Liệt kê các nhà vận chuyển - Vận chuyển đường biển: Ghi nhận tên các công ty vận tải đường biển tham gia trong quá trình xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế, bao gồm cả lịch trình,
Trang 1CÔNG TY TNHH GREEN VISION SOLUTION
QUY TRÌNH LẬP BẢN ĐỒ CHUỖI CUNG ỨNG
SUPPLY CHAIN MAPPINGPROCESS
Mã số: QT-AN-005 Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 01.01.2024
Trang: 1/6
SOẠN THẢO DRAFTED BY
KIỂM TRA CHECKED BY
PHÊ DUYỆT APPROVED BY
QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/
năm Nội dung thay đổi
Lần ban hành
Trang 2I. MỤC ĐÍCH
- Xác định và lập bản đồ toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm các đối tác kinh doanh, lộ trình vận chuyển và các điểm kiểm soát an ninh
- Nhận diện các khu vực có nguy cơ an ninh cao và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- Đảm bảo tuân thủ các yêu cầu và tiêu chí an ninh của C-TPAT
II PHẠM VI ÁP DỤNG
- Áp dụng cho tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm các bước từ việc sản xuất, lưu kho, vận chuyển, cho đến khi hàng hóa đến tay khách hàng
- Liên quan đến tất cả các bên trong chuỗi cung ứng: nhà sản xuất, nhà cung cấp nguyên liệu, nhà vận chuyển, kho bãi, đại lý hải quan, và khách hàng cuối cùng
III.QUY TRÌNH CHI TIẾT
1 XÁC ĐỊNH CÁC MẮT XÍCH TRONG CHUỖI CUNG ỨNG
Xác định tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung ứng của công ty nhằm tạo ra một bức tranh rõ ràng về các mắt xích từ giai đoạn cung cấp nguyên liệu đến khi sản phẩm được giao cho khách hàng Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa
và đánh giá các điểm rủi ro có thể xảy ra
1.1 Liệt kê các nhà cung cấp nguyên liệu
- Xác định nguồn cung cấp nguyên liệu: xác định tất cả các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất (ví dụ: vải, sợi, hóa chất nhuộm, phụ kiện may)
Trang 3- Ví dụ: Nhà cung cấp vải từ nước ngoài, nhà cung cấp chỉ sợi nội địa, hoặc các đơn vị cung cấp phụ kiện như nút, khóa kéo, và nhãn mác
- Thu thập thông tin cơ bản: Ghi nhận tên công ty, địa chỉ, phương thức liên lạc, và lịch
sử hợp tác của từng nhà cung cấp Điều này giúp xác định mức độ uy tín và sự ổn định của họ trong chuỗi cung ứng
1.2 Liệt kê các nhà sản xuất (nhà máy sản xuất)
- Nhà máy sản xuất chính: Liệt kê các nhà máy trực tiếp thực hiện công đoạn sản xuất từ khâu cắt, may, hoàn thiện đến kiểm tra chất lượng sản phẩm Nếu công ty tự sản xuất, nhà máy của chính công ty sẽ là mắt xích này
- Ví dụ: Nếu bạn thuê các đơn vị sản xuất gia công, các đối tác gia công này cũng là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng
1.3 Liệt kê các nhà vận chuyển
- Vận chuyển đường biển: Ghi nhận tên các công ty vận tải đường biển tham gia trong quá trình xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế, bao gồm cả lịch trình, cổng cảng, và đơn vị cung cấp dịch vụ cảng biển
- Vận chuyển đường bộ: Xác định các công ty vận tải nội địa hoặc đường bộ, từ nhà máy đến các kho bãi hoặc các đơn vị trung gian, đối tác logistics vận chuyển hàng hóa giữa các khu vực
- Vận chuyển đường hàng không: Đối với các lô hàng cần chuyển nhanh, liệt kê các công
ty vận chuyển đường hàng không cùng với lịch trình và sân bay sử dụng
1.4 Liệt kê các kho bãi
- Kho lưu trữ: Xác định các kho bãi lưu trữ hàng hóa, bao gồm cả các kho nội bộ (nếu công ty có hệ thống kho riêng) và các kho do đối tác logistics cung cấp
- Thông tin cần liệt kê: Tên nhà cung cấp kho bãi, địa điểm của kho (cảng nội địa, khu vực logistics, kho tại nhà máy), và quy mô lưu trữ hàng hóa
- Vai trò của kho bãi: Mỗi kho bãi có thể đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ nguyên liệu, hàng hóa bán thành phẩm, hoặc thành phẩm trước khi phân phối đến khách hàng
1.5 Liệt kê các đại lý hải quan
- Đại lý hải quan: Xác định các đại lý hoặc công ty môi giới hải quan chịu trách nhiệm
xử lý thủ tục xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định pháp luật tại các quốc gia
- Ví dụ: Các công ty dịch vụ hải quan chịu trách nhiệm khai báo thuế, hải quan và đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hóa qua biên giới được suôn sẻ
1.6 Liệt kê các đối tác logistics
Trang 4- Các đối tác logistics chính: Các đơn vị hoặc công ty cung cấp dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng và logistics, chịu trách nhiệm điều phối và vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến tay khách hàng
- Ví dụ: Công ty vận chuyển đường dài, kho lưu trữ, trung tâm phân phối, và các đơn vị
hỗ trợ đóng gói, gắn nhãn hàng hóa
1.7 Xác định các mắt xích từ khi nhận nguyên liệu đến khi sản phẩm hoàn thiện được giao đến khách hàng
- Xây dựng chuỗi liên kết: Sau khi liệt kê các bên tham gia, sắp xếp các mắt xích này theo trình tự thời gian và vai trò trong chuỗi cung ứng, từ giai đoạn nhận nguyên liệu, sản xuất, lưu trữ, vận chuyển đến khi hàng hóa hoàn thiện được giao cho khách hàng cuối cùng
- Ví dụ chuỗi cung ứng:
Nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp → Sản xuất tại nhà máy → Lưu trữ tạm thời tại kho → Vận chuyển qua đường bộ/đường biển đến cảng → Thủ tục hải quan → Vận chuyển đến điểm phân phối cuối cùng hoặc trực tiếp đến khách hàng
- Sơ đồ hóa chuỗi cung ứng: Dựa trên danh sách các bên tham gia, có thể sử dụng sơ đồ hoặc bản đồ để trực quan hóa các mối liên kết giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng
1.8 Kết quả: Danh sách đầy đủ các bên tham gia trong chuỗi cung ứng Danh sách
này cần bao gồm thông tin liên lạc, vai trò, và mức độ tương tác của mỗi đối tác trong chuỗi cung ứng của công ty
2 XÁC ĐỊNH LỘ TRÌNH HÀNG HÓA
2.1 Lập bản đồ vận chuyển cho từng loại hàng hóa
- Phân loại hàng hóa: Xác định các loại hàng hóa mà công ty vận chuyển, bao gồm nguyên liệu, thành phẩm, hoặc bán thành phẩm Mỗi loại hàng hóa có thể có lộ trình vận chuyển và yêu cầu bảo quản khác nhau
- Ví dụ: Nguyên liệu thô (vải, sợi), thành phẩm (quần áo may sẵn), hoặc các phụ kiện may mặc (nút, dây kéo)
2.2 Địa điểm xuất phát
- Nhà máy sản xuất: Đây là điểm xuất phát chính cho hàng hóa sau khi sản xuất Mỗi nhà máy có thể có nhiều lộ trình vận chuyển tùy thuộc vào loại hàng hóa và điểm đến cuối cùng
- Kho bãi lưu trữ: Nếu hàng hóa được lưu trữ tại kho bãi trước khi vận chuyển, kho sẽ được coi là điểm xuất phát trong bản đồ dòng chảy hàng hóa
- Ví dụ:
Nhà máy tại Bình Dương → Kho lưu trữ tại Hải Phòng
Trang 5 Kho bãi tại Đà Nẵng → Cảng biển để xuất khẩu.
2.3 Các điểm trung chuyển
Xác định các điểm trung chuyển trong chuỗi vận chuyển:
- Kho hàng trung gian: Trong trường hợp hàng hóa không được vận chuyển trực tiếp từ nhà máy đến đích, có thể sẽ cần qua các kho trung gian để lưu trữ hoặc phân phối tiếp
- Cảng biển: Nếu hàng hóa được vận chuyển quốc tế bằng đường biển, cảng biển là điểm trung chuyển quan trọng
- Sân bay: Với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, sân bay là điểm trung chuyển cần ghi nhận trong bản đồ dòng chảy hàng hóa
- Ví dụ:
Kho hàng nội địa tại TP.HCM → Cảng biển Cát Lái để xuất khẩu sang Mỹ
Sân bay Tân Sơn Nhất → Sân bay quốc tế Incheon nếu vận chuyển hàng bằng đường hàng không
2.4 Địa điểm đến cuối cùng
Xác định địa điểm đến cuối cùng:
- Khách hàng: Đối với hàng hóa đã hoàn thiện, điểm đến cuối cùng có thể là các nhà bán
lẻ, cửa hàng, hoặc các trung tâm phân phối
- Nhà phân phối: Nếu sản phẩm được phân phối qua hệ thống bán buôn, điểm đến cuối cùng sẽ là nhà phân phối trung gian trước khi đến tay người tiêu dùng
- Ví dụ:
Khách hàng tại Mỹ: Vận chuyển quần áo từ Việt Nam đến khách hàng tại một nhà bán lẻ lớn ở Mỹ
Nhà phân phối châu Âu: Hàng hóa từ kho tại Hải Phòng qua cảng biển và được phân phối đến các cửa hàng tại châu Âu
2.5 Mô tả chi tiết về các lộ trình vận chuyển
- Xác định phương thức vận chuyển:
Đường bộ: Sử dụng phương tiện vận tải đường bộ để vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến kho hoặc cảng
Đường biển: Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển từ cảng xuất phát đến cảng đích
Đường hàng không: Dùng cho hàng hóa cần giao nhanh, vận chuyển qua đường hàng không giữa các sân bay quốc tế
Trang 6- Mô tả chi tiết các lộ trình: Mỗi lộ trình cần được mô tả chi tiết, bao gồm các phương
tiện vận chuyển sử dụng, thời gian dự kiến cho từng giai đoạn, và các thủ tục cần thiết tại các điểm trung chuyển
- Ví dụ chi tiết lộ trình:
Nhà máy Bình Dương → Kho tại Hải Phòng (vận chuyển bằng xe tải đường bộ, mất
2 ngày)
Kho Hải Phòng → Cảng Hải Phòng (vận chuyển bằng xe container, 1 ngày)
Cảng Hải Phòng → Cảng Los Angeles (vận chuyển bằng đường biển, 21 ngày)
Cảng Los Angeles → Khách hàng tại New York (vận chuyển nội địa Mỹ, mất 4 ngày)
2.6 Kết quả:
Bản đồ dòng chảy hàng hóa chi tiết: mô tả rõ ràng toàn bộ quá trình vận chuyển từ
điểm xuất phát (nhà máy, kho) đến các điểm trung chuyển (kho hàng, cảng biển, sân bay) và cuối cùng là điểm đến (khách hàng hoặc nhà phân phối)
3 XÁC ĐỊNH CÁC ĐỐI TÁC KINH DOANH VÀ ĐIỂM GIAO HÀNG NHẠY CẢM 3.1 Đánh giá các đối tác kinh doanh dựa trên mức độ tuân thủ an ninh của họ
- Xác định các đối tác quan trọng trong chuỗi cung ứng:
Các đối tác cần đánh giá bao gồm nhà cung cấp nguyên liệu, nhà vận chuyển, kho bãi, các đại lý hải quan và đối tác logistics Đối với mỗi đối tác, cần xác định vai trò của họ trong chuỗi cung ứng và mức độ tác động đến an ninh của quá trình vận chuyển hàng hóa
- Tiêu chí đánh giá đối tác theo C-TPAT:
Mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh: Kiểm tra xem đối tác có tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh chuỗi cung ứng quốc tế như C-TPAT không Nếu đối tác là thành viên của C-TPAT, họ đã được đánh giá tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh
Khả năng kiểm soát và giám sát hàng hóa: Xem xét năng lực kiểm soát truy cập, giám sát nhân viên, và bảo vệ hàng hóa của đối tác trong quá trình lưu trữ, vận chuyển và xử lý
Chính sách bảo mật thông tin: Đối tác có đảm bảo tính bảo mật của thông tin liên quan đến đơn hàng, khách hàng và lộ trình vận chuyển không?
Kinh nghiệm và uy tín: Đối tác có lịch sử hợp tác lâu dài với công ty, có uy tín trong ngành và có những phản hồi tích cực từ các đối tác khác về an ninh và quản lý rủi ro hay không?
- Ví dụ về các yếu tố rủi ro:
Trang 7 Nhà cung cấp nguyên liệu: Nếu nhà cung cấp không có quy trình kiểm soát an ninh nghiêm ngặt tại kho bãi, hàng hóa có thể bị can thiệp hoặc bị tráo đổi trước khi được giao cho nhà sản xuất
Nhà vận chuyển quốc tế: Nếu nhà vận chuyển không có hệ thống giám sát hàng hóa chặt chẽ, hàng hóa có thể bị đánh cắp hoặc tấn công trong quá trình vận chuyển qua biên giới
- Cách thực hiện:
Thu thập thông tin từ đối tác: Yêu cầu các đối tác cung cấp thông tin chi tiết về các quy trình an ninh và biện pháp bảo vệ hàng hóa
Thực hiện đánh giá tại chỗ: Nếu có thể, thực hiện đánh giá trực tiếp tại các cơ sở của đối tác để xác định mức độ tuân thủ an ninh của họ
Xếp hạng mức độ rủi ro: Đánh giá các đối tác dựa trên mức độ tuân thủ an ninh và xếp hạng họ theo mức độ rủi ro (thấp, trung bình, cao)
3.2 Liệt kê các điểm giao hàng nhạy cảm
- Xác định các điểm giao hàng có nguy cơ an ninh cao:
Các điểm giao hàng nhạy cảm thường nằm tại các khu vực có nguy cơ cao về tội phạm như khủng bố, buôn lậu, hoặc các hoạt động tội phạm có tổ chức Các điểm này có thể là các cảng biển lớn, sân bay quốc tế, hoặc các khu vực biên giới nơi hàng hóa dễ bị can thiệp
- Tiêu chí xác định các điểm giao hàng nhạy cảm:
Cảng biển lớn: Các cảng quốc tế lớn có thể là mục tiêu của các hoạt động tội phạm
do lượng hàng hóa khổng lồ qua lại mỗi ngày và khó kiểm soát chi tiết từng lô hàng
Sân bay quốc tế: Sân bay với quy mô lớn có thể dễ dàng trở thành điểm giao hàng nhạy cảm, đặc biệt nếu hệ thống an ninh không đủ mạnh hoặc có sự thiếu hụt về quản lý hàng hóa
Khu vực biên giới: Các khu vực gần biên giới quốc gia có thể là điểm giao hàng nhạy cảm do sự phức tạp trong kiểm soát hải quan và nguy cơ buôn lậu qua biên giới
Kho bãi không có hệ thống giám sát chặt chẽ: Kho bãi nằm ở các khu vực hẻo lánh,
ít có hệ thống giám sát 24/7 hoặc không có hệ thống báo động an ninh có thể là mục tiêu cho các hoạt động tội phạm
- Ví dụ về các điểm giao hàng nhạy cảm:
Cảng Biển Hải Phòng
Là một trong những cảng lớn nhất ở miền Bắc, nơi có khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu lớn mỗi ngày
Trang 8 Rủi ro: Buôn lậu, trộm cắp, giả mạo giấy tờ vận chuyển và thâm nhập trái phép vào container
Sân Bay Nội Bài
Đầu mối giao thông hàng không quan trọng với lượng lớn hàng hóa vận chuyển quốc tế
Rủi ro: Sai sót trong kiểm soát hàng hóa, buôn lậu, trộm cắp, và gian lận giấy tờ vận chuyển
Cửa Khẩu Quốc Tế Móng Cái
Một cửa khẩu lớn giữa Việt Nam và Trung Quốc với lưu lượng hàng hóa xuyên biên giới cao
Rủi ro: Buôn lậu, nhập khẩu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, và xâm nhập trái phép qua biên giới
Khu Công Nghiệp Biên Hòa
Nơi tập trung nhiều nhà máy sản xuất và kho bãi với lưu lượng vận chuyển lớn
Rủi ro: Trộm cắp hàng hóa trong kho, xâm nhập bất hợp pháp vào khu vực lưu trữ và vận chuyển
Trạm Trung Chuyển ICD Sóng Thần
Một trung tâm logistics lớn phục vụ khu vực phía Nam với khối lượng container lớn
Rủi ro: Trộm cắp container, giả mạo giấy tờ vận chuyển, và can thiệp trái phép vào hàng hóa
Cảng Cát Lái (TP.HCM)
Cảng lớn nhất Việt Nam, đóng vai trò trung tâm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại khu vực phía Nam
Rủi ro: Buôn lậu, gian lận giấy tờ vận chuyển, và sự cố an ninh do khối lượng container khổng lồ
Sân Bay Tân Sơn Nhất
Sân bay lớn nhất cả nước với lưu lượng hàng hóa nội địa và quốc tế rất cao
Rủi ro: Xâm nhập trái phép, thất thoát hàng hóa, và lỗ hổng trong kiểm soát an ninh
- Cách thực hiện:
Thu thập dữ liệu về an ninh tại các điểm giao hàng: Sử dụng báo cáo từ chính quyền địa phương, các cơ quan hải quan, và thông tin từ đối tác để xác định các khu vực có nguy cơ an ninh cao
Trang 9 Xếp hạng các điểm giao hàng: Dựa trên nguy cơ tội phạm, khả năng kiểm soát an ninh và lịch sử các vụ việc xảy ra tại từng điểm giao hàng, xếp hạng các điểm này theo mức độ rủi ro (thấp, trung bình, cao)
- Kết quả:
Danh sách các đối tác kinh doanh có nguy cơ cao về an ninh được xếp hạng theo mức độ rủi ro về an ninh
Danh sách các điểm giao hàng nhạy cảm: Bản danh sách này liệt kê các khu vực có nguy cơ cao về khủng bố, buôn lậu, hoặc các hoạt động tội phạm khác
4 ĐÁNH GIÁ MỐI ĐE DỌA VÀ LỖ HỔNG AN NINH
4.1 Xác định các mối đe dọa:
- Mối đe dọa từ khủng bố: Xác định các nguy cơ về phá hoại, cài cắm thiết bị nổ hoặc đe dọa an ninh tại các điểm giao hàng nhạy cảm như cảng biển, sân bay
- Mối đe dọa từ buôn lậu: Bao gồm buôn lậu hàng hóa trái phép, vũ khí, ma túy, hoặc người qua container, xe tải, và các phương tiện vận chuyển khác
- Gian lận hải quan: Nhận diện các hành vi sai lệch giấy tờ, khai báo gian dối nhằm trốn thuế hoặc vi phạm pháp luật
- Trộm cắp: Đánh giá các khu vực dễ xảy ra trộm cắp trong kho bãi, khu vực lưu trữ hàng hóa, hoặc trong quá trình vận chuyển
- Rủi ro môi trường: Các yếu tố như thời tiết xấu, điều kiện địa lý phức tạp làm tăng nguy cơ hư hỏng hàng hóa
4.2 Đánh giá mức độ rủi ro:
- Phân tích theo vị trí địa lý:
Khu vực biên giới và cảng biển thường có nguy cơ cao hơn do lưu lượng hàng hóa lớn và kiểm soát phức tạp
Các khu vực nội địa có thể ít nguy cơ hơn nhưng vẫn cần đánh giá đặc thù
- Dựa trên loại hàng hóa:
Hàng hóa có giá trị cao như điện tử, hàng dễ vỡ hoặc hàng hóa nguy hiểm có rủi ro cao hơn
- Mức độ an ninh hiện tại:
Xác định xem các biện pháp bảo vệ hiện tại có đáp ứng được tiêu chuẩn an ninh không
4.3 Phân loại rủi ro theo thang điểm:
- Thấp: Không có nguy cơ rõ ràng, các biện pháp hiện tại đủ để kiểm soát rủi ro
Trang 10- Trung bình: Một số mối đe dọa tiềm ẩn, cần tăng cường các biện pháp kiểm soát.
- Cao: Mối đe dọa nghiêm trọng, cần có hành động khẩn cấp để giảm thiểu nguy cơ
4.4 Phương pháp thực hiện:
4.4.1 Thu thập thông tin:
- Sử dụng dữ liệu từ báo cáo sự cố trước đây, thông tin từ các cơ quan quản lý, và phản hồi từ đối tác chuỗi cung ứng
- Tận dụng công nghệ như hệ thống GPS, camera giám sát, và cảm biến môi trường
để thu thập dữ liệu trực tiếp
4.4.2 Phân tích rủi ro:
- Áp dụng mô hình phân tích SWOT (Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức) để đánh giá chi tiết từng mắt xích trong chuỗi cung ứng
- Sử dụng phần mềm quản lý rủi ro hoặc bảng tính để ghi nhận và phân tích dữ liệu
4.5 Kết quả:
4.5.1 Bản đánh giá rủi ro toàn diện:
- Liệt kê đầy đủ các mối đe dọa và lỗ hổng an ninh trong chuỗi cung ứng
- Xác định các khu vực rủi ro cao cần được ưu tiên kiểm soát
- Đưa ra các khuyến nghị cụ thể để tăng cường an ninh tại từng mắt xích
4.5.2 Báo cáo gửi ban lãnh đạo:
- Phân tích chi tiết mức độ rủi ro hiện tại và đề xuất biện pháp giảm thiểu
- Lập kế hoạch hành động nhằm cải thiện an ninh và hiệu quả chuỗi cung ứng
5 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH GIẢM THIỂU RỦI RO
5.1 Xây dựng kế hoạch kiểm soát truy cập tại các điểm nhạy cảm:
5.1.1 Nhận diện các điểm nhạy cảm:
- Ví dụ: Khu vực kho bãi, cảng xuất nhập khẩu, khu vực lưu trữ hàng hóa giá trị cao, điểm dừng trung chuyển
5.1.2 Kiểm soát truy cập vật lý:
Triển khai hệ thống kiểm soát truy cập bằng thẻ từ hoặc sinh trắc học
Bố trí nhân viên bảo vệ tại các lối ra vào quan trọng
Đánh dấu rõ ràng khu vực cấm và lối đi riêng dành cho nhân viên có thẩm quyền