QUY TRÌNH PHÒNG CHỐNG RỬA TIỀN VÀ TÀI TRỢ KHỦNG BỐ

 Địa điểm: Khách hàng hoặc giao dịch liên quan đến các quốc gia có rủi ro cao theo FATF, ví dụ như các quốc gia có xếp hạng thấp về minh bạch tài chính hoặc có nhiều vụ việc liên quan đ

CÔNG TY TNHH GREEN VISION SOLUTION

QUY TRÌNH PHÒNG CHỐNG RỬA TIỀN VÀ TÀI TRỢ KHỦNG

BỐ

PREVENTION OF MONEY LAUNDERING AND

TERRORIST FINANCING PROCESS

Mã số: QT-AN-03-03 Lần ban hành: 01

Ngày ban hành: 01.01.2022

Trang: 1/4

SOẠN THẢO DRAFTED BY

KIỂM TRA CHECKED BY

PHÊ DUYỆT APPROVED BY

QUẢN LÝ THAY ĐỔI Ngày/ tháng/

năm Nội dung thay đổi ban hành Lần

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả các giao dịch của công ty đều tuân thủ pháp luật về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố, bảo vệ uy tín của công ty và giảm thiểu các rủi ro pháp lý, tài chính

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho toàn bộ các phòng ban và nhân viên trong công ty, đặc biệt là các bộ phận thực hiện giao dịch tài chính, quản lý khách hàng và đối tác

III.ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

1 Định nghĩa

- Rửa tiền (Money Laundering): Quá trình biến tài sản có nguồn gốc bất hợp pháp thành tài sản hợp pháp, thường thông qua các giao dịch tài chính để che giấu nguồn gốc thực sự

- Tài trợ khủng bố (Terrorist Financing): Hành vi cung cấp tài chính, tài sản hoặc hỗ trợ cho các hoạt động khủng bố

- Khách hàng có nguy cơ cao (High-Risk Customer): Khách hàng đến từ các khu vực có rủi ro cao, có hoạt động bất thường hoặc thuộc các nhóm cần giám sát chặt chẽ như cá nhân liên quan chính trị (PEP)

- Thẩm định khách hàng (Customer Due Diligence - CDD): Quá trình xác minh và thu thập thông tin của khách hàng để đảm bảo họ không liên quan đến hoạt động rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

- Giao dịch đáng ngờ (Suspicious Transaction): Giao dịch không phù hợp với thông tin khách hàng đã đăng ký hoặc có dấu hiệu bất thường, cần được kiểm tra kỹ lưỡng

2 Các từ viết tắt

- AML (Anti-Money Laundering): Phòng, chống rửa tiền

- CTF (Counter-Terrorist Financing): Phòng, chống tài trợ khủng bố

- CDD (Customer Due Diligence): Thẩm định khách hàng

- EDD (Enhanced Due Diligence): Thẩm định nâng cao, áp dụng cho khách hàng có nguy cơ cao

- STR (Suspicious Transaction Report): Báo cáo giao dịch đáng ngờ

- FATF (Financial Action Task Force): Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính quốc tế, đưa ra các tiêu chuẩn toàn cầu về AML/CTF

- PEP (Politically Exposed Person): Cá nhân có liên quan chính trị, như quan chức nhà nước hoặc người có ảnh hưởng trong chính phủ, có rủi ro cao về rửa tiền

- BSA (Bank Secrecy Act): Đạo luật Bảo mật Ngân hàng của Hoa Kỳ, quy định về phòng, chống rửa tiền trong các tổ chức tài chính

IV QUY TRÌNH CHI TIẾT

1 ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Mục tiêu: Đánh giá và phân tích các rủi ro về rửa tiền và tài trợ khủng bố nhằm phát hiện và

quản lý các nguy cơ tiềm ẩn, từ đó bảo vệ công ty trước các giao dịch bất hợp pháp và tăng cường sự tuân thủ quy định pháp luật

1.1 Xác định Rủi ro

- Mục tiêu: Xác định các yếu tố có thể tạo ra nguy cơ rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố dựa trên hồ

sơ khách hàng, loại hình giao dịch, và khu vực địa lý

- Các yếu tố cần xem xét:

 Loại hình giao dịch: Giao dịch có giá trị cao, giao dịch xuyên biên giới hoặc các giao dịch

không phù hợp với hồ sơ của khách hàng có thể làm tăng rủi ro

 Địa điểm: Khách hàng hoặc giao dịch liên quan đến các quốc gia có rủi ro cao theo FATF, ví

dụ như các quốc gia có xếp hạng thấp về minh bạch tài chính hoặc có nhiều vụ việc liên quan đến tài trợ khủng bố

 Tính chất khách hàng: Khách hàng là cá nhân có liên quan chính trị (PEP) hoặc thuộc

nhóm ngành nghề rủi ro như nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tài chính

- Ví dụ cụ thể:

 Công ty tiếp nhận một khách hàng là nhà đầu tư từ một quốc gia có mức độ rủi ro cao về rửa tiền, ví dụ như nằm trong danh sách "grey list" của FATF

 Khách hàng đề nghị thực hiện giao dịch tài chính có giá trị lớn mà không có thông tin chi tiết hoặc lý do cụ thể Đây là dấu hiệu cần được đánh giá thêm về rủi ro

1.2 Phân loại Rủi ro

- Mục tiêu: Phân loại mức độ rủi ro của khách hàng để áp dụng các biện pháp thẩm định và

giám sát phù hợp

- Hướng dẫn phân loại:

 Rủi ro cao: Khách hàng có các yếu tố như liên quan chính trị (PEP), đến từ quốc gia có nguy

cơ cao, hoặc giao dịch có dấu hiệu bất thường

 Rủi ro trung bình: Khách hàng có giao dịch xuyên biên giới nhưng không thuộc nhóm nguy

cơ cao hoặc khách hàng thuộc nhóm ngành nghề có rủi ro trung bình

 Rủi ro thấp: Khách hàng có lịch sử giao dịch rõ ràng, hồ sơ minh bạch và không có yếu tố

thuộc nhóm nguy cơ cao

- Ví dụ cụ thể:

 Một khách hàng đến từ khu vực Châu Âu, có lịch sử giao dịch minh bạch với các đối tác lớn Khách hàng này có thể được phân loại vào nhóm rủi ro thấp

 Một khách hàng mới đến từ một quốc gia có rủi ro trung bình, nhưng không có lịch sử kinh doanh rõ ràng, có thể được xếp vào nhóm rủi ro trung bình và yêu cầu theo dõi thêm

1.3 Đánh giá Định kỳ

- Mục tiêu: Đảm bảo rằng các biện pháp phòng ngừa vẫn phù hợp với môi trường kinh doanh

và luật pháp hiện hành, đáp ứng các thay đổi về hồ sơ và tình hình của khách hàng

- Quy trình thực hiện:

 Tần suất: Đánh giá định kỳ mỗi năm một lần hoặc bất cứ khi nào có thay đổi về khách hàng, môi trường kinh doanh, hoặc quy định pháp lý mới

 Nội dung đánh giá: Kiểm tra và cập nhật thông tin về khách hàng, đặc biệt là khách hàng có rủi ro cao hoặc khách hàng có các giao dịch lớn bất thường

 Cải thiện quy trình: Cập nhật và điều chỉnh các biện pháp phòng ngừa nếu phát hiện các điểm yếu hoặc có thay đổi về quy định pháp luật

- Ví dụ cụ thể:

 Sau một năm, công ty kiểm tra lại danh sách khách hàng và phát hiện một khách hàng trong nhóm rủi ro trung bình có số lượng giao dịch tăng đột biến, công ty sẽ cần đánh giá lại và có thể thay đổi phân loại thành nhóm rủi ro cao

 Một khách hàng có rủi ro cao từ trước nhưng gần đây chuyển hoạt động kinh doanh chính sang một lĩnh vực ít rủi ro hơn, có thể xem xét lại để xếp vào nhóm rủi ro trung bình

2 THẨM ĐỊNH KHÁCH HÀNG (CUSTOMER DUE DILIGENCE - CDD)

Mục tiêu: Xác minh danh tính của khách hàng và đánh giá mức độ rủi ro trước khi thực hiện

giao dịch để đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu nguy cơ liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố

2.1 Bước 1: Xác minh Cơ bản (Standard Due Diligence - SDD)

- Mục tiêu: Thu thập thông tin cơ bản về khách hàng nhằm xác nhận danh tính và đảm bảo

khách hàng không liên quan đến các hành vi rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

- Thu thập giấy tờ xác thực danh tính:

 Đối với cá nhân: Yêu cầu khách hàng cung cấp CMND, hộ chiếu hoặc các giấy tờ tương tự

 Đối với doanh nghiệp: Yêu cầu cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, và thông tin về người đại diện pháp luật

- Xác thực thông tin: Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ và đảm bảo các thông tin khớp với

dữ liệu công khai (ví dụ, kiểm tra trên các cổng thông tin doanh nghiệp, ngân hàng, hoặc tổ chức có thẩm quyền)

- Đánh giá sơ bộ: Đánh giá nhanh mức độ phù hợp giữa thông tin khách hàng và loại giao dịch

dự kiến Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, chuyển khách hàng sang quy trình thẩm định nâng cao

- Ví dụ cụ thể:

 Một khách hàng cá nhân đăng ký tài khoản và cung cấp bản sao CMND cùng các thông tin cá nhân Nhân viên tiến hành xác thực CMND và xác nhận khách hàng có hồ sơ phù hợp với loại giao dịch dự kiến

 Một công ty mới đăng ký mua hàng với số lượng lớn và cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ Bộ phận CDD kiểm tra thông tin trên giấy phép và xác nhận doanh nghiệp hoạt động hợp pháp

2.2 Thẩm định Nâng cao (Enhanced Due Diligence - EDD)

- Mục tiêu: Áp dụng các biện pháp kiểm tra bổ sung cho khách hàng có nguy cơ cao nhằm

giảm thiểu rủi ro tiềm tàng

- Quy trình thực hiện:

 Xác minh bổ sung: Thu thập thêm các tài liệu, ví dụ như hồ sơ tài chính, hợp đồng hoạt

động, hoặc giấy tờ liên quan đến đối tác kinh doanh

 Đánh giá lịch sử giao dịch: Nếu khách hàng có lịch sử giao dịch bất thường hoặc đến từ khu

vực có nguy cơ cao, đánh giá các giao dịch trước đây để xem có dấu hiệu bất thường không

 Giám sát chặt chẽ hơn: Đặt ra các ngưỡng giao dịch và kiểm tra từng giao dịch có giá trị

cao, đồng thời thực hiện giám sát chặt chẽ hơn trong các giao dịch tiếp theo

- Ví dụ cụ thể:

 Một khách hàng đến từ quốc gia có nguy cơ cao về tài trợ khủng bố đăng ký thực hiện một giao dịch tài chính lớn Công ty yêu cầu bổ sung hồ sơ tài chính để xác minh nguồn vốn và tiến hành đánh giá các đối tác liên quan

 Khách hàng là cá nhân có liên quan chính trị (PEP) mở tài khoản và yêu cầu thực hiện giao dịch lớn Công ty yêu cầu các tài liệu bổ sung về nguồn thu nhập và giám sát chặt chẽ các giao dịch tiếp theo

2.3 Cập nhật Thông tin Khách hàng

- Mục tiêu: Đảm bảo hồ sơ khách hàng luôn được cập nhật và chính xác, giúp công ty theo dõi

rủi ro liên quan trong suốt mối quan hệ với khách hàng

- Quy trình thực hiện:

 Cập nhật định kỳ: Thực hiện cập nhật hồ sơ khách hàng theo chu kỳ (ví dụ, mỗi 1-2 năm) hoặc khi có các thông tin mới liên quan đến khách hàng

 Kiểm tra khi có giao dịch bất thường: Nếu phát hiện giao dịch không phù hợp với hồ sơ ban đầu của khách hàng, tiến hành cập nhật hồ sơ và thẩm định lại khách hàng nếu cần

 Báo cáo nếu phát hiện rủi ro mới: Trong trường hợp có thông tin mới làm tăng mức độ rủi ro của khách hàng, báo cáo đến bộ phận quản lý rủi ro để có biện pháp xử lý phù hợp

- Ví dụ cụ thể:

 Một khách hàng doanh nghiệp có lịch sử giao dịch nhỏ lẻ, nhưng đột ngột yêu cầu thực hiện một giao dịch lớn với giá trị gấp 10 lần giao dịch bình thường Bộ phận CDD cập nhật hồ sơ

và thẩm định lại để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch này

 Một cá nhân thay đổi địa chỉ hoặc công việc, nhân viên cập nhật thông tin mới và xem xét lại mức độ rủi ro của khách hàng dựa trên hồ sơ mới

3 GIÁM SÁT GIAO DỊCH

Mục tiêu: của giám sát giao dịch là phát hiện sớm các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ hoặc

vượt quá giới hạn thông thường, đảm bảo công ty tuân thủ quy định pháp luật về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố

3.1 Giám sát Tự động

- Mục tiêu: Thiết lập hệ thống giám sát tự động để theo dõi và cảnh báo về các giao dịch tài

chính có dấu hiệu bất thường

- Quy trình thực hiện:

 Thiết lập phần mềm giám sát: Sử dụng phần mềm để theo dõi tất cả các giao dịch, đặt các giới hạn và thiết lập cảnh báo tự động Ví dụ, nếu giao dịch vượt ngưỡng giá trị quy định, hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến nhân viên quản lý

 Thiết lập tiêu chí giám sát: Bao gồm các tiêu chí như số tiền, tần suất giao dịch, và quốc gia xuất xứ của khách hàng để dễ dàng xác định dấu hiệu bất thường

 Theo dõi theo thời gian thực: Phần mềm phải có khả năng giám sát liên tục, phát hiện ngay khi giao dịch có dấu hiệu vượt ngưỡng hoặc không phù hợp với lịch sử giao dịch của khách hàng

- Ví dụ cụ thể:

 Hệ thống phát hiện giao dịch có giá trị vượt 200 triệu đồng từ một khách hàng thường chỉ giao dịch dưới 50 triệu đồng Phần mềm tự động báo cáo để nhân viên thực hiện bước kiểm tra thủ công

 Một khách hàng từ quốc gia có nguy cơ cao liên tục thực hiện các giao dịch xuyên biên giới trong khoảng thời gian ngắn Hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến bộ phận tuân thủ

3.2 Kiểm tra Thủ công

- Mục tiêu: Xác minh và phân tích chi tiết hơn đối với các giao dịch có dấu hiệu bất thường mà

hệ thống giám sát tự động phát hiện được

- Quy trình thực hiện:

 Xác minh hồ sơ khách hàng: Đối chiếu lại thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và xem xét

lý do thực hiện giao dịch

 Đặt câu hỏi về giao dịch: Trong trường hợp cần thiết, có thể liên hệ với khách hàng để làm rõ

lý do và chi tiết của giao dịch

 Đánh giá và ghi chú: Ghi chép chi tiết về giao dịch và kết quả kiểm tra để làm bằng chứng Nếu giao dịch không có dấu hiệu bất thường, lưu trữ lại trong hồ sơ giám sát

- Ví dụ cụ thể:

 Một giao dịch có giá trị lớn từ một khách hàng thường xuyên thực hiện giao dịch nhỏ Nhân viên kiểm tra hồ sơ và xác nhận với khách hàng về nguồn tiền và lý do giao dịch

 Một khách hàng từ khu vực rủi ro cao yêu cầu chuyển một số tiền lớn bất ngờ Nhân viên kiểm tra thêm về lý do và yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh

3.3 Phân tích và Quyết định

- Mục tiêu: Đánh giá tính chất của các giao dịch sau khi kiểm tra và quyết định có cần báo cáo

đến cơ quan có thẩm quyền không

- Quy trình thực hiện:

 Phân tích rủi ro: Đánh giá các yếu tố rủi ro của giao dịch, bao gồm mức độ tương thích với hoạt động kinh doanh của khách hàng, địa điểm và nguồn gốc tiền

 Quyết định báo cáo: Nếu giao dịch có dấu hiệu bất thường và rủi ro cao, quyết định gửi báo cáo giao dịch đáng ngờ (Suspicious Transaction Report - STR) cho cơ quan chức năng

 Lưu trữ hồ sơ: Dù có quyết định báo cáo hay không, tất cả các ghi chép và kết quả phân tích phải được lưu trữ để phục vụ cho việc kiểm tra và đánh giá nội bộ sau này

- Ví dụ cụ thể:

 Một giao dịch có dấu hiệu không phù hợp với hồ sơ khách hàng, bao gồm mức độ rủi ro và nguồn gốc tiền không rõ ràng Công ty quyết định báo cáo giao dịch này đến cơ quan quản lý tài chính để điều tra thêm

 Sau khi phân tích, một giao dịch ban đầu có vẻ bất thường nhưng không có dấu hiệu rủi ro cao Công ty quyết định không báo cáo, nhưng ghi lại trong hồ sơ giám sát cho lần đánh giá tiếp theo

4 BÁO CÁO GIAO DỊCH ĐÁNG NGỜ (SUSPICIOUS TRANSACTION REPORTING - STR)

Mục tiêu của việc báo cáo giao dịch đáng ngờ là đảm bảo phát hiện và thông báo kịp thời, chính

xác các giao dịch có dấu hiệu bất thường hoặc có nguy cơ liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng

bố Việc này giúp công ty đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật và hỗ trợ các cơ quan chức năng trong công tác phòng chống tội phạm tài chính

4.1 Phát hiện Giao dịch Đáng ngờ

- Mục tiêu: Nhận diện và xác định các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ liên quan đến rửa tiền và

tài trợ khủng bố

- Quy trình thực hiện:

 Dấu hiệu cảnh báo: Sử dụng các tiêu chí cảnh báo như giao dịch có giá trị bất thường, tần suất giao dịch không phù hợp với hồ sơ khách hàng, giao dịch liên quan đến các quốc gia có rủi ro cao hoặc khách hàng từ chối cung cấp thông tin về nguồn tiền

 Xem xét lịch sử giao dịch: So sánh giao dịch mới với các giao dịch trước của khách hàng để xác định mức độ khác biệt

 Phân tích tính chất giao dịch: Đánh giá các yếu tố về địa điểm, thời gian, và số tiền trong giao dịch để phát hiện dấu hiệu bất thường

- Ví dụ cụ thể:

 Khách hàng thường giao dịch với số tiền dưới 100 triệu đồng nhưng đột nhiên thực hiện một giao dịch 500 triệu đồng mà không có lý do rõ ràng

 Một khách hàng từ quốc gia có nguy cơ cao thực hiện giao dịch chuyển tiền quốc tế với tần suất nhiều lần trong thời gian ngắn

4.2 Báo cáo Nội bộ

- Mục tiêu: Báo cáo nhanh chóng và chi tiết giao dịch đáng ngờ đến bộ phận tuân thủ

AML/CTF của công ty để xem xét và xử lý

- Quy trình thực hiện:

 Chuẩn bị báo cáo: Ghi chép lại chi tiết giao dịch, bao gồm thông tin về khách hàng, số tiền, tần suất và bất kỳ yếu tố bất thường nào

 Gửi báo cáo nội bộ: Chuyển báo cáo tới bộ phận tuân thủ AML/CTF qua các kênh nội bộ bảo mật để đảm bảo thông tin không bị rò rỉ

 Xem xét sơ bộ: Bộ phận AML/CTF sẽ kiểm tra lại thông tin, đối chiếu với các quy định và đánh giá mức độ nghiêm trọng của giao dịch

- Ví dụ cụ thể:

 Một nhân viên phát hiện giao dịch đáng ngờ, chuẩn bị báo cáo với thông tin chi tiết về giao dịch và các dấu hiệu bất thường, sau đó gửi tới bộ phận tuân thủ để đánh giá thêm

4.3 Báo cáo đến Cơ quan Chức năng

- Mục tiêu: Báo cáo các giao dịch đáng ngờ có nguy cơ cao đến Ngân hàng Nhà nước hoặc các

cơ quan chức năng để điều tra và xử lý theo quy định pháp luật

- Quy trình thực hiện:

 Xác nhận giao dịch đáng ngờ: Bộ phận tuân thủ AML/CTF xem xét và xác nhận rằng giao dịch có dấu hiệu rủi ro cao và có thể liên quan đến rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố

 Chuẩn bị báo cáo theo yêu cầu pháp lý: Tạo báo cáo theo mẫu quy định của cơ quan chức năng, bao gồm các thông tin yêu cầu như chi tiết giao dịch, hồ sơ khách hàng và các dấu hiệu đáng ngờ đã được xác định

 Gửi báo cáo: Nộp báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước hoặc cơ quan chức năng khác theo yêu cầu trong thời gian quy định (thường là trong vòng 48 giờ kể từ khi xác định dấu hiệu đáng ngờ)

 Lưu trữ bản sao: Lưu trữ bản sao của báo cáo để phục vụ cho việc kiểm tra nội bộ và đối chiếu sau này

- Ví dụ cụ thể:

 Sau khi bộ phận AML/CTF xác nhận giao dịch của một khách hàng có nguy cơ rửa tiền cao, công ty nộp báo cáo chi tiết đến Ngân hàng Nhà nước để các cơ quan chức năng tiến hành điều tra

5 ĐÀO TẠO VÀ NÂNG CAO NHẬN THỨC

Mục tiêu: Trang bị kiến thức cho nhân viên về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố, giúp

họ nhận biết và xử lý các giao dịch đáng ngờ, tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ công ty khỏi các rủi ro tài chính, pháp lý

5.1 Đào tạo Cơ bản

- Mục tiêu: Đảm bảo tất cả nhân viên có hiểu biết cơ bản về các quy định và quy trình phòng,

chống rửa tiền và tài trợ khủng bố

- Quy trình thực hiện:

 Tổ chức định kỳ: Các khóa đào tạo cơ bản về AML/CTF được tổ chức định kỳ, ít nhất mỗi năm một lần

 Nội dung đào tạo: Bao gồm các khái niệm cơ bản về rửa tiền và tài trợ khủng bố, dấu hiệu nhận biết giao dịch đáng ngờ, quy trình báo cáo, và trách nhiệm của nhân viên trong công tác phòng, chống rửa tiền

 Phương pháp đào tạo: Đào tạo có thể thực hiện dưới dạng trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp, tùy theo tính chất công việc của từng bộ phận

- Ví dụ cụ thể:

 Công ty tổ chức khóa đào tạo hàng năm về phòng, chống rửa tiền, cung cấp cho nhân viên các kiến thức cơ bản và hướng dẫn về quy trình nhận diện và báo cáo giao dịch đáng ngờ

5.2 Đào tạo Chuyên sâu

- Mục tiêu: Trang bị kiến thức chuyên sâu cho các nhân viên thuộc bộ phận tài chính, kinh

doanh và pháp lý để nâng cao khả năng nhận diện và xử lý các giao dịch có nguy cơ cao