÌNH SẢN XUẤT

CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI

NHÓM:5 Thành phố Hồ Chí Minh, 07 tháng 4 năm 2024

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH

-o0o TÊN ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH NHÂN SỰ - CHU TRÌNH SẢN XUẤT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI

Thành phố Hồ Chí Minh, 07 tháng 4 năm 2024

Nhóm:

Thành viên:

1 Hà Phi Nhạn – 2007214799

2. Đoàn Thị Thư Vọng -2007210764

3.Lưu Thị Mỹ Trân – 2007210681

4.Vũ Nguyễn Phương Nhung - 2007210891

5.Đỗ Huỳnh Như Huyền – 2007210109

6 Lương Thị Mỹ Duyên- 2007214625

7 Viên Đình Thanh Tâm - 2007211872

8 Huỳnh Thị Thanh Diễm - 2007214608

Giảng viên hướng dẫn:

Phạm Anh Tuấn

Lời cam đoan

Em/ chúng em xin cam đoan đề tài tiểu luận:Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống do nhóm em nghiên cGu và thHc hiê In Em/ chúng em đã kiểm tra dữ liệu theo quy định hiện hành KOt quP bài làm của đề tài:’ Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống’ là trung thHc và không sao chép từ bất kỳ bài tập của nhóm khác Các tài liê Iu đưXc sY dụng trong tiểu luận có nguZn gốc, xuất xG r\ ràng

(Ký và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

Lời cam đoan 3

MỤC LỤC 1

I Chu trình nhân sự 2

II Hoạt động kiểm soát chu trình 2

III Chu trình sản xuất 3

1 Khái niệm 3

2 Tổ chức kể toán trong chu trình sản xuất 3

2.1 Xác định các loại dữ liệu và thông tin cần thiOt: 3

2.2 LHa chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hXp: 3

2.3 Lưu trữ dữ liệu an toàn và bPo mật: 4

2.4 Luân chuyển dữ liệu hiệu quP: 4

2.5 SY dụng công nghệ hỗ trX: 4

III Chu trình chuyển đổi 4

I Chu trình nhân sự

Chu trình nhân sH là một chuôi các hoạt động lặp đi lặp lại bao gZm việc tuyển dụng nhân viên, thanh toán lương và các lXi ích khác, đánh giá hoạt động của họ

và cũng liên quan đOn hoạt động sa thPi nhân viên

Sơ đó dòng dữ liệu (DFD) luận lí (cáp 1) về chủ trình nhân sH

II Hoạt động kiểm soát chu trình

Hoạt động kiểm soát trong chu trình

2

*Kiểm soát hệ thống thông tin

• Kiểm soát chung:

- Ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống doanh nghiệp

- ĐPm bPo kiểm soát việc truy cập, sY dụng các dữ liệu, thông tin, báo cáo liên quan đOn các hoạt động, đối tưXng, nguZn lHc trong chu trình

- Cần tách biệt việc nhập liệu, xY lí của từng hoạt động

- ThHc hiện các thủ tục lưu trữ phù hXp

• Kiểm soát nhập liệu:

- ĐPm bPo các nội dung đưXc ghi nhận đầu đủ, chính xác, hXp lệ

• Kiểm soát xY lí và kOt quP xY lí:

- Đối chiOu dữ liệu thHc hiện và chính sách, mệnh lệnh một cách tH động; đPm bPo trình tH hXp lí

- Các báo cáo trình bày tóm lưXc các thay đổi dữ liệu trong các tập tin

III.Chu trình sản xuất

1 Khái niệm

2 Quá trình sPn xuất, chuyển hoá các yOu tố đầu vào thành các sPn phẩm hoàn thành sẽ trái qua 4 hoạt động chính: (1) ThiOt kO sPn phẩm, (2) Lập kO hoạch sPn xuất, (3) TiOn hành sPn xuất, (4) Tập hXp chi phí tính giá thành

3 Hoạt động thiết kế sản phẩm:

4 Hoạt động đầu tiên của quá trình sPn xuất là thiOt kO sPn phẩm Hoạt động này sẽ tiOp nhận các yêu cầu của khách hàng vẽ sPn phẩm, đơn hàng từ chu trình doanh thu để thiOt kO, đáp Gng yêu cầu của khách hàng về chất lưXng, kiểu dáng, tính năng

5 Hoạt động thiOt kO sPn phẩm sẽ thHc hiện các nội dung và đưXc mô tP bằng các xG lí sau trong sơ đZ dòng dữ liệu

6 -ThiOt kO sPn phẩm theo yêu cầu của khách hàng Thông tin về thiOt kO sPn phẩm có thể lưu trữ trên bPn thiOt kO sPn phẩm hoặc cơ sở dữ liệu về mô hình sPn phẩm trong phần mềm

7 -Xác định kOt cấu nguyên vật liệu của một sPn phẩm hoàn thành, bao gZm những nguyên vật liệu nào, số lưXng bao nhiêu

8 -Liệt kê các bước để sPn xuất sPn phẩm, xác định nhu cầu về nhân công, máy móc thiOt bị phục vụ cho từng bước sPn xuất ra sPn phẩm hoàn thành

9 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất:

10 ChGc năng của hoạt động này là lập kO hoạch sPn xuất sPn phẩm nhằm

11 đáp Gng đủ các nhu cầu hiện tại của các đơn đặt hàng cũng như những nhu cầu về sPn phẩm đưXc dH báo nhằm hạn chO trường hXp thiOu hụt thành phẩm cung cấp theo yêu cầu

12 Hoạt động này thHc hiện các nội dung sau:

13 -Hoạch định sPn xuất

14 -Xét duyệt sPn xuất

15 -Xác định nhu cầu nguyên vật liệu xuất cho sPn xuất

16 Hoạt động thực hiện sản xuất:

17 Trên cơ sở kO hoạch sPn xuất từng thời kì, hoạt động sPn xuất đưXc xét duyệt

và nguyên vật liệu đưXc cung cấp để thHc hiện sPn xuất sPn phẩm.Hoạt động này sẽ thHc hiện các nội dung chính sau:

18 -Tổ chGc sPn xuất theo quy trình, thiOt kO của sPn phẩm

19 -SY dụng nguZn lHc: PhPn ánh, ghi nhận tình hình sY dụng nguyên vật liệu thHc tO, thời gian nhân công thHc hiện, các máy móc, thiOt bị sY dụng cho quá trình sPn xuất

20 -Hoàn thành sPn xuất: PhPn ánh số lưXng, chất lưXng sPn phẩm hoàn thành, các sPn phẩm còn dờ dang và phO liệu (nOu có) của kì sPn xuất

2 Tổ chức kể toán trong chu trình sản xuất

- Yêu cầu quản lí và nhu cầu trong chu trình:

+ Lập kO hoạch: Xác định mục tiêu sPn xuất, dH báo nhu cầu thị trường, lập kO hoạch sPn xuất, lập kO hoạch mua sắm nguyên vật liệu, v.v

Tổ chGc: Phân chia công việc, phân công trách nhiệm, thiOt lập quy trình sPn xuất, v.v

+ Điều phối: Giám sát và điều phối các hoạt động sPn xuất, đPm bPo tiOn độ sPn xuất theo kO hoạch

+ Kiểm soát: Kiểm tra chất lưXng sPn phẩm, kiểm soát chi phí sPn xuất, v.v + CPi tiOn: Phân tích dữ liệu sPn xuất, tìm kiOm cơ hội cPi tiOn quy trình sPn xuất, nâng cao năng suất và chất lưXng sPn phẩm

- Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

4

Việc thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin một cách hiệu quP đóng vai trò quan trọng trong việc quPn lý chu trình sPn xuất hiệu quP Dưới đây là một số cách thGc để tổ chGc hoạt động này:

2.1.Xác định các loại dữ liệu và thông tin cần thiết:

Dữ liệu sPn xuất: Bao gZm thông tin về nguyên vật liệu đầu vào, sPn phẩm đầu

ra, tiOn độ sPn xuất, chất lưXng sPn phẩm, v.v

Dữ liệu máy móc thiOt bị: Bao gZm thông tin về tình trạng hoạt động, lịch trình bPo trì, sYa chữa, v.v

Dữ liệu nhân sH: Bao gZm thông tin về năng lHc, hiệu suất làm việc, nhu cầu đào tạo của nhân viên, v.v

Dữ liệu tài chính: Bao gZm thông tin về chi phí sPn xuất, giá thành sPn phẩm, lXi nhuận, v.v

Dữ liệu khách hàng: Bao gZm thông tin về nhu cầu, sở thích, phPn hZi của khách hàng, v.v

2.2.Lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp:

Thu thập dữ liệu thủ công: SY dụng các biểu mẫu, sổ sách để ghi chép dữ liệu Thu thập dữ liệu tH động: SY dụng các cPm biOn, máy móc để thu thập dữ liệu trHc tiOp từ quy trình sPn xuất

Thu thập dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm: SY dụng các phần mềm quPn lý sPn xuất (ERP), hệ thống quPn lý chất lưXng (QMS), v.v để thu thập và lưu trữ

dữ liệu

2.3.Lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật:

SY dụng các cơ sở dữ liệu an toàn và bPo mật để lưu trữ dữ liệu

Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất mát dữ liệu

Hạn chO truy cập dữ liệu cho những người có thẩm quyền

2.4.Luân chuyển dữ liệu hiệu quả:

Chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác quPn lý và ra quyOt định

Cung cấp dữ liệu cho các bên liên quan bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan quPn lý nhà nước, v.v

SY dụng dữ liệu để phân tích, đánh giá hiệu quP hoạt động sPn xuất và đưa ra các giPi pháp cPi tiOn

2.5.Sử dụng công nghệ hỗ trợ:

SY dụng các phần mềm quPn lý dữ liệu, phân tích dữ liệu để giúp tổ chGc thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu hiệu quP hơn

Áp dụng các giPi pháp công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI)

để tH động hóa việc thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu

Bằng cách tổ chGc tốt hoạt động thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình sPn xuất, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quP quPn lý, giPm thiểu chi phí, nâng cao chất lưXng sPn phẩm và tăng khP năng cạnh tranh trên thị trường

III.Chu trình chuyển đổi

Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xY lýcác nghiệp vụ kO toán liên quan dOn việc sY dụng lao động, vật liệu, máy móc công cụ và chi phí sPn xuấtchung

để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ Việc xY lý này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đơn vị là doanh nghiệp sPn xuất, thương mại, hay dịch vụ

Chu trình chuyển đổi thường bao gZm ba hệ thống:

1 Hệ thống quản trị hàng tổn kho : tổ chGc quPn lý dH trữ hàng tổn kho và

việc sY dụng nguyên vật liệu cho sPn xuất

Hệ thống này có hai chGc năng chủ yOu là (i) thHc hiện các ghi chép kO toán về hàng tZn kho và (ii) quPn trị hàng tZn kho Mục đích của việc quPn trị hàng tZn kho là duy trì mGc dH trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng tZn kho

mà vấn đPm bPo sPn xuất tiOn hành bình thường đều đặn cho dù có thể sY dụng nguyên vật liệu nhiều hơn mGc dH tính hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm

6

trể trong việc giao hàng.

Chi phí cho hàng tổn kho được phân thành 3 loại :

+Chi phí mua hàng (Ordering costs) gZm chi phí đặt hàng, phí vận chuyển, giá mua hàng hoá, chi phí nhận hàng

+Chi phí dH trữ (Carrying costs) gZm tất cP các chi phí bPo quPn, dH ưữ như tiển lương nhân viên kho hàng, …

+Chi phí cơ hội (Opportunity costs) gZm tất cP các chi phí phát sinh do hàng tổn kho bị thiOuhụt như : lỗ do thiOu hàng bán, định phí phPihội của việc đầu tư hàng tZn kho

*Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

 Phương pháp kiểm soát hàng tổn kho thông thường-Phương pháp EOQ (Economic order Quantity), số lưXng đặt hàng tối ưu

EOQ =√2 A P

S

Trong đó:

• EOQ: Số lưXng tối ưu mỗi lần đặt hàng

• A : Số lưXng yêu cầu nguyên vật liệu mỗi năm

8

• P:Chi phí đặt hàng mỗi lẩn mua hàng.

• S: Chi phí bPo quPn của một đơn vị nguyên vật liệu

Công thức tính thời diểm đặt hàng (Reorder Point)

ROP = TxR

Trong đó:

• T: KhoPng thời gian mỗi lần hoàn thành đặt và nhận hàng (tính từ lúc đặt hàng đOn khi nhận đưXc hàng) Ví dụ tính theo tuần

• R: Số lưXng yêu cầu cho 1 khoPng thời gian (Ví dụ tính theo tuần)

 Phương pháp MRP (Materials Requirements Planning),phương pháp lập

kO hoạch nhu cầu nguyên vật liệu

 Phương pháp JIT (Just - In - Time) Phương pháp này dHa trên ý tưởng là giPm tối đa thậm chí không còn chi phí dH trữ và bPo quPn nguyên vật liệu bằng cách nhận hàng giao tại phân xưởng sPn xuất một cách thường xuyên

*Chứng từ Các nghiệp vụ mua và bán hàng tZn khođưXc xY 1ý trong chu trình

chi phí và doanh thu

*Kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ.

*Báo cáo của hệ thống hàng tồn kho: Giống các hệ thống khác

*Sổ sách trong hệ thống hàng tồn kho:

 Ghi chép thủ công

 Ghi chép bằng máy

2 Hệ thống chỉ phí : quPn lý và tập hXp chi phí sPn xuất, tính giá thành sPn

phẩm hoặc dịch vụ Đây là hệ thống chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sPn xuất hoặc dịch vụ

Hệ thống kO toán chi phí ghi hai nghiệp vụ : (i) tập hXp chỉ phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sPn xuất chung, và (ii) kOt chuyển chi phí sPn xuất vào giá trị thành phẩm

 Chứng từ:PhiOu yêu cầu nguyên vật liệu(Materials requisition), PhiOu

xuất kho, thẻ thời gian theo công việc(Job time ticket), thẻ thời gian (Time card), phiOu nhập kho thành phẩm (completed production order), BPng phân bổ kOt chuyển, PhiOu/BPng tính giá thành

 Báo cáo : gZm 2 loại chính:

 Báo cáo kiểm soát

 Báo cáo chi phí sPn xuất

 Xử lý các nghiệp vụ kế toán chi phí :Căn cG Báo cáo các mặt hàng cần

bổ sung hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên quPn trị bộ phận kiểm soát sPn xuất lập kO hoạch sPn xuất Căn cG kO hoạch sPn xuất này, người quPn trị lập Lệnh sPn xuất gZm hai liên

+Liên l của lệnh sPn xuất đưXc chuyển cho bộ phận kO toán chi phí để mở sổ chi tiOt chi phí

+Liên 2 của lệnh sPn xuất chuyển đOn phân xưởng sPn xuất

3 Hệ thống lương : tính toán tiền lương phPi trP cho nhân viên, thanh toán

lương, và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân.Hệ thống này xY lý các hoạt động về tuyển dụng nhân sH, ghi chép, tính toán và thHc hiện thanh toán lương cho công nhân viên ChGng từ sổ và báo cáo trong hệ thống này khác biệt nhau nhiểu giữa các đơn vị

10