Khóa luận tốt nghiệp: Giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty cổ phần công nghệ Bravebits

Truyền thông nội bộ nhằmmục tiêu giúp cán bộ, nhân viên cùng chia sẻ hệ thống tôn chỉ, cốt lõi thương hiệu,những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi của thương hiệ

xTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE VIEN QUAN TRI KINH DOANH

GIAI PHAP DAY MANH HOAT DONG TRUYEN THONG NOI BO

TAI CONG TY CO PHAN CONG NGHE BRAVEBITS

GIANG VIEN HUONG DAN: TS CAO TU OANH

SINH VIEN THUC HIEN: DANG THI THUY HIEN

LOP: QTKD CLC 5

HE: CHAT LƯỢNG CAO

Ha Noi — Thang 5 Nam 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE VIỆN QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

GIẢI PHÁP DAY MẠNH HOAT ĐỘNG TRUYEN THONG NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CO PHAN CÔNG NGHỆ BRAVEBITS

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DAN: TS CAO TÚ OANH

SINH VIÊN THUC HIỆN: DANG THI THUY HIEN

LOP: QTKD CLC 5

HE: CHAT LUGNG CAO

Hà Nội — Thang 5 Năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô cùng các cán bộ Trường Đại học Kinh Tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt

thời gian học tập, nghiên cứu tại trường.

Tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới TS Cao Tú Oanh - ngườiThay, người hướng dan, đã tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện bài Khóaluận của mình.

Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty Cổ phần Công nghệ BraveBits đã giúp đỡtôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện Khóa luận.

Tôi xin tri ân sự khích lệ, động viên và giúp đỡ của gia đình, người thân, bạn bè

đã dành cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Do điều kiện thời gian và kiến thức, bài luận không tránh khỏi những thiếu sót

và hạn chê Tôi rât mong nhận được các góp ý từ thây cô giáo.

Sinh viên

Đặng Thị Thuý Hiền

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIET TẮTT 2- 2 S£++£+E£+EE+SEEtEEE£EEEEEEEEEEEEEEESEEterkrsrkrrrkrrred iDANH MỤC BANG BIEBU - 2: ©5£©5£SE9EE2EEEEEEEEEEEEE2122171211211 2121 iiDANH MỤC SO DO, HINH o ccssssssesssessessssssessvsssecscssessessessusssessesssecsessnessessessseeses iiiPHAN MO DAU Divesscssesssessessesssessecssessesssessecsesssessecsusssessecsusssessssssessessusssessessseesesseeassess 1

1 Tinh cap thiét ctha 46 tai ẽa Ô 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghién Cu ec eeceseesscesecesceseceseesecesecseeeseceeeeeeeeeeaeeeaes 3

3 Cau hoi nghién CUU cee ceccescesceeseceseceseeceseceeecsseceseeceaeceseeeeeceaeesseeeeseeeseeenes 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên CUU ecccccessessesssessesssessessecssessecssessessesssesseesesseeeses 3

5 K6t na 4CHƯƠNG 1: TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CUU VA CƠ SỞ LÝ LUẬN.5

1.1 Tông quan tình hình nghiên cứu - 2-2 2 + £+S£+££+££+££+E£+E+Ezxzzxzzxezxez 5

1.1.1 Tình hình nghiên cứu thế giới - + + s E+SE+EE+EE+EE+EEEEEEEEEEErErrrkerkeee 51.1.2 Tình hình nghiên cứu trong ƯỚC - 5 + s1 SE vn ng ng 8

1.2 Co sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp - lãi1.2.1 Những van đề cơ bản về truyền thông - ¿2 + x+xz+zxerxrzreerxeee 111.2.2 Khái niệm truyền thông nội bộ - 2-2 ©2+2£+EE£+E£+EE+EE£2EEzEEerxezrxerxee 121.2.3 Đặc điểm của truyền thông nội bộ 2- 2 2 E2 +2 E2 E++E2EE2EzErxerreez 151.2.4 Vai trò của truyền thông nội bộ, 2-2 +++++2x+2Ex+2zxrzrxerrxerrrees 171.2.5 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ 5-5 +5 *++sssseesseerss 251.2.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ - 311.3.2 Tô chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ -««+<-<=<<s++ 361.3.3 Kiểm tra và đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ 2-2 2-5+ 37CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - + 2 scs+E+E+E+EsEzEzEzszErsee 39

2.1 Quy trình nghiên CỨU 6 SG S112 991191 TH HH HH ng 39

2.2 Phương pháp nghién CỨU - - 6 111v vn ng HH Hàn cư 40

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TTNB TẠI CÔNG TY CÔ PHẢNCÔNG NGHỆ BRAVEBITS 2-2552 E2 tre 4I3.1 Giới thiệu về Công ty Cô phần Công nghệ BraveBiits 2-2 5+: 413.1.1 Quá trình hình thành và phát triên - 2-2 2 2+2 ++£++E+zEzEzxezreee 413.1.2 Sơ đỒ t6 chức -s+-+2x+t tt TH ng 4I

3.1.3 Sứ mệnh, giá trị cỐt lÕi - 2-22 +¿++£+EEt2EEt2EEE2EEE2E1221127112712221e2 re 42

3.1.4 Sản phẩm chính ¿- ¿ ¿+ +E+SE£EE£EE£EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEEE211211211211 111 xe, 433.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2022 43

3.2 Phân tích thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phan Công

nghệ BraveBI(S . + HH HH re 44

3.3 Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty 503.3.1 Các nhân t6 bên ngoài - ¿+ + +E£EE£EE9EE£EEEEEEEEEE15E1211211211211 111 1x 503.3.2 Các nhân tô bên trong - -:- + + +k+SE£EE£EE£EEEEEEEEEEEEEE2E1221211212221 1.2 e, 503.4 Đánh giá công tác truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ BraveBits

CHUONG 4: GIẢI PHÁP BAY MANH HOẠT ĐỘNG TRUYEN THONG NỘI BỘTẠI CÔNG TY CO PHAN CÔNG NGHỆ BRAVEBITS - 2-2 2 2+ 574.1 Phương hướng trong hoạt động truyền thông nội bộ -2- 2-2 2 25+ 574.2 Giải pháp đây mạnh truyền thông nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệBraveBits giai doan 2020-2025 0.0 ceeccesscssceceseesseceeseesseecsseceeeseeeceeeeeeeeeseeeeeeenseeeees 58

4.2.1 Xây dung tài liệu truyền thông nội BG - 2-2 2£ 22 ++££+£zz£z+£zzzzxz 584.2.2 Ap dung là phương pháp đánh giá 360 6 v.ccccccscsscessesssessessesssessesstesessessessen 594.2.3 Gắn các hoạt động với mục tiêu TỚI 5< + + kE*sEE+sereseeseeeere 60

4.2.4 Nhóm giải pháp về tổ chức các sự kiện nội bộ, - 2-2 2 2 z2 z+£z+x+4.2.5 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực làm truyền thông nội bộ KET LUẬN -

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC TU VIET TAT

STT Từ viết tắt Nguyên nghĩa

1 CBCNV Cán bộ công nhân viên

2 CNTT Công nghệ thông tin

3 TT&TT Thông tin và truyền thông

4 TTNB Truyền thông nội bộ

PHAN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng đề doanh nghiệp làm quen,

tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng Một doanh nghiệp làm truyền thôngtốt sẽ khiến khách hàng hài lòng và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn Truyền thôngnội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽgiúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong Truyền thôngnội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúpthương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng Truyền thông nội bộ nhằmmục tiêu giúp cán bộ, nhân viên cùng chia sẻ hệ thống tôn chỉ, cốt lõi thương hiệu,những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi của thương hiệudoanh nghiệp hoạt động tốt trong công tác truyền thông nội bộ sẽ tạo nên sự khácbiệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Trong thời buổi hội nhập cạnh tranh gay gắt như hiện nay, sự cạnh tranh khôngchỉ diễn ra trên thị trường hang hóa mà còn diễn ra trên thị trường nguồn nhân lực.Nguồn nhân lực chất lượng luôn là vẫn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp.Ngoài việc tuyển chọn được đúng người, doanh nghiệp còn phải biết cách giữ chânnhân viên nhất là những nhân viên nòng cốt, giữ vai trò chủ chốt trong công ty

Sự ồn định trong đội ngũ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thờigian va chi phí (tuyển dụng, đào tạo, v.v.), giảm các sai sót (do nhân viên mới gây rakhi chưa quen với công việc), tao niềm tin và tinh thần đoàn kết trong nội bộ doanhnghiệp Từ đó nhân viên sẽ xem doanh nghiệp là nơi lý tưởng cho họ phát huy năng

lực cũng như gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Cuối cùng quan trọng hơn hết, sự ôn

định này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tạo được sự tin cậy của khách

hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Nếu như coi doanh nghiệp là một cỗ máy, việc truyền thông không tốt sẽ tạo

nên sự không đông nhât vê toc độ chuyên động của các thành viên trong tô chức,

người chuyên động nhanh, người chuyển động chậm Từ đó, ảnh hưởng tiêu cực đếntốc độ thay đôi của cả tổ chức Không chỉ vậy, việc này còn ảnh hưởng đến chất lượngnhân sự của doanh nghiệp Trong khi một số nhân sự không ngừng cô gắng dé day

nhanh sự thay đổi, một số người lại kìm hãm, thậm chí chống lại những thay đổi ấy.

Hậu quả khó tránh khỏi là một bộ phận nhân viên nản lòng khi những nỗ lực của họ

không được kết quả xứng đáng, và nhân sự giỏi sẽ dần rời bỏ tổ chức

Trên thực tế, dựa theo những số liệu được nghiên cứu bởi Công ty tư vấn DG&Acủa Mỹ, số nhân viên năm rõ được mục đích và lý do mà công ty đang theo đuôi chỉ

chiếm 37%, số nhân viên hiểu được tầm quan trọng của bản thân đối với sự phát triểncủa công ty chỉ chiếm 20% và chỉ khoảng 1⁄4 số nhân viên có mong muốn đóng góp

dé xây dựng công ty.

Mặt khác thống kê cũng đưa ra các con số nhân viên có thói quen trốn tránh

trách nhiệm công việc khi được giao hay khi gặp lỗi lên đến 50% và có đến 20%

người được hỏi không thực sự muốn tham gia vào các hoạt động vui chơi của doanhnghiệp.

Từ các con số này có thê thấy, các doanh nghiệp đang gặp vấn đề khá nghiêmtrọng trong truyền thông và xây dựng văn hóa nội bộ Thực chất, đa phần các doanhnghiệp vẫn chưa đề cao hoạt động truyền thông nội bộ Nhiều doanh nghiệp Việt Namcòn thiếu cái nhìn đúng dan về truyền thông nội bộ hay còn khá yếu trong việc triểnkhai chiến lược truyền thông nội bộ Họ thường ít chú trọng đến truyền thông nội bộ

mà thường tập trung cho truyền thông tiếp thị nhằm đến việc xây dựng thương hiệucho đối tượng bên ngoài (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, v.v )

Nhận thức được tam quan trọng của truyền thông nội bộ, tôi đã lựa chọn tìm

hiểu phân tích và nghiên cứu đề tài “GIẢI PHÁP ĐÂY MẠNH HOẠT ĐỘNG

TRUYEN THONG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CO PHAN CÔNG NGHỆ

BRAVEBITS”, hy vọng có thể tìm được giải pháp giúp đây mạnh và nâng cao hoạtđộng tại Công ty cũng như giúp gắn kết nhân viên trong tổ chức

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích:

Mục đích nghiên cứu của dé tài là hệ thống hóa và làm rõ thêm cơ sở lý luận vànhững ứng dụng thực tiễn về truyền thông nội bộ với doanh nghiệp Từ đó xây dựnggiải pháp nhằm vận dụng hiệu quả trong thực tiễn hoạt động truyền thông nội bộ choCông ty cổ phần Công nghệ Bravebits định hướng tới năm 2025

được, những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại công ty

- Đề xuất giải pháp đây mạnh hoạt động truyền thông nội bộ của Công ty cổphần Công nghệ Bravebits

3 Câu hỏi nghiên cứu

(1) Thực trang hoạt động truyền thông nội bộ tai Công ty cổ phan Công

nghệ BraveBits thời gian qua như thế nào?

(2) Những giải pháp gì cần thực hiện nhằm đây mạnh hoạt động truyềnthông nội bộ tại Công ty cô phần Công nghệ Bravebits định hướng tới năm 2025?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty cổ phan

Công nghệ BraveBits (tập trung vào nhân viên, không dé cập tới các cổ đông và các

đối tượng khác)

Pham vi nghién cứu:

- Về nội dung: Hoạt động truyền thông nội bộ;

- Về không gian: tại Công ty Cổ phần Công nghệ BraveBits

- Về thời gian: Từ tháng 8/2022 đến nay, định hướng hoạt động đến năm 2025.

5 Kết cấu đề taiChương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và Cơ sở lý luậnChương 2: Phương pháp nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại CTCP Công nghệBraveBits

Chương 4: Giải pháp đây mạnh hoạt động truyền thông nội bộ tại CTCP Côngnghệ BraveBits

CHƯƠNG 1: TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CỨU VA CƠ SỞ LÝ

LUẬN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu thế giới

Hiện nay, đề tài truyền thông nội bộ tuy không còn là chủ đề quá mới nhưngluôn thu hút được sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp bởi sự cần thiết và ảnhhưởng lớn của nó đến kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp, hướng

đề tài này đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau

Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa về “Truyền thông nội bộ

là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý của tổ chức và các bên liên quan trong nội

bộ tô chức, được đưa ra nhằm thúc đây sự cam kết, sự gan kết với tổ chức, nhận thức

sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát triển của nó”

Theo một nghiên cứu của tác giả Anne Gregory (2014) với đề tài “Sáng tạo

chiến dịch truyền thông nội bộ” Ở đề tài này ông cho rằng, truyền thông nội bộ làmột nghệ thuật, công việc đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và xuyên suốt trong nhiềunăm nhằm mục đích chăm sóc danh tiếng và tác động đến hành vi, thái độ của côngchúng (bên ngoài và bên trong) và các giới hữu quan đối với một số tổ chức, cá nhânnhất định Không những phải nam vững những kiến thức về truyền thông nội bộ mà

còn phải biết sáng tạo trong bước hoạch định và quản lý các chiến dịch truyền thông

nội bộ sao cho hiệu quả, hợp lý nhất

Denise Madsen (2014) nghiên cứu về truyền thông nội bộ - Một nghiên cứu điền

hình định lượng tại Specma Seals AB Mục đích của nghiên cứu là điều tra mỗi quan

hệ giữa giao tiếp nội bộ và các thành phần của nó và cách nó ảnh hưởng đến hiệu suấtcủa nhóm Nghiên cứu này là một nghiên cứu tình huống định lượng trong đó 42trong số 70 nhân viên tại Specma Seals AB đã trả lời bang câu hỏi Cuộc khảo sát đãđược gửi qua email, sử dụng Surveyg1zmo.com vào tháng 4 năm 2014 Tỷ lệ phản

hồi là 60% Một cuộc họp với Specma Seals đã được sắp xếp dé hiểu sâu hơn về tìnhhình công ty Kết luận của nghiên cứu này là hai trong số các giả thuyết được ủng hộ

và một giả thuyết bị bác bỏ, nghĩa là khả năng lãnh đạo, chia sẻ thông tin và kiến thức

có mối quan hệ tích cực với hiệu suất của nhóm trong khi chức năng chéo thì không

Theo Lyn Smith và Pamela Mounter (2008), có đề cập đến những bài học chính

và quan trọng cho hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả:

- Truyền tải thông điệp: Cách bạn đưa ra thông điệp cũng quan trọng như nộidung bạn cung cấp Nhiều rào cản cản trở việc giao tiếp rõ ràng và thang than changhạn như giới tính, sự khác biệt về khu vực, tuổi tác hoặc lịch sử của tổ chức Dé cảithiện sự hiểu biết của nhân viên, khi bạn truyền đạt một thay đổi quan trọng về tổ

chức, hãy mời các nhân viên tham gia cung cấp thông tin mới Khi nói chuyện vớicác thực thể quốc gia khác nhau, hãy đảm bảo rằng bạn không xúc phạm bắt kỳ ai và

mọi người đều hiéu thông điệp

- Mong muốn thực sự của nhân viên: Tác động của thông điệp của công ty tănglên cùng với sự quan tâm mà nhân viên thể hiện đối với những gì công ty đang truyềndat Các nghiên cứu chỉ ra những chủ đề mà nhân viên cho là thú vị nhất, có thé kếđến như:

+ Thông báo liên quan đến kế hoạch của công ty+ Cơ hội thăng tiến trong tô chức

+ Thông tin có thể giúp người lao động làm việc tốt hơn+ Nâng cao năng suât và hiệu quả

+ Thay đổi về chính sách nhân sự

Bắt cứ khi nào truyền thông nội bộ đang chuẩn bị các thông điệp và thông báoliên quan đến các chủ đề này, họ nên tìm sự cân bằng giữa nhu cầu của quản lý cấpcao hơn và nhu cầu của nhân viên Điều quan trọng đối với các nhà quản lý là thểhiện thái độ tích cực và mong muốn tạo mối liên kết với nhân viên

Công ty không thê giả tạo mong muốn kết nối, điều này phải chân thành và xuấtphát từ hành động của công ty Khi công ty đưa ra thông báo, hãy làm điều đó mộtcách chính xác và kịp thời Hỏi ý kiến của nhân viên, nhận phản hồi của họ bằng cách

sử dụng các cuộc khảo sát, khảo sát nhóm tập trung hoặc bảng câu hỏi.

- Do lường thành công cua truyền thông: Giao tiếp là một bién có thé đo lườngđược, giống như bat kỳ hoạt động kinh doanh nào khác Khám phá suy nghĩ của nhânviên, cách họ phản ứng với một thông báo cụ thé và liệu họ có thay đổi hành vi hay

không và thay đổi hành vi như thé nào sau khi nhận được tin đó Dé thu thập những

thông tin như vậy, công ty có thể tiễn hành kiểm tra, sử dụng điểm chuẩn, nếu có sẵn

hoặc công ty có thể chuẩn bị khảo sát, trực tuyến hoặc In ấn.

Marcel Fassl (2018) khang định: Việc giao tiếp giữa con người với con người

ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh giao tiếp toàn cầu, đa văn hóa và khốilượng thông tin ngày càng tăng Tác giả cho rằng giao tiếp là một phần cơ bản trongkinh doanh hiện đại, tác động trực tiếp lên hiệu suất làm việc của một tổ chức Tácphẩm đặc biệt chú trọng đến quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, lãnh dao

là người truyền cảm hứng, là nhân tố then chốt quyết định thành công trong các hoạtđộng truyền thông nội bộ, do đó, tại các tô chức can thiết phải có bộ phận chuyêntrách làm nhiệm vụ truyền thông nội bộ

Cuốn sách có nhắc đến một chủ đề mà tác giả đặc biệt quan tâm đó là các vấn

dé khó khăn, trở ngại trong quá trình làm truyền thông nội bộ bao gồm các ý chính:

- Một là, ngôn ngữ truyền đạt hoặc ngôn ngữ hình thé, tránh những van đề nóitiếng địa phương, lựa chọn những người truyền cảm hứng có giọng nói dễ đi vào lòngngười hoặc đặc biệt ấn tượng, tránh những ngôn ngữ kích động, phân biệt hoặc có nộidung tiêu cực, góc nhìn bi quan.

- Hai là, chất lượng thông tin Việc thông tin không nhất quán hoặc thiếu thôngtin dé gây hiểu lầm trong quá trình truyền tin dẫn đến công việc mục tiêu không đượchoàn thành đúng thời hạn hoặc đúng mục đích ban đầu đề ra

- Ba là, sự khác biệt văn hóa Đây là đặc điểm dé thay nhất khi quá trình làmviệc đa quốc gia, đa ngôn ngữ đang diễn ra mạnh mẽ trên quy mô toàn cầu Sự khácbiệt với các quốc gia lớn còn xuất phát từ sự khác biệt về múi giờ, về thời tiết khí hậu,

về môi trường sống khác nhau khiến tại thời điểm truyền đi thông điệp tinh thần của

mọi người đang ở trạng thái tiếp nhận khác nhau Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo giỏi,một nhóm truyền thông nội bộ tốt cần phải biết nhận định những nguy cơ và dé ra các

phương pháp hợp lý để quá trình truyền thông nội bộ đạt được hiệu quả cao nhất, đó

là nhiệm vụ đầu tiên mà công tác truyền thông nội bộ cần vượt qua

Kết quả điều tra cho thấy:

- Truyền thông nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân

viên;

- Thông qua quá trình giao tiếp nội bộ, các nhân viên được tham gia nhiều hơnvào việc hoạch định những chiến lược phát triển của công ty;

- Truyền thông nội bộ là kênh thông tin 2 chiều giữa ban lãnh đạo và tập thể

nhân viên, truyền thông nội bộ tốt giúp cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân

viên từ đó tạo ra một động lực nội tại thúc đây kết quả kinh doanh chung của doanhnghiệp.

Tóm lại, qua nghiên cứu những công trình nghiên cứu nước ngoài, cho thaytam quan trọng của truyền thông nội bộ với tổ chức Truyền thông nội bộ giúp truyềntải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên Nếu truyền thông nội bộkhông đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quantrọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

Truyền thông là hiện tượng xã hội phổ biến, ra đời, phát triển cùng với sự pháttriển của xã hội loài người, tác động và liên quan đến mọi cá nhân cũng như các nhóm

và cộng đồng xã hội nói chung Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hộinhập quốc tế ở nước ta hiện nay, truyền thông ngày càng có vai trò quan trọng trongviệc giáo dục, động viên, nâng cao tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm xã hội, nângcao kiến thức, nhận thức, thái độ về mọi mặt hoạt động của nhân dân Tuy nhiên,trong khi ở các nước phương Tây, cùng với sự phát triển về lý thuyết, kỹ năng, kinhnghiệm và công nghệ truyền thông đã đến trình độ cao về mọi phương điện thì ở ViệtNam, ngay cả thuật ngữ “truyền thông” cũng chỉ mới được phô biến khoảng hon mườinăm trở lại đây Trước những đòi hỏi của thực tế, đồng thời dé đáp ứng nhu cầu học

tập, nghiên cứu của sinh viên các chuyên ngành báo chí — truyền thông cũng nhưđông đảo bạn đọc quan tâm.

Theo tác giả Ta Ngọc Tan (2001): “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữacác thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm dat được sự hiểu biết lẫn nhau”.Trong cuốn sách này, tác giả đã trình bày rất chỉ tiết về khái niệm truyền thông đạichúng bao gồm lịch sử hình thành, mô hình, cơ chế tác động của truyền thông lên kếtquả hành động con người Tác giả cũng trình bay cụ thé các loại hình truyền thôngphô biến hiện nay như sách, báo, chế bản in, phát thanh, truyền hình, quảng cáo, điện

ảnh, Internet Đặc biệt, cuốn sách có đề cập đến một phần nội dung truyền thông nội

bộ tại Chương IX - Lãnh đạo, quản lý và giao tiếp với các phương tiện truyền thông

đại chúng Tại chương này, một số nội dung như những vấn đề có tính nguyên tắctrong lãnh đạo, quản lý hệ thống truyền thông đại chúng, giao tiếp, ứng xử với cácphương tiện truyền thông đại chúng là những vấn đề có liên quan đến truyền thôngnội bộ, là những gợi ý, chỉ dẫn cơ bản cho tác giả trong suốt quá trình thực hiện luậnvăn này.

Theo Nguyễn Văn Dững và Đỗ Thị Thu Hằng (2006) đã cung cấp những kiếnthức lý thuyết và kỹ năng truyền thông cơ bản nói chung, truyền thông — vận động xãhội và truyền thông đại chúng nói riêng; cũng như cung cấp một số nội dung, kháiniệm, kỹ năng, tình huống, cơ chế, chức năng của một số loại hoạt động truyền thong;chu trình, việc lập kế hoạch truyền thông, giám sát, đánh giá, phương pháp sử dụngtrong giám sát, đánh giá và các hoạt động dé duy trì hoạt động truyền thông Đồngthời, giúp tạo lập kiến thức nền tảng và nâng cao kỹ năng về giao tiếp - truyền thông

- vận động xã hội trong hoạt động truyền thông và báo chí; tăng cường khả năng hộinhập và bình đăng trong khu vực và quốc tế, khả năng hòa nhập với các nhóm côngchúng - xã hội.

Theo Ths Mai Kiều Lam (2013), có nhân mạnh truyền thông nội bộ là yếu tốcốt lõi của việc phát triển nhân viên và thỏa mãn nhu cầu khách hàng Điều quan

trọng là phát triển hoạt động truyền thông nội bộ phối hợp và tạo điều kiện cho việc

thực hiện và thực tiên phát triên của nhân viên Phát triên nhân viên có thê được sử

dụng dé thay đôi thái độ và hành vi của nhân viên hướng tới các dich vụ tốt hơn vađịnh hướng khách hàng Điều này cũng cần thiết để nâng cao nhận thức và sự hiểubiết về sự phát triển của nhân viên một cách có hệ thống và nhất quán Tác giả cũngđồng thời đưa ra hệ thống các giải pháp hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ áp

dụng cho ngành ngân hàng của mình bao gồm: Lập kế hoạch truyền thông nội bộ;

Các công cụ và phương tiện truyền thông nội bộ; Kết quả truyền thông nội bộ đượcxem xét đến; Các giải pháp liên quan đến những yếu tổ làm anh hưởng đến kết quảtruyền thông nội bộ

Theo Bùi Quý Toản, “Truyền thông doanh nghiệp: Nhân tố dẫn đến thành

công”, ông cho rằng truyền thông nội bộ liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh

đạo với nhân viên cũng như giữa nhân viên với nhân viên, nó ảnh hưởng trực tiếp tớiviệc hình thành văn hóa doanh nghiệp Theo đó ông đã đưa ra một số yếu tố ảnhhưởng đến hoạt động truyền thông nội bộ: quan hệ giao tiếp giữa nhà quản lý với độingũ nhân viên, truyền thông giữa nhân viên với nhân viên, thông điệp truyền thông,các hình thức truyền thông Ngoài ra tác giả cũng đề cập đến việc truyền đi thôngđiệp nội bộ phải đồng bộ và thống nhất với chiến lược, mục đích của doanh nghiệp

và cần phải rõ ràng đi đúng vào vấn đề, đúng đối tượng

Tác giả Nguyễn Thanh Đức (2014), Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến hiệuquả công tác truyền thông nội bộ tại Công ty cô phan sợi Phú Bài đã chỉ ra nhân viênchính là một loại khách hàng quan trọng mà doanh nghiệp cần làm hài lòng trước tiên

dé dam bảo “đối tác nội bộ” này tích cực tham gia đóng góp cho công ty, gan bó lâudài và nỗ lực phục vụ khách hàng bên ngoài tốt nhất Một tổ chức có công tác truyềnthông nội bộ tốt không chỉ nhằm đến việc thông báo hay truyền đạt thông điệp màcòn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối mục tiêu kinh doanh với cụ thé từng vaitrò của từng nhân viên Tác giả Nguyễn Thanh Đức đã đưa ra những giải pháp cụ thểcho Công ty Sợi Phú Bài bao gồm đầu tiên là Hoàn thiện những mục tiêu cụ thể củacông ty tir, triết lý kinh doanh, các cam kết mục tiêu Sau đó thiết lập các kênh thông

tin mới, thực hiện nghiêm túc và hiệu quả kênh thông tin trọng điểm đó là đối thoại giữa các bên lên quan về các vân đê phat sinh trong thời gian ngăn nhật, tôi đa hóa

co chế và phương tiện trao đồi thông tin nội bộ, phản hồi nội bộ Tác giả cũng nhấnmạnh đến tính nhất quán trong truyền thông từ khâu lên thông tin, truyền thông tinlồng ghép vào các chương trình đảm bảo không xung đột về nội dung với nhau

1.2 Cơ sở lý luận về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về truyền thông

Truyền thông là hiện tượng xã hội phổ biến, ra đời và phát triển cùng với sựphát triển của xã hội loài người, tác động và liên quan đến mọi người trong xã hội

Do đó, đã có khoảng 120 định nghĩa, quan niệm về truyền thông được đưa ra tùy theo

góc nhìn đối với truyền thông Một số nhà lý luận về truyền thông cho rằng truyềnthông chính là quá trình trao đồi tư duy hoặc ý tưởng thông qua ngôn ngữ Một số ýkiến khác lại cho rằng truyền thông là quá trình liên tục, qua đó chúng ta hiểu đượcngười khác và làm cho người khác hiéu được chúng ta Đó là một quá trình luôn thayđổi, biến chuyên và ứng phó với tình huống

Theo Dean C Barnlund (1964) — một nhà nghiên cứu truyền thông người Anhcho răng: “Truyền thông là quá trình liên tục nhằm làm giảm độ không rõ ràng dé cóthé có hành vi hiệu quả hơn”

Frank Dance (1970) — Giáo sư về truyền thông học người Mỹ lại quan niệm:

“Truyền thông là quá trình làm cho cái trước đây là độc quyền của một hoặc vài người

trở thành cái chung của hai hoặc nhiều người”

Theo quan niệm này, quá trình truyền thông có thể làm gia tăng tính độc quyền,hoặc phá vỡ tính độc quyền Ngoài ra, có thể dẫn ra các định nghĩa, quan niệm khácnhau về truyền thông Mỗi định nghĩa, quan niệm đều có những khía cạnh hợp lýriêng:

- _ Truyền thông là quá trình chia sẻ thông tin, là hình thức tương tác xã hội

trong đó có ít nhất hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy tắc vàtín hiệu chung.

- _ Truyền thông chính là những hoạt động truyền đạt hay lan truyền thông

tin.

- Truyén thông là hình thức truyền đạt, trao đổi thông tin giữa người với

người Người muốn truyền đạt thông tin sẽ áp dụng cách thích hợp dé nhắmđến đối tượng cụ thể tiếp nhận thông tin

Có thé thấy rang, các định nghĩa, quan niệm khác nhau trên vẫn có những điểmchung cơ bản về truyền thông Truyền là truyền đạt, Thông là thông tin Truyền thôngđược hiểu một cách đơn giản chính là quá trình truyền dat thông tin nhằm tác động

đến suy nghĩ, tư tưởng của đối tượng truyền thông mà chúng ta muốn hướng đến

Như vậy, từ các quan niệm trên, có thé đưa ra một khái niệm về truyền thông như

sau:

“Truyền thông là quá trình trao đồi, chia sé thông tin, kiến thức, kinh nghiệm,

tự tưởng, tình cảm liên tục giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăng cường hiểu biếtlần nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới điều chỉnh hành vi và thái độ phù hợp với nhucâu phát triển của cá nhân/nhóm/cộng dong xã hội”

Đối với các doanh nghiệp, truyền thông là hoạt động cung cấp, truyền tải thôngtin một cách rộng rãi đến các đối tượng truyền thông khác nhau như công chúng,khách hàng tiềm năng, đối tác, đối thủ cạnh tranh và cả nhân viên trong doanh

nghiệp đó, dé được nhiều người biết đến nhằm tạo ra sự quan tâm, ủng hộ từ các đối

tượng mục tiêu Do đó, truyền thông đóng vai trò quan trọng sống còn trong quá trìnhxây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

1.2.2 Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là một trong những chuyên ngành phát triển nhanh nhất

trong quan hệ công chúng và quản lý truyền thông Sự trỗi dậy của nó bắt đầu ở Mỹ

và sau đó lan sang Châu Âu ngày càng mạnh mẽ trong thiên niên kỷ mới Một loạt

các yếu tố như toàn cầu hóa, bãi bỏ quy định và khủng hoảng kinh tế đã kéo theo sự

tái cau trúc vĩnh viễn, thu hẹp quy mô, thuê ngoài, sáp nhập va mua lại và các loạiphá hủy ít nhiều sáng tạo khác Những điều này tiếp tục dẫn đến việc giảm đáng ké

niềm tin của nhân viên đối với ban quản lý dẫn đến lòng trung thành của nhân viênthấp hơn mặc dù nhu cầu quản lý chiến lược của lực lượng lao động ngày càng đa

Các nghiên cứu trước đây chỉ ra rằng giao tiếp là một yếu tổ thiết yêu trong thựchành giao tiếp nội bộ trong một tô chức Woodruffe (1995) định nghĩa truyền thôngnội bộ là đối xử với nhân viên bằng một giá trị to lớn thông qua việc thực hiện các

chương trình dé đạt được các mục tiêu của tổ chức Truyền thông nội bộ không nên

can trở sự hiểu biết về các chức năng tông thé của tô chức mà phải thiết lập các mối

liên kết truyền thông và quan hệ nội bộ rõ ràng dé củng có tô chức Có một thời,truyền thông nội bộ được coi là vùng nước đọng trong thế giới truyền thông Michael(1995) cho răng trong quá khứ, quản lý cấp cao hiếm khi tiết lộ kế hoạch cho nhânviên vì họ không nhất thiết phải biết nhưng trong môi trường kinh doanh thay đổingày nay, chức năng giao tiếp của nhân viên cần phải hấp dẫn, do đó, các tổ chức cóthé xem xét việc giao tiếp với nhân viên Cần tuân thủ một số cau trúc và chính sách

để đảm bảo hiệu quả của truyền thông nội bộ, chăng hạn như người sử dụng lao độngđảm bảo rằng nhân viên nhận được bản sao chiến lược, kế hoạch, nhiệm vụ và mụctiêu cần đạt được

Kathryn (1989) kết luận rằng giao tiếp nội bộ là mối quan hệ nắm tay của tổchức Ngoài ra, nhiệm vụ và trách nhiệm phải được phân chia công bằng cho nhân

viên trong một tổ chức dé tăng cường mối quan hệ nội bộ mạnh mẽ Lorraine (1995)

nói thêm rang một trong những mục tiêu chính của truyền thông nội bộ là xây dựngmột thương hiệu nội bộ mạnh mẽ hơn Lorraine (1995) cũng tuyên bố rằng các tôchức lớn thường có các hoạt động giao tiếp nội bộ yếu hơn so với các tô chức nhỏhơn vì chuyên môn hóa công việc và sự phân chia chức năng đã làm giảm khả năng

tiếp cận thông tin về các dịch vụ được cung cấp Nói cách khác, các tổ chức nhỏ cónhiều đảm bảo hơn về các hoạt động giao tiếp nội bộ hiệu quả Geddie (1999) đề xuất

thêm rang kiến thức về thông tin nên được phô biến đúng cách khi thực hiện truyền

thông nội bộ Thông tin là khối xây dựng cơ bản của truyền thông Các tổ chức cầntiếp thu thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả Theo Rachel Miller (2013), chorằng: “Truyền thông nội bộ là cách một công ty tương tác với người của mình, vàngược lại”.

Theo Kevin Ruck (2015), miêu tả truyền thông nội bộ là “công cụ cung cấp

thông tin trong doanh nghiệp cho tat cả nhân viên, đồng thời tao cơ hội cho nhân viênlên tiếng về các vấn đề quan trọng, được xem xét bởi các quản lý cấp trung và quản

lý cấp cao”

Theo Paul Barton (2014), nhận định “Truyền thông nội bộ không phải là việcnói với nhân viên nghĩ cái gì, mà đó là việc tạo ra và thúc day những cuộc đối thoại

chân thực, đang diễn ra với họ và bên trong tô chức”.

Tuy nghiên cứu về truyền thông nội bộ mới chỉ được thực hiện trong vài thập

kỷ gần đây, nó đã chứng kiến nhiều thay đổi trong các tổ chức D'Aprix (1982) chorằng đã đến lúc phải quan tâm đến việc giao tiếp với nhân viên và kêu gọi đánh giálại truyền thông nội bộ Về truyền thông trong các tô chức, ông tin rằng "chưa hiểubiết đầy đủ, ngân sách hạn hẹp, nhân sự thiếu chuyên nghiệp, và tầm nhìn hạn chế "

"Tầm nhìn hạn chế " cùng với những thay đổi trong lực lượng lao động dẫn đến nhucầu cải tiến truyền thông nội bộ

Theo D' Aprix (1982), thì cho rằng "các công ty đang làm việc với những nhânviên khác với trước kia, họ tìm kiếm sự thỏa mãn trong công việc, tin tưởng vào lựachọn cá nhân và muốn công việc có ý nghĩa"

Sự thay đổi trong truyền thông nội diễn ra cùng với việc áp dụng các chiến lượctiếp thị nội bộ Debussy, Ewing and Pitt (2003) viết về khái niệm tiếp thị nội bộ xuấthiện vào những năm 1980: “bên trong công ty được coi như một thị trường và nhân

viên là những khách hàng” Sự hài lòng của khách hàng bên ngoài ảnh hưởng như thếnào đến lòng trung thành thì sự hài lòng của nhân viên cũng ảnh hưởng đến lòng trungthành của họ như vậy.

Debussy và cộng sự cho rằng truyền thông nội bộ bao gồm 4 thành phan:

“nguyên tắc ứng xử, sự tin tưởng lẫn nhau, thái độ đối với sự đổi mới và sự phù hợp

về mục tiêu giữa công ty và nhân viên” Họ cho rằng truyền thông nội bộ phải là sựgiao tiếp hai chiều giữa quản lý và nhân viên và ý nghĩa thực sự của nó nằm ở khảnăng “hướng tới tạo động lực cho những nhân viên ở các cấp dưới trong công ty” Họcũng nhận thấy các công ty nhận thức được tầm quan trọng của nhân viên là nhữngcông ty truyền thông hiệu quả hơn

Để đáp ứng những thay đổi này, một nghiên cứu đã được thực hiện bởiConference Board, một tô chức nghiên cứu về các doanh nghiệp tại Mỹ, nhằm lấy ýkiến của các nhà quản lý từ hơn 200 quốc gia về truyền thông hiệu quả với nhân viên

Kết quả nghiên cứu đã xác định truyền thông hiệu quả phải: củng cé niềm tin, tạo raquan hệ tích cực giữa các nhân viên và quản lý, thông báo cho nhân viên biết được

những thay đổi bên trong công ty, giải thích về lợi ích của nhân viên, và tăng cườnghiểu biết của nhân viên về mục tiêu và văn hóa của công ty (Troy, 1988) Những yêucầu này đã dẫn đến sự dịch chuyền từ truyền thông một chiều sang những chươngtrình truyền thông mang tính chiến lược

Các định nghĩa truyền thông nội bộ khác nhau là do các cách tiếp cận khác nhau

về truyền thông nội bộ Tựu trung lại, truyền thông nội bộ là các hoạt động truyềnthông tương tác giữa con người với con người trong cùng một doanh nghiệp, tô chứcnhằm hướng đến và thực hiện một mục tiêu chung hay có thé cho rằng “Truyền thôngnội bộ là câu nôi giữa mục tiêu và con người”.

1.2.3 Đặc điểm của truyền thông nội bộ

1.2.3.1 Đối tượng của truyền thông nội bộ

Có thé chia đối tượng của truyền thông nội bộ thành hai nhóm: trực tiếp và giántiếp

Nhóm đối tượng trực tiếp bao gồm tất cả những người làm việc trong công ty

và tô chức, có thé bao gồm lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên, thực tập sinh, cộng

tác viên

Nhóm đối tượng gián tiếp bao gồm cô đông, nhà đầu tư, khách hàng, đối tác vàngười nhà nhân viên “Người nhà nhân viên” là nhóm đối tượng vô cùng quan trọngnhưng lại thường hay bị bỏ qua.

1.2.3.2 Đặc tính của truyền thông nội bộTheo các nhà nghiên cứu thuộc trường phái chức năng, truyền thông là dé phục

vụ cho sản xuất (Giroux, 1994) Người phát tin là bộ phận quản lý, lãnh đạo, ngườinhận tin là bộ phận cấp dưới, công nhân Thông điệp đưa là nhiệm vụ cần hoàn thành,các phương pháp cần áp dụng, và kết quả mong đợi Yêu cầu là thông điệp bộ phận

lãnh đạo đưa ra được hiểu đúng, giải mã đúng và cấp dưới thực hiện nhiệm vụ cấptrên yêu cầu Mô hình này giúp đảm bảo trật tự, tính ôn định và sự thống nhất trong

lãnh đạo Truyền thông trong trường hợp này giúp “điều hành, điều phối và điều tiếtcác hoạt động của các thành viên trong tổ chức (Farace và tgk, 1977) Công cụ truyềnthông chính được sử dụng là nội quy, quyết định, quy chế với văn phong hànhchính nhằm thực hiện mục đích khiến cấp dưới thi hành đúng quy định, nếu làm sai

sẽ có hình thức kỉ luật (Giroux, 1994).

Cobut & Donjean (2015) có trích dẫn Pierre de Saint-Georges cũng có cùng

quan điểm như vậy Theo hai tác giả này, truyền thông nội bộ phục vụ cho việc thựcthi công việc : công tác này liên quan tới việc truyền thông tin Hoạt động này vừadiễn ra theo chiều dọc, chiều ngang và chiều thăng đứng, nghĩa là từ trên xuống, từdưới lên, và giữa các đối tượng ngang hàng với nhau

Truyền thông nội bộ có những đặc điểm cơ bản như sau:

- Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ: Chủ yếu trong nội bộ công ty,giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;

- Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ: Là bộ phận công chúng rấtđặc trưng Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong

tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán bộ chính thứcđến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời,

thậm chí cả tình nguyện viên Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ

chính là nhân viên của mình.

Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:

- Tính lan tỏa: Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải quanhiều hình thức truyền thông phong phú trong tô chức, doanh nghiệp sẽ có tính lantỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyêntruyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng

Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động truyền thông nội bộ gópphan tạo nên dư luận - yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động truyền thôngnội bộ.

- Tính gắn kết: Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi

có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của té chức, doanh nghiệp trong các hoạt

động tập thể chung Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý

thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cô vũnhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp

- Tính xuyên suốt, nhất quán: Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanhnghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt vànhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biếnđộng Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạtđộng truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau dé đạt hiệu quả cao hon

- Tính liên tục: Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiễn hành liên tục,thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp dé hiểu rõ và phốbiến cho nhân viên hiéu, tin và làm theo Hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạnthì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thê

1.2.4 Vai trò của truyền thông nội bộ

- Truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện quanhững vấn đề sau:

Gắn kết nhân viên: giúp mọi người ở lại, làm việc chăm chỉ hơn và sẵn sànglên tiéng chia sẻ.

Sự gắn kết của nhân viên có thể được định nghĩa theo nhiều cách nhưng cónhững chủ đề nhất quán tập trung vào “thái độ, trạng thái tâm lý hoặc động lực, hoặcmột đặc điểm tính cách” (Welch 2011) Các nghiên cứu nói về các kết quả chăng han

như nhân viên gắn kết nói những điều tích cực về tổ chức của họ cả bên trong và bên

ngoài, ở lại hay cam kết trở thành thành viên của nhóm, mặc dù có những cơ hội khác

ở nơi khác và làm việc chăm chỉ hơn; dành thêm thời gian va sức lực (Schaufeli

2014) Chính giao tiếp cho phép nhân viên đưa ra đánh giá, ví dụ như về sự công bằng

và giao tiếp là con đường mà mọi người được công nhận tại nơi làm việc Mọi người

sẽ quyết định xem có cơ hội phát triển cá nhân hay không dựa trên những câu chuyện

mà họ nghe được về đồng nghiệp của mình hoặc thông tin về khả năng được đào tạo

Và, lợi ích vật chất thường không phải là động lực mạnh mẽ như một số yếu tố tâm

lý và xã hội của công việc.

Christensen và Askegaard (2001), Truyền thông nội bộ có giá trị đặc biệt gầngũi vì nhân viên có thé là những đối tượng quan trọng nhất đối với truyền thông tổ

chức của công ty và nỗ lực xây dựng thương hiệu Thật vậy, người lao động được coi

là một trong số những nguồn thông tin đáng tin cậy nhất của một tổ chức (Dortok,2006) Điều này hoàn toàn chính xác bởi vì nhân viên sẽ chính là những người thểhiện thương hiệu của công ty và sự tương tác giữa họ và các bên liên quan bên ngoài

sẽ dé dàng truyền đạt giá trị của thương hiệu nhiều hơn so với truyền thông tiếp thịtruyền thống (Chernatony, 2002)

Truyền thông nội bộ đã được công nhận là trọng tâm chiến lược cho truyền

thông kinh doanh, chỉ đứng sau mối quan tâm của lãnh đạo Nhân viên có thê là đại

sứ tốt nhất hoặc nhà phê bình lớn nhất của tô chức, tùy thuộc vào việc họ có đượcthông tin hay không và bằng cách nào Hiệu quả truyền thông nội bộ có thể nâng caodanh tiếng và uy tín của công ty, vì nhân viên được các bên liên quan bên ngoài xem

là nguồn đặc biệt đáng tin cậy (Dawkins, J., 2004) Nhân viên là bộ mặt của một tổchức và có ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự thành công của tổ chức

Theo quan điểm của Ruck K., Welch M (2012), Giao tiếp nội bộ hiệu quả là

điều kiện tiên quyết cho sự thành công của tô chức.

Khi các công ty “cạnh tranh ngày càng tăng dựa trên khả năng thẻ hiện họ là ai

và họ đại diện cho điều gi’ ( Schultz et al., 2000: 80 ), thương hiệu dịch vụ cần phụthuộc vào truyền thông nội bộ dé trao quyền cho nhân viên thực hiện lời hứa thươnghiệu — trên bat kỳ điểm tiếp xúc nào của người tiêu dùng (Camp, 1996; Cleaver, 1999;Hardaker and Fill, 2005) Nếu nhân viên hiểu rõ được mục tiêu cũng như sứ mệnhcủa công ty và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu đó, họ có nhiều khả năngmong muốn và có thể hỗ trợ những mục tiêu này trong tương tác với các bên liênquan bên ngoài (Zyman, 2002) Các công ty coi trọng truyền thông nội bộ hơn (chắnghạn như thành lập một bộ phận truyền thông nội bộ riêng) được biết là có mức độ gắn

kết với nhân viên cao hơn ( Thomson và Hecker, 2000 ) và danh tiếng sẽ tốt hơn (

Dortok, 2006 ).

Gop phan xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp: Nhằm giúp

nhân viên chia sẻ tôn chỉ, tam nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi thương hiệu, những chuan

mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, mọingười hiéu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiệu và biết cách vận dụng cốtlõi thương hiệu vào thực tiễn dé đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành

công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu

quả.

Truyền thông nội bộ ảnh hưởng đến thái độ nhận diện thương hiệu của nhânviên, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên hoặc lời hứa thương hiệu của nhânviên Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của mối quan hệ giữa thực hànhgiao tiếp nội bộ hiệu quả và kết quả hoạt động của nhiều tổ chức (Bakar & Mustaffa,2013; Du Preez, & Bendixen, 2015; Mishra, Sharma, & Kamalanabhan, 2015; Wyatt,

2006).

Góp phân thúc đây phát triển doanh nghiệp: Cải thiện các hoạt động giao tiếp

nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trêntinh than hợp tác đồng đội và luôn nỗ lực dé đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty théhiện qua công việc hàng ngày Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộnói riêng cân thê hiện tính tương tác hai chiêu Mọi doanh nghiệp đêu mong muôn lôi

động cụ thé cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân — điều mà công ty quốc tếhay gọi là làm thế nào để đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý

nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn đề giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cáchlinh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinhtrong công việc hàng ngày.

Góp phan xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông và

giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp,một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình vàmôi trường làm việc Truyền thông nêu kém hiệu qua tat yếu dẫn đến tình trạng doanhnghiệp không có bản sắc và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tậphợp nhân viên gắn bó trung thành với doanh nghiệp Truyền thông nội bộ tốt gópphần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanhnghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đềutruyền thông nhất quán tôn chỉ và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệunhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúcvới khách hang, từ đó cải tiến hiệu quả của doanh nghiệp và dẫn dắt thành công chokinh doanh Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần đượchình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của

doanh nghiệp Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cánhân trong công ty Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợidây đó có thé đứt bat cứ lúc nào Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên

bat binh vé công việc họ dang làm ma không nhận được một lời giải thích nào từ cấptrên rất dé gây ra sự bat mãn, mat đoàn kết trong nội bộ co quan Chưa kể đến việcnếu thông tin này bị lọt ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp Những yếu

tố cơ bản dé giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăngtiễn, đồng lương và thu nhập Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng

là nhân viên cần phải thấy phấn khởi và tự hào về tổ chức mà họ làm việc Văn hóacông ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tô chức, mối quan hệ giữanhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi

trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc Hoạt động truyền thông

nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tô chức Một

điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là nhữngngười lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ Họhiểu răng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những ngườihiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày

Vai trò của TTNB không chỉ là các hoạt động truyền thông nội bộ trong tô chức

Mà trong giai đoạn hiện nay, nó đóng một vai trò hết sức quan trọng và cần thiết:

Hỗ trợ kinh doanhTruyền thông nội bộ cần là công cụ đắc lực dé hỗ trợ kinh doanh Những mụctiêu kinh doanh cần truyền tải tới nhân viên dé họ hiểu mình đang bán sản phẩm gi,

chất lượng ra sao Qua việc hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ đó, nhân viên sẽ dễ

dàng trở thành một đại sứ thương hiệu — những người sẵn sàng giới thiệu và quảng

bá chúng với khách hàng, người thân, bạn bè.

Hãng đệm Aaron — doanh nghiệp đã dùng cách truyền thông nội bộ độc đáo dédùng chính nhân viên giới thiệu về sản phẩm đệm của mình Aaron là một nhà bán lẻtrong lĩnh vực nội thất, thiết bị điện tử và đồ gia dụng tại Mỹ Doanh nghiệp này đãphá vỡ Kỷ lục Guinness Thế giới với danh hiệu hiệu ứng domino bằng người và nệm

với 1200 người ôm nệm xếp thành chuỗi dài và dần dan đồ theo hiệu ứng Domino.

Đoạn video thu hút rất nhiều lượt xem trên mạng xã hội và cũng giúp nhiều ngườibiết hơn tới thương hiệu này

Nhân viên, sau khi được truyền thông nội bộ tốt, có thé giúp:

- Bán hàng (đây mạnh truyền thông cho các chương trình mua sắm, khuyến mãi)

- Lăng nghe để chăm sóc khách hàng (tiếp nhận ý kiến, quan sát hành vi củakhách hàng)

- Tăng cường các trải nghiệm cho khách hàng (customer experience)

- Tăng cường sự gắn kết với thương hiệu của khách hàng (customerengagement)

- Lan tỏa thương hiệu (qua CSR, xây dựng văn hóa doanh nghiép )

- H6 trợ hoạt động marketing (đăng ký tham gia sự kiện, check in )

- Hỗ trợ tuyển dụngGắn kết - EngageTruyền thông nội bộ còn là sợi dây dé gắn kết con người với con người, conngười với tổ chức, con người với sứ mệnh và tầm nhìn cũng như các mục tiêu

Thông qua các hoạt động team building, các sự kiện nội bộ, cán bộ nhân viên

có cơ hội gặp gỡ, giao lưu những đồng nghiệp, lãnh đạo mà mình chưa có cơ hội tiếpxúc Các hoạt động này là chất xúc tác để giúp họ thêm phần khăng khít, gia tăng tỉnhthần làm việc nhóm và hiéu hơn về những người mà hằng ngày mình đang cùng làmVIỆC.

Bên cạnh đó, nhờ có các hoạt động truyền thông nội bộ, khoảng cách giữa nhânviên với tô chức cũng được rút ngắn lại Khi đó, tổ chức đang chia sẻ những sứ mệnh,tầm nhìn, giá trị mà mình đang tuân theo tới nhân viên, giúp nhân viên cảm thấy mìnhcũng là một phần trong bức tranh lớn của doanh nghiệp

Lắng nghe nhân viên - Listen

“Điều quan trọng nhất trong truyền thông là nghe những gì không được nói” —nhà tư vấn quản trị Peter Drucker từng nhận định Truyền thông nội bộ là một hệthống trao đổi thông tin hai chiều Nếu van đang nghĩ truyền thông nội bộ chỉ đơnthuần là việc chuyên tin tức một chiều từ các cấp trên xuống đội ngũ nhân viên, thì

đó là một quan niệm thiêu sót.

Giờ đây, thông qua các chiến dich đo lường mức độ gan kết, thăm dò ý kiếnnhân viên, các diễn đàn thảo luận, tiếng nói của nhân viên đang dần được lắng nghe

và giải đáp nếu họ gặp phải vấn đề gì mình chưa hài lòng Các kênh truyền thông nội

bộ như hòm thư góp ý, các diễn đàn mở, bình luận trên các trang mạng xã hội nội bộ

sẽ là nơi để những ý kiến của nhân viên được tiếp nhận

Có rất nhiều cách thức lắng nghe, đó có thê là:

- Lang nghe chủ động thông qua các chương trình khảo sát định kỳ, thăm dò,

điều tra, bình chọn

- Su dụng các công cụ social listening

- _ Tổ chức các hội thảo, diễn đàn, đối thoại, giao lưu (offline và trực tuyến)

- Lang nghe qua các đầu mối truyền thông nội bộ và các KOL

- Quan sát và phân tích nội dung, hành vi

Cập nhật thông tin - Information Update

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên biết về các sự kiện sắp diễn ra, các thayđổi trong chính sách công ty, các hoạt động gắn kết nhân viên như dã ngoại, hội thaohay các cập nhật về tình hình kinh doanh chung của công ty

Việc công bố những thông tin này đến từng nhân viên thay vì che giấu sẽ tạonên một môi trường 360 độ minh bạch, cởi mở mà bắt kỳ nhân viên nào cũng mongmuốn Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ưu tiên việc cập nhật nhanh nhất bất kyhoạt động, sự kiện nao diễn ra trong công ty đến nhân viên qua các kênh nội bộ, cóthể ké đến như Vietnam Airlines với trang Spirit, FPT với trang Chungta Khôngnhững vậy, các trang nội bộ này còn “mở cửa” dé bat kỳ ai, đù là cán bộ nhân viênhay khách hàng, đối tác đều có thé theo dõi và tìm hiểu

Dao tạo - Educate

Truyền thông nội bộ có thê giúp nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹnăng mềm và học hỏi nhiều điều mới thông qua các hoạt động như sự kiện giao lưu,trao đổi, các buổi toa đàm liên quan đến các đề tài chuyên môn mà nhân viên quan

tâm Các bản tin nội bộ cũng có thê dành nhiêu nội dung đê chia sẻ vê những xu

hướng của ngành hay những kinh nghiệm giúp bán hàng và chăm sóc khách hàng

hiệu quả hơn.

Văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi - ValuesBên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp cho văn hóa doanh nghiệp của bạntrở nên rõ ràng Các thông báo, thông điệp, các cập nhật tin tức, những bài viết trêntrang blog riêng của CEO đóng vai trò quan trọng trong việc nhìn nhận về văn hóacủa nhân viên Họ sẽ hiểu doanh nghiệp này dang làm vì điều gì, các giá trị sinh ra

dé phục vu lợi ích của ai, vì sao sứ mệnh lại thực sự cần thiết cho doanh nghiệp Văn

hóa doanh nghiệp là tổng thể những giá trị đó, và nếu được thực hiện tốt, các chiếndịch truyền thông nội bộ sẽ đưa các văn hóa mà nổi bật là các giá trị cốt lõi “sống”cùng nhân viên.

Bạn có thé nhìn vi dụ từ Mekong Capital dé thấy cách doanh nghiệp này đưacác giá trị cốt lõi cũng như những nên tảng của văn hóa doanh nghiệp vào đời sốngcủa nhân viên Mekong Capital đã tiễn hành các sự kiện vui vẻ, các chương trình theotháng, quý như thi dau các trò chơi, các cuộc thi, lễ trao giải, những buổi trao đồi dénhân viên thấm nhuan và hiéu hơn về 8 giá trị cốt lõi Bên cạnh đó, dé kiểm tra mức

độ hiểu biết của nhân viên, các chương trình đánh giá hàng năm kèm theo các bàikiểm tra được đưa ra dé nhìn nhận nhân viên đã nắm được và áp dụng các giá tri cốtlõi đó như thế nào

Xây dựng hình anh lãnh đạo Employer

Nhờ có truyền thông nội bộ hiệu quả, giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên cũngtrở nên cởi mở hơn, thăng thắn hơn, giúp cho việc quản lý và điều hành tốt hơn Bêncạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp lan tỏa tầm ảnh hưởng của bắt kì ai trong công

ty để biến họ trở thành một “nhà lãnh đạo” Họ không nhất thiết phải là một CEO,một nhà quản lý để được coi là lãnh đạo, mà chỉ cần tiếng nói của họ, hành động của

họ truyền cảm ứng cho những người khác, giúp người khác ngày một phát triển, khi

đó họ đã là “lãnh đạo” của mọi người.

1.2.5 Các công cụ thực hiện truyền thông nội bộ

Cobut & DonJean (2015) có liệt kê các công cụ thực hiện TTNB:

e Công cụ viét

- Báo nội bộ : tờ báo nội bộ là công cụ truyền thông Tờ báo nội bộ đưa tin về

những sự kiện nổi bật của tổ chức theo phong cách báo chí (phỏng vấn, giới thiệunhân vật, tin van, phóng sự

Bang 1.1: Quy trình tạo tờ báo nội bộ

Xác định ngân sách, lãnh

đạo duyệt ngân sách

Xác định số trang

Xác định thời gian ra báo (quí, tháng, tuần)

Xác định nhu câu vé đồ họa va san xuât nội dung.

Lập đội ngũ sản xuât nội

dung

Xác định đường hướng, giọng văn các mục chính

Soạn bản thảo van tat nội dung dé gửi ban đồ họa, bansoạn thảo nội dung

Chọn một nhân viên đô

họa

Thực hiện ma-két của tờ báo, dàn trang, kiểu chữ.

Gửi duyệt ma-két

Xác định kế hoạch năm Soạn tóm tắt nội dung cho từng số theo các hoạt động

chính của tô chức.

Nguồn: Tác giả tổng hợp

Các mục của một tờ báo nội bộ:

Các mục can phải có:

fe) Tin tức liên quan đên tô chức

fe) Các sự kiện đánh dau đời sông của tô chức

lo Chiên lược của tô chức

lo Kết quả và mục tiêu

© Đời sống nhân viên, bổ nhiệm, thăng chức

© Những dự án lớn, tác giả

fe) Dự án, tin tức liên quan đến nhân sự

° Cải tiến, sản phẩm mới, thị trường mới, hợp đồng mới

° Môi trường, cạnh tranh, cuộc sống, lĩnh vực hoạt động

Các mục bồ sung (không bắt buộc)

° Lịch sử tổ chức

° Trách nhiệm xã hội, tài trợ, bảo trợ

° Giải trí, thư giãn

fo) Thông bao liên quan đến đời sống (đám cưới, các bé mới sinh )

le Hộp thư bạn đọc

- Bản tin (newsletter) : Day là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biếthơn về hoạt động của tô chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới

những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tô chức, là kênh dé nhân viên chia sẻ

suy nghĩ của họ Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh củamình mà có cơ cấu tô chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặcthuê ngoài Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất ban bảntin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tinnày Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:

+ Ban tin nội bộ dưới dạng in: Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh

nghiệp cần truyền tải tới CBCNV của mình mà bản tin đó có số lượng trang viếtnhiều hoặc ít khác nhau

+ Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử: Đây là một hình thức phổ biến và có khả

năng tùy biến cao trong thời đại công nghệ số như hiện nay Bản tin điện tử chophép chèn hình anh, âm thanh, clip sống động hơn các ban in Thông điệp truyền

đi tức thời, nhanh chóng, có khả năng phân loại người nhận theo các đặc điểmphòng ban, lứa tuổi, tính chất công việc Các công cụ chủ yếu của hệ thống bantin điện tử hiện nay đang dùng là hệ thống email nội bộ, các group, hội, nhóm

thông qua các ứng dụng liên lạc của bên phát triển thứ 3, các trang mạng xã hội

mà trên đó doanh nghiệp chủ động hình thành một kênh truyền thông riêng biệtcho cán bộ, nhân viên.

- Bao cáo hàng năm : báo cáo hang năm được phát hành qua mạng nội bộ,

emails, thư thông tin điện tử, bài báo trong tờ báo nội bộ Báo cáo có thé được in ra

và dé ở những nơi hay có họp, các phòng đón tiếp, có thé tải lại qua mạng nội bộ hoặccông thông tin chính thức, được gửi tới nhân viên

- Thư điện tử (Email) : Thư điện tử ngày nay thường bị trôi do số lượng quánhiều

- Tin nhắn: thường được dùng nhiều nhưng được coi như một công cụ không

chính thống (Wright &Robertson, 2009)

e Công cụ nói

Truyền thông dạng nói là hình thức tự nhiên nhất trong một tô chức, nó có thé

mang tính hành chính hay thân mật Ngoài cuộc tranh luận, trao đổi ngoài hành lang

còn có nhiều hình thức trao đổi khác nữa trong đó người tham gia có thể trao đổi tintức, tạo tin.

- Phỏng vấn : hai người trong tình huống giao tiếp trực tiếp, gặp nhau vì mộtmục đích nào đó (đánh giá, tập huấn) Day là cơ hội dé giúp hiéu, và chấp nhận thôngđiệp đồng thời tạo không khí tin tưởng dé tạo động lực cho cộng sự

- Họp : hình thức này giúp tăng cường tương tác giữa những người tham gia.

Họp giúp tập thé giải quyết nhiều van dé trong một thời gian cô định Có các hìnhthức họp sau :

+ Tọa đàm /họp trao đổi : cùng họp dé trao đôi, giải quyết van đề, đưa ra giảipháp cụ thé

+ Gặp g6/ thăm hỏi tạo dựng quan hệ : lãnh đạo lên lịch cụ thể đi thăm phòngban để gặp gỡ nhân viên, tạo quan hệ, đưa thông tin từ trên xuống và tiếp nhậnthông tin từ dưới lên.

- Tổng đài : đây là một trung tâm có nhiệm vụ trả lời tất cả các câu hỏi của nhânviên qua điện thoại Trung tâm này cũng có thể vận hành tương tự đối với khách hàng,

mỗi câu hỏi đều được trả lời theo phong cách cá nhân hóa trong một khoảng thời gian

nhất định

- Nhà hát doanh nghiệp (business theater) : hình thức nay ra đời vào những năm

80 tại Canada, nhà hát sẽ diễn lại những khung cảnh liên quan đến đời sống ở doanhnghiệp dưới góc nhìn hài hước.

e Công cụ nghe nhìn

Video nói về doanh nghiệp, quá trình dẫn đến thành công của người lãnh đạodoanh nghiệp Các video này được dùng cho cả truyền thông nội bộ và truyền thông

đối ngoại Có những video phóng sự chỉ dùng trong truyền thông nội bộ dé nói về tin

tức mới trong doanh nghiệp, những thời điểm quan trọng những nhân vật có thành

tựu, đóng góp lớn mới vào hoặc đã rời doanh nghiệp.

e_ Công cụ sỐ

- Mang nội bộ

Đây là mạng tin học dùng trong nội bộ doanh nghiệp có sử dụng IP Mạng nội

bộ giống một thư viện ảo lưu trữ tài liệu giúp tiết kiệm hàng triệu bản In Tạo mạngnội bộ không chỉ là công việc của chuyên viên tin học mà còn là công việc của bộ

phận nhân sự và chuyên viên truyền thông : họ chịu trách nhiệm soạn thảo cấu trúc

và nội dung thông tin Họ cũng kiểm định và duyệt tin Trước khi xây dựng mạng nội

bộ cần thu thập nhu cầu thông tin của các phòng ban, xem họ cần thông tin gì, họ

muốn chia sẻ thông tin gì Các yếu tố sau đây cần được xem xét khi xây dựng mạngnội bộ:

- Dữ liệu chia sẻ chung: ai là ai (sơ đồ tổ chức, thông tin về cán bộ, nhân viên)

- Thông tin dạng văn: thông tin về tổ chức : giới thiệu, lịch sử, giá trị, nhiệm vụ,

hoạt động, kết quả, khách hàng, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, nội quy làm việc, bài

báo, tin tức thời sự liên quan đến tổ chức, điểm báo, lịch làm việc, hoạt động dànhcho nhân viên.

- Số ghi chép cấu trúc của mạng nội bộ và các chức năng của từng bộ phận

- Bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận kĩ sư tin học và truyền thông dé xác định

ai được truy cập vào loại thông tin nào.

- Mạng nội bộ phải luôn luôn phát triển để đáp ứng nhu cầu của người dùng.Một cuộc khảo sát online sẽ giúp xây dựng thêm các chức năng moi : đặt lịch xin

nghỉ phép, đăng kí tham gia vào một sự kiện, duyệt văn bản, cá nhân hóa một sỐ

trang.

- Cần ghi ngày phát hành tài liệu và nguồn tài liệu Việc này có thé người dùngkhông nhìn thấy song nó giúp tìm lại tài liệu và tác giả khi cần phải sửa đôi văn ban

- Lượng thông tin là rất lớn nên cần quản trị thông tin một cách chuyên nghiệp

và tin học hóa Việc quản trị nội dung trên mạng nội bộ là hiệu quả nếu : có một banbiên tập ; phát hành tin liên tục ; có đường hướng xuất ban (ligne editorale)

- Ban tin điện tứ

Đây là hình thức gon nhẹ, gửi trực tiếp vào hòm thư điện tử của nhân viên khiến

họ không cần vào mạng nội bộ vẫn có thể cập nhật thông tin Bảng tin điện tử dạngHTML có thê có ảnh, có video, có các dạng phông chữ Cần ưu tiên gửi bản tin điện

tử thường xuyên (hàng tuần) nhưng không cần quá nhiều thông tin

- Tạp chí web

Tạp chí web được minh họa giống như một tạp chí, có nhiều đạng bài báo chí:phóng sự, chân dung, phỏng van, tin van Do tổn tại dưới dạng số nên tạp chi dangnày cho phép chèn ảnh, phóng sự, phỏng vấn phát thanh