Thực trạng công tác bố trí văn phòng, quản lý trang thiết bị, bố trí nhân sự văn phòng tại công ty cổ phần sữa vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒNKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TIỂU LUẬN Thực trạng công tác bố trí văn phòng, quản lý trang thiết bị, bố trí nhân sự văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ SÀI GÒN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN

Thực trạng công tác bố trí văn phòng, quản lý trang thiết bị, bố trí nhân sự văn phòng tại công ty

Cổ phần sữa VINAMILK

GV hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Tuyết Nhung

: QT10

Khóa D21, năm 2023

DANH SÁCH NHÓM HOPE

1 Võ Khánh Sinh (Nhóm trưởng) DH72114210 D21_QT10

2 Nguyễn Thị Minh Huyền DH72114101 D21_QT10

3 Trịnh Mỹ Hạnh DH72114181 D21_QT10

4 Nguyễn Ngọc Quỳnh Giang DH72113915 D21_QT10

5 Trần Đặng Khánh Hiền DH72114099 D21_QT10

6 Lê Minh Tiến DH72113943 D21_QT10

7 Trần Nguyên An DH72113831 D21_QT10

8 Trần Đăng Khôi DH72111154 D21_QT10

9 Trần Nhật Minh DH72114701 D21_QT10

10 Trịnh Công Thành DH72114056 D21_QT10

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC THÀNH VIÊN NHÓM HOPE

THÀNH

TV1 Võ Khánh Sinh (Nhóm trưởng) Thuyết trình

TV2 Nguyễn Thị Minh Huyền Tìm kiếm tài liệu phần 2

TV4 Nguyễn Ngọc Quỳnh Giang Powerpoint

TV5 Trần Đặng Khánh Hiền Tìm kiếm tài liệu phần 2

TV6 Lê Minh Tiến Tìm kiếm tài liệu phần 1

TV7 Trần Nguyên An Powerpoint

TV8 Trần Đăng Khôi Thiết kế tài liệu Word

TV9 Trần Nhật Minh Thuyết trình

TV10 Trịnh Công Thành Thiết kế tài liệu Word

BẢNG ĐÁNH MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CÁC THÀNH

VIÊN NHÓM HOPE

TV được đánh

giá

TV1 TV2 TV3 TV4 TV5 TV6 TV7 TV8 TV9 TV10 KÝ TÊN

TV Đánh giá

TRUNG

BÌNH

3

MỤC LỤC

MỤC LỤC 4

PHẦN 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 5

1 Lịch sử thành lập của công ty Vinamilk: 5

2 Sứ mệnh của công ty Vinamilk: 5

3 Tầm nhìn của công ty Vinamilk: 6

4 Sản phẩm của công ty Vinamilk: 6

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ, BỐ TRÍ NHÂN SỰ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 7

1 Công tác bố trí văn phòng của công ty Vinamlik: 7

1.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban 7

1.2 Công tác bố trí văn phòng 10

Màu sắc: 10

Ánh sáng: 11

Không gian: 11

2 Công tác quản lý trang thiết bị của công ty Cổ phần sữa Vinamilk: 12

2.1 Công ty Cổ phần sữa Vinmilk tổ chức quản lý theo mô hình 5S 12

Sàn lọc: 12

Sắp xếp: 13

Sạch sẽ: 13

Săn sóc: 13

Sẵn sàng: 13

3 Công tác bố trí nhân sự văn phòng của công ty Cổ phần Sữa Vinamilk 14

Bộ phận sản xuất: 15

Phòng marketing: 15

Phòng nhân sự: 15

Phòng kinh doanh: 15

Phòng tài chính kế toán: 15

KẾT LUẬN 16

PHẦN 1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

Vinamilk là tên gọi tắt

của Công ty Cổ phần Sữa

Việt Nam (Vietnam

DairyProducts Joint Stock

Company) một công ty

sản xuất, kinh doanh sữa

và các sản phẩm từ sữa

cũng như thiết bị máy

móc liên quan tại Việt

Nam, là công t y lớn thứ

15 tại Việt Nam vào năm

2007

Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều

64 tỉnh t hành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á

Trụ sở chính của Vinamilk được đặt ở Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM

1 Lịch sử thành lập của công ty Vinamilk:

Vinamilk được ra đời từ ngày 20/08/1976 Đây là công ty đư ợc thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa, do chế độ cũ để lại Từ năm 1976 đến nay, Vinamilk đã trải qua 3 giai đoạn để có thể phát triển đến bây giờ:

Thời bao cấp (1976-1986)

Thời kỳ Đổi Mới (1986-2003)

Thời kỳ Cổ Phần Hóa (2003-Nay)

2 Sứ mệnh của công ty Vinamilk:

Mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của doanh nghiệp với cuộc sống con người và xã hội, và những hành động thiết thực của mì nh

5

3 Tầm nhìn của công ty Vinamilk:

Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Vi ệt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người

4 Sản phẩm của công ty Vinamilk:

Công ty Sữa Vinamilk đã cung cấp hơn 250 loại sản phẩm khác nhau, với các ngành hàng chính cụ thể như sau:

Sữa tươi với các nhãn hiệu: ADM GOLD, Flex, Super SuSu

Sữa chua với các nhãn hiệu: SuSu, Probi ProBeauty

Sữa bột trẻ em và người lớn: Dielac, Alpha, Pedia Grow Plus, Optimum Gold, bột dinh dưỡng Ridielac, Diecerna đặc trị tiểu đường, SurePrevent, CanxiPro, Mama Gold

Sữa đặc: Ngôi sao Phương Nam, Ông Thọ

Kem và phô mai: Kem sữa chua Subo, kem Delight, Twin Cows, Nhóc kem, Nhóc Kem Oze, phô mai Bò Đeo Nơ

Sữa đậu nành – nước

giải khát: nước trái

cây Vfresh, nước

đóng chai Icy, sữa

đậu nành GoldSoy

Bột ăn dặm

Vinamilk: Ridielac

Gold, Optimum

Gold,…

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ, BỐ TRÍ NHÂN SỰ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

1 Công tác bố trí văn phòng của công ty Vinamlik:

Tổ chức phòng l àm việc là một vấn đề phức tạp Nó là sự kết hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng, trang thiết bị

Sơ đồ tổ chức giúp cho công ty hoạt động một cách hiệu quả nhất, gi úp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Vinamilk vững mạnh

4.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

4.1.1 Hội đồng quản trị

Chức năng

Giám sát bộ phận cụ thể của họ như Tài Chính, Tiếp Thị hoặc Sản Xuất Phân tích và đánh giá hiệu quả của các công việc hằng ngày trong các phòng ban và đảm bảo tất cả các mục ti êu đều đư ợc đáp ứ ng

Đưa ra quyết định về hoạt động kinh doanh của công ty

Xây dựng, quản lý cơ cấu tổ chức công ty

Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác với khách hàng đối tác

Nhiệm vụ

7

Xây dựng, tiến hành, triển khai, thực thi các chiến lược kinh doanh, nhằm thúc đẩy nhanh chóng quá trình hoạt động và gia tặng lợi nhuận cho công ty

Tổ chức thực hiện, giám sát quá trình thực hiện các chiến lược để đảm bảo hiệu quả tài chính tốt nhất và giảm bớt các chi phí cho công ty

Tổ chức thực hiện các chỉ đạo từ hội đồng quản trị

4.1.2 Phòng kế toán (Accounting)

Chức năng

Thực hi ện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán

Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

Nhiệm vụ

Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyến và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn

Kiểm tra tình hình t hự c hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản

Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết

Cung cấp các số liệu, tài l i ệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho BTGĐ Công ty

4.1.3 Phòng quản trị hành chính nhân sự ( HR/Admind )

Thực hiện việc lưu trữ đối với hồ sơ của toàn bộ nhân sự trong công ty Liên tục cập nhật các thông tin, dữ liệu nội bộ liên quan đến nhận sự trong công ty như thường, ngày nghỉ ốm, chế độ bảo hiểm, thai sản,… Lên kế hoạch để chuẩn bị tốt nhất cho t ài liệu về hướng dẫn nhận sự và các mẫu hợp đồng tuyển dụng lao động của công ty

Giải đáp mọi thắc m ắc của nhân viên công ty về chính sách và các vấn đề

có liên quan đến nhân sự

Thực hiện công t ác hỗ trợ nhân viên kế t oán trong việc lên bảng lương hàng tháng cho toàn bộ nhân viên trong công ty

Thực hiện các vấn đề với các đối tác bên ngoài công t y liên quan đến vấn

đề về nhân sự

4.1.4 Phòng Marketing

Chức năng

Tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu

Nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường

Thực hiện các chương trình marketing do Ban Giám đốc duyệt Tham mưu cho Giám đốc công ty về các chiến lược marketing, sản phẩm , khách hàng

Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên t huộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận

Nhiệm vụ

Tổ chức quản lý và chăm sóc khách hàng

Chương trình hậu mãi, bảo hành sản phẩm

Tham gia tài trợ các họat động xã hội

Tổ chức hệ thống thu thập thông tin về sản phẩm, giá, đối thủ cạnh t ranh Đánh giá thông tin ra quyết định thay đổi chỉnh sửa sản phẩm

Định hướng về thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu mới

Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường

Lập kế hoạch marketing theo yêu cầu của Giám đốc

Tổ chức thực hiện chương trình marketing

Theo dõi, điều chỉnh, báo cáo tình hình thực hiện

4.1.5 Phòng xuất nhập khẩu

Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty

Nghiên cứu và tìm kiếm thị trường

Lập phương án kinh doanh

Tiếp cận, đàm phán và ký kết hợp đồng

Điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

9

4.1.6 Phòng QA

Đề xuất , đưa ra quy t rình phát triển (development process) sản phẩm phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án

Đưa ra nhữ ng tài liệu, biểu mẫu, hướng dẫn để đảm bảo chất lượng của sản phẩm cho tất cả các bộ phận trong nhóm phát triển sản phẩm

Kiểm tra, audit việc thực thi quy trình của các bộ phận trong nhóm làm sản phẩm có đúng quy trình QA đã đề ra không

4.1.7 Phòng IT (Công nghệ thông tin)

Hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế website, mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý website nội bộ, email, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật

Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề về kỹ thuật chuyên môn-Nhận yêu cầu từ nhân viên kinh doanh web, lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, xây dựng, phản hồi website

Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công t y Quản lý, đăng ký, gi a hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi các vấn đề liên quan đến domain và hosting, email

Lập kế hoạch, nâng cấp các sản phẩm kinh doanh của công ty

Quản lý về kỹ thuật các website nội bộ của công ty

Khắc phục sự cố máy tính nội bộ của công ty về mặt tổng thể của công t y

4.2 Công tác bố trí văn phòng

Không gian làm vi ệc là môi trường rất dễ tác động đến trạng t hái tâm lí làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tuỳ theo lĩ nh vực công việc cần lựa chọn những ki ểu dáng và mô hình không gian làm việc thích hợp

Để nhân viên có thể làm việc với tâm thế vui vẻ và năng suất, Vinamilk

đã bố trí văn phòng theo ba yếu tố bao gồm màu sắc, ánh sáng và cuối cùng là không gian

Màu sắc:

Vinamilk chú trọng đến màu

sắc của không gian làm việc

bởi đây cũng là yếu tố tác động

đến tâm lý con người và ảnh

hưởng đến năng suất làm việc

Văn phòng của Vínamilk lấy

màu trắng, xanh lá cây và xanh dương ( ba màu trong nhận diện thương hiệu của công ty Vinamilk ) làm gam chủ đạo khi trang trí

Việc sử dụng những tông màu sáng cho phòng làm việc bởi chúng sẽ đưa đến cảm gi ác thoáng đãng, rộng rãi hơn cho văn phòng Kết hợp với màu sắc của đồ nội thất cũng gần giống với màu sơn tường Màu trắng đem lại

sự tinh tế sang trọng, màu xanh đem lại sự m át m ẻ và dễ chị u

Ánh sáng:

Sử dụng loại bóng đèn huỳnh quang đời mới

Đèn có chao chụp phản quang để tăng cường độ sáng, độ đồng đều khi phân bố ánh sáng

Bố trí các dãy đèn song song với hướng nhìn và cửa để hạn chế phản xạ lóa mắt

Ánh sáng của các nguồn sáng dài được bố trí chiếu trực tiếp t ừ trên trần xuống

Số lượng đèn bố trí trong một văn phòng ít nhưng bảo đảm được độ rọi sáng theo tiêu chuẩn Mật độ công suất tiêu t hụ đi ện dư ới 10W/ m 2

Không gian:

Văn phòng là môi trường mà nhiều

người dành phần lớn t hời gian trong

ngày, được xem như ngôi nhà thứ

hai của họ Chính vì vậy, không gian

văn phòng l à nơi ảnh hưởng, tác

động trực tiếp lên nhân viên

Nơi làm việc giữa các nhân viên

trong cùng một nhóm không có vách

ngăn, tiện cho việc trao đổi công

11

việc Bàn làm việc được xếp để tạo ra không gian hình chữ nhật và có lối

ra vào Lối đi chung tại khu vực làm việc rộng rãi

Không gian văn phòng luôn sạch sẽ thoáng mát Hoa và cây cảnh được đặt ở nhiều nơi Nơi đây thường có những góc trang trí tiểu cảnh liên quan đến sữa và các sản phẩm từ sữa Các sản phẩm của công t y có mặt gần như khắp mọi nơi trong không gian làm việc

Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng, giúp nhân viên có thể họp nhóm hoặc thảo luận nhanh

Bên cạch đó, phòng làm việc của sếp được bố trí ở vị trí riêng biệt, yên tĩnh không ở chung trong cùng một phạm vi với các nhân viên khác Sử dụng tường cách âm để chống ồn tạo sự yên tĩnh và t ập trung

5 Công tác quản lý trang thiết bị của công ty Cổ phần sữa Vinamilk:

Thiết bị văn phòng l à đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động

và làm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên Đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sửdụng phục vụ cho công việc của nhân viên văn phòng, trong

đó có thể kể đến: Giấy bút, Máy vi tính, máy photo, kẹp tài liệu Những thiết bị văn phòng này vô cùng t hiết yếu và cần thiết mà bất cứ nhân viên nào cũng cần dùng đến

Việc quản lý trang thiết bị sẽ giúp điều hành và quản lý công việc - tài liệu, hồ sơ dễ dàng hơn Tiết ki ệm thời gian làm việc mà lại thu về hiệu quả, hiệu suất cao Hỗ trợ cho việc truyền đạt, t ổng hợp, báo cáo, thuyết trình Là cơ sở để tạo một môi trường làm việc hoàn thiện, hiện đại, chuyên nghiệp và năng suất

5.1 Công ty Cổ phần sữa Vinmilk tổ chức quản lý theo mô hình 5S

Sàn lọc:

Chủ động phân loại và loại bỏ những vật không cần thiết.

Tài liệu trong quá trình làm việc được phân loại theo các cấp độ

Nội thất, máy móc cũ hoặc không còn có thể sử dụng có thể t hanh l ý hoặc bán lại

Sắp xếp:

Bàn ghế và các vật dụng trong khu vực làm việc được sắp xếp một cách gọn gàng, ngăn nắp, dễ tìm và dễ lấy

Đối với tài liệu được phân loại và sắp xếp tùy theo mức độ sử dụng Tại hành lang, lối ra vào có đặt chuông báo chá y, bình chữa cháy, hệ thống phun nước, camera đặt ở những vị trí cao

Sạch sẽ:

Các kệ tủ trưng bày và bàn l àm việc của nhân viên sạch sẽ, không bám bụi

Các cửa kính trong công ty, cửa sổ, cửa ra vào được lau chùi mỗi ngày Máy móc, thiết bị trong quá trình làm việc cũng được thường xuyên lau chùi

Mỗi tầng làm việc đều được trang bị hệ thống hút ẩm trần

Săn sóc:

Mỗi nhóm nhân viên sẽ do một người phụ trách việc ki ểm tra và đánh giá thực hiện 5S

Khu vực làm việc có các khẩu hiệu, hình ảnh sinh động để nhắc nhở mọi người nỗ lực duy trì 5S

Giữa các phòng ban còn phát động các chương trình thi đua thực hiện 5S định kỳ

Sẵn sàng:

Xây dựng các khóa đào tạo về 5S cho nhân viên

Không thúc ép nhân viên trong quá trình thực hiện 5S

Tác phong luôn sạch sẽ và gọn gàng

Chương t rình khen thưởng phù hợp đối với cá nhân và tập thể hoàn t hành tích cực 5S

13

6 Công tác bố trí nhân sự văn phòng của công ty Cổ phần Sữa Vinamilk

Phòng nhân sự của công t y VINAMILK được ban giám đốc đặc biệt quan tâm vì nó đóng vai trò đặc biệt quan trọng là yếu tố cốt lõi ảnh hư ởng trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp

Vai trò của phòng nhân sự là củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng nguồn lao động cho các phòng ban nhằm đảm bảo cho nguồn lực của công ty được quản lý và sử dụng có hiệu quả

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức của công ty, dựa tr ên đặc t hù và sự phân công,

mô tả cụ thể công việc của từng phòng ban, mà công ty đư a ra những tiêu chuẩn đánh giá năng l ự c thực hiện công việc của nhân viên các phòng ban khác nhau

Cụ thể khi đánh giá khả năng làm việc của nhân viên, công ty đã đư a ra các tiêu chuẩn như sau:

Bộ phận sản xuất: