Tổng quan về trung tâm thông tin thư viện Đại học văn hóa thành phố hồ chí minh

Khảo sát các hoạt động nghiệp vụ tại thư viện Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh .... LỜI MỞ ĐẦUHọc đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực ti

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA THÔNG TIN, THƯ VIỆN

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

(Ngành Thông tin – Thư viện)

Nhóm sinh viên thực hiện : Trần Trọng Nghĩa

Nguyễn Ngọc Tuyết Nhi

Người hướng dẫn : Quản Thị Hoa

Tp Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VĂN HÓA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3

1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh 3

1.1 Lịch sử hình thành 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.3 Chức năng 4

1.4 Nhiệm vụ 5

2 Khảo sát các hoạt động nghiệp vụ tại thư viện Trung tâm Thông tin thư viện trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh 6

PHẦN 2: TRÌNH BÀY NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN TRONG VÀ SAU KHI ĐI THỰC TẬP 13

1 Thực hành xử lý kỹ thuật nghiệp vụ 13

2 Phục vụ người dùng tin 14

3 Trang trí thư viện 14

4 Vệ sinh thư viện 15

PHẦN 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ, CẢM NHẬN 16

1 Nhận xét 16

1.1 Nhược điểm, hạn chế 16

1.2 Ưu điểm 17

2 Kiến nghị 17

3 Cảm nhận sau đợt thực tập 18

LỜI CẢM ƠNTrong suốt một tháng đi kiến tập (từ ngày 21/11/2022 - 21/12/2022) tạiTrung tâm Thông tin thư viện Đại học Văn hóa TP.HCM chúng em đã có dịptrao đổi, củng cố và tích lũy được cho mình rất nhiều kiến thức từ thực tế Đồngthời kỳ kiến tập này là bước đệm đầu tiên giúp chúng em hình thành nên nhữngthói quen, kỹ năng nghiệp vụ, phong cách làm việc sao cho sáng tạo và chấtlượng để phục vụ đến người dùng tin một cách hiệu quả nhất

Để đạt được kết quả như trên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốcthư viện đã tiếp nhận chúng em về trường kiến tập, đặc biệt em xin cảm ơn côQuản Thị Hoa - giáo viên hướng dẫn thực tập cho chúng em cùng toàn thể cácthầy cô đã giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập tại Trung tâm

Dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do kiến thức chuyên ngành có hạn vàkinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo của em cũng không tránhkhỏi có những sai sót, kính mong quý thầy cô xem xét, góp ý, sửa chữa để bàibáo cáo đạt được hiệu quả và kết quả tốt

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

LỜI MỞ ĐẦUHọc đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn luôn được nhà trường,khoa Thông tin, Thư viện quan tâm trong suốt quá trình đào tạo cho sinh viên.Quá trình kiến tập tại Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Văn hóa TP.

Hồ Chí Minh giúp cho chúng em tích lũy thêm vốn kiến thức thực tiễn và họchỏi nhiều kinh nghiệm trong thực tế, cũng như những kiến thức chuyên mônnghiệp vụ mà khi còn ngồi trên ghế nhà trường ít khi được tiếp xúc và trảinghiệm trực tiếp Với sự giúp đỡ, hướng dẫn và chỉ dạy tận tình của các thầy côtrong Trung tâm Thông tin thư viện, chúng em đã có cơ hội được làm việc nhưmột cán bộ thư viện thực sự, được hiểu như thế nào là môi trường làm việc ởmột thư viện và nghiệm ra được những gì còn thiếu sót ở bản thân Đây có lẽ lànhững trải nghiệm rất hữu ích mà chúng em tích lũy được để vững vàng hơn vềchuyên môn cho công việc trong tương lai

Tổ chức kiến tập là một hoạt động quan trọng của chương trình đào tạo.Quá trình kiến tập sẽ giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận về các nghiệp vụ

đã học và biết cách vận dụng vào thực tế, rèn luyện và nâng cao kỹ năng taynghề, hình dung một cách tổng thể các quy trình trong nghiệp vụ Thư viện –Thông tin cho sinh viên sau khi hoàn thành chương trình kiến tập

Giúp cho sinh viên được học tập và làm quen với tác phong làm việc,môi trường làm việc, thực hiện đúng mục tiêu đào tạo “học thật, thi thật để rađời làm thật”

Thư viện trường Lý luận nghiệp vụ II (Nay là Trường Đại học Văn hóa TP.

Hồ Chí Minh) ra đời từ những ngày đầu thành lập trường (1976) và gắn liền vớicác bước phát triển của nhà trường Trước đây, thư viện là một bộ phận dophòng Đào tạo quản lý, hoạt động theo phương thức thủ công truyền thống Khimới thành lập, thư viện chỉ có một cán bộ phụ trách, không có nghiệp vụ chuyênmôn về thư viện Trụ sở chính đặt tại lầu 10, cao ốc 727 Trần Hưng Đạo, quận 5,

và giảng dạy của giảng viên và học viên giai đoạn đào tạo cán bộ văn hóa trình

độ trung cấp lúc bấy giờ Cũng trong thời điểm này, thư viện được chuyển về số3A Cư xá Ngân Hàng, xã Thảo Điền, huyện Thủ Đức (cũ)

Năm 2001, Nhà trường xây dựng đề án nâng cấp thư viện trường thànhTrung tâm Thông tin, Thư viện và tháng 8/2002, Ban Giám hiệu đã ra quyết địnhnâng cấp thư viện thành Trung tâm Thông tin thư viện, trực thuộc Ban Giámhiệu tọa lạc tại lầu 2, dãy nhà thực hành nằm trong khuôn viên Trường Đại họcVăn hóa TP Hồ Chí Minh số 51, Quốc Hương, phường Thảo Điền, quận 2, TP

Hồ Chí Minh

Năm 2015, cùng với sự phát triển của nhà trường, Trung tâm Thông tinthư viện được tăng cường thêm một cơ sở mới với diện tích 200 m2, tại số 288

Đỗ Xuân Hợp, phường Phước Long A, quận 9, TP Hồ Chí Minh

Tính đến tháng 3/2022, vốn tài liệu thư viện có tổng cộng 31.252 tên/61.770 bản bao gồm nhiều nội dung về các lĩnh vực văn hóa, khoa học, xã hội,…

Về báo, tạp chí thư viện hiện có 117 tên báo và tạp chí

Các cơ sở dữ liệu thư mục gồm: CSDL sách (giáo trình, tài liệu thamkhảo), CSDL luận văn, CSDL khóa luận, CSDL luận án, CSDL đề tài nghiêncứu khoa học, CSDL tài liệu đa phương tiện, CSDL bài trích tạp chí, CSDL tàiliệu ngoại văn, CSDL tài liệu đào tạo Sau đại học, CSDL công báo, CSDL tàiliệu pháp luật,…

Ngoài ra, Thư viện còn có nguồn tài liệu điện tử phong phú tại địa chỉ:https://sachweb.com/ebookthuvien/daihocvanhoa/daihocvanhoa.asản phẩm x1.2 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay Trung tâm Thông tin thư viện gồm:

 Phó Giám đốc phụ trách: quản lý chung các hoạt động thư viện

 Khối nghiệp vụ: thực hiện các công việc xây dựng, khai thác, tổ chức, quản

lý nguồn tài nguyên thông tin thư viện và biên soạn các sản phẩm thông tinthư viện,…

 Khối phục vụ: thực hiện công tác phục vụ bạn đọc, các dịch vụ thư viện,…Trong thời gian tới, Trung tâm Thông tin thư viện sẽ tiếp tục khắc phụcnhững khó khăn tồn tại, phát huy những thế mạnh, nỗ lực vươn lên nhằm đưa sựnghiệp thư viện phát triển đáp ứng được yêu cầu của nhân dân và sự tin cậy củaĐảng, Nhà nước đối với ngành thư viện

1.3 Chức năng

Trung tâm Thông tin thư viện có chức năng, nhiệm vụ thu thập, bảo quản,

tổ chức khai thác và sử dụng chung các tài liệu, các tài liệu trong nước và nướcngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển về chính trị, kinh tế,

văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước.

1.4 Nhiệm vụ

1.4.1 Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác thông tin, thư viện củaTrường

1.4.2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứngnhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ củanhà trường; thu nhận các tài liệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứukhoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận

án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáotrình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ,biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệthống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tựđộng hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tintheo quy định của pháp luật

Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụnghiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông quacác hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật

Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và côngnghệ thông tin vào công tác thư viện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ,ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chấtlượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

Bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sảnkhác của thư viện; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư náttheo quy định của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Tham gia các hội nghề nghiệp, các hội nghị, hội thảo khoa học về thôngtin – thư viện trong nước và quốc tế; liên kết, hợp tác với các thư viện, tổ chức cánhân trong nước và nước ngoài về tiếp nhận tài trợ, viện trợ, trao đổi nguồn lựcthông tin, kinh nghiệm chuyên môn, tham gia các mạng thông tin phù hợp vớiquy định của nhà trường và của pháp luật.

Tổ chức các hoạt động dịch vụ có thu phù hợp với quy định của pháp luật

và chức năng, nhiệm vụ được giao

1.4.3 Quản lý viên chức, người lao động và tài sản

 Quản lý viên chức, người lao động của Trung tâm theo phân cấp của Hiệutrưởng

 Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ và kỷ cương, lề lối làm việc trong đơn vị

 Quản lý và sử dụng đúng quy định tài sản được nhà trường giao

1.4.4 Các nhiệm vụ khác

 Tham gia các phiên họp, hội nghị định kỳ và đột xuất do nhà trường triệu tập

 Phối hợp với các đơn vị khác để thực hiện các nhiệm vụ, công việc chungcủa Trường

 Thống kê, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Trung tâm và thực hiện các loại báo cáotheo yêu cầu

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công

2 Khảo sát các hoạt động nghiệp vụ tại thư viện Trung tâm Thông tin thưviện trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh

2.1 Công tác bổ sung vốn tài liệu và tài nguyên thông tin

2.1.1 Sách và tài liệu nghe nhìn

• Trường hợp 1: Thư viện nhận danh mục tài liệu mới từ nhà xuất bản, công typhát hành sách

 Bước 1: Thư viện gửi các danh mục này đến các Khoa có liên quan Đi kèmdanh mục là văn bản đề nghị và hướng dẫn từ Thư viện gửi các Khoa Trong

văn bản này có ghi ngày hết hạn lựa chọn tài liệu, thông thường là 2 tuần kể

từ ngày gửi Các Trường Khoa / Bộ môn có trách nhiệm chính trong việc hỗtrợ Thư viện lựa chọn và ký tên vào bản danh mục này

 Bước 2: Sau thời hạn đã thông báo, cán bộ bổ sung của Thư viện sẽ đến tậncác khoa để nhận lại danh mục Sau đó Thư viện tiến hành tra trùng (nhằmđảm bảo tài liệu định bổ sung sẽ không trùng với những tài liệu đã có sẵn)trên phần mềm quản lý thư viện

 Bước 3: Danh mục tài liệu được chọn bố sung sẽ được gửi lên Hiệu Trưởng

đế chờ xét duyệt Trong trường họp Thư viện tự đề xuất bổ sung tài liệu, cầngửi lên danh mục có chữ ký của Giám đốc Thư viện

 Bước 4: Thư viện nhận lại danh mục đề nghị đã được Hiệu trưởng duyệt vàtiến hành các thủ tục đặt mua tài liệu từ các nhà xuất bản, công ty phát hànhsách

• Trường hợp 2: Thư viện lựa chọn tài liệu dựa trên chương trình giảng dạy củaKhoa / Bộ môn Đầu năm học, cán bộ bổ sung tài liệu của Thư viện sẽ đếncác Khoa / Bộ môn để sưu tầm danh mục Tài liệu tham khảo từ đề cươngmôn học của giảng viên Dựa trên đề cương này, Thư viện sẽ tiến hành cácbước 3 và 4 ở Trường hợp 1

• Trường hợp 3: Cán bộ giảng dạy tự đề xuất tài liệu để bổ sung cho thư viện.2.1.2 Ấn phẩm định kỳ

Các ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa học, lànguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một thư viện đại học Do đó, Thư viện

có chính sách đặt mua dài hạn nhiều báo - tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộccác lĩnh vực Trường đào tạo Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiếnthức và cập nhật thông tin của người đọc trong Trường, Thư viện cũng thườngxuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thông tiêu biểu

Các ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa học, lànguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một thư viện đại học Do đó, Thư viện

có chính sách đặt mua dài hạn nhiều báo - tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộccác lĩnh vực Trường đào tạo Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiếnthức và cập nhật thông tin của người đọc trong Trường, Thư viện cũng thườngxuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thông tiêu biểu

2.1.3 Luận văn - Luận án (Nội sinh)

Thư viện có chính sách xây dựng nguồn tài liệu nội sinh có chất lượngkhoa học, đặc biệt là luận án tiến sĩ, luận văn cao học và những luận văn tốtnghiệp có chất lượng

• Đối với luận án Tiến sĩ: Các cá nhân là cán bộ nghiên cửu và giảng dạy củaTrường nếu hoàn thành luận án tiến sĩ (trong nước hay ngoài nước) đều phảinộp lại một bản luận án cho Thư viện

• Đối với luận văn cao học

Luận văn cao học được thực hiện ở nước ngoài: Chính sách bố sung tương

tự như luận án tiến sĩ

Luận văn của học viên cao học tại Trường: Thư viện tiếp nhận và lưuchiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên tại Trường

• Đối với luận văn tốt nghiệp của sinh viên: Thư viện tiếp nhận toàn bộ nhưnglưu chiểu có chọn lọc loại luận văn này

2.1.4 Sách điện tử (ebook) và cơ sở dữ liệu

Do có sự khác biệt lớn giữa tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử (số hóa)nên phương thức bổ sung và việc lựa chọn các sách điện tử và cơ sở dữ liệu luônmang tính đặc thù

• Phương thức bổ sung Sách điện tử:

Sách điện tử thường được các nhà cung cấp giới thiệu đến các thư việnqua 2 hình thức:

Thứ nhất, đặt mua quyền truy cập một bộ sưu tập sách điện tử về một hoặcnhiều lĩnh vực nhất định Do tính rộng lớn về phạm vi nội dung của tài liệu, Thưviện cần đề xuất trực tiếp với Hiệu trưởng để tiến hành đặt mua quyền truy cậpcác bộ sưu tập này.

Thứ hai, đặt mua quyền truy cập từng cuốn sách điện tử trong bộ sưu tậpcủa nhà cung cấp Cách thức này tương tự như cách đặt mua tài liệu truyền thống,

do đó Thư viện sẽ gửi danh mục sách đến các Khoa giống như quy trình bổ sungsách thông thường Tuy nhiên, Thư viện cũng cần tham khảo ý kiến của Hiệutrưởng về kế hoạch phát triển dài hạn của nguồn tài liệu này

Việc đặt mua các cơ sở dữ liệu, đặc biệt là các cơ sở dữ liệu toàn văn trựctuyến, thường thông qua hình thức đặt mua quyền truy cập toàn bộ hoặc mộtphần các cơ sở dữ liệu đó Các cơ sở dữ liệu này thường có phạm vi nội dungkhá rộng, do đó Thư viện cần đề xuất trực tiếp với Hiệu trưởng để tiến hành đặtmua quyền truy cập

• Công tác lựa chọn

Việc lựa chọn tài liệu điện tử cần chú ý những vấn đề sau:

 Giấy phép, điều khoản và điều kiện sử dụng

 Giá cả của bản điện tử so với bản in (nếu có)

 Tài liệu nhận tặng từ các cá nhân, tổ chức bên ngoài

Thư viện hoan nghênh các cá nhân và tổ chức trong và ngoài nước tặng tàiliệu cho Thư viện Tuy nhiên Thư viện có quyền loại bỏ các tài liệu không còngiá trị đối với kho sách

2.2 Công tác xử lý kỹ thuật nghiệp vụ

Tất cả tài liệu nhập kho thư viện phải được xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra

sử dụng Xử lý kỹ thuật tài liệu nhằm mục đích là chuẩn bị cho việc quản lý, bảoquản và phục vụ Nhờ việc xử lý kỹ thuật mà thư viện có thể tổ chức, sắp xếptrên giá kệ theo từng kho riêng biệt, phục vụ kịp thời và nhanh chóng theo yêucầu của người sử dụng

Tất cả các công đoạn xử lý kỹ thuật phải được thực hiện một cách cẩn thận,chính xác và không được làm biến dạng, hư hỏng hình dáng bên ngoài của tàiliệu cũng như không ngăn trở việc sử dụng tài liệu của người sử dụng thư viện

Xử lý kỹ thuật bao gồm các công đoạn đăng ký tài liệu vào sổ tài sản củathư viện (sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt); đóng dấu; tạo lập ký hiệu xếpgiá; dán nhãn, chỉ từ, mã vạch, nhận dạng tần số, hoặc một số dạng thức khác,…2.3 Công tác tổ chức, sắp xếp, bảo quản tài liệu

2.3.1 Tổ chức tài liệu

Phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thểkhai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện Có thể nói tổ chức vốn tàiliệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu và tăng cườngviệc luân chuyển tài liệu Tổ chức vốn tài liệu là để phân biệt giữa vốn tài liệuvới kho tàng, tàng trữ tài liệu

2.3.2 Sắp xếp tài liệu

Sắp xếp tài liệu là khâu cuối của chu trình sách trong thư viện, nó ảnhhưởng trực tiếp đến việc sử dụng và bảo quản vốn tài liệu.Cách sắp xếp: