Đánh Giá Quy Trình Hoạt Động Và Đề Xuất Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Tại Bộ Phận Kinh Doanh Its Logistics.pdf

Sản phẩm/ dịch vụ ITS Logistics cung cấp các dịch vụ đa dạng theo yêu cầu của khách hàng gồm: vận tải hàng không, vận tải đường biển, vận tải đường bộ, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ

CHƯƠNG 01 MỞ ĐẦU 1.1 Lý do hình thành đề tài

Khi xu thế toàn cầu hóa tiếp tục phát triển trong nền kinh tế thế giới, việc vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng đối với các công ty đang tìm cách mở rộng phạm vi tiếp cận và kết nối với thị trường toàn cầu Với xu hướng chuyển đổi chuỗi cung ứng và tốc độ tăng trưởng kinh tế tích cực, hoạt động kinh doanh logistics của Việt Nam đang có tốc độ tăng trưởng vượt trội tại các thị trường Từ đó, Việt Nam và

cơ hội trở thành trung tâm logistics sẽ là việc có thể xảy ra trong tương lai Theo Agility, Việt Nam nằm trong top 10 thị trường logistics mới nổi trên thế giới và đứng thứ 4 ở Đông Nam Á Vì vậy, các công ty giao nhận đóng vai trò vô cùng thiết yếu trong việc kết nối các doanh nghiệp trên thế giới, giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể vận chuyển hàng hóa

ra nước ngoài một cách thuận tiện và nhanh chóng

Đối với xã hội ngày càng phát triển toàn diện hiện nay thì việc cọ xát thực tế kết hợp với những kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập trên giảng đường là thực sự cần thiết cho tác giả để tích lũy những kinh nghiệm đầu tiên khi bước vào đời Trong quá trình thực tập tại Công ty với chuyên nghành được đào tạo, tác giả được Công ty phân công vào bộ phận kinh doanh của Công ty Với vai trò này, tác giả cần biết phối hợp giữa các phòng ban và áp dụng các kiến thức đã được học trên giảng đường vào thực tế nhằm gia tăng doanh số và công ty phát triển ngày càng vững mạnh

Vì vậy, trong đợt thực tập tại Công ty Cổ phần ITS VN này, tác giả quyết định viết báo cáo thực tập chuyên môn với đề tài: “Quy trình hoạt động thực tế tại bộ phận kinh doanh của công ty ITS Logistics”

1.2 Mục tiêu đề tài

Sau quá trình tác giả được tiếp cận mội trường làm việc thực tế, quan sát và hiểu được những yêu cầu cần thiết của nghề nghiệp Từ đó tự đánh giá ưu khuyết điểm, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa thời gian làm việc tại bộ phận kinh doanh của công ty ITS Logistics

1.3 Ý nghĩa đề tài

Việc lên kế hoạch khắc phục các khuyết điểm tại phòng ban kinh doanh của Công

ty ITS Logistics giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc Giải quyết được nhiều vấn đề về nguồn nhân lực, hiệu quả làm việc và hỗ trợ cấp trên quản lý nhân viên đơn giản hơn

- Đối tượng nghiên cứu: Bộ phận kinh doanh của Công ty ITS Logistics

- Thời gian: 2 tháng đề tài được thực hiện

- Không gian: Phòng ban kinh doanh tại Lầu 6 của Công ty ITS Logistics

1.6 Kết cấu của báo cáo thực tập

1.6 Kết cấu của báo cáo thực tập

Chương 2: Tổng quan về cơ sở thực tập

2.1 Giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập

2.2 Vị trí, sơ đồ, cơ cấu tổ chức

2.3 Lĩnh vực hoạt động

2.4 Tình hình hoạt động của công ty

Chương 3: Nội dụng thực tập

3.1 Phân tích thực trạng về vấn đề nghiên cứu

3.2 Phân tích nguyên nhân ảnh hưởng đến quy trình hoạt động tại phòng ban kinh doanh của công ty ITS Logistics

3.3 Đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề

Chương 4: Kết luận và kiến nghị

4.1 Kết luận

4.2 Định hướng đề tài phát triển

4.3 Bài học kinh nghiệm qua quá trình thực tập

CHƯƠNG 02 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 2.1 Giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập

2.1.1 Lịch sử hình thành

ITS Logistics Việt Nam ban đầu được thành lập vào năm 2012 với tư cách là một nhóm nhỏ gồm các chuyên gia chỉ với năm nhân viên tại Thành phố Hồ Chí Minh Trong những năm qua, công ty đã trải qua những biến đổi quan trọng, đánh dấu những cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của nó

ITS Logistics Việt Nam đã có một bước tiến dài trong năm 2015 khi trở thành Công

ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Interskyline, tạo dựng nền tảng cho tương lai sự phát triển Một cột mốc quan trọng khác đã đạt được vào năm 2016 khi công ty bắt đầu cung cấp dịch vụ kho bãi

Năm 2020, ITS Logistics Việt Nam đã có bước chuyển mình vượt bậc khi chính thức trở thành Công ty Cổ phần ITS VN Bước đi chiến lược này cho phép công ty mở rộng danh mục đầu tư quốc tế của công ty dịch vụ vận tải và nắm lấy hậu cần đa phương thức, củng

cố vị trí của mình như một người chơi quan trọng trong ngành công nghiệp

ITS Logistics Việt Nam khai trương văn phòng đại diện tại tỉnh Bình Dương vào năm 2021 Để quá trình tiếp cận khách hàng trở nên đơn giản hơn, ITS lựa chọn thiết lập liên kết với các đại lý tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng Qua tăng cường sự hiện diện trên toàn quốc, ITS Logistics Việt Nam nhằm mục đích phục vụ tốt hơn khách hàng của mình

và đáp ứng nhu cầu phát triển của thị trường

2.1.2 Thông tin công ty

• Tên cơ sở: CÔNG TY CỔ PHẦN ITS VIỆT NAM ( ITS VN JSC)

Hình 1: Logo của Công Ty Cổ Phần ITS Logistics

• Trụ sở: Tầng 6, 86/59 Phổ Quang, P 2, Q Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

• Điện thoại: 0919364068

• Email: info@itslogistics.com.vn

• Website: itslogistics.com.vn

2.1.3 Sứ mệnh, tầm nhìn

Đối với khách hàng, ITS Logistics nhằm mục đích hỗ trợ đồng bộ hóa hệ thống của

họ, thực hiện các hoạt động kinh doanh hiệu quả và đạt được sự mở rộng toàn cầu thông qua ứng dụng công nghệ trong hậu cần hiện đại

Về phía người lao động, ITS Logistics nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm và tối đa hóa tiềm năng của họ Ngoài ra, công ty còn hướng tới việc đạt được mục tiêu của mình thông qua các chính sách đào tạo của công ty

Đối với xã hội, ITS Logistics luôn tìm cách phát triển tư duy toàn cầu trong doanh nghiệp, đóng góp nỗ lực của công ty vào việc xây dựng quốc gia và cải thiện nhân loại ITS Logistics mong muốn trở thành một công ty có trách nhiệm với xã hội, hoàn thành trách nhiệm của mình với xã hội

2.1.4 Sản phẩm/ dịch vụ

ITS Logistics cung cấp các dịch vụ đa dạng theo yêu cầu của khách hàng gồm: vận tải hàng không, vận tải đường biển, vận tải đường bộ, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ hải quan Đối với các giải pháp vận chuyển, ITS cung cấp ba phương thức vận chuyển: vận tải hàng không, vận tải đường biển và vận tải đường bộ

Vận tải hàng không: ITS Logistics với đội ngũ chuyên gia năng động và tràn đầy năng lượng được đào tạo bài bản, có khả năng đảm bảo đặt chỗ ngay cả trong mùa cao điểm

và có nhiều năm kinh nghiệm xử lý các tình huống khẩn cấp và thách thức trong vận tải hàng không Tổ chức được dành riêng để liên tục tinh chỉnh và nâng cao các hoạt động hàng ngày nhằm cung cấp các dịch vụ chất lượng cao ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không từ sân bay Tân Sơn Nhất, sân bay Đà Nẵng và sân bay Nội Bài đến tất cả các sân bay trên thế giới

Vận tải đường biển: ITS Logistics tập trung mở rộng mạng lưới đại lý và hãng tàu, bao gồm IM, WANHAI, INTERASIA, CMA-CGM, HYUNDAI, YANGMING, COSCO,… nhằm cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhất với giá tốt nhất ITS Logistics luôn

cung cấp cho nhà xuất khẩu các quy định, thông tin cần thiết tại cảng đích Ngoài ra, công

ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn cho các nhà nhập khẩu về các chính sách và quy định liên quan đến xuất nhập khẩu vận tải đường biển

Vận tải đường bộ: ITS Logistics Việt Nam vận hành đội xe riêng gồm 21 đầu kéo và

63 rơ moóc, kết hợp với các đội vận tải vệ tinh, cho phép chúng tôi chủ động điều phối và cung cấp các giải pháp linh hoạt, hiệu quả cho khách hàng

Tiếp đến là dịch vụ door-to-door: Việc vận chuyển các lô hàng cho khách hàng từ điểm xuất phát đến điểm đích thường phải sử dụng nhiều phương thức vận tải Đó là lý do tại sao ITS Logistics cung cấp dịch vụ Door-to-Door, một giải pháp toàn diện là kết hợp vận tải đường bộ, đường biển và đường hàng không để kết nối liền mạch giữa các châu lục ITS Logistics sẽ xử lý toàn bộ quá trình vận chuyển từ nhận hàng đến giao hàng cuối cùng Bằng cách tích hợp dịch vụ hậu cần đường bộ, đường biển và đường hàng không, công ty đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cho phép kết nối liền mạch giữa các khu vực khác nhau

Dịch vụ chuyển phát nhanh: ITS luôn cung cấp các giải pháp, nhận và vận chuyển hàng hóa theo các yêu cầu cụ thể về thời gian và phương thức Là đại lý của các hãng vận chuyển lớn trên toàn cầu như DHL, FedEx, TNT, UPS cho phép ITS tối ưu hóa phí vận chuyển cho khách hàng

Dịch vụ hải quan: Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, công ty ITS logistics hỗ trợ khách hàng các thủ tục như khai báo hải quan, xin C/O và các chứng chỉ cần thiết khác như giấy kiểm dịch động thực vật, Giấy chứng nhận thú y,… theo quy định

2.1.5 Thị trường chính

Công ty Cổ phần ITS Logistics cung cấp các dịch vụ nhằm hỗ trợ đối tác thực hiện các công việc như: vận chuyển, các thủ tục hải quan – kiểm hóa, chuyển phát nhanh,… giúp hàng hóa nhanh chóng và an toàn khi đến tay khách hàng

Thị trường chính của ITS Logistics là các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển/ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Công ty nội – ngoại thất Trường Thành, Công ty Gỗ

Thịnh An, Công ty Giày Thuận Phát,… phục vụ cho các nhu cầu cần thiết về vận chuyển/ xuất nhập khẩu hàng hóa để đảm bảo uy tín của công ty đối tác cũng như của ITS Logistics 2.2 Vị trí, sơ đồ, cơ cấu tổ chức

Sơ đồ của tổ chức của công ty như sau:

Hình 2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần ITS VN

(Nguồn: Phòng kinh doanh ITS, 2023) 2.2.1 Ban giám đốc

Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn công ty, trực tiếp giám sát đối ngoại, tài chính và công tác quản lý các phòng ban trong công ty cũng như đảm bảo việc bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của công ty

2.2.2 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty hoạt động Bộ phận bán hàng rất quan trọng đối với tổ chức vì nó tạo ra doanh thu cũng như lợi nhuận Chi tiết hơn, tác giả hiện đang làm nhân viên kinh doanh tại ITS Logistics,

BAN GIÁM ĐỐC

Hàng

Phòng Chứng Từ

Phòng Điều Độ

Đội xe tại Bình Dương

Điều độ và an toàn giao

thông

Tổ kỹ thuật hiện trường

và bảo dưỡng xe

Phòng Đại Lý

Phòng

Kế Toán

Phòng Nhân Sự

Phòng Marketing

nhiệm vụ hàng ngày của sales là quảng bá dịch vụ ITS Logistics đến khách hàng bằng các phương thức khác nhau như bán hàng qua điện thoại, email và trò chuyện qua các ứng dụng như Zalo, Facebook và WeChat Sau khi xác định rằng khách hàng có nhu cầu hàng hóa xuất/nhập khẩu Bộ phận kinh doanh sẽ tư vấn và gửi báo giá cho khách hàng

2.2.3 Phòng chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng chú trọng duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đại lý, đối tác Chăm sóc khách hàng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mong muốn quay lại sử dụng dịch vụ của khách hàng

2.2.4 Phòng chứng từ

Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm về toàn bộ luồng văn bản của lô hàng Nhóm tài liệu sẽ làm việc với các hãng tàu, khách hàng và đại lý để đảm bảo rằng lô hàng sẽ được giao an toàn và đúng thời gian

2.2.5 Phòng điều độ

Ban điều độ chịu trách nhiệm điều phối đội xe và phối hợp với các phòng ban khác hoàn tất các thủ tục giao nhận sản phẩm tại sân bay, cảng biển, hãng tàu Bên cạnh việc điều phối đội ngũ vận tải, anh Trí (Tony) còn đưa ra bảng giá cước vận tải và dịch vụ hải quan để đội ngũ kinh doanh làm báo giá cho khách hàng Đội xe tại Bình Dương có nhiệm

vụ chở hàng hóa cho khách ra đến kho, cảng, ICD…một cách an toàn

• Tổ điều độ và an toàn giao thông thực hiện lên kế hoạch và tuyên truyền an toàn giao thông cho nhân viên khi có quy định mới của Nhà nước ban hành

• Tổ kỹ thuật hiện trường và bảo dưỡng xe chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa các hư hỏng của xe khi có phát sinh, khi xe gặp tai nạn sẽ có mặt tại hiện trường để khắc phục sự cố tạm thời theo yêu cầu của cơ quan chức năng

2.2.6 Phòng đại lý

Bộ phận Đại lý chịu trách nhiệm liên lạc với các đại lý, các hãng tàu và các bên khác tham gia vào quá trình vận chuyển từ các Quốc gia Chị Jasmine, chị Lam sẽ làm việc với các hãng tàu và các đại lý khác để kiểm tra giá ròng của vận tải đường biển, vận tải hàng không, phí chuyển phát nhanh và các loại phí quốc tế khác dịch vụ đưa ra mức giá để bộ phận kinh doanh báo giá cho khách hàng

2.2.7 Phòng kế toán

Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm về sổ sách thu chi của công ty cũng như tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh và các hoạt động tài chính Ngoài ra, phòng còn phải theo dõi và thu hồi công nợ của các khách hàng Cuối cùng, bộ phận Kế toán & Tài chính phải trả lương và các khoản thưởng cho nhân viên theo đúng chính sách và thời gian 2.2.8 Phòng nhân sự

Ban nhân sự phụ trách tuyển dụng thêm nhân tài cho công ty và kiểm tra bảng chấm công của nhân viên Phòng nhân sự và kế toán phối hợp với nhau để trang bị những vật dụng cần thiết cho nhân viên tại công ty Ví dụ, đồng phục, thẻ tên, văn phòng phẩm, vv 2.2.9 Phòng marketing

Phòng Marketing chịu trách nhiệm xây dựng các kênh truyền thông và nội dung cho ITS Logistics nhằm gia tăng nhận diện thương hiệu Tiếp thị nhóm sẽ đảm bảo rằng nhiều khách hàng sẽ nhận ra ITS Logistics, giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn để liên hệ với khách hàng

2.3 Lĩnh vực hoạt động

ITS Logistics Việt Nam có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh là một công ty hoạt động như một nhà môi giới và đại lý, cung cấp dịch vụ và tư vấn cho các công ty liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa Công ty chuyên về giao nhận vận tải, tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông thông suốt theo quy định của Việt Nam

Phối hợp với các nhà cung cấp, hãng tàu, hãng hàng không để cung cấp dịch vụ vận chuyển và phân phối hàng hóa hiệu quả nhất

Làm việc với Hải quan để đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước về chứng từ, thủ tục giấy tờ khi xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài và nhập khẩu hàng hóa

từ nước ngoài vào Việt Nam

Công ty Cổ phần ITS Logistics chuyên cung cấp các dịch vụ chính như:

- Dịch vụ hải quan xuất nhập khẩu trọn gói

- Dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế

- Dịch vụ chuyển phát nhanh

- Dịch vụ kho bãi – đóng gói hàng hóa

- Dịch vụ xin các giấy phép chứng nhận

2.3.1 Dịch vụ hải quan xuất nhập khẩu trọn gói

ITS Logistics thực hiện các công việc xuất nhập khẩu hộ khách hàng như:

- Hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu ; kiểm tra mã HS Code; áp thuế; tạm tính tổng số tiền thuế; gửi bộ hồ sơ để Khách hàng ký tên đóng dấu (trên cơ cở khách hàng đứng tên trên tờ khai);

- Đăng ký các thủ tục kiểm tra chuyên ngành; khai báo tờ khai hải quan xuất nhập khẩu thông qua phần mềm Ecus5;

- Liên hệ hãng tàu, đại lý hãng hàng không để nhận lệnh giao hàng (D/O), giấy ủy quyền nhận hàng;

- Nộp bộ hồ sơ xuất nhập khẩu và tờ khai hải quan tại cơ quan hải quan cửa khẩu xuất nhập khẩu; kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa);

- Thông quan hàng hóa; sắp xếp xe container (FCL – nếu là hàng nguyên container), xe tải (LCL hoặc hàng Air – nếu là hàng lẻ) để giao hàng đến kho khách hàng; trả hồ sơ tận nơi

và hoàn tất các công việc liên quan

2.3.1.1 Dịch vụ hải quan xuất khẩu

- Dịch vụ hải quan xuất khẩu hàng kinh doanh

- Dịch vụ hải quan xuất khẩu hàng phi mậu dịch

- Dịch vụ hải quan xuất khẩu hàng gia công

- Dịch vụ thông quan hàng sản xuất xuất khẩu

- Dịch vụ thông quan hàng xuất khẩu khu chế xuất

- Dịch vụ thông quan hàng tạm xuất tái nhập

- Dịch vụ hải quan hàng xuất khẩu tại chỗ

- Những loại hình dịch vụ hải quan xuất khẩu khác…

2.3.1.2 Dịch vụ hải quan nhập khẩu

- Dịch vụ hải quan nhập khẩu hàng kinh doanh

- Dịch vụ hải quan nhập khẩu hàng phi mậu dịch

- Dịch vụ hải quan nhập khẩu hàng gia công

- Dịch vụ thông quan nhập khẩu hàng sản xuất xuất khẩu

- Dịch vụ thông quan nhập hàng khu chế xuất

- Dịch vụ thông quan hàng tạm nhập tái xuất

- Những loại hình dịch vụ hải quan nhập khẩu khác…

2.3.2 Dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế

2.3.2.1 Dịch vụ vận tải nội địa

- Vận tải nội địa bằng xe đầu kéo container

- Vận tải nội địa bằng xe tải

2.3.2.2 Dịch vụ vận tải đường biển

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa nguyên container (FCL)

- Dịch vụ vận chuyển hàng rời, hàng lẻ (LCL)

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa theo nhiều loại hình, bao gồm: Giao hàng tận nơi, giao hàng

từ kho đến cảng và từ cảng đến cảng

2.3.2.3 Dịch vụ vận tải đường hàng không

- Vận chuyển từ sân bay đến sân bay (Airport to airport)

- Vận chuyển từ kho đến sân bay

- Vận chuyển từ sân bay đến kho

- Vận chuyển giao hàng tận nơi

2.3.3 Dịch vụ chuyển phát nhanh

Là đại lý cấp 1 của các hãng vận chuyển lớn trên toàn thế giới như: DHL, Fedex, TNT, UPS… Có tài khoản chính ngạch nên vận chuyển sẽ được tối ưu nhất dành cho khách hàng của ITS Logistics

2.3.4 Dịch vụ xin các giấy phép chứng nhận

- Chứng nhận kiểm dịch thực vật

- Chứng nhận kiểm dịch động vật

- Chứng nhận kiểm tra chất lượng

- Chứng nhận hun trùng hàng hóa

- Chứng nhận xuất xứ (C/O)

CHƯƠNG 03 NỘI DUNG THỰC TẬP 3.1 Phân tích thực trạng về vấn đề nghiên cứu

3.1.1 Quy trình tổ chức hoạt động tại phòng kinh doanh của Công ty ITS Logistics 3.1.1.1 Quy trình tổng quát

Các dịch vụ vận chuyển/ xuất nhập khẩu hàng hóa hiện nay ngày càng được mở rộng và phát triển Chính vì vậy, việc tìm kiếm – duy trì – phát triển mối quan hệ với khách hàng ngày càng trở nên quan trọng góp phần tăng khả năng hợp tác lâu dài với khách hàng

Hình 3: Quy trình thực tế tại phòng kinh doanh của công ty ITS Logistics

(Nguồn: Tác giả) 3.1.1.2 Thuyết minh quy trình thực hiện tại phòng kinh doanh

- Tham gia hội chợ: Trưởng phòng theo dõi và tìm kiếm các buổi hội chợ sẽ diễn ra trong tuần, sau đó phân chia nhân viên đến các hội chợ để quảng bá các dịch vụ vận chuyển/ xuất nhập khẩu của công ty Các nhân viên tham gia hội chợ sẽ đến từng gian hàng để trao đổi thông tin trực tiếp với khách hàng, giới thiệu thông tin dịch vụ của công ty và tìm kiếm các hách hàng tiềm năng cho công ty

Tham gia hội chợ

Liên hệ khách hàng

Tư vấn

Trao đổi thông tin

Khách phản hồi báo giá Chốt Chuyển hồ sơ sang phòng chứng từ

Hình 4: Ảnh tham gia hội chợ

(Nguồn: Tác giả)

- Liên hệ khách hàng: Sau khi đi hội chợ, nhân viên tiến hành tổng hợp thông tin khách hàng và cập nhật lên trang web để trưởng phòng thuận tiện theo dõi hơn Tiếp đến nhân viên liên hệ khách hàng qua cuộc gọi để trao đổi chuyên sâu về mặt hàng, nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng và các thông tin cần thiết để liên hệ, báo giá cho khách hàng Sau