Giới thiệu về tổ chức trường đại học tây đô (tiếng anh tay do university) phân tích những thuộc tính cơ bản của tổ chức

MỤC LỤC

I.GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC 2

1.Giới thiệu chung 2

2.Sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị cốt lõi và triết lý giáo dục 2

2.1.Sứ mệnh 2

2.2.Tầm nhìn 3

2.3.Các giá trị cốt lõi: 3

2.4.Triết lý giáo dục 3

II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC 4

III.PHÂN TÍCH NHỮNG THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 5

1.Chuyên môn hóa, tổng hợp hóa 5

1.1.Chuyên môn hóa 5

1.2.Tổng hợp hóa 7

2.Sự hình thành các bộ phận, phân hệ của cơ cấu tổ chức: 8

2.1.Mô hình tổ chức theo chức năng: 8

6.2.Các công cụ phối hợp phi chính thức: 15

6.3.Ưu điểm và nhược điểm 16

IV.SÁNG KIẾN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 16

I GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC

1 Giới thiệu chung

 Tên: Trường Đại học Tây Đô (tiếng Anh: Tay Do University)  Loại hình: Đại học tư thục

 Thành lập: ngày 09/03/2006 theo Quyết định số 54/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

 Địa chỉ: Số 68, Trần Chiên, Phường Lê Bình, Quận Cái Răng, TP.Cần Thơ, Việt Nam  Hiệu trưởng: GS.TS.TTƯT Trần Công Luận

 Trường Đại học Tây Đô là trường đại học tư thục đầu tiên của khu vực Đồng bằng sông Cửu Long.

 Trường Đại học Tây Đô được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao những ngành đào tạo trọng điểm của vùng theo yêu cầu chuyển dịch kinh tế và những ngành xã hội có nhu cầu, những ngành thuộc các lĩnh vực ưu tiên chẳng hạn như: Du lịch, Xây dựng công trình, Công nghệ thông tin, Kỹ thuật điện – điện tử, Nuôi trồng thủy sản, Ngoại ngữ, Việt Nam học, Tài chính – Ngân hàng, Kế toán, Quản trị kinh doanh – Marketing…

2 Sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị cốt lõi và triết lý giáo dục

2.1 Sứ mệnh

Sứ mệnh của Trường Đại học Tây Đô là đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng, có khả năng ứng dụng khoa học đa lĩnh vực, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội vùng

Đồng bằng sông Cửu Long, thông qua việc truyền tải tri thức bằng các phương thức linh hoạt nhất cho người học.

2.2 Tầm nhìn

Trường Đại học Tây Đô phấn đấu đến năm 2025 trở thành trường đại học tư thục đa ngành hàng đầu ở Khu vực ĐBSCL với định hướng nghiên cứu ứng dụng phục vụ cộng đồng Phấn đấu đến năm 2035, một số ngành đào tạo hệ đại học chính quy của Trường sẽ phát triển ngang tầm Khu vực Đông Nam Á.

2.3 Các giá trị cốt lõi:

Trí tuệ - Sáng tạo - Năng động - Đổi mới

Trường Đại học Tây Đô không ngừng xây dựng văn hóa chất lượng để hội nhập và phát triển Nhà trường coi trọng và hết sức nỗ lực để thực hiện được 4 giá trị cốt lõi: “Trí tuệ - Sáng tạo - Năng động - Đổi mới”.

1 Trí tuệ: Là thành tố cần thiết như tầm nhìn chiến lược trong quản lý, để dạy và học thông minh.

2 Sáng tạo: Là nhân tố cần thiết để phát triển trong xã hội tri thức.

2 Năng động: Là phẩm chất cần thiết trong giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học ở nhà trường và ứng dụng, hội nhập trong xã hội để khởi nghiệp và mưu sinh.

3 Đổi mới: Đổi mới giáo dục trong nhà trường là một tất yếu khách quan và cũng là sự đòi hỏi thật sự cấp thiết của xã hội trong giai đoạn hiện nay.

2.4 Triết lý giáo dục

- Học suốt đời để làm việc suốt đời - Thực học - Thực nghiệp

II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

III PHÂN TÍCH NHỮNG THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC

1 Chuyên môn hóa, tổng hợp hóa

1.1 Chuyên môn hóa

 Tính chuyên môn hóa của trường đại học Tây Đô được thể hiện qua những cách tổ chức sau:

-Mỗi phó hiệu trưởng phụ trách quản lý một mảng, 1 chức năng riêng biệt:  Phó hiệu trưởng phụ trách nội chính

 Phó hiệu trưởng phụ trách tài chính  Phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo,

 TT đảm bảo chất lượng giáo dục

 TT khảo thí, TT ngoại ngữ- tin học- chuẩn đầu ra và PTNNL  Phòng QLKH và HTQT

 Phòng CTCT- QLSV

 TT hỗ trợ sinh viên và hợp tác doanh nghiệp  Ban thanh tra- pháp chế

 Mỗi khoa được phân chia để nghiên cứu và đào tạo 1 ngành riêng biệt:  Khoa dược- điều dưỡng

 Khoa kỹ thuật- công nghệ  Khoa sinh học ứng dụng  Khoa cơ bản

 Khoa ngoại ngữ  Khoa luật

 Khoa kế toán- tài chính- ngân hàng  Khoa quản trị kinh doanh

 Khoa đào tạo thường xuyên  Khoa đào tạo sau đại học

-Mỗi bộ môn thuộc các khoa được phân chia để giảng dạy các môn riêng biệt Ví dụ:

 Trong khoa kỹ thuật - công nghệ được chia thành 3 bộ môn: 1 Bộ môn điện- điện tử

 Ưu điểm:

 Chuyên môn hóa giúp trường tập trung vào việc cung cấp chất lượng đào tạo trong các lĩnh vực cụ thể Sinh viên có cơ hội học hỏi từ giảng viên và chuyên gia có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực đó.

 Giúp tăng cường quản lý và kiểm soát trong từng phòng ban, giúp nhanh chóng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề.

 Mỗi phó hiệu trưởng có thể tập trung vào một lĩnh vực chuyên môn cụ thể, nâng cao sự hiểu biết và kỹ năng trong lĩnh vực đó.

 Nhược điểm:

 Cách quản lý chuyên môn hóa có thể thiếu cái nhìn tổng thể về hoạt động của toàn bộ trường, vì họ tập trung quá mức vào lĩnh vực chuyên môn của mình.

 Sự chuyên môn hóa có thể dẫn đến xung đột giữa các bộ phận quản lý khi mỗi người tập trung vào mục tiêu và quan điểm riêng của mình.

 Sự chuyên môn hóa có thể làm giảm khả năng linh hoạt của trường trong việc thích ứng với thay đổi và đối mặt với những thách thức mới.

1.2 Tổng hợp hóa

 Tính tổng hợp hóa của trường đại học Tây Đô được thể hiện qua những cách tổ chức sau:

 Hiệu trưởng quản lý các bộ phận nội chính, tài chính, đào tạo, CTCT- QLSV và quản lý các khoa như: khoa dược điều dưỡng, khoa kỹ thuật-công nghệ, khoa sinh học ứng dụng,…ngoài ra còn hội Khuyến học, hội Sinh viên.

 Phó hiệu trưởng phụ trách nội chính quản lý 2 bộ phận là Phòng tổ chức- hành chính và Thư viện.

 Phó hiệu trưởng phụ trách tài chính quản lý 3 bộ phận là Phòng tài chính- kế hoạch, Phòng quản trị thiết bị và Ban tư vấn tuyển sinh.

 Phó hiệu trưởng phụ trách đào tạo quản lý 5 bộ phận là Ban tư vấn tuyển sinh, Phòng đào tạo, TT đảm bảo chất lượng giáo dục, TT khảo thí, TT ngoại ngữ- tin học- chuẩn đầu ra PTNNL và Phòng QLKH & HTQT.

 Phó hiệu trưởng phụ trách CTCT- QLSV quản lý 3 bộ phận là Phòng CTCT- QLSV, TT hỗ trợ sinh viên và hợp tác doanh nghiệp và Ban Thanh tra- Pháp chế  Ưu điểm:

 Việc quản lý nhiều bộ phận có thể giúp hiệu trưởng hiểu rõ hơn mọi khía cạnh của tổ chức và có khả năng tạo ra quyết định dựa trên cái nhìn toàn diện.

 Khuyến khích sự đổi mới và sự kết hợp giữa các lĩnh vực khác nhau để tạo ra các chương trình học đa ngành, phản ánh xu hướng và nhu cầu của thị trường lao động hiện đại.

 Nhược điểm:

 Khi phải thực hiện nhiều công việc, có thể dẫn đến hiệu suất kém và khả năng không đủ để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

 Quản lý nhiều phòng có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu suất cụ thể của từng phòng Điều này có thể làm giảm khả năng xác định được những khu vực cần cải thiện.

2 Sự hình thành các bộ phận, phân hệ của cơ cấu tổ chức:

Các bộ phận, phân hệ của Trường đại học Tây Đô được hình thành theo mô hình tổ chức theo chức năng, mô hình tổ chức theo sản phẩm kết hợp với mô hình tổ chức theo khách hàng.

2.1 Mô hình tổ chức theo chức năng:

 Các bộ phận của trường được tổ chức theo chức năng nội chính, tài chính, đào tạo, CTCT-QLSV Mỗi chức năng riêng biệt này sẽ do 1 phó hiệu trưởng phụ trách

 Ở 4 bộ phận nội chính, tài chính, đào tạo, CTCT-QLSV cũng được phân chia thành những phân hệ khác nhau theo từng chức năng riêng biệt:

o Bộ phận nội chính có 2 phân hệ là Phòng tổ chức - hành chính và Thư viện phụ trách 2 chức năng khác nhau

o Bộ phận tài chính có 3 phân hệ là Phòng tài chính - kế hoạch, Phòng quản trị thiết bị, Ban tư vấn tuyển sinh phụ trách 3 chức năng khác nhau

o Bộ phận đào tạo có 4 phân hệ là Phòng đào tạo, TT đảm bảo chất lượng giáo dục, TT khảo thí, TT ngoại ngữ - tin học - chuẩn đầu ra và PTNNL, Phòng QLKH

 Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao

 Nhân viên dễ dàng tích lũy kinh nghiệm để nâng cao kỹ năng hoạt động  Tăng hiệu quả trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến chức năng của

 Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lý chung,

 Thiếu tính linh hoạt

2.2 Mô hình tổ chức theo sản phẩm:

Những bộ phận của trường được hình thành theo từng chuyên ngành riêng biệt để đào tạo ra những cử nhân khác nhau:

 Khoa dược- điều dưỡng  Khoa kỹ thuật- công nghệ  Khoa sinh học ứng dụng  Khoa cơ bản

 Khoa ngoại ngữ  Khoa Luật

 Khoa kế toán- tài chính- ngân hàng  Khoa quản trị kinh doanh

 Khoa đào tạo thường xuyên  Khoa đào tạo sau đại học  Ưu điểm:

 Nâng cao khả năng đào tạo những cử nhân giỏi ở từng lĩnh vực  Theo sát được từng đối tượng sinh viên

 Nhược điểm:

 Trùng lặp chức năng, tốn chi phí quản lý

 Hạn chế trong theo đuổi các mục tiêu của tổ chức 2.3 Mô hình tổ chức theo khách hàng:

Hội khuyến học, hội sinh viên của trường được hình thành để phục vụ những nhóm sinh viên riêng biệt

 Cấp quản lý: Trường đại học Tây Đô có nhiều cấp quản lý:  Các nhà quản lý cấp cao: Hội Đồng Quản Trị, Hiệu trưởng  Các nhà quản lý cấp trung: Phó hiệu trưởng

 Các nhà quản lý cấp cơ sở: Trưởng các Phòng, Ban, Khoa và Hội  Tầm quản lý:

 Hiệu trưởng có tầm quản lý rộng vì phải quản lý 4 phó hiệu trưởng phụ trách 4 bộ phận khác nhau đồng thời quản lý cả các khoa đào tạo cùng các hội sinh viên của trường  Phó hiệu trưởng phụ trách nội chính có tầm quản lý hẹp vì chỉ quản lý 2 bộ phận là

Phòng tổ chức - hành chính và Thư viện

 3 Phó hiệu trưởng phụ trách 3 mảng còn lại của trường có tầm quản lý rộng vì phải quản lý 3 bộ phận trở lên

 Trưởng khoa kỹ thuật - công nghệ và quản trị kinh doanh có tầm quản lý rộng vì phải quản lý 3 bộ phận tương đương với 3 trưởng bộ môn

 Trưởng các khoa còn lại có tầm quản lý hẹp vì quản lý dưới 3 bộ phận

 Trưởng các bộ môn có tầm quản lý rộng vì phải quản lý nhiều giảng viên trong bộ môn của mình

 Ưu điểm:

 Số cấp trong nhà trường khá hợp lý, các nhà quản lý cấp trên có thể dễ dàng kiểm soát các nhà quản lý cấp dưới trực tiếp của mình.

 Truyền tải thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng  Nhân viên được chuyên môn hoá cao trong công việc  Nhược điểm:

 Tốn kém chi phí vì có nhiều cấp quản lý.

 Do tầm quản lý của hiệu trưởng khá rộng nên đôi khi cũng không thể tránh khỏi việc quá tải trong công việc.

4 Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức của trường đại học Tây Đô sử dụng ba loại quyền hạn: Trực tuyến, chức năng và tham mưu.

4.1 Quyền hạn trực tuyến

Quyền hạn trực tuyến được thể hiện qua quyền ra quyết định và giám sát của các nhà quản lý sau với cấp dưới của mình.

 Hiệu trưởng có quyền hạn trực tuyến đối với cấp dưới của mình là 4 phó hiệu trưởng, 10 khoa đào tạo, hội khuyến học, hội sinh viên và hội cựu sinh viên

 Mỗi phó hiệu trưởng có quyền hạn trực tuyến với các phòng, ban mà mình phụ trách  Trưởng phòng, ban, khoa, hội có quyền hạn trực tuyến với công việc phòng, ban, khoa,

hội mình  Ưu điểm:

 Dễ phân quyền trách nhiệm

 Thông tin được truyền đi nhanh chóng  Nhược điểm:

 Thiếu chuyên gia giỏi  Nhà quản lý bị quá tải 4.2 Quyền hạn tham mưu

Quyền hạn tham mưu được thể hiện qua việc Hội đồng cố vấn cung cấp lời khuyên, những góp ý cho Hội đồng quản trị

 Ưu điểm:

 Sử dụng được các chuyên gia giỏi

 Giúp nhà quản lý có thêm ý tưởng quản lý để đưa ra quyết định phù hợp nhất  Nhược điểm:

 Có thể nảy sinh mối quan hệ phức tạp giữa lãnh đạo và chuyên gia tham mưu, cố vấn

4.3 Quyền hạn chức năng

Quyền hạn chức năng được thể hiện qua quyền ra quyết định và kiểm sát các bộ phận khác của các nhà quản lý sau:

 Phòng tổ chức - hành chính quản lý hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính (giấy tờ phép, ) ở các phòng, ban và các khoa.

 Phòng tài chính kế hoạch quản lý hoạt động liên quan đến tiền lương của nhân viên ở các phòng ban; tiền học bổng của sinh viên ở các khoa;

 Ban tuyển sinh quản lý hoạt động tuyển sinh của các khoa.

 Phòng đào tạo quản lý hoạt động giảng dạy và đào tạo của các khoa  Ưu điểm:

 Có sự phối hợp giữa phòng ban chức năng và các tuyến  Nhược điểm:

 Mối quan hệ phức tạp giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng  Họp nhiều, mất thời gian

5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

Trường đại học Tây Đô sử dụng phương thức tổ chức tập trung kết hợp phương thức tổ chức phi tập trung:

 Phương thức tổ chức tập trung:

Phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất là Chủ tịch hội đồng trường và Hiệu trưởng

 Phương thức tổ chức phi tập trung:

Tính phi tập trung giữa các bộ phận của trường đại học Tây Đô được thể hiện qua mối quan hệ sau: Hiệu trưởng ủy quyền cho các Phó hiệu trưởng; các Trưởng khoa; Trưởng ban 1 số quyền hạn để họ nhận danh mình thực hiện 1 số công việc nhất định

Ví dụ: Ngày 26/02/2022, ThS Lê Phú Nguyên Hải - Phó Trưởng phòng Đào tạo

được sự ủy quyền của Ban Giám hiệu đã công bố quyết định về việc công nhận tốt nghiệp và cấp bằng Thạc sĩ cho các học viên.

 Ưu điểm:

 Tính linh hoạt: Các phòng ban có thể điều chỉnh các chính sách và thủ tục của mình để phù hợp hơn với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của mình nhưng đồng thời vẫn đi liền với mục tiêu chiến lược của trường

 Quyền tự chủ cho phép các phòng ban hoặc đơn vị riêng lẻ trong trường có nhiều quyền kiểm soát và ra quyết định hơn đối với hoạt động , có thể dẫn đến việc ra quyết định hiệu quả và nhanh nhạy hơn

 Nhược điểm:

 Trùng lặp chức năng

 Phân cấp có thể dẫn đến thiếu sự phối hợp và nhất quán tổng thể trong toàn trường, vì các đơn vị khác nhau có thể áp dụng các cách tiếp cận và chính sách khác

1 Các kế hoạch: các bộ phận, phân hệ và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động Họ làm việc cùng nhau để hoàn thiện 1 kế hoạch, 1 mục tiêu chung

2 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật: Bằng việc chuẩn hóa các kết quả, quy trình, kỹ năng trường đại học Tây Đô đã xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật mạnh mẽ để đảm bảo hoạt động đào tạo, nghiên cứu hiệu quả nhất

3 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông, giải trí và tham gia quản lý trên nhiều phương diện kỹ thuật (điện thoại, thư điện tử, phần mềm Microsoft Office, ), ngôn ngữ (báo cáo, cuộc họp, việc giao tiếp, ), hành vi

4 Giám sát và ra quyết định trực tiếp: người quản lý giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất Ví dụ Phó hiệu trưởng phụ trách tài chính sẽ trực tiếp quản lý, giám sát phòng quản trị thiết bị và đưa ra những yêu cầu, thay đổi trong công việc nếu có

6.2 Các công cụ phối hợp phi chính thức:

1 Văn hóa của tổ chức: hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là "xi măng chuẩn" gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt được mục đích chung, không ngừng xây dựng văn hóa chất lượng để hội nhập và phát triển

2 Giá trị của tổ chức: Nhà trường coi trọng và tất cả các bộ phận đều hết sức nỗ lực để thực hiện được 04 giá trị cốt lõi: “Trí tuệ - Sáng tạo - Năng động - Đổi mới”.

3 Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức: những người đồng hương, những người có cùng quan điểm, sở thích,

6.3 Ưu điểm và nhược điểm  Ưu điểm:

 Tăng tính hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu  Nâng cao hiệu suất cùng chất lượng giảng dạy và đào tạo  Tăng khả năng đáp ứng nguyện vọng của sinh viên

 Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ, đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ

 Khó khăn trong việc quản lý vì số lượng nhân sự, các bộ phận, khá lớn  Đòi hỏi cấp độ phối hợp cao

 Chi phí hoạt động sẽ tăng cao

 Dễ xảy ra mâu thuẫn vì cường độ phối hợp giữa các bộ phận cao IV SÁNG KIẾN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của một trường đại học là quan trọng vì điều đó nâng cao chất lượng giáo dục và hỗ trợ sinh viên cũng như giảng viên.

1 Nâng cao đội ngũ giảng viên và nhân sự:

 Đưa quá trình tuyển dụng giảng viên chất lượng và có kinh nghiệm thành một điều không thể thiếu.

 Phát triển chính sách khuyến khích, hỗ trợ giảng viên nghiên cứu và phát triển kỹ năng giảng dạy.

 Thực hiện những chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho các giảng viên, nhân sự trong trường.

2 Tạo ra một môi trường năng động, linh hoạt: