Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Lựa Chọn Phương Án Tối Ưu Trong Việc Bố Trí Nhân Sự Tại Bộ Phận Cấp Giấy Chứng Nhận Lần Đầu Tại Chi Nhánh Văn Phòng Đăng Ký Đất Đai Huyện Long Điền.pdf

ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG VIỆC BỐ TRÍ NHÂN SỰ CỦA BỘ PHẬN CẤP GIẤY LẦN ĐẦU TẠI CHI NHÁNH .... Hệ thống hỗ trợ ra quyết định Kể từ những năm 1970, một số tổ ch

TRƯỜNG ĐẠ I H C TÀI NGUYÊN Ọ VÀ MÔI TRƯỜNG TP HCM

KHOA QUẢ LÝ ĐẤ ĐAI N T -  -

QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI

Đề tài : Xây d ng h ự ệ thố ng thông tin l a chự ọn phương án tối ưu trong việc bố trí nhân sự tại Bộ phận cấp giấy chứng nhận lần đầu t ại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Long Điền

Giáo viên gi ng d y: TS ả ạ Trầ n Th ng Nh t ố ấ

L p 0405-CHQLDD2-VTau ớ :

1 Võ Hùng Phong (Nhóm trưởng) 21103072

2 Nguyễn Th Hị ồng Kim 22103022

4 Nguyễn Hoàng Trung 21103116

Thành ph H Chí Minh, ố ồ ngày 18 tháng 02 năm 2023

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 3

B NỘI DUNG 4

I MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ HỆ HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 4

1 Quyết định là gì? 4

2 Ra Quyết định là gì? 4

3 Phân loại ra quyết định 4

4 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định 5

5 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định không gian trong quản lý đất đai 6

II ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG VIỆC BỐ TRÍ NHÂN SỰ CỦA BỘ PHẬN CẤP GIẤY LẦN ĐẦU TẠI CHI NHÁNH 7

1 Xác định vấn đề 7

2 Xác định mục tiêu 8

3 Các quyết định tiềm năng và đánh giá 9

4 Lựa chọn phương án 13

5 Triển khai thực hiện 13

C KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

A M Ở ĐẦU

Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện Long Điền là đơn vị trực thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, được thành lập theo quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 13/5/2016 c a UBND t nh BRVT ủ ỉ

Hiện nay, t ng s viên chổ ố ức, người lao động đơn vị hiệ ại là 50 ngườn t i, gồm 39 viên ch c và 11 hứ ợp đồng lao động Vi c s p x p nhân s t i Chi nhánh ệ ắ ế ự ạ được bố trí phù hợp theo Đề án vị trí việc làm, đồng thời, phù h p vợ ới trình độ chuyên môn và năng lực của viên chức, người lao động

Tuy nhiên, định kỳ hàng năm Chi nhánh phải xây dựng Kế hoạch luân chuyển, chuyển đổ ị trí công tác, thay đổi địi v a bàn phụ trách đố ới viên ch c, i v ứ người lao động Chi nhánh Đòi ỏi, Ban Lãnh đạh o Chi nhánh ph i sâu sát trong ả công tác đánh giá đúng năng lực, trình độ chuyên môn, hiểu biết tính cách của viên chức, người lao động để xem xét, b trí nhân s cho phù h p nh m K ố ự ợ ằ ế hoạch

có tính kh thi, hi u qu , chả ệ ả ất lượng Bên cạnh đó, viên chức, người lao động Chi nhánh phải luôn trong tư thế sẵn sàng thay đổi môi trường làm vi c, h c t p nh ng ệ ọ ậ ữ kiến th c mới, thích nghi v i mứ ớ ọi s ự thay đổi

Việc xem xét b trí nhân s trong vi c chuyố ự ệ ển đổ ịi v trí công tác là một nhiệm v cụ ần ph i xem xét d a trên nhiả ự ều tiêu chí, đưa ra nhiều phương án để lựa chọn Vì v y, nhóm xin chậ ọn đề tài: Xây d ng hự ệ thố ng thông tin l a chự ọn phương án tối ưu trong việc bố trí nhân sự tại Bộ ph n cấp giấy chứng nhận ậ

Dựa trên các ki n thế ức được học và qua quá trình nghiên c u, thứ ực hi n tệ ại đơn vị đối với đề tài trên, có thể bài viết chưa được hoàn chỉnh, còn nhi u thiề ếu sót, r t mong nhấ ận được s góp ý c a Thự ủ ầy để nhóm ch nh s a, hoàn thi n bài ỉ ử ệ viết hoàn ch nh ỉ

Kính chúc Th y th t nhi u s c kh e, h nh phúc và thành công trong s ầ ậ ề ứ ỏ ạ ự nghiệp gi ng d y! ả ạ

B N I DUNG Ộ

I MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ HỆ HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

1 Quyết định là gì?

Quyết định là quá trình l a ch n mự ọ ột phương án cụ thể hoặc một hành động

cụ thể từ giữa các l a ch n hoự ọ ặc hành động có s n Quyẵ ết định thường được đưa

ra khi ta đối mặt v i các tình hu ng, vớ ố ấn đề, hoặc cơ hội trong cu c s ng và công ộ ố việc Quyết định có thể được đưa ra bằng cách sử dụng các kinh nghi m, kiệ ến thức, và thông tin có sẵn, hoặc thông qua quá trình thu th p thêm thông tin, phân ậ tích d ữ liệu và các phương pháp khác để đưa ra quyết định chính xác và hi u quệ ả hơn Một quyết định tốt phù hợp với yêu cầu thường dựa trên các tiêu chí cụ thể, bao g m các yồ ếu tố như tác động, tính khả thi, tính đáng tin cậy, rủi ro, l i ích và ợ chi phí Quyết định có th ể được đưa ra bởi một cá nhân ho c mặ ột nhóm người, và kết qu có th ả ể có tác động đến nhi u khía c nh c a cu c s ng và công viề ạ ủ ộ ố ệc

2 Ra Quyết định là gì?

Ra quyết định là một phần của việc giải quyết vấn đề, là công đoạn gần cuối cùng nhưng lại khó khăn nhất, đòi hỏi bản lĩnh của người đưa ra quyết định

đó

Đối với nhà quản , có những quyết định nếu thực hiện đúng thời điểm sẽ lý tạo nên thành công, mang lại hiệu quả cho đơn vị Tuy nhiên, cũng có những quyết định sai lầm, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị

Có thể hiểu, a quyết định là một phương án được lựa chọn trong số các r phương án hiện có Ra quyết định là một tiến trình xác định các vấn đề hay các

cơ hội để giải quyết chúng

3 Phân loại ra quyết định

3.1 D a theo th i gian ra quyự ờ ết định

- Quyết định theo quy chu n ẩ

- Quyết định t c thứ ời

- Quyết định có chi u sâu ề

3.2 D a theo tính ch t quy trình l a chự ấ ự ọn

- Các quyết định có cấu trúc

- Các quyết định không có c u trúc ấ

- Các quyết định bán c u trúc ấ

4 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Kể từ những năm 1970, một số tổ chức đã bắt đầu phát triển các hệ thống thông tin thực sự khác biệt với các hệ thống thông tin quản lý truyền thống Chúng

có thể tác động qua lại và được thiết kế giúp đỡ người sử dụng khai thác dữ liệu

và các mô hình hỗ trợ cho việc ban hành các quyết định không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc Vào những năm 1980, các hệ thống này đã nhanh chóng phát triển

và nâng lên mức hỗ trợ tạo quyết định của các cá nhân, các nhóm và thậm chí toàn

bộ tổ chức Đó chính là các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System)

là hệ thống thông tin cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc

Hệ thống này có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản

lý trong suốt quá trình xây dựng và thông qua các quyết định quản lý Các nhà quản lý có thể tìm những dữ liệu thích hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình thích hợp, điều khiển quá trình thực hiện nhờ những phương tiện có tính chuyên nghiệp

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của các tổ chức Trước đây, các hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định hướng đến các nhà quản lý cấp cao, còn ngày nay bắt đầu nhằm vào đối tượng là các nhà quản lý cấp trung Một hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định được tổ chức hiệu quả nếu có khả năng phục vụ nhiều cấp quản lý khác nhau:

- Đối với các nhà quản lý cấp cao: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến lược nhằm xác định mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của tổ chức trong dài hạn Vấn đề quan trọng ở đây là dự đoán được tương lai của tổ chức và môi trường mà tổ chức đang hoạt động trong đó

- Đối với các nhà quản lý cấp trung: DSS hỗ trợ ban hành các quyết định chiến thuật để giải quyết các vấn đề như phân bổ hiệu quả các nguồn lực, xác định cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất Việc điều khiển quá trình này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện nhiệm vụ cụ thể nào đó của tổ chức

- Đối với cấp chuyên gia: DSS giúp đánh giá các sáng kiến về sản phẩm, dịch vụ mới, cách thức để truyền kiến thức mới; cách thức để phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức…

- Đối với cấp tác nghiệp: DSS tạo ra các quyết định liên quan đến các hoạt động cụ thể như xác định bộ phận, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ, tiêu chuẩn sử dụng các nguồn lực và đánh giá các kết quả đạt được…

5 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định không gian trong quản lý đất đai Trong lĩnh vực quản lý đất đai, hệ thống hỗ trợ ra quyết định không gian (Spatial Decision Support System - SDSS) có thể được s dử ụng để ỗ trợ h các quyết định về quản lý đất đai bằng cách cung cấp các công cụ phân tích và mô hình hóa cho người dùng

II ÁP DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG VIỆC BỐ TRÍ NHÂN SỰ CỦA BỘ PHẬN CẤP GIẤY LẦN ĐẦU TẠI CHI NHÁNH

1 Xác định vấn đề

1.1 Tình hình nhân s c a B ự ủ ộ phậ n c p gi y lấ ấ ần đầu

Bộ phận c p giấ ấy chứng nh n lậ ần đầu là bộ phận thuộc Tổ Đăng ký cấp giấy ch ng nhận, bao gứ ồm 06 người (04 viên chức + 02 hợp đồng lao động) Bộ phận cấp gi y lấ ần đầu được phân công tham mưu giải quyết hồ sơ đối với các thủ tục hành chính như sau: Cấp l i trang b sung ho c c p l i gi y ch ng nh n do b ạ ổ ặ ấ ạ ấ ứ ậ ị mất; đăng ký thay đổi tài sản; cấp giấy chứng nhận đối với trường hợp nhận chuyển nhượng trước ngày 01/7/2014 nhưng chưa thực hiện chuyển quyền; cấp giấy ch ng nh n lứ ậ ần đầu

1.2 Th c tr ng vự ạ ấn đề

Ngày 19/12/2022, B ộ trưởng B ộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông

tư số 21/2022/TT-BTNMT về việc Quy định Danh m c và th i hụ ờ ạn định kỳ chuyển đổi v trí công tác ị trong cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc lĩnh vực tài nguyên

và môi trường tại chính quyền địa phương (Thông tư có hiệu lực từ ngày 06/02/2023) Trong đó, quy định Danh mục vị trí công tác phải đình kỳ chuyển

đổi, th i gian t 02 năm đến 05 năm (Điềờ ừ đủ u 4, 5 của Thông tư)

Thực hi n ch ệ ỉ đạo của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh BR-VT v ề việc xây dựng Kế hoạch chuyển đổ ịi v trí công tác, phải đảm bảo đối tượng chuyển đổi thuộc trường hợp quy định tại Điều 4 Thông tư 21/2022/TT-BTNMT Qua rà soát Danh m c v trí công tác phụ ị ải định k chuyỳ ển đổi và tình hình thực tế t i Chi nhánh, tập thể Ban Lãnh đạạ o Chi nhánh thống nhất chuyển đổi 01

vị trí công tác trong Bộ phận c p gi y ch ng nh n lấ ấ ứ ậ ần đầu (Nhi m v : Th m tra ệ ụ ẩ

hồ sơ)

Hiện nay, Bộ phận c p gi y ch ng nh n lấ ấ ứ ậ ần đầu đang tri n khai th c hiể ự ện

đồng bộ các giải pháp giúp tăng tỷ ệ hồ sơ cấp gi y ch ng nh n l l ấ ứ ậ ần đầu đối với

đối tượng là hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn huyện Bên cạnh đó, theo dõi chỉ đạo sâu sát c a UBND huyủ ện Long Điền trong vi c th c hi n c p gi y ch ng nhệ ự ệ ấ ấ ứ ận

đố ới v i Khu vực Đùng chùa mõ, Khu vực Cầu c a Lử ấp (Phước Tỉnh), Khu đất

271 (xã An Ngãi, xã Phước Hưng), Khu đất Maiphooc Long Hải và tham mưu thực hi n c p gi y ch ng nhệ ấ ấ ứ ận đối với đối tượng là cộng đồng dân cư (Đình, Miễu,

…) trên địa bàn huyện

Việc th c hi n chuyự ệ ển đổ ịi v trí công tác c a viên ch c thu c Bủ ứ ộ ộ phận cấp giấy ch ng nh n lứ ậ ần đầu trong thời gian này sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến k t qu ế ả thực hiện nhi m v c a Bệ ụ ủ ộ phận nói riêng và Chi nhánh nói chung

Từ đó, việc bố trí thay th 01 nhân s ế ự cho B ộ phận c p gi y ch ng nh n lấ ấ ứ ậ ần đầu phải được thực hiện đồng thời và phải ra quyết định lựa chọn nhân sự, đảm bảo mang l i hi u quạ ệ ả nhất trong vi c th c hi n Kệ ự ệ ế hoạch chuyển đổ ịi v trí công tác

2 Xác định mục tiêu

Phải xây d ng m t h ự ộ ệ thống thông tin h ỗ trợ ra quyết định trong vi c b trí ệ ố nhân s c a Bự ủ ộ phận cấp gi y lấ ần đầu

H hệ ỗ trợ ra quyết định trong trường h p này là ph i thợ ả ể hiện được kh ả năng lựa chọn phương án tối ưu cho vấn đề giải quy t nhân sế ự đảm b o hiả ệu quả, phù h p d a trên các tiêu cợ ự hí được xác định

Để ự l a ch n nhân s phù h p cho Bọ ự ợ ộ phận c p gi y lấ ấ ần đầu, đảm nh n v ậ ị trí Th m tra h ẩ ồ sơ cấp giấy, cần xác định rõ các mục tiêu như sau:

- Xác định những đối tượng là người có kh ả năng đảm nhi m v trí th m tra ệ ị ẩ

hồ sơ cấp gi y chấ ứng nhận lần đầu (thông qua vi c rà soát các v trí th m tra giệ ị ẩ ải quyết h ồ sơ thuộc các bộ phận còn l i c a T ạ ủ ổ Đăng ký – cấp giấy);

- Phải đảm b o tính hi u qu : Nhả ệ ả ằm đáp ứng vi c chuyệ ển đổi vị trí công tác cho đúng đối tượng theo quy định thì ph i cân nh c b ả ắ ố trí người thay th cho phù ế hợp, mang l i hi u qu Thạ ệ ả ời gian đầu thay th , ch c ch n k t qu ế ắ ắ ế ả thực hi n không ệ bằng k t qu ế ả thực hiện trước đó Tuy nhiên, trong thời gian dài, thì người thay th ế

phải đáp ứng bằng hoặc lớn hơn năng suất công vi c cệ ủa người đảm nhận v trí ị trước đó;

- Phải đảm b o phát triả ển cá nhân: Đó là bố trí nhân sự theo đúng chuyên môn nghi p vệ ụ, điều này làm cho nhân s c m th y hào h ng và tự ả ấ ứ ừng bước nâng cao năng lực chuyên môn của bản thân Tuy nhiên, Lãnh đạo Chi nhánh ph i s ả ử dụng các phương pháp phân tích, đánh giá để xem xét nhân viên nào n i tr i, phù ổ ộ hợp có th ể đảm đương được vị trí trên, đảm bảo mang lại hi u qu cao nh ệ ả ất;

- L a ch n nhân s c n n m bự ọ ự ầ ắ ắt tâm lý và kh ả năng làm việc nhóm của đối tượng: Nắm bắt được đặc điểm, tính cách của từng người chính là căn cứ để xây dựng nh ng nhóm, bữ ộ phận làm vi c hi u qu Trong quá trình th c hi n nhiệ ệ ả ự ệ ệm

vụ, đã số đều th c hiự ện d a trên sự ự phố ợp củi h a các thành viên trong b phận ộ Chính vì v y, vi c làm viậ ệ ệc nhóm là điều quan tr ng Viọ ệc bố trí nhân s có cùng ự phong cách làm việc, tương đồng tính cách, có tâm lý thoải mái, để t o nên nh ng ạ ữ nhóm làm vi c hi u qu , mang l i k t qu chung ệ ệ ả ạ ế ả

3 Các quyết định tiềm năng và đánh giá

Để ự l a chọn nhân s đáp ứng đượự c các mục tiêu đề ra, Ban Lãnh đạo Chi nhánh đã tổ chức họp với Bộ phận cấp giấy chứng nhận lần đầu Trong đó, các thành viên d h p có ý kiự ọ ến đề xuất các tiêu chí khi l c ch n nhân s vào B ự ọ ự ộ phận cấp gi y lấ ần đầu

Dựa trên các tiêu chí đề xuất, t p th các thành viên d h p th ng nh t lậ ể ự ọ ố ấ ựa chọn nhân s d a trên các tiêu chí sau: ự ự

- Đúng trình độ chuyên môn (Quản lý đất đai)

- Kinh nghi m làm vi c ệ ệ (trong vi c th m tra, gi i quy t h ệ ẩ ả ế ồ sơ)

- Tinh th n trách nhi m trong vi c th c hiầ ệ ệ ự ện nhi m v ệ ụ

- Khả năng thích ứng sự thay đổi

- Am hi u vi c s d ng các ph n m m chuyên ngành trong quá trình giể ệ ử ụ ầ ề ải quyết th t c hành chính ủ ụ

Với các tiêu chí trong vi c l a ch n nhân s ệ ự ọ ự trên, Ban Lãnh đạo Chi nhánh cùng T ổ trưởng, tổ phó các T chuyên môn h p, th ng nh t l a chổ ọ ố ấ ự ọn các phương

án thay th nhân s ế ự như sau:

- Phương án 1: Ông Trang Tử Tinh T n t Bấ ừ ộ phận cấp đổi gi y chấ ứng nhận

- Phương án 2: Ông Danh Tấn Vũ từ Bộ phận cấp đổi giấy chứng nhận

- Phương án 3: Bà Đỗ Thị Lê Ngân từ Tổ Thông tin lưu trữ –

Mỗi phương án đều sẽ có ưu điểm, khuyết điểm được th ể hiện qua các tiêu chí khi l a ch n nhân sự ọ ự được phân tích cụ thể thông qua vi c áp d ng phân tích ệ ụ

dữ liệu bằng Mô hình phân tích đa tiêu chí (MCA)

* Áp dụng Mô hình phân tích đa tiêu chí (MCA)

Trong trường h p này, viợ ệc đưa ra nhiều phương án để l a chự ọn thường gặp nhiều khó khăn vì phải xem xét dựa trên 05 tiêu chí trên Vì vậy, cần phải phân tích d u bữ liệ ằng Mô hình phân tích đa tiêu chí (MCA)

Áp dụng phương pháp cho điểm từng tiêu chí cho các phương án Trong

đó, quy đổi thang điểm chuẩn cho các tiêu chí trên v cề ủng thang điểm 10

Tiêu chí Chỉ thị

Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Giá trị Điểm Giá trị Điểm Giá trị Đ Đúng trình độ

chuyên môn Quản lý đất đai Phù hợp 10 Phù hợp 10 Phù hợp Kinh nghiệm làm

việc

Thẩm tra hồ sơ

giải quyết thủ tục hành chính

Tinh thần trách

nhiệm trong việc

thực hiện nhiệm

vụ

Tự giác, báo cáo

kịp thời; tham mưu hồ sơ chặt

chẽ, không sai

sót

Còn phải nhắc nhở, sai sót 5

Còn phải nhắc nhở, sai sót 5

Tinh thần trách nhiệm cao, kết quả thực hiện chất lượng, hiệu quả