Tổ chức Tổ chức có thể được định nghĩa là thực thể xã hội, được định hướng tuân theo mục tiêu và có cấu trúc được chủ định trước Tổ chức đóng góp vai trò quan trọng trong quản lí và xây
Trang 1ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
QUẢN TRỊ HỌC
BÀI TIỂU LUẬN CHỦ ĐỀ: Phân tích và chứng minh sự cần thiết của hoạt động quản trị trong các tổ chức.
SINH VIÊN THỰC HIỆN: Phạm Vũ Minh Kiệt MSSV: 31231021576
Khóa: 49
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2023
Trang 2A CƠ SỞ LÝ LUẬN 3
I ĐỊNH NGHĨA KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC 3
1 Quản trị 3
2 Tổ chức 3
II VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC 4
1 Khái niệm về hoạt động quản trị 4
2 Phân tích sự cần thiết của hoạt động quản trị tới tổ chức 4
III VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC 6
1 Ai là người cần làm và thực hiện các hoạt động quản trị 6
2 Vai trò của nhà quản trị để đạt hữu hiệu và hiệu quả cho tổ chức 7
a) Vai trò tương tác cá nhân 7
b) Vai trò thông tin 7
c) Vai trò quyết định 7
B PHÂN TÍCH VÀ CHỨNG MINH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP 8
I.Phân tích quá trình phát triển của Tổng công ty hàng không Việt Nam ( Vietnam Airlines) 8
a Hoạch định 8
b Tổ chức 9
c Lãnh đạo 10
d Kiểm soát 11
II Phân tích sự thất bại của Phở 24 12
1 Hoạch định 13
2 Tổ chức 14
3 Lãnh đạo 15
4 Kiểm soát 15
5 Thất bại của Phở 24: 16
6 Bài học cho các doanh nghiệp Việt Nam 17
C NHẬN THỨC VỀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRONG CÁC TỔ CHỨC 17
Phụ lục 18
Trang 3A CƠ SỞ LÝ LUẬN
I ĐỊNH NGHĨA KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ VÀ TỔ CHỨC
1 Quản trị
Hiện nay, khái niệm quản trị có thể được định nghĩa và diễn giải trên nhiều góc độ và phương diện khác nhau
Định nghĩa theo cơ chế tác động:
Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu với hiệu quả cao nhất
Định nghĩa theo ngôn ngữ:
Quản là đưa đối tượng vào mục tiêu cần đạt Trị là dùng biện pháp hành chính để quản lý đối tượng
Và trong số những định nghĩa thông dụng, khái niệm về quản trị của Richard Daft đã được đồng tình bởi đại đa số giới chuyên môn, bởi khái niệm này thể hiện được những chức năng quan trọng của công tác quản trị, cụ thể như sau:
Khái niệm của Richard L Daft: “Quản trị là toàn bộ các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo cách có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức”
2 Tổ chức
Tổ chức có thể được định nghĩa là thực thể xã hội, được định hướng tuân theo mục tiêu
và có cấu trúc được chủ định trước
Tổ chức đóng góp vai trò quan trọng trong quản lí và xây dựng một doanh nghiệp, phát triển các phòng ban trong bộ máy doanh nghiệp (Bao gồm việc xây dựng bộ máy cấp bậc trong doanh nghiệp, phân công trách nhiệm và quyền hạn đến từng các cấp, phòng ban
Trang 4cũng như đến các cá nhân đó…), hình thành quy trình theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty
II VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC
1 Khái niệm về hoạt động quản trị
Hoạt động quản trị là một hoạt động có hướng đích, thông qua sự gắn kết của con người trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu theo cách có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức
2 Phân tích sự cần thiết của hoạt động quản trị tới tổ chức
Hoạt động quản trị đóng góp một vai trò quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.Năm 1980, James Stoner và Stephen P.Robbins chia các chức năng của quản trị thành 4 chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát Những hoạt động quản trị tác động đến tổ chức sẽ được phân tích qua 4 chức năng cơ bản đó như sau:
• Hoạch định: Là chức năng giúp doanh nghiệp nhận dạng các chiến lược cần thực hiện trong tương lai của tổ chức, lựa chọn các giải pháp, lên kế hoạch về phân bố công việc và nguồn lực để thực hiện mục tiêu Trong 4 chức năng của quản trị, hoạch định là chức năng đầu tiên và đóng góp vai trò quan trọng đến khả năng thực thi thành công của tổ chức Việc xây dựng và phát triển các kế hoạch tương lai và mục tiêu cần đạt được sẽ giúp chúng ta có thể thực hiện tốt các công việc mong muốn
Việc hoạch định sai chiến lược mục tiêu đã dẫn đến thất bại trong quản trị của một số doanh nghiệp Một ví dụ điển hình có thể nhắc đến là Hewlett Packard (HP), công ty công nghệ chuyên phát triển phần cứng và phần mềm Thay vì chỉ sản xuất máy tính, HP muốn mua lại các công ty mới và tìm ra nguồn doanh thu đa dạng hơn Năm 2002, CEO Carly Fiorina sáp nhập HP với một công ty công nghệ khác là Compaq để thành lập HPQ Mục tiêu của HP là tận dụng tối đa hóa lợi thế công nghệ đến từ Compaq Tuy nhiên, việc sáp nhập diễn ra mà không cho phép nhân viên thích nghi với văn hóa công ty của nhau, dẫn đến sự nghi ngờ và thiếu sự hỗ trợ ở tất cả các cấp trong công ty Cả hai công ty đều không có thời gian để so sánh và đồng bộ hóa phần mềm hệ thống của họ để tìm ra những điểm tương thích và cần điều chỉnh giữa hai hệ thống
Việc một nhà quản trị hoạch định một chiến lược phù hợp sẽ giúp tạo tiền đề quan trọng
để công ty có thể tận dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu của mình
Trang 5• Tổ chức: Là chức năng phản ánh các cách thức mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch như thế nào Chức năng tổ chức bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
• Phân công công việc cho cá nhân
• Họp nhóm các công việc vào từng bộ phận
• Ủy quyền và phân quyền vào các bộ phận
• Phân bổ nguồn lực cho các bộ phận trong tổ chức
-> Chức năng tổ chức giúp doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất trong việc tận dụng tối đa các tài nguyên một cách hợp lí, đồng thời phát triển các tiềm lực về con người - nhân sự trong tổ chức Thông qua việc tổ chức doanh nghiệp theo hệ thống cấp bậc và phòng ban khác nhau, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực và hoạt động hiệu quả hơn
Lãnh đạo: Lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu Lãnh đạo thường bao hàm những công việc sau: Thể hiện việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt được các mục tiêu của tổ chức
- Hình thành những giá trị và văn hóa được các thành viên trong tổ chức cùng nhận thức
và chia sẻ
- Truyền thông mục tiêu đến toàn bộ thành viên trong tổ chức
- Truyền cảm hứng làm việc đến nhân viên để có thể thúc đẩy họ thực hiện công việc với kết quả cao hơn
Hiện nay, có rất nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau trong doanh nghiệp Những người lãnh đạo thường sở hữu cho mình tầm nhìn tốt, khả năng gây ảnh hưởng đến cấp dưới và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển theo định hướng quản trị của mình, Một ví dụ tiêu biểu
có thể kể đến là phong cách lãnh đạo của Jeff Bezos - CEO của Amazon
Jeff Bezos đặc biệt quan tâm đến mang lại dịch vụ khách hàng tốt nhất Khi các cuộc họp
nhân viên được tổ chức, ông thường kéo thêm một chiếc ghế vào phòng họp để tham dự cuộc họp với tư cách một khách hàng. Thông qua việc làm này, ông và đội nhóm của mình có thể đặt mình vào khách hàng và ý thức được quyết định của họ Đối với Jeff Bezos, thay vì dành nguồn lực để xây dựng một phòng ban chuyên phục vụ để nghiên cứu thị trường Ông muốn tập trung nguồn lực và chuyên môn của nhân viên để xây dựng một trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Ngoài ra Jeff Bezos đặc biệt quan tâm đến mức độ thỏa mãn với công việc của nhân viên mình Ông muốn xây dựng cho nhân viên mình một tâm thế rằng họ đang làm chủ công việc của mình và có quyền đưa ra quyết định kinh doanh Như trong bức thư năm 1997
có đề cập, “ “Chúng tôi biết rằng thành công của chúng tôi sẽ bị ảnh hưởng phần lớn bởi
Trang 6khả năng thu hút và giữ chân nhân viên tài năng, mỗi người trong số họ là một mắt xích quan trọng tạo nên thành công của công ty Và để làm được điều đó mỗi người trong số
họ phải nghĩ rằng mình đang làm chủ chứ không phải một người đi làm thuê"
• Kiểm soát: Bao hàm việc
- Giám sát các hoạt động của nhân viên
- Xác định hướng đi của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu
- Đề xuất giải pháp và tiến hành các điều chỉnh khi cân thiết
Thông qua chức năng kiểm soát, nhà quản trị có thể đảm bảo các nguồn lực đang được phân bổ một cách hiệu quả và theo dõi hiệu suất của từng công việc Qua đó giúp giảm thiểu rủi ro gặp phải và đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng tiến độ đã lên kế hoạch Bằng việc kết hợp bốn chức năng của hoạt động quản trị: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm soát, nhà quản trị có thể xây dựng cho mình một tầm nhìn bao quát toàn bộ hoạt động diễn ra bên trong các phòng ban của doanh nghiệp Từ đó, nhà quản trị có thể xây dựng phương án phân bổ nguồn lực hiệu quả, mang lại hiệu suất cao giúp doanh nghiệp có thể đạt được những kế hoạch mong muốn
III VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC
1 Ai là người cần làm và thực hiện các hoạt động quản trị
Người cân làm và thực hiện các hoạt động quản trị được gọi là nhà quản trị Nhà quản trị được định nghĩa như sau: “Nhà quản trị là những thành viên trong tập thể thuộc bộ phận chỉ huy, họ có quyền hạn trách nhiệm điều khiển, giám sát công việc của các thành viên khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức ”
Phân loại theo chiều dọc, nhà quản trị được chia làm 3 cấp:
- Nhà quản trị ở cấp cao
- Nhà quản trị cấp trung
- Nhà quản trị ở cấp thấp (cấp cơ sở)
Mỗi cấp sẽ có các chức năng quản trị khác nhau
Đối với phân loại theo chiều ngang, nhà quản trị được chia thành các nhóm sau:
Các nhà quản trị chức năng: Chịu trách nhiệm đối với các bộ phận chuyên thực hiện một chức năng riêng như: Bán hàng, Marketing, Nhân sự…
Trang 7Các nhà quản trị theo tuyến: Chịu trách nhiệm về các công việc mang lại trực tiếp kết quả đầu ra: Chủ tịch, giám đốc phụ trách bán lẻ, giám đốc các cửa hàng địa phương…
Các nhà quản trị tham mưu: Là người có trách nhiệm lãnh đạo các đơn vị chuyên môn
Họ sử dụng năng lực chuyên môn của họ để tư vấn nhà quản trị theo tuyến
Các giám đốc điều hành: Là người quản trị các bộ phận thực hiện cùng lúc nhiều chức năng khác nhau như: Các giám đốc nhà máy…
2 Vai trò của nhà quản trị để đạt hữu hiệu và hiệu quả cho tổ chức
Theo Henry Mintzberg, nhà quản trị có 10 vai trò, được chia thành 3 nhóm sau đây:
a) Vai trò tương tác cá nhân
Vai trò đại diện có tính biểu tượng: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức Là biểu tượng cho tập thể, có tính chất lễ nghi trong tổ chức
• Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới; Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên
• Vai trò liên kết: Kết nối chặt chẽ với các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức để hoàn thành công việc
b) Vai trò thông tin
• Vai trò giám sát: Thu thập và xử lí các dạng thông tin kinh doanh có thể mang lại lợi ích cho tổ chức
• Vai trò truyền đạt thông tin: Truyền đạt các thông tin cần thiết đến các phòng ban và đối tác
• Vai trò phát ngôn: Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho doanh nghiệp
c) Vai trò quyết định
• Vai trò khởi xướng kinh doanh: Đưa ra quyết định hoặc ý tưởng mới để mang lại kết quả cho doanh nghiệp
• Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thưởng của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định
• Vai trò phân bổ nguồn lực: Phận phải tài nguyên hợp lý cho các phòng ban
* Vai trò đàm phán thương thuyết: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với các đối tác khách hàng
Trang 8Thông qua các vai trò được nêu ở trên, nhà quản trị hướng đến việc mang lại kết quả tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của tổ chức Điều này thể hiện qua cách nhà quản trị sử dụng các vai trò của mình Vai trò tương tác cá nhân giúp nhà quản trị xây dựng mối quan
hệ chặt chẽ Vai trò thông tin giúp nhà quản trị tận dụng các nguồn lực và hướng nhân viên đến một mục tiêu kinh doanh chung của tổ chức Vai trò quyết định giúp nhà quản trị triển khai các chiến lược mang lại kết quả mong muốn dành cho hoạt động của tổ chức
B PHÂN TÍCH VÀ CHỨNG MINH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
I.Phân tích quá trình phát triển của Tổng công ty hàng không Việt Nam ( Vietnam Airlines)
Vietnam Airlines là hãng hàng không quốc gia Việt Nam, trực thuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam và được thành lập tháng 4 năm 1993 Vietnam Airlines đóng góp một vai trò quan trọng trong GDP cả nước, chiếm đến 80% thị phần của thị trường hàng không nội địa và chiếm 40% thị phần khách quốc tế đến Việt Nam
1 Quá trình thực hiện hoạt động quản trị ở Vietnam Airlines
a Hoạch định
Chiến lược kinh doanh của Vietnam Airlines
Mục tiêu chiến lược hiện tại của Vietnam Airlines chính là cân đối hài hòa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với việc mang lại lợi ích của cổ đông, đáp ứng những nhu cầu giúp phát triển kinh tế của đất nước Vietnam Airlines cam kết:
- Đồng hành cùng cổ đông, minh bạch trong công bố thông tin với các cổ đông của mình
- Duy trì và phát triển hơn các kênh đối thoại với cổ đông
- Tổ chức hoạt động kinh doanh với sự đảm bảo an toàn, chất lượng cũng như hiệu quả và luôn đảm bảo đến lợi ích của tất cả các bên
Định vị phát triển công nghệ
Công ty đã quyết định đầu tư mạnh cho khía cạnh kỹ thuật hạ tầng, thông qua việc phát triển ứng dụng di động mới được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp khách hàng có thể dễ dàng nhanh chóng thao tác, đăng ký thủ tục trực tuyến, tra cứu chuyến bay, theo dõi hành trình, và đặt vé trực tuyến Bên cạnh đó, Vietnam Airlines còn tích hợp các chương trình khuyến mãi ưu đãi, kèm các dịch vụ tiện ích đi kèm Từ đó, Vietnam Airlines đã có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và đem lại trải nghiệm chăm sóc khách hàng chu đáo
Định vị chiến lược thương hiệu:
Trang 9Vietnam Airlines đã lên kế hoạch triển khai các chiến lược marketing, với mục tiêu:
- Phát triển thương hiệu và được biết đến là hãng hàng không phục vụ phân khúc cao cấp
- Xây dựng hệ thống phân phối đại lý vé máy bay trên toàn quốc
- Phát triển và xây dựng hình ảnh thương hiệu “sạch”
1 Định vị thương hiệu là hãng hàng không cao cấp
Để góp phần giúp định vị hãng hàng không cao cấp trong mắt khách hàng của mình, Vietnam Airlines đã thiết kế đồng phục chuyên nghiệp, nhằm khẳng định văn hóa của doanh nghiệp như nữ giới mặc áo dài và nam giới được may đo veston, được thiết kế với tông màu đặc trưng xanh vàng nhẹ Điều này giúp Vietnam Airlines gây được thiện cảm trong mắt khách hàng của mình Ngoài ra, Vietnam Airlines cũng đảm bảo cung cấp cho khách hàng một dịch vụ chuyên nghiệp, cùng đội ngũ phi hành viên được huấn luyện nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng an toàn của chuyến bay
2 Chiến lược phân phối đại lý toàn quốc
Vietnam Airlines cho đến nay đã kết nối đến hơn 20 tỉnh thành trong nước và 42 địa điểm trên khắp Châu Á Ở thị trường nước ngoài, Vietnam Airlines đã phân phối đến 10.000 phòng vé, phát triển khoảng hơn 30 chi nhánh tại 20 quốc gia và các vùng lãnh thổ Tại Việt Nam, hãng đã mở rộng đến 5 đơn vị trực thuộc và 25 đại lý Ngoài ra, để tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và mang lại dịch vụ tốt nhất, hãng cũng đã tiến hành thực hiện chuyển đổi số với một số nghiệp vụ hàng không, giúp khách hàng có thể có một trải nghiệm dịch vụ tiện lợi, nhanh chóng
3 Truyền thông hình ảnh thương hiệu “sạch”
Để xây dựng hình ảnh thương hiệu “sạch” và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên đầu, Vietnam Airlines đã tài trợ cho các chuyến bay dành riêng cho các sự kiện quốc gia lớn,
có thể kể đến như: Chuyến bay giải cứu người dân Việt Nam mắc kẹt dịch Covid, sự kiện bóng đá thường niên, Hội nghị cấp cao Quốc hội,…
b Tổ chức
Trang 10Ưu điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức của Vietnam Airlines là sự kết hợp của nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận công việc chuyên môn của mình Bằng việc tận dụng ưu thế của đa dạng hóa phòng ban, doanh nghiệp có thể:
- Phối hợp tính chuyên môn hóa của các phòng ban để giải quyết vấn đề phức tạp
- Cho phép chuyên môn hóa năng lực của từng nhân viên
- Phù hợp với mô hình quản trị của công ty lớn
Nhược điểm:
- Các phòng ban riêng biệt có thể khó kết nối với nhau
- Cơ cấu tổ chức phức tạp
Bằng việc xây dựng cơ cấu tổ chức công ty theo hướng mỗi phòng ban có thể chuyên môn hóa công việc của mình, Vietnam Airlines có thể cải thiện hiệu quả làm việc, và tận dụng tối ưu các nguồn lực mà doanh nghiệp đang có Từ đó ban quản trị có thể đạt được mục tiêu tối đa hóa hiệu suất trong việc phân bổ nguồn lực, tài nguyên hiệu quả của doanh nghiệp
c Lãnh đạo