QUY TRÌNH XEM XÉT CÁC QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH AN NINH

Mục ĐíchQuy trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả các quy trình và chính sách an ninh theo yêu cầu của C-TPAT được định kỳ xem xét, cập nhật và tuân thủ đúng theo các tiêu chuẩn hiện hành..

CÔNG TY TNHH SAMIL VINA

QUY TRÌNH

XEM XÉT CÁC QUY TRÌNH- CHÍNH SÁCH

AN NINH C-TPAT

C-TPAT SECURITY POLICY-PROCEDURES

REVIEW PROCESS

Mã số: QT- AN- 001 Lần ban hành: 01

Ngày cập nhật: 01.01.2023

Trang: 1/16

SOẠN THẢO DRAFTED BY

KIỂM TRA CHECKED BY

PHÊ DUYỆT APPROVED BY

QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/

năm Nội dung thay đổi

Lần ban hành

I Mục Đích

Quy trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả các quy trình và chính sách an ninh theo yêu cầu của C-TPAT được định kỳ xem xét, cập nhật và tuân thủ đúng theo các tiêu chuẩn hiện hành

II Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho tất cả các quy trình và chính sách an ninh liên quan đến C-TPAT trong toàn bộ hệ thống quản lý an ninh của công ty

III Tài liệu tham khảo

- C-TPAT Minimum Security Criteria (MSC)

- Chính sách An ninh của công ty

- Các hướng dẫn và quy định liên quan từ cơ quan chức năng

IV Định nghĩa

- C-TPAT: Customs Trade Partnership Against Terrorism, một chương trình của Hải quan Hoa Kỳ nhằm tăng cường an ninh chuỗi cung ứng quốc tế

- Chính sách An ninh: Các nguyên tắc và quy định nhằm đảm bảo an ninh cho toàn

bộ hệ thống của công ty

V Nội dung quy trình

1 Lập kế hoạch xem xét

1.1 Thời gian

- Định kỳ: Quy trình và chính sách an ninh sẽ được xem xét định kỳ mỗi 6 tháng.

Điều này đảm bảo rằng các biện pháp an ninh luôn được cập nhật và tuân thủ các yêu cầu mới nhất của C-TPAT

- Yêu cầu đặc biệt: Ngoài việc xem xét định kỳ, quy trình và chính sách an ninh

cũng cần được xem xét ngay lập tức khi có:

 Yêu cầu cập nhật từ C-TPAT: Khi có thông báo hoặc yêu cầu thay đổi từ

chương trình C-TPAT, cần thực hiện xem xét ngay để đảm bảo sự tuân thủ

 Thay đổi về rủi ro an ninh: Bất kỳ thay đổi nào về rủi ro an ninh trong chuỗi

cung ứng hoặc hệ thống quản lý của công ty, như các mối đe dọa mới hoặc các điểm yếu trong hệ thống, đều yêu cầu một đợt xem xét quy trình và chính sách ngay lập tức

1.2 Người phụ trách: Phòng An ninh và Tuân thủ chịu trách nhiệm chính trong việc

lập kế hoạch xem xét Điều này bao gồm:

 Xây dựng kế hoạch chi tiết: Phòng An ninh và Tuân thủ phải xây dựng một

kế hoạch cụ thể cho đợt xem xét, bao gồm việc xác định các mốc thời gian quan trọng, người thực hiện, và các nguồn tài liệu cần thiết

 Xác định người thực hiện: Chỉ định các nhân viên có trách nhiệm tham gia

vào quá trình xem xét, đảm bảo rằng họ có đủ năng lực và kiến thức về C-TPAT và các chính sách an ninh hiện hành

 Chuẩn bị tài liệu cần xem xét: Tất cả các quy trình, chính sách hiện hành liên

quan đến an ninh và C-TPAT phải được tập hợp lại để chuẩn bị cho quá trình xem xét Điều này bao gồm các tài liệu liên quan đến quản lý rủi ro, kiểm soát truy cập, bảo vệ thông tin và các biện pháp bảo mật vật lý

2 Thu thập thông tin

2.1 Thu thập tất cả các quy trình, chính sách hiện hành liên quan đến C-TPAT

- Xác định các tài liệu cần thu thập: Phòng An ninh và Tuân thủ sẽ lập danh

sách các quy trình và chính sách an ninh hiện hành liên quan đến C-TPAT cần được xem xét Danh sách này phải bao gồm nhưng không giới hạn các quy trình như:

 Quy trình quản lý truy cập: Kiểm soát việc ra vào của nhân viên, nhà thầu,

và khách thăm

 Quy trình bảo vệ hàng hóa: Bao gồm kiểm soát và bảo vệ hàng hóa trong

quá trình vận chuyển và lưu kho

 Quy trình quản lý rủi ro: Nhận diện, đánh giá và quản lý các rủi ro liên quan

đến an ninh chuỗi cung ứng

 Quy trình bảo mật thông tin: Đảm bảo bảo mật dữ liệu và thông tin nhạy

cảm trong công ty

- Thu thập tài liệu: Tất cả các quy trình và chính sách đã xác định phải được thu thập

từ các bộ phận liên quan, bao gồm các bản cứng và bản mềm nếu có Phòng An ninh

và Tuân thủ cần đảm bảo rằng các tài liệu này là phiên bản mới nhất và phản ánh chính xác thực trạng hiện tại

- Kiểm tra tính đầy đủ: Sau khi thu thập, các tài liệu cần được kiểm tra để đảm bảo

rằng chúng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết, không bị thiếu sót, và đã được phê duyệt theo quy định nội bộ của công ty

2.2 Thu thập thông tin phản hồi từ các bộ phận liên quan về hiệu quả và tính

khả thi của các quy trình, chính sách.

- Xác định các bên liên quan:

Các bộ phận liên quan bao gồm nhưng không giới hạn: Phòng An ninh, Phòng Vận hành, Phòng Nhân sự, và Phòng IT Mỗi bộ phận có trách nhiệm cung cấp thông tin phản hồi về các quy trình và chính sách hiện hành

- Phương pháp thu thập thông tin phản hồi:

 Bảng câu hỏi: Phòng An ninh và Tuân thủ sẽ phát triển một bảng câu hỏi cụ

thể, tập trung vào các khía cạnh như tính hiệu quả, tính khả thi, và mức độ tuân thủ của các quy trình và chính sách hiện hành Bảng câu hỏi này sẽ được gửi đến các bộ phận liên quan để thu thập ý kiến

 Phỏng vấn: Nếu cần thiết, các buổi phỏng vấn trực tiếp có thể được tổ chức

với các quản lý cấp cao và nhân viên chủ chốt để thu thập thêm thông tin chi tiết

 Buổi họp thảo luận: Tổ chức buổi họp nhóm với các đại diện của các bộ phận

liên quan để thảo luận về các vấn đề hiện tại và đề xuất cải tiến các quy trình

và chính sách

- Phân tích phản hồi:

Thông tin phản hồi thu thập được cần được phân tích để xác định những điểm mạnh

và điểm yếu của các quy trình và chính sách hiện hành Phân tích này phải bao gồm việc đánh giá mức độ hiệu quả, tính khả thi, và khả năng tuân thủ các quy trình và chính sách trong thực tiễn

- Báo cáo kết quả:

Sau khi hoàn thành việc thu thập và phân tích thông tin phản hồi, Phòng An ninh và Tuân thủ sẽ tổng hợp các kết quả vào một báo cáo chi tiết Báo cáo này sẽ được sử dụng làm cơ sở cho các quyết định xem xét và cập nhật quy trình, chính sách trong các bước tiếp theo

3 Xem xét và đánh giá

3.1 Xem xét toàn bộ quy trình và chính sách hiện tại để đảm bảo phù hợp với

yêu cầu mới nhất của C-TPAT.

- Xem xét quy trình và chính sách hiện tại:

Phòng An ninh và Tuân thủ cần tiến hành kiểm tra chi tiết các quy trình và chính sách hiện có liên quan đến C-TPAT, đảm bảo rằng chúng vẫn còn hiệu lực và đáp ứng được các yêu cầu mới nhất của chương trình C-TPAT Điều này bao gồm việc đối chiếu các tài liệu hiện tại với các tiêu chuẩn an ninh của C-TPAT để phát hiện bất kỳ điểm không phù hợp hoặc cần cập nhật

- So sánh với tiêu chuẩn C-TPAT hiện hành:

Phân tích và đối chiếu từng quy trình và chính sách với các tiêu chuẩn C-TPAT mới nhất Đảm bảo rằng các yêu cầu về an ninh vật lý, an ninh mạng, quản lý truy cập, quản lý rủi ro, và bảo mật thông tin đều được phản ánh đầy đủ trong các quy trình và chính sách hiện tại

- Xác định các điểm cần cải thiện:

Trong quá trình xem xét, cần xác định rõ các điểm mà quy trình và chính sách hiện tại

có thể không đáp ứng đầy đủ yêu cầu của C-TPAT, hoặc nơi mà các tiêu chuẩn mới của C-TPAT đòi hỏi thay đổi hoặc bổ sung Lập danh sách các điểm cần cải thiện để đưa vào các bước cập nhật sau này

3.2 Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp an ninh hiện tại

- Đánh giá các biện pháp bảo vệ dữ liệu:

Kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp bảo vệ dữ liệu hiện tại, bao gồm các quy trình mã hóa, lưu trữ, truy cập và bảo mật thông tin Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ đúng cách và tuân thủ các yêu cầu của C-TPAT về bảo mật thông tin

- Đánh giá quản lý rủi ro:

Đánh giá các phương pháp và quy trình quản lý rủi ro hiện có để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được các yêu cầu của C-TPAT Điều này bao gồm việc đánh giá các biện pháp phòng ngừa và phản ứng trước các mối đe dọa an ninh, cũng như việc nhận diện

và quản lý các điểm yếu trong chuỗi cung ứng

- Đánh giá bảo vệ hàng hóa:

Kiểm tra và đánh giá các biện pháp bảo vệ hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển

và lưu kho Đảm bảo rằng các biện pháp này đủ mạnh mẽ để ngăn chặn các hành vi trộm cắp, phá hoại hoặc bất kỳ hành động nào có thể đe dọa an ninh chuỗi cung ứng

- Phân tích kết quả:

Sau khi thực hiện các đánh giá trên, Phòng An ninh và Tuân thủ cần phân tích các kết quả để xác định mức độ hiệu quả của các biện pháp an ninh hiện tại Báo cáo phân tích này sẽ là cơ sở cho việc điều chỉnh và cải tiến các biện pháp an ninh trong giai đoạn cập nhật tiếp theo

- Đề xuất cải tiến:

Dựa trên kết quả đánh giá, lập ra các đề xuất cụ thể cho việc cải tiến hoặc thay đổi các quy trình và biện pháp an ninh để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và hiệu quả hơn với các yêu cầu của C-TPAT Các đề xuất này sẽ được xem xét và phê duyệt trong giai đoạn cập nhật

4 Cập nhật quy trình và chính sách

4.1 Dựa trên kết quả đánh giá, thực hiện cập nhật các quy trình và chính sách

nếu cần thiết.

- Xác định các nội dung cần cập nhật:

Sau khi hoàn tất quá trình xem xét và đánh giá, Phòng An ninh và Tuân thủ cần lập danh sách các quy trình và chính sách cần được cập nhật Danh sách này phải bao gồm chi tiết về những thay đổi cần thiết, như sửa đổi các bước quy trình, bổ sung các biện pháp an ninh, hoặc cập nhật tài liệu để phản ánh các yêu cầu mới của C-TPAT

- Thực hiện cập nhật:

mọi thay đổi được ghi nhận và áp dụng đúng cách Quá trình này có thể bao gồm việc viết lại các phần của quy trình, sửa đổi các chính sách hoặc thêm các biện pháp mới vào hệ thống an ninh

 Kiểm tra tính nhất quán: Sau khi cập nhật, cần kiểm tra lại toàn bộ quy trình và

chính sách để đảm bảo rằng các thay đổi mới không gây ra xung đột hoặc mâu thuẫn với các phần khác của quy trình an ninh

- Phê duyệt cập nhật:

Tất cả các cập nhật phải được xem xét và phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi chúng được chính thức áp dụng Điều này đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được kiểm tra kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định nội bộ cũng như các yêu cầu của C-TPAT

- Lưu trữ phiên bản cập nhật:

Các phiên bản mới của quy trình và chính sách cần được lưu trữ cẩn thận, bao gồm việc lưu lại các phiên bản cũ để tham chiếu nếu cần Việc lưu trữ này cần tuân theo quy định về quản lý tài liệu của công ty

4.2 Thực hiện đánh giá rủi ro mới nếu có thay đổi lớn trong các quy trình an

ninh

- Xác định thay đổi lớn:

Thay đổi lớn có thể bao gồm việc thay đổi cơ bản trong quy trình an ninh, áp dụng các công nghệ mới, thay đổi cấu trúc tổ chức, hoặc bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến mức độ an ninh tổng thể của công ty

- Thực hiện đánh giá rủi ro mới:

Khi có thay đổi lớn, cần thực hiện một đợt đánh giá rủi ro mới để xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh từ các thay đổi này Đánh giá này cần bao gồm việc phân tích các điểm yếu mới, đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro, và xác định các biện pháp giảm thiểu cần thiết

- Cập nhật quản lý rủi ro:

Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro mới, cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro của công ty để phản ánh các rủi ro mới được xác định và các biện pháp đối phó Điều này đảm bảo rằng công ty luôn sẵn sàng ứng phó với các mối đe dọa an ninh mới

- Triển khai các biện pháp an ninh mới:

Nếu đánh giá rủi ro mới xác định các rủi ro cần phải đối phó bằng các biện pháp an ninh bổ sung, những biện pháp này cần được triển khai ngay lập tức Phòng An ninh

và Tuân thủ cần theo dõi quá trình triển khai để đảm bảo hiệu quả và tính tuân thủ

- Báo cáo và xem xét lại:

Sau khi các biện pháp mới được triển khai, một báo cáo chi tiết cần được thực hiện để tổng kết kết quả của đợt đánh giá rủi ro và các hành động đã thực hiện Báo cáo này nên được xem xét bởi ban lãnh đạo để đảm bảo rằng tất cả các biện pháp đã được áp dụng đúng và hiệu quả

5 Phê duyệt và triển khai

5.1 Các bản cập nhật phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi

triển khai.

- Xác định người có thẩm quyền:

Trước khi triển khai bất kỳ cập nhật nào, các bản cập nhật phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền trong công ty Thường thì các cấp lãnh đạo cao cấp như Giám đốc An ninh, Giám đốc Điều hành hoặc Giám đốc Pháp chế sẽ có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi quan trọng trong quy trình và chính sách an ninh

- Chuẩn bị tài liệu phê duyệt:

Phòng An ninh và Tuân thủ cần chuẩn bị một bộ tài liệu đầy đủ mô tả các cập nhật đề xuất, lý do cần thiết cho các thay đổi, và các đánh giá rủi ro liên quan Tài liệu này nên bao gồm:

 Bản tóm tắt thay đổi: Mô tả ngắn gọn về các thay đổi cụ thể trong quy trình và

chính sách

 Lý do cập nhật: Giải thích lý do vì sao cần phải thực hiện những thay đổi này,

bao gồm cả việc đáp ứng các yêu cầu mới từ C-TPAT hoặc cải thiện hiệu quả an ninh

 Đánh giá rủi ro: Cung cấp kết quả đánh giá rủi ro mới nếu có, và các biện pháp

giảm thiểu được đề xuất

 Kế hoạch triển khai: Đưa ra kế hoạch chi tiết về cách thức triển khai các thay

đổi, bao gồm thời gian và các bộ phận liên quan

- Quy trình phê duyệt:

Tài liệu phê duyệt cần được nộp cho người có thẩm quyền để xem xét Quá trình phê duyệt có thể bao gồm việc tổ chức các buổi họp hoặc thảo luận để đánh giá các đề xuất, điều chỉnh nếu cần thiết, và cuối cùng là phê duyệt các thay đổi

Lưu hồ sơ: Sau khi các thay đổi được phê duyệt, cần lưu trữ các hồ sơ phê duyệt này

theo quy định quản lý tài liệu của công ty để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ

5.2 Triển khai các quy trình và chính sách cập nhật, đồng thời thông báo cho tất

cả các bộ phận liên quan

- Lập kế hoạch triển khai:

Phòng An ninh và Tuân thủ sẽ xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết bao gồm các bước cần thực hiện, thời gian, và những người chịu trách nhiệm trong từng giai đoạn

Kế hoạch này cần đảm bảo rằng tất cả các bộ phận liên quan đều hiểu rõ vai trò của mình và biết rõ các thay đổi sẽ được triển khai như thế nào

- Triển khai cập nhật:

Triển khai các quy trình và chính sách cập nhật theo kế hoạch đã được phê duyệt Quá trình triển khai cần được giám sát chặt chẽ để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện đúng cách và không gây ra gián đoạn hoạt động

Đảm bảo sự nhất quán: Trong suốt quá trình triển khai, cần theo dõi và kiểm tra sự

nhất quán giữa các bộ phận để đảm bảo rằng mọi người đều áp dụng các quy trình và chính sách mới một cách đồng bộ

- Thông báo cho các bộ phận liên quan:

Sau khi các thay đổi được triển khai, Phòng An ninh và Tuân thủ cần thông báo chính thức cho tất cả các bộ phận liên quan về những thay đổi này Thông báo có thể được thực hiện thông qua các kênh như email nội bộ, họp nhóm, hoặc các bản tin công ty

Đào tạo và hướng dẫn: Nếu cần thiết, tổ chức các buổi đào tạo hoặc cung cấp hướng

dẫn chi tiết cho nhân viên về các thay đổi trong quy trình và chính sách để đảm bảo họ hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định mới

- Theo dõi và báo cáo:

Sau khi triển khai, tiếp tục theo dõi quá trình thực hiện để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh Báo cáo kết quả triển khai nên được gửi lên ban lãnh đạo

để đánh giá và quyết định các bước tiếp theo nếu cần thiết

VI Hồ sơ và tài liệu liên quan

- Các quy trình và chính sách đã cập nhật

- Biên bản các buổi họp xem xét, đào tạo

- Báo cáo đánh giá rủi ro

VII Phụ lục

- Phụ lục A: Danh mục các quy trình và chính sách cần xem xét

- Phụ lục B: Mẫu biên bản xem xét quy trình và chính sách