QUY TRÌNH LƯU TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU - NGÀNH GIÀY DA

Lưu trữ nguyên vật liệu: Quá trình tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản, và quản lý các nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo chất lượng và sẵn sàng phục vụ sản xuất.. - Theo dõi và cậ

LƯU TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU

GOODS WAREHOUSE MANAGEMENT

PROCEDURE

Mã số: QT-QMS- 755-01 Lần ban hành: 01

Ngày ban hành: 01.01.2024

Trang: 1/4

SOẠN THẢO

DRAFTED BY CHECKED BY KIỂM TRA APPROVED BY PHÊ DUYỆT

QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/

năm Nội dung thay đổi

Lần ban hành

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm đảm bảo rằng nguyên vật liệu được lưu trữ một cách khoa học và an toàn, giúp:

- Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu không bị ảnh hưởng trong quá trình bảo quản

- Quản lý chính xác số lượng tồn kho, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí nguyên vật liệu

- Dễ dàng truy xuất và kiểm soát nguồn gốc, hạn sử dụng của nguyên vật liệu, giúp nhà máy tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn

II ĐỊNH NGHĨA

1 Nguyên vật liệu: Bao gồm các loại da, vải, cao su, keo, phụ kiện, và các vật liệu hỗ trợ cần thiết cho quá trình sản xuất giày da

2 Lưu trữ nguyên vật liệu: Quá trình tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản, và quản lý các nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo chất lượng và sẵn sàng phục vụ sản xuất

III PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho tất cả các loại nguyên vật liệu trong nhà máy sản xuất giày da và các bộ phận có liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ và quản lý nguyên vật liệu, bao gồm:

1 Bộ phận Kho

2 Bộ phận Sản xuất

3 Bộ phận Mua hàng

4 Bộ phận Kiểm tra chất lượng (QC)

IV TRÁCH NHIỆM

1 Bộ phận Kho:

- Thực hiện lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu đúng quy định

- Cập nhật tình trạng và số lượng nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kho

- Báo cáo các vấn đề liên quan đến hư hỏng hoặc hết hạn nguyên vật liệu

2 Bộ phận Sản xuất:

- Đề xuất số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất

- Thông báo cho bộ phận Kho về tình trạng hoặc yêu cầu về nguyên vật liệu đặc biệt

3 Bộ phận Mua hàng:

- Đảm bảo mua sắm nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng

- Hỗ trợ trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

4 Bộ phận QC:

- Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu khi tiếp nhận và định kỳ trong quá trình lưu trữ

- Phát hiện kịp thời các lỗi, hư hỏng, hoặc vi phạm tiêu chuẩn chất lượng

V QUY TRÌNH THỰC HIỆN

1 TIẾP NHẬN NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 Kiểm tra số lượng

- Xác nhận đơn hàng: Lấy thông tin từ đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để xác nhận số

lượng nguyên vật liệu cần kiểm tra

- Kiểm tra số lượng thực tế:

 Đếm và so sánh số lượng thực tế của nguyên vật liệu nhận được với số lượng đã đặt trong đơn hàng

 Ghi nhận kết quả vào phiếu nhập kho tạm thời, bao gồm số lượng chính xác của từng loại nguyên vật liệu

- Ghi nhận sai lệch (nếu có):

 Nếu có sai lệch về số lượng (thiếu hoặc thừa so với đơn hàng), ghi lại chi tiết trên phiếu nhập kho và lập báo cáo về sai lệch để gửi cho bộ phận Mua hàng và nhà cung cấp

1.2 Kiểm tra chất lượng

- Đánh giá bề ngoài của nguyên vật liệu:

 Kiểm tra bề ngoài của nguyên vật liệu như độ sạch, màu sắc, độ bóng (đối với da và vải)

 Đối với các vật liệu nhạy cảm như da, kiểm tra thêm các dấu hiệu của ẩm mốc, trầy xước, hoặc biến dạng

- Kiểm tra thông số kỹ thuật:

 Đo đạc các thông số kỹ thuật quan trọng như kích thước, độ dày, và độ đàn hồi, đảm bảo đạt tiêu chuẩn đã thỏa thuận với nhà cung cấp

 Đối với keo và hóa chất, kiểm tra hạn sử dụng và tính nhất quán của dung dịch (nếu có)

- Ghi nhận sai lệch chất lượng (nếu có):

 Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu nào không đạt yêu cầu, ghi lại cụ thể trên biên bản kiểm nhận, bao gồm các chi tiết về loại lỗi, mức độ ảnh hưởng và các đề xuất hành động

1.3 Xử lý sự cố (nếu có)

- Thông báo cho bộ phận Mua hàng:

 Nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào về chất lượng hoặc số lượng không đạt yêu cầu, liên

hệ ngay với bộ phận Mua hàng để phối hợp xử lý

- Liên hệ với nhà cung cấp:

 Bộ phận Mua hàng có thể liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu giải quyết, bao gồm đổi trả hàng hóa hoặc điều chỉnh trong các lô hàng tiếp theo

2 PHÂN LOẠI VÀ SẮP XẾP NGUYÊN VẬT LIỆU

2.1 Phân loại nguyên vật liệu

- Phân loại theo loại nguyên vật liệu:

Xác định loại nguyên vật liệu nhận được và phân chia vào các nhóm chính, bao gồm:

 Da: Vật liệu da dùng cho sản xuất giày

 Vải: Các loại vải lót, vải bọc hoặc vải trang trí

 Cao su: Cao su thô hoặc cao su bán thành phẩm dùng cho đế giày hoặc phần đệm

 Keo: Các loại keo dán, đặc biệt là keo dùng cho phần đế và mối nối của giày

 Phụ kiện: Các loại phụ kiện như dây kéo, nút, dây giày và khóa

- Dán nhãn phân loại:

Sử dụng nhãn dán hoặc mã vạch để phân loại các nhóm nguyên vật liệu Nhãn phân loại phải có:

 Tên nguyên vật liệu

 Loại nguyên vật liệu

 Mã lô (nếu có)

 Ngày nhập kho

 Hạn sử dụng

 Đảm bảo nhãn dán được gắn ở vị trí dễ nhìn và bền, tránh rách hoặc bong tróc trong quá trình lưu trữ và sử dụng

- Lập phiếu phân loại kho:

 Ghi lại thông tin phân loại của từng loại nguyên vật liệu vào Phiếu phân loại kho để dễ dàng theo dõi, quản lý, và kiểm tra

2.2 Phân chia khu vực lưu trữ

- Khu vực lưu trữ cho da và vải:

 Điều kiện lưu trữ: Da và vải cần được lưu trữ ở khu vực thoáng khí, tránh ánh nắng mặt trời trực tiếp, tránh môi trường có độ ẩm cao để tránh nguy cơ nấm mốc và hư hỏng

 Cách sắp xếp:

 Đặt nguyên vật liệu trên giá kệ hoặc sàn có đệm chống ẩm để tránh tiếp xúc trực tiếp với nền đất, đặc biệt là trong môi trường ẩm ướt

 Đảm bảo giữa các cuộn da và vải có khoảng cách nhất định để thông khí, giảm thiểu khả năng gây ra mùi hoặc hư hại do áp lực vật lý

- Khu vực lưu trữ cho cao su và keo:

 Điều kiện lưu trữ: Cao su và keo cần được bảo quản trong điều kiện khô ráo và thoáng mát, tránh ánh sáng mặt trời và nguồn nhiệt trực tiếp để tránh lão hóa cao su và đảm bảo tính chất kết dính của keo

 Cách sắp xếp:

 Đặt cao su và keo vào kệ riêng hoặc khu vực riêng biệt trong kho để tránh nhiệt độ

và ánh sáng

 Đối với keo, bảo quản trong thùng kín hoặc bao bì gốc để đảm bảo độ ẩm không ảnh hưởng đến chất lượng keo

- Khu vực lưu trữ cho phụ kiện:

 Điều kiện lưu trữ: Phụ kiện cần được sắp xếp gọn gàng, tránh thất lạc và dễ dàng truy xuất khi cần sử dụng

 Cách sắp xếp:

 Phân loại và đặt phụ kiện trên kệ có ngăn để tránh trộn lẫn giữa các loại phụ kiện khác nhau

 Gắn nhãn trên mỗi ngăn kệ để dễ dàng nhận diện loại phụ kiện như dây kéo, nút, dây giày, khóa

 Đảm bảo mỗi ngăn kệ có dung tích vừa đủ để các phụ kiện không bị nén chặt, tránh làm hư hỏng

2.3 Đảm bảo tuân thủ quy định lưu trữ

- Bảo trì định kỳ khu vực lưu trữ:

 Kiểm tra định kỳ các khu vực lưu trữ để đảm bảo môi trường bảo quản phù hợp, không

bị ẩm mốc hoặc bám bụi bẩn

 Thực hiện vệ sinh định kỳ cho các khu vực này để đảm bảo điều kiện bảo quản luôn

ổn định

- Theo dõi và cập nhật thông tin:

 Cập nhật thông tin vị trí lưu trữ và trạng thái nguyên vật liệu vào hệ thống quản lý kho

để dễ dàng kiểm tra và truy xuất

 Sử dụng Phiếu kiểm tra khu vực lưu trữ để ghi lại thông tin và tình trạng nguyên vật liệu định kỳ

- Quy định an toàn trong lưu trữ:

 Đối với các nguyên vật liệu dễ cháy hoặc dễ bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ (keo, hóa chất), phải trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy và điều hòa nhiệt độ trong khu vực lưu trữ

 Đảm bảo lối đi giữa các kệ thông thoáng, không cản trở để tránh rủi ro trong trường hợp khẩn cấp

2.4 Biểu mẫu sử dụng trong phân loại và sắp xếp nguyên vật liệu

- Phiếu phân loại kho: Ghi nhận loại nguyên vật liệu, khu vực lưu trữ, mã lô, và ngày nhập kho

- Phiếu kiểm tra khu vực lưu trữ: Ghi nhận điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tình trạng bề ngoài của nguyên vật liệu và phát hiện các dấu hiệu hư hỏng

- Nhãn phân loại: Để nhận diện nhanh chóng loại nguyên vật liệu, mã lô, và các thông tin

cơ bản khác

3 CẬP NHẬT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

- Nhập dữ liệu mã hóa và nhãn vào hệ thống:

 Sau khi gắn nhãn và mã hóa, cập nhật các thông tin chi tiết về lô nguyên vật liệu vào

hệ thống quản lý kho

 Liên kết mã vạch/mã QR với thông tin chi tiết của lô hàng trong hệ thống, bao gồm mã

lô, loại nguyên vật liệu, ngày nhập kho, nhà cung cấp, và hạn sử dụng

- Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu:

 Đảm bảo tất cả các thông tin trên nhãn và mã hóa được nhập chính xác vào hệ thống

để tránh sai sót khi truy xuất dữ liệu trong quá trình quản lý kho

 Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên để xác minh mã hóa và nhãn trên từng lô nguyên vật liệu khớp với dữ liệu trong hệ thống

4 QUẢN LÝ ĐIỀU KIỆN LƯU TRỮ

4.1 Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm

- Xác định điều kiện lưu trữ phù hợp:

Mỗi loại nguyên vật liệu có yêu cầu khác nhau về nhiệt độ và độ ẩm để đảm bảo chất lượng trong quá trình lưu trữ:

 Da và vải: Nhiệt độ từ 18-22°C và độ ẩm từ 40-60% để tránh khô hoặc ẩm mốc

 Cao su: Giữ ở nơi thoáng mát, nhiệt độ từ 15-20°C và độ ẩm thấp dưới 40% để tránh lão hóa

 Keo và hóa chất: Bảo quản ở nơi có nhiệt độ ổn định, tránh ánh nắng trực tiếp và độ

ẩm cao để giữ chất lượng kết dính

- Thiết lập hệ thống điều khiển nhiệt độ và độ ẩm:

 Sử dụng các thiết bị điều hòa không khí và máy hút ẩm để duy trì nhiệt độ và độ ẩm phù hợp trong các khu vực lưu trữ

 Đặt các thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm tại các vị trí chiến lược để dễ dàng giám sát điều kiện môi trường

- Cài đặt ngưỡng cảnh báo:

 Đặt ngưỡng cảnh báo trên các thiết bị đo để phát hiện ngay khi nhiệt độ hoặc độ ẩm vượt quá mức cho phép

 Khi có cảnh báo, tiến hành điều chỉnh lại nhiệt độ và độ ẩm để duy trì các điều kiện lưu trữ tối ưu

4.2 Kiểm tra định kỳ

- Thiết lập lịch kiểm tra định kỳ:

 Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ, tối thiểu 1 lần/tuần, để đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm luôn nằm trong ngưỡng yêu cầu

 Đối với các nguyên vật liệu nhạy cảm như keo và da, có thể cần kiểm tra hàng ngày để phát hiện sớm các thay đổi môi trường ảnh hưởng đến chất lượng

- Kiểm tra tình trạng nguyên vật liệu:

 Kiểm tra bằng mắt thường tình trạng của nguyên vật liệu để phát hiện các dấu hiệu hư hỏng như mốc, đổi màu, hoặc mất tính chất kỹ thuật

 Đối với keo và cao su, kiểm tra xem có hiện tượng biến đổi như đông cứng hoặc mất

độ đàn hồi

- Ghi nhận kết quả kiểm tra vào phiếu kiểm tra:

Ghi lại kết quả kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm, và tình trạng của nguyên vật liệu vào Phiếu kiểm tra điều kiện lưu trữ Các thông tin cần ghi bao gồm:

 Ngày và giờ kiểm tra

 Nhiệt độ và độ ẩm hiện tại

 Tình trạng của từng loại nguyên vật liệu

 Người thực hiện kiểm tra và các ghi chú khác (nếu có)

- Đánh giá và xử lý tình trạng không đạt yêu cầu:

 Nếu phát hiện nhiệt độ hoặc độ ẩm không đạt yêu cầu, thực hiện điều chỉnh ngay và ghi nhận chi tiết vào phiếu kiểm tra

 Trong trường hợp nguyên vật liệu bị ảnh hưởng chất lượng, báo cáo ngay cho bộ phận liên quan và xem xét các biện pháp xử lý như điều chỉnh cách lưu trữ, hoặc xử lý các nguyên vật liệu bị hư hỏng

4.3 Biểu mẫu sử dụng trong quản lý điều kiện lưu trữ

- Phiếu kiểm tra điều kiện lưu trữ

4.4 Lưu ý quan trọng trong quản lý điều kiện lưu trữ

- Duy trì bảo trì thiết bị: Bảo trì thường xuyên các thiết bị điều khiển nhiệt độ, độ ẩm, và thiết bị đo lường để đảm bảo chúng hoạt động chính xác và ổn định

- Lưu trữ phiếu kiểm tra để truy xuất: Lưu trữ tất cả các phiếu kiểm tra định kỳ theo thứ tự thời gian để dễ dàng truy xuất khi cần thiết hoặc khi có yêu cầu kiểm tra

- Quản lý sự cố: Nếu có sự cố về điều kiện lưu trữ, cần có biện pháp phòng ngừa và cải thiện ngay để đảm bảo chất lượng của các lô nguyên vật liệu không bị ảnh hưởng lâu dài

5 QUẢN LÝ XUẤT KHO

5.1 Quy trình xuất kho

- Yêu cầu xuất kho:

 Bộ phận sản xuất hoặc các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu gửi yêu cầu xuất kho, bao gồm các thông tin như loại nguyên vật liệu, số lượng và mục đích sử dụng

 Nhân viên kho kiểm tra yêu cầu để xác nhận rằng nguyên vật liệu có sẵn trong kho và

đủ số lượng yêu cầu

- Chuẩn bị nguyên vật liệu để xuất kho:

 Nhân viên kho chuẩn bị nguyên vật liệu theo yêu cầu, đảm bảo kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng nguyên vật liệu vẫn trong tình trạng tốt trước khi xuất

 Đối với các nguyên vật liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt (như da hoặc keo), kiểm tra lại điều kiện bảo quản và chất lượng trước khi xuất

- Ghi chép thông tin xuất kho:

Ghi lại đầy đủ các thông tin vào Phiếu xuất kho:

 Số lượng: Số lượng nguyên vật liệu xuất kho thực tế

 Loại nguyên vật liệu: Tên và mã của loại nguyên vật liệu

 Ngày xuất: Ngày và giờ thực tế xuất kho

 Mục đích sử dụng: Ghi rõ mục đích sử dụng hoặc bộ phận yêu cầu để dễ dàng truy xuất

 Người nhận: Tên người nhận nguyên vật liệu, người xuất kho và chữ ký của các bên liên quan

- Cập nhật hệ thống quản lý kho:

 Sau khi hoàn thành việc xuất kho, cập nhật ngay thông tin trên hệ thống quản lý kho

để đảm bảo số lượng tồn kho được điều chỉnh chính xác

 Kiểm tra và xác nhận rằng tất cả thông tin xuất kho đã được nhập vào hệ thống chính xác và đầy đủ

5.2 Kiểm kê định kỳ

- Lên lịch kiểm kê định kỳ:

 Thiết lập lịch kiểm kê định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy theo yêu cầu của kho và tần suất sử dụng nguyên vật liệu

 Đảm bảo tất cả nhân viên kho và các bên liên quan được thông báo về lịch kiểm kê để chuẩn bị

- Thực hiện kiểm kê kho:

 Tiến hành kiểm kê số lượng và tình trạng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho

 So sánh số liệu thực tế với số liệu trên hệ thống quản lý kho để xác nhận tính chính xác

 Đối với các nguyên vật liệu đặc biệt nhạy cảm (như keo và da), kiểm tra lại tình trạng bảo quản và chất lượng để đảm bảo chúng vẫn đạt yêu cầu sử dụng

- Xử lý sai lệch (nếu có):

 Nếu có sai lệch giữa số lượng thực tế và số liệu trên hệ thống, ghi nhận chi tiết vào Biên bản kiểm kê kho

 Đánh giá nguyên nhân của sai lệch và thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp, có thể bao gồm việc điều chỉnh lại số liệu trên hệ thống, báo cáo cho quản lý hoặc điều tra nguyên nhân thất thoát

- Lưu trữ biên bản kiểm kê và cập nhật hệ thống:

 Sau khi hoàn thành kiểm kê, cập nhật lại số liệu thực tế vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo rằng số lượng tồn kho phản ánh đúng tình trạng thực tế

 Lưu trữ Biên bản kiểm kê kho để sử dụng khi cần truy xuất hoặc kiểm tra trong tương lai

5.3 Biểu mẫu sử dụng trong quản lý xuất kho

- Phiếu xuất kho

- Biên bản kiểm kê kho:

5.4 Lưu ý quan trọng trong quản lý xuất kho

- Tuân thủ quy trình xuất kho: Đảm bảo rằng mỗi lần xuất kho đều được ghi chép đầy đủ và chính xác trên phiếu xuất kho và hệ thống quản lý

- Kiểm soát sự thất thoát: Thực hiện kiểm kê định kỳ để phát hiện các sai lệch và nguyên nhân thất thoát để có biện pháp khắc phục kịp thời

- Bảo mật thông tin tồn kho: Chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập và điều chỉnh thông tin tồn kho trong hệ thống quản lý để tránh sai sót và thất thoát không đáng có

- Bảo quản hồ sơ: Lưu trữ các phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê theo thứ tự thời gian để

dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra hoặc báo cáo

VI LƯU TRỮ HỒ SƠ

1 LƯU TRỮ HỒ SƠ

1.1 Lưu trữ biên bản nhập kho:

- Biên bản nhập kho là tài liệu ghi lại chi tiết thông tin về các lô nguyên vật liệu đã được nhận vào kho, bao gồm: mã lô, số lượng, ngày nhập, nhà cung cấp, và các kết quả kiểm tra chất lượng ban đầu

- Mỗi biên bản nhập kho cần được lưu trữ cả dạng bản giấy và bản điện tử (nếu có hệ thống quản lý điện tử) để thuận tiện cho việc truy xuất và đối chiếu khi cần thiết

1.2 Lưu trữ phiếu xuất kho:

- Phiếu xuất kho chứa thông tin về các lô nguyên vật liệu đã xuất, bao gồm: số lượng, loại nguyên vật liệu, ngày xuất, mục đích sử dụng, người nhận, và người xuất kho

- Phiếu xuất kho cũng cần được lưu trữ theo thứ tự thời gian để dễ dàng truy xuất khi cần

và đảm bảo rằng mọi tài liệu đều được bảo quản đúng quy định

1.3 Lưu trữ biên bản kiểm kê định kỳ:

- Biên bản kiểm kê kho ghi lại kết quả kiểm kê định kỳ về số lượng và tình trạng của nguyên vật liệu trong kho

- Biên bản này quan trọng để đối chiếu số liệu tồn kho thực tế và số liệu trong hệ thống, giúp kiểm soát thất thoát hoặc các vấn đề liên quan đến quản lý kho

1.4 Lưu trữ hồ sơ khác:

- Ngoài các biên bản và phiếu xuất nhập kho, lưu trữ các hồ sơ khác như báo cáo kiểm tra định kỳ, chứng nhận chất lượng, nguồn gốc nguyên vật liệu từ nhà cung cấp để tiện cho việc truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra

1.5 Quy định lưu trữ theo thời gian:

- Các hồ sơ liên quan đến xuất nhập kho và kiểm kê nên được lưu trữ tối thiểu trong thời gian quy định của nhà máy (thường là 3-5 năm) hoặc theo quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch và truy xuất khi cần

2 BẢO MẬT TÀI LIỆU

2.1 Bảo mật thông tin về nguồn gốc và chứng nhận chất lượng:

- Các tài liệu liên quan đến nguồn gốc nguyên vật liệu và chứng nhận chất lượng cần được bảo mật vì đây là thông tin nhạy cảm có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp và uy tín của nhà máy

- Những tài liệu này chỉ nên được truy cập bởi nhân viên có thẩm quyền như bộ phận kho,

bộ phận quản lý chất lượng, hoặc quản lý cấp cao

2.2 Sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ an toàn: